FC 110/5 b)




Comité financier



Cent dixième session

Rome, 19 – 23 septembre 2005

Comptes vérifiés 2004 – Groupement d’achats du personnel de la FAO


Table des matières



Les états financiers 2004 du Groupement d’achats du personnel de la FAO sont présentés ci-après aux membres du Comité financier, pour approbation.

Bureau du commissaire aux comptes, FAO, Rome
(Contrôleur et vérificateur général des comptes de l’Inde)

Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture
Viale delle Terme di Caracalla, 00100 Rome
Courriel : Gautam.Guha@fao.org
Tél.: 06570-postes 55780 et 57135
Télécopie (siège de la FAO):06-570-55867

le 21 juillet 2005

OPINION DU COMMISSAIRE AUX COMPTES
GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL DE LA FAO

ÉTATS FINANCIERS DE L’EXERCICE ALLANT DU
1er JANVIER AU 31 DÉCEMBRE 2004

J'ai examiné les états financiers figurant aux pages 3 à 12 ci-jointes, comprenant le bilan, le compte de résultats, la situation des liquidités et les notes relatives aux états financiers du Fonds du Groupement d'achats du personnel de l’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture pour l'exercice financier clos le 31 décembre 2004. Ces états financiers relèvent de la responsabilité de l'administration du Groupement d'achats du personnel, agissant au nom du Directeur général de la FAO. Ma tâche consiste à exprimer une opinion sur ces états financiers, sur la base de la vérification.

La vérification a été menée conformément aux normes communes de vérification des comptes du Groupe des vérificateurs externes des comptes de l'Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l'Agence internationale de l'énergie atomique. Ces normes stipulent que la vérification doit être préparée et menée de façon à obtenir une assurance raisonnable que les états financiers ne contiennent pas d'erreurs matérielles. La vérification comprend aussi une évaluation des principes comptables utilisés et de la présentation générale des états financiers.

À la suite de cette vérification, j'estime que les états financiers donnent une image fidèle de la situation financière du Fonds du Groupement d'achats du personnel au 31 décembre 2004 et des résultats de ses opérations pendant cette période, qu'ils ont été établis conformément aux principes comptables énoncés, et que les opérations ont été conformes au règlement financier et aux décisions des organes délibérants de la FAO.

Gautam Guha

Directeur, Vérification extérieure des comptes



ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR L’ALIMENTATION ET L’AGRICULTURE

FONDS DU GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL
COMPTES RELATIFS À L’EXERCICE PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 2004

Rappel des faits:

Le Groupement d'achats du personnel de la FAO a été créé en 1951, en vue de faciliter l’importation de biens, en franchise de droits, à l'intention des fonctionnaires internationaux, au titre de l’article XII, Section 27(j) (ii) et de l’annexe D de l’accord de siège conclu par le Gouvernement de la République italienne et la FAO. L’accès au Groupement d’achats est autorisé à tous les fonctionnaires de la FAO depuis le 1er décembre 1971, suite à un échange de lettres, avec le Gouvernement italien, stipulant que les quantités convenues de biens importés seraient calculées en fonction du nombre total de fonctionnaires employés par la FAO.

Le Groupement d’achats fait partie intégrante de la FAO. Les états financiers y afférents sont élaborés par la gérance du Groupement d’achats, au nom du Directeur général de la FAO.

Présentés par: Approuvés par:
   
…………………………………. ………………………………….
J.P. Decraene D. Alhéritière
Gérant du Groupement d’achats du personnel de la FAO Directeur, Division des services administratifs
le 6 juillet 2005  

FONDS DU GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL

I. État des recettes et des dépenses
pour l'exercice prenant fin le 31 décembre 2004
(en € )

  2004 2003
     
Ventes 11 948 725 11 718 117
À déduire: coûts des marchandises (notes 1c et 12) 9 919 554 9 710 102
     
Excédent commercial brut 2 029 171 2 008 015
     
À déduire: frais d'exploitation    
Personnel (note 2a et 2b)
Services de sécurité (
note 2c)
1 578 735
27 300
1 538 416 25 822
Remboursement des dépenses d'appui à la FAO (note 3) 66 324 78 780
Dépenses générales d'exploitation 96 521 98 601
Amortissement 101 036 105 577
Provision pour indemnités de cessation d'emploi (note 4) 63 059 (24 875)
     
  1 932 975 1 822 321
     
Excédent/(déficit) d'exploitation 96 196 185 694
     
À ajouter: autres revenus (note 5) 32 465 182 823
     
À déduire: contribution au Fonds d'aide sociale du personnel (note 6) 119 487 247 181
     
Excédent/(déficit) net 9 174 121 336
     
Transferts (aux)/des réserves    
     
Montant (imputé au)/transféré du Fonds de roulement
(note 7)
(29 979) (51 904)
Montant (imputé au)/transféré de l'excédent non affecté (note 8) 20 805 (69 432)

Les notes 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes.


