Comité financier

Situation financière de l'Organisation

Fonds de péréquation des impôts

Je recommande que les dispositions nécessaires soient prises avec les États Membres intéressés en vue de réduire leurs crédits sur le Fonds de péréquation d'un montant égal au remboursement d'impôts à leurs ressortissants.

Des factures sont désormais envoyées automatiquement aux États Membres qui imposent les traitements FAO de leurs ressortissants.

Notre examen des états financiers provisoires de 1998 (réalisé en avril 1999) a révélé que certains soldes au titre du Fonds de péréquation devaient encore être réglés. Notre prochain examen portera sur les mesures prises depuis cette date.

A la suite du contrôle des comptes de 1996-97, je souhaiterais formuler les recommandations ci-après:

a) la FAO devrait réexaminer la méthodologie actuelle de comptabilisation et de déclaration des différences de change en vue de la simplifier, de la rendre plus complète et de mieux distinguer les pertes et les gains non réalisés et réalisés;

b) la FAO devrait revoir sa politique actuelle de protection contre les variations des taux de change (contrat d'achat à terme de deux ans à taux fixe) en vue de mieux prendre en compte le nouvel environnement des changes internationaux qui est plus instable. En raison du rétrécissement des écarts de taux d'intérêt, les achats à terme ne constituent peut-être plus la meilleure solution.

À compter du 1er janvier 1999, le taux de change opérationnel ONU pour l'Euro est communiqué par les Nations Unies New York à la FAO en fonction des parités fixées par la Banque centrale européenne deux jours ouvrables avant la fin du mois. Dans la mesure où l'emploi d'un taux ONU mensuel est une approximation du taux du marché, cette méthode est conforme aux normes de comptabilité généralement acceptées qui prévoient l'emploi d'approximations ou de moyennes pour des raisons pratiques.

Les deux autres taux mentionnés ci-dessus (taux du budget et taux à terme) ne sont pas des taux comptables, car ils ne sont pas utilisés pour convertir les transactions ou les soldes en monnaies autres que le dollar et ne donnent pas lieu à des différences de change qui doivent être considérées comme des revenus ou des dépenses.

Le taux à terme est le taux que nous utilisons pour des contrats d'achat de lires et entre en jeu chaque fois qu'une entreprise, quelle qu'elle soit, effectue des achats à terme pour couvrir ses besoins de change. Il est impossible de se soustraire à ce taux, si nous continuons d'effectuer des achats à terme. Toutefois, nous estimons que la publication récente d'IAS 39 nous donne la possibilité d'introduire un système de comptabilisation de la protection contre les variations de taux de change, ce qui devrait simplifier et rationaliser notre comptabilité des variations monétaires pour les dépenses de personnel. D'après cette norme comptable, nous comptabiliserions les actifs et les engagements découlant de nos instruments financiers dès le départ et enregistrerions les gains ou pertes non réalisés dans le Compte de réserve spécial. Cette provision serait transférée pendant toute la durée du contrat à l'état des revenus, neutralisant du même coup notre risque lié aux fluctuations des devises. A condition que notre protection corresponde à nos besoins, il n'y aura pas de variation monétaire, auquel cas il n'y aura plus à cet égard de montant inscrit en actif ou en passif dans le Compte de réserve spécial.

Le taux du budget est utilisé pour établir le montant de l'ouverture de crédits qui devrait être viré et imputé au Compte de réserve spécial conformément à la Résolution 27/77 de la Conférence. Les virements ne sont pas soumis aux lois comptables représentent la prérogative d'une entreprise. Dans le cas présent, nous estimons que l'objectif de la Conférence est de garantir que les fonds reçus en excédent des besoins doivent être mis de côté pour être utilisés à l'avenir. Cette situation se produit lorsque les hypothèses en matière de taux de change utilisées pour établir le budget ne se concrétisent pas. Nous ne pensons pas que la Conférence voudrait renoncer à cette prérogative et changer ce mécanisme.

b) La possibilité d'utiliser des achats à terme structurés a été envisagée et soumise pour examen à la haute Direction. Après avoir consulté plusieurs institutions (la Banque mondiale, le FMI), le Directeur général a décidé de ne pas utiliser cet instrument.

