لجنة المالية

مرفق طيا الحسابات المراجعة لمجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة لعام 1998.

صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة

رأى المراجع الخارجى

الكشوف المالية للفترة من أول يناير/كانون الثانى الى 31 ديسمبر/كانون الأول 1998

لقد فحصنا الكشوف المالية الواردة على الصفحات من 3 الى 13 التى تشمل الميزانية، وكشف الايرادات والمصروفات، وكشف التدفق النقدى، والملاحظات على كشوف صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى منظمة الأغذية والزراعة عن الفترة المنتهية فى 31/12/1998 ووضعت هذه الكشوف المالية تحت مسؤولية ادارة مجمع السلع والخدمات، وتتمثل مسؤولياتنا فى ابداء الرأى فى هذه الكشوف المالية استنادا الى أعمال المراجعة.

وقد أجريت المراجعة وفقا للمعايير الموحدة للمراجعة التى أقرها مجلس المراجعين الخارجيين للأمم المتحدة والوكالات المتخصصة، والوكالة الدولية للطاقة الذرية. وتقضى هذه المعايير بأن تخطط أعمال المراجعة وتجرى للحصول على تأكيد معقول بأن الكشوف المالية خالية من أى أخطاء مادية. وتشمل أعمال المراجعة اجراء فحص، على أساس اختبارى، للقرائن المؤيدة للمبالغ والبيانات الواردة فى الكشوف المالية، كما تشمل أعمال المراجعة تقييم المبادئ المحاسبية المستخدمة مع تقدير طريقة العرض العامة للكشوف المالية.

ونتيجة لهذا الفحص، نرى أن الكشوف المالية، تعكس بأمانة، المركز المالى لصندوق مجمع السلع والخدمات فى 31/12/1998 ونتائج عملياته فى الفترة المنتهية فى ذلك التاريخ، وأنها قد أعدت وفقا للسياسات المحاسبية المعمول بها. ونرى أن المعاملات تتفق مع اللائحة المالية والسلطة التشريعية.

(التوقيع)
Jean-Louis Beaud de Brive
المدير
عن الرئيس الأول لديوان المحاسبات
للجمهورية الفرنسية

21 يوليو/تموز 1999

منظمة الأغذية والزراعة للأمم المتحدة

حسابات صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة
للسنة المنتهية فى 31/12/1998

19/7/1999

صندوق مجمع السلع والخدمات

الميزانية فى 31/12/1998
(بآلاف الليرات الايطالية)

الملاحظات: من 1 الى 10 تشكل جزءا أساسيا من هذه الحسابات.

صندوق مجمع السلع والخدمات

كشف الايرادات والمصروفات
للسنة المنتهية فى 31/12/1998

(بآلاف الليرات الايطالية)

الملاحظات: من 1 الى 10 تشكل جزءا أساسيا من هذه الحسابات.

صندوق مجمع السلع والخدمات

كشف التدفق النقدى للسنة المنتهية فى 31/12/1998

(بآلاف الليرات الايطالية)

الملاحظات: من 1 الى 10 تشكل جزءا أساسيا من هذه الحسابات.

صندوق مجمع السلع والخدمات

حسابات السنة المنتهية فى 31/12/1998
ملاحظات على الحسابات

1 - موجز السياسات المحاسبية الرئيسية

(أ) الأسلوب المحاسبى
أعدت الحسابات على أساس الاستحقاق وفقا لأسلوب التكلفة الفعلية.

(ب) الاهتلاك
يحسب الاهتلاك طبقا لطريقة القسط الثابت التى تقضى باستهلاك تكاليف الأصول الثابتة خلال الفترة التقديرية لاستخدامها وهى خمس سنوات. ويستند حساب اهتلاك الأصول الجديدة فى السنة الأولى الى عدد الشهور الفعلية التى استخدم فيها هذا الأصل.

ملحوظة: نظرا لأن المنظمة تقدر العمر الافتراضى المقيد لجميع معدات الحاسوب بأربع سنوات، فقد جرى إهلاك جميع معدات الحاسوب فى المجمع باستخدام طريقة الخط المستقيم لأربع سنوات فى 1998.

(ج) تكاليف السلع المباعة والمخزونات
تظهر المخزونات بالتكاليف الدنيا وبصافى قيمة التصفية. وتشمل التكاليف تكلفة السلع، والنقل، والتخليص الجمركى، وأقساط التأمين. وتتحدد تكاليف المخزونات وفقا لمبدأ "الداخل أولا يخرج أولا".