FONDS DU GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL

II. Bilan au 31 décembre 2004
(en € )

     
  2004 2003
     
ACTIF DISPONIBLE    
Liquidités en banque et en caisse (note 9) 730 911 1 001 371
Stocks (note 10) 1 646 939 1 855 520
Débiteurs divers 70 881 12 816
     
ACTIF IMMOBILISÉ (note 11) 267 971 310 179
     
TOTAL 2 716 702 3 179 886
     
À déduire    
EXIGIBILITÉS    
Créances 481 333 889 457
Payable au Fonds d'aide sociale du personnel (note 6) 39 387 166 680
  520 720 1 056 137
     
OBLIGATIONS À LONG TERME    
Provision pour indemnités de cessation d'emploi (note 4) 232 114 169 055
     
TOTAL 752 834 1 225 192
     
ACTIF NET 1 963 868 1 954 694
     
Ventilé comme suit:    
Fonds de roulement (note 7) 1 553 334 1 523 355
Excédent non affecté (note 8) 410 534 431 339
     
  1 963 868 1 954 694
     

Les notes 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes.


FONDS DU GROUPEMENT D'ACHATS DU PERSONNEL

III. Situation des liquidités pour l'exercice prenant fin le 31 décembre 2004
(en € )

  2004 2003
     
Entrées/(sorties) nettes de liquidités    
provenant des activités d'exploitation (note 13a) (281 171) (218 979)
     
Produits des services financiers    
Intérêts encaissés 13 038 35 547
Recettes exceptionnelles (note 5) 6 160 ----
Recettes exceptionnelles ---- 97 838
     
Placements    
Acquisition d'actif matériel immobilisé (8 487) (5 915)
     
Augmentation/(diminution) des liquidités (note 13b) (270 460) (91 509)
     

Les notes 1 à 13 font partie intégrante de ces comptes.



FONDS DU GROUPEMENT D’ACHATS DU PERSONNEL
COMPTES POUR L’EXERCICE PRENANT FIN LE 31 DÉCEMBRE 2004
NOTES RELATIVES AUX COMPTES

1. Récapitulation des principes comptables
     
  a) Méthode comptable
    Les comptes ont été établis selon la méthode de l'exercice.
     
  b) Amortissement
    L'amortissement est calculé selon la méthode linéaire: on échelonne le coût de l'actif immobilisé sur la durée de vie utile, estimée à cinq ans. L'amortissement des éléments d'actif nouveaux pour la première année est calculé sur la base du nombre effectif de mois de service de ces éléments.
     
    Note: reconnaissant que l’Organisation estime à quatre ans la durée de vie utile de tout le matériel informatique, l’amortissement de tout le matériel informatique du Groupement d’achats est calculé selon une méthode linéaire de quatre ans en  2004.
     
  c) Coût des biens vendus et des stocks
    Les stocks sont évalués au prix coûtant ou à la valeur réalisable nette, le chiffre le moins élevé étant retenu. Les coûts comprennent les montants passés par profits et pertes, le coût des marchandises, du transport, du dédouanement et des primes d'assurance. Les stocks sont évalués sur la base du principe « premier entré, premier sorti ».
     
  d) Devises
    L'actif et les obligations en monnaies autres que l’euro ont été convertis au taux de change opérationnel de l’ONU en vigueur au 31 décembre 2004. Les recettes et dépenses ont été comptabilisées au taux de change en vigueur à la date des opérations. Toute différence de change entre la date du paiement et celle de la réception est imputée sur le compte profits et pertes.
     
