JM 2000/3 |
Quatre-vingt-quatrième session du Comité du Programme et quatre-vingt-quinzième session du Comité financier |
Rome, 27 septembre 2000 |
NOUVEAUX SYSTÈME ET PROTOCOLES FINANCIERS DE LA FAO |
1. Lors de la Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier de mai 2000, le Secrétariat a fourni aux Comités un rapport sur l'application des nouveaux systèmes financiers de la FAO (projet Oracle). Ce rapport identifiait cinq domaines spécifiques dans lesquels des problèmes d'application s'étaient posés au cours de la première année de fonctionnement (comptabilité de terrain, conversion des données, gestion des comptes de compensation, problèmes d'interface et soutien aux systèmes pour les activités de projet) et décrivait les mesures à prendre avant la fin de l'exercice financier 2000 pour résoudre ces problèmes. Le document insistait aussi sur le fait que le projet avait souffert dès le départ de l'insuffisance des effectifs et des ressources financières qui lui avaient été alloués et que la lutte menée pour trouver des ressources supplémentaires expliquait largement l'incapacité de la FAO à résoudre les problèmes rapidement.
2. Les membres s'étaient félicités de ce rapport honnête et détaillé sur les progrès accomplis. Certains d'entre eux ont posé des questions de détail sur les problèmes liés au budget et à l'exécution du projet. Ils ont noté également l'importance du projet Oracle pour la FAO et se sont inquiétés du retard que le projet avait pris et de son sous-financement. Les Comités ont demandé que le Secrétariat i) leur soumette à leur session de septembre un document contenant des renseignements supplémentaires sur la nature et la portée du travail qui restait à faire, ainsi que sur le coût, le calendrier et les sources éventuelles de financement des mesures à prendre pour régler les derniers problèmes auxquels le projet était confronté; et ii) demande des contributions volontaires, nonobstant le pouvoir conféré au Directeur général de répartir les ressources dans le cadre du budget approuvé.
3. La présente note a pour objet de faire rapport au Comité du Programme et au Comité financier sur le travail accompli depuis leur réunion conjointe de mai dernier pour résoudre les problèmes et sur les mesures prévues ou déjà prises pour résoudre les problèmes d'exécution et de financement du projet encore en suspens. La note traite aussi de la question connexe de la restructuration et du renforcement de la Division des finances, comme prévu lors du débat de la Conférence sur le Programme de travail et budget, en novembre 1999.
4. La présente note sollicite l'appui des Comités à la proposition de financement du projet figurant dans la partie intitulée "Conclusions" du document.
5. Après la réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier de mai 2000, l'équipe du projet Oracle a été invitée par la direction à revoir entièrement le projet et à préparer un programme de travail et budget révisé pour le restant de l'exercice 2000-01; un programme de travail qui résoudrait les problèmes initiaux d'exécution, normaliserait les fonctions administratives liées à la comptabilité de la FAO et ouvrirait la voie à une grande mise à jour d'Oracle prévue pour 2001.
16. Le programme de travail et budget établi par l'équipe du projet et revu par la direction est divisé en trois grandes catégories d'activité: i) travaux et coûts liés à la résolution des problèmes initiaux de mise en application; ii) travaux et coûts liés à la résolution des problèmes découlant des comptes et de la documentation comptable de la FAO; et iii) travaux nécessaires pour passer à la version 11i d'Oracle. Le budget formulé pour ce programme de travail est résumé dans le tableau ci-après et examiné plus en détail dans le corps du rapport.
Domaine d'activité |
Coût en 2000 |
Coût en 2001 |
Total 2000-01 |
I. Travaux et coûts
liés à la résolution des problèmes initiaux de mise en application d'Oracle |
|||
|
591 |
748 |
1,339 |
|
210 |
50 |
260 |
|
596 |
48 |
644 |
|
190 |
45 |
235 |
|
402 |
535 |
937 |
|
575 |
395 |
970 |
Total mise en application d'Oracle: | 2 564 |
1 821 |
4 385 |
II. Travaux liés à la résolution des problèmes comptables | 485 |
485 |
|
III. Adaptation d'Oracle à la version 11i | 75 |
2 600 |
2 675 |
Total financement nécessaire: | 3 124 |
4 421 |
7 545 |
Moins: Déjà budgétisé dans le PTB 2000-01 en vue de l'adaptation d'Oracle à la version 11i |
1 100 |
1 100 |
|
Moins: Budget Phase II dans le PTB 2000-01 |
3 000 |
3 000 |
|
Financement budgétaire supplémentaire directement lié à Oracle | 3 124 |
321 |
3 445 |
7. Le tableau indique que le budget nécessaire pour exécuter le programme de travail proposé s'élève à 7,5 millions de dollars E.-U. sur la période de 18 mois allant du 1er juillet 2000 au 31 décembre 2001. Étant donné l'ampleur des activités envisagées, la direction a pris des décisions concernant la façon de procéder. Plus précisément, le Directeur général a décidé:
8. Il existe trois sources possibles de financement pour combler le déficit de 3,5 millions de dollars E.-U., à savoir i) des contributions volontaires extrabudgétaires, ii) l'utilisation des arriérés et/ou iii) des virements internes entre chapitres budgétaires.
