Capítulo 5 del PLP: Servicios de apoyo

395.     El programa abarca los servicios financieros que se prestan en apoyo del Programa Ordinario de la FAO y sus operaciones extrapresupuestarias. Incluyó el asesoramiento sobre cuestiones financieras y normativas conexas, el diseño y la gestión de los sistemas y procedimientos financieros y de contabilidad de costos de la Organización, el mantenimiento de las cuentas y la preparación de los estados de cuentas de la Organización para su certificación por el Auditor Externo. A lo largo de 2004-05 el programa supuso una gestión financiera y contabilidad por un importe cercano a los 1 500 millones de dólares EE.UU.

396.     Al comienzo del bienio las contribuciones de los Estados Miembros al Programa Ordinario pasaron a un régimen de cuotas en dos monedas, que supone la petición de fondos en euros y en dólares EE.UU. para afrontar las pautas de gasto esperadas. Se llevó a la práctica⁴⁴ con éxito un amplio proyecto para contabilizar las cuotas en dos monedas y presentar informes sobre las mismas.

397.     Como parte del trabajo para seguir reforzando el entorno de control, se revisó y publicó en el sitio de la intranet de la Dirección de Finanzas una importante cantidad de documentación sobre política financiera, contable y procedimientos con el fin de comunicar una información autorizada sobre políticas y procedimientos a grupos de usuarios en la Sede y en las oficinas descentralizadas.

398.     Como resultado de la simplificación de procedimientos, se consiguieron importantes mejoras en los plazos de tramitación para facturas y pagos. La mayor calidad de los ficheros maestros de vendedores, elaborados para ajustarse a nuevos requisitos bancarios internacionales, condujo a fijar tasas por tramitación constante (STP) mejores que las referencias del mercado y a la disminución de los gastos bancarios.

Cuadro 5.2.2: Servicios financieros (indicadores seleccionados)

399.     Se introdujeron muchos nuevos sistemas informáticos, nuevas versiones de sistemas existentes y cambios en la infraestructura de apoyo que resultaron en procesos mejorados y más eficientes y en una información de mayor calidad y más oportuna para la adopción de decisiones con conocimiento de causa. Entre los ejemplos más destacados cabe citar:

• la identificación de soluciones para las necesidades de gestión de documentos y del flujo de trabajo, así como su aplicación.
• Informes de administración destinados a proporcionar una solución provisional para las necesidades que tienen los niveles superiores de la administración de información resumida sobre las situaciones financiera, presupuestaria, de recursos humanos y del programa de la FAO, complementada con las principales estadísticas resumidas sobre información técnica.
• Una importante potenciación de la funcionalidad financiera del paquete e-Business de Oracle como paso previo a la realización del proyecto HRMS en 2007 y los muchos cambios necesarios en otros sistemas que interaccionan con él.

400.     La Dirección de Administración y Finanzas (AFI) participó activamente y prestó apoyo técnico en las diferentes iniciativas de gestión del conocimiento encabezadas por otras direcciones y distintos grupos de trabajo interdepartamentales, entre ellos los cambios en los sitios de Internet e intranet de la FAO, así como las actividades experimentales en este dinámico campo. El número de sistemas técnicos que apoyan la labor sustantiva de la Organización creció en un 17 % en 2004-05. Además, se produjo un importante incremento en el volumen de datos descargado de FAOSTAT principalmente gracias a una versión más eficiente y sólida del programa de funcionamiento. Se continuó el desarrollo de componentes y marcos de sistemas reutilizables en los principales campos de demanda: cartografía, estadística, gestión de contenidos y comunidades de prácticas. Estos marcos facilitaron una colaboración más estrecha con asociados internos y externos. Además, se adoptaron con éxito productos de código abierto desarrollados en el exterior, especialmente en la esfera de las bases de datos relacionales y de las capacidades de búsqueda, al tiempo que se proporcionaban soluciones de código abierto para algunos proyectos de campo (p. ej. TADinfo⁴⁵ en Viet Nam). Por último, en línea con las directrices organizativas, se amplió la cobertura lingüística de los sistemas informáticos a los cinco idiomas oficiales.

