ألف - المقدمة والسياق

1 - تدارست لجنتا البرنامج والمالية، في دورتهمـا في مايو/أيار 1998، تقرير وحدة التفتيش المشتركة بعنوان "تعزيز التمثيل الميداني لمنظومة الأمم المتحدة" (الوثيقة 97/1 ). وطلبتا تقديم معلومات اضافية عن هيكل المكاتب الميدانية التابعة للمنظمة، ومن ثم تلقتا وثيقة عن هذا الموضوع (PC 80/6-FC 90/18(a) ) في دورتيهما في سبتمبر/أيلول 1998. ورأت اللجنتان أن الوقت قد حان لاجراء مناقشة واسعة لجوانب معينة من عملية اللامركزية (الملحق 1). وبناء على ذلك تقدم هذه الوثيقة.

2 - عمر عملية اللامركزية هو عمر المنظمة نفسها. اذ تداول المؤتمر، في دورته الأولى عام 1945 (عندما كان مقر المنظمة لايزال في واشنطن) مسألة انشاء مكاتب اقليمية، ومن ثم أقر، في دورته الثانية عام 1946، فتح مكتب اقليمي لأوروبا في روما. وتلي ذلك انشاء المكاتب الاقليمية الأربعة المتبقية، حيث جرت المفاوضات مع الدول الأعضاء، خلال الفترة ما بين عامي 1946 و 1959¹ ، بشأن مواقعها الحالية. واستهل انشاء المكاتب القطرية من جانب الدورة التاسعة

والستين للمجلس في عام 1976² ، وأنشئت ثلاثة مكاتب للاتصال خلال الفترة بين 1951 و 1970³ ، وأقيمت الأقسام المشتركة مع اللجان الاقتصادية الاقليمية التابعة للأمم المتحدة خلال الفترة بين 1951 و 1974، وألغيت عام 1994 عندما استوعبت وظائفها في المكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية. وفي يونيو/حزيران أقر⁴ المجلس، في دورته السادسة بعد المائة، سياسات موسعة للامركزية تتألف من تعزيز المكاتب الاقليمية، وانشاء خمس مكاتب اقليمية فرعية، ومكتبي اتصال⁵ جديدين وانشاء وظائف المسؤولين الفنيين القطريين تباعا في المكاتب القطرية. وفي المرحلة الثانية، نقلت خدمات العمليات الاقليمية في قسم العمليات الميدانية، الى المكاتب الاقليمية المعنية.

3 - وكما أبلغ المدير العام الدورة السادسة بعد المائة للمجلس، فان "الهدف الأساسي [ للامركزية ] هو جعل المنظمة أوثق قربا منكم الى أقصى قدر ممكن فعليا"⁶. وأيد المجلس⁷ المبادىء الموجهة للاصلاحات التي اقترحها المدير العام، والتي يتمثل بها في تعزيز اللامركزية. وتضمنت هذه المبادىء، ضمن جملة أمور أخرى، تعزيز المنظمة بوصفها مركزا للخبرات الرفيعة ومركزا مرجعيا عالميا، من خلال توزيع أفضل للمسؤوليات فيما يتصل بالأنشطة العالمية والمعيارية من جهة، والأنشطة التنفيذية والقطرية النوعية من جهة أخرى، تطبيق أكبر قدر من لامركزية الأنشطة التنفيذية بنقلها الى المستويات الاقليمية والاقليمية الفرعية والقطرية، وزيادة تركيز الخدمات المقدمة للدول الأعضاء واتساقها وفعاليتها. وكانت الآثار الايجابية المتوقعة المترتبة عن اللامركزية هي : الاستفادة بصورة أفضل من القدرات القطرية والاقليمية الفرعية والاقليمية، وسرعة الاستجابة لطلبات الدول الأعضاء للحصول على المساعدة، اضافة الى تحقيق وفورات كبيرة بزيادة الكفاءة وتخفيض التكاليف.

باء - أدوار كل عنصر من عناصر هيكل اللامركزية والمساهمات في الأهداف الاستراتيجية للمنظمة

4 - يقدم الملحق 2 وصفا جدوليا موجزا لأدوار المكاتب الميدانية. ويرد وصف هذه الوظائف بقدر أكبر من التفصيل في الأقسام النظيرة المعنية من مجموعة التعليمات الادارية لدى المنظمة.

