CL 119/8
理 事 会
| 第一一九届会议 |
2000年11月20－25日，罗马 |
| 计划委员会第八十三届会议和 财政委员会第九十四届会议 联席会议报告 |
2000年5月10日，罗马 |
目 录
| 需要理事会注意的事项计划委员会和财政委员会联席会议报告 供了解情况的事项 | |
段 次 |
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| 粮农组织在国家一级的存在 | 11-13 |
| 联合检查组报告 | 7-10 |
| 管理方面的节约及效率 | 14-15 |
| 任何其它事项： | |
| 《2002-2007年中期计划》的准备工作 | 16-19 |
| 粮农组织新的财务系统和程序 | 20-24 |
| 在联席会议上对评价报告的审议 | 25-26 |
两委员会向理事会提交以下联席会议报告。
下列成员出席了会议：
| 计划委员会 | 财政委员会 |
主 席 |
主 席 |
R. Rose先生（加拿大） |
A. Mekouar先生（摩洛哥） |
成 员 |
成 员 |
P.N. Ross 先生（澳大利亚） |
I. Di Giovan Battista 女士（阿根廷） |
T.N. Mokake 先生（喀麦隆） |
N. Gangadharan 女士（印度） |
Z. Tang 先生（中国） |
Rho Kyeong-sang 先生（朝鲜） |
B. Gutiérrez Zuluaga Botero 先生（哥伦比亚） |
E.F. Eltom 女士（苏丹） |
A.S. Karama 先生（印度尼西亚） |
R. Gerber 先生（瑞士） |
F. Zenny 先生（牙买加） |
P.M.S. Hingi 女士（坦桑尼亚） |
G. Mansour 先生（黎巴嫩） |
A. Beattie 先生（联合王国） |
I.M. Zawia 先生（利比亚） |
L.J. Tracy 女士（美国） |
J. Berteling 先生（荷兰） |
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S. Nyamudeza 女士（津巴布韦） |
F. Zenny先生取代R. Harrison先生作为牙买加政府在计划委员会的代表。
I. Di Giovan Battista
女士取代R.O. Villambrosa 先生作为阿根廷政府在财政委员会的代表。通过议程1
在任何其它事项这一议题项下列入三个议题即：《2002－2007年中期计划》的准备工作、粮农组织新的财务系统和程序、在联席会议上对评价报告的审议之后，通过了联席会议的议程和时间表。
两委员会联合讨论了提交本届会议的联合检查组报告：《对行政协调委员会及其机构的审查》（JIU/REP/99/1），它们因联合检查组副主席出席会议而受益。
两委员会特别讨论了营养分委员会的意见和建议。两委员会注意到前一个时期关于这个机制发挥作用方面所遇到的困难，对好转的情况表示欢迎，这些好转的情况应有助于将来开展富有成效的合作。它们还对粮农组织重新积极参加营养分委员会，包括对其预算作出适当贡献表示欢迎。
关于在粮农组织论坛审议联合国系统最近发展情况的建议C2，两委员会注意到总干事的意见，并确认现行安排令人满意。两委员会还一致认为，联合国驻地协调员系统发挥作用（如报告第80段中所提到的）和协调费用（建议C3）等方面应引起领导机构的适当注意。两委员会赞同行政协调委员会和总干事关于这个报告的意见。
两委员会再次简要讨论了粮农组织对联合检查组报告的处理，并确认现行做法是切合需要的。
两委员会审议了在JM 2000/1号文件中所说明的总干事关于通过外派高级技术官员加强粮农组织在国家一级的存在的建议。它们还注意到为执行实地计划所作的新安排，涉及国家项目的执行责任正在逐渐转移到粮农组织驻国家代表的过程。
两委员会多数成员准备建议理事会批准JM 2000/1号文件中所包含的总干事的建议。然而，一些成员希望在做出决定之前获得更多信息，以便在两委员会即将举行的联席会议上讨论。两委员会普遍支持继续执行权利下放活动，同时注意到渐进的方法及欢迎提供关于包括系统支持、培训和预算及评价结构在内的通常和必要先决条件的计划。
两委员会决定在2000年9月份的联席会议上进一步审议这个议题，并要求提供关于粮农组织驻国家代表的进一步情况，特别是关于：(i) 执行责任下放及这种责任将对粮农组织驻国家代表的职能产生什么影响，在现有工作措施研究的基础上当前如何在粮农组织代表处规范活动与执行活动之间的实现平衡，如何加强这些代表处以便应付其额外工作量；(ii) 粮农组织驻国家代表需要具备的条件及如何使拟议派往新代表处的高级技术官员能够执行其技术任务以及代表处的责任；(iii) 有关设立粮农组织驻国家办事处的标准，尤其是是否低收入缺粮国；(iv) 粮农组织驻国家代表在国家一级的联合国系统协调方面的作用。此外，已要求提供其它有关具体问题的信息。
