COMITÉ DE FINANZAS

Se adjuntan, para información de los Miembros del Comité de Finanzas, las Cuentas comprobadas del Economato de la FAO de 1998.

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL DE LA FAO

DICTAMEN DEL AUDITOR EXTERNO

ESTADOS DE CUENTAS DEL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE
EL 1º DE ENERO Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 1998

He examinado los mencionados estados financieros adjuntos que figuran en las páginas 1 a 10 y que comprenden los balances, el estado de los ingresos y gastos, el estado del flujo de efectivo y las notas a las cuentas del Fondo del Economato del Personal de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación correspondientes al ejercicio económico terminado el 31 de diciembre de 1998. Compete a la gestión del Economato del Personal la preparación de estos estados de cuentas. Mi responsabilidad es manifestar una opinión sobre ellos, basada en la comprobación de las cuentas.

Se hizo la comprobación de conformidad con las normas comunes de comprobación de cuentas del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los organismos especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica. Dichas normas exigen que se proyecte y realice la comprobación de forma que se obtenga una garantía razonable de que los estados financieros no contienen ninguna declaración falsa. La comprobación de cuentas incluye el examen, a modo de prueba, de los documentos comprobantes de las cantidades e informaciones contenidas en los estados financieros. La comprobación incluye también la evaluación de los principios contables aplicados y de la presentación general del estado de las cuentas.

Como resultado del examen, considero que los estados de cuentas reflejan debidamente la situación financiera al 31 de diciembre de 1998 y los resultados de las transacciones correspondientes al período terminado en esa fecha; que se han preparado de conformidad con las normas contables establecidas; y que las transacciones se hicieron de conformidad con el Reglamento Financiero y la autoridad legislativa.

Jean-Louis Beaud de Brive,
Director,
en nombre del Primer Presidente del
Tribunal de Cuentas
de la República Francesa
Auditor Externo

21 de julio de 1999

ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS
PARA LA AGRICULTURA Y LA ALIMENTACIÓN

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

CUENTAS CORRESPONDIENTES AL AÑO FINALIZADO EL

31 DE DICIEMBRE DE 1998

19 de julio de 1999

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

Balance al 31 de diciembre de 1998

(Todas las cifras en miles de Lit.)

Las notas 1 a 10 forman parte integrante de estas cuentas

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

Estado de los ingresos y gastos para el año finalizado
el 31 de diciembre de 1998

(todas las cifras en miles de Lit.)

Las notas 1 a 10 forman parte integrante de estas cuentas

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

Estado del flujo de efectivo del año finalizado el 31 de diciembre de 1998

(todas las cifras en miles de Lit.)

Las notas 1 a 10 forman parte integrante de estas cuentas

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL

CUENTAS PARA EL AÑO FINALIZADO EL 31 DE DICIEMBRE DE 1998

NOTAS A LAS CUENTAS

1. Resumen de las principales políticas contables

a) Prácticas contables
Se han preparado las cuentas en valores devengados con arreglo al sistema del precio de adquisición original.
b) Depreciación
La depreciación se calcula empleando el método del porcentaje anual constante para ir cancelando el costo del activo fijo durante una vida útil estimada de cinco años. La depreciación del primer año del nuevo activo se basa en el número real de meses que dicho activo ha estado en servicio.
Nota: Reconociendo que la Organización estima una vida útil de cuatro años para todo el equipo informático, se ha depreciado todo el del Economato en 1998 utilizando el método de una cantidad fija para los cuatro años.
c) Costo de los artículos vendidos y de las existencias
Las existencias se valoran al menor tipo de costo y de valor neto realizable. El costo incluye el costo de los artículos, el transporte, el despacho de aduanas y las primas de seguros. El costo de las existencias se determina utilizando el método de salida por orden de adquisición.
d) Divisas
El activo y el pasivo que figuran en divisas distintas de la lira italiana se han convertido utilizando el tipo de cambio operativo de las Naciones Unidas vigente al 31 de diciembre de 1997. Las partidas de ingresos y gastos se han registrado al tipo de cambio vigente en la fecha de la transacción. Cualquier diferencia que se produzca cuando al efectuar el pago quedará reflejada en la cuenta de pérdidas y ganancias.

