لجنة المالية

المركز المالى

صندوق التسويات الضريبية

اننا نوصى بإبرام الاتفاقيات الضروية مع الدول الأعضاء المعنية بغرض تخفيف المبالغ المقيدة لحسابهم من صندوق التوسيات الضريبية بذات القدر من مبالغ تسديد الضرائب لمواطنيهم.

ويتم، فى الوقت الحاضر، إرسال قوائم المحاسبة بصورة روتينية الى الدول الأعضاء التى تفرض ضرائب على المرتبات التى يتلقاها مواطنوها من المنظمة.

ولقد كشف استعراضنا للكشوف المالية المؤقتة لعام 1998 (الذى أجرى فى ابريل/نيسان 1999)، عن بعض الأرصدة المستحقة التى لم تقبض بعد. وسيغطى الاستعراض القادم الذى ستجريه هيئة مكتبنا الاجراءات التى اتخذت منذ ذلك الحين.

ترتيبات أسعار صرف العملات

بناء على مراجعة حسابات الفترة المالية 1996-1997 نود أن نتقدم بالتوصيتين التاليتين:

(I) أن تقوم المنظمة باستعراض المنهجية الحالية لبيان اختلافات أسعار الصرف والابلاغ عنها، بغرض تبسيطها وجعلها شمولية بقدر أكبر وتميز بصورة أفضل بين المكاسب والخسائر الإسمية والحقيقية؛

(ب) أن تقوم المنظمة باستعراض سياساتها الحالية للتحسب من التغييرات فى أسعار الصرف (عقد شراء مؤجل موحد لمدة سنتين)، بغرض الأخذ فى الاعتبار على نحول أفضل المناخ الجديد غير المستقر لأسعار الصرف الدولية. نظرا لضيق الفارق فى أسعار الفائدة، لربما لا تكون المشتريات المؤجلة هى البديل الأحسن

أما سعرى الصرف الآخرين المذكورين (وهما سعر صرف الميزانية والآجل)، فليسا بأسعار صرف محاسبية، نظرا لأنهما لا يستخدمان فى تغطية المعاملات أو الأرصدة بالعملات بخلاف الدولار، ولا تنشأ عنهما اختلافات فى الأسعار تستلزم الاعتراف بها كإيرادات أو مصروفات.

وسعر الصرف الآجل، هو السعر الذى نتعاقد عليه لشراء الليرة الايطالية، ويحدث كلما دخلت مؤسسة فى مشتريات آجلة لاحتياجاتها من النقد. وما من سبيل الى تحاشى سعر الصرف هذا إذا ما واصلنا انجاز المشتريات الآجلة. بيد أن، فى اعتقادنا أن إصدار المعيار 39 من معايير المحاسبة الدولية فى الآونة الأخير يتيح لنا فرصة تطبيق المحاسبة التحوطية التى من شأنها أن تبسط/ترشد عمليات حساب اختلافات العملة للموظفين. وتبعا للمعيار، فإننا نقيد الأصول والالتزامات الناشئة عن مستنداتنا المالية فى المستهل، ونسجل المكاسب أو الخسائر غير المحققة فى الاحتياطى الخاص. وهذه المخصصات الأخيرة يفرج عنها، خلال فترة العقد، لكشوف الايرادات لإبطال أثر مخاطر العملات. وإذا تماثلت تغطيتنا التحوطية مع احتياجاتنا، فإن تأثير ذلك يتبدى فى عدم نشوء اختلافات العملات، وفى هذه الحالة لن تكون هناك اعتمادات تحسم أو تقيد لحساب الاحتياطى الخاص فى هذا الصدد.

ويستخدم سعر الصرف للميزانية لتحديد مبلغ الاعتمادات التى ينبغى نقلها من، أو إلى، حساب الاحتياطى الخاص وفقا لقرار الممؤتمر 27/77. ولا تخضع عمليات النقل لتشريع محاسبى، فهى امتياز مقصور على المؤسسة. وفى حالة الحاضرة، ففى اعتقادنا أن الهدف من قرار المؤتمر هو ضمان أن تجنب الأموال المتحصلة التى تتجاوز الاحتياجات، كاحتياطى يستخدم فى المستقبل. وتنشأ هذه الحالة عندما لا تتحقق فرضيات سعر الصرف الذى تقوم عليه الميزانية. ولا نعتقد أن، المؤتمر قد يرغب فى التخلى عن امتيازه القاصر عليه/ وأن يعمد لتغيير هذه الآلية.

