مقدمة

1 - لدى موافقة مؤتمر المنظمة، أثناء دورته التاسعة والعشرين المنعقدة خلال الفترة 7 الى 18/11/1997،على تقرير تقييم البرامج للفترة 1996 - 1997، وافق على توصيات المجلس المتعلقة بمطبوعات المنظمة، وقرر، على وجه الخصوص، تفويض المجلس سلطة اتخاذ القرارات اللازمة لتنفيذ التغيير المقترح فى عملية توزيع المطبوعات من نظام التوزيع بالحصص الى نظام يستند الى "حساب المطبوعات القطرى" على النحو الذى أوصى به التقرير. واسترعى انتباه المجلس فى استعراض لسير العمل أجرى أثناء دورته الخامسة عشرة بعد المائة فى نوفمبر/تشرين الثانى 1998، إلى وجود عدد من القضايا العملية والمالية بحاجة الى معالجة، والى ضرورة تحديد حل فعال لكى يتسنى تنفيذ نظام "حساب المطبوعات القطرى".

النظام الحالى للتوزيع بالحصص

2 - تنص المادة 1-1 من دستور المنظمة على أن نشر المعلومات وظيفة أساسية من وظائف المنظمة. ودأبت المنظمة منذ مؤتمرها فى 1949 على التوزيع المجانى لمطبوعاتها ودورياتها ووثائقها الأساسية على البلدان الأعضاء. ويخضع هذا التوزيع المجانى حاليا الى صيغة محددة كان قد أقرها المؤتمر عام 1963. وبموجب هذه الصيغة، يحق لكل بلد عضو الحصول على عدد أو حصة من المطبوعات والدوريات المسعرة مجانا استنادا الى نسبة اشتراكه فى ميزانية المنظمة. ويبين الجدول رقم 1 هذه الصيغة بمزيد من التفصيل.

الجدول رقم 1: التوزيع بالحصص بحسب مستوى الاشتراك

3 - وهذا ما يعنى من الناحية العملية أن عدد النسخ التى وزعت من بين 40 مطبوعة ودورية مسعرة أنتجتها المنظمة فى 1998، تراوح بين 12 نسخة كحد أدنى فى حالة البلدان الأعضاء الذين تصل نسبة اشتراكاتهم فى الميزانية الاجمالية الى 0.25 فى المائة و 243 نسخة كحد أقصى فى حالة البلدان الأعضاء الذين يساهمون باشتراكات بنسب أكبر. يضاف الى ذلك أن الحكومات الأعضاء التى تتلقى نسخة واحدة من كافة الوثائق الرئيسية التى تصدر عن المنظمة وعددها 296 وثيقة، وتتلقى منذ 1990 نسخة واحدة من كافة اصدارات المنظمة فى سلاسل المعلومات المعالجة بأجهزة الحاسوب (ديسكيت والأقراص المضغوطة). ويكون التوزيع داخل كل بلد عضو من مسؤولية الحكومة نفسها.

4 - ويمكن معرفة مدى تأثير هذا المستوى من التوزيع على عدد من النسخ الصادرة لكل مطبوع من خلال الجدول رقم 2 أدناه. وتتضمن الأرقام الواردة فى الجدول توزيع الحصص على البلدان الأعضاء كافة والنسخ المرسلة الى المكاتب الاقليمية للمنظمة والتى تودع فى المكتبات ووكالات الأمم المتحدة الأخرى التى تربطها بالمنظمة اتفاقيات لتبادل المطبوعات.

الجدول رقم 2: التوزيع بحسب الفئة واللغة

5 - ويتم توزيع مجانى آخر لمطبوعات المنظمة ووثائقها من خلال مختلف النظم الأخرى، بما فى ذلك القوائم البريدية التى تحتفظ بها المصالح الفنية لتوزيع مطبوعاتها. وتتاح فى الوقت الحاضر طائفة واسعة من المعلومات النصية والفوتوغرافية الى جانب بيانات احصائية ومختصرات وافية فى موقع المنظمة على شبكة الانترنت.