(د) العملات الأجنبية
تم التعبير عن قيمة جميع الأصول والخصوم المحسوبة بعملات غير الليرة الايطالية على أساس سعر الصرف المطبق فى الأمم المتحدة فى 31/12/1998. وسجلت جميع بنود الايرادات والمصروفات بأسعار التحويل السائدة وقت العملية نفسها. وتظهر فى كشف الايرادات والمصروفات أية فروق نهائية تنشأ عندما يتم الدفع.

2 - الأصول الثابتة

3 - المخزونات

تضم المخزونات ما يلى:

4 - النقدية فى المصارف والصندوق

النقدية فى المصارف والصندوق هى كالتالى:

5 - صندوق الخدمات الاجتماعية للموظفين

وفقا لقرار المؤتمر رقم 18/93، يحّول اعتبارا من السنة المنتهية فى 31/12/1992، ما يعادل 1 فى المائة من اجمالى مبيعات مجمع السلع والخدمات الى صندوق الخدمات الاجتماعية للموظفين.

وكان المبلغ المفروض تسديده الى الصندوق فى 31/12/1998 وحركته للعام المنتهى فى ذلك التاريخ على النحو التالى:

6 - احتياطى مدفوعات نهاية الخدمة

كانت اللجنة المعنية بالرقابة المالية قد قررت فى دورتها الثامنة عشرة فى الفترة 17-22/5/1954 انشاء احتياطـى لمدفوعـات نهايـة الخدمـة. ثـم عـادت لجنـة الماليـة فـى دورتهـا الواحـدة والستين فــى الفترة 14-25/9/1987 لتقرر أن يمثل حساب احتياطى مدفوعات نهاية الخدمة 75 فى المائة من التكاليف المقدرة لمنحة العودة الى الوطن والاجازات السنوية غير المستخدمة. وفى دورة لجنة المالية الرابعة والسبعين فى الفترة 14-22/9/1992، قررت، حيث أن مجمع السلع والخدمات وحدة ممولة ذاتيا ويتطلب الأمر أن يعمل دون أى تكاليف تتحملها المنظمة، أن تحصّل المنظمة، بالكامل، ما يغطى الالتزامات المعروفة وفقا لمبادىء المحاسبة المعترف بها بصفة عامة والتى تطبق على المؤسسات التجارية.

وكانت حركة احتياطى مدفوعات نهاية الخدمة أثناء العام كما يلى:

7 - صندوق رأس المال العامل

تقرر أثناء انعقاد الدورة السادسة لمؤتمر المنظمة فى الفترة 19/11 - 6/12/1951 أن يقوم مجمع السلع والخدمات بانشاء صندوق لشراء المخزونات، على أن يسدد حساب هذا الصندوق من عائدات بيع هذه المخزونات.

وقرر المجلس فى دورته الثانية والتسعين التى عقدت فى الفترة 3-5/11/1987، الاحتفاظ بمستوى صندوق رأس المال العامل فى حدود 12 فى المائة من الرقم السنوى لمبيعاته. ثم تقرر أثناء الدورة الثانية والسبعين للجنة المالية 16-26/9/1991، زيادة مستوى رأس المال العامل من 12 الى 13 فى المائة، على أن تسدد المبالغ اللازمة لتغطية هذه الزيادة المقترحة بالنسبــــة لعامــــى 1988 و 1989 من الفائض غير الموزع فى 31 ديسمبر/كانون الأول من عامى 1988 و 1989.

وكانت حركة رأس المال العامل أثناء العام على النحو التالى:

8 - الفائض المحتجز

يرخص قرار المؤتمر 18/93 للمدير العام بأن يقرر ترحيل الأرباح الصافية لمجمع السلع والخدمات الى السنة التالية أو تحويلها الى صندوق الخدمات الاجتماعية للموظفين. ونتيجة للأرباح التى تحققت خلال عام 1998، فقد تقرر تحويل مبلغ 896 184 5 ليرة ايطالية الى الفائض المحتجز فى انتظار موافقة المدير العام النهائية على ذلك.

وكانت حركة الفائض المحتجز أثناء العام كما يلى:

9 - الايرادات

(أ) الايرادات الأخرى

(II) الايرادات الاستثنائية

تمثل الايرادات الاستثنائية إلغاء حسابات مستحقة قدرها 000 800 40 ليرة مقابل خدمات حراس الأمن فى 1997.

10 - المصروفات الطارئة

استجابة للفتوى التى أصدرها المكتب القانونى بأنه لا يوجد أى سند قانونى لمطالبة المنظمة استرداد ضريبة القيمة المضافة التى دفعها المجمع، اتخذت الاجراءات التالية:

(I) سدد مبلغ قدره 662 406 2 ليرة مــن مدفوعــــات ضريبـــة القيمة المضافة المتجمعة من أبريل/نيسان 1995 إلى ديسمبر،كانون الأول 1998 مقابل السلع والخدمات التى تقل عن 000 500 ليرة, وقد تم السداد تحت بند تكاليف التشغيل من "مدينون متنوعون".

