COMITÉ DE FINANZAS

Situación financiera de la Organización

Fondo de Nivelación de Impuestos

Recomiendo que se adopten las medidas necesarias con los Estados Miembros interesados a fin de reducir sus créditos procedentes del Fondo de Nivelación de Impuestos en la cuantía del reembolso de los impuestos de sus nacionales.

Se envían ahora facturas de forma rutinaria a los Estados Miembros que cobran impuestos por los sueldos que la FAO paga a sus nacionales.

Nuestro examen de los Estados de cuentas financieros provisionales de 1998 (realizado en abril de 1999) reveló que quedan por liquidar algunos saldos pendientes del FMI. En nuestro próximo examen nos ocuparemos de las medidas adoptadas desde esa fecha.

Como consecuencia de la auditoría de las cuentas de 1996-97, deseo formular las dos recomendaciones siguientes:

a) que la FAO examine la metodología actual para contabilizar y notificar las diferencias en el tipo de cambio con objeto de simplificarla, haciéndola más general y diferenciando mejor las ganancias y pérdidas teóricas y reales;

b) que la FAO examine su política actual para protegerse de las oscilaciones de los tipos de cambio (contrato fijo de compra a plazo de dos años), con objeto de tener más presentes las nuevas condiciones monetarias internacionales. Debido a la reducción de la diferencia en los tipos de interés, la compra a término tal vez no sea ya la opción preferible.

Con efecto a partir del 1 de enero de 1999, el tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas para el Euro es comunicado por las Naciones Unidas en Nueva York a la FAO, basándose para ello en paridades establecidas por el Banco Central Europeo dos días laborables antes del final del mes. En la medida en que el empleo de un tipo de cambio de las Naciones Unidas es una aproximación del tipo del mercado, este modo de proceder se ajusta a las normas contables comúnmente aceptadas que prevén la utilización de valores aproximados o medios por razones de orden práctico.

Los otros dos tipos antes mencionados, el del presupuesto y a término) no son tipos contables porque no se emplean para convertir transacciones o saldos que no están en dólares y no dan lugar a diferencias de cambio que hayan de reconocerse como ingresos o como gastos.

El tipo a término o plazo es el tipo al que contratamos cuando compramos liras y se da cuando una entidad hace compras a término para cubrir sus necesidades de divisas. No hay forma de evitar ese tipo si seguimos haciendo compras a término. Sin embargo, a nuestro juicio el reciente IAS 39 nos ofrece la oportunidad de introducir una contabilidad de protección, que habrá de simplificar/racionalizar nuestra contabilidad para las variaciones de moneda en el caso del personal. Siguiendo esa norma, aceptaremos el activo y el pasivo que resulte de nuestros instrumentos financieros al principio y registraremos la ganancia no obtenida o la pérdida habida en la Reserva Especial. Esta última disposición se extendería a lo largo del período del contrato al estado de cuentas de ingresos neutralizando así nuestro riesgo por cambio de moneda. A condición de que nuestra protección se equipare a nuestras necesidades, el efecto será que no se producirá la variación por cambio de moneda, en cuyo caso ya no será necesaria una consignación a favor o en contra de la cuenta de Reserva Especial a este respecto.

El tipo del presupuesto se emplea para determinar la cuantía de la consignación que habrá de transferirse de la cuenta de la Reserva Especial o a la misma de acuerdo con la Resolución 27/77 de la Conferencia. Las transferencias no están sujetas a las normas contables y son prerrogativa de una empresa. En el caso que nos ocupa, creemos que el objetivo de la Conferencia es asegurar que se aparten como reserva para su utilización futura los fondos recibidos en exceso de las necesidades. Situación ésta que se produce cuando los supuestos de tipo de cambio que están a la base del presupuesto no se hacen realidad. No pensamos que la Conferencia desee renunciar a esta prerrogativa suya y modificar el mecanismo.

b) La posibilidad de emplear una compra a término estructurada ha sido estudiada y se ha presentado a la Alta Dirección para su examen. Tras consultar con varias instituciones (Banco Mundial, FMI), la decisión del Director General fue no seguir adelante con este instrumento.

Deseo reiterar mi anterior recomendación de que se verifique con mayor rigor las obligaciones por liquidar al final del bienio. Comprendo que esta es una labor compleja y laboriosa, en la que se han de aplicar diversos criterios a los distintos conceptos de gastos. A este respecto, recomiendo que la Organización estudie la posibilidad de utilizar para el futuro criterios simplificados que podrían incorporarse a los sistemas contables para reconocer la validez de las consignaciones no desembolsadas al final del bienio.

La modificación más importante es la que deriva del hecho de que en Oracle se devengarán automáticamente sólo las Órdenes de Compra aprobadas y ya hechas al final del período. Las aplicaciones de Oracle que se realicen no tienen equivalente con los pedidos no de compra relativos a compromisos.

Por lo que respecta a las transacciones que no se tramitarán a través de las Compras en Oracle (p. ej., transacciones de viajes), el procedimiento de devengo se simplificará para incluir sólo las transacciones que puedan demostrarse que guardan relación con el año que se va a cerrar.

