CL 116/8-Sup.2 |
Cent seizième session |
Rome, 14 - 19 juin 1999 |
LIEU DU DOUZIÈME CONGRÈS FORESTIER MONDIAL: EXAMEN DES CONDITIONS LOGISTIQUES ET DE L'INFRASTRUCTURE DES LIEUX PROPOSÉS POUR LA TENUE DU CONGRÈS |
1. Le présent document complète les renseignements fournis dans le document CL 116/8-Sup.1 concernant les candidatures du Guatemala et du Canada pour la tenue du Congrès forestier mondial en 2003. Le Directeur de la Division de la Conférence, du Conseil et du protocole a rassemblé les renseignements fournis ci-après au cours d'une mission de vérification dans les deux pays ayant posé leur candidature. Cette mission, qui s'est déroulée du 18 au 28 mai 1999, avait pour but d'examiner les conditions logistiques avec les autorités concernées et d'évaluer les infrastructures disponibles pour la tenue d'une conférence (salles de réunion, hôtels, transport, etc.).
2. La mission a été guidée dans ce travail par:
3. Les critères et paramètres utilisés sont indiqués à l'Annexe 1. L'Annexe 2 résume sous forme de tableau la situation dans chacun des pays candidats et les dispositions à prendre en conséquence.
Structure organisationnelle
4. Le Gouvernement prévoit la création d'un Comité chargé de l'organisation du Congrès qui serait présidé par le Ministère de l'agriculture et auquel participeraient d'autres ministères concernés (Affaires étrangères, Intérieur), des organismes gouvernementaux (INGUAT, Tourisme), le secteur privé et des ONG. Six Sous-Comités seraient constitués pour s'occuper, respectivement, de la logistique, de l'infrastructure, du programme, du financement, de la promotion et de la communication. Le Secrétariat assurerait la liaison avec la FAO et ferait rapport au Comité chargé de l'organisation du Congrès.
5. Le Gouvernement souhaite donner au Congrès une dimension régionale en invitant d'autres pays et institutions d'Amérique centrale (tels que le Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza, CATIE) à participer à son organisation et à son déroulement.
6. Le Bureau des conférences, composé de la Chambre de tourisme, de l'Institut national de tourisme et de la Fondation pour le développement et financé par eux, assure gratuitement la liaison avec le secteur du tourisme (hôtels, compagnies aériennes, voyagistes et média).
Salles de conférence et d'exposition
7. Les principaux centres de conférences sont: le Hyatt Regency, le Marriott Convention Center et le Camino Real Convention Center. Tous font partie d'hôtels à cinq étoiles.
8. Le Hyatt Regency a 12 salles de réunions de taille variée. La plus grande (Salón de la Paz) peut accueillir jusqu'à 6 000 participants (3 600 mètres carrés, style théâtre). Toutefois, cette salle convient mieux à des expositions ou à des réceptions qu'à des réunions.
9. Le Salón Tikal (3 100 places, 2 140 mètres carrés) peut être divisé en cinq salles plus petites. La structure centrale (Tikal, 1 200 places), deux salles de réunion (600 places chacune) et deux autres plus petites (250 places chacune). Chacune de ces salles peut être divisée en modules plus petits. En outre, cinq salles de 40 à 92 mètres carrés peuvent être utilisées pour des réunions de travail ou par le Bureau ou le Secrétariat. D'autres espaces, tels que les salons et les halls, peuvent aussi être utilisés à ces fins. Les 1 200 mètres carrés de bureau nécessaires sont disponibles.
10. Le Marriott Convention Center, de construction récente, possède une salle de conférence de 2 010 mètres carrés et 2 100 places (style théâtre), qui peut aussi être divisée en salles plus petites. Il compte en outre 9 salles de réunion, dont la plus grande (Los Reyes) a une capacité de 1 000 places et est aussi transformable. Les huit autres salles de réunion peuvent accueillir de 70 à 325 personnes. Dix bureaux sont également disponibles, d'une capacité de 35 personnes chacun, ainsi que 11 salles de réception, qui peuvent être aménagées en bureaux. Les halls et les salons peuvent être utilisés pour les services d'appui (photocopie, communications, documents, etc.). La superficie prévue à ces fins, y compris pour les services de presse, est disponible.