5 - وصممت أنشطة كل من المكاتب الميدانية والمقر الرئيسي على نحو يسهم في تحقيق الأهداف التي حددتها الأجهزة الرياسية للمنظمة. ولذا، فان المدير العام يعلق أهمية كبرى على ضمان اتساق برامج المنظمة حتى في اطار زيادة اللامركزية. وأكد في بيانه أمام الدورة السادسة بعد المائة للمجلس"...... حتى مع تحقيق اللامركزية سنظل منظمة واحدة"⁸. فالمنظمة لديها برنامج موحد واحد ببعد عالمي، ولكنه يراعي الأولويات الاقليمية. وما من مكتب ميداني يعمل على تحقيق أهداف أو تنفيذ برامج بمعزل.

6 - واتساق البرامج الموحدة للمنظمة تكفله اجراءات تخطيط العمل ووضع الميزانية. وأثناء تنفيذ البرامج الفنية والاقتصادية لدى المنظمة، تقوم الوحدات في المقر الرئيسي والوحدات الاقليمية والاقليمية الفرعية بإعداد خطط عمل سنوية. وتنبني هذه الخطط على المخرجات المقررة المضمنة في برنامج العمل والميزانية المعتمد، مع قدر من المرونة يسمح بالاستجابة للطلبات المخصصة لأغراض بعينها حسبما كان ملائما. ويعهد الى كل مستوى من مستويات هذا الهيكل انجاز مخرجات معينة، أو مراحل أو جوانب من المخرجات، تشكل مجتمعة البرنامج الموحد، وفقا لصلاحيات كل منها وأوجه قوته.

7 - من المقرر أن يعرض الاطار الاستراتيجي، بما في ذلك الأهداف الاستراتيجية المقترحة، على الدورة الثلاثين لمؤتمر المنظمة في نوفمبر/تشرين الثاني 1999. ومن المنتظر أن يكون لكل جزء في الهيكل اللامركزي، دوره في تصميم البرامج، التي تستجيب للأهداف الاستراتيجية التي سيقرها المؤتمر لاحقا. وستطبق اجراءات البرمجة واعداد الميزانية، الوارد وصفها آنفا، لضمان أن تكون البرامج، بغض النظر عن موقع تنفيذها، متفقة مع الأهداف الاستراتيجية التي يحددها المؤتمر.

جيم - علاقات العمل ما بين المكاتب الميدانية، وبين هذه المكاتب والمقر الرئيسي

8 - يمكن بايجاز وصف العلاقات ما بين الوحدات اللامركزية وكذلك بينها وبين وحدات المقر الرئيسي، على النحو التالي :

· الممثلون الاقليميون والاقليميون الفرعيون مسؤولون عن التخطيط العام لأنشطة المنظمة في الاقليم/الاقليم الفرعي، ويوفرون القيادة الادارية والتنظيمية، والدعم لأجل تنفيذ البرامج المعتمدة في الاقليم/الاقليم الفرعي. ويقدمون التوجيه والدعم للمكاتب القطرية، ويساعدونها في وضع البرامج وفي المفاوضات على مستوى السياسات مع الحكومات ويقومون برصد مستوى تنفيذ البرامج، ويطلبون التوجيه بصددها و/أو يتخذون التدابير الاصلاحية، حيثما كان ضروريا؛

· يعمل الممثلون الاقليميون الفرعيون تحت توجيه الممثلين الاقليميين وبدعم منهم. ويعرضون مقترحاتهم لبرنامج العمل والميزانية وخطط عملهم السنوية على المقر الرئيسي، من خلال الممثلين الاقليميين؛

· تقوم المكاتب القطرية، ومصلحة التعاون التقني وفروعها ووحداتها للعمليات الميدانية والمساعدة في مجال السياسات، الملحقة بالمكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية، بالاتصال المباشر مع بعضها البعض بشأن القضايا المتعلقة بتخطيط البرامج الميدانية وتنفيذها؛

· تقيم المكاتب القطرية، ومجموعات المصالح الفنية (أي المجموعات التي تنتمي الى المصالح الفنية المختلفة منفردة) في المكاتب الاقليمية، والفرق المتعددة التخصصات في المكاتب الاقليمية الفرعية، والأقسام الفنية في المقر الرئيسي، علاقات مباشرة بشأن القضايا المتعلقة بالبرامج الفنية والاقتصادية، بما في ذلك تقديم خدمات الدعم الفني للمشروعات الميدانية؛

· تبلّغ المكاتب القطرية ممثليها الاقليميين والاقليميين الفرعيين المعنيين، بصورة منتظمة بما تستجد من تطورات هامة في البلدان التي تعمل فيها.