2. Dépenses de personnel
     
  a) Les dépenses de personnel reflètent les montants des fiches de paie, tels qu'établis par la FAO. La provision pour indemnités de cessation d'emploi est comptabilisée séparément comme le montre la note 4.
    Les montants figurant sur les fiches de paie incluent les traitements des fonctionnaires du Groupement d'achats du personnel, notamment un fonctionnaire du cadre organique et un fonctionnaire de la catégorie des services généraux qui s'occupent des privilèges liés aux importations de véhicules. Leur coût est compensé par la marge bénéficiaire sur les bons d'essence, ce qui garantit ainsi que les clients du Groupement d'achats qui n'ont pas droit aux bons d'essence ne subventionnent pas les services du Bureau d'importation des véhicules.
     
    Conformément à la description de leur emploi, le gérant du Groupement d'achats du personnel et son adjoint consacrent une part de leur temps à la supervision des activités de restauration.
    Il convient de noter que les dépenses de personnel ont augmenté de 2,7 pour cent en 2004.
     
  b) Ventilation des dépenses de personnel
      2004 2003
     
         
    Personnel du Groupe d’achats de la FAO 1 143 675 1 201 184
    Montants accumulés pour assurance maladie après la cessation de service 25 078 23 875
    Personnel d'assistance temporaire 203 100 129 187
    Personnel PULI-COOP 234 182 209 992
         
    Solde au 31 décembre 1 606 035 1 564 238
         
 

c)

Les coûts liés au personnel du Groupement d’achats comprennent un montant de 27 300,00 € facturé par la FAO pour les services de sécurité en 2004.
         
3 Remboursement des dépenses d’appui de la FAO  
     
    La Conférence de la FAO, à sa vingt-cinquième session (11 au 30 novembre 1989) a décidé que le Groupement d'achats rembourserait à la FAO tous les services qu'elle lui fournirait et que, dorénavant, les coûts effectifs correspondants lui seraient imputés sur une base estimative. Le remboursement des dépenses d'appui de la FAO est ainsi ventilé:
         
      2004 2003
     
         
    Services & entretien 30 870 30 870
    Vérification extérieure des comptes 10 240 13 830
    Vérification intérieure des comptes 25 214 34 080
    Total 66 324 78 780
         
4 Provision pour indemnités de cessation d'emploi
         
    À sa dix-huitième session (17-22 mai 1954), le Comité de contrôle financier a décidé d'établir une réserve pour couvrir le coût des indemnités de cessation d'emploi. Par la suite, le Comité financier de la FAO, à sa soixante et unième session (14-25 septembre 1987), a décidé que le niveau du Fonds de réserve pour indemnités de cessation d'emploi serait fixé à 75 pour cent des obligations probables au titre des primes de rapatriement et des congés annuels accumulés. A sa soixante-quatorzième session (14-22 septembre 1992), le Comité financier a décidé, étant donné que le Groupement d'achats du personnel est une unité autonome sur le plan financier qui ne doit pas compter sur l'appui de l'Organisation, que les réserves nécessaires devraient être accumulées pour couvrir intégralement les engagements connus, conformément aux principes comptables généralement acceptés appliqués aux entreprises commerciales.
     
    Mouvements de la Réserve pour indemnités de cessation d'emploi pendant l'exercice:
      2004 2003
     
         
    Solde au 1er janvier 169 055 193 930
    Versement annuel 63 059 (24 875)
         
    Solde au 31 décembre 232 114 169 055
         
5 Recettes
    Autres recettes    
      2004 2003
     
         
    Intérêts bancaires 18 405 24 642
    * Recette exceptionnelle 6 160 -----
    Recette exceptionnelle ----- 97 838
    Gains/(pertes) de change 7 899 60 343
         
    Total __32 464 182 823
         
    * Vente de la camionnette IVECO du Groupements d’achats en mars.    
   
6 Fonds d'aide sociale du personnel
         
    Conformément à la Résolution 18/93 de la Conférence, à compter de l’exercice prenant fin le 31 décembre 1992, le pourcentage du chiffre d’affaires total versé au Fonds d’aide sociale du personnel est porté à 1 pour cent.
         
    La composition de la contribution au Fonds d’aide sociale du personnel au 31 décembre 2004 et les mouvements pour l’exercice prenant fin à cette date étaient les suivants:
     

2004

2003

     

    Solde au 1er janvier 166 680 37 209
    À ajouter: contribution au Fonds d'aide sociale du personnel 119 487 117 181
    À ajouter: Profit 2004 versé au Fonds d’aide sociale ---------- 130 000
      286 167 284 390
    À déduire: montant versé pendant l'exercice 246 780 117 710
         
    Solde au 31 décembre 39 387 166 680
   
7 Fonds de roulement
         
    À sa sixième session (19 novembre - 6 décembre 1951), la Conférence de la FAO a décidé que le Groupement d'achats créerait un fonds pour l'achat de stocks, dont le remboursement s'effectuerait avec le produit de la vente de ces stocks.
         