11. Le Camino Real Convention Center comprend le Gran Salón Real (1 896 mètres carrés, 2 100 places) qui peut être divisé en trois modules de 700 places environ chacun, trois salles de réunions (de 270 à 330 places) et quatre salles supplémentaires à l'étage supérieur d'une superficie totale de 355 mètres carrés, qui peuvent servir pour des réunions de travail ou être aménagées en bureaux. La superficie disponible pour les bureaux est moins adaptée que dans les deux autres centres.
En construction
12. L'hôtel Inter-Continental: 14 salles de réunion (2 000 mètres carrés environ), la plus grande offrant 860 places style théâtre. L'hôtel sera inauguré en octobre 1999.
13. Salón Guatemala, Parque de la Industria (Comité Permanente de Exposiciones de Guatemala, COPEREX), structure en forme de dôme polyvalente (sans pilier), avec une capacité de 6 000 places style théâtre lorsqu'il est utilisé pour des réunions. Il sera inauguré pour une première exposition en juillet 1999 et achevé en octobre 1999.
Expositions
14. Tant le Hyatt Regency que COPEREX offrent un espace suffisant et des facilités annexes (facilité d'accès aux poids lourds, docks de chargement et de déchargement, etc.). Le Parque de la Industria est un espace d'expositions situé près du centre et pleinement opérationnel, à l'exception du Salón Guatemala.
Matériel
15. Les trois centres de conférence sont correctement équipés pour les communications (télécopie, télex et téléphone), la reproduction des documents, les liaisons informatiques et avec Internet. Selon l'Agence responsable des communications, la capacité actuelle pourrait être amplifiée sans problème (lignes téléphoniques supplémentaires, par exemple) avant le Congrès, en fonction des besoins. Toutes les salles de réunions sont climatisées.
16. Le matériel d'interprétation devrait être loué pour le Congrès, car les salles de réunions ne sont pas équipées de cabines. Les entreprises susceptibles de fournir ce matériel sont suffisamment nombreuses au Guatemala pour que l'on puisse organiser un appel d'offres.
Logistique
17. Deux des trois centres de conférence (le Marriott et le Camino Real) sont situés à proximité l'un de l'autre, dans le centre (zona viva), où se trouvent également la plupart des autres hôtels de qualité. Le Hyatt Regency se trouve à huit kilomètres environ des deux autres (20 minutes de transport aux heures de pointe).
18. Selon le nombre de participants, les séances plénières d'ouverture et de clôture du Congrès pourraient se tenir au Hyatt, ou dans la nouvelle salle en construction du Parque de la Industria, qui est également proche du centre-ville. Les sessions des Comités pourraient se tenir au Marriott et/ou au Camino Real, en fonction des besoins. Si le nombre maximum de séances se tenant simultanément ne dépasse pas trois, les réunions peuvent se tenir dans l'un ou l'autre de ces centres, compte tenu de la convertibilité de leurs salles les plus vastes. Le Secrétariat pourrait être établi au Marriott, où les bureaux sont les plus commodes.
19. Pour éviter à avoir à utiliser des microphones mobiles, les salles de réunion devraient être aménagées sur le modèle des salles de classe, plutôt que dans le style théâtre, avec des microphones câblés et des écouteurs mobiles pour l'interprétation simultanée. La capacité de ces salles serait réduite d'environ 25 pour cent, mais resterait suffisante pour accueillir le Congrès.
20. Des services de traduction/interprétation sont disponibles, notamment pour la combinaison de langues anglais/espagnol. Pour les autres langues, l'assistance de la FAO pourrait être nécessaire.
