FC 110/5 b)




Comité de Finanzas



110º período de sesiones

Roma, 19–23 de septiembre de 2005

Cuentas comprobadas – Economato de la FAO, 2004


Índice



Se adjuntan, para su aprobación por el Comité de Finanzas, los estados financieros del Economato de la FAO correspondientes a 2004.


Oficina del Auditor Externo, FAO, Roma
(Interventor y Auditor General de la India)

Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación
Viale delle Terme di Caracalla, 00100 Roma
Correo electrónico: Gautam.Guha@fao.org
Tel. 06570-ext. 55780 y 57135
Fax (Sede de la FAO):06-570-55867

21 de julio de 2005


DICTAMEN DEL AUDITOR EXTERNO
FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL DE LA FAO

ESTADOS FINANCIEROS CORRESPONDIENTES AL PERÍODO COMPRENDIDO
ENTRE EL 1º DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2004

He examinado los estados financieros adjuntos, que figuran en las páginas 3 a 13 y que comprenden el estado de ingresos y gastos, el balance, el estado de flujo de efectivo y las notas a los estados financieros del Fondo del Economato del Personal de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación correspondientes al ejercicio económico terminado el 31 de diciembre de 2004. La preparación de los estados financieros compete a la administración del Economato del Personal en nombre del Director General de la FAO. Mi cometido consiste en emitir un dictamen sobre esos estados financieros basado en su comprobación.

La auditoría se realizó de conformidad con las normas comunes de comprobación de cuentas del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica. Tales normas exigen que se proyecte y realice la comprobación de forma que se obtenga una garantía razonable de que los estados financieros no contienen errores materiales. La auditoría incluye también una evaluación de los principios contables utilizados y de la presentación general del estado de las cuentas.

Como resultado del examen, considero que los estados financieros presentan fielmente la situación financiera del Fondo del Economato del Personal de la FAO al 31 de diciembre de 2004 y los resultados de las operaciones efectuadas durante el período terminado en esa fecha, que se han preparado de conformidad con las normas contables establecidas y que las transacciones se hicieron de conformidad con el Reglamento Financiero y las facultades legislativas.

Gautam Guha

Director de la Auditoría Externa



ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA AGRICULTURA Y LA ALIMENTACIÓN

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL
CUENTAS CORRESPONDIENTES AL AÑO TERMINADO
EL 31 DE DICIEMBRE DE 2004

Antecedentes:

El Economato del Personal de la FAO se estableció en 1951 con el fin de facilitar la importación libre de impuestos de artículos por los funcionarios internacionales en virtud de lo dispuesto en el Artículo XII, Sección 27 j) ii), y en el Anexo D del Acuerdo sobre la Sede entre el Gobierno de la República Italiana y la FAO. Se otorgó el acceso al Economato a todos los funcionarios de la FAO a partir del 1º de diciembre de 1971, tras un intercambio de cartas con el Gobierno italiano, en las que se declaraba que las cantidades de los artículos cuya importación se había acordado se contabilizarían de acuerdo con el número total de funcionarios de la FAO.

El Economato forma parte de la FAO y la preparación de sus estados financieros compete a la administración del Economato del Personal en nombre del Director General de la FAO.

Presentadas por: Aprobadas por:
   
…………………………………. ………………………………….
J. P. Decraene D. Alhéritière
Gerente del Economato, AFSCM Director, AFS
06 de julio de 2005  

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

I. Estado de ingresos y gastos
durante el año terminado el 31 de diciembre de 2004

(todas las cifras en €)

  2004 2003
     
Ventas 11 948 725 11 718 117
Menos: Costo de los artículos vendidos (notas 1c y 12) 9 919 554 9 710 102
     
Superávit bruto de explotación 2 029 171 2 008 015
     
Menos: Gastos de funcionamiento    
Personal (nota 2a y 2b)
Servicios de guardias (
nota 2c)
1 578 735
27 300
1 538 416 25 822
Reembolso de gastos de apoyo a la FAO (nota 3) 66 324 78 780
Gastos generales de funcionamiento 96 521 98 601
Depreciación 101 036 105 577
Consignación para indemnizaciones por rescisión de nombramientos (nota 4) 63 059 (24 875)
     