(II) سدد مبلع 000 708 79 ليرة من ضريبة القيمة المضافة التى سددها المجمع مقابل بطاقات البنزين والزيت ثم استرجعت من خلال البيع لموظفى المنظمة، وقد شطب هذا المبلغ من بند "مدينون ودائنون متنوعون".

11 - تكاليف الموظفين

(أ) تبين الحسابات تكاليف رواتب الموظفين على النحو الذى احتسبته المنظمة. وقد أدرجت الاعتمادات الخاصة بتعويضات نهاية الخدمة بصورة منفصلة على النحو الموضح فى الملاحظة 6.

وتشمل تكاليف رواتب الموظفين تلك الخاصة بموظفى المجمع والتى من بينها تكاليف موظفين اثنين من موظفى فئة الخدمات العامة يعملون فى مجال المزايا الخاصة باستيراد السيارات. وقد استوعبت تكاليفهما من خلال رفع أسعار قسائم البنزين مما يضمن أن عملاء المجمع غير المؤهلين للحصول على بنزين لايمولون خدمات مكتب استيراد السيارات.

ويقضى مدير المجمع ومساعد مدير المجمع، اتساقا مع توصيف وظائفهما، بعض الوقت فى الاشراف على عمليات تقديم الأغذية فى المنظمة.

(III) تشمل مصروفات التشغيل تحصيل المنظمة مبلغ 000 830 36 ليرة مقابل خدمات الحراس المقدمة فى 1998

12 - تسديد تكاليف الدعم الى المنظمة

قرر مؤتمر المنظمة، فى دورته الخامسة والعشرين المنعقدة فى الفترة 11-30/11/1989، أن تسترد المنظمة من المجمع تكاليف جميع الخدمات المقدمة له، وأن يتحمل المجمع التكاليف الفعلية لهذه الخدمات على أساس تقديرى من الآن فصاعدا. وكان استرداد المنظمة لتكاليف الدعم على النحو التالى:

13 - الديون المعدومة

فيما يلى بيان بعمليات الشطب فى 31/12/1998:

* ملاحظة: القيمة الدفترية لعدد 9 أجهزة حاسوب PC AST BRAVO LC4/66D أصبحت لا تخدم احتياجات المجمع.

14 - بيان التدفق النقدى

(أ) تسوية فائض التشغيل مع صافى النقدية الداخلة/(الخارجة) من عمليات التشغيل

(ب) تحليل التغييرات التى طرأت على الوضع النقدى

تقرير المراجع الخارجى

صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة

الكشوف المالية لعام 1998

معلومات أساسية

أنشىء صندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة فى عام 1951 بغية التسهيل على الموظفين الدوليين فى استيراد بعض سلع معفاة من الرسوم الجمركية، بموجب المادة 12، القسم 27 (ى) (2)، والملحق دال من اتفاقية المقر المعقودة بين المنظمة والحكومة الايطالية.

وبرغم أن مجمع السلع والخدمات جزء من المنظمة، فانه يشكل وحدة ذاتية التمويل تعد كشوفا مالية مستقلة تعرض بالليرة الايطالية. ولذا فاننى أبدى رأيا مستقلا بشأن مراجعة هذه الكشوف.

وقد بلغ اجمالى المبيعات السنوية للمجمع، فى عام 1998، مقدار 20.5 مليار ليرة (أى بزيادة 0.6 مليار ليرة عن عام 1997) وبلغت أصول المجمع 4ر4 مليار ليرة (أى بناقص 0.7 مليار ليرة عن عام 1997).

شراء منتجات ايطالية معفاة من الرسوم الجمركية

أبلغ المراجع الخارجى فى يوليو/تموز 1994 بأن " قيمة المنتجات الايطالية المعفاة من الرسوم الجمركية التى اشتراها المجمع فى 1993 من إيطاليا تشكل 17 فى المائة من مجموع المشتريات فى ذلك العام. وهدف المنظمة هو خفض مستوى المشتريات الايطالية من 17 إلى 10-12 فى المائة من مجموع حجم مشتريات المجمع لمصلحة المنتجات من البلدان الأخرى غير المتوافرة محليا بسهولة".

