المؤتمـرالعـام

منظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة
الكشوف المالية للفترة 1996-1997

رأى المراجع الخارجى

راجعت هيئة مكتبنا الكشوف المالية التاليـــة المرقمــة من (1) الى (4)، والجدول 1 المساند، والملحقين 1-1 و 1-2 والملاحظات المرقمة من 1 الى 27 المرافقة للكشوف المالية لمنظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة، على الفترة المالية المنتهية فى 31/12/1997. وهذه الكشوف المالية هى مسؤولية المدير العام لمنظمة الأغذية والزراعة. وتنحصر مسؤوليتنا فى إبداء الرأى بشأن هذه الكشوف المالية استنادا الى المراجعة.

وقد أجريت المراجعة وفقا لمعايير المراجعة الموحدة لمجموعة المراجعين الخارجيين للأمم المتحدة، والوكالات المتخصصة والوكالة الدولية للطاقة الذرية. وتستلزم هذه المعايير التخطيط لعملية المراجعة واجراؤها للتوصل الى تأكيد مقبول بأن الكشوف المالية خالية من أى اختلالات مادية. وتشمل عملية المراجعة الفحص، على أساس اختبارى، للأدلة المساندة للمبالغ والبيانات الواردة فى الكشوف المالية. كما تشمل عملية المراجعة تقييم المبادىء المحاسبية المستخدمة وتقييم العرض العام للكشوف المالية.

ونتيجة هذه المراجعة، فإننا نرى أن الكشوف المالية تعبر تماما عن المركز المالى فى 31/12/1997 وعن نتائج العمليات فى الفترة التى انتهت فى ذلك التاريخ، وأنها قد أعدت طبقا للسياسات المحاسبية المقررة فى المنظمة والتى طبقت على أساس يتفق مع تلك المطبقة فى الفترة السابقة، باستثناء التعديلات التى نتفق معها والتى يرد تفصيل لها فى الفقرة 27 من تقريرنا المفصل المرفق، وأن المعاملات أنجزت وفقا للائحة المالية والسلطة القانونية.

(توقيع)

Pierre JOXE
الرئيس الأول لمحكمة المحاسبات
فىالجمهورية الفرنسية
المراجع الخارجى

27 يوليو/تموز 1998

إعتماد الكشوف المالية

تعكس المبالغ المبينة فى الكشوف، على
النحو الملائم، المعاملات المالية المسجلة
خلال الفترة: اعتمدها

الكشف الأول
بيان الايرادات والمصروفات والتغيرات
فى الاحتياطيات والأرصدة المالية
للفترة المالية المنتهية فى 31/12/1997
(مليون دولار)

الملاحظات المرفقة هي جزء أساسى من الكشوف المالية

الكشف الثانى
بيان الأصول والخصوم والاحتياطيات والأرصدة المالية
فى 31/12/1997
(مليون دولار)

الملاحظات المرفقة هي جزء أساسي من الكشوف المالية.
الكشف الثالث
بيان التدفق النقدى
خلال الفترة المالية المنتهية فى 31/12/1997
(مليون دولار)

الملاحظات المرفقة هي جزء أساسي من الكشوف المالية.
الكشف الرابع
حالة اعتمادات البرنامج العادى
فى الفترة المالية المنتهية فى 31/12/1997
(مليون دولار)

الملاحظات المرفقة هي جزء أساسي من الكشوف المالية.
ملاحظات على الكشوف المالية
1 - المنظمة

أنشئت منظمة الأغذية والزراعة فى 16 أكتوبر/تشرين الأول 1945 ومقرها الرئيسى موجود فى روما فى ايطاليا. وتهدف المنظمة الى الارتقاء بمستويات التغذية والمعيشة، وادخال تحسينات فى كفاءة انتاج جميع المنتجات الغذائية والزراعية وتوزيعها، وتحسين ظروف سكان الريف، وبالتالى الاسهام بتوسيع الاقتصاد العالمي وضمان تحرير الانسانية من الجوع.

ويعتمد برنامج عمل المنظمة (البرنامج العادي) من قبل مؤتمر الدول الأعضاء. وتمول اعتمادات الميزانية لهذا البرنامج بمساهمات سنوية على أساس تقديرات يضعها المؤتمر وتقدمها الدول الأعضاء والأعضاء المنتسبة، فى المنظمة. وتلغى الاعتمادات غير المستخدمة فى نهاية الفترة المالية وذلك باستثناء الاعتمادات المخصصة لبرنامج التعاون الفنى التى تظل متاحة لالتزاماته خلال الفترة المالية التى تلى الفترة التى خصصت لها الأموال عند التصويت.

أما المساهمات الطوعية لأغراض خاصة تتمشى مع سياسات المنظمة وأهدافها وأنشطتها فيجوز للمدير العام قبولها وتؤسس تبعاً لذلك حسابات الأمانة والحسابات الخاصة. كذلك تتلقى المنظمة أموالا فى اطار ترتيبات ما بين المنظمات مع برنامج الأمم المتحدة الانمائى للمشاركة كوكالة منفذة لمشروعات التعاون الفنى التابعة للبرنامج أو تعمل كوكالة تنفيذية للمشروعات التى يمولها البرنامج وتنفذها وكالات تنفيذية أخرى. وتشمل المساهمات والأموال الطوعية المتحصلة مدفوعات للتعويض عن تكاليف معينة تتعلق بالخدمات الفنية والتنظيمية والادارية (تكاليف الدعم) والتى تمثل جزء أساسيا من المشروعات الممولة من خارج الميزانية.

وتقدم المنظمة، بالاتفاق مع وكالات التمويل الرئيسية متعددة الأطراف المعنية بالزراعة، خدمات دعم الاستثمار فى اطار بعثات تمويلية مشتركة الى البلدان المعنية، حيث تتلقى المنظمة، مقابلها، استردادات على أساس نسبة معينة من التكاليف يتفق عليها. كذلك تقدم المنظمة خدمات فنية وتنظيمية وادارية لبرنامج الأغذية العالمي المشترك ما بين الأمم المتحدة ومنظمة الأغذية والزراعة على أساس استرداد التكاليف.

2 - موجز بأهم السياسات المحاسبية

الفترة المالية
الفترة المالية تتكون من سنتين تقويميتين متتاليتين.

أساس اعداد الكشوف المالية
يتم اعداد الكشوف المالية حسب قاعدة التكلفة االتاريخية وطبقا للمعايير المحاسبية المرعية.

الايرادات
تتقرر الايرادات عندما تصبح المنظمة مستحقة لها، باستثناء ما يلى:(أ) جزء من اشتراكات الدول الأعضاء يتعلق باعتمادات برنامج التعاون الفنى ويسجل كإيرادات مؤجلة عندما تستحق ويتحول الى ايرادات عندما تنفق المصروفات ذات العلاقة، (ب) المساهمات والأموال الطوعية التى تتلقاها المنظمة فى اطار الترتيبات المشتركة ما بين المنظمات وتتقرر بشأنها الايرادات على أساس تناسبي بحسب المرحلة التى استكملت من المشروع محسوبة على أساس ماصرف.

المصروفات
يعبر عن المصروفات كلما أنفقت باستثناء: (أ) العقود وأوامر الشراء التى تستطيع المنظمة طبقا للائحتها المالية أن تقرر أن مقابلها صرف على أساس تكلفة العقود أو أوامر الشراء التى التزمت بها، (ب) بعض مدفوعات نهاية الخدمة ومعاشات التقاعد التى تعامل على أساس مادفع نقدا.

المعدات والأثاث والمركبات
تدرج تكلفة المعدات والأثاث والمركبات فى المصروفات فى سنة شرائها.

العملات الأجنبية

يعبر عن الكشوف المالية بالدولار الأمريكي. أما الايرادات والمصروفات بعملات أخرى غير الدولار الأمريكي فتحول الى دولار وفقا لسعر الصرف الذى تحدده الأمم المتحدة الذى يقارب سعر السوق المطبق فى تاريخ المعاملات. وأما الأصول والخصوم بالعملات الأخرى غير الدولار الأمريكي فتحول الى الدولار بسعر الصرف الذى تطبقه الأمم المتحدة بتاريخ31/12/1997. وترحل فروقات سعر الصرف الى حساب الايرادات والمصروفات.

احتياطي الاشتراكات
الاشتراكات التى لا تحصل فى نهاية الفترة المالية يحتاط بشأنها بالكامل.

العقود الآجلة لشراء العملات
الأصول والخصوم التعاقدية فى عقود المنظمة الآجلة لشراء العملات وما يتصل بها من فروقات سعر الصرف غير المحققة تسجل فى الملاحظة الخاصة بذلك فى الحسابات.

الاستثمارات
تعرض الاستثمارات بالأقل من سعر التكلفة أو القيمة السوقية على أساس اجمالى محفظة الاستثمارات.

3 - التعديل فى طريقة عرض الحسابات

حرصا على اتباع المعايير المحاسبية المطبقة على نحو أفضل، عدلت المنظمة طريقة عرض حساباتها كما يلى:

(1) المساهمات لتكاليف الدعم والمصروفات المرتبطة بها

تقيد المساهمات لتكاليف الدعم فى الحساب العام والحسابات المتصلة به، كمساهمات طوعية وكأموال محصلة بموجب ترتيبات مشتركة بين الوكالات. وتقيد المصروفات على الحساب العام والحسابات المتصلة به بوصفها مصروفات البرنامج العادى. وكانت هذه الايرادات والمصروفات تقيد وتخصم فى الماضى، تحت عمود حسابات الأمانة وحساب برنامج الأمم المتحدة الانمائى. ونقل الرصيد الاستهلالى لتكاليف الدعم وقدره 1.9 مليون دولار، الى الحساب العام. ويتبدى صافى تأثير هذه التغييرات فى زيادة رصيد الحساب العام والحسابات المتصلة به بمبلغ 1.9 مليون دولار.

(2) الخطط المتعلقة بالموظفين

مدفوعات نهاية الخدمة والمدفوعات التعويضية
تقيد الايرادات المتحصلة عن الاستثمارات المخصصة للخطط المتعلقة بالموظفين (مدفوعات نهاية الخدمة والمدفوعات التعويضية) فى الايرادات المتنوعة. وكانت هذه الايرادات تبين، فى السابق، كزيادة فى الاستثمارات المعنية وأرصدة الحسابات ذات الصلة.

وتمثل الالتزامات للخطط المتعلقة بالموظفين المذكورة أعلاه، الالتزامات الاكتوارية بدلا من القيمة الدفترية للاستثمارات المخصصة. ويبين الانخفاض فى الأرصدة المعنية، كايرادات متنوعة. ويتبدى صافى تأثير التغييرات المذكورة فى زيادة رصيد الحساب العام بمبلغ 23.9 مليون دولار.

ويصنف رصيد المدفوعات التعويضية تحت الالتزامات باعتباره خطة متعلقة بالموظفين. وكان يصنف، فى السابق، كاحتياطى.

صندوق مدفوعات انهاء الخدمة
يبين رصيد صندوق مدفوعات انهاء الخدمة، الذى يدرج تحت الالتزامات باعتباره خطة متعلقة بالموظفين، تحت عمود الحساب العام والحسابات المتصلة به. وكان هذا الرصيد يعرض، فى السابق، تحت عمود حسابات الأمانة وحساب برنامج الأمم المتحدة الانمائى.

بلغت المصروفات 729.0 مليون دولار منها: 595.4 مليون دولار تتعلق باعتمادات الفترة 1996/1997(أنظر الكشف الرابع)، و44.1 مليون دولار تتعلق باعتمادات برنامج التعاون الفنى للفترة 1994/1995، و25.3 مليون دولار (فيما يتصل بالأنشطة الممولة بالمشاركة و 6.0 ملايين دولار وخدمات مقدمة و56.4 مليون دولار فيما يتعلق بتكاليف الدعم و 1.8 مليون دولار فيما يتعلق بالصندوق المتجدد للمطبوعات وهى مكونة مما يلى:

(ب)	حسابات الأمانة وبرنامج الأمم المتحدة الانمائى	1996/1997	1994/1995
	رواتب الموظفين	186.2	226.1
	موارد بشرية أخرى	17.6	17.4
	السفريات الرسمية	26.3	29.2
	نفقات التشغيل العامة	27.9	38.6
	شراء المعدات	97.6	100.5
	تكاليف الدعم	-	51.2
	تدريب	43.3	49.6
	عقود	33.0	30.3
	نثريات	1.1	1.4
		433.0	544.3
		162.0 1	224.3 1

بدءا من الفترة المالية الحالية، ستقفل كشوف عائدات حسابات السلف الميدانية استنادا الى سجلات السلف في نوفمبر/تشرين الثاني بدلا من سجلات السلف في ديسمبر/كانون الأول كما جرت العادة في السابق. ويقدر أن معالجة سجلات السلف في ديسمبر/كانون الأول 1997 ستترتب عليها مصروفات إضافية تبلغ مليون دولار تقريبا.

11 -	مخصص الاشتراكات	1996/1997	1994/1995
	فى 1/1/1996	213.2	151.4
	اشتراكات الدول الأعضاء (58.7)	62.9
	المساهمات النقدية الحكومية	1.3
		(58.7)	(64.2)
	مبالغ أخرى لم تعد مطلوبة	(0.5)	(2.4)
	فى 31/12/1997	154.0	213.2

12 -	الاستثمارات	1996/1997	1994/1995
	الحساب العام والحسابات المتصلة به:
	الصندوق الاحتياطى لنظام تعويض الموظفين	18.1	37.1
	خطة مدفوعات نهاية الخدمة	93.9	96.6
	الحساب العام	40.2	-
		152.2	133.7

تحتفظ شركة Northern Trust Company بالاستثمارات المذكورة أعلاه وتتولى Fiduciary Trust Company إدارتها نيابة عن المنظمة. وتشتمل الاستثمارات، وقدرها 152.2 مليون دولار، منها 13.6 مليون دولار يحتفظ بها نيابة عن برنامج الأغذية العالمي فيما يتصل بحصته من الاستثمار المخصص للخطط المتعلقة بالموظفين، و40.2 مليون دولار من الحساب العام (1994/1995: 8.2 مليون دولار) وتبلغ قيمتها السوقية 196.5 مليون دولار. يرجى الرجوع كذلك الى الملحوظة رقم 24.

14 -	حسابات قيد التحصيل	الحساب العام والحسابات المتصلة به	حسابات الأمانة وبرنامج الأمم المتحدة الانمائى	1996/997	1994/995
	سلف على المرتبات وسلف أخرى	14.7	4.0	18.7	16.4
	ودائع ومدفوعات مسبقة	0.8	0.0	0.8	0.9
	بقيةمنظمات الأمم المتحدة والمنظمات الأخرى غير التابعة للأمم المتحدة	8.2	0.6	8.8	9.3
	فوائد مستحقة	1.7	4.4	6.1	3.5
	حسابات أخرى	2.5	2.6	5.1	7.2
		27.9	11.6	39.5	37.3

15 -	اشتراكات سددت مقدما	1996/1997	1994/1995
	(أ) الحساب العام والحسابات المتصلة به: اشتراكات الدول الأعضاء	2.3	1.8
	(ب) حسابات الأمانة وبرنامج الأمم المتحدة الانمائي:
	(1) مساهمات طوعية	158.3	155.5
	(2) أموال تم تحصيلها بموجب ترتيبات مشتركة بين لمنظمات	(0.4)	2.5
		157.9	158.0
		160.2	159.8

16 - التزامات قائمة

تتضمن الالتزامات القائمة الالتزامات المتصلة بالتكاليف المنفقة على الخدمات الشخصية، وتكاليف العقود وأوامر الشراء التى أبرمت، فى 31 ديسمبر/كانون الأول 1997.