  1 932 975 1 822 321
     
Superávit/(Déficit) de funcionamiento 96 196 185 694
     
Más: Otros ingresos (nota 5) 32 465 182 823
     
Menos: Aportación al Fondo de Bienestar del Personal (nota 6) 119 487 247 181
     
Superávit /(Déficit) neto 9 174 121 336
     
Transferencias (a)/de reservas    
     
(Al)/Del Fondo de Operaciones (nota 7) (29 979) (51 904)
(Al)/Del superávit retenido (nota 8) 20 805 (69 432)

Las notas 1 a 13 forman parte integrante de estas cuentas


FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

II. Balance al 31 de diciembre de 2004
(todas las cifras en €)

     
  2004 2003
     
ACTIVO CORRIENTE    
Efectivo en banco y en caja (nota 9) 730 911 1 001 371
Existencias (nota 10) 1 646 939 1 855 520
Deudores varios 70 881 12 816
     
ACTIVO FIJO (nota 11) 267 971 310 179
     
TOTAL 2 716 702 3 179 886
     
Menos    
OBLIGACIONES CORRIENTES    
Acreedores 481 333 889 457
Suma pagadera al Fondo de Bienestar del Personal (nota 6) 39 387 166 680
  520 720 1 056 137
     
OBLIGACIONES A LARGO PLAZO    
Reserva para indemnizaciones por rescisión de nombramientos (nota 4) 232 114 169 055
     
TOTAL 752 834 1 225 192
     
ACTIVO NETO 1 963 868 1 954 694
     
Representado por:    
Fondo de Operaciones (nota 7) 1 553 334 1 523 355
Superávit retenido (nota 8) 410 534 431 339
     
  1 963 868 1 954 694
     

Las notas 1 a 13 forman parte integrante de estas cuentas


FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

III. Estado del flujo de efectivo durante el año terminado el 31 de diciembre de 2004
(todas las cifras en €)

  2004 2003
     
Entradas/(Salidas) de efectivo neto derivadas    
de las actividades de funcionamiento (nota 13a) (281 171) (218 979)
     
Rendimiento de los servicios de finanzas    
Intereses devengados 13 038 35 547
Ingresos extraordinarios (nota 5) 6 160 ----
Ingresos extraordinarios ---- 97 838
     
Actividades de inversión    
Pagos para la adquisición de activo fijo tangible (8 487) (5 915)
     
Aumento/(Disminución) del efectivo (nota 13b) (270 460) (91 509)
     

Las notas 1 a 13 forman parte integrante de estas cuentas



FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL
CUENTAS CORRESPONDIENTES AL AÑO TERMINADO
EL 31 DE DICIEMBRE DE 2004

NOTAS A LAS CUENTAS

1. Resumen de las normas contables básicas
     
  a) Prácticas contables
    Las cuentas se han preparado en valores devengados, con arreglo a la práctica de costos iniciales.
     
  b) Depreciación
    La depreciación se calcula empleando el método del porcentaje anual constante para ir cancelando el costo del activo fijo durante una vida útil estimada de cinco años. La depreciación del primer año del nuevo activo se basa en el número real de meses que dicho activo ha estado en servicio.
     
    Nota: Reconociendo que la Organización estima una vida útil de cuatro años para todo el equipo informático, se ha depreciado todo el del Economato en 2004 utilizando el método del porcentaje anual constante para los cuatro años.
     
  c) Costo de los artículos vendidos y de las existencias
    Las existencias se valoran en su costo o en su valor neto realizable si éste es menor. El costo incluye el de los artículos, los pases a pérdidas y ganancias, el transporte, el despacho de aduanas y las primas de seguros. El costo de las existencias se determina utilizando el método de salida por orden de adquisición.
     
  d) Divisas
    El activo y el pasivo que figuran en divisas distintas del euro se han convertido utilizando el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas vigente el 31 de diciembre de 2004. Las partidas de ingresos y gastos se han registrado al tipo de cambio vigente en la fecha de la transacción. Cualquier diferencia que se produzca al efectuar el pago queda reflejada en el estado de ingresos y gastos.
     
2. Gastos de personal
     
  a) Las cuentas corresponden a los gastos de nómina adeudados por la FAO. Las consignaciones para indemnizaciones por rescisión de nombramientos se realizan por separado, como se explica en la nota 4.
    Los gastos de nómina comprenden la compensación del personal del Economato, incluidos un funcionario de categoría profesional y uno del cuadro de Servicios Generales que se ocupan de los privilegios de importación de vehículos. Los gastos relacionados con estos dos funcionarios se absorben mediante los márgenes de beneficios sobre los cupones de gasolina, de manera que los clientes del Economato sin derecho a gasolina no subvencionen los servicios de la Oficina de Importación de Automóviles.
     