2. Activo fijo

3. Existencias

Las existencias son las siguientes:

4. Efectivo en banco y en caja

El efectivo en banco y en caja es el siguiente:

5. Fondo de Bienestar del Personal

De conformidad con la Resolución 18/93 de la Conferencia, a partir del año terminado el 31 de diciembre de 1992, el equivalente del 1,0 por ciento de todas las ventas del Economato del Personal se acredita al Fondo de Bienestar del Personal.

La composición de la cuenta por acreditar al Fondo de Bienestar del Personal al 31 de diciembre de 1998 y sus movimientos durante el año terminado en esa fecha eran los siguientes:

6. Consignación para indemnizaciones por rescisión de nombramientos

En el 18º período de sesiones del Comité de Control Financiero, que se celebró del 17 al 22 de mayo de 1954, se decidió crear un Fondo de Reserva para Indemnizaciones por Rescisión de Nombramientos. Posteriormente, en el 61º período de sesiones del Comité de Finanzas de la FAO, celebrado del 14 al 25 de septiembre de 1987, se decidió que la reserva para indemnizaciones por rescisión de nombramientos representase el 75 por ciento de los gastos calculados para primas de repatriación y vacaciones anuales no utilizadas. En el 74º período de sesiones del Comité de Finanzas, celebrado del 14 al 22 de septiembre de 1992, se decidió que, como el Economato es una dependencia autofinanciada que debe funcionar sin ningún costo para la Organización, sería prudente sufragar íntegramente las obligaciones conocidas de conformidad con los principios contables de aceptación general aplicables a las empresas comerciales.

Los movimientos del Fondo de Reserva para Indemnizaciones por Rescisión de Nombramientos durante el año fueron los siguientes:

7. Fondo de Operaciones
En su sexto período de sesiones, celebrado del 19 de noviembre al 6 de diciembre de 1951, la Conferencia de la FAO decidió que el Economato estableciera un Fondo para la adquisición de existencias, que se reembolsaría con el producto de la venta de tales existencias.

En el 92º período de sesiones del Consejo, celebrado del 3 al 5 de noviembre de 1987, se decidió mantener el Fondo de Operaciones a un nivel del 12 por ciento del volumen de ventas anual. Posteriormente, el Comité de Finanzas, en su 72º período de sesiones celebrado del 16 al 26 de septiembre de 1991, decidió elevar el nivel del Fondo de Operaciones del 12 al 13 por ciento del volumen de ventas y que la suma para cubrir dicho incremento con respecto a los años 1988 y 1989 se transfiriera del superávit sin asignar existente al 31 de diciembre de 1988 y 1989.

Los movimientos del Fondo de Operaciones durante el año fueron los siguientes:

8. Superávit retenido
En virtud de la Resolución 18/93 de la Conferencia, el Director General decide si cualquier superávit neto del Economato ha de arrastrarse al año siguiente o transferirse al Fondo de Bienestar del Personal. Como consecuencia del superávit registrado durante 1998, se han transferido 5 184 896 liras italianas al Superávit retenido, en espera de la aprobación final del Director General.

Los movimientos del superávit retenido durante el año fueron los siguientes:

9. Ingresos

a) Otros ingresos

b) Ingresos extraordinarios
Los ingresos extraordinarios corresponden a la cancelación de una cuenta de 1997 por pagar de 40 800 000 liras para servicios de guardias.

