FC 110/27 |
| FC 110/27 |
第一一0届会议 |
2005年9月19 - 23日，罗马 |
关于行政信息系统的进展报告 |
1. 本报告提供关于行政信息系统进展情况的信息。根据2005年5月财政委员会第一O九届会议的要求，本报告提供关于Oracle人力资源管理系统项目范围、效益及修订费用估算的进一步信息。
2. 正如2005年5月财政委员会第一O九届会议报告的那样，Oracle财务和计划规划、实施、报告及评价支持系统正在按照2005年2月－2006年1月期间的计划取得进展。
3. 2000-2015年粮农组织战略框架为改进本组织的工作方式确定了解决全组织问题的6项战略：确保卓越；加强跨学科性；扩大伙伴关系和联盟；继续改进管理过程；为粮农组织及其成员筹集资源；以及传递粮农组织的信息。解决全组织问题的所有战略均要求粮农组织将其重要资产：人力资源资本化。为了支持粮农组织实现其重要目标，1999年开始了人力资源改革，人力资源管理系统被认定为支持这项改革的一个关键要素。
4. 因此人力资源管理系统的主要工作目标要求落实一项支持改革的系统，包括人力资源管理信息、绩效和职业管理、人力资源规划、职员发展、除职员行政管理和工资发放以外的新招聘指标。人力资源管理系统项目于2002年开始实施，当时确认Oracle人力资源管理系统和工资发放是实施的最佳选择。
5. 2004年，该项目对粮农组织的人力资源工作过程进行了全面审查，提出了一些改进的建议，旨在探索新技术提供的机遇，并消除过剩及无附加值的过程阶段。
6. 进行了“缺陷分析”活动，对人力资源管理系统支持精简工作过程的要求所需要的性质和功能进行了比较。这一活动证实Oracle人力资源管理系统软件最适合粮农组织的需要，只需少量熟悉努力即可。
7. 然而，据信，过程精简不足以实现所有项目目标，需要一种新的更加有效的人力资源管理模式。因此，考虑到整个人力资源服务交付的方法，2005年初开展了进一步研究。该研究提出了一个交付人力资源服务的更加有效且费用更少的人力资源管理模式，该模式充分利用人力资源管理系统提供的功能。
8. 采用人力资源管理系统支持的新的和现代的人力资源管理做法以及新的管理模式将产生效益和节约，一如FC 108/14关于增效节支的报告中指出的那样。这些效益包括：
a) 将人力资源的方向从交易处理向增加价值的人力资源政策战略、规划及咨询服务调整；
b) 加强线性管理员有效管理其人力资源的作用和能力(例如通过绩效管理、人力资源规划和人力资源信息管理)；
c) 通过减少用于人力资源行政管理过程的时间将各部门的人力资源转向计划活动；
d) 通过人力资源服务提供方与客户部门之间的服务级别协定采用更加透明的人力资源交付机制；
e) 增加各级管理员为战略和执行决策获取和利用人力资源管理信息的机会。在全球提供人力资源管理信息将改进监控环境并增加透明度；
f) 通过将财务、人力资源和计划数据全面纳入共同的企业资源规划平台而加强对管理信息的报告；
g) 加强对实地办事处的支持。实地办事处拥有人力资源管理系统将大大改进总部－实地之间的沟通，并将减少目前用于通过电子邮件或电话在往来处理方面提出要求和后续行动所用时间。
费用节约的主要来源将是通过减少人力资源服务的人员费用。应当指出，虽然对采用新的人力资源管理系统和人力资源管理模式所取得的预期节约进行量化有待进行更详细的工作量分析，但预计对处理人力资源行政往来将减少与现有系统有关的人员费用。
9. 项目的时限曾于2004年5月提交财政委员会第一O七届会议，当时曾报告该系统拟议的实施日期为2006年底。该项目如预期的那样正在实施，确定实施日期为2006年底。
10. 初步估计项目费用为22 130 000美元，这已于2003年3月提交财政委员会（FC 102/27)。