9 - كذلك يبين الملحق 2 ترتيبات تقديم التقارير ما بين الوحدات الميدانية والمقر الرئيسي. وتعزز هذه الترتيبات من قدرات المنظمة على الاستجابة لاحتياجات البلدان الأعضاء؛ وتيسير تنفيذ قرارات الأجهزة الرياسية؛ كما أنها تضمن الاتساق بين الأعمال التي تؤدى في المقر الرئيسي وتلك التي تؤدى في المواقع الميدانية وتعين على استمرار التآزر بين الأنشطة المعيارية والتنفيذية. وفي هذا الصدد، من المهم ملاحظة أن المصالح والأقسام والمكاتب في المقر الرئيسي تضمن النوعية الفنية للعمل المعياري والتنفيذي الذي يقوم به الموظفون الملحقون بالمكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية، على النحو التالي:

· يعمل الموظفون المهنيون الفنيون، وفي مجالي السياسات والعمليات في المكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية، تحت الاشراف الفني لأقسامهم النظيرة في المقر الرئيسي؛

· يعمل موظفو وحدات المعاونة الادارية في المكاتب الاقليمية تحت التوجيه الوظيفي لمصلحة الشؤون الادارية والمالية؛

· تتولى الأقسام الفنية والمختصة بالسياسات في المقر الرئيسي تسوية الطلبات الاقليمية بالنسبة لبرنامج العمل والميزانية، وتقر خطط العمل السنوية الاقليمية فيما يتصل بالبرامج التي تقع في نطاق مسؤولياتها لضمان اتساق الأنشطة بين البلدان والاقاليم؛

· تضطلع الأقسام في المقر الرئيسي بدور هام في اختيار الموظفين، وتقييم أداء الموظفين المهنيين العاملين تحت توجيهها في المكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية.

دال - التوظيف والموارد

10 - يوضح الجدول (1) أدناه حركة الوظائف الناشئة عن القرارات التي اتخذها المجلس في دورته السادسة بعد المائة، والاجراءات التي تلت ذلك.

11 - وكما يستدل من الجدول، فقد تعززت المكاتب الاقليمية بقدر كبير اثر تحويل الوظائف الى مجموعات المصالح الفنية التي شكلت حديثا، وانشاء فروع المساعدة في مجال السياسات، وفروع العمليات ووحدات المعاونة الادارية. ونقلت الوظائف الفنية الى المكاتب الاقليمية الفرعية لتشكيل الفرق المتعددة التخصصات في هذه المكاتب. ونقلت الوظائف في الأقسام المشتركة السابقة، في مجملها، الى المكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية. ونتيجة هذه التغييرات تضاعف، تقريبا، عدد الموظفين المهنيين على المستويين الاقليمي والاقليمي الفرعي.

12 - وتجدر الاشارة الى أن تخفيض الوظائف في المقر الرئيسي، والذي شمل 756 وظيفة، لم يكن مرده فقط الى تطبيق اللامركزية. وأضيفت نحو 239 وظيفة الى المكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية، ومع انشاء مكتبين جديدين في كل من بروكسيل ويوكاهاما، زاد عدد الوظائف في مكاتب الاتصال بـ 12 وظيفة. ويعكس صافي التخفيض العام الذي شمل 584 وظيفة، أو 14 في المائة من المجموع، التخفيضات المقررة في البرنامج والميزانية، والتي استكملت كذلك بوفورات زيادة الكفاءة، مثل الاستعانة بمصادر خارجية وزيادة الأتمتة المكتبية. وفي الوقت الحاضر فان 46 في المائة من موظفي فئة الخدمات العامة يعملون في المواقع الميدانية مقابل نسبة 31 في المائة بالنسبة للموظفين المهنيين.