17 - الأرصدة بين الحسابات

تنشأ هذة الأرصدة، أساسا، من الصرفيات والتسديدات خلال مسار العمليات العادية للحساب العام نيابة عن حسابات الأمانة وبرنامج الأمم المتحدة الانمائى، والعكس صحيح.

19-	ايرادات مؤجلة	1996/1997	1994/1995
	فى 1 يناير/كانون الثانى 1996	44.1	35.4
	يضاف:مبلغ من تقديرات البرنامج العادى للفترة 1996/1997 يتعلق
	باعتمادات برنامج التعاون الفنى	85.5	82.3
	يطرح:المبلغ المحول الى الايرادات فيما يتعلق بالمصروفات المنفقة على:
	(1) اعتمادات برنامج التعاون الفنى للفترة 1994/1995	(44.1)	(35.4)
	(2) اعتمادات برنامج التعاون الفنى للفترة 1996/1997	(35.3)	(38.2)
	فى 31 ديسمبر/كانون الأول 1997	50.2	44.1

20 -	الخطط المتعلقة بالموظفين	1996/1997	1994/1995
	الحساب العام والحسابات المتصلة به
	حسابات ائتمانية للموظفين	11.4	10.9
	خطة مدفوعات نهاية الخدمة	93.9	93.9
	المدفوعات التعويضية	18.1	31.6
	صندوق مدفوعات نهاية الخدمة	2.0	8.4
		125.4	144.8

تشمل الالتزامات أعلاه مبلغ 13.6 مليون دولار مستحقة لبرنامج الأغذية العالمي فيما يتعلق بالاستثمارات التي تحتفظ بها نيابة عنه لغرض الخطط المتعلقة بالموظفين (13.3 مليون دولار لمدفوعات نهاية الخدمة و0.3 مليون دولار مدفوعات تعويضية).

حسابات استئمانية للموظفين
تمثل هذه الحسابات الأموال المتعلقة بتشغيل ترتيبات اشتراك الموظفين فى الرعاية الصحية والتأمين الصحى. وتستخدم الأموال فى الأغراض ذات الصلة مثل تسوية المطالبات الواردة بعد انتهاء مدة عقود الرعاية الصحية والتأمين الصحى.

مدفوعات نهاية الخدمة:
خطة مدفوعات نهاية الخدمة مستحقة لموظفى فئة الخدمة العامة فى المقر الرئيسى الذين يحق لهم أن يحصلوا على مدفوعات نهاية خدمة تعادل 1/13.5 من المرتب السنوى عن كل سنة خدمة تنتهى بعد 1 يناير/كانون الثانى 1975. وتخضع خطة مدفوعات نهاية الخدمة لاستعراض اكتواري للتأكد من الالتزامات المالية وتحديد نمط للاشتركات. وأسلوب التقييم المتبع هو أسلوب اسقاطات تكلفة الوحدة. وفيما يلى تفاصيل التقييم الاكتوارى الأخير الذى تم فى 31 ديسمبر/كانون الأول 1997:

المدفوعات التعويضية
تستحق المدفوعات التعويضية للموظفين (ومن يعولونهم) في حالات الوفاة أو الاصابة أو المرض بسبب أداء المهام الرسمية، ويكمل، في حالات معينة، معاشات العجز والورثة التي يقدمها الصندوق المشترك للمعاشات التقاعدية لموظفي الأمم المتحدة. وتخضع المدفوعات التعويضية لاستعراض اكتواري لتحديد الالتزامات والتوصية بمعدل الاشتراكات. وأسلوب التقييم المتبع هو طريقة تكلفة السنة الواحدة وتفاصيل آخر استعراض تم في 31 ديسمبر/كانون الأول 1997 كما يلي:

الرعاية الصحية بعد انتهاء الخدمة
توفر الرعاية الصحية بعد انتهاء الخدمة تغطية في جميع أنحاء العالم فيما يتصل بالمصروفات الطبية الضرورية للموظفين السابقين المستحقين ومن يعولونهم. وتخضع الرعاية الصحية بعد انتهاء الخدمة لاستعراض اكتواري لتحديد الالتزامات ذات الصلة ومعدلات الاشتراكات. وأسلوب التقييم المتبع هو طريقة اسقاطات الوحدة الائتمانية. وفيما يلي تفاصيل آخر استعراض تم في 31 ديسمبر/كانون الأول 1997:

مدفوعات نهاية الخدمة
مدفوعات نهاية الخدمة تتعلق بدفع قيمة الاجازة السنوية المتراكمة، ومنحة العودة الى الوطن، وتعويض نهاية الخدمة، وتكاليف السفر للعودة الى الوطن، ونقل الأمتعة المنزلية الخاصة بجميع الموظفين المستحقين. وتخضع مدفوعات نهاية الخدمة لاستعراض اكتواري لتحديد الالتزامات ذات الصلة وطريقة التقييم هي طريقة التكلفة التجميعية. وفيما يلي تفاصيل آخر تقييم أجرى في 31 ديسمبر/كانون الأول 1997:

وتعرض التزامات مدفوعات انهاء الخدمة فى جزء منها (مليونى دولار) تحت صندوق مدفوعات إنهاء الخدمة المشار اليه أعلاه. وتقيد لحساب الصندوق الاشتراكات والفوائد الناشئة عنها، وتخضع لاستعراض دورى لأجل تعديل معدلات تمويل الاشتراكات. وتناقش الملحوظة 24 أدناه الجزء الذى لم يعرض.

المعاشات التقاعدية
المنظمة عضو في الصندوق المشترك للمعاشات التقاعدية لموظفي الأمم المتحدة الذى أنشأته الجمعية العامة للأمم المتحدة لتوفير معاشات الاحالة الى التقاعد ومعاشات الوفاة والاعاقة والمستحقات ذات الصلة لموظفي المنظمات الأعضاء. والصندوق من النوع محدد المنافع ويكون التزام المنظمة مقصورا على الاشتراكات المحددة في الصندوق. وكان المبلغ المقيد كإنفاق يتعلق بالاشتراكات في الفترة المالية كما يلي:

21 -	صندوق راس المال العامل	1996-1997	1994-1995
	فى 1 يناير/كانون الثانى 1996	0.7	19.2
	متحصلات من الدول الأعضاء	-	0.5
	صافى تحويلات من (الى) الحساب العام في 31 ديسمبر/كانون الأول 1997	(0.7) --	(19.0) 0.7

الغرض من صندوق راس المال العامل هو تقديم سلف نقدية واجبة الرد الى الحساب العام من أجل تمويل المصروفات المذكورة فى الميزانية الى حين ورود الاشتراكات الى الميزانية؛ وتمويل المصروفات الطارئة التى لاتغطيها الميزانية الجارية، وتقديم القروض للأغراض التى قد يجيزها المجلس فى حالات معينة. ويبلغ المستوى المصرح به لصندوق رأس المال العامل 25 مليون دولار وفقا لقرار المؤتمر 15/91 والذى سدد منه مبلغ 23.7 مليون دولار.

الغرض من حساب الاحتياطى الخاص هو حماية برنامج عمل المنظمة من آثار التكاليف الاضافية غير المدرجة فى الميزانية والناشئة عن التقلبات السلبية فى العملات والاتجاهات التضخمية غير المدرجة فى الميزانية. وقد حدد قرار المؤتمر 13/81 المستوى المرخص به لحساب الاحتياطى الخاص بنسبة 5 فى المائة من ميزانية العمل الفعلية للفترة المالية التالية. وتقيد فى حساب الاحتياطى الخاص المكاسب والخسائر الصافية الخاصة بالعملات علاوة على فروق العملات فيما يتعلق بالتكاليف العامة للموظفين. وتمثل فروق العملات فيما يتعلق بالتكاليف العامة للموظفين الفرق بين تكاليف الموظفين المعبر عنها بالدولار الأمريكي بالأسعار المستخدمة فى حساب الميزانية للفترة المالية (1 دولار = 1600 ليرة) والأسعار التشغيلية للأمم المتحدة وقت السداد.

24 - مستحقات غير مسجلة عند نهاية الخدمة والتقاعد

بالنسبة لبعض مستحقات نهاية الخدمة غير المدرجة في صندوق مدفوعات نهاية الخدمة (بدل الاجازة السنوية المتراكمة، منحة العودة الى الوطن، منحة السفر للعودة الى الوطن ونقل الأمتعة، تعويضات نهاية الخدمة، منحة حالة الوفاة) والرعاية الصحية بعد انتهاء الخدمة، تعمل المنظمة على تحمل المصروفات بالمبلغ المدفوع خلال الفترة المالية. وفي 1/12/1997، بلغت الالتزامات التقديرية غير المسجلة فيما يتعلق بالرعاية الصحية بعد انتهاء الخدمة ومدفوعات نهاية الخدمة نحو 20.4 مليون دولار و 195.1 مليون دولار على التوالي.

25 - التزامات طارئة

تلقت المنظمة من بلدية روما تقديرات لضريبة جمع القمامة لعام 1995 بمبلغ 1.1 مليون دولار بمعادل القيمة بالليرة وهو ما يمثل زيادة قدرها 425 في المائة عن السنة الماضية. وأبلغت المنظمة، بمذكرة شفهية بتاريخ يونيو/حزيران 1995، الممثل الدائم لايطاليا باستحالة قبول هذا الطلب نظرا للاعتبارات القانونية والمالية معا. وفي 1997، بلغت تقديرات ضريبة القمامة المستحقة على المنظمة 3.2 مليون دولار نظرا لأن هناك 0.9 مليون دولار دفعت بالفعل. وتلتزم المنظمة قانونا بموجب أحكام المعاهدات ذات الصلة، بدفع نسبة من ضريبة جمع القمامة تقابل تكاليف الخدمات المقدمة. ومن ثم، والى حين التوصل الى اتفاقية مع جميع الأطراف المعنية، فإن أى مبلغ تفرضه بلدية روما مقابل ما يقدم من خدمات القمامة يشكل التزاما طارئا على المنظمة.

26 - العقود الآجلة لشراء العملات
فى نوفمبر/تشرين الثاني 1997 دخلت المنظمة فى عقد آجل لشراء متطلباتها من الليرة الايطالية للفترة المالية 1998/1999. ويقدر الالتزام الكلى بموجب هذا العقد بمبلغ 288 مليون دولار تدفع على أقساط بمعدل 12 مليون دولار كل شهر ابتداء من يناير/كانون الثانى 1998 الى ديسمبر/كانون الأول 1999. وعلى أساس سعر الصرف التشغيلى للأمم المتحدة فى 31 ديسمبر/كانون الأول 1997 (1 دولار = 1720 ليرة) يصل المكافئ الدولارى لمبلغ الليرة الايطالية الذى ينبغى شراؤه، الى 282 مليون دولار.

27 - بيانات أخرى

المعدات والآثاث والمركبات
بلغت القيمة التاريخية لما أهلك بالكامل من المعدات والآثاث والمركبات فى نهاية الفترة المالية كما يلي:

جدول الاشتراكات المقدرة المستحقة للبرنامج العادى

فى 31 ديسمبر/كانون الأول 1997
(بالدولار الأمريكى)

بيان المحتويات

	الفقرات
مقدمة	1
نطاق المراجعة	2 - 5
استعراض شؤون الادارة	6 - 7
التوصيات السابقة	8
الموجز
الشؤون المالية	9 - 23
شؤون الادارة	24- 26
التقرير المفصل
الشؤون المالية
نموذج الكشوف المالية	27
المركز المالى للمنظمة	28- 37
النقدية والاستثمارات	38- 45
تكاليف الدعم	46- 49
مراجعة المعاملات الميدانية	50
حسابات الاستحقاق والقبض	51- 52
الالتزامات المتعلقة بالعاملين	53- 55
برنامج Telefood	56- 57
شؤون الادارة	58
الاستعاضة عن نظامى ادارة شؤون العاملين والادارة المالية	59- 66
اللامركزية	67- 72
شكر وتقدير	73

مقدمـــة

1 - راجعت هيئة مكتبنا الكشوف المالية لمنظمة الأغذية والزراعة عن الفترة 1/1/1996 الى 31/12/1997 التى قدمها المدير العام وفقا للمواد 10-3 و 10-4 و 11-5 من اللائحة المالية للمنظمة.

نطاق المراجعة

2 - يتحدد نطاق المراجعة وفقا للمادة 12 من اللائحة المالية للمنظمة وأيضا وفقا للصلاحيات الاضافية لتنظيم المراجعة الخارجية الملحقة بتلك المادة.

3 - سارت عملية المراجعة وفقا للمعايير الموحدة للمراجعة لمجلس المراجعين الخارجيين للأمم المتحدة والوكالات المتخصصة والوكالة الدولية للطاقة الذرية. وتتطلب هذه المعايير تخطيط عملية المراجعة وتنفيذها بحيث يمكن الحصول على تأكيد معقول بأن الكشوف المالية للمنظمة خالية من أى خطأ جسيم. والمسؤول عن اعداد هذه الكشوف المالية هو المدير العام، ونحن مسؤولون عن ابداء رأينا فيها.

4 - شملت المراجعة، على أساس الاختبار، فحص المستندات المؤيدة للبيانات الواردة فى الكشوف المالية. كذلك شملت هذه المراجعة تقييم المبادىء المحاسبية المطبقة، والالتزام بالتفويض القانونى فضلا عن تقييم العرض العام للكشوف المالية.

5 - وقد استطعنا من هذه المراجعة اصدار رأينا فيما يتعلق بالكشوف المالية وهو الرأى المبين فى الصفحة (3).

استعراض شؤون الادارة

6 - بالاضافة الى مراجعة الحسابات استعرضت هيئة مكتبنا شؤون الادارة فيما يتعلق بمسألتى السياسات التاليتين: (أ) تطبيق اللامركزية على العمليات ونقلها الى المكاتب الإقليمية، (ب) وشراء نظم جديدة لادارة شؤون العاملين والشؤون المالية لتحل محل نظامى FINSYS/PERSYS الحاليين. ويتضمن التقرير الحالى الاستنتاجات التى خلص اليها الاستعراضين.

7 - وفى عامى 1997 و 1998 زارت هيئة مكتبنا أربعة مكاتب إقليمية وخمسة مكاتب قطرية فى أمريكا اللاتينية وأفريقيا وأوروبا وآسيا لاجراء مراجعات ادارية ومالية لمكاتب المنظمة وعدد من المشروعات. وبعد انتهاء هذه الزيارات قدمنا ملاحظاتنا وتوصياتنا منفصلةالى المدير العام. كما أن هذه الملاحظات والتوصيات مدرجة فى هذا التقرير كلما كان ذلك مناسبا.

التوصيات السابقة

8 - كذلك يتضمن هذا التقرير تعقيبات على الاجراءات التى اتخذت استجابة للتوصيات الواردة فى التقارير السابقة، عندما تكون المسائل مهمة الى حد يبرر استرعاء انتباه الدول الأعضاء اليها. وقد وردت هذه التعقيبات فى الأجزاء التى تتعلق بها.

الموجــــز

الشؤون المالية

نموذج الكشوف المالية

9 - تمشيا مع توصياتنا السابقة ومع المعايير المحاسبية السارية، أدخلت المنظمة عددا من التغييرات فى سياساتها المحاسبية وطرق عرض الكشوف المالية، بحيث تعكس على نحو أفضل طابع العمليات ومركز المنظمة فى نهاية الفترة المالية. (الفقرة 27).