9. Sur la recommandation du Comité financier, un appel de contributions à l'appui du projet a été lancé en juin auprès des donateurs, qui ont répondu soit par la négative, soit en demandant des renseignements supplémentaires sur le projet. Le soutien de donateurs sera sollicité à nouveau en septembre.
10. Comme indiqué lors de la Conférence de la FAO en novembre 1999, le principal bailleur de fonds de l'Organisation pourrait régler une partie de ses arriérés en 2000-01. La Conférence a autorisé l'utilisation de ces arriérés, sous réserve de leur réception et d'un examen des priorités par le Comité du Programme et le Comité financier et de l'approbation du Conseil.
11. Il est recommandé d'utiliser une partie de ces arriérés pour financer ce projet et d'en tenir compte lorsque les Comités examineront les priorités pour lesquelles les arriérés pourraient être utilisés au cours de la réunion (voir point 5 de l'ordre du jour et le document CL 119/19 Utilisation des arriérés). Ce document propose que la totalité du déficit de 3,5 millions de dollars E.-U. (ainsi que les fonds nécessaires à la Phase II) soit financée par des arriérés.
12. Il n'est pas possible de prédire si des fonds suffisants pourront être rassemblés grâce aux contributions extrabudgétaires versées en 2000-01 ou si le règlement anticipé des arriérés aura effectivement lieu pendant l'exercice biennal en cours. En l'absence de fonds suffisants provenant de l'une ou l'autre de ces sources, il faudrait financer le déficit de 3,5 millions de dollars E.-U. dans le cadre du PTB, grâce à des virements entre chapitres budgétaires. Même si les montants par chapitre sont pour l'instant impossibles à préciser, il convient de solliciter dès cette session l'approbation de principe du Comité financier pour tout virement budgétaire au profit du Chapitre 5. Sinon, il faudrait attendre la session du Comité financier de mai 2001 et il serait alors trop tard pour que le programme de travail sur ces systèmes puisse commencer au début de 2001.
13. Le Directeur général sollicite donc l'approbation de principe du Comité pour effectuer les virements budgétaires nécessaires, étant entendu que a) ces virements seront limités au minimum; b) le Chapitre 2 Programmes techniques et économiques sera autant que possible protégé; et c) le Comité sera dûment informé des modalités des virements envisagés lors de ses sessions de l'an prochain.
14. Dans la limite des fonds mis à la disposition du projet sur décision du Directeur général, la priorité a été accordée pour le restant de l'année aux activités ci-après:
15. Ces décisions étant prises et grâce au financement supplémentaire autorisé par le Directeur général, il a été possible de traiter certaines des questions soumises à l'attention du Comité en mai dernier, de résoudre quelques problèmes de mise en route et de mettre en place d'autres éléments clés du programme de travail. Ainsi, entre juin et septembre 2000:
16. Le travail pendant cette période sera axé sur trois grandes activités: la poursuite de la résolution des problèmes de mise en application; l'achèvement de la résolution des problèmes liés aux comptes de la FAO; et l'achèvement de l'examen et de la reformulation de toutes les opérations financières. Cet exercice permettra à AFF et AFI de mettre au point des plans d'exécution à jour pour le travail de reconfiguration et de migration à la version Oracle 11i qui sera effectué en 2001. Pour résoudre les problèmes de mise en application, les activités ci-après sont prévues:
17. Le travail technique à fournir par AFI pendant le restant de l'année à l'appui du programme de travail susmentionné devrait bénéficier d'une ouverture de crédits supplémentaire de 575 000 dollars E.-U. Ces fonds seront utilisés pour des activités d'administration de la base de données et de gestion du système, ainsi que pour l'acquisition et l'entretien de matériel, de licences de logiciel et de modules de sécurité protégeant l'accès aux données financières émanant des bureaux des représentants de la FAO sur Internet.