6 - وتقع مسؤولية نشر المنتجات الاعلامية للمنظمة داخل البلدان الأعضاء على عاتق الحكومات بالدرجة الأولى، ويتم ذلك من خلال اللجان القطرية المعنية بأنشطة المنظمة أو القنوات الأخرى التى تقررها الحكومات. وتبذل المنظمة من جهتها المزيد من الجهود لضمان التوزيع الكافى لمنتجاتها الاعلامية من خلال وكلاء البيع والموظفين الميدانيين والمعاهد القطرية والمتخصصين والفنيين.

الحاجة الى التغيير

7 - جرى تقديم استعراض عن أنشطة المطبوعات فى المنظمة الى المؤتمر عام 1997 فى اطار الفصل الخامس من تقريـر تقييم البرامج للفترة 1996 - 1997 (الوثيقة C 97/4). وأظهر هذا الاستعراض أن المطبوعات المخصصة بموجب الحصـة لـم تكـن تستخدم فـى العديد مـن الحالات علـى نحـو سليم، ولربما لـم تكن تخصص حتى للتوزيع داخل البلد المعنى. وحتى فى الحالات التى تبذل فيها البلدان أقصى جهودها لضمان توزيعها على نحو فعال، فان نظام التوزيـع لـم يكن ملائما بحـد ذاته لتوجيه تلك المطبوعات نحو المستخدمين الرئيسيين لها. واستنتج تقرير تقييم البرامج أن نظـام التوزيع الحالى بالحصص غيـر مرض من حيث كونـه لا يستند الـى الطلب وبالتالى فهو يؤدى عموما الى هدر شديد للمواد المطبوعة والى الخلط على نحو غير ملائم بين المواد التى ترسل روتينيا الى البلدان الأعضاء وما تحتاج اليـه فعلا مـن مطبوعات. وفى اطار النظام الحالى للتوزيع بالحصص تتلقى البلدان الأعضاء نسخا من المطبوعات والوثائق بغض النظر عن مدى أهمية تلك المطبوعات للبلد المعنى. وظهر أن توزيع المطبوعات استنادا الى القوائم البريدية التى تحتفظ بها الأقسام هو الأفضل من حيث وصولها الى الجهات المستهدفة. كما أن ارسال المواد الى المكتبـات يضمن وصولها الى طائفة أوسع من القراء. يضاف الى ذلك أن نظام التوزيع بالحصص يبدو وكأنه يتحيز للبلدان الأعضاء التـى تساهم بأعلى مستويات الاشتراكات المالية فى ميزانية المنظمة، فى حين تتلقى البلدان ذات الدخل المنخفض التى تشتد فيها الحاجة الى ما توفره المنظمة من معلومات فنية زراعية والبيانات الاحصائية أقل نصيب من المواد.

8 - وأوصى تقرير تقييم البرامج بالبدء بتنفيذ نظام "حساب المطبوعات القطرى" ليحل محل النظام المعمول به حاليا. ووافقت الدورة التاسعة والعشرين لمؤتمر المنظمة فى 1997 على تغيير نظام الحصص بعد تلقيها توصيات المجلس بهذا الشأن "وقرر تفويض المجلس سلطة اتخاذ القرارات اللازمة لتنفيذ التغيير المقترح فى عملية توزيع المطبوعات من نظام التوزيع بالحصص الى نظام يستند الى "حساب المطبوعات القطرى".

الاعتبارات

9 - استند مفهوم "حساب المطبوعات القطرى" الى فكرة يتم بموجبها اتاحة حساب لكل بلد عضو يسمح بطلب المطبوعات المجانية حتى الحد الأقصى لذلك الحساب. وأحيط اجتماع المجلس فى نوفمبر/ تشرين الثانى 1998 علما أن لتشغيل هذا النظام على نحو سليم لا بد من ايجاد حلول لعدد من القضايا العملية والمالية.

10 - وبعد اجراء المزيد من الدراسة رؤي أن هذا النظام سيكون مفرطا في بيروقراطيته ومكلفا. وهذا هو ما سيحدث بوجه خاص نظرا لأن عدد المطبوعات المتاحة لكل بلد فى اطار هذه الخطة سيكون قليلا نسبيا، ولا يبرر انشاء الآلية الادارية المطلوبة وادامتها. وتتلخص المشكلات الرئيسية لمثل هذه الخطة فى ما يلى:

· انشاء نظام "حساب المطبوعات القطرى" وضمان أن تعين كل حكومة جهة للاتصال تمثل كافة الوزارات المعنية؛