المركز المالى للمنظمة

10 - تحسن المركز المالى للمنظمة بشكل ملحوظ خلال الفترة المالية. وبلغ صافى زيادة الايرادات على المصروفات 96 مليون دولار بالمقارنة مع صافى عجز قدره 58 مليون دولار فى الفترة المالية 1994-1995. ونشأ ذلك، فى الأساس، عن الايرادات المتولدة عن الاستثمارات والتحسن فى تحصيل الاشتراكات. (الفقرتان 28 و 29).

خطة الخصم أو التشجيع على تسديد الاشتراكات فى وقت مبكر

11 - زادت تكاليف الفرصة البديلة من خسائر الايرادات للمنظمة نتيجة تطبيق هذه الخطة، من 2.3 مليون دولار في 1994-1995 الى 3.4 مليــون دولار في 1996-1997. وللحــد من تأثــيرات هذه الخطــة، وافق المؤتمر على اقتراح المدير العام بأن يجعل نسبة الخصم متناسبة مع درجة الاسراع فى تسديد الاشتراكات فى مستهل كل سنة. (الفقرة 31)

صندوق التسويات الضريبية

12 - ينبغى تخفيض المبالغ المقيدة لحساب الدول الأعضاء من صندوق التسويات الضريبية حسب الضرائب التى تسددها المنظمة لمواطنى هذه الدول. ولم يكن ذلك الإجراء مطبقا دائما. ونوصى بأن ينفذ التسوية الضرورية مع الدول الأعضاء المعنية. (الفقرة 32)

تنفيذ الميزانية

13 - تقدر الوفورات من الوظائف الشاغرة بنحو 40 مليون دولار فى 1996-1997. ومن هذا المبلغ، أدرجت 12.5 مليون دولار فى الميزانية من خلال منهجية عامل إنقضاء الوقت، واستخدمت قرابة 27 مليون دولار لتغطية تكاليف الموظفين غير المدرجة فى الميزانية. (الفقرة 33)

إتفاقيات أسعار صرف العملات

14 - كانت المنظمة على صواب فى استمرارها، خلال 1996-1997، على سياساتها المتعلقة بحماية تقديراتها من تأثيرات تقلبات العملات، وذلك من طريق إتفاقيات الشراء المؤجل. بيد أن المنهجية الحالية لاعداد التقارير عن تأثيرات التغييرات فى معدلات أسعار الصرف تبدو معقدة وقاصرة ومتحيزة. ونوصى باستعراض هذه السياسات لأجل تبسيطها لجعلها أكثر شمولية وتتيح التمييز، بشكل أفضل، بين المكاسب والخسائر فى أسعار الصرف المتحققة وغير المتحققة. (الفقرات من 34 الى 36)

الإلتزامات القائمة

15 - أمكن التحكم فى 1997 فى مستوى الالتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية. بيد أنه من الممكن تحسين الأوضاع فيما يتعلق بمصروفات الأقسام الفنية والمكاتب الميدانية. ونوصى بأن تنظر المنظمة فى امكانيات تطبيق معايير تلقائية من شأنها أن تبسط بقدر كبير الاقرار بصحة الإلتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية. (الفقرة 37).
النقدية والاستثمارات

16 - فى 31/12/1997، كان لدى المنظمة 992 مليون دولار يحتفظ بها فى حسابات جارية وحسابات ودائع. ولوحظ انخفاض عدد الحسابات المصرفية فى المقر الرئيسى وفى الميدان. بيد أن الفصل ظل قائما بين الحسابات المصرفية حسب الأموال، كما لم يتم تحويل الاجراءات اليدوية العتيقة فى المراقبة والتسوية المصرفية، الى نظام الحاسوب حسبما كان مقررا. كذلك لم تخضع الشروط المصرفية الحالية لاعادة تفاوض منتظمة مع المصارف الرئيسية التى تتعامل معها المنظمة. (الفقرات 38 الى 41)

17 - ولوحظ، فيما يتعلق بالاستثمارات قصيرة الأجل، اصدار خطوط توجيهية جديدة. ولكن يبدو أن المنظمة لم تحقق التنظيم الكامل بعد لكى تدير أموالها النقدية بصورة مهنية. وأشير على المنظمة بأن تسند ادارة استثماراتها قصيرة الأجل الى مدير خارجى. وينبغى بحث هذا الاقتراح بما يستحق من عناية واهتمام. (الفقرتان 42 و 43)

18 - وفيما يتعلق بالاستثمارات طويلة الأجل، فلقد اتخذت المنظمة الاجراء المناسب بفصلها، في عام 1997، بين مهام الادارة والحراسة. كما أشير عليها بأن تسند مسؤولية أصولها طويلة الأجل الى مديرين للأموال بدلا من مدير واحد كما هو الحال الآن، وعلى إنشاء لجنة فعالة للاستثمارات تضع السياسات المتعلقة بكل من الأصول قصيرة الأجل وطويلة الأجل، وكذلك الاشراف على المدراء الخارجيين. ونحن نتفق مع هذه التوصية. (الفقرتان 44 و 45)

تكاليف الدعم

19 - استجابة للقيود المالية والانخفاض في الاشتراكات الطوعية للأنشطة الميدانية، والتى أدت الى مزيد من إنخفاض الايرادات من خارج الميزانية، طبقت المنظمة فئات مختلفة من تكاليف الدعم التى تحصل على الموارد المخصصة للمشروعات الميدانية. وتقيد عائدات هذه الرسوم للحساب العام للمنظمة تعويضا عن الخدمات المقدمة. وتطبق الآن إثنتى عشرة فئة مختلفة من فئات تكاليف الدعم، مع أسس قانونية مختلفة وطرق تقدير مختلفة. وقد أفضت هذه الكثرة الى خلق ارتباك فى الأعمال المحاسبية لهذه التكاليف وما يقابلها من عائدات. كما أدى ذلك الى جعل الغرض العام من هذه السياسات وإمكانية قياسها غير واضحة. ونوصى بأن يطلب من الأمانة أن تعد اطارا شاملا، وإن يكن مبسطا بقدر أكبر، لترتيبات تكاليف الدعم يحدد الغرض الذى سيتحقق من خلال عدد محدود من هذه الخطط تطبق بصورة مباشرة. (الفقرات 46 الى 49)

مراجعة المعاملات الميدانية

20 - قدرت المنظمة اجراء عمليات مراجعة شهرية للمصروفات الميدانية، يتولاها مراجعون خارجيون محليون. وشملت هذه الترتيبات، خلال 1996-1997، ثمانية وسبعين مكتبا ميدانيا. بيد أن تنفيذ برنامج المراجعة عانى من عدد من أوجه القصور، بما في ذلك عدم إستغلال تقارير المراجعين على نحو كاف. وحرصا على أن تساعد عمليات المراجعة المحلية فى دعم الهيكل اللامركزى للمحاسبة بتكاليف معقولة، فإننا نوصى بتطويل الوتيرة الدورية للتقارير، وأن يلزم المراجعون بتقديم التأكيدات بأن المعاملات المحلية تمتثل للتراخيص والاجراءات المالية لدى المنظمة. (الفقرة 50)

حسابات الاستحقاق والقبض

21 - تمت فى 1997 عملية تصفية هامة لحسابات الاستحقاق والقبض. بيد أن هيئة مكتبنا لاحظت أن هناك عددا من المشكلات الاجرائية وفى النظم التى تجعل من الصعب على المنظمة تصفية حسابات الاستحقاق والقبض بصورة منتظمة. ونوصى بأن يجرى، فى إطار تركيب برامج الحاسوب المالية والمحاسبية الجديدة، إستعراض للاجراءات المحاسبية والتنظيمية تعيد المعاملات لحسابات الاستحقاق والقبض بغرض جعلها سهلة من حيث الرقابة وواضحة خلال الفترة المالية بأكملها. (الفقرتان 51 و 52)

الإلتزامات المرتبطة بالعاملين

22 - بدأت المنظمة فى تطبيق سياسات جديدة، نتفق معها، فيما يتصل ببيان الإلتزامات التى تقر بها تجاه الموظفين، وإعداد التقارير عنها. ولقد أفضت هذه السياسات الى الإبلاغ عن التزامات مستحقة بقيمتها الاكتوارية، وبيان الاستثمارات النظيرة بإعتبارها استثمارات المنظمة، وتقييد الايرادات الناشئة عن هذه الاستثمارات للحساب العام. علاوة على ذلك، وإعتبارا من الفترة المالية القادمة، ستبدأ المنظمة فى تمويل إلتزاماتها غير المستحقة فيما يتعلق بمستحقات نهاية الخدمة. ونوصى بأن يكون بيان نصيب برنامج الأغذية العالمى من خطة مدفوعات إنهاء الخدمة، يتفق مع السياسات المعلنة، وأن يتم استعراض الغرض من صندوق مدفوعات نهاية الخدمة وتشغيله. (الفقرات 53 الى 55)

برنامج Telefood

23 - حتى 31/12/1997، أمكن جمع مليونى دولار من عملية برنامج Telefood التى بدأت فى خريف 1997. وبلغت تكاليف وضع هذا البرنامج التلفزيونى والاعلان عنه دعما لهذه العملية، 1.2 مليون دولار مولتها الجهات الراعية فى القطاع الخاص. (الفقرتان 56 و 57)

شؤون الادارة

الاستعاضة عن نظامى ادارة شؤون العاملين والشؤون المالية

24 - قررت المنظمة، فى 1995، الاستعاضة عن نظامى ادارة الشؤون المالية وشؤون العاملين الموصى بهما، ليحل محلهما حزمة برامج للحاسوب تجارية "مجربة وناجحة". وينتظر أن يصبح النظامان قيد التشغيل فى 1/1/1998 بتكلفة تبلغ 8 ملايين دولار. وينتظر، فى الوقت الحاضر، أن يبدأ تشغيل صيغة مصغرة من المشروع الأصلى، فى 1999 وبتكلفة قدرها 17 مليون دولار (بإستثناء تكاليف موظفى المنظمة). ووصلت المصروفات فى 31/12/1997 مبلغ 10.6 ملايين دولار. (الفقرة 59)

25 - وهناك عدة عوامل ساهمت فى هذه التطورات:

(أ) العجلة التى تم بها ابرام العقود فى نهاية عام 1995 سعيا الى ألا يؤدى انقضاء تراخيص الميزانية، الى تحديد غير واف لاحتياجات الأعمال، والأهم من ذلك التقليل فى تقدير الفجوة ما بين ما قد تحققه برامج الحاسوب واحتياجات المنظمة. والآن، وبمعرفة ما حدث بالفعل، يبدو أن تقليص الفترة الزمنية قبل توقيع العقد لتلبية الموعد المحدد في الميزانية بنهاية عام 1995، قد ترتبت عليها نتائج معاكسة بالنسبة للتنفيذ العام للمشروع.

(ب) ومن أسباب الصعوبات الأخرى التى واجهت تنفيذ المشروع أن هيكل ادارة المشروع أخفق فى تقديم التوجيه الفعال. وكان لابد من اعادة تنظيم فريق الادارة فى فبراير/شباط 1997، بتعيين مدير جديد للمشروع وإخضاع الموظفين الرئيسيين للمساءلة فيما يتعلق بتسليم عناصر النظامين التى يتولون مسؤوليتها. بيد أن توافر ما يلزم من موظفين ظل مشكلة رئيسية حتى أبريل/نيسان 1998، عندما ألحق خمسة من الموظفين، بشكل متفرغ، بالمشروع. وفى ذات الوقت استعيض عن لجنة التوجيه السابقة لتحل محلها لجنة خاصة مقيدة تتميز بفعالية أكبر ويرأسها المدير العام.

(جـ) وأخيرا، ثبت أن الحزمة المشتراة لم تختبر أو تجرب على نحو كامل، ومن ثم عانت المنظمة من التأخيرات فى تسليم الصيغ المستكملة من النماذج الرئيسية لبرامج الحاسوب.

وإجمالا، يبدو أن من الضرورى، فى حالات المشروعات الموحدة المعقدة من هذا النمط، أن تحدد المسؤوليات والمساءلة بشكل جيد منذ البداية، وأن تتاح خدمات الموظفين الأكفاء ليعملوا كفريق، وأن يستند تنفيذ المشروع الى إستراتيجية تغيير محددة المعالم بصورة وافية. (الفقرات 60 الى 66).

تطبيق اللامركزية

26 - كان تطبيق اللامركزية على الأنشطة التنفيذية بتحويلها الى المستوى الإقليمي من المهام الرئيسية للفترة المالية، والتى أنجز معظمها وقت إعداد هذا التقرير. وزارت هيئة مكتبنا أربعة من المكاتب الإقليمية الخمسة لأجل استعراض تطبيق هذه السياسات. ويبدو أن هناك فجوة بين المسؤوليات المتزايدة التى ألقيت على عاتق المدير العام المساعد فى المكتب الإقليمي، والسلطات التى فوضت له والموظفين والنظم الاعلامية والمالية التى وضعت تحت تصرفه للقيام بهذه المسؤوليات. وفى حين أن اللامركزية تنطوى على تفويض قدر كبير من السلطات للمدراء العامين المساعدين فى المكاتب الإقليمية، فإن نطاق هذه السلطات وأشكالها لم تحدد بصورة واضحة. ونوصى بأن تضع المنظمة تفويض السلطات للممثلين الإقليميين فى صورة نهائية وعلى أسس رسمية. علاوة على ذلك، ومن وجهة النظر التنفيذية، فإن عدم الالتقاء على نحو كاف بين النظم المالية المتبعة فى المقر الرئيسى وتلك المطبقة فى المكاتب الإقليمية ترتب عليه حدوث بعض الارتباك، وإضاعة الوقت فى تسجيل القيود وتسويتها ومراجعتها، إضافة الى تصاعد مخاطر الأخطاء. ومما زاد من تفاقم هذه الصعوبات، التأخير فى التوظيف على نحو كاف فى المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية. وفى فهمنا أن الأوضاع ستتحسن مع تنفيذ النظم المالية الموحدة الجديدة. (الفقرات 67 الى 72).
التقرير المفصل

الشؤون المالية

نموذج الكشوف المالية

27 - تمشيا مع توصياتنا السابقة ومع المعايير المحاسبية السارية، أدخلت المنظمة التغييرات التالية فى سياساتها المحاسبية وطريقة عرض الكشوف المالية للفترة 1996-1997:

- تبين المساهمات لتغطية تكاليف الدعم كإيرادات للحساب العام والحسابات ذات الصلة، وتظهر تحت عنوان "مساهمات طوعية" (تكاليف الدعم التى تحصل على التبرعات لحسابات الأمانة) وتحت عنوان "الأموال المحصلة بموجب الترتيبات المشتركة بين المنظمات" (تكاليف الدعم التى تحصل على مساهمات برنامج الأمم المتحدة الإنمائى)، وتبين المصروفات ذات الصلة كمصروفات فى إطار البرنامج العادى، ونتيجة هذه التغييرات أدمجت ايرادات ومصروفات تكاليف الدعم فى رصيد الحساب العام والحسابات المتعلقة به ولم تعد تظهر كاحتياطى،

- تبين جميع الاستثمارات كإستثمارات للمنظمة، مع الكشف عن التوزيع الملائم لهذه الإستثمارات فى الملحوظات المصاحبة للكشوف المالية (أنظر الملحوظة 12)،

- تبين الايرادات العائدة للمنظمة من إستثماراتها كإيرادات للحساب العام والحسابات المتعلقة به، وتأثيرات صافى فائض الايرادات على المصروفات،

- تنسق القيمة الدفترية للإستثمارات المخصصة لتمويل الإلتزامات المستحقة بموجب خطط محددة متعلقة بالموظفين، مع الإلتزامات النظيرة التى يحددها الاكتوارى. ولما كان هذا التنسيق قد أجرى للمرة الأولى فى الفترة المالية 1996-1997، فإن القيمة الدفترية للإستثمارات تتجاوز الإلتزامات الاكتوارية المؤثرة على صافى فائض الايرادات على المصروفات، وكذلك على رصيد الحساب العام كما ورد بيانه فى الملحوظة 3 المصاحبة للكشوف المالية. ويرد أدناه تعليقات أخرى على النتائج الأخرى لهذا التغيير الهام فى سياسات ادارة الخطط المتعلقة بالموظفين. (أنظر الفقرات 53، 54 و 55).