18. L'essentiel du programme de travail pour 2001 sera axé sur la reconfiguration et la migration des applications d'Oracle, à mesure que les opérations seront transférées à Oracle Financials - Version 11i. Comme noté précédemment, Oracle a informé la FAO qu'à la fin de 2001, la version 10.7 que la FAO utilise actuellement ne sera plus appuyée. La nouvelle version d'Oracle comporte d'importantes nouvelles fonctions et repose entièrement sur la technologie web. Elle possède plus d'interfaces perfectionnées entre les produits d'Oracle et les systèmes extérieurs et est plus facile à utiliser.
19. La société Oracle conseille à ses utilisateurs de prévoir une période d'adaptation de six mois pour configurer le logiciel, procéder aux modifications des procédures administratives et tester correctement les nouveaux systèmes.
20. Cette mise à niveau n'est pas une opération mineure: c'est en quelque sorte une répétition de la mise en application initiale. Il faudra former les utilisateurs aux nouvelles méthodes et à l'utilisation du nouveau logiciel. D'après la société Oracle, les organisations devraient prévoir de dépenser 25 pour cent environ du temps et de l'argent qu'elles ont consacrés à l'introduction initiale des systèmes Oracle pour effectuer cette mise à nouveau.
21. En attendant la mise au point définitive des plans de reconfiguration qui aura lieu au cours du second semestre de 2000, une ouverture de crédits de 2,6 millions de dollars E.-U. est prévue pour le travail de mise à niveau en 2001. Ce chiffre inclut 250 000 dollars E.-U. de matériel supplémentaire, mais pas le programme de formation susmentionné qui sera facturé aux divisions concernées.
22. En novembre 1999, "La Conférence a été informée que d'autres mesures de restructuration étaient envisagées qu'il n'était pas possible d'identifier au moment où le document avait été rédigé, mais qui n'auraient pas d'impact sur le montant total des ressources. Il s'agissait notamment de renforcer la Division des finances (AFF); le Comité financier serait tenu dûment informé".
223. Les résultats de cet examen méritent d'être signalés ici, dans la mesure où ils sont étroitement liés à la nécessité d'appuyer Oracle et où ils ont des incidences sur les ressources, dans les limites, toutefois, du montant total du budget. Un certain nombre de facteurs rendent indispensable une refonte de la structure de la Division des finances et son renforcement immédiat. Ces facteurs incluent:
24. Après un examen détaillé de la structure actuelle, on a estimé que le ratio personnel de soutien/comptables professionnels n'était plus approprié. La première étape a donc consisté à supprimer neuf postes des services généraux dans le PTB 2000-01. Toutefois, l'évaluation du nombre de cadres nécessaires s'est avérée difficile, compte tenu de la quasi-impossibilité de distinguer entre la demande à court terme découlant de la mise en place des nouveaux systèmes et procédures et les mesures à prendre à long terme pour corriger le manque de fonctionnaires du cadre organique.
25. La Division a proposé une nouvelle structure supposant la création de onze postes du cadre organique et la suppression d'un autre poste des services généraux. Cette nouvelle configuration a été examinée par le groupe des effectifs, qui a recommandé que ces propositions soient acceptées. Le Directeur général a donc approuvé la création de onze postes supplémentaires à titre temporaire, pour une période de trois ans maximum. Tout en autorisant l'adjonction de ces postes dans le PTB proposé pour 2002-03, le Directeur général a demandé au Sous-Directeur général chargé du Département de l'administration et des finances d'entreprendre un examen des besoins en effectifs du Département en temps voulu pour que les résultats puissent être pris en compte lors de l'établissement du PTB pour 2002-03. Il a indiqué qu'il s'attendait à ce que le Département soit en mesure de supprimer certains postes, soit en vertu de l'érosion naturelle des effectifs, soit parce que ces postes seraient devenus superflus, compte tenu des gains d'efficience obtenus grâce, par exemple, à la mise en application d'Oracle.
26. Le Comité est invité à prendre acte de la décision du Directeur général de créer onze postes d'administrateur pour la Division des finances pour une période de trois ans et à consigner son accord avec cette décision. Il est informé qu'une proposition définitive sera faite dans le PTB 2002-03.
