JM 99/1


 

RÉUNION CONJOINTE DE LA QUATRE-VINGT-UNIÈME SESSION DU COMITÉ DU PROGRAMME ET DE LA
QUATRE-VINGT-DOUZIÈME SESSION DU COMITÉ FINANCIER

Rome, 5 mai 1999

RAPPORT SUR LA DÉCENTRALISATION


Table de matières


A. Introduction et contexte

B. Rôles des différentes composantes de la structure décentralisée et contributions aux objectifs stratégiques de la FAO

C. Relations de travail entre les bureaux décentralisés et entre ces bureaux et le siège

D. Dotation en personnel et ressources

E. Ajustements des procédures et systèmes financiers, notamment délégation des pouvoirs

F. Critères pour la création des bureaux de pays

G. Evaluation du renforcement de la politique de décentralisation

Annexe 1 - Informations requises par le Comité du Programme et par le Comité financier

Annexe II - Relations entre les bureaux décentralisés et responsabilités de ceux-ci

 


A. Introduction et contexte

1. A leur session de mai 1998, le Comité du programme et le Comité financier ont examiné le rapport 97/1 du Corps commun d'inspection (CCI) ayant pour titre "Renforcement de la représentation locale du Système des Nations Unies". Ils ont demandé un complément d'informations sur la structure des bureaux de terrain de la FAO et un document sur la question leur a été remis lors des sessions de septembre 1998 (PC 80/6 - FC 90/18a). Les deux comités ont estimé qu'il serait opportun de se pencher sur certains aspects de la décentralisation (annexe 1). A cet effet, le présent document est soumis à la réunion.

2. La question de la décentralisation remonte à la création de la FAO. A sa première session, en 1945 (lorsque l'Organisation avait encore son siège à Washington), la Conférence avait débattu la mise en place de bureaux régionaux et l'année suivante, à sa deuxième session, elle avait approuvé l'ouverture, à Rome, du Bureau régional pour l'Europe. C'est entre 1946 et 19591 que les quatre autres bureaux ont été établis et que leur remplacement actuel a été négocié avec les Etats membres. La création des bureaux de pays a commencé dès la soixante-neuvième session du Conseil, en 19762; trois bureaux de liaison ont été établis entre 1951 et 19703; des divisions mixtes FAO/Commissions économiques et sociales régionales des Nations Unies ont été créées entre 1951 et 1974 pour être ensuite abolies en 1994 lorsque leurs fonctions ont été absorbées par les bureaux régionaux et sous-régionaux. En juin 1994, à sa cent sixième session, le Conseil a souscrit 4 à une politique de décentralisation plus vigoureuse comprenant un renforcement des bureaux régionaux, la mise en place de cinq bureaux sous-régionaux et de deux nouveaux bureaux de liaison5, ainsi que la création progressive de postes de fonctionnaires recrutés sur le plan national dans les bureaux de pays. Dans une seconde phase, les services régionaux de la Division des opérations de terrain ont été rattachés aux bureaux régionaux compétents.

3. Comme le Directeur général l'a précisé dans sa déclaration à la cent sixième session du Conseil: "Elles (les propositions concernant la politique de décentralisation) ont un objectif fondamental: rapprocher le plus possible la FAO des Etats membres"6. Le Conseil a donné son aval7 aux principes directeurs devant inspirer les réformes proposées par le Directeur général, au centre desquelles se trouvait le renforcement de la décentralisation. Ces principes étaient notamment les suivants: le renforcement de la FAO en tant que centre d'excellence et centre mondial de référence, par une meilleure définition des responsabilités liées tant aux activités mondiales et normatives qu'aux activités opérationnelles et spécifiques aux pays; le plus haut degré possible de décentralisation des activités opérationnelles aux niveaux régionaux, sous-régionaux et nationaux; un plus grand accent sur la fourniture de services aux Etats membres et une meilleure cohérence et efficacité de ces services. Les retombées positives de la décentralisation devraient être les suivantes: une meilleure utilisation des capacités nationales, sous-régionales et régionales; une réaction plus rapide aux demandes d'assistance émanant des Etats membres; un accroissement considérable des gains d'efficience et une réduction des coûts.

