FC 92/10





Comité financier



Quatre-vingt-douzième session

Rome, 3 - 7 mai 1999

Améliorations apportées au processus de recrutement de la FAO



Table des matières


I. Objet

1. Le Comité financier ayant fait part de sa préoccupation face aux délais de recrutement, le présent document a été préparé pour lui donner des informations sur les mesures prises par la FAO pour réduire les délais de recrutement à des postes du cadre organique,.

II. Aperçu général des pratiques actuelles de recrutement des fonctionnaires du cadre organique à la FAO

Intensité des activités de recrutement

2. En 1996, 1997 et 1998, la FAO a publié respectivement 186, 144 et 190 avis de vacance de poste. Il en est découlé un grand nombre de candidatures: 9 500 en 1996, 8 500 en 1997 et 10 000 en 1998. Pour ces avis de vacance, le nombre d'engagements de candidats externes s'est élevé respectivement à 58 en 1996, 68 en 1997 et 102 en 1998. En outre, la FAO a recruté 49 agents du cadre organique au titre de contrats de brève durée en 1996, 25 en 1997 et 30 en 1998. Cette intensité des activités de recrutement est parmi les plus élevées des institutions des Nations Unies.

Délais de recrutement à des postes du cadre organique
avant l'adoption des nouvelles mesures

3. Avant les mesures récemment adoptées, les délais moyens de recrutement à des postes du cadre organique, s'écoulant entre le moment de la publication de l'avis de vacance et l'entrée en fonction étaient de 58 semaines. Selon les indications du Bureau des services de contrôle interne des Nations Unies, les délais correspondants étaient de 66 semaines en 1998 au sein du Secrétariat de l'ONU. Néanmoins, comme on a estimé que les délais pourraient être considérablement réduits à la FAO, le Directeur général a demandé en 1998 qu'un réexamen de l'ensemble du processus de recrutement soit effectué afin, notamment, d'identifier les mesures propres à permettre une réduction des délais de recrutement à des postes du cadre organique.

III. Mesures propres à accélérer le recrutement à des postes
du cadre organique

4. Un certain nombre des mesures adoptées par le Directeur général à la fin de 1998 doivent permettre d'accélérer le processus de recrutement, sans compromettre la qualité des candidatures.

Amélioration de la planification prévisionnelle et de la gestion des avis de vacance

5. Les départements et bureaux doivent veiller à une planification plus efficace afin de permettre la publication en temps utile des avis de vacance pour les nouveaux postes, ainsi que l'émission d'avis de vacance à des postes non identifiés qui doivent se libérer. En particulier:

Rationalisation des processus administratifs

6. L'examen du recrutement a débouché sur d'importantes modifications de procédures administratives. Les étapes superflues ont été supprimées, les imprimés modifiés et un nouveau système automatisé a été installé dans les départements pour l'enregistrement et la recherche des dossiers de candidature et la préparation des lettres types de réponse aux candidats. Les départements sont désormais entièrement responsables de toutes les mesures administratives qui suivent l'émission de l'avis de vacance, et ils mettront en place des groupes chargés d'évaluer les candidatures et de préparer des propositions à l'intention du Comité de sélection du personnel du cadre organique. Désormais, les départements recevront directement les candidatures et se chargeront aussi de la correspondance nécessaire avec les candidats.

Amélioration de la gestion des délais fixés pour le processus de recrutement

7. L'une des principales caractéristiques des nouvelles mesures de recrutement a été l'identification des meilleures pratiques et la fixation de délais correspondants pour chaque étape du processus. En outre, un mécanisme de suivi de l'efficacité des opérations dans le Département a été mis en place. Le diagramme suivant indique les délais.

Le processus de sélection

8. Ces délais permettent d'abréger considérablement le processus, qui, du début à la fin de la sélection, ne doit pas excéder 24 semaines. Le suivi du processus en question permettra à la FAO d'identifier les domaines dans lesquels des améliorations sont nécessaires et d'identifier d'éventuelles autres mesures à prendre pour accélérer le processus de recrutement. Il est cependant à noter que l'Organisation ne peut guère agir sur la période qui s'écoule entre la sélection d'un candidat externe et la date effective du recrutement, la durée de cette période dépendant principalement de la disponibilité du candidat.

Bonnes pratiques de recrutement: information et formation
des fonctionnaires des départements

9. La Division du personnel a informé tous les directeurs des nouvelles mesures et l'Unité du recrutement a organisé un atelier de formation sur les pratiques de recrutement à l'intention des directeurs et du personnel. D'ici à la fin de mai 1999, 100 directeurs et fonctionnaires auront été formés.

Amélioration des aspects qualitatifs du processus de recrutement

10. Si l'on a surtout essayé d'accélérer le processus de recrutement, on s'est également efforcé de faire en sorte que la FAO continue à pouvoir recruter des personnes présentant les plus hautes qualités de compétence. C'est pourquoi il a notamment fallu veiller à ce que la FAO reçoive le plus grand nombre possible de candidatures et l'Organisation a été sensible aux préoccupations des Etats Membres qui ont indiqué que la durée d'affichage des avis de vacance (huit semaines) était insuffisante. Les avis de vacance externes sont maintenant affichés pendant 12 semaines. Les qualifications exigées figurant dans l'avis de vacance seront moins normatives et accompagnées de critères de sélection qui seront mieux adaptés aux besoins actuels des postes. En outre, les qualifications et les critères sont maintenant joints à l'avis de vacance; cette mesure permettra également d'accroître la transparence du processus de sélection.

11. Les mesures du Directeur général continuent également à mettre l'accent sur l'importance qu'il y a à améliorer l'équilibre entre les sexes pour le personnel du cadre organique et à recruter sur une base géographique aussi large que possible. Dans ces deux domaines, la FAO a encore progressé sensiblement. Le nombre de femmes du cadre organique est passé de 19 pour cent en 1994 à 22 pour cent en 1999 à la FAO. Le nombre de pays non représentés au sein du personnel affecté à des postes soumis à la répartition géographique est tombé de 53 en janvier 1996 à 29 en janvier 1999. Des ressortissants de six autres pays non représentés sont en cours de recrutement.

IV. Résultats des nouvelles mesures

12. Depuis la mise en oeuvre des nouvelles mesures, un certain nombre d'unités ont réussi à assurer l'évaluation et la sélection de candidats en moins de 20 semaines. Avant l'adoption de ces mesures, les délais moyens d'évaluation et de sélection de l'ensemble des divisions étaient de 31 semaines. Les résultats dans ce domaine continueront à être suivis et à faire l'objet de rapports réguliers sur les progrès réalisés dans ce domaine.

V. Conclusion

13. Grâce aux nouvelles mesures qui améliorent l'efficacité des opérations de recrutement, la FAO pourra traiter les vacances de poste de plus en plus nombreuses. En outre, ces mesures favorisent des pratiques rapides, transparentes et rationnelles de recrutement, contribuant ainsi à garantir le maintien des plus hautes qualités de compétence.