27. Ces propositions auront des incidences sur le niveau des dépenses de l'exercice biennal en cours et entraîneront une augmentation des montants engagés au titre des Chapitres 5 et 9 du budget, ce dernier ayant trait au montant supplémentaire de 9 millions de dollars E.-U. approuvé par la Conférence pour couvrir les coûts liés aux redéploiements et aux cessations de service. Il ne sera pas possible d'indiquer un chiffre exact avant que les dates de nomination et de cessation de service soient connues, mais une première estimation donne un coût supplémentaire de l'ordre de 1,4 million de dollars E.-U., au titre du Chapitre 5, et de 1 million de dollars E.-U., au titre du Chapitre 9. Ces sommes seront financées grâce aux économies que fait l'Organisation en laissant des postes vacants. Ces économies auront à leur tour un impact sur l'exécution des programmes qui sera présenté plus en détail à mesure que les vacances de poste spécifiques seront identifiées.
IV. Conclusions28. Le Secrétariat estime que le programme de travail reformulé, ainsi que le financement prévu pour le restant de l'exercice biennal, mettront le projet Oracle sur la bonne voie et permettront de conclure la Phase I avec succès.
29. L'attention est appelée sur les difficultés rencontrées pour trouver des ressources suffisantes pour mettre en uvre ce projet. Dans le cadre du PTB 1996-97, le Directeur général avait proposé une ouverture de crédits supplémentaire de 20 millions de dollars E.-U. pour financer le remplacement des systèmes administratifs et financiers de l'Organisation (FINSYS/PERSYS). Non seulement cette demande a été rejetée par les membres, mais l'Organisation a dû subir une réduction budgétaire de 56,9 millions de dollars E.-U., soit 8,5 pour cent, pour le PTB 1996-97, moyennant quoi il a été pratiquement impossible de trouver des fonds dans le budget du Programme ordinaire pour financer ce programme indispensable.
30. Le budget supplémentaire, s'il est pleinement utilisé, portera le coût total du projet à quelque 28 millions de dollars E.-U., soit 3 millions de dollars de plus que le montant budgétisé par le PAM pour son projet de système SAP, toutes choses étant égales par ailleurs. Si le coût de la mise en application de ces grands systèmes est élevé, le budget autorisé de 10 millions de dollars E.-U. n'était ni réaliste ni plausible pour mener à bien une tâche d'une telle ampleur et d'une telle complexité, impliquant une technologie de pointe, des structures logicielles intégrées, un matériel et des technologies de communication ultramodernes et une restructuration complète des procédures administratives et financières de la FAO et de ses systèmes de comptabilité et d'établissement de rapports. Il faut reconnaître aussi que la FAO ne disposait pas parmi ses effectifs des compétences et de l'expertise nécessaires pour accomplir cette tâche et que l'aide extérieure dans ce domaine a été, et demeure, extrêmement coûteuse.
31. À la lumière de l'expérience acquise à ce jour, les Comités sont invités à:
- de reporter la Phase II du projet Oracle et d'utiliser les ressources ainsi libérées pour consolider la Phase I; et
- de créer onze postes d'administrateurs temporaires dans la Division des finances pour une période de trois ans, étant entendu qu'une proposition plus définitive sera formulée dans le PTB 2002-03;
32. En outre, étant donné que les mesures proposées aux alinéas b) et c) ci-dessus ne garantissent nullement que des ressources suffisantes seront mises à la disposition de l'Organisation à temps pour achever la mise en application d'Oracle avant la fin de l'exercice biennal en cours, le Comité financier est invité à approuver en principe le transfert, dans le cadre du budget approuvé pour 2000-01, de montants pouvant aller jusqu'à:
tout en reconnaissant que l'approbation de ces réallocations peut conduire à des virements budgétaires entre chapitres au profit des Chapitres 5 et 9 et au détriment des autres chapitres, mais étant entendu que: a) ces virements seront réduits au minimum; b) le Chapitre 2, Programmes techniques et économiques, sera protégé dans toute la mesure possible; et c) des renseignements détaillés sur les virements envisagés seront fournis au Comité financier à ses sessions de l'année prochaine, conformément à la pratique habituelle.
____________________
1 Oracle a informé ses utilisateurs que la version 10.7 (applications financières d'Oracle actuellement utilisées par la FAO) ne serait valable que jusqu'à la fin de 2001. La nouvelle version (11i) comporte de nouvelles fonctions et repose sur la technologie web. 2 C 99/REP, paragraphe 92.