Je voudrais recommander de nouveau de contrôler avec plus de soin les engagements non liquidés à la fin de l'exercice biennal. Je sais bien qu'il s'agit d'une opération longue et complexe comportant l'application de toute une gamme de critères à l'ensemble des objets de dépenses. À ce propos, je voudrais recommander qu'à l'avenir l'Organisation étudie des critères simplifiés susceptibles d'être incorporés dans les systèmes de comptabilité pour reconnaître la validité des engagements non liquidés à la fin d'un exercice biennal.

Le changement le plus important découle du fait que, dans le système Oracle, seuls les bons de commande approuvés placés dans le système à la fin de la période seront automatiquement accumulés. Les applications Oracle mises en oeuvre n'ont pas l'équivalent des engagements non assortis d'un bon de commande.

En ce qui concerne les transactions qui ne seront pas traitées par le système de bons d'achat Oracle (par exemple les transactions de voyage), la procédure de comptabilité d'exercice sera simplifiée pour inclure uniquement les transactions dont il peut être établi qu'elles portent sur l'exercice annuel en cours de clôture.

Par conséquent, de façon simplifiée, les procédures de comptabilité de fin d'exercice se concentreront désormais sur l'identification des objets accumulés plutôt que sur l'identification d'engagements existants qui devraient être exclus de la comptabilité d'exercice.

Contrôle des comptes bancaires

Le nombre de comptes bancaires tient, en grande partie, au fait qu'ils sont "spécialisés" pour des opérations ou des groupes précis (Programme ordinaire, fonds fiduciaires, etc.). Dans mon rapport précédent, j'avais recommandé que cette formule complexe soit abandonnée et que la gestion des liquidités soit centralisée au niveau de l'Organisation, l'identification des transactions nécessaires pour les déclarations étant maintenue. Bien que cette recommandation ait été prise en compte dans le contexte de la mise en place du nouveau logiciel de gestion financière et de comptabilité, la situation n'avait pas changé à la fin de 1997.

Gestion des liquidités

Je souhaiterais recommander formellement que l'Organisation lance des appels d'offres internationaux pour la fourniture des services bancaires au niveau de l'institution.

Mes collaborateurs ont noté qu'un consultant avait recommandé d'"externaliser" la gestion des liquidités de façon à obtenir des rendements plus élevés à moindres risques et de libérer les ressources du Service de la trésorerie à d'autres fins. Je recommande que l'Organisation étudie ces propositions avec soin. Si elles devaient être mises en application, la FAO devrait inviter plusieurs sociétés internationales de gestion des liquidités à lui présenter des offres et réorganiser et renforcer le Service de la trésorerie pour lui permettre de devenir l'homologue professionnel du gestionnaire sélectionné.

• Un appel d'offres pour les services bancaires de l'Organisation a été publié le 26 mars 1999, avec une date de clôture fixée au 10 mai 1999.
  
• 28 banques au total ont été invitées à soumissionner et on prévoit qu'un nouveau contrat entrera en vigueur le 1er septembre 1999, à condition que le processus d'adjudication n'accuse aucun retard important.
  
• Le Comité d'achat a approuvé les critères pour l'évaluation des soumissions.
  
• Un Groupe d'évaluation constitué pour évaluer les soumissions a terminé l'évaluation technique des offres admissibles.

On a demandé au Groupe d'évaluation de terminer ses travaux avant la fin du mois de juin 1999 et de présenter une recommandation pour la sélection de la banque à laquelle le contrat devrait être accordé.

On prévoit qu'une recommandation sera prochainement soumise au Directeur général.