10. Imprevistos

En respuesta al dictamen de la Oficina Jurídica de que no había fundamento jurídico para que la FAO reclamara el reembolso del IVA pagado por el Economato, se han adoptado las siguientes medidas:

1. La suma de 2 406 662 liras de pagos acumulados del IVA desde abril de 1995 hasta diciembre de 1998 para provisiones y servicios por un costo inferior a 500 000 liras se ha gastado en el capítulo de Gastos de explotación y deducido del de Deudores varios.
2. La suma de 79 708 000 liras del IVA pagada por el Economato por los cupones de gasolina y aceite y luego recuperada mediante las ventas a los funcionarios se ha suprimido de Deudores varios y Acreedores.

11. Gastos de personal

a) Las cuentas corresponden a los gastos de nómina adeudados por la FAO. Las consignaciones para indemnizaciones por rescisión de nombramientos se realizan por separado, como se explica en la nota 6.
Los gastos de nómina comprenden la compensación del personal del Economato, incluidos dos funcionarios de Servicios Generales que se ocupan de los privilegios de importación de vehículos. Sus costos se absorben en los márgenes de beneficios sobre los cupones de gasolina, asegurando de esta manera que los clientes del Economato sin derecho a gasolina no subvencionen los servicios de la Oficina de Importación de Automóviles.
Con arreglo a las descripciones de funciones vigentes, tanto el Gerente del Economato como su Ayudante dedican una parte de su tiempo a la supervisión de las operaciones del servicio de comidas de la FAO.
b) Los Gastos de funcionamiento comprenden un adeudo retroactivo de 36 830 000 liras por servicios de guardias recibidas en 1998.

12. Reembolso de gastos de apoyo a la FAO

En su 25º período de sesiones, celebrado del 11 al 30 de noviembre de 1989, la Conferencia de la FAO decidió que el Economato reembolsara a la FAO todos los servicios que ésta le prestara y que, en adelante, los costos reales correspondientes se calcularan y cargaran al Economato.

El reembolso de los gastos de apoyo a la FAO fue el siguiente:

13. Pases a pérdidas

La composición de los pases a pérdidas al 31 de diciembre de 1998 era la siguiente:

*Nota: Valor de inventario de las nueve computadoras personales AST BRAVO LC4/66D que quedaron inutilizables para las necesidades del Economato.

14. Estado del flujo de efectivo

a) Conciliación del superávit de explotación con las entradas/(salidas) netas en efectivo procedentes de las actividades de explotación

b) Análisis de los cambios en efectivo

INFORME DEL AUDITOR EXTERNO

FONDO DEL ECONOMATO DEL PERSONAL DE LA FAO

ESTADOS DE CUENTAS DE 1998

Antecedentes

El Economato del Personal de la FAO se estableció en 1951 para facilitar al personal internacional la importación de bienes exentos de impuestos en virtud de lo dispuesto en la Sección 27 j)ii) del Artículo XII y el Anexo D del Acuerdo sobre la Sede entre el Gobierno de la República Italiana y la FAO.

Aunque el Economato forma parte de la FAO, es una dependencia que se autofinancia y prepara sus propios estados de cuentas, que se presentan en liras italianas. He dado por separado un dictamen sobre esos estados de cuentas.

En 1998, el Economato tuvo una facturación de alrededor de 20 500 millones de liras italianas (600 millones más que en 1997) y un activo de 4 400 millones de liras italianas (700 millones menos que en 1997).

Compras de productos italianos exentas de impuestos
En julio de 1994 se indicó al Auditor Externo que: "En 1993 el valor de los productos italianos comprados por el Economato en Italia representó un 17 por ciento de las compras totales de ese año. El objetivo de la FAO es reducir el nivel de productos italianos del 17 al 10-12 por ciento del volumen total de compras del Economato a favor de productos de otros países que no están fácilmente disponibles localmente".