    À sa quatre-vingt-douzième session (3-5 novembre 1987), le Conseil a décidé de maintenir le Fonds de roulement à 12 pour cent du chiffre d'affaires annuel. Par la suite, le Comité financier a décidé, à sa soixante-douzième session (16-26 septembre 1991), de porter le niveau du Fonds de roulement de 12 à 13 pour cent du chiffre d'affaires.
         
    Mouvements du Fonds de roulement pendant l'exercice:
         
     

2004

2003

     

         
    Solde au 1er janvier 1 523 355 1 471 452
    Montant imputé au/(transféré du) Fonds de roulement 29 979 51 904
         
    Solde au 31 décembre 1 553 334 1 523 355
         
8 Excédent non affecté
    Mouvements de l'excédent non affecté pendant l'exercice :
      2004 2003
     
         
    Solde au 1er janvier 431 339 361 907
    Montant imputé à/(transféré de) l'excédent non affecté (20 806) 69 432
         
    Solde au 31 décembre 410 533 431 339
         
9 Liquidités en banque et en caisse
    Ventilation des liquidités en banque et en caisse :
     

2004

2003

    Description

         
    Liquidités sur un compte courant bancaire 686 449 964 667
    Liquidités en caisse 44 463 36 704
         
    Total 730 912 1 001 371
10 Stocks
    Ventilation des stocks:    
      2004 2003
    Description
         
    Marchandises 1 468 040 1 446 263
    Bons d'essence/huile 78 899 409 257
         
    Total 1 646 939 1 855 520
         
Les stocks représentent la valeur nette après un ajustement des stocks physiques en fin d’année de 25 979,90 euros, qui est comptabilisé au poste Coûts des biens vendus.
11 Actif immobilisé
    (en € )
  Coût: Amélioration des locaux Mobilier Matériel Véhicules à moteur Total
  Au 1.1.2004 229 877 273 263 455 496 114 595 1 073 231
  Acquisitions   50 340 8 487   58 827
  Élimination   (27 396)     (27 396)
             
  Au 31.12.2004 229 877 296 207 463 983 114 595 1 104 662
  Amortissement:          
  Au 1.1.2004 119 391 119 811 414 989 108 861 763 052
  Imputation pour l'exercice 34 331 50 260 14 844 1 600 101 035
  Élimination   (27 396)     (27 396)
             
  Au 31.12.2004 153 722 142 675 429 833 110 461 836 691
  Montant net comptable          
  Au 31.12.2004 76 155 153 532 34 150 4 134 267 971
  Au 31.12.2003 110 486 153 452 40 507 5 734 310 179
         
         
12 Pertes et profits
    La composition du compte des pertes et profits au 31 décembre 2004 était la suivante:
      2004 2003
     
         
    Marchandises passées par pertes et profits 9 430 11 496
         
    Total 9 430 11 496
         
    À compter du 31 décembre 1999, les montants passés par pertes et profits ont été incorporés dans le coût des marchandises, conformément à la recommandation formulée lors de la vérification des comptes.
         
13 Situation des liquidités
  a) Différences entre l'excédent d'exploitation et les entrées/(sorties) nettes de liquidités provenant des activités d'exploitation
     

2004

2003

     

    Excédents d'exploitation nets 96 196 185 694
    Contribution au Fonds d'aide sociale du personnel (119 487) (247 181)
    Amortissement 101 036 105 577
    Gains/(pertes) de change 7 899 60 343
    (Augmentation)/diminution des stocks 208 581 (234 722)
    (Augmentation)/diminution des débiteurs (52 698) 31 105
    Augmentation/(diminution) des exigibilités (585 757) (94 920)
    Augmentation de la provision pour indemnités de cessation d'emploi 63 059 (24 875)
         
    Total (281 171) (218 979)
         
  b) Analyse des variations de liquidités    
     

2004

2003

     

         
    Liquidités au 1er janvier 2004 1 001 371 1 092 880
    Entrées nettes (270 460) (91 509)
    Liquidités en banque et en caisse au 31.12.04 __730 911 1 001 371