    Con arreglo a las descripciones de funciones vigentes, tanto el Gerente del Economato como su ayudante dedican una parte de su tiempo a la supervisión de las operaciones del servicio de comidas de la FAO.
    Hay que señalar que los gastos de personal aumentaron un 2,7 por ciento en 2004.
     
  b) A continuación figura el desglose de los gastos de personal
      2004 2003
     
         
    Personal del Economato de la FAO 1 143 675 1 201 184
    Plan de seguro médico de la FAO después de la separación del servicio: valores devengados 25 078 23 875
    Personal supernumerario (TAP) de la FAO 203 100 129 187
    Personal de la PULI-COOP 234 182 209 992
         
    Saldo al 31 de diciembre 1 606 035 1 564 238
         
 

c)

En el Personal del Economato de la FAO se incluye un adeudo de la FAO de 27 300,00 euros por servicios de guardias recibidos en 2004.
         
3. Reembolso de gastos de apoyo a la FAO  
     
    En su 25º período de sesiones, celebrado del 11 al 30 de noviembre de 1989, la Conferencia de la FAO decidió que el Economato reembolsara a la FAO todos los servicios que ésta le prestara y que, en adelante, los costos reales correspondientes se calcularan y cargaran al Economato. El reembolso de gastos de apoyo a la FAO fue el siguiente:
         
      2004 2003
     
         
    Servicios públicos y mantenimiento 30 870 30 870
    Auditoría externa 10 240 13 830
    Auditoría interna 25 214 34 080
    Total 66 324 78 780
         
   
   
   
   
   
4. Fondo de Reserva para Indemnizaciones por Rescisión de Nombramientos
         
    En el 18º período de sesiones del Comité de Control Financiero, celebrado del 17 al 22 de mayo de 1954, se decidió crear un fondo de reserva para indemnizaciones por rescisión de nombramientos. Posteriormente, en el 61º período de sesiones del Comité de Finanzas de la FAO, celebrado del 14 al 25 de septiembre de 1987, se decidió que la reserva para indemnizaciones por rescisión de nombramientos representase el 75 por ciento de los gastos calculados por primas de repatriación y vacaciones anuales no utilizadas. En el 74º período de sesiones del Comité de Finanzas, celebrado del 14 al 22 de septiembre de 1992, se decidió que, como el Economato era una dependencia autofinanciada que debía funcionar sin ningún costo para la Organización, las obligaciones conocidas se sufragarían íntegramente de conformidad con los principios contables generalmente aceptados aplicables a las empresas comerciales.
    Los movimientos del Fondo de Reserva para Indemnizaciones por Rescisión de Nombramientos durante el año fueron los siguientes:
      2004 2003
     
         
    Saldo al 1º de enero 169 055 193 930
    Cargo anual 63 059 (24 875)
         
    Saldo al 31 de diciembre 232 114 169 055
         
5. Ingresos
    Otros ingresos    
      2004 2003
     
         
    Intereses bancarios 18 405 24 642
    * Ingresos extraordinarios 6 160 -----
    Ingresos extraordinarios ----- 97 838
    Ganancias/(Pérdidas) derivadas del tipo de cambio ___7 899 60 343
         
    Total __32 464 182 823
         
    * Camión IVECO del Economato vendido en marzo.    
   
6. Fondo de Bienestar del Personal
         
    De conformidad con la Resolución 18/93 de la Conferencia, a partir del año terminado el 31 de diciembre de 1992 el equivalente del 1 por ciento de todas las ventas del Economato del Personal se acredita al Fondo de Bienestar del Personal.
         
    La composición de la cuenta por pagar al Fondo de Bienestar del Personal al 31 de diciembre de 2004 y sus movimientos durante el año terminado en esa fecha eran los siguientes:
     

2004

2003

     

    Saldo al 1º de enero 166 680 37 209
    Más: Aportación al Fondo de Bienestar del Personal 119 487 117 181
    Más: Beneficios de 2004 al Fondo de Bienestar del Personal ---------- 130 000
      286 167 284 390
    Menos: Cantidad pagada durante el año 246 780 117 710
         
    Saldo al 31 de diciembre 39 387 166 680
   
7. Fondo de Operaciones
         
    En su sexto período de sesiones, celebrado del 19 de noviembre al 6 de diciembre de 1951, la Conferencia de la FAO decidió que el Economato estableciera un fondo para la adquisición de existencias, que se reembolsaría con el producto de la venta de tales existencias.
         