两委员会忆及为改革领导机构的工作而采取的许多行动。它们注意到1999年9月联席会议决定将对于大会一般性辩论的改革的进一步审议推迟到2000年进行。
两委员会注意到，在目前一轮区域会议上，关于留出半天时间供代表团长预先举行圆桌讨论会的新方法取得了成功。建议秘书处在准备2000年9月联席会议的文件时考虑对粮农组织大会采用类似程序的可能性。
两委员会听取了关于《2002－2007年中期计划》准备工作进展情况的口头汇报，《中期计划》将提交9月份计财委会议和11月份理事会会议供审议。关于这方面，两委员会注意到关于让理事会各技术委员会（农委、渔委和林委）在2001年初各自会议上也参与这项工作的打算，以便这些委员会能够就《中期计划》中属于其各自任务的方面提出意见。
尽管下一个《中期计划》文件将完全根据大会批准的《粮农组织2000－2015年战略框架》制定，但两委员会获悉，正在做出特殊努力对《战略框架》中强调的主要政策成分之一即需要一种多学科方法做出反应。为此，已要求曾制定《战略框架》中《共同战略》的那些小组以及所有其它内部实质性协调机制确定值得列入《中期计划》的适当跨部门活动。
同时，两委员会注意到，已要求所有部门根据大会赞同的修改计划方法提交关于实质性活动的《中期计划》，这种修改计划方法在《2000－2001年工作计划和预算》中进行了试用。虽然各单位将计划期延至2007年，但要求这些单位尤其适当注意说明预计的计划实体结果及其主要产出的指标。秘书处当前的主要任务是在《中期计划》文件中以全面而简要的方式介绍这一深入细致的计划工作的结果，按《战略框架》中的《战略目标》及确立的《工作计划和预算》的计划结构（章节和主要计划）对拟议的活动进行分析和介绍。
忆及在制定《战略框架》时类似安排对促进成员国的参与产生了积极的作用，两委员会认为最好在2000年9月计划和财政委员会的会议之前向常驻代表介绍简要情况是有益的。
秘书处向两委员会介绍了系统执行的简要情况，包括主要管理目标、财务结构和管理报告。简要情况介绍着重说明哪些活动执行情况良好，哪些活动执行情况不佳以及资源制约因素。此外，它还特别强调了有关实地帐户系统、数据换算帐户管理、接口问题、粮农组织的系统经验及对项目工作的系统支持等问题。成员们对于他们全面而坦率地介绍迄今项目进展情况表示赞赏。成员们就项目预算和执行问题提出了具体问题。
据秘书处解释，资金从1000万美元增至2000万美元是因为未作修改的原始软件包没有达到粮农组织所有要求，因此为旅行和实地办事处的事务处理而从其它来源引进了程序块，从而增加了项目的复杂性。
成员们还提出了关于以下方面的一些问题：该项目对已在执行和计划执行的重大活动的影响，包括记录的可审计性、向捐助者报告、对各项计划的影响、对进一步开展目前正在进行的权利下放活动的影响。据秘书处解释，只要系统作任何变动，审计员就遇到困难，因为各项计划需要适应新的条件。秘书处进一步阐明，1999年提供的捐助报告的质量反映出公布实地办事处事务方面遇到的问题，但是这些问题已经得到纠正，1999年的进一步报告应当反映出这些纠正的情况。同时，2000年的报告将依赖目前由粮农组织驻国家代表处在电子数据表上所保存的信息最终采用财务会计标准。
据秘书处报告，根据目前对于支持权利下放的要求的了解，实地会计系统的临时版本将提供所需的支持。然而，随后将进行审议以便重新考虑哪些事务应由粮农组织驻国家代表处处理，其结果是可能需要改进解决该问题的临时软件。
成员们注意到《情况说明》（财委－计委工作文件）中指出的问题的性质和程度以及进展的制约因素。成员们还注意到奥拉克尔项目对粮农组织的重要性，并对该项目落后于时间表及供资不足表示关注。因此两委员会要求秘书处：(i) 准备一份意见书提交其9月份会议，进一步提供关于要做的工作的性质和程度方面的情况以及关于解决该项目尚未解决的问题的费用、时间表和可能的供资来源；(ii) 在9月份以前呼吁自愿捐款，尽管在已经批准的预算范围内总干事有权尽可能多地分配必要资金。
两委员会忆及，关于讨论评价文件的修改的安排已得到理事会的赞同。根据修改的安排，计划委员会将是详细评价报告的主要接受者。然而，会议认为可能有两委员会对部分报告进行联合审议的余地。
因此，两委员会一致认为，两位主席根据预期的两年度两委员会工作计划，经与总干事磋商，可以讨论这一可能性，同时考虑到需要最佳利用现有时间。
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文件：JM 2000/INF/12
文件：CL 119/INF/113
文件：JM 2000/1