المركز المالى للمنظمة

28 - تحسن المركز المالى للمنظمة بصورة ملحوظة خلال الفترة المالية: ووصل صافى فائض الايرادات على المصروفات بلغ مبلغ 96.1 مليون دولار بالمقارنة مع صافى عجز قدره 58 مليون دولار للفترة المالية 1994-1995. ويرجع هذا فى الأساس الى عاملين:

- صافى الزيادة فى الايرادات المتنوعة الناشئة عن التغيير فى السياسات المذكور أعلاه (قيدت للحساب العام الايرادات العائدة من الإستثمار ومن الإستثمارات التى تتجاوز الإلتزامات المتعلقة بالموظفين)،

- والتحسن فى تحصيل الإشتراكات حسبما يرد تفصيله أدناه (أنظر الفقرة 30).

29 - بيد أن هذه التحسينات لم تتح تسديد السلفيات من رأس المال العامل وحساب الإحتياطى الخاص التى ثبت أنها ضرورية لفترات طويلة خلال الفترة المالية. ووصلت أرصدة كلا حساب رأس المال العامل وحساب الإحتياطى الخاص نقطة الصفر فى 31/12/1997. وبلغت مديونية الحساب العام تجاه صندوق رأس المال العامل والاحتياطى الخاص فى ذلك التاريخ، 23.7 مليون دولار و 32 مليون دولار على التوالى. ويمثل هذا تدهورا فى الأوضاع لأنه جاء فى نهاية عام 1995 حيث بلغت هذه المديونية 43 مليون دولار (23 مليون دولار: حساب رأس المال العامل، 20 مليون دولار: حساب الاحتياطى الخاص). ورحلت هذه الزيادة فى الدين الى الفترة المالية 1998-1999.

الاشتراكات

30 - على الرغم من أن الاشتراكات المتحصلة للبرنامج العام ظلت على ارتفاعها وينبغى أن تكون مبعثا للقلق، فإنها انخفضت من 195.4 مليون دولار فى 31/12/1995، الى 136.7 مليون دولار فى 31/12/1997. ويرجع هذا الانخفاض كله تقريبا الى المدفوعات من جانب واحد من البلدان التى تدفع أكبر الاشتراكات والتى بلغت 58.7 مليون دولار.

وزادت نسبــة تقديرات الاشتراكات الحالية التى سددت فى 31 ديسمبر/كانون الأول من هذا العام، من 70.8 في المائة فى 1995 الى 93 فى المائة فى 1996، و 96 فى المائة فى 1997. وكانت هناك 70 دولة عليها متأخرات فى تسديد اشتراكاتها المقدرة. وتجاوزت المتأخرات لثمانية منها مليون دولار، حيث عادلت مجتمعة 92.5 فى المائة من إجمالى المتأخرات. وزاد عدد الدول الأعضاء التى ستواجه مشكلات محتملة فى حقوق التصويت، من 16 دولة فى نهاية عام 1995 الى 21 دولة فى نهاية 1997.

وكانت هناك اشتراكات قيد التحصيل فيما يتعلق بحساب رأس المال العامل (1.6 مليون دولار) وحساب الاحتياطى الخاص (11 مليون دولار) والمساهمات النقدية من الحكومات لتغطية تكاليف تشغيل مكاتب المنظمة (4.7 مليون دولار).

خطة الخصم لتشجيع تسديد الاشتراكات فى وقت مبكر

31 - طبقت خطة الخصم لتشجيع تسديد الاشتراكات المقدرة فى وقت مبكر، على أساس التجربة، فى 1/1/1993. وزادت تكاليف الفرصة البديلة فى خسائر المنظمة من العائدات، والناشئة عن تطبيق هذه الخطة، من 2.3 مليون دولار فى 1994-1995 الى 3.4 مليون دولار فى 1996-1997. ونشأ ذلك، فى الأساس، من تسديد اشتراك واحد كبير فى نهاية مارس/آذار 1997. وفى نوفمبر/تشرين الثاني 1997 وافق المؤتمر على اقتراح المدير العام بتطبيق طرق جديدة لحساب الخصم للتسديد المبكر إعتبارا من 1/1/1998. وبناء على هذا التعديل، ستكون نسبة الخصم المطبقة متناسبة مع التبكير فى التسديد خلال الربع الأول من السنة التى تستحق عليها الاشتراكات.

صندوق التسويات الضريبية

32 - تسدد للموظفين الضرائب القطرية على الدخل المتحصل من المنظمة، وتقيد على الدول الأعضاء المعنية من خلال صندوق التسويات الضريبية. وبينت المراجعة أن هناك دولتين عضوين لم تقيد عليهما المبالغ على نحو واف، وواحدة منهما لمدة سنوات عديدة. وهذه المصروفات غير الصحيحة التى تقيد على الميزانية العادية للمنظمة هى صغيرة الحجم. بيد أننا نوصى بإبرام الإتفاقيات الضرورية مع الدول الأعضاء المعنية بغرض تخفيض المبالغ المقيدة لحسابهم من صندوق التسويات الضريبية بذات القدر من مبالغ تسديد الضرائب لمواطنيهم.

تنفيذ الميزانية

33 - كان برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 1996-1997 الذى إعتمده المؤتمر، يقل بشكل كبير عن الميزانية المقترحة ومن ثم عرضت وثيقة معدلة على لجنتى البرنامج والمالية خلال مايو/أيار 1996. وفى هذا السياق، ثبت أن من الصعب وضع تقديرات مفصلة للأموال الفعلية مقابل التقديرات. غير أنه يمكن إيجاز الجوانب الرئيسية لتنفيذ الميزانية على النحو التالى:

- بالنسبة للتكاليف غير المتعلقة بالموظفين كان هناك إجمالا توازن بين المصروفات التى تتجاوز التقديرات فى الميزانية وتلك التى تقل عن التقديرات،
- ولكن، حرصا على البقاء ضمن حدود سقف المصروفات البالغ 650 مليون دولار، كان لابد للمنظمة من استيعاب مبلغ نحو 27 مليون دولار من تكاليف الموظفين غير المدرجة فى الميزانية، وذلك أساسا من خلال المحافظة المتعمدة على وظائف شاغرة فى الميزانية العامة والتى أسفرت، بدورها، عن تأجيل أو تخفيض، أو الالغاء الكلى لمختلف العناصر البرامجية.

وشملت مصروفات الموظفين غير المدرجة فى الميزانية تكاليف الموظفين فى الوظائف الملغاة الى حين إعادة التوزيع أو إجراء آخر (7.1 مليون دولار)، التكاليف الفعلية المتعلقة بالموظفين التى تحملتها المنظمة وتتجاوز التكاليف المعيارية المدرجة فى الميزانية (13 مليون دولار، بما فى ذلك نتائج الحكم الصادر عن المحكمة الادارية التابعة لمنظمة العمل الدولية بإعادة عامل اللغة فى مرتبات موظفى الخدمات العامة)، وتكاليف تزيد عما كان متوقعا فيما يتصل بتنفيذ الترتيبات الجديدة للمطبوعات (5.5 مليون دولار) و تطبيق اللامركزية على العمليات وتحويلها الى المكاتب الإقليمية (مليون دولار).

وبلغت الوفورات الإجمالية للفترة 1996-1997 المتحققة عن الوظائف الشاغرة نحو 40 مليون دولار، 12.5 مليون دولار منها نشأت من تأثير منهجية عامل إنقضاء الوقت التى طبقت فى حساب تكاليف برنامج العمل والميزانية.

ونشأت "الوفورات" الأخرى المضمنة فى برنامج العمل والميزانية للفترة المالية 1996-1997، من القرار القاضى بعدم تقييد نسبة الثلث من تكاليف مدفوعات نهاية الخدمة لموظفى الخدمات العامة، على الميزانية العادية. وأسفر ذلك فى الفترة 1996-1997 عن تخفيض فى مصروفات الميزانية بلغ 3 ملايين دولار.

ترتيبات أسعار صرف العملات

34 - خلال الفترة المالية 1996-1997، واصلت المنظمة سياساتها الرامية الى حماية تقديراتها من تأثيرات تقلبات العملات من خلال إتفاقيات الشراء المؤجل. وفى أعقاب إعتماد المؤتمر مباشرة لبرنامج العمل والميزانية، دخلت المنظمة فى عقود الشراء المؤجل للحصول على إحتياجاتها من الليرة الايطالية لتغطية تكاليف الموظفين، بمعدل 1669 ليرة للدولار الواحد. ولما كان سعر صرف التنفيذى المطبق فى الأمم المتحدة (والذى يقارب أسعار السوق) هو 1546 ليرة للدولار الواحد فى عام 1996، حققت المنظمة مكاسب فى أسعار الصرف قابلتها خسائر فى أسعار الصرف فى عام 1997 نشأت عن ضعف الليرة فى مقابل الدولار (متوسط السعر التشغيلى فى الأمم المتحدة كان 1689 ليرة للدولار الواحد). وتمثلت نتائج هذه العمليات فى مكاسب بلغت 11.7 مليون دولار. وحسب صافى هذه المكاسب مقابل خسائر لم تتحقق عن تحويل الأرصدة المصرفية بعملات غير الدولار فى نهاية العام، ومقابل خسائر متحققة فى المساهمات النقدية الحكومية قيد التحصيل. وتمثلت محصلة ذلك فى صافى مكاسب فى سعر الصرف بلغت 9.3 مليون دولار.

ومن معاملات أسعار الصرف المتعلقة بتكاليف الموظفين والتى أبلغت عنها المنظمة، المعاملة الناشئة عن الفروق فى الميزانية التى تمثل الاختلاف بين سعر صرف الليرة مقابل الدولار المطبق فى الميزانية (وهو سعر الصرف فى السوق وقت إعتماد الميزانية) والسعر التشغيلى المطبق فى الأمم المتحدة وقت سداد مصروفات الموظفين بالليرة. وهو اختلاف إسمى (أى غير متحقق) فى سعر الصرف والذى ترتب عليه خلال الفترة 1996-1997، مكاسب إسمية لسعر الصرف بمبلغ 1.5 مليون دولار.

ونقل كل من المكاسب والخسائر المتحققة وغير المتحققة فى أسعار الصرف، الى حساب الإحتياطى الخاص. وبلغ ذلك فى الفترة المالية 1996-1997 صافى مكاسب فى سعر الصرف قدرها 10.8 مليون دولار.

35 - ولم تحدد فى الكشوف المالية الفروق فى الميزانية التى تمثل هذا الاختلاف الناشىء عن اختلافات العملات فى التكاليف غير المتعلقة بالموظفين وبالعملات غير الدولار، نظرا لأن قرار المؤتمر بشأن حساب الاحتياطى الخاص يتعلق فقط بتكاليف الموظفين. وبالنسبة لهذه الفئة من المصروفات شهدت المنظمة إنخفاضا فى القدرة الشرائية للإعتمادات التى تحسب بالدولار عندما تزداد قيمة العملات الأخرى (وأساسا الليرة) مقابل الدولار (مثلا فى عام 1996)، وزيادة فى هذه القيمة الشرائية عندما يجرى تخفيضها (مثلا فى عام 1997). ولم تدرج المنظمة أى تقديرات لصافى تأثير هذه الحركة.

36 - وإجمالا يبدو أن إعداد التقرير عن تأثير التقديرات فى أسعار صرف العملات أمرا يتسم بالتعقيد (تستخدم أربع أسعار صرف متزامنة: السعر فى الميزانية، السعر التشغيلى فى الأمم المتحدة، السعر المؤجل وسعر السوق) وينشأ عنه حساب صافى المكاسب/الخسائر الإسمية والحقيقية. ولم يطرأ أى تغيير فى هذه الأوضاع فى الفترة 1996-1997 عما كان عليه الأمر فى الفترات المالية السابقة، حينما لاحظت هيئة مكتبنا ذلك الأمر بدون تقديم توصيات محددة. وبناء على مراجعة حسابات الفترة المالية 1996-1997 نود أن نتقدم بالتوصيتين التاليتين:

(أ) أن تقوم المنظمة باستعراض المنهجية الحالية لبيان اختلافات أسعار الصرف والابلاغ عنها، بغرض تبسيطها وجعلها شمولية بقدر أكبر وتميز بصورة أفضل بين المكاسب والخسائر الإسمية والحقيقية،

(ب) أن تقوم المنظمة بإستعراض سياساتها الحالية للتحسب من التغييرات فى أسعار الصرف (عقد شراء مؤجل موحد لمدة سنتين)، بغرض الأخذ فى الاعتبار على نحو أفضل المناخ الجديد غير المستقر لأسعار الصرف الدولية. ونظرا لضيق الفارق فى أسعار الفائدة، لربما لا تكون المشتريات المؤجلة هى البديل الأحسن.
الإلتزامات القائمة

37 - إجمـالا، شهدت الإلتزامات القائمة المبلغ عنها بإعتبارها مصروفات للفترة المالية، انخفاضا طفيفا فى 1996-1997 (59 مليون دولار) عما كانت عليه فى الفترة المالية السابقة (65.5 مليون دولار دولار). بيد أن أهمية أرصدة الإلتزامات القائمة تظل مبعثا للقلق. وقد أسفرت الخبرات الماضية عن معدلات مرتفعة لانقضاء الوقت لأرصدة الإلتزامات القائمة: 6.7 مليون دولار من الإلتزامات القائمة رحلت من 1994-1995 انقضى عليها الوقت للفترة 1996-1997، مما يمثل زيادة على الفترة المالية السابقة (حينما رحلت 3.8 مليون دولار من الإلتزامات القائمة فقط من 1992-1993 كان قد انقضى عليها الوقت). وفى الفترة 1996-1997 وفى حين أن الإلتزامات القائمة المستحقة للحساب العام انخفضت فى 31/12/1995 من 46.4 مليون دولار، الى 28.5 مليون دولار فى 31/12/1997، فإن الإلتزامات القائمة المستحقة لمصروفات حسابات الأمانة وبرنامج الأمم المتحدة الانمائى زادت من 19.1 مليون دولار الى 30.9 مليون دولار خلال نفس الفترة. ويشير ذلك الى الحاجة الى مراقبة مشددة على سلامة أرصدة الإلتزمات القائمة، خاصة تلك التى ترتبط بمصروفات الأقسام الفنية والمكاتب الميدانية. ومن ثم نود أن نؤكد من جديد توصيتنا السابقة بإجراء مراجعة دقيقة للإلتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية. ونفهم أن هذه العملية هى عملية معقدة وتستغرق وقتا طويلا مع ضرورة تطبيق طائفة من المعايير على كافة بنود المصروفات. وفى هذا الصدد، نوصى بأن المنظمة قد تنظر، فى المستقبل، فى معايير مبسطة يمكن إدماجها فى نظم المحاسبة لاقرار سلامة الإلتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية.