En mi informe sobre los estados de cuentas de 1994, se señalaba que era necesario aclarar cómo debían interpretarse las disposiciones del Acuerdo sobre la Sede relativas a las compras de productos italianos exentas de impuestos por parte del Economato. Como se indica en la nota 10 a los Estados de cuentas, en agosto de 1995 las autoridades italianas impugnaron la base jurídica para eximir las compras de productos italianos por parte del Economato del impuesto sobre el valor añadido (IVA) italiano. En cuanto a la Organización, ha mantenido siempre que, en virtud del Acuerdo sobre la Sede de la FAO, no está obligada a pagar el IVA por los productos italianos vendidos en el Economato, siempre que se ajusten a contingentes convenidos. La Asesoría Jurídica de la Organización me aseguró que este asunto se resolvería previa aclaración con las autoridades italianas y que no era necesario hacer ninguna reserva para esta obligación imprevista en las cuentas del Economato. No ha habido novedades al respecto desde que presenté mi informe sobre las cuentas del Economato de 1995.

Las estadísticas que se me suministraron indicaban que en 1998 el número total de artículos italianos vendidos por el Economato representaba el 11 por ciento de todos los artículos vendidos. El valor de las ventas de estos artículos ascendía a 8 800 millones de liras italianas, de los 20 500 millones de las ventas totales (43 por ciento). Su proporción en los beneficios brutos del Economato fue del 59 por ciento.

Inventario

Al final de 1998 las existencias ascendían a 2 680 millones de liras italianas, correspondientes al 61 por ciento del activo total.
Considerando la cantidad de discrepancias entre los registros de inventario y las cuentas materiales del final del año 1997, el año pasado recomendé que se efectuaran comprobaciones más estrictas y frecuentes de los bienes inventariados y que los procedimientos de inventario de final de año y la conciliación con los registros del inventario permanente se aplicaran de conformidad con la práctica comercial habitual.

Aunque se han adoptado medidas desde el otoño de 1998 para reducir las discrepancias de inventario sobre los artículos atractivos y de alto riesgo y para mejorar el inventario de final de año y el control del inventario, no se puede considerar que sean suficientemente satisfactorias.

Nuestro examen del inventario de final del año puso de manifiesto que deberían realizarse mayores esfuerzos para que hubiera más rigor en las instrucciones dadas y en su aplicación, con objeto de separar con claridad las fases de preparación, contabilidad y conciliación de los procedimientos de inventario y completarlas antes de abrir de nuevo las ventas.

La entrega de listas de inventario teórico a los Auditores Externo e Interno antes de comenzar el inventario puede considerarse un avance en comparación con la práctica del pasado. Sin embargo, el procedimiento seguirá siendo deficiente mientras la labor de conciliación entre las cifras resultantes del inventario permanente y los datos del recuento material se complete antes de la reapertura a la venta, en contra de lo que exigen las buenas prácticas comerciales.

Cuando el resultado final de la labor de conciliación estuvo disponible y se me entregó, en marzo de 1999, parecía que el recuento material de las mercancías era inferior en 41 millones de liras al que debería haber sido. La misma diferencia evaluada al precio de costo de las mercancías era de 33,3 millones de liras el pasado año. Dicho aumento de la cuantía de la discrepancia global puede atribuirse sobre todo a los cosméticos y los artículos no alimenticios, en los cuales hubo un aumento considerable del número de artículos de serie, mientras que la disminución de la diferencia para los diversos productos alcohólicos y congelados/refrigerados es apreciable, manteniéndose la diferencia para los tabacos prácticamente en el mismo nivel de 10 millones de liras. Además, la diferencia en las existencias de bolsas de plástico pasó de 16 millones de liras a 22 millones. Cualquiera que sea el beneficio que pueda obtenerse de la venta de bolsas de plástico, estimo que se deben adoptar medidas para eliminar las importantes discrepancias de inventario de final de año sobre este artículo, así como sobre los demás.