Capacité hôtelière
21. La capacité hôtelière totale de Guatemala et d'Antigua (35 kilomètres de Guatemala) est indiquée ci-après. L'hôtel cinq étoiles Inter-Continental, en construction, fournira 237 chambres supplémentaires.
Chambres | Lits | |
Guatemala | 4 765 | 12 648 |
Antigua | 1 067 | 2 727 |
Total | 5 832 | 15 375 |
22. Les normes hôtelières sont conformes aux normes internationales. Les hôtels des catégories inférieures (2-3 étoiles) offrent de bonnes conditions de confort et d'hygiène pour un prix modeste. Le nombre de chambres dans chaque catégorie d'hôtel et fourchette de prix était, en mai 1999, le suivant:
* | ** | *** | **** | ***** | |
Guatemala | 178 | 604 | 442 | 1 010 | 1 468 |
Antigua Guatemala |
118 | 104 | 70 | 90 | 295 |
Total | 296 | 708 | 512 | 1 110 | 1 763 |
Prix par nuit (en $E.-U) | 10 - 30 | 35 - 45 | 50 - 75 | 75 - 200 | 100 - 250 |
(La différence entre le nombre de chambres d'hôtel à Guatemala (4 765) et le nombre total indiqué ci-dessus (3 702) tient au fait que des chambres supplémentaires sont disponibles dans les auberges de jeunesse, les universités, les pensions, etc.).
Restauration
23. Les hôtels ont, en principe, leurs propres services de restauration qui offrent un large éventail de plats internationaux et nationaux à des prix raisonnables. En outre, la ville dispose d'un choix de restaurants (80 environ) dans une gamme de prix étendue.
Transports internationaux
24. Le Guatemala possède un aéroport international, avec des vols directs pour de nombreuses villes des Etats-Unis et d'Europe. Les liaisons directes avec les pays d'Amérique centrale et latine sont fréquentes.
Sécurité
25. La sécurité s'est considérablement améliorée depuis la signature des accords de paix de 1996 et la création de la Policia Nacional Civil. La situation dans la ville semble normale, bien que les Nations Unies maintiennent le statut Phase 1. Le Ministère de l'intérieur prendrait des mesures particulières en matière de sécurité à l'occasion du Congrès.
Budget et financement
26. Sur la base d'un budget estimatif de 6 millions de dollars E.-U., le Gouvernement a pris les dispositions provisoires ci-après:
27. Des mesures spéciales seraient prises pour faciliter la participation de délégations de pays en développement.
Services médicaux
28. Les hôtels de première catégorie disposent de leurs propres services médicaux d'urgence. La Red Hospitalaria inclut des hôpitaux et des cliniques (publics et privés) dans tout le pays. Des services de secours d'urgence sont disponibles dans les centres de conférence et sont aussi assurés par la Croix Rouge.
Visites sur le terrain
29. Les services forestiers ont identifié six zones écologiques incluant différents types de forêts (conifères, pluviales, semi-arides, etc.) qui sont d'accès facile à partir de la ville de Guatemala, par avion ou en voiture.
Dates du Congrès
30. Les autorités n'ont pas encore décidé des dates du Congrès, au cas où le Guatemala serait le pays hôte. Les conditions météorologiques sont bonnes pendant pratiquement toute l'année, mais les mois d'avril et de mai, avant la saison des pluies, ont été suggérés parce que les températures moyennes se situent en cette saison entre 18 et 24o C.
Structure organisationnelle
31. L'institution hôte serait le Ministère des ressources naturelles du Québec, qui organiserait le Congrès conjointement avec le Service forestier canadien des ressources naturelles. L'institution hôte s'appuierait sur la collaboration de toutes les institutions s'intéressant au secteur forestier canadien, comme confirmé par le Conseil des Ministres des forêts du Canada. Les autres partenaires viendraient du secteur privé, des ONG, des universités et des institutions de recherche.