11. 在项目开始时即已提供这一估计费用，根据项目迄今取得的经验而作出的更详细估计已于2004年5月提交财政委员会（FC 107/19)。估计费用为20 443 000美元－减少1 687 000美元。
12. 然而，该估计数大大超过了主要供资来源－主要会费国交付的拖欠会费可向该项目提供的费用。人们认为削减项目规模而满足现有供资并不适当，因为这将大量削减该系统可实现的效益。因此，在2004年和2005年期间为确定削减项目费用的措施以及找到替代供资来源做出了巨大努力。
13. 经过这些努力，为大量削减估计的项目费用采取了四项措施：
· 采用国际劳工组织版本的Oracle人力资源管理系统软件包：原先估计的用于熟悉的300万美元减少了75万美元，减至225万美元，包含155万美元用于支付将更新粮农组织Oracle财务应用软件延至2005年的费用，这对利用联合国熟悉Oracle公司为国际劳工组织建立的软件是必要的，粮农组织的特别熟悉费用为70万美元。
· 将系统开发转让至一个费用低的地点：粮农组织正在曼谷建立一个外地系统开发设施，其中信息技术系统开发合同人员费用大大低于罗马。该项目的预计节约75万美元左右。
· 削减项目人力资源费用：该项目有一些空缺职位，正在利用非职员人力资源以低于职员的费用进行这些职位的工作。估计节约30万美元左右。
· 减少系统演示：消减了原来系统演示和确认活动的规模及持续时间。
在采取这些措施以后，对项目费用进行了重新评估，目前估计项目费用为18 224 000美元，再加上1 550 000美元用于Oracle财务系统升级。因此，总的费用估计为19 774 000美元。
14. 目前该项目有4个供资来源，总额为18 868 000美元：
· 2002-03年正常计划特别拨款1 157 000美元
· 2006年部门人事发展资源1 232 000美元，用于支付关于使用人力资源管理系统的人员培训费用；
· 拖欠款13 979 000美元的供资(如FC 109/27中报告的那样)，建议将余额结转至第8章：资本支出，供2006年使用；
· 按照2006－07年工作计划和预算的建议，2006年通过资本支出基金额外提供2 500 000美元。
15. 下表概述了项目的供资和费用。将通过费用节约继续寻求906 000美元的缺口。
实际 (千美元) |
估计 (千美元) |
小计 |
合计 | |||
年 |
2002-03年 |
2004年 |
2005年 |
2006年 |
||
供资 |
18 868 | |||||
正常计划拨款 |
1 157 |
1 232 |
2 389 |
|||
拖款供资 |
286 |
3 660 |
7 637 |
2 396 |
13 979 |
|
资本预算 |
2 500 |
2 500 |
||||
费用估计 |
19 774 | |||||
项目费用 |
1 443 |
3 660 |
6 087 |
7 034 |
18 224 |
|
Oracle 升级 |
1 550 |
1 550 |
||||
未供资的费用 |
906 | |||||
16. 建议将预计2005年底为2 396 000美元的未支出拖欠款余额作为资本预算基金的一部分，并结转至2006年，正如2004年5月财政委员会核准的那样，但须大会同意。
17. 在第一年 (2007年)实施期间一个非职位实施费用量化为大约1 500 000美元。这包括从项目向连续支持小组过渡、解决原先的问题以及2007年主机的某些平行处理。
18. 人力资源管理系统的连续信息技术支持费用将保持在相同的水平，因为对在主机上运行的传统人事和工资发放系统目前已经减少支持费用。这将通过把传统主机运行费用的节约转用于为人力资源管理系统行政和应用程序加强支持所需要的人力资源供资而实现。
19. 2007年将开始实现项目财务效益。虽然由于实施后费用在头两年度的节约很少，但从2008年以后节约将开始增加。