La suggestion d'un Consultant dont il est fait mention dans la recommandation du Commissaire aux comptes a été examinée l'an dernier par le Comité consultatif sur les placements de la FAO. A cet égard, le Comité a estimé qu'il était judicieux, en raison de l'augmentation des rendements, de la diminution des risques et pour des motifs d'efficacité opérationnelle, que les actifs à court terme de la FAO investis dans des dépôts à terme et des comptes à vue soient externalisés dans un fonds de placements mixte à court terme à la Northern Trust Company. Ces dispositions ont été mises en oeuvre à compter du 1er janvier 1999.

S'agissant des actifs à long terme, suite à la réunion du Comité consultatif des placements qui s'est tenue à la fin du mois de mai 1999, il a été recommandé que la moitié des actifs actuellement gérés par Fiduciary Trust soit confiée à d'autres gestionnaires en nommant un gestionnaire de portefeuille privilégiant la performance des titres et un gestionnaire spécialisé dans les placements à revenu fixe. Il a été également convenu que la FAO consulte le FIDA pour le choix des deux types de gestionnaire (placements à revenu fixe et valeurs à revenu variable) avec l'aide de Cambridge Associates, le consultant en placements de l'Organisation.

En ce qui concerne le renforcement des fonctions de la trésorerie, des mesures adéquates sont actuellement prises et nous avons pris conscience du temps, de la formation et des dépenses de voyages que le personnel devra consacrer à la supervision des gestionnaires externes. Dans un premier temps, le FIDA a proposé son concours à la FAO pour la formation du personnel et pour l'évaluation des résultats obtenus dans la gestion des placements. Sous réserve de l'approbation de la haute Direction du FIDA et de la FAO, nous prévoyons commencer à mettre en oeuvre les arrangements proposés avec le FIDA à la fois pour la formation et pour le contrôle de la performance.

En ce qui concerne l'"externalisation" de la gestion des liquidités, nous notons que la décision a été entérinée par le Comité consultatif des placements en mai 1998. Toutefois, le gestionnaire a été choisi sans faire appel à un processus d'adjudication.

S'agissant de la gestion des actifs à long terme, nous avions indiqué qu'un contrôle plus étroit de la performance du ou des gestionnaire(s) du fonds s'imposait et cette remarque a été prise en compte. Nous examinerons les dispositions que l'Organisation s'apprête à prendre avec les gestionnaires de ses valeurs à revenu variable et de ses valeurs à taux fixe, ainsi qu'avec le FIDA.

Il est nécessaire d'assurer un suivi plus attentif des résultats du (des) gestionnaire(s) de fonds avec visite à leur bureau et à cette fin il faudra réorganiser et rembourser la trésorerie.

Vu la prolifération actuelle des dépenses d'appui de divers types qui empêchent l'objet et l'ampleur de la politique d'apparaître clairement, je recommande que le Secrétariat soit invité à établir un cadre d'organisation de ses dépenses d'appui complet mais très simplifié. Selon moi, deux approches sont possibles:

a) soit adapter les dépenses d'appui aux besoins de chaque projet et identifier clairement lesdites dépenses d'appui dans le budget des projets;

b) soit limiter les dépenses d'appui à des activités larges mais bien définies et facturer ces dépenses aux projets en leur appliquant des pourcentages de remboursement préétablis. On pourrait bien entendu combiner les deux approches, à condition que le document de politique générale soumis alors aux organes directeurs soit à la fois complet et simple à appliquer.

Afin que les vérifications locales des dépenses de terrain permettent d'appuyer une comptabilité décentralisée à un coût raisonnable, je recommande que l'intervalle séparant les comptes rendus soit allongé (un ou deux rapports par an), que le nombre de cabinets de vérification sous contrat soit réduit et que les vérificateurs soient tenus de donner l'assurance que les rapports relatifs aux comptes d'avance de caisse présentent un tableau juste et véridique des opérations de terrain.

En ce qui concerne la réduction du nombre de vérificateurs sous contrat, nous prévoyons identifier un cabinet de vérificateurs approprié dans chaque région, avec des correspondants dans les pays où la FAO a des représentations. Dans ce but, nous sommes en train de rassembler des éléments d'information pour décider de la meilleure façon d'accorder des contrats sur une base régionale, mais ce travail a été ralenti par l'introduction du système de comptabilité des bureaux de terrain, qui passe en priorité.