· تدريب جهات الاتصال فى مجال الاجراءات التى سيتعين اتباعها؛

· ضمان أن تكون الحكومة قد وافقت على كافة الطلبات الموجهة الى "حساب المطبوعات القطرى" وأن تقديمها يتم على الوجه الصحيح من خلال جهة الاتصال؛

· اجـراء الحسابـات الخاصـة بكافـة الطلبـات ومداولـة المراسلات مـع البلـدان المعنية بخصوص رصيد الحسـاب، وتزويد جهـات الاتصال بالمعلومات بشـأن الأرصـدة المتبقيـة وضمان استفادة الحكومات من حصصها المجانية؛

· تحصيل المدفوعات بالنسبة للطلبات التى تتجاوز الحد الأقصى "لحساب المطبوعات القطرى".

11 - وفى أثناء دراسة القضايا العملية والمالية الناشئة عن انشاء نظام "حساب المطبوعات القطرى" درست المنظمة الاجراءات التى تتبعها فى هذا المجال وكالات الأمم المتحدة الأخرى. ولوحظ أن المنظمة هى الوكالة المتخصصة الوحيدة فى أسرة الأمم المتحدة التى تطبق صيغة مرتبطة بنسبة الاشتراكات فى الميزانية على التوزيع الرسمى لمطبوعاتها. وعلى الرغم من اختلاف الوكالات الأخرى فى نهجها للتوزيع الرسمى لمطبوعاتها الا ان كافة الحكومات الأعضاء تحظى بمعاملة متساوية. اذ تقدم هذه الوكالات عددا محدودا من مطبوعاتها يتراوح بين نسخة الى خمس نسخ مجانا لكل حكومة الى جانب عدد اضافى من النسخ يمكن شراؤه بخصم أو بسعره الكامل، وقد تقدمه فى بعض الحالات مجانا مع منح الأفضلية الى البلدان الأقل نموا. وفى حالة واحدة، اتخذت المصلحة المعنية قرارا مستقلا بالتوزيع المجانى على أساس كل مطبوع على حدة بعد مراعاة وضع الميزانية والاعتبارات الادارية.

المقترحات

12 - وفى ضوء هذا البحث وبعد مراعاة التعقيدات البيروقراطية والكلفة العالية لرصد نظام "حساب المطبوعات القطرى"، تقترح المنظمة اعتماد الاجراء المبسط التالى:

13 - أن يتلقى كل بلد عضو مجانا نسخة واحدة من كافة المنتجات المسعرة من المطبوعات والدوريات والوثائق الرئيسية والمنتجات الاعلامية المجهزة على الحاسوب التى تصدر عن المنظمة بلغة العمل الرسمية لذلك البلد. وبكلمة أخرى، فى حين ستقدم نسخة واحدة من كافة الوثائق الرئيسية ونسخة من المنتج الاعلامى المجهز على الحاسوب، سيقتصر عدد المطبوعات والدوريات المسعرة المقدمة على نسخة واحدة مجانية لكل بلد. وتتحمل الميزانية العادية للمنظمة تكاليف هذا التوزيع وما يتصل به من تكاليف الشحن.

14 - وبالاضافة الى النسخ المطبوعة المرسلة الى الحكومات سيستكمل المتاح من مطبوعات المنظمة من خلال التوزيع العادى على البلدان الأعضاء للأقراص المضغوطة CD-ROM التى تحتوى على نسخة مستحدثة ومخصصة للبحث من كتالوج مكتبة المنظمة مع النص الكامل للموضوعات الصادرة عن المنظمة خلال الاثنى عشر شهرا السابقة. ولن يستكمل توزيع الأقراص المضغوطة CD-ROM التوزيع المجانى لمنتجات المنظمة فحسب وانما سيمكن كل بلد من تكوين أرشيف يحتوى على كافة مطبوعات ووثائق المنظمة.

15 - ولكى تكون البلدان الأعضاء على اطلاع بما يصدر عن المنظمة من منتجات اعلامية جديدة، ستواصل المنظمة العمل بأسلوبها الراهن فى الاعلان عن المطبوعات الجديدة على موقعها فى شبكة انترنت واصدارها لكتالوج سنوى بعناوين كافة مطبوعات المنظمة قيد الطبع.