13 - وفي المكاتب القطرية استعيض عن جميع مسؤولي البرامج الدوليين ليحل محلهم مسؤولون قطريون. وأفضى ترشيد التوظيف في هذه المكاتب، الى تخفيض شمل 81 وظيفة من وظائف الخدمات العامة. وتشمل الوظائف المهنية القائمة وعددها 92 وظيفة، 74¹² ممثلا للمنظمة، ومسؤول اتصال واحد (اثيوبيا)، و17 مسؤولا اداريا. وستبذل المحاولات، في برنامج العمل والميزانية للفترة 2000-2001، لأجل مزيد من ترشيد درجات وظائف ممثلي المنظمة. وفي كثير من الحالات، تستفيد المكاتب القطرية من المساهمات الحكومية. وهي قد تكون مساهمات نقدية (حسب بنود اتفاق البلد المضيف) أو عينية (مثلا المباني التي توفرها الحكومة مجانا، وموظف خدمات عامة أو اقتسام تكاليف المرافق). وتبذل الجهود لزيادة معدل استرداد المساهمات الحكومية النظيرة، من البلدان المستضيفة. وفي ذات الوقت، تعمل المنظمة على تشجيع الحكومات المضيفة على توفير المباني مجانا. ولقد زاد عدد المباني التي قدمت مجانا من 37 في 1994 الى 47 في 1998.

14 - ويبين الجدول (2) التوزيع الحالي للموارد بين أجزاء المنظمة المختلفة. وتبلغ نسبة الموارد المخصصة للمكاتب الميدانية، بالمقارنة مع تلك المخصصة للمقر الرئيسي، نسبة واحد الى ثلاثة.

هاء - التعديلات على الأنظمة والاجراءات المالية، بما في ذلك تفويض السلطات

15 - لضمان فعالية اللامركزية، ينبغي ألا تقتصر على تغيير النظام، ونقل الوحدات والوظائف والأشخاص من المقر الرئيسي والى المكاتب الميدانية. اذ لابد أن تنطوي أيضا على اعادة صياغة كبرى لاجراءات أعمال المنظمة. ووجهت اعادة صياغة العملية هذه (مع كثير من الجوانب التي ستفيد بجلاء المنظمة ككل)، الاعتبارات التالية.

· ترشيبد الاجراءات - جعلها مبسطة، وأكثر اتساقا وجدوى اقتصادية (مثلا تبسيط اجراءات السفر والتعيين)؛

· الانجازات في مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصال. ولقد دعم تنفيذ مشروع البنية الأساسية للاتصالات، اللامركزية فعلا. وتبعا لذلك، توافرت الآن لجميع المكاتب الميدانية امكانيات الوصول الى البريد الألكتروني مما ساعد على سرعة الاتصالات وتيسيرها. ومن ثم زادت كثيرا، نتيجة ذلك، فرص تقاسم المعلومات، وأتيحت لمعظم المكاتب الميدانية امكانيات الوصول الى شبكة انترنت. وتبقت قلة قليلة يجري العمل على ربطها بالشبكة. اضافة الى ذلك، تتمتع المكاتب الاقليمية بامكانيات الوصول المباشر الى النظم الموحدة التي توجد في المقر الرئيسي وشبكتها الداخلية المسماة انترانيت؛

· مسؤوليات جديدة، أو زيادة المسؤوليات، الموكلة للمكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية لتقديم المشورة في مجال السياسات، ووضع البرامج الميدانية والعمليات، اضافة الى تقديم الدعم الفني للمشروعات الميدانية؛

· نقل السلطات المتعلقة بالمسائل الادارية من الوحدات الادارية المركزية الى المكاتب الاقليمية (أنشئت الوحدات الادارية المعاونة لهذا الغرض). وأصبح الممثلون الاقليميون والوحدات الادارية المعاونة التابعة لهم يتمتعون، أساسا، بنفس تفويض السلطات الادارية التي يتمتع بها رؤساء المصالح في المقر الرئيسي، بل ان هذه السلطات أكبر فيما يتعلق بالمشتريات الميدانية. وأعيدت كتابة مجموعة التعليمات الادارية لدى المنظمة لكي تتضمن ذلك؛

· الاحتفاظ بموارد كافية للرقابة والتوجيه الداخليين. وعين مراجع داخلي في كل مكتب اقليمي، يقدم تقاريره مباشرة الى المفتش العام. اضافة الى ذلك، أصبحت المكاتب القطرية الآن خاضعة للمراجعة المحلية كل 6 شهور.