32. Le Comité chargé de l'organisation du Congrès serait coprésidé par le Vice-Ministre des forêts du Québec et par le Directeur général du Service des politiques, de la planification et des affaires internationales du Ministère des ressources naturelles. Plusieurs Sous-Comités s'occuperaient des diverses questions d'organisation, en faisant rapport directement au Secrétaire général, sous la supervision du Comité chargé de l'organisation du Congrès.
33. Le Secrétariat serait composé de spécialistes des domaines couverts par les Sous-Comités, sous la direction du Secrétaire général qui serait une personnalité faisant autorité dans le domaine de la foresterie.
34. L'institution hôte aurait largement recours à Internet et aux moyens électroniques pour promouvoir et organiser le Congrès, y compris envoyer les invitations et prendre les inscriptions. Le Bureau central du logement offre des services centralisés pour la réservation de chambres.
Salles de conférence et d'exposition
35. Le Centre de conférence de la ville de Québec, construit en 1996, est un vaste complexe qui pourrait accueillir le Congrès dans une structure unique. Il couvre une superficie de 34 000 mètres carrés et peut accueillir jusqu'à 10 000 participants à la fois. La zone d'exposition (niveau quatre), lorsqu'elle est utilisée pour des réunions, a une capacité de 7 500 personnes.
36. Le Convention Hall, avec une capacité de 3 500 fauteuils, peut être divisé en trois sections couvrant respectivement 50, 25 et 25 pour cent de la superficie totale. Ces sections peuvent être combinées de diverses façons. Le Centre possède aussi un hall polyvalent avec 2 300 places assises (style théâtre), qui peut être divisé en quatre segments pratiquement égaux et combinables. Les autres salles du même étage ont une capacité de 50 à 440 sièges. De multiples combinaisons sont possibles en utilisant des cloisons mobiles insonorisées. Les quatre salles du niveau trois sont plus petites (de 200 à 350 personnes) et peuvent aussi être divisées et combinées.
37. Toutes les salles de réunion ont des couloirs d'accès et des zones de service pour la distribution de documents ou de rafraîchissements.
38. Selon le programme des réunions du Congrès, le Centre s'arrangerait pour fournir des locaux suffisants près des salles de réunion pour les services de secrétariat. Des salles de réunion supplémentaires sont également disponibles dans deux hôtels contigus reliés au Centre par des passages souterrains. Toutefois, cet espace supplémentaire ne serait pas nécessaire, compte tenu de la capacité du Centre de conférences.
39. Pour des raisons historiques, le Gouvernement du Canada tiendrait la Session ministérielle au Château de Frontenac, hôtel de première catégorie, où la FAO a été créée en 1945 et où elle a fêté son cinquantième anniversaire.
Matériel
40. Le Centre possède un matériel ultra-moderne. Toutes les salles de réunions sont équipées de moniteurs vidéos reliés à des moniteurs extérieurs. L'accès aux salles peut être contrôlé électroniquement. Des réseaux audio et vidéo relient toutes les salles de réunions. Le Centre fournit aussi un espace multimédia, avec des salles pour les vidéo-conférences et pour les médias. Il possède ses propres services de restauration, pour 5 000 personnes environ. Les guichets d'inscription, situés dans le hall du Centre sont au nombre de huit.
41. La principale salle de Conférence est équipée de huit cabines d'interprétation, qui peuvent être séparées en même temps que la salle. Les personnes handicapées peuvent accéder facilement aux salles de réunions, aux services de restauration et aux installations sanitaires.
Logistique
42. Comme indiqué ci-dessus, la totalité du Congrès pourrait se dérouler au Centre de conférence ( et au Chateau de Frontenac). Le Centre se trouve à proximité de nombreux hôtels, ainsi que quartiers commerçants et des restaurants.
43. Des services d'interprétation et de traduction seront disponibles, notamment pour la combinaison de langues anglais/français. Pour les autres langues, l'assistance de la FAO pourrait être nécessaire.