401.     Se realizaron contribuciones a la estrategia sobre tecnologías de la información y la comunicación (TIC) del sistema común de las Naciones Unidas aprobada por el Comité de Alto Nivel sobre Gestión y refrendada por la Junta de los Jefes Ejecutivos. De conformidad con esa estrategia, se registraron progresos importantes en la normalización con respecto a las metodologías reconocidas por el sector: COBIT (para la gestión de las TIC), Prince 2 (para la gestión de proyectos) e ITIL (para la gestión de servicios). La Dirección de Administración y Finanzas fue objeto de reestructuración para ajustarse mejor a este planteamiento, poniéndose de relieve una estructura y un plan de trabajo destinados a mejorar y racionalizar la gestión de la tecnología de la información en la FAO. A este respecto, se elaboró un marco de gestión más eficaz y eficiente que define la estructura organizativa, los procesos, las funciones y la responsabilidad con el fin de asegurar que las inversiones de la Organización en TI se ajusten a sus estrategias y objetivos y se realicen de conformidad con los mismos.

402.     Con el fin de abordar las preocupaciones en materia de seguridad de la información, la FAO aprobó un proceso continuo en cuatro fases para gestionar la seguridad de la información, conforme a la recomendación del Comité de Alto Nivel sobre Gestión en CEB/2002/5. La Organización inició la primera fase de este proceso, una evaluación de los riesgos en este campo financiada con cargo a los atrasos. Se espera que las tres fases siguientes (elaboración, aplicación y seguimiento de políticas) se llevarán a cabo en 2006-07. Los esfuerzos para mejorar la seguridad de la información prosiguieron con actividades de control del acceso a los sistemas de información, la instalación de parches informáticos para sistemas existentes y la inclusión de consideraciones de seguridad de la información en el desarrollo de nuevos sistemas La Organización continuó asimismo su campaña de educación de los usuarios a fin de evitar las descargas no autorizadas desde Internet que ocasionan problemas de virus y dan lugar a preocupaciones de seguridad referentes a la infracción de derechos de propiedad intelectual.

403.     Con el fin de reducir los costos unitarios y mantener los niveles de servicio con menos recursos, la AFI también creó un Centro Deslocalizado de Desarrollo y Apoyo de Sistemas (OSDSC) en Bangkok y, a partir del éxito inicial del mismo, tenía previsto incrementar el personal de esta oficina de 12 unidades a finales de 2005 a la plantilla completa de 20 en 2006.

404.     A lo largo de 2004-05 se realizaron algunos proyectos de continuidad de la WAN. La primera fase, a lo largo de 2004, proporcionó conectividad a la WAN de la FAO para otras seis Representaciones de la FAO, llevando el total de oficinas conectadas a 81. En la segunda fase se facilitó acceso a la WAN a través de tecnologías innovadoras basadas en Internet a aquellas oficinas en las que los obstáculos reglamentarios o técnicos impedían una instalación normal de WAN. En la tercera fase, el Comité de Gestión y Tecnología de la Información (CGTI) aprobó a finales de 2005 una propuesta de extensión de los sistemas de correo electrónico a todo el personal de las Representaciones de la FAO.

405.     Se mejoró la infraestructura de la tecnología de información y comunicaciones (TIC) actualizando los programas Windows y Exchange para la Sede y las oficinas regionales y subregionales. El traslado y la renovación del centro de ordenadores se realizaron con éxito mediante financiación correspondiente a los atrasos de un proyecto y se creó un centro de ordenadores secundario a fin de proporcionar mayores capacidades para planificar la continuidad de las actividades. Se incrementó el apoyo a los programas de código abierto a través de la introducción de Linux como sistema operativo corriente.

Cuadro 5.2.3: Sistemas y tecnologías de la información (indicadores seleccionados)

406.     El programa, ejecutado por la Dirección de Gestión de Recursos Humanos (AFH), abarca el desarrollo de políticas y procedimientos de recursos humanos; los estudios de gestión y la clasificación de los puestos de trabajo; la gestión y el control de los puestos; el apoyo a la contratación de personal; la administración de sueldos y prestaciones; disposiciones de seguridad social; la capacitación del personal; la administración de procedimientos de apelación y consulta con los órganos representativos del personal; la supervisión y el seguimiento de la administración del personal y la prestación de servicios al mismo.