16 - وفيما يتعلق بالنظم المالية، صمم مشروع أوراكل Oracle بغرض: (1) توفير معلومات الادارة أينما وحيثما دعت الحاجة، (2) السماح بانجاز معاملات الادارة والدمج عن طريق الحاسوب، (3) تخفيض تكاليف التنظيم الاداري والرقابة بالغاء بعض الاجراءات وأتمتة بعضها البعض، وترشيد اجراءات الأعمال، وضمان قيام ضوابط تتناسب مع المخاطر، (4) الاستعاضة عن النظم الموحدة الحالية (نظم المالية FINSYS، وشؤون العاملين PERSYS والتخطيط PLANSYS، والخزانة)، (5) وتحقيق قدر أكبر من تكامل هذه النظم، من حيث برامج الحاسوب وتكنولوجيا الاتصالات.

17 - وتبعا لما تحقق من انجازات في البنى الأساسية للاتصالات التي تتيح الآن للمكاتب الاقليمية الوصول عن طريق الحاسوب الى النظم الموحدة، ستتمكن من استخدام نفس الأدوات التي يستخدمها المقر الرئيسي، لادارة مهامها المالية. وهو ما سيزيد من الكفاءة، ويزيل جزءا كبيرا من التدفق الورقي فيما يتصل بالمعاملات والتقارير المحاسبية المتبادلة بين المكاتب الاقليمية والمقر الرئيسي. كذلك أجري تبسيط كبير على الطريقة التي تتبعها المنظمة في اعداد ميزانيات المشروعات الجارية التشغيل ورفع التقارير بشأنها. ومن شأن هذه التغييرات أن تخفض من التكاليف الادارية للمساعدة الفنية وتعطى مدراء المشروعات، في ذات الوقت، قدرا أكبر من الحرية والسلطات في ادارة أموال المشروعات.

18 - وفي الوقت الحاضر، فان البنى الأساسية للاتصالات لاتتيح للمكاتب الميدانية الأخرى امكانيات الوصول الطرفي الى النظم الموحدة. وبالتالي، فان هذه المكاتب تدير حسابات محلية للسلف المستديمة. ولقد أنشىء نظام المحاسبة الميدانية الجديد، ويجرى ادخاله الآن لدعم أعمال المحاسبة وتقارير الادارة لهذه المكاتب. ويسمح هذا النظام للمكاتب بما يلي: (1) تنفيذ وادارة أعمالها فيما يتعلق بالمعاملات المحلية، (2) اعداد القيود المحاسبية، (3) القيام يوميا بعملية تبادل مزدوجة لترحيل/ وتحقيق المعاملات مع المقر الرئيسي، (4) وتلقى تقارير مستكملة عن أوضاع البرنامج العادي وميزانيات المشروعات لديها. كذلك ينتج النظام تقارير مصحوبة بسجلات للمراجعة تساند أعمال المراجعة المحلية.

واو - معايير انشاء المكاتب القطرية

19 - درج المدير العام منذ عام 1976 (عندما قرر المجلس، في دورته التاسعة والستين، انشاء شبكة من الممثلين القطريين للمنظمة)، على تقديم تقارير دورية عن مواقع المكاتب القطرية وميزانياتها وعددها. وفي حين أن هناك فهما واضحا للمنافع العائدة على الدول الأعضاء في المنظمة، فان الأجهزة الرياسية لم تحدد أي معايير رسمية ينبغي أن تفي بها الدول الأعضاء لكي يحق لها انشاء مكتب قطري بها. ويقوم المؤتمر في كل فترة مالية، وضمن اطار مناقشة برنامج العمل والميزانية، باعتماد الموارد للمكاتب القطرية في اطار البرنامج الرئيسي 3-4. وحدد عدد هذه المكاتب، في عام 1987، بمجموع 78 مكتبا¹³¹³⁾.