    En el 92º período de sesiones del Consejo, celebrado del 3 al 5 de noviembre de 1987, se decidió mantener el Fondo de Operaciones a un nivel del 12 por ciento del volumen anual de ventas. Posteriormente, el Comité de Finanzas, en su 72º período de sesiones, celebrado del 16 al 26 de septiembre de 1991, decidió elevar el nivel del Fondo de Operaciones del 12 por ciento al 13 por ciento del volumen de ventas.
         
    Los movimientos del Fondo de Operaciones durante el año fueron los siguientes:
         
     

2004

2003

     

         
    Saldo al 1º de enero 1 523 355 1 471 452
    Transferencia al/(del) Fondo de Operaciones __29 979 ___51 904
         
    Saldo al 31 de diciembre 1 553 334 1 523 355
   
8. Superávit retenido
    Los movimientos del superávit retenido durante el año fueron los siguientes:
      2004 2003
     
         
    Saldo al 1º de enero 431 339 361 907
    Transferencia al/(del) superávit retenido (20 806) _69 432
         
    Saldo al 31 de diciembre 410 533 431 339
         
9. Efectivo en banco y en caja
    El efectivo en banco y en caja es el siguiente:
     

2004

2003

    Descripción

         
    Efectivo en cuenta corriente bancaria 686 449 964 667
    Efectivo en caja ___44 463 ___36 704
         
    Total 730 912 1 001 371
         
10. Existencias
    Las existencias son las siguientes:    
      2004 2003
    Descripción
         
    Artículos 1 468 040 1 446 263
    Cupones de gasolina y aceite __178 899 409 257
         
    Total 1 646 939 1 855 520
         
Las existencias representan el valor neto después del ajuste del inventario real de final de año, de 25 979,90 euros, que se realiza con arreglo a los artículos vendidos.
   
11. Activo fijo
    (Cifras en €)
  Costo: Mejora de las instalaciones Mobiliario Equipo Vehículos de motor Total
  Al 1.1.2004 229 877 273 263 455 496 114 595 1 073 231
  Adiciones   50 340 8 487   58 827
  Cancelaciones   (27 396)     (27 396)
             
  Al 31.12.2004 229 877 296 207 463 983 114 595 1 104 662
  Depreciación:          
  Al 1.1.2004 119 391 119 811 414 989 108 861 763 052
  Gastos del año 34 331 50 260 14 844 1 600 101 035
  Cancelaciones   (27 396)     (27 396)
             
  Al 31.12.2004 153 722 142 675 429 833 110 461 836 691
  Cantidad neta contable:          
  Al 31.12.2004 76 155 153 532 34 150 4 134 267 971
  Al 31.12.2003 110 486 153 452 40 507 5 734 310 179
         
12. Pases a pérdidas
    La composición de los pases a pérdidas al 31 de diciembre de 2004 era la siguiente:
      2004 2003
     
         
    Artículos pasados a pérdidas 9 430 11 496
         
    Total 9 430 11 496
         
    A partir del 31 de diciembre de 1999, los pases a pérdidas se han incluido en el costo de los artículos vendidos con arreglo a la recomendación de la Auditoría.
         
13. Estado del flujo de efectivo
  a) Conciliación del superávit de funcionamiento con las entradas/(salidas) netas en efectivo derivadas de las actividades de funcionamiento
     

2004

2003

     

    Superávit neto de funcionamiento 96 196 185 694
    Aportación al Fondo de Bienestar del Personal (119 487) (247 181)
    Depreciación 101 036 105 577
    Ganancias/(Pérdidas) derivadas del tipo de cambio 7 899 60 343
    (Aumento)/Disminución de existencias 208 581 (234 722)
    (Aumento)/Disminución de deudores (52 698) 31 105
    Aumento/(Disminución) de obligaciones corrientes (585 757) (94 920)
    Aumento de la consignación para indemnizaciones por rescisión de nombramientos 63 059 (24 875)
         
    Total (281 171) (218 979)
         
  b) Análisis de los cambios del efectivo    
     

2004

2003

     

         
    Efectivo al 1º de enero de 2004 1 001 371 1 092 880
    Entradas netas _(270 460) (91 509)
    Efectivo en banco y en caja al 31.12.04 __730 911 1 001 371