(ب) بحثت إمكانية استخدام مشتريات آجلة منظمة، وقدمت للإدارة العليا لدراستها. وبعد مشاورات مع مختلف المؤسسات (البنك الدولى، صندوق النقد الدولى)، قرر المدير العام عدم المضى قدما فى استخدام هذه الأداة.

الالتزامات القائمة

نود أن نؤكد من جديد توصيتنا السابقة بإجراء مراجعة دقيقة للإلتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية. ونفهم أن هذه العملية هى عملية معقدة وتستغرف وقتا طويلا مع ضرورة تطبيق طائفة من المعايير على كافة بنود المصروفات. وفى هذا الصدد، نوصى بأن المنظمة قد تنظر، فى المستقبل، فى معايير مبسطة يمكن إدماجها فى نظم المحاسبة لإقرار سلامة الإلتزامات القائمة فى نهاية الفترة المالية.

وأهم هذه التغييرات ناشئة عن واقع أن أوامر المشتريات المعتمدة التى نفذت فى نهاية الفترة هى وحدها، تبعا لنظام أوراكل، التى يستحق بصورة تلقائية. ولا تضم تطبيقات أوراكل التى نفذت معادلا للإلتزامات المرتبطة بأوامر غير المشتريات.

وفيما يتعلق بالالتزامات التى لا تعالج من خلال مشتريات أوراكل (مثلا معاملات السفر)، فسيتم تبسيط إجراءات الاستحقاقات لتشمل فقط المعاملات التى يبين ارتباطها بالسنة التى يجرى قفلها.

وبناء على ذلك، وفى تبسيط، فإن اجراءات استحقاقات نهاية الفترة ستركز الآن على تحديد البنود المستحقة بدلا من تحديد الالتزامات الموجودة التى ينبغى استبعادها من الاستحقاقات.

مراقبة الحسابات المصرفية

ينشأ عدد الحسابات المصرفية، فى جزء منه على الأقل، لتكريسها لمجموعات محددة من المعاملات (مثلا البرنامج العادى، حسابات الأمانة وغيرها). وكنا، فى تقريرنا السابق، قد أوصينا بضرورة التخلىى عن هذه الترتيبات المعقدة، وأن تدار النقدية مركزيا على مستوى المنظمة، مع المحافظة فى ذات الوقت على هوية المعاملات التى تعد ضرورية لأغراض إعداد التقارير. وفى حين أن هذه التوصية قد روعيت فى إطار تنفيذ برنامج الحاسوب الجديد للإدارة المالية والمحاسبة، فإن الأوضاع لم تتغير بعد فى نهاية عام 1997.

إدارة النقدية

نود أن نوصى رسميا بضرورة أن تطرح المنظمة مناقصات دولية لتقديم الخدمات المصرفية الموحدة. ولاحظت هيئة مكتبنا أن خبيرا استشاريا قد أوصى "بالنقل الخارجى" لإدارة النقدية لأجل تحقيق عادات مرتفعة بمخاطر أقل، ولتحرير موارد وحدة الخزانة ليتسنى لها القيام بمهام أخرى. ونوصى بأن تنظر المنظمة بعناية لهذه المقترحات. وإذا ما نفذت هذه المقترحات، ينبغى أن تطرح المنظمة عطاءات للعديد من مدراء النقدية الدوليين، والبدء فى عملية تحديد وإجراء التعديلات فى وحدة الخزانة ليتاح لها أن تصبح نظيرا مهنيا لمدير النقدية المختار.

· طرحت المناقصة للخدمات المصرفية للمنظمة فى 26/3/1999، وبموعد لقفل العطاءات فى 10/5/1999.

· دعى 28 مصرفا للتقدم بعطاءاتها، حيث من المتصور أن يبدأ تشغيل العقود الآجلة فى 1/9/1999، شريطة ألا تحدث أى تأخيرات كبرى فى عملية إرساء العطاءات.

· أقرت لجنة المشتريات معايير تقييم العطاءات.

· عينت لجنة تقييم لتقييم العطاءات، حيث أكملت تقييمها الفنى للعطاءات الصالحة.

وطلب من لجنة التقييم أن تنتهى من مداولاتها بحلول نهاية يونيو/حزيران 1999، وأن تتقدم بتوصياتها لاختيار المصرف الذى سيمنح العقد.

ومن المنتظر أن تعرض التوصيات قريبا على المدير العام.