Expositions
44. Le Centre possède une salle d'expositions, au niveau quatre, dans lequel peuvent être installés 500 stands de taille moyenne. Il compte aussi de vastes salles d'entreposage et des docks et rampes de chargement et de déchargement facilement accessibles de la rue. Si une exposition était prévue, le Centre pourrait organiser le dédouanement sur place des objets exposés.
Capacité hôtelière
45. La capacité hôtelière totale de la ville de Québec est de 6 438 chambres, réparties comme suit:
Nbre d'hôtels | Nbre de chambres * |
Nbre de chambres ** |
Nbre de chambres *** |
Nbre de chambres **** |
Nbre de chambres ***** |
9 | 217 | ||||
22 | 422 | ||||
21 | 2 017 | ||||
16 | 3 177 | ||||
1 | 605 |
46. En outre, l'Université de Laval pourrait mettre à la disposition du Congrès, selon les dates auxquelles il se tiendrait, plus de 2 000 chambres d'étudiants, et il existe un certain nombre de pensions (bed and breakfast) et d'hôtels proches du centre ville.
47. Un petit déjeuner continental est généralement inclus dans le prix de la chambre et les taxes sont remboursables au retour dans le pays d'origine.
Services de restauration
48. Québec est une ville touristique dotée d'un large éventail de restaurants à prix raisonnables servant essentiellement de la cuisine française et nord-américaine. La plupart des hôtels ont des services de restauration.
Services médicaux
49. Québec possède six centres hospitaliers. Il existe un service central pour les urgences médicales et les grands hôtels sont également dotés de services de secours d'urgence.
Budget et financement
50. L'institution hôte accepte le budget indicatif de 6 millions de dollars E.-U., financé provisoirement comme suit:
51. Un fonds spécial serait créé pour assurer la participation des pays en développement et des orateurs et des personnalités invités.
Sécurité
52. Québec est considéré comme une ville très sûre. Les autorités n'envisagent pas de prendre des mesures particulières sécurité pour le Congrès.
Liaisons aériennes internationales
53. La plupart des liaisons aériennes avec le Québec passent par Montréal ou Toronto. Il existe des vols directs pour New York et d'autres destinations aux Etats-Unis et en Europe.
Visites de terrain
54. Le programme de visites sera défini au cours des préparatifs du Congrès. Deux régions ont été présélectionnées: les stations expérimentales gérées par l'Université de Laval, proche de la ville de Québec et une ou plusieurs zones forestières modèles placées sous la responsabilité du Service forestier canadien, qui font aussi l'objet d'un programme de coopération internationale.
Dates du Congrès
55. L'institution hôte prévoit que le Congrès se tiendrait fin septembre-début octobre 2003. En cette saison, les participants devraient apporter des vêtements chauds.
56. Du point de vue de la logistique et de l'infrastructure, les deux villes hôtes potentielles disposent des moyens nécessaires pour accueillir le Congrès. Québec a l'avantage de posséder un grand centre de conférences qui pourrait accueillir toutes les réunions du Congrès, ce qui faciliterait la logistique des réunions.
57. D'un autre côté, les prix sont généralement moins élevés au Guatemala et les conditions atmosphériques plus favorables. L'infrastructure est suffisante et s'améliore rapidement.
58. Dans l'une et l'autre ville, la coopération de la FAO pourra être nécessaire pour ce qui est des services de traduction et d'interprétation, notamment si des langues non européennes étaient adoptées comme langues de travail du Congrès.
59. Aucun événement international de l'ampleur du Congrès forestier mondial n'a jamais été organisé ni dans l'une, ni dans l'autre de ces deux villes.
Structure organisationnelle du Congrès dans le pays hôte
Logistique
Nombre prévu de participants: 4 500
Salles de conférence et d'exposition
Toutes les salles des catégories ci-dessus doivent être équipées de matériel d'interprétation simultanée en quatre langues. Les cabines des interprètes doivent être conformes aux normes de l'AIIC.