16 - وبالاضافة الى مخصصاتها المجانية تستطيع الحكومات شراء نسخ اضافية من أى مطبوع ترغب فى الحصول عليه بخصم بنسبة 40 فى المائة من السعر المعلن على الغلاف للبلدان المتقدمة وبخصم بنسبة 60 فى المائة للبلدان النامية¹. وللاشتراك فى دوريات المنظمة أو شراء نسخ فردية منها، يصل الخصم المقترح الى 25 فى المائة و 30 فى المائة للبلدان المتقدمة والبلدان النامية على التوالى. وستطبق مجموعة المبيعات والتسويق، وقسم الاعلام على كافة الطلبات الواردة من المصالح والمؤسسات الحكومية الخصومات المشار اليها أعلاه بصفة آلية على فواتير الشراء. أما تكاليف شحن هذه الطلبات، باستثناء حالة المشتركين فى الدوريات حيث يتضمن مبلغ الاشتراك تكاليف الشحن الجوى، فستحسب على أساس التكلفة الفعلية لوسيلة الشحن المختارة.

17 - ومن الضرورى تعيين جهات اتصال/أو أشخاص فى كل بلد عضو لكى يتولون تحديد من يتلقون النسخ المجانية فى بلدانهم والمساعدة فى تزويد الأجهزة المعنية داخل بلدانهم مسبقا بالمعلومات ذات الصلة بالمنتجات الاعلامية. ومن وجهة نظر عملية، تعتقد المنظمة أن الممثليات الدائمة في روما ستكون أفضل جهة ملائمة للاتصال بشأن هذه المسائل رغم أن تحديد جهة للاتصال فى كل بلد عضو سيلقى الترحيب.

18 - وفى ذات الوقت، ستكون المساعدة المقدمة من ممثلى المنظمة مطلوبة بدورها. اذ بالاضافة التى الاتصال مع فرع انتاج المواد الاعلامية ومع جهات الاتصال القطرية داخل البلدان المعنية سيسهل ممثلو المنظمة الاتصالات مع موظفى الحكومة ويعملون على نشر المعلومات سلفا وفى تحديد أفضل وسائل الشحن وأكثر ملاءمة وفى ارسال عناوين المطبوعات حيثما تدعو الضرورة الى ذلك. وستواصل مكاتب ممثلى المنظمة فى ذات الوقت القيام بدورها الحالى كمنفذ بديل للمبيعات وتسويقها وتلقى أثمانها بالعملات المحلية عند الضرورة.

مزايا النظام المقترح الجديد

التوزيع العادل

19 - تهدف المقترحات الواردة فى هذه الوثيقة الى تبسيط عملية التوزيع وتحسين درجة استهدافها واتسامها بالعدالة بدلا من تحقيق وفورات مهمة. اذ سيضمن الارسال الآلى لنسخة واحدة من كافة المنتجات المسعرة من المطبوعات والدوريات والوثائق الرئيسية وسلاسل المعلومات المجهزة على الحاسوب التوزيع الكامل لمنتجات المنظمة الاعلامية على البلدان الأعضاء كافة.

الخلاصة

20 - يختلف الأسلوب المقترح بعض الشئ عن الأسلوب الذى أوصت به وثيقة تقرير تقييم البرامج، الا أنه يشترك معها فى بلوغ الهدف نفسه، أى تغيير الأساس المعتمد فى نشر المنتجات الاعلامية من توجهها الراهن الى أسلوب يستند الى الطلب. ويرجى من المجلس الموافقة على الاقتراح الداعى الى الغاء العمل بنظام الحصص المطبق حاليا، وتطبيق نظام مخفض للتوزيع المجانى، والخصم على المبيعات بما يحقق المزيد من الكفاءة والقدرة على الاستهداف والتوزيع العادل لنشر منتجات المنظمة الاعلامية.

1 يستند تعريف البلدان النامية والمتقدمة الى "تقرير التنمية فى العالم لعام 1998/1999" الصادر عن البنك الدولى. أما معيار تصنيف الاقتصاديات فهو نصيب الفرد من اجمالى الناتج القومى، ولأغراض نظام التوزيع المقترح تعرف البلدان النامية بتلك البلدان التى يبلغ نصيب الفرد من اجمالى الناتج القومى 785 دولارا أو أقل.