20 - وفي ظل عدم وجود أي معايير رسمية حددتها الأجهزة الرياسية، كانت الاعتبارات التالية الموجِه للمدير العام عند انشاء المكاتب القطرية:

- تلقي طلب رسمي من دولة عضو؛
- استعداد الحكومة المعنية لتغطية جزء من تكاليف الانشاء والتشغيل، وتيسير ممارسة المكتب القطري لمهامه، بما في ذلك حرية الوصول الى الوزارات المسؤولة بصورة مباشرة عن مجالات اختصاصات المنظمة؛
- امكانيات أو الطلبات لبرامج المساعدة الفنية؛
- وجود شركاء التنمية الآخرين من منظومة الأمم المتحدة أو خارجها، في البلد المعنى.

21 - وصممت خطة المراسلين القطريين للمساعدة في الاتصالات بين المنظمة وعدد من البلدان التي يتعذر تعيين ممثل للمنظمة فيها. والمراسلون القطريون هم من كبار مسؤولي الخدمة المدنية الذين يكرسون جزءا من وقتهم لمساعدة ممثل المنظمة المعتمد على تصريف عدد من مهام الاتصال. وتشترك الحكومة والمنظمة معا في تعيينهم. وتوفر المنظمة لهم ميزانية محدودة لتغطية بعض تكاليف التشغيل، اضافة الى حاسوب مجهز بالبرامج والبريد الالكتروني وتكملة متواضعة للمرتب تتناسب مع مقدار ما يكرسونه من وقت لمهام اتصالات المنظمة. وعين، حتى الآن، 18 مراسلا قطريا من المجموع المتوخى وهو 35 مراسلا.

22 - وتستضيف قرابة نسبة النصف من مجموع الدول الأعضاء في المنظمة مكتبا اقليميا، اقليميا فرعيا، مكتبا للاتصال أو مكتبا قطريا. وتقييم ثلاثين بلدا آخرين روابط مع المنظمة من خلال الاعتماد المزدوج لممثل قطري للمنظمة في بلد مجاور. علاوة على ذلك، تجري دراسة امكانيات وضع ترتيبات اتصال جديدة في 15 بلدا. ولا توجد آليات اتصال قطرية خاصة، في 43 من الدول الأعضاء. وعادة ما تتم الاتصالات مع المنظمة من خلال مكاتبها الاقليمية والاقليمية الفرعية، أو بصورة مباشرة مع المقر الرئيسي من عواصم هذه البلدان، أو من خلال ممثليها الدائمين حسب مقتضى الحال.

زاى - تقييم سياسات اللامركزية المعززة

23 - نفذت قرارات المجلس الرامية الى أكبر قدر من لامركزية المنظمة، خلال فترة تميزت بانخفاض مستويات الموارد. واضطرت المنظمة الى العمل على تعظيم الكفاءة، أي تخفيض تكاليف المدخلات مع الحفاظ، في ذات الوقت، علـى نوعـية المخرجـات ان لم يكـن حجمهـا. وفي حين أن سياسات اللامركزية التي وافق عليها المجلس لم يكن باعثهـا اعتبارات الوفورات فـي التكاليف وحدهـا، فان الانخفـاض الحقيقي في الميزانيات المعتمدة للفترتين الماليتين 1996 - 1997 و 1998 - 1999، أثرت على نحو بالغ في طائفة الاجراءات التي جرى بحثها.

24 - وكان تطبيق اللامركزية على المهام المعاونة، حيثما أمكن، مفيدا عموما، اذ أن تكاليف الموظفين المعاونين في مكاتب المنظمة الاقليمية والاقليمية الفرعية أقل من تكاليف الموظفين من نفس الدرجات في روما. ويقدر أن تطبيق اللامركزية على هذه المهام حقق وفورات بلغت 14 مليون دولار لكل فترة مالية.

25 - وعلى نحو مماثل، فان الاستراتيجيات التي استهدفت تخفيض متوسط تكاليف القدرات المهنية لدى المنظمة، من خلال اتفاقات الشراكة، أسفرت عن تخفيض كبير نسبيا في التكاليف. وعلى مستوى المكاتب القطرية، أمكن تحقيق وفورات قدرها 10 ملايين دولار لكل فترة مالية، من طريق الاستعاضة عن مسؤولي البرامج الدوليين واحلال مسؤولي برامج قطريين محلهم يتمتعون بمؤهلات مماثلة، بل وأفضل في أغلب الأحيان. وفي ذات الوقت، جرى استعراض هيكل التوظيف لفئة الخدمات العامة وترشيده، مما تولد عنه وفورات اضافية بلغت 2ر2 مليون دولار لكل فترة مالية. اضافة الى ذلك، تحققت وفورات يتعذر قياسها في مجالات أخرى، مثل تكاليف السفر. واستخدمت المنظمة جزءا من هذه الوفورات، بشكل مؤثر، في تحسين قدرات الاتصالات ما بين المكاتب الميدانية والمقر الرئيسي، حسبما سبق بيانه أعلاه.