B. Rôles des différentes composantes de la structure décentralisée et contributions aux objectifs stratégiques de la FAO

4. L'annexe II présente un tableau descriptif résumant les rôles des bureaux décentralisés. Pour une description plus détaillée de ces fonctions on se référera aux chapitres correspondants du Manuel administratif de l'Organisation.

5. Aussi bien les activités des bureaux décentralisés que celles des divisions du siège ont pour but de contribuer aux objectifs fixés par les organes directeurs de l'Organisation. Aussi le Directeur général attribue-t-il une importance considérable aux efforts visant à garantir la cohérence des programmes de l'Organisation, même dans le cadre du renforcement de la décentralisation. Dans sa déclaration à la cent sixième session du Conseil, il affirme que "(...) même avec la décentralisation, la FAO reste une Organisation soudée"8. La FAO s'est dotée d'un seul et unique programme interne dont la portée est mondiale, mais qui tient compte des priorités régionales. Aucun bureau décentralisé ne poursuit ses objectifs ou n'exécute ses programmes de manière isolée.

6. La cohérence des programmes internes est garantie par les procédures de planification et de budgétisation de l'Organisation. Pendant la mise en oeuvre des programmes techniques et économiques de l'Organisation, les unités du siège ainsi que les unités régionales et sous-régionales préparent des plans de travail annuels. Ceux-ci sont fondés sur les activités prévues dans le Programme de travail et budget qui a été approuvé, avec une marge suffisante pour pouvoir répondre, le cas échéant, à des demandes spéciales. Chaque niveau de la structure est chargé de certains résultats, phases ou aspects des réalisations prévues (dont l'ensemble constitue le programme de l'Organisation), en fonction des mandats et des atouts de chacun.

7. Le Cadre stratégique et les objectifs stratégiques qu'il contient seront soumis à la trentième session de la Conférence de la FAO, en novembre 1999. Chaque segment de la structure décentralisée est censé jouer un rôle dans la conception des programmes, pour la réalisation des objectifs stratégiques qui seront approuvés par la Conférence. Les procédures de programmation et de budgétisation évoquées plus haut seront appliquées pour faire en sorte que les programmes, quel que soit leur lieu d'exécution, soient conformes aux objectifs stratégiques établis par la Conférence.

C. Relations de travail entre les bureaux décentralisés et entre ces bureaux et le siège

8. Les relations de travail entre les unités décentralisées, ainsi que celles entre ces bureaux et le siège peuvent être résumées de la façon suivante:

9. On trouvera également en annexe II les modalités relatives à la présentation des rapports entre les unités décentralisées et le siège. Ces modalités permettent à l'Organisation de mieux répondre aux besoins des Etats membres et facilitent l'application des décisions des organes directeurs; elles garantissent la cohérence entre le travail réalisé au siège et celui des unités décentralisées en plus de permettre le maintien des synergies entre les activités normatives et opérationnelles. A cet égard, il est important de noter que les départements, les divisions et les bureaux situés au siège garantissent la qualité technique du travail normatif et opérationnel effectué par le personnel en poste dans les bureaux régionaux et sous-régionaux, comme suit:

D. Dotation en personnel et ressources

10. Le tableau 1 présenté ci-après illustre les transferts de postes réalisés suite aux décisions prises par le Conseil à sa cent sixième session et à des actions successives.

Tableau 1

Répartition des postes inscrits au budget avant et après la décentralisation9 et la restructuration approuvées par le Conseil à sa cent sixième session

  Avant10 Après11 Variation
Bureaux de pays Cadres internationaux et fonctionnaires de niveau supérieur
Cadres nationaux
Services généraux
155

0
687
92

65
606
-63

65
-81
Bureaux de liaison Cadres et fonctionnaires de niveau supérieur
Services généraux
8
21
17
24
9
3
Bureaux régionaux, Bureaux sous-régionaux, Bureaux de liaison et Divisions mixtes Cadres et fonctionnaires de niveau supérieur
Services généraux
138
225
264
338
126
113
Siège Cadres et fonctionnaires de niveau supérieur
Services généraux
1 166
1 693
957
1 146
-209
-547
Tous les lieux d'affectation Cadres et fonctionnaires de niveau supérieur
Services généraux
1 467
2 626
1 395
2 114
-72
-512
% décentralisés Cadres et fonctionnaires de niveau supérieur
Services généraux
21%
36%
31%
46%
  