Compte tenu du coût élevé de l'exécution d'une vérification complète, on continuera en 1999 de procéder à des vérifications locales de portée limitée (avec les procédures convenues). Une analyse coût-bénéfices d'une modification de la portée des vérifications sera réalisée dans le cadre d'un examen plus général des risques au sein de l'Organisation.

Je recommande que, dans le contexte de la mise en place du nouvel logiciel financier et comptable en cours à la FAO, les procédures de comptabilité de l'Organisation appliquées pour inscrire les transactions aux comptes créditeurs et débiteurs soient réexaminées de façon à faciliter l'identification de leur suivi et de leur règlement pendant tout l'exercice.

Les procédures concernant les avances pour voyage et les dépenses recouvrables localement ont également été modifiées, ce qui a permis à la fois de rationaliser les comptes et de resserrer les contrôles. Toutes les transactions concernant le personnel sont désormais comptabilisées de la même façon, soit par un compte ouvert pour chaque membre du personnel dans le registre comptable secondaire, administré par l'unité des comptes à recevoir.

Les fonctions standard des registres comptables secondaires d'Oracle permettent le classement chronologique des soldes et les unités des comptes à payer et des comptes à recevoir sont notamment chargées de veiller à ce que le classement chronologique des soldes se situe à des niveaux acceptables. Toujours à ce propos, une des responsabilités de l'Unité de contrôle sera d'examiner les rapports utilisés par les unités des comptes à recevoir et à payer pour gérer leurs opérations et s'assurer que les unités fonctionnelles pertinentes prennent les mesures appropriées pour résoudre les cas problématiques.

a) Je recommande qu'à l'avenir, l'obligation concernant le régime des indemnités de départ soit déclarée conformément à la politique officielle (valeur actuarielle) et qu'un accord soit conclu dans ce sens avec le PAM.

b) Je recommande que l'objectif et le fonctionnement de ce fonds (Fonds des indemnités de départ) soient examinés de façon approfondie en vue de créer un mécanisme global pour assurer le financement de toutes les opérations reconnues liées à la cessation de service.

À compter de cet exercice, le Fonds des indemnités de départ a été intégré aux obligations relatives au personnel du Fonds général et des fonds connexes, et le financement est approvisionné conformément au rapport de l'actuaire au 31 décembre 1997 et sur la base de celui-ci. Nous examinerons avec l'actuaire la question de savoir s'il serait préférable de créer un taux de financement consolidé plutôt que d'avoir des taux distincts pour chaque régime compte tenu du fait que les placements sont désormais gérés comme un seul fonds.

Enfin, dans le cadre de la réorganisation d'AFF, une nouvelle unité chargée de la comptabilisation des réserves a été créée. Cette unité sera dirigée par un spécialiste de la comptabilisation de la sécurité sociale qui sera chargé de contrôler tous les régimes et réserves de sécurité sociale, y compris la comptabilité des actifs/passifs et des charges.

Etant donné que cette activité doit se poursuivre et s'élargir pendant l'exercice en cours et les exercices suivants (Résolution 3/97 de la Conférence), je recommande que, si des arrangements spéciaux de vérification sont de nouveau jugés nécessaires, leur mise en oeuvre soit suivie avec plus de rigueur.

Les revenus provenant des comptes bancaires de TeleFood sont comptabilisés au siège et sur la base des relevés bancaires du compte TeleFood. Les transactions de TeleFood, à l'instar de toutes les autres transactions, feront l'objet d'une vérification par AUD.

De nouveaux textes concernant les politiques et les procédures pour le traitement des transactions de TeleFood sont actuellement en préparation et entreront en vigueur avant l'initiative de TeleFood 1999.

Décentralisation

Je recommande que l'Organisation mette en place de façon définitive et formelle les délégations de pouvoirs aux représentants régionaux.