أشير فى تقرير المراجع الخارجى بشأن الكشوف المالية لعام 1994 الى ضرورة توضيح المقصود بأحكام اتفاقية المقر فيما يتعلق بشراء مجمع السلع والخدمات لمنتجات ايطالية معفاة من الرسوم الجمركية. وفى أغسطس/آب 1995، اعترضت السلطات الايطالية، كما هو مبين فى الملاحظة (10) على الكشوف المالية، على الأساس القانونى لاعفاء مجمع السلع والخدمات من ضريبة المبيعات للمنتجات الايطالية التى يشتريها المجمع. وبالنسبة للمنظمة، كان الموقف دائما هو أنها لاتخضع لضريبة المبيعات على المنتجات الايطالية المباعة فى المجمع وفقا لاتفاقية مقر المنظمة وطبقا للحصص المقررة. وقد أكد المستشار القانونى فى المنظمة لهيئة مكتبنا أن هذه المسألة سوف تتم تسويتها بعد التوضيحات مع السلطات الايطالية، وأنه لا حاجة الى النص على التزام طارىء فى حسابات المجمع. ولم تطرأ أية مستجدات على هذه المسألة منذ أن تقدمت بتقريرى عن حسابات المجمع لعام 1995.

الجرد

بلغت قيمة المخزونات 2.68 مليار ليرة فى نهاية 1998 تمثل 61 فى المائة من مجموع الأصول.

نظرا لضخامة الفروق بين سجلات الجرد وحسابات نهاية العام فى 1997، أوصيت فى العام الماضى بإجراء مراجعات أكثر صرامة وبوتيرة متقاربة لسلع الجرد، والقيام بإجراءات الجرد والمطابقة مع سجلات السلع الدائمة وفقا للأسلوب التجارى المعتاد.

وعلى الرغم من التدابير التى اتخذت منذ خريف عام 1998 للحد من الفروق فى عمليات جرد السلع الجذابة والتى تنطوى على مخاطر عالية، وتحسين عمليات الجرد فى نهاية العام، ومراقبة المخزونات، فإن هذه التدابير لا يمكن أن تعتبر مرضية بصورة كافية.

فإن استعراضنا لعملية الجرد فى نهاية العام بينت أن فى الإمكان بذل مزيد من الجهود للتشدد فى التعليمات الصادرة وتنفيذها بغرض الفصل بصورة واضحة بين مراحل الإعداد والمحاسبة والتسوية فى اجراء الجرد واستكمالها قبيل إعادة فتح قاعة البيع.

ويمكن النظر الى تزويد المراجعين الخارجيين والداخليين بقوائم جرد نظرية قبل بداية عملية الجرد على أنها تقدم بالمقارنة بما كان يتبع فى الماضى. غير أن الإجراء مازال ينطوى على قصور ما دامت عملية التسوية بين الأرقام الناجمة عن الجرد الدائم والبيانات من العد المادى لن تستكمل إلاّ بعد إعادة فتح قاعة البيع لاستئناف العمل على العكس مما تتطلبه الأساليب التجارية السليمة.

وعندما توافرت النتيجة النهائية لأعمال التسوية، وقدمت لنا فى مارس/آذار 1999، تبين أن العد المادى للسلع يقل بنحو 41 مليون ليرة عما كان يجب أن يكون عليه. وبلغ نفس الفرق فى أسعار تكلفة السلع 33.3 مليون ليرة فى العام الماضى. ويمكن أن تعزى هذه الزيادة فى أرقام الفرق العام، أساسا، الى أدوات التجميل والسلع غير الغذائية التى شهدت زيادة كبيرة فى عدد السلع فى حين كان النقص واضحا فى السلع الكحولية المختلفة والسلع المجمدة والمثلجة وظل الفرق فى التبغ عند نفس المستوى وقدره 10 ملايين ليرة. وعلاوة على ذلك، زاد الفرق فى مخزونات الأكياس البلاستيكية من 16 مليون ليرة الى 22 مليون ليرة. ومهما كان الربح الذى يتحقق من بيع هذه الأكياس، فإننى أعتقد فى ضرورة اتخاذ التدابير لتلافى هذه الفروق الكبيرة فى جرد نهاية العام بشأن هذه السلع وغيرها من السلع.

وبأسلوب أعم فإننى لا يسعنى إلاّ أن أكرر التعليقات التى أبديتها فى العام الماضى عندما ذكرت "وحتى على الرغم من أن التأثير على تقدير المخزونات من السلع لم يكن ماديا، فإن من الضرورى التحرى عن هذه الفروق حيث أنه لا يمكن فى نهاية الأمر استبعاد حدوث تسرب أو تدليس". وينبغى أن أضيف أيضا إلى ذلك أنه قد تبين أن التدابير التى اتخذت فى 1998 لزيادة الضوابط والأمن بشأن السلع الجذابة لم تكن فعالة.