Total   4 093 3 509 -584

11. On peut conclure que les bureaux régionaux ont été fortement renforcés à la suite du transfert de postes dans les groupes décentralisés des départements techniques et de la création des sous-divisions de l'assistance aux politiques, des sous-divisions des opérations et des unités administratives de soutien. Des postes techniques ont été transférés dans les bureaux sous-régionaux en vue de la formation d'équipes multidisciplinaires. Dans l'ensemble, les postes des anciennes divisions mixtes ont été transférés dans les bureaux régionaux et sous-régionaux. Les fonctionnaires du cadre organique au niveau régional/sous-régional ont presque doublé suite à ces changements.

12. Il faut noter que la réduction de 756 postes au siège ne résulte pas uniquement de la décentralisation. On compte 239 postes supplémentaires dans les bureaux régionaux et sous-régionaux et, suite à la création de deux nouveaux bureaux à Bruxelles et à Yokohama, 12 postes de plus dans les bureaux de liaison. La réduction globale nette de 584 postes, soit 14 pour cent du total, reflète les réductions approuvées de programme et de budget, auxquelles se sont ajoutés ensuite les gains d'efficience, par exemple grâce à l'externalisation et au renforcement de la bureautique. Actuellement, 46 pour cent du personnel des services généraux travaille dans les unités décentralisées, contre 31 pour cent de cadres.

13. Dans les bureaux de pays, tous les chargés de programme recrutés sur le plan international ont été remplacés par des fonctionnaires nationaux. La rationalisation des effectifs de ces bureaux a conduit à une réduction de 81 postes de la catégorie des Services généraux. Les 92 postes de cadres existants comprennent 7412 représentants de la FAO, 1 chargé de liaison (Ethiopie) et 17 administrateurs. Dans le Programme de travail et budget 2000-2001, on tentera de poursuivre la rationalisation de la classification des postes de Représentants de la FAO. Dans de nombreux cas, les bureaux de pays reçoivent des contributions des gouvernements. Celles-ci peuvent être en espèces (d'après les termes de l'accord avec le pays hôte) ou en nature (par ex., des locaux fournis gratuitement par le gouvernement, la prise en charge des coûts du personnel des services généraux ou le partage des coûts des services). Des efforts sont actuellement déployés pour améliorer le recouvrement des contributions de contrepartie des gouvernements des pays hôte. De même, l'Organisation encourage les gouvernements des pays hôtes à mettre à disposition des locaux à titre gracieux. Le nombre des locaux mis à disposition est passé de 37 en 1994 à 47 en 1998.
14. Le tableau 2 illustre l'actuelle répartition des ressources entre les différentes composantes de l'Organisation. Le rapport entre les ressources attribuées aux bureaux décentralisés et celles affectées au siège est de un à trois.

Tableau 2
Répartition des ressources entre les composantes de la structure décentralisée
(Programme de travail et budget 1998-99)

  Programme de travail approuvé
(en millions de dollars E.-U.)
Pourcentage
Représentations de la FAO 62 8,3%
Bureaux de liaison 9 1,2%
Bureaux régionaux 78 10,5%
Bureaux sous-régionaux 19 2,5%
Total partiel pour unités décentralisées 168 22,5%
PCT 77 10,3%
PSSA 9 1,2%
Total partiel pour le Programme de terrain financé par le Programme ordinaire 86 11,5%
Unités au siège 492 66,0%
Total partiel 492 66,0%
Total général 746 100%

E. Ajustements des procédures et systèmes financiers, notamment délégation des pouvoirs

15. Pour que la décentralisation soit efficace, elle ne doit pas se limiter à des changements dans l'organigramme et à des transferts d'unités, de postes et de personnes, du siège aux bureaux décentralisés. Il faut aussi réviser les processus administratifs de l'Organisation. Cette refonte (dont de nombreux aspects profitent bien évidemment à l'Organisation dans son ensemble) a été guidée par les considérations suivantes:

16. En ce qui concerne les systèmes financiers, le Projet Oracle avait pour but de: i) mettre à disposition des informations sur la gestion, en fonction des besoins; ii) permettre la gestion en ligne et l'intégration des transactions; iii) réduire les dépenses relatives à l'administration et au contrôle en éliminant certaines procédures, en en automatisant d'autres, en rationalisant les processus administratifs et en exerçant des contrôles proportionnels aux risques; iv) remplacer les systèmes actuels existant à l'échelle de l'organisation (FINSYS, PERSYS, PLANSYS, Trésorerie); et v) parvenir à une meilleure intégration de ces systèmes en ce qui concerne les logiciels et les technologies de communication.

17. Grâce aux progrès réalisés au niveau des infrastructures de communication (qui permettent l'accès en ligne aux systèmes internes de l'Organisation), les bureaux régionaux pourront utiliser les mêmes outils de travail que les services du siège pour leurs fonctions financières. Cela améliorera l'efficacité dans la mesure où une grande partie des documents sur les transactions et les rapports comptables ne devra plus circuler entre les bureaux régionaux et le siège. Des simplifications considérables ont également été introduites pour la budgétisation des projets opérationnels et pour la préparation des rapports sur ceux-ci. Ces changements réduiront le coût administratif de l'assistance technique tout en laissant aux chargés de projet plus de liberté et de pouvoir pour gérer les fonds des projets.

18. A l'heure actuelle, les infrastructures de communication ne permettent pas encore aux autres bureaux décentralisés d'accéder en ligne aux systèmes internes de l'Organisation. Par conséquent, ces bureaux utilisent des comptes locaux d'avances de caisse. Le nouveau Système de comptabilité des opérations hors siège a été mis au point et est actuellement introduit pour faciliter la comptabilité et la préparation des rapports de gestion. Il permettra à ces bureaux de: i) conduire et gérer leurs procédures par rapport aux transactions locales; ii) préparer les écritures comptables; iii) engager un échange quotidien avec le siège, pour les entrées, corrections et transactions; et iv) recevoir des rapports à jour sur la situation de leur Programme ordinaire et des budgets des projets. Le système permet également de produire des rapports avec une vérification à rebours appropriée pour appuyer la vérification locale des comptes.

F. Critères pour la création des bureaux de pays

19. Depuis 1976 (lorsque le Conseil décida, à sa soixante neuvième session, d'établir un réseau de représentations de la FAO dans les pays), le Directeur général fournit des rapports périodiques sur la localisation, le budget et le nombre de bureaux de pays. Bien que les avantages dont bénéficient les membres de l'Organisation soient bien compris, les organes directeurs n'ont pas défini de critères précis à remplir pour la création d'un bureau de pays. Pour chaque exercice biennal, lors des débats sur le Programme de travail et budget, la Conférence approuve les ressources destinées aux bureaux de pays dans le cadre du Grand programme 3.4. En 1987, le nombre de bureaux de pays avait été établi à 7813.

20. En l'absence de critère précis défini par les organes directeurs, le Directeur général a été guidé par les considérations ci-après pour la création de bureaux de pays:

21. Le Système de correspondants nationaux a été mis en place pour faciliter la liaison entre l'Organisation et un certain nombre de pays dans lesquels il n'est pas possible d'affecter un Représentant de la FAO. Les Correspondants nationaux sont des hauts fonctionnaires qui consacrent une partie de leur temps à aider le Représentant accrédité de la FAO dans certaines fonctions de liaison. Ils sont nommés conjointement par le gouvernement et par la FAO. Cette dernière leur fournit un budget limité destiné à couvrir une partie des coûts opérationnels, un ordinateur et son logiciel, une adresse de courrier électronique et un modeste supplément salarial proportionnel au temps consacré aux fonctions de liaison avec la FAO. Jusqu'ici, 18 des 35 Correspondants nationaux prévus ont été nommés.