Por lo tanto, en términos sencillos, los procedimientos de devengos al final del período se concentrarán ahora en identificar partidas en devengo más bien que en identificar compromisos actuales que deben quedar excluidos del devengo.

Control de las cuentas bancarias

El número de cuentas bancarias se debe, por lo menos en parte, al hecho de estar destinadas a grupos o transacciones específicos (p. ej., Programa Ordinario, Fondos Fiduciarios, etc.). En mi informe anterior, había recomendado que se abandonara este sistema tan complejo y se administrara centralmente el dinero en efectivo de toda la Organización, pero manteniendo la identificación de las transacciones, cosa necesaria con fines de notificación. Si bien se examinó esta recomendación en el marco de la aplicación del nuevo programa informático de gestión financiera y de contabilidad, la situación aún no había cambiado al final de 1997.

Administración del dinero en efectivo

Deseo recomendar oficialmente a la Organización que convoque licitaciones internacionales para la prestación de servicios bancarios comunes.

Mis funcionarios observaron que un consultor había recomendado que se "externalizase" la administración del dinero en efectivo, a fin de conseguir mayores beneficios con un riesgo menor y liberar los recursos de la Dependencia de Tesorería para otras funciones. Recomiendo que la Organización examine cuidadosamente tales propuestas. En el caso de que fueran a aplicarse, la FAO debería convocar licitaciones para la presentación de propuestas de varios administradores de dinero internacionales y comenzar a revitalizar y actualizar la Dependencia de Tesorería, a fin de que se convierta en una contraparte profesional del administrador de dinero escogido.

· El 26 de marzo de 1999 se publicó una licitación para los servicios bancarios de la Organización con fecha de cierre el 10 de mayo de 1999.

· Se invitó a un total de 28 bancos a licitar y se prevé que el nuevo contrato será operativo para el 1 de septiembre de 1999, a condición de que no se registren nuevos retrasos importantes en el proceso de adjudicación.

· El Comité de Compras aprobó los criterios para la evaluación de ofertas.

· Se nombró un Cuadro de Evaluación para evaluar las ofertas, que ya ha terminado la evaluación técnica de las ofertas válidas.

Se ha pedido al Cuadro de Evaluación que termine sus deliberaciones para finales de junio de 1999 y que haya una recomendación para la selección del banco al que se adjudicará el contrato.

Se prevé que en breve se presentará al Director General una recomendación.

La recomendación del consultor mencionada en la recomendación fue examinada por el Comité Asesor de la FAO sobre Inversiones (CAI), que se celebró el año último. A ese respecto, el Comité concluyó que, por razones de aumentos de rentabilidad, reducción del riesgo y eficacia operativa, convenía que los activos a corto plazo de la FAO se invirtieran en depósitos a plazo fijo y se subcontraten cuentas de depósitos a la vista en un fondo combinado de inversiones a corto plazo que se abra en la Northern Trust Company. Con efectividad del 1 de enero de 1999, se han llevado a cabo estos arreglos.

Por lo que respecta a los activos a largo plazo, tras la reunión del CAI que tuvo lugar a finales de mayo de 1999, se recomendó que la mitad de los activos que actualmente administraba la Sociedad de Cartera se distribuya entre otros gestores designando un gestor de renta variable con preferencia a los valores y un gestor especializado en renta fija. También se acordó que la FAO se guíe por el FIDA para la selección de gestores de renta fija y de renta variable, con la asistencia del Consultor de Inversiones de la Organización, Cambridge Associates.

Por lo que atañe al reforzamiento de la función de Tesorería, se están tomando las medidas oportunas y hemos reconocido el tiempo de personal, de capacitación y gastos de viajes que se necesitarán para supervisar de forma adecuada a los gestores externos. Como primer paso, el FIDA ha ofrecido a la FAO su ayuda para la capacitación de personal y para la evaluación de los resultados de la administración de las inversiones. Tras la aprobación de las respectivas Altas Direcciones del FIDA y de la FAO, esperamos dar comienzo a los arreglos propuestos con el FIDA por lo que toca tanto a la capacitación como a la gestión de los resultados.

Por lo que respecta a la "externalización de la administración del dinero en efectivo, señalamos que la decisión fue aprobada por el CAI en mayo de 1998. Sin embargo, se escogió al Gestor sin recurrir a una licitación.

Por lo que se refiere a la administración de los activos a largo plazo, se ha tenido en cuenta nuestra declaración de que era necesario un seguimiento más de cerca del desempeño del gestor o gestores de los fondos. Consideraremos los arreglos a los que está llegando la Organización con los gestores de renta fija y variable, así como con el FIDA.

Se necesita una vigilancia más estrecha de los resultados obtenidos por los gestores de los fondos, incluidas visitas a sus Oficinas, y se requiere una revitalización y actuación de la Tesorería.