تكاليف الموظفين

ترى المنظمة أن يتحمل مجمع السلع والخدمات تكاليف بعض الخدمات المقدمة الى الموظفين مثل ادارة عملية امتيازات استيراد السيارات الممنوحة للموظفين بمقتضى اتفاقية المقر، والاشراف على أنشطة خدمات المطاعم. ويرد بيان عن هذه الممارسة المستمرة منذ فترة طويلة فى الملاحظة رقم 11 على الكشوف المالية.

ولقد أشرت فى العام الماضى الى أن المنظمة قد بدأت فى تحميل المجمع تكاليف خدمات الأمن. وقد قدرت هذه التكاليف بنحو 50 فى المائة من تكاليف حارس أمن واحد. وقيّد مبلغ 40.8 مليون ليرة المقابل لهذه الخدمات على أنه مستحق الدفع فى حسابات 1997. وقد اتفقت مع هذا القرار الذى اتخذ وفقا، من ناحية، لمبدأ أن تتحمل جميع النشاطات غير الرئيسية فى منظومة الأمم المتحدة (بما فى ذلك مجمعات السلع والخدمات) التكاليف الكاملة وعدم تقديم إعانات لها من خدمات الميزانية العادية، ومن ناحية أخرى القرار رقم 16/89 الصادر عن مؤتمر المنظمة فى 28/11/1989.

ولاحظت أنه حدث رجوع عن هذا القرار وأن حسابات 1998 سجلت شطب لمبلغ مستحق الدفع خلال 1997 قدره 40.8 مليون ليرة فى الايرادات الاستثنائية (الملحوظة 9ب). غير أنه جرى فى 1998 تحميل المجمع تكاليف خدمات الأمن التى حصل عليها، وأفهم أن المنظمة سوف تستمر فى ذلك.

استرداد المنظمة لتكاليف الدعم

نتيجة لقرار المنظمة إعادة تنظيم عملية تخزين مطبوعاتها ونقلها الى مخزن خارجى، تم تزويد المجمع بمرافق تخزين داخل مبانى المقر الرئيسى (894 مترا مربعا).

ويعنى قرار عدم الحصول على إيجار مقابل هذه المساحة فى المقر الرئيسى وفورات للمجمع مقابل الوضع السابق الذى كان يدفع فيه مقابل استخدام المخازن الخارجية. وتقدر الوفورات السنوية بمبلغ 286 مليون ليرة من بينها 150 مليون ليرة مقابل الرسوم الايجارية المجانية.

ونظرا لأن من الضرورى أن يكون المجمع ذاتى التمويل والى المبدأ المشار اليه أعلاه بأن يتحمل التكاليف الكاملة، فإننى ألاحظ أن المجمع يحصل الآن على إعانة فى هذا المجال.

تمويل صندوق رأس المال العامل

حققت العمليات، فى عام 1998، فائضا صافيا مقداره 96.5 مليون ليرة. وقد وزع هذا الفائض بين صندوق رأس المال العامل واحتياطى الفائض المتراكم المحتجز. ونتيجة لذلك، زاد احتياطى الفائض المحتجز من 265 مليون ليرة فى 31/12/1997 الى 270 مليون ليرة فى 31/12/1998. غير أننا لم نحصل على القرار الذى أصدره المدير العام بالتفويض بتخصيص مبلغ 5 ملايين ليرة للفائض المحتجز الخاص بالمجمع فى نهاية 1998.

اعتماد الحسابات الختامية لصندوق مجمع السلع والخدمات لموظفى المنظمة

أوصت هيئة مكتبنا، فى تقريرنا عن حسابات 1994، أن يتم، بصورة رسمية، اعتماد الحسابات الختامية لصندوق مجمع السلع والخدمات من جانب أحد الأجهزة الرياسية فى المنظمة عملا بأحكام المادة 20 (ب) من اللائحة العامة. وقد أصدر المؤتمر، فى دورته التاسعة والعشرين يوم 17/11/1997 القرار 16/97، بتفويض لجنة المالية مسؤولية المصادقة على الحسابات السنوية للصندوق اعتبارا من 1/1/1998.

شكر وتقدير

أود أن أسجل تقديرنا لما خصنا به المدير العام وموظفو المنظمة من تعاون ومساعدة لدى مراجعتنا للحسابات.

(التوقيع)
Jean-Louis Beaud de Brive
المدير
عن الرئيس الأول لديوان المحاسبات
للجمهورية الفرنسية

21 يوليو/تموز 1999