قامت اللجنة الاستشارية المعنية بالاستثمارات فى المنظمة، فى اجتماعها المنعقد فى العام الماضى، باستعراض توصية الخبير الاستشارى المشار اليها فى التوصية. وفى هذا الصدد، خلصت اللجنة الى أن من الملائم، فى ضوء تحقيق عائدات مرتفعة، وتقليل المخاطر، وكفاءة التشغيل، أن يتم "النقل الخارجى" لأصول المنظمة قصيرة الأجل المستثمرة فى ايداعات زمنية وحسابات تحت الطلب، الى حساب استثمارى ممتزج قصير الأجل فى شركة Northern Trust Company. ونفذت هذه الترتيبات اعتبارا من 1/1/1999.

وفيما يتعلق بالأصول طويلة الأجل، فقد أوصى، فى أعقاب اجتماع اللجنة الاستشارية المعنية بالاستثمارات، الذى عقد فى نهاية مايو/أيار 1999ـ بأن يوزع نصف الأصول التى تدار حاليا بواسطة حساب ائتمانى، على مدراء آخرين من طريق تعيين مدير للأوراق المالية ذات تحيز فى القيمة، ومدير متخصص للايرادات الثابتة. كذلك ووفق على أن تأخذ المنظمة بتوجيهات الصندوق الدولى للتنمية الزراعية بشأن اختيار كل من مدير الأوراق المالية والايرادات الثابتة، بمساعدة من الخبير الاستشارى للمنظمة فى مجال الاستثمار وهو شركة Cambridge Associates .

وفيما يتصل بعملية "النقل الخارجى" لإدارة النقدية، لاحظنا أن القرار قد وافقت عليه اللجنة الاستشارية المعنية بالاستثمارات فى مايو/أيار 1998. بيد أن المدير جرى اختياره بدون اللجوء الى عملية تنافسية.

وفيما يتعلق بإدارة الأصول طويلة الأجل، فإن بياننا بضرورة الرصد الوثيق لأداء مدراء الأموال قد أخذ فى الاعتبار. كما سنقوم بدراسة الترتيبات التى ستدخل فيها المنظمة مع مدراء الأوراق المالية والمدد الثابتة، ومع الصندوق الدولى للتنمية الزراعية.

إن المراقبة الوثيقة لأداء مدير (مدراء) الأموال، بما فى ذلك الزيارات الى مكاتب المدير، هو أمر ضرورى وسيستلزم عملية تحديث وتنقيح كبيرة للخزانة.

بالنظر للكثرة الحالية فى تكاليف الدعم من مختلف الأنواع والتى تحجب الغرض من السياسات وامكانيات قياسها، فإننا نوصى بأن يطلب من الأمانة أن تعد إطارا شاملا، ولكنه مبسط بقدر أكبر، لترتيبات تكاليف الدعم. وفى رأينا أن هناك مناهجين ممكنين لعلاج هذه المسألة:

(I) إما وضع تكاليف دعم تطابق احتياجات المشروعات فرادى، وتحديد تكاليف الدعم بشكل واضح فى ميزانيات المشروعات؛

(ب) أو قصر تكاليف الدعم على أنشطة واسعة ولكن محددة جيدا، وقيد تكاليف الدعم هذه على المشروعات بتطبيق نسب مئوية للاسترداد متفق عليها مسبقا على المصروفات.

وبالطبع يمكن أيضا تنفيذ توليفة تجمع بين المنهاجين، شريطة أن تكون وثيقة السياسات الناشئة عن ذلك والتى ستعرض على الأجهزة الرياسية، شاملة وسهلة التطبيق فى آن واحد.

لأجل أن تدعم مراجعة المصروفات الميدانية هيكل المحاسبة اللامركزى بتكاليف معقولة، فإننا نوصى بإطالة الوتيرة الدورية لإعداد التقارير (تقرير أو تقريران فى السنة)، وتخفيض عدد المراجعين المتعاقدين، وأن يشترط على المراجعين تقديم تأكيدات مراجعة بأن تقارير السلف المستديمة تظهر عرضا سليما ومطابقا للمعاملات الميدانية.

وفيما يتعلق بتخفيض عدد المراجعين المتعاقدين، فإن خطتنا تتمثل فى تحديد شركة مناسبة فى كل اقليم مع مراسلين لها فى البلدان التى يوجد فيها تمثيل للمنظمة. وتحقيقا لهذه الغاية، نقوم حاليا بتجميع المعلومات لتحديد أفضل السبل لمنح العقود على أساس اقليمى، بيد أن هذا العمل تباطأ بسبب تطيق نظام حسابات المكاتب الميدانية الذى يستوجب الأولوية.