النقدية والاستثمارات

38 - بلغ مجموع الأموال التى تديرها المنظمة حتى 31/12/1997، مبلغ 992.4 مليون دولار يحتفظ بها فى حسابات مصرفية جارية وحسابات الودائع نيابة عن برنامج الأغذية العالمى (735.5 مليون دولار) ومشروعات حسابات الأمانة وبرنامج الأمم المتحدة الانمائى (194.9 مليون دولار) إضافة الى الحساب العام (62 مليون دولار). وأكبر نسبة من هذه الأموال كان محتفظا بها فى حسابات مصرفية تديرها وحدة الخزانة فى المقر الرئيسى، بينما كانت هناك 3.9 مليون دولار يحتفظ بها فى 370 حسابا جاريا يديرها ممثلى المنظمة فى الميدان.

مراقبة الحسابات المصرفية

39 - كنا قد أوصينا، فى تقريرنا السابق، بضرورة تخفيض عدد من الحسابات الجارية، ولقد أجرى تخفيض كبير فى نهاية عام 1997، وإن يكن هناك 36 حسابا جاريا للمقر الرئيسى باقيا. بيد أن المنظمة أبلغت هيئة مكتبنا أن من المقرر تخفيض هذه الحسابات الى 13 حسابا فى المستقبل القريب. من جهة ثانية افتتح 87 حسابا مصرفيا جديدا فى عام 1997 مكرسة لعمليات برنامج Telefood. وكانت هيئة مكتبنا قد أبلغت فى نهاية الفترة المالية السابقة، بأنه سيستعاض عن النظام اليدوى العتيق الذى يعتمد على دليل البطاقات لرصد الحسابات المصرفية، ليحل محله نظام يعتمد على الحاسوب وذلك فى أوائل عام 1996. بيد أن نظام الدليل العتيق كان لا يزال مطبقا فى نهاية عام 1997. ونشأ ذلك من واقع أن نظام الخزانة الذى سينفذ فيما يتعلق ببرنامج الحاسوب الجديد للادارة المالية والمحاسبة الذى ستقتنيه المنظمة، لم يحدد بعد. وبالتالى، فلقد بقيت اجراءات تسوية الحسابات المصرفية اجراءات مرهقة وتستغرق وقتا طويلا.

40 - وينشأ عدد الحسابات المصرفية، فى جزء منه على الأقل، لتكريسها لمجموعات محددة من المعاملات (مثلا البرنامج العادى، حسابات الأمانة، وغيرها). وكنا، فى تقريرنا السابق، قد أوصينا بضرورة التخلى عن هذه الترتيبات المعقدة، وأن تدار النقدية مركزيا على مستوى المنظمة، مع المحافظة فى ذات الوقت على هوية المعاملات التى تعد ضرورية لأغراض إعداد التقارير. وفى حين أن هذه التوصية قد روعيت فى إطار تنفيذ برنامج الحاسوب الجديد للادارة المالية والمحاسبة، فإن الأوضاع لم تتغير بعد فى نهاية عام 1997.

ادارة النقدية

41 - لم تدخل المنظمة فى أى إتفاقيات محددة مكتوبة مع المصارف التى تتعامل معها لأجل تحديد تفاصيل الشروط المصرفية التى تطبق على العملاء الكبار (تحتوى الحسابات التى تفتح فى مصرف كبير فى المقر الرئيسى متوسط أرصدة شهرية تبلغ 100 مليون دولار). وعلى نحو مماثل لم تنظم أى منافسة، من حين لآخر لأجل تقديم الخدمات المصرفية. وعلى نقيض المعلومات التى أبلغت بها هيئة مكتبنا فى نهاية عام 1995 لم تنظم منافسة من هذا النوع فى عامي 1996 و 1997، فى حين أن وثائق العطاءات كانت قد أعدت لهذا الغرض. وبالتالى فإننا نود أن نوصى رسميا بضرورة أن تطرح المنظمة عطاءات دولية لتقديم الخدمات المصرفية الموحدة.

42 - وتستثمر الأصول قصيرة الأجل التى لا يحتفظ بها فى حسابات جارية، فى حسابات ودائع وفى حسابات تحت الطلب مع حد أقصى للإستحقاق مدته سنة واحدة. بيد أن متوسط مدة الاستحقاق تتراوح بين شهرين وستة أشهر. وفى نهاية عام 1997 إستثمر مبلغ 813 مليون دولار (منها 625 مليون دولار لبرنامج الأغذية العالمى) على أساس قصير الأجل. وتمشيا مع توصياتنا السابقة، وضعت خطوط توجيهية واجراءات جديدة فى يونيو/حزيران 1997 لتطبيق اللامركزية على قرارات الاستثمار بنقلها الى أمين الخزانة، وإنشاء لجنتين للإشراف والتوسع فى الأصول المسموح بها. بيد أن هيئة مكتبنا لاحظت أن الترخيص بالاستثمار فى اصدارات الديون للحكومات السيادية، اقتصرت على اصدارات دولة واحدة من الدول التى تدفع أكبر الاشتراكات، فى حين لم ينظر فى أمر البلدان الأخرى ذات المخاطر المنخفضة.

43 - وبصورة إجمالية، يبدو أن المنظمة تفتقر الى التنظيم الذى يكفل لها ادارة النقدية على النحو الأمثل، وأن نظام الشؤون المالية FINSYS يفتقر الى الخصائص الوظيفية لانجاز ذلك: فتوقعات التدفق النقدى ليست فى الوقت المناسب ولايمكن الاعتماد عليها بقدر كاف نظرا للشكوك التى تكتنف توقيت تسديد الدول الأعضاء لاشتراكاتها، ولأن موظفى الخزانة لا يعتبرون كافيين (سواء كميا ونوعيا) لأداء التحليل الضرورى للعمل بكفاءة. علاوة على ذلك وفى ضوء القدر المحدود نسبيا من الأصول قصيرة الأجل، ليس من الثابت أن من الضرورى الاستمرار فى تصريف هذا النشاط داخل المنظمة بدلا من اسناده الى شركة خارجية تدير أوعية إستثمارية مختلطة. ولاحظت هيئة مكتبنا أن خبيرا إستشاريا قد أوصى "بالنقل الخارجى" لادارة النقدية لأجل تحقيق عائدات مرتفعة بمخاطر أقل، ولتحرير موارد وحدة الخزانة ليتسنى لها القيام بمهام أخرى. ونوصى بأن تنظر المنظمة بعناية لهذه المقترحات. وإذا ما نفذت هذه المقترحات، ينبغى أن تطرح المنظمة عطاءات للعديد من مدراء النقدية الدوليين، والبدء فى عملية تحديث واجراء التعديلات فى وحدة الخزانة ليتاح لها أن تصبح نظيرا مهنيا لمدير النقدية المختار.

ادارة الاستثمارات طويلة الأجل

44 - يتولى مدير أموال خارجى استثمار الأصول المخصصة لتغطية الإلتزامات المتعلقة بالموظفين (قرابة 200 مليون دولار فى نهاية 1997) على أساس طويل الأجل. وسيزيد حجم الأصول طويلة الأجل عندما تبدأ المنظمة فى تمويل تكاليف الرعاية الطبية بعد الخدمة. وكنا قد أوصينا، فى تقريرنا السابق، بضرورة استعراض الترتيبات القائمة مع مدير الأموال، وإنشاء نقاط ارشادية ملائمة لتقدير أدائها. وفى عام 1997، فصلت المنظمة وظيفة الادارة عن وظيفة الحراسة وعهدت بهذه الأخيرة الى شركة مختارة استنادا الى عطاء تنافسى. كذلك اتخذت المنظمة خطوة أولى صوب مراجعة الأتعاب التى تدفع لمدير الأموال. بيد أنه بالنظر الى الادارة النقدية اليومية الملحة وغيرها من وظائف الخزانة الأخرى، وأوجه القصور العامة الموجزة أعلاه، واجهت وحدة الخزانة صعوبات فى الاشراف على مدير الأموال. وبات هذا الأمر جليا بشكل خاص عندما نقلت الأصول الى حارس جديد فى أبريل/نيسان 1997، وكان لابد من تسوية اختلافات هامة فى تقييم الاستثمارات فيما بين الحارس السابق والحارس الجديد، والتى كانت عملية مرهقة للغاية ومعقدة.

ولقد نظرت المنظمة، لبعض الوقت الآن، فى أن تعهد أصولها طويلة الأجل الى مديرى أموال. وسيكون هذا حلا مقبولا للغاية، وينبغى تنفيذه فى أقرب وقت ممكن من خلال عملية اختيار تنافسى. وكما ذكر من قبل، فإن المراقبة الوثيقة لأداء مدير (مدراء) الأموال، بما فى ذلك الزيارات الى مكاتب المدير، هو أمر ضرورى وسيستلزم عملية تحديث وتنقيح كبيرة للخزانة.

الاشراف

45 - من المفترض أن تقوم لجنة الاستثمارات فى الأمم المتحدة بالاشراف على استثمارات المنظمة طويلة الأجل. ولكن اللجنة أعلنت رسميا فى عام 1997 قرارها فى عدم الاستمرار فى تولى هذه المسؤولية. ومن ثم، وبالإضافة الى الحاجة الى تعزيز الخزانة، ثمة حاجة لأنشاء لجنة استثمارات فعالة لتقديم المشوار للادارة العليا للمنظمة (ولبرنامج الأغذية العالمى). وستكون لجنة الاستثمارات هذه مسؤولة عن وضع سياسات وأهداف الاستثمارات لكل من الاستثمارات قصيرة الأجل وطويلة الأجل معا، وتعيين مدراء الحسابات والنقدية ومراقبة أدائهم. ونفهم أن الخبير الاستشارى المذكور أعلاه قد تقدم بتوصيات مشابهة، وأن الادارة العليا تنظر فيها.

تكاليف الدعم

46 - كما ذكر أعلاه (أنظر الفقرة 27)، أسعدنا أن نلاحظ التغييرات التى أدخلت فى الفترة 1996-1997 على معالجة أعمال محاسبة ايرادات تكاليف الدعم وأرصدة تكاليف الدعم. كما لاحظنا أن المجلس، فى دورته الثالثة عشرة بعد المائة، قد رخص رسميا بفرض فئات معينة من رسوم تكاليف الدعم على المشروعات التى ترتبط بالبرنامج الخاص للأمن الغذائى.

47 - بيد أن الترتيبات العامة لتكاليف الدعم زاد من تعقيدها إنشاء فئتين جديدتين، فى عام 1996، لتكاليف الدعم والترتيبات الجديدة لتكاليف الدعم مع برنامج الأمم المتحدة الانمائى التى دخلت حيز التنفيذ إعتبارا من 1/1/1997. وبالنظر الى الأوضاع الحالية لتكاليف الدعم، نرى أن التعليقات التالية هى في محلها.

استجابة للقيود المالية والانخفاض فى المساهمات الطوعية للأنشطة الميدانية، والتى قللت من الايرادات من خارج الميزانية مرة أخرى، طبقت المنظمة على مدى الزمن، طائفة متنوعة من فئات تكاليف الدعم التى تفرض على الموارد المخصصة للمشروعات الميدانية. وتقيد العائدات من هذه الرسوم للحساب العام للمنظمة لتغطية تكاليف الخدمات المقدمة بدعم المشروعات.

وتوجد فى الوقت الحاضر، 12 من فئات المصروفات التى جمعت تحت عنوان عام لدعم التكاليف:

(1) تحصل تكاليف خدمة المشروعات على مشروعات حسابات الأمانة بمعدل محدد مسبقا (عادة 13%) تطبق على تسليم المشروعات،

(2) تحصل تكاليف الدعم الادارى والتنفيذى على مشروعات برنامج الأمم المتحدة الانمائى بمعدل موحد قدره 10%، يطبق على تسليم المشروعات،

(3) أدخلت فى عام 1997 الخدمات المقدمة لوضع السياسات والبرامج، والتى كانت تعرف فى السابق باسم خدمات الدعم الفنى، في مرحلة البرمجة: ويدفعها برنامج الأمم المتحدة بمعدلات موحدة لكل شهر عمل يتفق عليه مع الجهة المتبرعة،

(4) وعلى نحو مماثل أدخل فى عام 1997 دعم الخدمات الفنية، وكانت تعرف سابقا بخدمات الدعم الفنى على مستوى المشروعات: ويدفعها برنامج الأمم المتحدة الانمائى مقابل الدعم الفنى للمشروعات وتحسب بمعدلات موحدة لكل شهر عمل يتفق عليها مع الجهة المتبرعة،

(5) طبقت تكاليف التشغيل المباشرة

- فى عام 1988، بالنسبة لمشروعات برنامج التعاون الفنى الممولة من البرنامج العادى للمنظمة: وتحصل مقدما كمبلغ إجمالى استنادا الى حجم ميزانية المشروع،

(6) فى عام 1995، بالنسبة للمشروعات المرتبطة بالبرنامج الخاص للأمن الغذائى التى يمولها كذلك البرنامج العادى: وتحصل كنسبة مئوية (7%) من تسليم المشروعات،

(7) أدخلت تكاليف الخدمات الفنية الاستشارية فى عام 1996: وهى تمثل تكاليف وقت الموظفين العاديين الذي يكرس لتقديم المشورة الفنية لتنفيذ المشروعات، ويمكن تحصيلها على جميع أنماط المشروعات،

(8) أدخلت الخدمات الفنية الاشرافية الموحدة فى عام 1996 وطبقت على مشروعات برنامج التعاون الفنى: وهى تمثل تكاليف طائفة واسعة من المهام الموحدة المحددة التى تقدمها الوحدات الفنية، وتقوم على نظام نقطة العمل المعيارية،

(9) طبقت الخدمات الفنية الاشرافية التى تقدمها الوحدة الفنية الرائدة، فى عام 1996، على مشروعات برنامج التعاون الفنى: وهى تمثل تكاليف الخدمات التى تقدمها الوحدة الفنية الرائدة لتنسيق مدخلات المشروعات، وتقوم على معدل موحد لكل يوم عمل،

(10) الخدمات الفنية الاستشارية التى تقدم فى شكل زيارات ميدانية يقوم بها المسؤولون الفنيون: وهى تمثل التكاليف غير المتعلقة بالموظفين بالزيارات الميدانية من جانب المسؤولين الفنيين حسبما توختها ميزانيات المشروعات، وبالتالى فهى تعد من مدخلات المشروعات،

(11) تكاليف التقرير النهائى وتمثل تكاليف إعداد مثل هذه التقارير أو البيانات: وهى تحصل كمدخلات للمشروعات التى تعالج التقارير النهائية بشأنها،

(12) تكاليف بعثات التقييم الموضوعى والتى تحصل على مشروعات برنامج التعاون الفنى، ومضمنة فى هذه البعثات (ينبغى ألا تتجاوز 500 دولار لكل مشروع).

48 - وقد تسبب وضع هذه الطائفة العريضة من فئات تكاليف الدعم، مع أسس قانونية مختلفة وأشكال تقييم مختلفة، فى أحداث إرباك فى الأعمال المحاسبية لهذه التكاليف وكذلك للغرض العام المتوخى من سياسات تكاليف الدعم.

