FC 92/6





Comité financier



Quatre-vingt-douzième session

Rome, 3-7 mai 1999

RAPPORT INTÉRIMAIRE SUR L'APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

On trouvera ci-après pour l'information des membres du Comité financier le rapport intérimaire sur l'application des recommandations du Commissaire aux comptes.


RAPPORT INTÉRIMAIRE SUR L'APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE AUX COMPTES

Recommandation du Commissaire aux comptes

Mesures prises

QUESTIONS FINANCIÈRES

Situation financière de l'Organisation

Caisse de péréquation des impôts

Je recommande que les dispositions nécessaires soient prises avec les Etats Membres intéressés en vue de réduire leurs crédits sur la Caisse de péréquation d'un montant égal aux remboursements d'impôts à leurs ressortissants.

L'erreur était due à une négligence. Des dispositions sont prises pour qu'elle ne se reproduise pas à l'avenir.

Arrangements de change

A la suite du contrôle des comptes 1996-97, je souhaiterais formuler les deux recommandations ci-après:

a) la FAO devrait réexaminer la méthodologie actuelle de comptabilisation et de déclaration des différences de change en vue de la simplifier, de la rendre plus complète et de mieux distinguer les pertes et les gains non réalisés et réalisés;

b) la FAO devrait revoir sa politique actuelle de protection contre les variations des taux de change (contrats d'achat à terme de deux ans à taux fixe) en vue de mieux prendre en compte le nouvel environnement des changes internationaux qui est plus instable. En raison du rétrécissement des écarts de taux d'intérêt, les achats à terme ne constituent peut-être plus la meilleure solution.

Un document doit être présenté au Comité financier pour proposer diverses mesures permettant de gérer les risques de change en 1999 et pendant les années ultérieures. Une équipe spéciale a été créée pour étudier la question et les questions connexes de gestion monétaire, notamment l'établissement de contrats en Euro en Europe et le paiement des salaires du personnel sur les comptes en lires italiennes et en dollars des Etats-Unis, etc. Cette formule devrait permettre de simplifier la comptabilité et la déclaration des variations des taux de change et de confronter les avoirs et les engagements en termes monétaires.

Engagements non liquidés

Je voudrais recommander de nouveau de contrôler avec plus de soin les engagements non liquidés à la fin de l'exercice biennal. Je sais bien qu'il s'agit d'une opération longue et complexe comportant l'application de toute une gamme de critères à l'ensemble des objets de dépense. A ce propos, je voudrais recommander qu'à l'avenir l'Organisation étudie des critères simplifiés susceptibles d'être incorporés dans les systèmes de comptabilité pour reconnaître la validité des engagements non liquidés à la fin d'un exercice biennal.

Les procédures d'accumulation par exercice du nouveau système comptable Oracle permettront de régler ce problème et les acquis accumulés pour les comptes de l'exercice biennal 1998/99 seront fondés sur des critères objectifs simples par opération.

Liquidités et placements

Contrôle des comptes bancaires

Le nombre de comptes bancaires tient au moins en partie au fait qu'ils sont "spécialisés" pour des opérations ou des groupes précis (Programme ordinaire, Fonds fiduciaires, etc.). Dans mon rapport précédent, j'avais recommandé que cette formule complexe soit abandonnée et que la gestion des liquidités soit centralisée au niveau de l'Organisation, l'identification des transactions nécessaires pour les déclarations étant maintenue. Bien que cette recommandation ait été prise en compte dans le contexte de la mise en place du nouveau logiciel de gestion financière et de comptabilité, la situation n'avait pas changé à la fin de 1997.

Les mesures requises ont été prises depuis lors pour réduire le nombre de comptes bancaires, comme l'a d'ailleurs reconnu le Commissaire aux comptes. Il est prévu qu'en janvier 1999, la FAO aura 13 comptes au siège (dont quatre comptes de fonds fiduciaires) contre 26 en janvier 1998. Des réductions ultérieures seront envisagées après l'introduction de l'Euro.

Liquidités et placements

Gestion des liquidités

Je souhaiterais recommander formellement que l'Organisation lance des appels d'offres internationaux pour la fourniture des services bancaires au niveau de l'institution.

Mes collaborateurs ont noté qu'un consultant avait recommandé d'"externaliser" la gestion des liquidités de façon à obtenir des rendements plus élevés à moindres risques et de libérer les ressources du service de la trésorerie à d'autres fins. Je recommande que l'Organisation étudie ces propositions avec soin. Si elles devaient être mises en application, la FAO devrait inviter plusieurs sociétés internationales de gestion des liquidités à lui présenter des offres et réorganiser et renforcer le service de la trésorerie pour lui permettre de devenir l'homologue professionnel du gestionnaire sélectionné.

L'Organisation a pris des dispositions pour lancer un appel d'offres concernant les services bancaires au niveau de l'institution. Des mesures ont également été prises pour désigner un consultant chargé de donner des avis sur la nomination de spécialistes de la gestion des fonds pour gérer les liquidités de l'Organisation. Un appel d'offres sera lancé en vue de la fourniture des services nécessaires. Enfin, le renforcement de la fonction de trésorerie est entrepris dans le cadre de la réorganisation de la Division des finances.