De manera más general, no puedo dejar de reiterar la observación que hice el último año, cuando señalé que "aunque los efectos en la valoración de las existencias de mercancías no eran materiales, se deberían investigar tales discrepancias, ya que no se podría excluir fácilmente la posibilidad de robos o fraudes". Hay que añadir también que las medidas tomadas en 1998 para aumentar los controles y la seguridad sobre los artículos atractivos han resultado ineficaces.

Gastos de personal

La Organización considera que el Economato debería sufragar los gastos de servicios como la administración de los privilegios de importación de vehículos otorgados en virtud del Acuerdo sobre la Sede y la supervisión de las operaciones del servicio de comidas. Esta práctica ya tradicional se explica en la nota 11 a los Estados de cuentas.

El año pasado mencioné que la Organización comenzaba a adeudar los gastos de los servicios de seguridad al Economato. Dichos gastos se estimaron en el 50 por ciento del costo de un guardia de seguridad. La suma de 40,8 millones de liras correspondiente a estos servicios se registró como pagadera en las cuentas de 1997. Manifesté mi acuerdo con esta decisión, tomada de conformidad por una parte con el principio de que en el sistema de las Naciones Unidas en las actividades secundarias (incluidos los economatos) se deben declarar todos los costos y no se deben subvencionar con cargo al prepuesto ordinario, y por otra parte con la Resolución 16/89 de la Conferencia de la FAO, aprobada el 28 de noviembre de 1989.

Observé que esta decisión se había anulado y que en las cuentas de 1998 se registraba una cancelación de cuentas de 1997 por pagar de 40,8 millones de liras en ingresos extraordinarios (nota 9b). Sin embargo, en 1998 se cobraron al Economato los servicios de seguridad que recibía, y entiendo que la Organización continuará haciéndolo.

Reembolso de los gastos de apoyo a la FAO

Como consecuencia de la decisión de la FAO de reorganizar el almacenamiento de sus publicaciones y transferirlas a un almacén externo, el Economato recibió instalaciones de almacenamiento en los locales de la Sede (894 m²).

La decisión de no cobrar un alquiler por el espacio proporcionado en la Sede supuso un ahorro para el Economato en comparación con la situación anterior, en la que tenía que pagar por el uso de un almacén externo. El ahorro estimado se estima en 286 millones de liras, correspondiendo 150 millones a la gratuidad del alquiler.

En relación con el hecho de que el Economato debería ser una dependencia autofinanciada y con el principio antes mencionado de la declaración de los costos totales, observé que el Economato estaba siendo subvencionado en ese sentido.

Financiación del Fondo de Operaciones

En 1998, de las operaciones se derivó un superávit neto de 96,5 millones de liras italianas. Esta suma se distribuyó entre el Fondo de Operaciones y el superávit retenido. En consecuencia, la reserva del superávit retenido aumentó de 265 millones de liras al 31 de diciembre de 1997 a 270 millones al 31 de diciembre de 1998. Sin embargo, no se me pudo facilitar la decisión del Director General autorizando la asignación de 5 millones de liras al superávit retenido del Economato al final de 1998.

Aprobación de las cuentas definitivas del Fondo del Economato del Personal

En mi informe sobre las cuentas de 1994, había recomendado que aprobara oficialmente un órgano rector de la Organización las cuentas definitivas del Fondo del Economato del Personal, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo XX-b del Reglamento General. La Conferencia, en su 29º período de sesiones, aprobó el 17 de noviembre de 1997 la Resolución 16/97, por la que se delegaba en el Comité de Finanzas la responsabilidad de aprobar las cuentas anuales del Fondo del Economato del Personal, con efectividad a partir del 1º de enero de 1998.

Reconocimiento
Deseo hacer constar mi agradecimiento por la cooperación y la asistencia facilitadas por el Director General y el personal de la Organización durante mi auditoría.

Jean-Louis Beaud de Brive
Director,
en nombre del Primer Presidente del
Tribunal de Cuentas de la República Francesa
Auditor Externo

21 de julio de 1999