(أ) من وجهة النظر المحاسبية فإن تنوع الوسائل التى تسترد عن طريقها تكاليف الدعم، يجعل من الصعب التوصل الى صورة مكتملة لمقدار ما أمكن استرداده على وجه الدقة. فالبعض يحصل بتطبيق نسب مئوية ثابتة على المصروفات، وبعضها من طريق اعارة الموظفين، والبعض الآخر برسوم مباشرة لما ينفق من وقت. والبعض يحصل بشكل صريح بإعتبارها مصروفات لتكاليف الدعم، فى حين يحدد البعض الآخر فى الميزانيات التشغيلية للمشروعات. وبناء على ذلك، فإن نظام المحاسبة الحالى لايقر بجميع ايرادات تكاليف الدعم وجميع مصروفات تكاليف الدعم تحت "حساب" التى أنشئت لهذا الغرض ("الحساب 41"). وفيما يتعلق بالايرادات والمصروفات المرتبطة بخدمات الدعم الفنى المقدمة لبرنامج الأمم المتحدة الانمائى، فإنها تظهر، جزئيا، تحت حساب تكاليف الدعم، وبجزء آخر تحت حساب البرنامج العادى. ومن ثم، فمن المستحيل تقدير فائض الايرادات على المصروفات، أو العجز فيها. وأظهر رصيد تكاليف الدعم عجزا قدره 8 ملايين دولار فيما يتعلق بمعاملات الفترة 1996-1997 (بإستثناء المعاملات المتعلقة ببرنامج الأغذية العالمى). ولكن ذلك لايراعى معاملات الخدمات الفنية الاستشارية والدعم للخدمات الفنية. وتقدر هيئة مكتبنا أن مبالغ تسديد هذه الخدمات من ميزانيات المشروعات بلغ 7 ملايين دولار للفترة 1996-1997. بيد أن التكاليف الفعلية التى تحملتها المنظمة فى هذا الصدد غير معروفة. وبالتالى فإن الرصيد العام لتكاليف الدعم غير معروف.

ولاحظت هيئة مكتبنا أنه قد أصدرت فى يناير/كانون الثانى 1998، تعليمات محاسبية جديدة تحدد وتفصل طابع المعاملة المحاسبية لمختلف فئات تكاليف الدعم. وينبغى أن يتيح تنفيذ هذه التعليمات توحيد جميع ايرادات ومصروفات تكاليف الدعم.
(ب) ومن وجهة نظر الادارة، فإن تعدد فئات تكاليف الدعم يجعل من الصعب أكثر فأكثر مراقبة وقياس تأثيرات السياسات المتبعة. وعلى سبيل المثال، وبالنظر الى نفور برنامج الأمم المتحدة الانمائى ومعظم الجهات المتبرعة لحسابات الأمانة عن الموافقة على رسوم إضافية لتكاليف الدعم، فإن الفئات الجديدة لتكاليف الدعم التى طبقت فى عام 1996 (الخدمات الفنية الاستشارية، الدعم للخدمات الفنية، والخدمات الفنية الاشرافية الموحدة، خدمات الدعم الفنى - المقدمة من الوحدة الفنية الرائدة) طبقت فى معظمها على ميزانيات المشروعات الممولة من موارد البرنامج العادى التى تديرها المنظمة (برنامج التعاون الفنى والبرنامج الخاص للأمن الغذائى). ومن مبلغ 7 ملايين دولار المذكور أعلاه قيدت 4.8 مليون دولار لهذه المشروعات. وبالتالى فإن "تسديد" تكاليف الدعم هذه لايزيد عن مجرد نقل الحسابات من الباب الرابع الى البابين الثاني والثالث من الميزانية. ولكن هذا لم يؤد الى زيادة الموارد التى تحت تصرف المؤتمر. كما إن الخدمات الفنية الاستشارية والدعم للخدمات الفنية المقدمة لمشروعات حسابات الأمانة أو برنامج الأمم المتحدة الانمائى، والتى لم يتفق على تسديد هذه التكاليف مع الجهات المتبرعة، قيدت على البرنامج العادى. وفى واقع الأمر فإن المخصصات للدعم الفنى للبرنامج الميدانى (برنامج التعاون الفنى والبرنامج الخاص للأمن الغذائى وكذلك مشروعات حسابات الأمانة وبرنامج الأمم المتحدة الإنمائى) ضمنت بالفعل فى الميزانية للفترة المالية 1996-1997 التى إعتمدها المؤتمر (يرجى الرجوع الى الفقرة 97 من الوثيقة C 95/3).

49 - إن سياسات تكاليف الدعم التى نفذت فى عامى 1996 و 1997، تمت وفقا لأهداف سياسات عريضة لأجل تحقيق "وفورات فى زيادة الكفاءة ... ]تشمل[ زيادة استرداد تكاليف الدعم الفنى للأنشطة الميدانية" (الفقرة 24(أ) من الوثيقة CL 110/REP) "وتنسيق الرسوم بشكل وثيق بقدر كبير بما يتناسب مع الخدمات المقدمة" (الفقرة 34 من الوثيقة CL 113/4). بيد أنه بالنظر للكثرة الحالية فى تكاليف الدعم من مختلف الأنواع والتى تحجب الغرض من السياسات وامكانيات قياسها، فإننا نوصى بأن يطلب من الأمانة أن تعد إطارا شاملا، ولكنه مبسط بقدر أكبر، لترتيبات تكاليف الدعم. وفى رأينا أن هناك منهاجين ممكنين لعلاج هذه المسألة:

(1) إما وضع تكاليف دعم تطابق احتياجات المشروعات فرادى، وتحديد تكاليف الدعم بشكل واضح فى ميزانيات المشروعات؛

(2) أو قصر تكاليف الدعم على أنشطة واسعة ولكن محددة جيدا، وقيد تكاليف الدعم هذه على المشروعات بتطبيق نسب مئوية للاسترداد متفق عليها مسبقا على المصروفات.

وبالطبع يمكن أيضا تنفيذ توليفة تجمع بين المنهاجين، شريطة أن تكون وثيقة السياسات الناشئة عن ذلك والتى ستعرض على الأجهزة الرياسية، شاملة وسهلة التطبيق فى آن واحد.

مراجعة المعاملات الميدانية

50 - بالنظر للصعوبات التى تواجه التأكد من صحة المصروفات الميدانية من المقر، قررت المنظمة، فى عام 1995، اجراء مراجعات شهرية لمصروفات السلف المستديمة تقوم بها شركات المراجعة المحلية. وقد رؤى أن هذا الحل سيكون حلا مؤقتا الى حين وضع النظم والاجراءات لدعم هيكل محاسبة لامركزى بصورة كاملة. ووقعت أولى العقود مع شركات المراجعة المحلية فى نهاية عام 1995، ولكن البرنامج لم يبدأ حقيقة الا فى عام 1996. وتواصل العمل به فـى عام 1997 وفى الفـترة الماليـة الحاليـة. وقـد منحت العقود من خلال اجراءات عطاءات تنافسية. وفى الفترة 1996-1997، غطت عقودات المراجعة المحلية هذه 78 مكتبا ميدانيا، بما فى ذلك بعض المكاتب الإقليمية الفرعية ومكاتب الاتصال. وأسفرت دراسة هذه الترتيبات عن النتائج التالية.

(أ) اشترط على المراجعين المحليين مراجعة تسوية الحسابات المصرفية، وإتفاق الانفاق المحلى مع اجراءات المنظمة، وعلى الأخص لما يتعلق بالبنود القابلة للاسترداد محليا. ولكنه لم يشترط عليهم تزويد المنظمة بالتأكيدات بأن كشوفات المعاملات المحلية سليمة ومطابقة فى جميع جوانبها المادية. كما أن المراجعات المحلية، علاوة على ذلك، اقتصرت على مصروفات البرنامج العادى نظرا لأن المنظمة تحتاج الى موافقة الجهات المتبرعة، والتى لم يكن بوسعها اعطائها، لتحمل التكاليف المترافقة فيما يتعلق بحسابات السلف المستديمة لمشروعات حسابات الأمانة وبرنامج الأمم المتحدة الانمائى. وبناء على ما أمكننا التأكد منه، تمت مراجعة مشروع واحد فقط فى إطار هذا البرنامج. وأخيرا، فإن نطاق هذه المراجعة قد حد منه واقع أن الكثير من العقود تم التوقيع عليها متأخرا من جراء المفاوضات الطويلة التى لامفر منها حول الأتعاب، وعملية العطاءات التى نفذت (تم التوقيع على العقود التى تغطى النصف الثانى من 1997، فى الفترة بين سبتمبر/أيلول 1997 و أبريل/نيسان 1998). علاوة على ذلك، تباينت تقارير المراجعة فى نوعيتها.

(ب) حتى يناير/كانون الثانى 1998، أى لكامل الفترة المالية 1996-1997، لم تكن تقارير المراجعة المحلية قد أحيلت الى مجموعة المحاسبة اللامركزية وهم المستخدمون الرئيسيون لهذه المعلومات. ومن الأسباب الأخرى لعدم الاستفادة منها أن فترة اعداد التقارير الشهرية ترتب عليها كثرة بالغة فى التقارير التى صدرت. ونفهم أن هناك خطوات قد اتخذت لضمان المراقبة الوثيقة والاستفادة الفعالة من تقارير المراجعة المحلية خلال الفترة المالية الحالية. ومنذ عملية اعادة تنظيم قسم المالية، فإن مسؤولية برنامج المراجعة المحلية قد اسندت الى مجموعة المحاسبة اللامركزية.

(جـ) كانت تكاليف برنامج المراجعة المحلية مرتفعة. إذ بلغ إجمالى المصروفات فيما يتعلق بعامى 1996 و 1997 نحو 1.8 مليون دولار. وبالرغم مما تحقق من تحسن فى عرض عائدات السلف المستديمة، فإن هناك حاجة، بالنظر الى التأثير المحدود للتقارير، الى اتخاذ الخطوات لتحسين نسبة تكاليف البرنامج الى منافعه.

وفى ظل ما تقدم، ولأجل أن تدعم مراجعة المصروفات الميدانية هيكل المحاسبة اللامركزى بتكاليف معقولة، فإننا نوصى بإطالة الوتيرة الدورية لاعداد التقارير (تقرير أو تقريران فى السنة)، وتخفيض عدد المراجعين المتعاقدين، وأن يشترط على المراجعين تقديم تأكيدات مراجعة بأن تقارير السلف المستديمة تظهر عرضا سليما ومطابقا للمعاملات الميدانية.

حسابات الاستحقاق والقبض

51 - حسبما أوصينا به فى تقريرنا السابق، قامت الأمانة بتصفية هامة لحسابات الاستحقاق والقبض فى الفترة المالية 1996-1997. بيد أن هذا الجهد لابد من الاستمرار فيه نظرا لأن هناك معاملات معلقة لوقت طويل، وعلى الأخص المعاملات المتعلقة بالموظفين مثل سلفيات السفر والسلفيات الأخرى، والمعاملات الميدانية مثل البنود القابلة للاسترداد محليا، تظل تتراكم وتثقل حسابات الاستحقاق والقبض فى نهاية الفترة المالية. وينبغى مراقبة هذه المعاملات بصورة منتظمة وتصفيتها. ولاحظت هيئة مكتبنا أن وحدتى "حسابات القبض" و "حسابات الاستحقاق"، يجرى انشاؤهما فى ادارة المحاسبة وهو ما نراه خطوة فى الاتجاه الصحيح.

52 - كذلك نشأت الصعوبات التى واجهتها المنظمة فى مراقبة حسابات القبض والاستحقاق لديها، وتصفيتها بصورة منتظمة، من المشكلات الاجرائية ومشكلات النظم التى جعلت هذه المراقبة عملية مرهقة وتستغرق زمنا طويلا ومن ثم ليست فعالة. ومن أمثلة ذلك تصفية سلفيات السفر، والقيد التلقائى لمعاملات بعينها بإعتبارها مبالغ مستحقة، والصعوبات التى تواجه الغاءها كلما كان ضروريا، وقيد مبالغ القبض والمستحقات المتوازنة على "حسابات" مختلفة، مما ترتبت عليه صعوبات فى تحديد هذه المعاملات المتوازنة وتصفيتها، والصعوبات فى تحديد المعاملات المتوازنة عندما تتم معاملاتها من خلال المكاتب الميدانية. ونتيجة هذه الصعوبات، أو على الأقل جزئيا، زادت مبالغ المستحقات من الموظفين فى الفترة المالية 1996-1997 (18.7 مليون دولار) على المبالغ المسجلة فى نهاية عام 1995 (16.4 مليون دولار). ولربما كانت هناك مغالاة فى تقدير هذا الرصيد فى 31/12/1997، وإن كان من الصعب معرفة مقداره على وجه الدقة. وعلى نحو مماثل، لربما كان رصيد حسابات الاستحقاق المتعلقة بالمعاملات الميدانية، والتى زادت من 3.7 مليون دولار فى نهاية 1995 الى 7.9 مليون دولار فى نهاية 1997، زيدت تقديراته بنسبة ليس من الميسور تحديدها، نتيجة الصعوبات التى ذكرت آنفا.

ونوصى، فى سياق تركيب برامج الحاسوب الجديدة للمالية والمحاسبة التى يجرى تنفيذها فى المنظمة، استعراض الاجراءات المحاسبية والتنظيمية لقيد المعاملات فى حسابى القبض والاستحقاق، بغرض تيسير تحديدها ومراقبتها وتصفيتها خلال الفترة المالية.

الالتزامات المتعلقة بالعاملين

53 - ترعى المنظمة أربعة أنواع من خطط الاستحقاقات لبعد إنتهاء الخدمة:

(أ) مدفوعات نهاية الخدمة لموظفى الخدمات العامة فى روما،

(ب) المدفوعات التعويضية لانتهاء الخدمة بسبب الوفاة والعجز أو المرض،

(جـ) استحقاقات انهاء الخدمة (الاجازة السنوية المستحقة، منحة العودة الى الوطن، تعويضات انهاء الخدمة، السفر للعودة الى الوطن، نقل الأمتعة الشخصية)،

(د) التغطية الطبية لبعد إنتهاء الخدمة.

كنا قد أوصينا، فى تقريرنا السابق، باجراء عدد من التغييرات على طريقة بيان المنظمة للالتزامات التى تقر بها إزاء الموظفين والابلاغ عنها.

54 - وفى الفترة 1996-1997، وإضافة الى استعراض المسألة التى أجريت بالاستعانة بخبير اكتوارى، بدأت المنظمة فى تنفيذ سياسات جديدة نتفق معها. وتتألف هذه السياسات مما يلى:

- الابلاغ عن الالتزامات المستحقة فيما يتعلق بالموظفين كمبلغ موحد، مع بيان تفاصيل التزامات المنظمة فى المستقبل فى شكل ملاحظات مرفقة مع الكشوف المالية،

- الابلاغ عن الالتزامات المستحقة بقيمتها الاكتوارية تساندها استعراضات اكتوارية منتظمة (أجرى آخر استعراض منها خلال الربع الأول من عام 1998 وساند القيمة الاكتوارية فى 31/12/1997 التى ظهرت فى الكشوف المالية)،

- توزيع الاستثمارات التى تحتفظ بها المنظمة على مختلف الخطط التى توفر التمويل لالتزامات بعينها من جهة، والحساب العام للمنظمة من جهة أخرى،

- تقييد الايرادات المتولدة عن هذه الاستثمارات فى الكشف المالى للايرادات والمصروفات (عمود الحساب العام).