Locaux à usage de bureaux
Matériel
Projecteurs dans les salles de réunion, télévision en circuit fermé; branchements pour ordinateur, installations de reproduction des documents, accès à Internet et communications internationales par télécopie, télex, téléphone.
Capacité hôtelière
Transports
Budget et financement
Autres services et installations
Résumé de la situation en matière de logistique et d'infrastructure
BESOINS |
GUATEMALA |
QUÉBEC |
Comité chargé de l'organisation |
Plans actuels conformes aux directives opérationnelles |
Plans actuels conformes aux directives opérationnelles |
Salles de conférence pour 4 500 participants |
Trois grands centres de conférence peuvent fournir les installations nécessaires pour la tenue des réunions et des réceptions |
Le Congrès pourrait se tenir entièrement dans une structure unique (le Centre de conférence) et les réceptions dans les hôtels contigus |
Bureaux pour les membres du Bureau du Congrès et pour le Secrétariat (1 200 m2) |
Disponibles dans l'un des trois centres de conférence |
Disponible au Centre de conférence |
Espace réservé aux expositions | Disponible dans l'un des centres de conférence ou au Parque de la Industria (COPEREX) |
Disponible au Centre de conférence |
Zones spéciales (presse, documents, inscriptions) |
Peuvent être aménagées dans les trois centres de conférence et la pré-inscription peut avoir lieu dans d'autres zones, y compris à l'aéroport |
Disponibles au Centre de conférence |
Interprétation |
Des cabines mobiles peuvent être installées dans les salles de réunion du Congrès |
Huit cabines sont disponibles dans la grande salle, qui peut être divisée en deux salles avec quatre cabines chacune. Les autres salles devraient être équipées de cabines mobiles |
Autre matériel |
Normes conformes aux directives opérationnelles |
Normes conformes aux directives opérationnelles |
Capacité hôtelière |
Disponibilité totale: 5 832 chambres dans des hôtels de une à cinq étoiles et 15 375 lits, y compris d'autres types d'hébergement |
Disponibilité totale: 6 438 chambres dans des hôtels de une à cinq étoiles, plus autres types d'hébergement selon la saison |
Restauration |
Large choix de restaurants à des prix divers |
Large choix de restaurants à des prix divers |
Aéroport international |
Aéroport international bien relié avec les Etats-Unis, l'Amérique latine et les capitales européennes |
Vols internationaux directs pour certaines villes des Etats-Unis et d'Europe. La plupart des liaisons internationales passent par Montréal ou Toronto |
Transport intérieur |
Le transport des participants devra être organisé. Il existe un nombre suffisant d'entreprises de transport privées disponibles |
Les besoins en matière de transport seront limités dans la mesure où la plupart des hôtels sont à proximité du Centre de conférence. Les moyens de transport publics sont eux aussi utilisables. Des navettes pourront être nécessaires pour les participants logeant loin du Centre. Il existe un nombre suffisant d'entreprises de transport privées |
Budget et financement |
Le budget de 6 millions de dollars E.-U. est accepté. Sa répartition provisoire entre diverses sources de financement est disponible |
Le budget de 6 millions de dollars E.-U. est accepté. Sa répartition provisoire entre diverses sources de financement est disponible |
Services médicaux |
Il existe un réseau d'hôpitaux publics et privés. Les hôtels auxquels les centres de conférence sont reliés disposent de services de secours d'urgence |
Des services médicaux sont disponibles sans délai. Aucune disposition spécifique n'est nécessaire |
Sécurité |
Conditions locales satisfaisantes. Le gouvernement prendrait des dispositions spéciales en matière de sécurité |
La sécurité n'est pas considérée comme un problème. Les forces de sécurité habituelles seraient suffisantes pour couvrir le Congrès |
Visites sur le terrain |
Les plans actuels incluent six visites sur le terrain, dans diverses zones forestières |
Le programme des visites de terrain n'est pas encore arrêté. Deux sites ont été provisoirement identifiés |