Placements à long terme

Il est nécessaire d'assurer un suivi plus attentif des résultats du (des) gestionnaire(s) de fonds avec visites à leurs bureaux et à cette fin il faudra réorganiser et renforcer la trésorerie.

Ainsi qu'il a été indiqué plus haut, un consultant extérieur a été désigné pour donner des avis sur la désignation de deux ou plusieurs spécialistes de la gestion des fonds qui seraient chargés de gérer le portefeuille de l'Organisation; un appel d'offres sera ensuite lancé. Le renforcement de la fonction de trésorerie est entrepris dans le cadre de la réorganisation de la Division des finances.

Dépenses d'appui

Vu la prolifération actuelle des dépenses d'appui de divers types qui empêche l'objectif et l'ampleur de la politique d'apparaître clairement, je recommande que le Secrétariat soit invité à établir un cadre d'organisation de ces dépenses d'appui complet mais très simplifié. Selon moi, deux approches sont possibles:

a) soit adapter les dépenses d'appui aux besoins de chaque projet et identifier clairement lesdites dépenses d'appui dans les budgets des projets;

b) soit limiter les dépenses d'appui à des activités larges mais bien définies et facturer ces dépenses aux projets en leur appliquant des pourcentages de remboursements préétablis.

On pourrait bien entendu aussi combiner les deux approches, à condition que le document de politique générale soumis alors aux organes directeurs soit à la fois complet et simple à appliquer.

Un document sera rédigé pour proposer au Comité financier un nouveau mécanisme moins complexe d'établissement des prix.

Vérification des transactions sur le terrain

Afin que les vérifications locales des dépenses de terrain permettent d'appuyer une comptabilité décentralisée à un coût raisonnable, je recommande que l'intervalle séparant les comptes rendus soit allongé (un ou deux rapports par an), que le nombre de cabinets de vérification sous contrat soit réduit et que les vérificateurs soient tenus de donner l'assurance que les rapports relatifs aux comptes d'avance de caisse présentent un tableau juste et véridique des opérations de terrain.

Les dispositions suivantes ont été prises en vue d'améliorer le programme de vérifications locales: a) les vérifications de fonds du PO n'auront plus lieu que deux fois par an, les sommes ainsi économisées serviront à financer les vérifications de projets dans les limites des fonds disponibles; b) les possibilités de réduire le nombre de bureaux chargés des vérifications locales sont à l'étude; c) on examinera la possibilité d'organiser une vérification complète, mais tout dépendra des disponibilités de moyens financiers et d'autres considérations.

Comptes débiteurs et créditeurs

Je recommande que, dans le contexte de la mise en place du nouveau logiciel financier et comptable en cours à la FAO, les procédures de comptabilité et d'organisation appliquées pour inscrire les transactions aux comptes créditeurs et débiteurs soient réexaminées de façon à faciliter leur identification, leur suivi et leur règlement pendant tout l'exercice.

A la suite de la réorganisation d'AFF, les responsabilités fonctionnelles ont été mieux définies en ce qui concerne ces comptes. En outre, le nouveau système Oracle comportera des contrôles appropriés pour assurer le suivi régulier et le règlement rapide des soldes. Ces mesures feront disparaître les problèmes que pose le système actuel. En outre, le service des contrôles nouvellement créé à AFF est chargé de veiller à ce que les services responsables prennent les dispositions nécessaires pour tous ces comptes d'attente.

Obligations relatives au personnel

a) Je recommande qu'à l'avenir l'obligation concernant le régime des indemnités de départ soit déclarée conformément à la politique officielle (valeur actuarielle) et qu'un accord soit conclu dans ce sens avec le PAM.

b) Je recommande que l'objectif et le fonctionnement de ce fonds (fonds des indemnités de départ) soient examinés de façon approfondie en vue de créer un mécanisme global pour assurer le financement de toutes les obligations reconnues liées à la cessation d'emploi.

Les incohérences constatées éventuellement dans le traitement des indemnités pour cessation d'emploi seront corrigées par la Division des finances dans les comptes 1998/99. Dans l'intervalle, le Fonds des indemnités de départ sera réexaminé en vue de mettre en place un mécanisme global pour financer toutes les obligations reconnues liées à la cessation d'emploi et, en cas de nécessité, un document sera présenté au Comité financier lors de sa session de septembre au sujet de ce Fonds.

Telefood

Etant donné que cette activité doit se poursuivre et s'élargir pendant l'exercice en cours et les exercices suivants (Résolution 3/97 de la Conférence), je recommande que, si des arrangements spéciaux de vérification sont de nouveau jugés nécessaires, leur mise en oeuvre soit suivie avec plus de rigueur.

La vérification de tous les comptes de Telefood est prévue et sera assurée soit par les cabinets de vérification locaux, soit par AUD. Les modalités de vérification seront adaptées selon les besoins.

QUESTIONS DE GESTION

Décentralisation

Je recommande que l'Organisation mette en place de façon définitive et formelle les délégations de pouvoirs aux représentants régionaux.

Une nouvelle circulaire sur les responsabilités et les rapports (Siège et bureaux décentralisés de la FAO) a été publiée en version définitive. En outre, diverses sections du Manuel ont été révisées et de nouveaux manuels ont été publiés pour la fonction finance. Ces mesures permettront d'améliorer les rapports entre le siège et le terrain.