55 - وفى حين أننا نتفق مع هذه التغييرات الا أننا نرى أن الضرورة تستدعى ابداء تعليقات أخرى عن اعداد التقارير عن الالتزامات المتعلقة بالموظفين وتمويلها وعملياتها المحاسبية:

(أ) ظلت المنظمة، لأسباب تاريخية، تدير خطة مدفوعات انهاء الخدمة والحساب المتجدد للمدفوعات التعويضية ليس فقط فيما يتعلق بموظفيها، بل وأيضا نيابة عن برنامج الأغذية العالمى فى إطار ترتيبات ضمنية تقوم المنظمة بموجبها بجمع الاشتراكات، ودفع الاستحقاقات الواجبة، وإعداد التقارير عن الالتزامات والاستثمارات المحتفظ بها فى إطار خطتين للمنظمتين. وفى الفترة المالية 1996-1997 نشأ عن تطبيق السياسات الجديدة بالنسبة للمنظمة، وليست بالنسبة لبرنامج الأغذية العالمى، عن تناقض فى عرض الالتزامات المستحقة الموحدة المتعلقة بخطة مدفوعات نهاية الخدمة. بينما فى حالة المنظمة ظهرت هذه الالتزامات بقيمتها الاكتوارية (80.5 مليون دولار)، فإنها فى حالة برنامج الأغذية العالمى ظهرت فى شكل إضافة للقيمة الاكتوارية (10.8 مليون دولار) زائدا الحصة المستحقة لبرنامج الأغذية العالمى من استثمارات الفترة المالية 1996-1997 وايرادات هذه الاستثمارات (2.6 مليون دولار). وحسبت هذه الحصة على أساس حصة تناسبية لكل منظمة من إجمالى الالتزامات الاكتوارية، وظهرت فى توزيع الاستثمارات المبينة فى الملاحظتين 12 و 20 المرفقة مع الكشوف المالية. بيد أن هذا التضارب فى طريقة إعداد التقارير الموجز أعلاه سيسفر، بمرور الزمن، عن تشويه كبير فى طريقة عرض هذه الالتزامات. وبالتالى فإننا نوصى بأن تعد التقارير عن الالتزامات المتعلقة بخطة مدفوعات نهاية الخدمة، فى المستقبل، بما يتفق مع السياسات المعلنة (القيمة الاكتوارية)، وأن يتم التوصل الى إتفاق مع برنامج الأغذية العالمى لتنفيذ هذه السياسات.

(ب) أسفر الابلاغ عن الالتزامات المقر بها فى إطار خطة مدفوعات نهاية الخدمة والحساب المتجدد للمدفوعات التعويضية، بقيمتيهما الاكتوارية، عن إظهار فائض كبير للاستثمارات على الالتزامات المحتفظ بها فى الحساب العام للمنظمة. وكما بين فى الملحوظة 12 المرفقة مع الكشوف المالية، فإن هذا الفائض بلغ 40.2 مليون دولار فى نهاية عام 1997.

(جـ) وفيما يتعلق بمستحقات انهاء الخدمة فإن التقرير فى الكشوف المالية (الملاحظة 20) اقتصر على الالتزامات المستحقة لموظفى المنظمة وحدهم. وتمول هذه الالتزامات جزئيا من صندوق مدفوعات نهاية الخدمة، ولا يوجد تمويل للجزء الآخر. وتبين المنظمة المصروفات المتعلقة بهذا الجزء الأخير بإعتبارها "الدفع حسب التطورات" كما يرد تفسيره فى الملحوظة 24 المرفقة مع الكشوفات المالية. ولقد أصبح تشغيل خطة مدفوعات نهاية الخدمة معقدا للغاية نتيجة التعديلات المتتالية فى الاشتراكات، والموظفين المستحقين والاستحقاقات الواجبة منذ انشائها فى عام 1972. وكانت نتيجة هذه التعديلات أن أصول خطة مدفوعات نهاية الخدمة لم تغط، فى نهاية عام 1997، سوى مليونى دولار من الالتزامات الاكتوارية وقدرها 22.4 مليون دولار المتعلقة بمستحقات انهاء الخدمة. وبقول آخر، فإن خطة مدفوعات نهاية الخدمة لم تعد تخدم الغرض الذى أنشئت من أجله. ونوصى بضرورة اجراء استعراض متأن للغرض من الخطة وتشغيلها، بغرض وضع آلية موحدة لتوفير التمويل لكل التزامات نهاية الخدمة المقر بها.

(د) تبعا لتقديرات الخبير الاكتوارى فإن الالتزامات غير المقيدة فى الكشوف الموحدة فيما يتعلق بالتغطية الطبية بعد الخدمة، بلغت 254.3 مليون دولار فى 31/12/1997. وهناك بالإضافة الى المنظمة عدد من المنظمات الأم (بما فيها برنامج الأغذية العالمى) التى تشارك فى هذه الخطة. ولم تكن هناك أى إتفاقية رسمية بشأن توزيع الالتزامات الموحدة فيما بين هذه المنظمات. ووفقا لتقديرات الخبير الاكتوارى فإن نصيب المنظمة من هذه الالتزامات الموحدة بلغ 195.1 مليون دولار. ولم ترصد أموال لهذا الأمر حسبما ورد تفسيره فى الملحوظة 24 المرفقة بالكشوف المالية. والسياسة المعلنة للمنظمة هى البدء فى استهلاك هذه النسبة غير المستحقة من الالتزامات فيما يتعلق بإستحقاقات نهاية الخدمة (الرعاية الطبية وغيرها) خلال فترة 30 عاما بدءا من 1998. وسينشأ عن ذلك تقييد احتياطيات منتظمة فى الكشف المالى للايرادات والمصروفات فى المنظمة خلال الفترات المالية المقبلة. وستقوم كل منظمة من المنظمات المعنية بتوفير التمويل للنسبة غير المستحقة من الالتزامات تجاه الموظفين فى المنظمات الأم الأخرى (ومن بينها برنامج الأغذية العالمى).

برنامج Telefood

56 - قررت المنظمة، فى عام 1997، البدء، ضمن إطار يوم الأغذية العالمى، فى مبادرة لزيادة الوعى العام بمسألة الأمن الغذائى والتوجه بنداءات لتقديم مساهمات مالية لدعم برنامج من المشروعات القاعدية لمكافحة الجوع وسوء التغذية فى العالم. وجرى الترويج لهذه المبادرة من خلال برنامج تلفزيونى فى جميع أنحاء العالم عرف باسم برنامج Telefood.

وافتتحت الخزانة بالمنظمة 87 حسابا مصرفيا لجمع المساهمات فى 53 بلدا، كما افتتحت سبعة حسابات مصرفية أخرى باسم اللجان الوطنية المحلية لـ Telefood. وفى 31/12/1997، كان قد جمع مليونى دولار، 91% منها فى دولتين عضويين، ونقلت الى حساب أمانة خاص افتتح فى دفاتر المنظمة.

وبلغت تكلفة وضع البرنامج التلفزيونى والترويج له مبلغ 1.2 مليون دولار مولتها الجهات الراعية فى القطاع الخاص. وبلغت التكاليف الإضافية ذات الصلة التى تحملتها المنظمة زهاء 000 150 دولار، باستثناء تكاليف وقت الموظفين العاديين الذى كرست لهذه العملية.

57 - وقامت مؤسسة خاصة بمعالجة وضع البرنامج التلفزيونى، كانت ملزمة بأن تعرض على المنظمة، فى نهاية 1997، كشفا بالمتحصلات والمصروفات بشهادة من شركة دولية للمراجعة. بيد أن هذه الكشوفات لم تعرض حتى وقت إعداد التقرير الحالى.

ووضعت ترتيبات خاصة أخرى للمراجعة، تشمل مراجعين خارجيين محليين ومكتب المراجعة الداخلية، فيما يتصل بجمع المساهمات الخاصة. بيد أن فعالية هذه الترتيبات كانت محدودة، إذ لم يتسن سوى جمع 443 77 دولارا فى عددا من البلدان التى تغطيها هذه الاجراءات. ولكن فى مفهومنا أن بقية الحسابات ستخضع للمراجعة خلال مسار السنة.

ولما كانت عملية برنامج Telefood ستتواصل وسيجرى توسيعها فى الفترة المالية الحالية والفترة المالية التالية (يرجى الرجوع الى قرار المؤتمر رقم 3/97) ينبغى أن نوصى بأنه، إذا رؤى من الضرورى مرة أخرى وضع ترتيبات مراجعة خاصة، فلابد من مراقبة تنفيذها بشكل أكثر تشددا.

شؤون الادارة

58 - ركز استعراض أنشطة مشتريات المنظمة الذى قامت به هيئة مكتبنا، على منح عدد من العقود الرئيسية وتنفيذها. وتفصل الفقرات التالية النتائج المتحصلة من استعراض خمسة عقود ترتبط بإقتناء نظامى ادارة الشؤون المالية وشؤون العاملين الجديدين وتنفيذهما.

الاستعاضة عن نظامى ادارة شؤون العاملين والادارة المالية

معلومات أساسية

59 - خلال الفترة من 1985 الى 1991 طورت المنظمة نظامى ادارة الشؤون المالية وشؤون العاملين الموصى بهما بتكلفة بلغت 30.2 مليون دولار، تشمل 18.6 مليون دولار لتكاليف موظفى المنظمة (يرجى الرجوع الى الكشوف المالية فى تقرير المراجع الخارجى عن الفترة المالية 1990-1991). وبدا جليا فى فترة مبكرة أن هذين النظامين، المعروفين باسمى FINSYS, PERSYS، لايمكنهما تلبية بعض المتطلبات الأساسية لدى المنظمة. وفى عام 1994 أيدت لجنة المالية الاقتراح بأن يستعاض عن نظامى FINSYS/ PERSYS ليحل محلهما إما نظام طورته منظمة شقيقة أو حزمة برامج حاسوب تجارية. وفى يونيو/حزيران 1995، قرر المدير العام شراء حزمة "مجربة وناجحة". وحدد الموعد النهائى للتوقيع على عقد حزمة برامج الحاسوب فى 31/12/1995. وكان من المطلوب أن يكون هذين النظامين الجديدين قيد التشغيل إعتبارا من 1/1/1998، بتكلفة قدرت بمبلغ 8 ملايين دولار (بإستثناء تكاليف موظفى المنظمة). ووضعت تقديرات التكاليف إستنادا الى الافتراض بأن من الممكن تكييف الحزمة التجارية، بقدر ما، لتتفق مع احتياجات المنظمة. بيد أن سجل نظام معالجة البيانات الكترونيا فى عدم التسليم فى الوقت المحدد وفى تجاوز التكاليف أمر معروف، ولم يكن نظاما ادارة شؤون العاملين والمالية فى المنظمة استثناء خارج عن المألوف. ومن المنتظر أن ينجز تنفيذ جزئى للخطة الأصلية فى نهاية عام 1999 بتكلفة تبلغ 17 مليون دولار، بما فى ذلك تكاليف المعدات وبرنامج الحاسوب والتطوير والتنفيذ، ولكن باستثناء تكاليف موظفى المنظمة. وفيما يلى من الفقرات تحليل لهذا الوضع ولما جرى، بغرض تحديد الأسباب وراء هذه التطورات.

إعداد العقود والتوقيع عليها

60 - كان واحد من العوامل الرئيسية السرعة التى تم بها منح العقود الأكثر أهمية والمعقدة فى نهاية عام 1995، وذلك حرصا على عدم انقضاء الترخيص المتاح فى الميزانية. واستلزم ذلك صرف الأموال المخصصة فى الميزانية، والذى لم يكن ليتسن انجازه سوى مقابل عقود وقعت قبل 31/12/1995. ومن الأمثلة على ذلك، العقد الذى ابرم مع بائع حزمة برنامج الحاسوب (2.9 مليون دولار)، التعديلات على العقد مع شركة استشارية كبرى (0.9 مليون دولار) لتقديم المساعدة فى تنفيذ حزمة برنامج الحاسوب، ولعقد مع بائع معدات الحاسوب الضرورية (1.1 مليون دولار). وجميع هذه العقود الثلاثة وقع عليها فى 29/12/1995. وفى الحالتين الأخيرتين وقع على العقدين بدون اللجوء الى العطاءات التنافسية استنادا الى اعفاءات أصدرها نائب المدير العام، ولكن لم تقم لجنة المشتريات باستعراضها مسبقا. كما أن عقد حزمة برنامج الحاسوب ومبلغه 2.9 مليون دولار المذكور أعلاه، شملت إضافة كبيرة تصل الى 50 فى المائة من المبلغ الأصلى انجزت فى 28/12/1995 (أى قبل يوم واحد من التوقيع على العقد)، لتغطية خدمات غير محددة سميت: "خدمات فنية للمساعدة فى تكييف الحزمة". وفى ضوء هذه الظروف انجزت هذه الاضافة أيضا فى إطار الاعفاء من العطاءات التنافسية.

61 - وترتب على الظروف التى جرى فى إطارها التفاوض بشأن هذه العقود، تعريف احتياجات العمل للمنظمة بصورة غير وافية وغير كافية، والأهم من ذلك ترتب عليها التقليل من تقدير الفجوة القائمة بين ما يمكن لبرنامج الحاسوب أن يحققه وما تحتاجه المنظمة ("فجوة الخصائص الوظيفية"). وفى واقع الأمر، فإن تحليل هذه الفجوة تواصل الى نهاية عام 1997 (وان يكن بعض منه مازال جاريا فى منتصف 1998) وأدى الى الاستعاضة عن بعض من الخصائص الوظيفية للحزمة الأصلية بحلول أخرى، وارجاء الموعد النهائى للتنفيذ وهو، على أية حال، أمر متفاءل بالنسبة لمشروع كبير من هذا الطابع.

ومن ثم يبدو، من ميزة معرفة ما جرى بالضبط الآن، أن الوقت الذى توافر قبل توقيع العقد لأجل الوفاء بالموعد النهائى لانتهاء ميزانية 1995، نشأت عنه نتائج معاكسة على التنفيذ العام للمشروع.

هيكل ادارة المشروع

62 - ومن الأسباب الأخرى للصعوبات التى واجهت تنفيذ هذا المشروع، أن هيكل الادارة المبدئى ثبت أنه غير واف وكان لابد من اعادة تنظيمه كلية خلال فبراير/شباط 1997. ومن جميع الأوجه للعملية، كان لابد من اعادة النظر فيما انجز من عمل فى 1996 بتعليمات معدلة وأهداف معدلة. ونشأ ذلك جزئيا من واقع أنه لايوجد مدير للمشروع وأن المشرف على ادارة المشروع أخفق فى تقديم تقارير دقيقة الى لجنة التوجيه، وأن مجموعتها الأساسية لم تتمكن من تقديم توجيه فعال. كما نشأ من واقع أن العقد الذى وقع مع شركة استشارية كبرى لمساعدة الفريق الداخلى للمشروع على تنفيذ حزمة برنامج الحاسوب، لم يكن بشأن تقديم أى بنود قابلة للتسليم محددة، وانما فقط لتقديم خدمات استشارية كلما رؤى ذلك مناسبا. وفى نهاية المطاف، فإن هذا العقد الذى استمر حتى فبراير/شباط 1997 وبتكلفة اجمالية بلغت 2.4 مليون دولار، ثبت أن لاقيمة له تذكر بالنسبة للمنظمة فيما يتعلق بتسليم نظام مرتب بصورة كاملة. بيد أن تنفيذ هذا العقد ساهم فى توثيق العمليات التجارية، ونقل الخبرات الى الموظفين. وفى فبراير/شباط 1997 تولى المسؤولية فريق ادارة جديد مع مدير جديد للمشروعات، اضافة الى جعل بعض الموظفين الرئيسيين بالمنظمة عرضة للمساءلة فيما يتعلق بتسليم عناصر النظامين التى يتولون مسؤوليتها. بيد أن التوافر الفعلى للموظفين ظل مشكلة رئيسية لفترة طويلة خلال عام 1998، سواء نتيجة وجود وظائف شاغرة (مثل الوظيفة الشاغرة لمدير شؤون العاملين من يوليو/تموز 1997 الى يونيو/حزيران 1998)، الانشغال بأولويات أخرى، النقص فى الخبرات المطلوبة (لم تتوافر للخبير الاستشارى هيئة الموظفين المدربة التى يمكنها تولى المسؤولية)، أو بروز صعوبات فى ايجاد من يحل محل الموظفين المعينين للعمل فى المشروع. وفى مفهومنا أن لجنة التوجيه السابقة استعيض عنها، فى أبريل/نيسان 1998، بلجنة خاصة مقيدة يرأسها المدير العام، وأن 5 موظفين عينوا للعمل فى المشروع على أساس التفرغ كما أن عقدا جديدا بشأن الخدمات الاستشارية جرى توقيعه مع شركة استشارية أخرى.