26 - ونفذت الآن شتى عناصر هيكل اللامركزية. ولقد أوضحت أعلاه اسهاماتها المنتظرة في انجاز أهداف المنظمة وبرامجها. ومن الطبيعي أن تكون كامل الدول الأعضاء في المنظمة هي الحكم على مدى الفارق النوعي الذي حققته اللامركزية، فيما يتصل بتأثير المنظمة وفعاليتها في تلبية احتياجاتها. وبالنسبة لمعظم الدول الأعضاء، من المهم للغاية أن يكون هناك تمثيل فعال على المستوى القطري لضمان الحصول بشكل واف على خدمات المنظمة. ومن المؤسف أن عددا محدودا فحسب من البلدان بوسعه الاستفادة من وجود مكتب ميداني. وثمة شواهد وفيرة من خلال التعليقات التي أبديت في اجتماعات الأجهزة الرياسية، ومن عبارات التشجيع التي أعربت عنها الدول الأعضاء مباشرة، بأنهم راضون عن التأثيرات التي أسفرت عنها سياسات اللامركزية، ويرحبون بواقع زيادة فرصتهم الآن في الوصول الى قدرات المنظمة الفنية وما يرافقها من خدمات.

27 - ومع ذلك، فان من المغالاة في التفاؤل توقع أن تخلو تغييرات هيكلية على هذا النطاق، من المشكلات. ولا بد من مواصلة عملية تعديل الاجراءات والعناية بارساء فهم مشترك لما هي أفضل السبل المثمرة لعمل جميع أجزاء الهيكل مجتمعة. وعدلت الكثير من الاجراءات لتراعي متطلبات اللامركزية. وستدخل مزيد من التحسينات على التصميم الجديد لطرق عمل المنظمة، أثناء وبعد تنفيذ نظام أوراكل وبقية الانجازات الأخرى في البنية الأساسية للاتصالات. وعلى نحو مماثل، فان تبنى العملية المعدلة لبرنامج العمل والميزانية على أوسع نطاق، حسبما أقرتها اللجنتان، حري بأن يؤثر على اجراءات البرمجة، مع المشاركة الكاملة للمكاتب الميدانية.

28 - وسيظل اهتمام الادارة العليا، وجهود جميع المعنيين في المستقبل القريب، منصبا على ضمان سهولة عمل شتى عناصر هيكل اللامركزية، سواء فيما بينها أو مع المقر الرئيسي.

29 - وبلا شك، ثمة امكانيات لمزيد من التآزر، من خلال:

· تعزيز الروابط الموضوعية بين المكاتب الاقليمية والاقليمية الفرعية، مع ادخال التعديلات الممكنة على توليفة التخصصات التي يغطيها الموظفون الفنيون الملحقين بهذه المكاتب، وفقا للمتطلبات المتغيرة؛
· تدعيم التوسع في تقاسم الخبرات عبر الأقاليم؛
· زيادة التفاعل فيما بين المكاتب القطرية في نفس الاقليم؛
· مزيد من تنقيح الاجراءات بين المقر الرئيسي والمكاتب الميدانية؛
· زيادة تدفقات معلومات الادارة والمعلومات الأخرى فيما بين مختلف عناصر الهيكل.