407.     Se facilitaron oportunidades de perfeccionamiento y aprendizaje del personal para mejorar los conocimientos de los funcionarios de la FAO con base en algunas estrategias esenciales de toda la Organización a través de tres clases de servicios de perfeccionamiento y aprendizaje para el personal:

• El programa interno de aprendizaje dio como resultado una serie de programas en los locales de trabajo, entre ellos los de idiomas, comunicación y tecnología de la información. Los programas destinados a la orientación y a la jubilación del personal de la FAO se impartieron con regularidad. Entre los nuevos programas para el bienio cabe citar el perfeccionamiento y la preparación de administradores, el tratamiento de la diversidad, la negociación y la gestión de conflictos, y el análisis de marcos lógicos.
• El programa de capacitación externa incrementó su actividad en busca del mantenimiento de los conocimientos profesionales a través del acceso a actividades de perfeccionamiento fuera de la Organización.
• El servicio de aprendizaje y perfeccionamiento de las direcciones abarcó el mayor porcentaje de sus asignaciones para perfeccionamiento de competencias de los funcionarios en ámbitos tales como la planificación estratégica, la creación de equipos y la capacitación técnica en el contexto de sus programas anuales de trabajo.

408.     Se desarrollaron y aplicaron marcos específicos de competencias de la FAO para los perfiles de gestor y de Representante de la FAO, en coherencia con iniciativas conexas del sistema de las Naciones Unidas. Se insistió en la utilización de estos marcos para apoyar el perfeccionamiento de los recursos humanos con miras a integrar la gestión de la contratación del personal y de su rendimiento.

409.     Se formularon políticas dirigidas a abordar con mayor eficacia las necesidades de la Organización y de su plantilla en evolución. Se elaboró e introdujo una política sobre permisos de paternidad a fin de promover un entorno de trabajo y familiar más favorable. Se adoptaron medidas para abordar la cuestión del número limitado de candidatos originarios de países insuficientemente representados o no representados, entre las que cabe mencionar la continuación de esfuerzos para dirigirse a sitios Web en dichos países a fin de publicar anuncios de vacante de la FAO. Entre otras medidas a más largo plazo se encuentra la mejora de redes dentro y fuera de la Organización.

410.     Se facilitó el asesoramiento oportuno a los directores de servicios acerca de las controversias relacionadas con el trabajo, lo que comprendió también un nuevo procedimiento de mediación, con vistas a resolver las controversias en sus fases iniciales y mantener lo más bajo posible el número de apelaciones y reclamaciones administrativas.

411.     El proyecto HRMS avanzó hacia su despliegue a finales de 2006. Se documentaron los actuales procedimientos y las propuestas de mejoras de los procesos de recursos humanos, se determinaron y resolvieron las principales diferencias entre las necesidades de la FAO y la funcionalidad habitual de Oracle, y se dio comienzo a la fase de diseño y desarrollo. Las actividades de desarrollo del sistema que se realizaron en el OSDSC en Bangkok dieron lugar a considerables ahorros en los costos. Las mejoras en la prestación de servicios de recursos humanos para extraer el máximo de beneficios de este nuevo sistema se formularon a partir de un nuevo Modelo de Gestión de los Recursos Humanos (HRMM) elaborado al final del bienio.

412.     La Organización participó activamente en el fomento de políticas innovadoras de recursos humanos a través de órganos interinstitucionales de las Naciones Unidas como, por ejemplo, la CAPI, la Red de Recursos Humanos y el Comité de Alto Nivel sobre Gestión de la Junta de los jefes ejecutivos. Entre las políticas examinadas en estos órganos se pueden mencionar la movilidad entre organizaciones, la movilidad, los destinos difíciles, los sistemas de primas si no se efectúa mudanza y por cambio de destino, los criterios para el pago de complementos por condiciones de vida peligrosas y un marco para las disposiciones contractuales en las organizaciones del sistema común de las Naciones Unidas.

413.     La FAO participó activamente en las reuniones del Comité Mixto de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas y de su Comité Permanente. La dirección AFH siguió facilitando prestaciones de seguridad social al personal e inició el habitual proceso competitivo de licitación entre empresas internacionales para los planes de seguro médico del personal.

414.     El Servicio Médico siguió facilitando prestaciones regulares y realizando las actividades preventivas y curativas introducidas durante el bienio, como la apertura de un ambulatorio y la ampliación de los servicios de fisioterapia. También se realizaron esfuerzos importantes para la capacitación en primeros auxilios, las respuestas de emergencia sobre el terreno y la preparación ante una pandemia de gripe.

Cuadro 5.2.4: Servicios de gestión de recursos humanos (indicadores seleccionados)