تقييم قدرات حزمة برنامج الحاسوب

63 - وأخيرا ثبت أن النظامين اللذين جرى شراؤهما لم "يجر اختبارهما أو تجربتهما" فى منظمات "تتميز باحتياجات مقارنة تماثل احتياجات المنظمة" حسبما اشترط فى الأصل. ولابد أيضا من ربط ذلك، الى حد ما، بالموعد النهائى المتشدد الذى فرض على عملية انتقاء برنامج الحاسوب. وفى ذات الوقت لم تكن هناك أى منظمة مقارنة قد قامت بتجربة واختبار صيغة حزمة برنامج الحاسوب التى كانت المنظمة على وشك اقتنائها، كما تعذر تنظيم زيارة الى منظمة دولية أخرى تستخدم أنظمة لادارة شؤون العاملين. وعندما تيسر لموظفى المنظمة زيارة هذه المنظمة فى أبريل/نيسان 1996 (أى بعد التوقيع على عقد الشراء)، تبين أنها كانت تنظر فى امكانيات شراء برنامج حاسوب آخر. وفى واقع الأمر، فإن البائع واجه صعوبات في تسليم صيغة مستكملة من النماذج الرئيسية لبرنامج الحاسوب. ولم يسلم العديد من هذه النماذج (مثل المحاسبة، المرتبات) إلا فى منتصف 1998. ولقد أثر ذلك على عملية تحليل الفجوة فى الخصائص الوظيفية، وبالتالى على تنفيذ المشروع بأكمله وعلى الموعد النهائى المحدد له. وعلى نحو مماثل، وبسبب الشكوك التى تكتنف الموعد الذى سيتاح فيه من جانب البائع الصيغ العاملة بالشبكة من البرامج التطبيقية التى جرى شراؤها، كان لابد للمنظمة من شراء نظام وقائى فى نهاية عام 1997 كحل مؤقت فى الانتظار الافراج عن الصيغة العاملة بالشبكة.

التكاليف

64 - حتى 31/12/1997 كان قد انفق مبلغ 10.6 مليون دولار لتنفيذ نظامى ادارة المالية وشؤون العاملين. وهذا الرقم لايشمل تكاليف وقت الموظفين العادى الذى كرس للمشروع (وتقدر بنحو 3.1 مليون دولار فى 31/12/1997). وخصص مبلغ 6 ملايين دولار أخرى للمشروع فى الفترة 1998-1999. وبالتالى فإن إجمالى التكاليف الخارجية تقدر بزهاء 17 مليون دولار وقت اعداد التقرير الحالى. وينتظر أن يتيح التخصيص الحالى للموارد اكمال التركيبة المخفضة للمشروع الذى يجرى تنفيذه الآن، إذ من المفهوم أن عنصرى الموارد البشرية وكشف المرتبات سيتم تنفيذهما فى مرحلة ثانية.

التركيبة الحالية للنظامين

65 - سيقتصر الاستخدام فى تركيبة حزمة برنامج الحاسوب الذى يجرى تنفيذها فى الوقت الحاضر، على النماذج الأساسية وحدها من الحزمة التى اقتنتها المنظمة (دفتر الاستاذ العام، حسابات الاستحقاق والقبض، المشتريات والأصول الثابتة). وسيكون لابد من تصميم وتنفيذ الحدود المشتركة بين النماذج الأساسية (دفتر الاستاذ العام وحسابات الاستحقاق والمقبوضات، على وجه خاص) وعدد من النظم الفرعية: وسيستمر تشغيل نظام كشف المرتبات على نظامى FINSYS/PERSYS، وستشغل معاملات ادارة الاستثمارات على برنامج حاسوب مختلف، والمعاملات الميدانية على برنامج حاسوب سيجرى تكييفه إعتمادا على برنامج مستخدم فى منظمة أخرى تابعة للأمم المتحدة، ومعاملات السفر على برنامج حاسوب جرى تطويره لإستخدامه فى منظمة أخرى من منظمات الأمم المتحدة. كما سيجرى انشاء مستودع للبيانات ونظام لادارة المعلومات.
وصدرت فى مايو/أيار 1998 خطة تنفيذ غير رسمية لتحل محل وثيقة المشروع القديم بتاريخ أبريل/نيسان 1996. والموعد النهائى الجديد لتنفيذ التركيبة المخفضة المتوخاة فى هذه الخطة، هو 1/1/1999.

الاستنتاجات

66 - وبالنسبة للمستقبل، فإن الاستنتاج الذى يمكن استخلاصه من هذا الاستعراض، هو أن هيكل الادارة الذى تبنته المنظمة لوضع تصور هذا المشروع وتنفيذه لم يكن متينا وفعالا على النحو الكافى. كما أن القرارات التى اتخذت استندت عادة الى افتراضات متفاءلة بما يلزم من الموارد (البشرية وخلافها) والوقت اللازم لانجاز ماكان منتظرا. ومن الضرورى، بالنسبة لمشروعات موحدة معقدة تماثل المشروع قيد الاستعراض، والتى تشمل جميع الخطوط التنظيمية، الأفقية منها والرأسية، تحديد المسؤوليات والمساءلة بشكل واضح منذ البداية، وأن يتاح الموظفون بصورة كاملة للعمل كفريق، وأن يستند تنفيذ المشروع إلى استراتيجية للتغيير محددة المعالم بشكل تام (بما فى ذلك تقييم معقول لما يلزم من وقت لتنفيذ التغيير).

اللامركزية

67 - بدأ فى منتصف عام 1996 تنفيذ سياسات تطبيق اللامركزية على العمليات، وخاصة المساعدات فى مجال السياسات والبرنامج الميدانى والدعم الفنى، بنقلها الى المكاتب الإقليمية. وقد وسع نطاق التنفيذ ليشمل جميع المكاتب الإقليمية فى 1997، وتجرى مواصلته فى عام 1998. وقد قامت هيئة مكتبنا، خلال يوليو/تموز 1997 وفى ربيع عام 1998، بزيارة أربعة من المكاتب الإقليمية الخمسة اضافة الى مكتب إقليمى فرعى وذلك بغرض استعراض تنفيذ هذه السياسات. وقد تمت هذه الزيارات خلال فترة تتراوح بين سنة وثمانية عشر شهرا من اتخاذ الخطوات الأولى لتنفيذ هذه السياسات. واستثنى من نطاق هذا الاستعراض مكتب إقليمى واحد، نظرا لأن أهمية وطبيعة المشكلات التى واجهها التطبيق تعكس ظروفا معينة. وقد ضمنت تفاصيل النتائج والاستنتاجات المستخلصة من هذه الزيارات، فى رسائل ادارة موجهة الى المدير العام. وتوجز الفقرات التالية استنتاجات هيئة مكتبنا وتوصياتنا.

68 - وعملية تطبيق اللامركزية على الأنشطة التنفيذية بنقلها الى المستوى الإقليمى، هى مهمة كبرى انجز معظمها وقت اعداد التقرير الحالى. بيد أن المرحلة الحالية من تنفيذ السياسات أظهرت أن هناك فجوة قائمة بين تزايد المسؤوليات المناطة بالممثلين الإقليميين/ المدراء العامين المساعدين، والسلطات، والموظفين، والمعلومات والأنظمة المالية التى وضعت تحت تصرفهم لتصريف هذه المسؤوليات.

تفويض السلطات الى الممثلين الإقليميين/المدراء العامين المساعدين

69 - ينطوى تطبيق اللامركزية على تفويض قدر كبير من السلطات الى الممثلين الإقليميين/المدراء العامين المساعدين. بيد أن التحديد الدقيق لهذه السلطات هو موضع مداولات داخل المنظمة. ويظل النقاش دائرا حول موضوعات أساسية، مثل مسؤولية تحديد الأولويات الإقليمية، دور المسؤولين الفنيين فيما يتعلق بالبرامج الميدانية أو الاشراف من جانب المسؤولين الإقليميين. ومنذ أغسطس/آب 1997 يجرى إعداد رسالة دورية معدلة بشأن مسؤوليات كل من المكاتب الإقليمية والمقر الرئيسى والعلاقات بينهما، ولكنها لم تصدر حتى وقت اعداد التقرير الحالى.

70 - وتقدم شؤون الميزانية نموذجا شديد الوضوح للمشكلات الحالية. إذ لاحظت هيئة مكتبنا أنه، بالاضافة الى المخصصات العادية التى صدرت للممثلين الإقليميين/المدراء العامين المساعدين فقد تلقى المسؤولون الإقليميون بالفعل، ومباشرة من مصالحهم الفنية بالمقر الرئيسى وبدون معرفة الممثلين الإقليميين/المدراء العامين المساعدين، تراخيص بالصرف فى شكل "تراخيص ميدانية" تقيد على كيانات الميزانية فى المقر الرئيسى. ويضر هذا بصورة جلية بقدرات الممثلين الإقليميين/المدراء العامين المساعدين على تنسيق ومراقبة تنفيذ البرامج الإقليمية للمنظمة، ويجعل رصد تنفيذ الميزانية والمحاسبة على المصروفات أمرا معقدا بلا مبرر. علاوة على ذلك، فهو يتعارض مع مبدأ سياسات اللامركزية الذى حدد فى دليل التعليمات الادارية لدى المنظمة بالنص على أن "المجموعات الفنية الإقليمية تعمل تحت السلطات الادارية للممثلين الإقليميين" (القسم 116، صدر فى 30/5/1996).

وفى واقع الأمر فإن السلطات المفوضة للممثلين الإقليميين/المدراء العامين المساعدين قد قلصت فى مجالات بعينها، ومن ذلك مثلا عندما طلب منهم، فى نهاية عام 1996 بألا يقوموا بتصفية وتسوية المنحة التعليمية حرصا على تلافى امكانية المدفوعات المزدوجة، التى نشأت من انعدام الرابطة مع النظام المركزى (أنظر الفقرة 71 أدناه).

ووافقت المنظمة على أن هناك حاجة الى صياغة نطاق وأشكال السلطات المفوضة للممثلين الإقليميين/المدراء العامين المساعدين، فى صورتها النهائية وعلى أسس رسمية.

الوظائف الشاغرة

71 - انطوت عملية تطبيق اللامركزية على العمليات، على الغاء عدد كبير من الوظائف، وانشاء وظائف جديدة، واعادة توزيع الموظفين ونقلهم الى المكاتب الإقليمية، اضافة الى تعيين موظفين جدد، وعلى الأخص على مستوى الخدمات العامة. وثبت أن هذه العملية صعبة، حيث عانت المكاتب الإقليمية من شغر عدد كبير من الوظائف خلال الفترة المالية، سواء الوظائف الفنية أو الادارية. ومن النماذج على ذلك وظيفتى رئيسى وحدتين من وحدات المعاونة الادارية، اللذين لم يتم تعيينهما قبل نهاية عام 1997، ورئيس وحدة ثالثة والذى، بالرغم من تعيينه فى نـوفمبر/تشـرين الثـانـى 1996، تغيــب عــن وظيفتــه لمـا يقـرب مـن نصـف الفـترة قيـد الاستعـراض (1/11/1996-31/7/1997)، ووظائف لمسؤولى شؤون العاملين أو موظفى تكنولوجيا المعلومات والتى ظلت شاغرة لفترات طويلة من الزمن. ومن الصعوبات الأخرى عدا الحالات التى أعاق فيها المعدل المرتفع لدوران الموظفين بناء قدرات كافية، وعلى الأخص فى وحدات المعاونة الادارية. وكان لابد، فى حالات عديدة، من سد الفجوات أو توفير التدريب بطريق تعيين موظفين من المقر الرئيسى فى وظائف إقليمية لفترات طويلة من الزمن، وبالتكلفة المرتفعة التى تنطوى عليها مثل هذه البعثات. وأخيرا يبدو أن المشاورة مع الممثلين الإقليميين/المدراء العامين المساعدين، فى مرحلة مناسبة، بشأن اختيار الموظفين المهنيين الفنيين والاداريين كثيرا ما كان سببا فى حدوث منازعات بين المقر الرئيسى والمكاتب الإقليمية. ولقد كان من المنتظر، الى حد ما، أن تحدث مثل هذه الصعوبات نظرا لأنها جزء لا يتجزأ من مثل هذه العمليات وأن، من المأمول، أن تتحسن الأوضاع مع مرور الوقت. بيد أن اجراءات التعيين والنقل المعقدة المتبعة حاليا فى المنظمة، وتنشأ عنها حالات تأخير طويلة، والتى طالما حددت بأنها مصدر مشكلات فى الظروف العادية، هى عائق أكبر بكثير فى سبيل تنفيذ ناجح لعملية اللامركزية. وفى هذا الصدد، تجدر الاشارة الى أنه قد جرى مؤخرا استعراض لاجراءات التعيين، وأن الادارة العليا تواصل دراسة التوصيات الصادرة عنه.

قصور الروابط بين نظامى المعلومات المالية والادارة

72 - ظل وجود حدود مشتركة بين النظامين المستخدمين فى المقر الرئيسى وفى المكاتب الإقليمية مبعث مشكلات منذ مستهل تطبيق سياسات اللامركزية. ونشأ ذلك عن طائفة من الأسباب المرتبطة بالسياسات (مثلا وحتى صيف عام 1997 كان قد تقرر ألا تكون للمسؤولين الإقليميين امكانيات الوصول المباشر الى نظامى المعلومات المركزيين وهما FINSYS, PERSYS)، وبالتكاليف، وبالتنفيذ المرتقب لبرنامج حاسوب جديد للادارة المالية على نطاق المنظمة بأكملها، ووضع عدد من الحلول "المؤقتة" لسد الفجوة القائمة. وفى الوقت الحاضر فإن النظم المستخدمة فى المكاتب الإقليمية وفى المقر الرئيسى لاتوجد بينهما حدود مشتركة على النحو السليم. ومن الأمثلة على ذلك، نظام معلومات عائدات السلف المستديمة، نظام تقارير الميزانية الدورية، ونظام معلومات تشغيل المشروعات، والنظامين المركزيين FINSYS/PERSYS. وهو ما تسبب عنه الارباك، واضاعة الوقت فى تسجيل وتسوية ومراجعة القيود، وفى زيادة مخاطر الأخطاء. ومما يزيد من تفاقم هذه الصعوبات مشكلات التوظيف التى تواجهها المنظمة على المستوى الإقليمى. وفى مفهومنا أن الأوضاع ستتحسن مع إدخال النظام المتكامل الهيكلى، بما فى ذلك نظام المعلومات الميدانية الذى يجرى التفكير فيه حاليا، وإن كان تنفيذه سيستغرق بعض الوقت.

شكر وتقدير

73 - ونود أن نسجل هنا تقديرنا للمدير العام وموظفى المنظمة على ما قدموه لنا من تعاون ومساعدة فى عملية المراجعة.

(توقيع)
Pierre JOXE
الرئيس الأول لمحكمة المحاسبات
فى الجمهورية الفرنسية
المراجع الخارجى

27 يوليو/تموز 1998