الملحق الأول - المعلومات التي طلبتها لجنتا البرنامج والمالية

مستخرج من الوثيقة CL 115/10 "تقرير الدورة التسعين للجنة المالية"
(الفقرة 50)

وحرصا من اللجنة على ضمان استخدام الموارد بما يحقق أكبر قدر من مردودية التكاليف، طلبت الابقاء على مسألة الهياكل الميدانية في جدول أعمالها، وأن تزود بمعلومات اضافية تيسيرا لعملها:

· شرح واضح لدور كل جزء من الهيكل الميداني (أي المكاتب الاقليمية، المكاتب الاقليمية الفرعية، المكاتب القطرية ومكاتب الاتصال)، وعلاقة هذا الدور بأهداف المنظمة الاستراتيجية؛

· شرح علاقات كل عنصر من عناصر الهيكل بالمقر الرئيسي (ورؤى، في هذا الصدد. أن المنشور الدوري الداخلي "عن المسؤوليات والعلاقات - المقر الرئيسي والمكاتب الميدانية"،هو مصدر هام)؛

· بيانات كمية عن التوظيف والموارد في الهياكل الميدانية، تكون على قدر من التفصيل يتيح للجنة التوصل الى فهم تام لتخصيص الموارد؛

· معلومات عن التغييرات المقترحة في النظم والاجراءات المالية للمكاتب الميدانية؛

· تقييم لمدى نجاح أداء النظام الميداني، وعلى الأخص فيما يتعلق بالكفاءة التكاليفية، وفيما يتصل بالجوانب النوعية لمهامها مع مراعاة الحاجة الى مجموعات رئيسية من الخبرات الفنية في كل موقع.

مستخرج من الوثيقة CL 115/8 "تقرير الدورة الثمانين للجنة البرنامج"
(الفقرة 69)

ولدى الاطلاع على المعلومات المستفيضة التي طلبتها لجنة المالية بشأن المجال العام المتعلق باللامركزية، رأت اللجنة أن هذه المعلومات سوف تخدم أيضا مناقشاتها المقررة بشأن هذا الموضوع. ولذا فان من المفيد دمج الدراسة المطلوبة معا لخدمة أغراض كلتا اللجنتين. وطلبت اللجنة أن تغطي هذه الدراسة فعالية تنفيذ البرامج في سياق تعزيز اللامركزية ومعايير انشاء المكاتب القطرية.

مستخرج من الوثيقة CL 115/REP "تقرير الدورة الخامسة عشرة بعد المائة للمجلس"

طلب من الأمانة ادراج الجانب المتعلق بنقل السلطات الى العمليات اللامركزية، في الدراسة التي ستعدها للجنة المالية بشأن اللامركزية.

1) أوروبا، 1946 في روما، الشرق الأدنى، 1947 في القاهرة، آسيا والمحيط الهادي، 1948 في بانجكوك، أمريكا اللاتينية والبحــــــــــر الكاريبي، 1956 في سانتياجو، افريقيا، 1959 في أكرا. وتجدر الاشارة الى أن مكتب أوروبا نقل الى جنيف عام 1961، ثم أعيد الى روما في 1970، ونقل مكتب الشرق الأدنى مؤقتا الى روما خلال الفترة بين 1980 و 1990.

2) فوضت الدورة الثانية عشرة للمؤتمر عام 1975، هذه السلطة الى الدورة التاسعة والستين للمجلس (بالقرار 16/75).

3) مكاتب الاتصال في كل من واشنطن 1951، ونيويورك 1955، وجنيف 1970.

4) فوضت الدورة السابعة والعشرون للمؤتمر عام 1993 هذه السلطة للدورة السادسة بعد المائة للمجلس، بالقرار 10/93.

5) مكتبا الاتصال في بروكسيل وفي يوكاهاما، اليابان.

6) المرفق هاء من الوثيقة CL 106/REP (بيان المدير العام للدورة السادسة بعد المائة للمجلس)، الفقرة 69.

7) الفقرة 19 من الوثيقة CL 106/REP.

8) الفقرة 72، المرفق هاء من الوثيقة CL 106/REP (بيان المدير العام للدورة السادسة بعد المائة للمجلس).

9) لأجل تيسير المقارنة، فان أرقام "قبل" و "بعد" معا تشمل جميع مصادر الايرادات، أي البرنامج العادي وكذلك الايرادات الأخرى.

10) رقم الأساس لبرنامج العمل والميزانية للفترة 1996-1997 (وأكد ذلك ميزانية 1994-1995 من حيث الهيكل البرامجي الجديد).

11) برنامج العمل والميزانية للفترة 1998-1999 (المعتمد).

12) يستثنى منها 4 ممثلين اقليميين فرعيين يقومون أيضا بمهام الممثلين القطريين.

13) الفقرة 188 من الوثيقة C 87/REP.