Ante la actual proliferación de gastos de apoyo de diversos tipos, que eclipsa el objetivo y la mensurabilidad de la política, recomiendo que se pida a la Secretaría que prepare un marco general, pero muy simplificado, para los mecanismos de los gastos de apoyo. En mi opinión, esta cuestión se puede abordar de dos maneras:

a) ajustar los gastos de apoyo a las necesidades de cada proyecto y definir con claridad en los presupuestos de éstos los gastos de apoyo;

b) o bien limitar los gastos de apoyo a actividades amplias, pero bien definidas, o adeudar tales gastos de apoyo a los proyectos aplicando a los gastos porcentajes de reembolso previamente convenidos.
Naturalmente, también puede aplicarse una combinación de los dos sistemas, con tal de que el documento resultante sobre políticas presentado a los órganos rectores sea completo y de aplicación sencilla.

Con el fin de que las auditorías locales de los gastos sobre el terreno sirvan de apoyo a la estructura contable descentralizada mediante un costo razonable, recomiendo que se alargue la periodicidad de la presentación de informes (uno o dos al año), se reduzca el número de auditores contratantes y se exija a los auditores que den las garantías propias de que los informes sobre los anticipos permitirán obtener una visión verdadera y razonable de las transacciones sobre el terreno.

Por lo que respecta a la reducción del número de auditores contratantes, nuestro proyecto es identificar una empresa idónea en cada Región con corresponsales en países donde la FAO tenga Representaciones. Para ello estamos recogiendo información a fin de poder determinar la mejor forma de adjudicar los contratos con carácter regional, pero esta labor se ha retrasado por la implantación del Sistema de Contabilidad de las Oficinas de Campo que requiere prioridad.

Dado el elevado costo que entraña el realizar una auditoría en plena regla, el alcance limitado de la auditoría local (procedimientos convenidos) se mantendrá válido para 1999. Se realizará luego un análisis de costo-beneficios de las ventajas de modificar el alcance de la auditoría como parte de un examen más general del riesgo en el seno de la Organización.

Recomiendo que, en el marco de la instalación del nuevo programa informático financiero y contable que está efectuando la FAO, se examinen los procedimientos contables y de organización para la incorporación de las transacciones a las cuentas por cobrar y por pagar, con objeto de que sean más fáciles de identificar, supervisar y autorizar a lo largo del bienio.

Se han modificado también los procedimientos para los anticipos de viaje y partidas recuperables localmente (LRI), lo que ha dado lugar a una simplificación de las cuentas y a un mayor control. Todas las transacciones relativas a personal se contabilizan ahora de la misma manera: a través de una cuenta abierta para cada funcionario dentro del libro mayor auxiliar, administrada por la Dependencia de Cuentas por Cobrar.

La funcionalidad normal dentro de los submayores de Oracle permite el seguir las fechas de los saldos y las responsabilidades de las Dependencias de Cuentas por Pagar y por Cobrar incluyen el asegurar que la antigüedad de los saldos se halla en unos niveles aceptables. También a este respecto, una de las responsabilidades de la Dependencia de Controles será examinar los informes utilizados por las Dependencias de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar para gestionar sus operaciones y asegurar que las respectivas dependencias funcionales adoptan las medidas pertinentes para resolver los casos problemáticos.

a) Recomiendo que en el futuro las obligaciones relativas al PICS se notifiquen de conformidad con la política establecida (valor actuarial) y que se llegue a un acuerdo con el PMA para aplicar dicha política.

b) Recomiendo que se examinen detenidamente la finalidad y el funcionamiento de este Fondo (Fondo de Liquidaciones), con objeto de establecer un mecanismo unificado para la financiación de todas las obligaciones reconocidas relativas al final del servicio.

Con efecto a partir de las cuentas relativas a este bienio, el fondo de liquidación se ha incorporado a las obligaciones relativas al personal de los fondos general y conexos y la financiación se da de acuerdo con el informe del actuario al 31 de diciembre de 1997 y sobre su base. Estudiaremos con el actuario la conveniencia de establecer un tipo consolidado de financiación frente a tener varios tipos para cada plan dado que las inversiones se administran ahora como un solo fondo.

Por último, como parte de la reorganización en la AFF, se ha creado una nueva Dependencia que se encargará de la contabilidad de la reserva. Esta Dependencia estará presidida por un contable de seguridad social que se encargará del seguimiento de todos los planes y reservas de seguridad social, en particular de la contabilidad del activo/pasivo y gastos.

Puesto que el funcionamiento de Telefood se va a mantener y a ampliar en el presente bienio y en los sucesivos (véase la Resolución 3/97 de la Conferencia), recomiendo que, en caso de que se consideren necesarias disposiciones de auditoría especiales, se supervise de manera más estricta su aplicación.

Los ingresos recibidos en las cuentas bancarias de Telefood se anotan en la Sede con arreglo a los estados bancarios de cuentas de Telefood. Sus transacciones, al igual que todas las otras transacciones, estarán sujetas a auditoría por la AUD.

Se están redactando actualmente nuevas declaraciones de política y procedimientos en relación con la tramitación de las transacciones de Telefood. Serán ya efectivas antes de la campaña de Telefood de 1999.

Descentralización

Recomiendo que la Organización complete la delegación de facultades a los representantes regionales y les dé carácter oficial.