وبالنظر الى ارتفاع التكاليف التى ينطوى عليها إجراء مراجعة كاملة، سيظل النطاق المحدود للمراجعة المحلية (الاجراءات المتفق عليها) ساريا فى 1999. ومن ثم سيجرى تحليل للتكاليف والمنافع لمزايا تغيير نطاق المراجعة، وذلك فى إطار استعراض أشمل للأخطار داخل المنظمة.

نوصى، فى سياق تركيب برامج الحاسوب الجديدة للمالية والمحاسبة التى يجرى تنفيذها فى المنظمة، باستعراض الاجراءات المحاسبية والتنظيمية لقيد المعاملات فى حسابى القبض والاستحقاق، بغرض تيسير تحديدها ومراقبتها وتصفيتها خلال الفترة المالية.

كما أن الاجراءات المتعلقة بسلفيات السفر والبنود القابلة للتحصيل غيرت بدورها، مما ترتب عنه ترشيد المحاسبة وزيادة الرقابة. وتتم الآن حسابات جميع المعاملات المتعلقة بالموظفين بنفس الطريقة: من خلال حساب مفتوح لكل موظف فى دفتر الأستاذ الفرعى، الذى تديره وحدة حسابات المقبوضات.

وتسمح السمات الوظيفية المعيارية فى دفاتر الأستاذ الفرعية لنظام أوراكل، بتقادم الميزانيات والمسؤوليات لوحدات حسابات المدفوعات والمقبوضات، وبما يضمن تقادم الميزانيات بمستويات مقبولة. وفى هذا الصدد أيضا، فإن واحدة من مسؤوليات وحدة الرقابة، ستكون فى استعراض التقارير التى تستخدمها وحدات حسابات المدفوعات والمقبوضات فى إدارة أعمالها، وضمان أن تتخذ الوحدات الوظيفية ذات الصلة الاجراءات الملائمة لحل الحالات التى تنطوى على مشكلات.

(I) إننا نوصى بأن تعد التقارير عن الالتزامات المتعلقة بخطة مدفوعة نهاية الخدمة، فى المستقبل، بما يتفق مع السياسات المعلنة (القيمة الاكتوارية)، وأن يتم التوصل إلى اتفاق مع برنامج الأغذية العالمى لتنفيذ هذه السياسات.

(ب) ونوصى بضرورة إجراء استعراض متأن للغرض من الخطة وتشغيلها، بغرض وضع آلية موحدة لتوفير التمويل لكل التزامات نهاية الخدمة المقر بها.

اعتبارا من حسابات الفترة المالية الحالية، فإن صندوق مدفوعات إنهاء الخدمة قد أدرج فى الالتزامات المتعلقة بالموظفين فى الحساب العام والحسابات ذات الصلة، ويتم تمويلها وفقا للتقرير الاكتوارى فى 13/12/1997 وعلى أساسه. وسنقوم، بالاشتراك مع الخبير الاكتوارى، باستعراض مدى صواب وضع معدل تمويل موحد فى مقابل وجود معدلات منفصلة لكل خطة، بالنظر الى أن الاستثمارات تدار حاليا باعتبارها حسابا واحدا.

وأخيرا، وفى إطار أعادة تنظيم قسم الشؤون المالية، أنشئت وحدة جديدة أسندت اليها مسؤوليات لحسابات الاحتياطى. وسيرأس هذه الوحدة محاسب ضمان اجتماعى سيكون مسؤولا عن رصد جميع خطط واحتياطيات الضمان الاجتماعى، بما فى ذلك حسابات الأصول/الالتزامات والرسوم.

ولما كانت عملية برنامج Telefood ستتواصل وسيجرى توسيعها فى الفترة المالية الحالية والفترة المالية التالية (يرجى الرجوع الى قرار المؤتمر رقم 3/97) ينبغى أن نوصى بأنه، إذا رؤى من الضرورى مرة أخرى وضع ترتيبات مراجعة خاصة، فلا بد من مراقبة تنفيذها بشكل أكثر تشددا.

وتقيد الايرادات المتحصلة فى الحسابات المصرفية للتليفوود، فى المقر الرئيسى على أساس كشوف الحساب المصرفى لتليفوود. وتخضع جميع معاملات تليفوود، مثلها مثل جميع المعاملات الأخرى، للمراجعة من جانب مكتب المراجعة الداخلية والتفتيش والرقابة الادارية.

ويجرى حاليا صياغة بيانات سياسات وإجراءات جديدة تتعلق بمعالجة معاملات تليفوود. وستوضع موضع التنفيذ قبل مبادرة تليفوود لعام 1999.

اللامركزية

نوصى بأن تضع المنظمة تفويض السلطات للممثلين الاقلييميين فى صورة نهائية وعلى أسس رسمية.