22. Environ la moitié des 175 Etats membres de l'Organisation accueillent un Bureau régional ou sous-régional , un Bureau de liaison ou un bureau de pays. Quelque 30 autres pays entretiennent des relations avec l'Organisation par l'intermédiaire d'un Représentant de la FAO basé dans un pays voisin et ayant une double accréditation. Par ailleurs, de nouveaux accords de liaison sont actuellement à l'étude dans quinze pays. Quarante-trois Etats membres ne sont dotés d'aucun mécanisme de liaison spécial au niveau du pays. Ils communiquent généralement avec l'Organisation par le biais du bureau régional ou sous-régional ou directement avec le siège à partir de la capitale du pays ou au travers de leur représentation permanente, selon les cas.

G. Evaluation du renforcement de la politique de décentralisation

23. Les décisions du Conseil relatives au renforcement de la décentralisation de l'Organisation ont été mises en oeuvre dans une période de réduction des ressources. L'Organisation a dû optimiser son efficacité, notamment en réduisant le coût des intrants tout en maintenant le niveau de qualité et même de quantité des résultats. Même si la politique de décentralisation à laquelle le Conseil a donné son aval n'a pas été uniquement dictée par des considérations de réduction des coûts, les diminutions réelles des budgets approuvés pour 1996-1997 et pour 1998-1999 ont fortement influé sur le choix des actions considérées.

24. Lorsqu'elle était possible, la décentralisation des fonctions d'appui a été profitable dans l'ensemble. En effet, le coût du personnel d'appui dans les bureaux régionaux et sous-régionaux de la FAO est inférieur à celui du personnel de la même classe en poste à Rome. On estime que la décentralisation a permis des économies de l'ordre de 14 millions de dollars E.-U. par exercice.

25. De même, les stratégies visant à réduire le coût moyen des capacités professionnelles de l'Organisation, notamment par des accords de partenariat, se sont traduites par une réduction des coûts relativement importante. Au niveau des bureaux de pays, 10 millions de dollars E.-U. sont économisés par exercice grâce au remplacement des chargés de programme recrutés au niveau international par des chargés de programme nationaux ayant des compétences égales, voire supérieures. Simultanément, la structure des effectifs de la catégorie des services généraux des bureaux de pays a fait l'objet d'un examen et a été rationalisée, permettant une économie supplémentaire de 2,2 millions de dollars E.-U. par exercice. En outre, des économies plus difficilement quantifiables ont été obtenues dans d'autres domaines, par ex., les frais de voyage. Une partie de ces économies a été utilisée par l'Organisation pour améliorer substantiellement les capacités de communication entre les bureaux décentralisés et le siège, comme évoqué plus haut.

26. Les différents éléments de la structure décentralisée sont désormais en place. On a déjà vu comment ils devraient contribuer à la réalisation des objectifs et des programmes de l'Organisation. Il appartient naturellement à tous les Etats membres d'évaluer la différence qualitative produite par la décentralisation sur l'action de l'Organisation et sa capacité de répondre aux besoins. Pour la plupart des membres, il est primordial d'avoir une représentation efficace au niveau du pays afin de garantir un accès adéquat aux services de l'Organisation. Malheureusement, seul un nombre limité de pays est doté d'un bureau décentralisé. Il ressort très clairement des observations avancées lors des réunions des organes directeurs et des encouragements directs des Etats membres que ces derniers sont satisfaits de l'impact de la politique de décentralisation et qu'ils se félicitent de la meilleure accessibilité aux capacités techniques de l'Organisation et aux services correspondants.

27. Néanmoins, il serait exagérément optimiste de croire qu'un changement structurel de cette ampleur soit exempte de problèmes. Il est nécessaire de poursuivre le processus d'ajustement des procédures et de chercher à s'accorder sur la meilleure interaction possible entre toutes les composantes de la structure. Maintes procédures ont été ajustées pour rendre possible la décentralisation. D'autres progrès seront accomplis lors de la réforme des méthodes de travail de l'Organisation, durant et après la mise en oeuvre du Système Oracle et à l'occasion de nouvelles améliorations des infrastructures de communication. De même, la large adoption du processus révisé pour le Programme de travail et budget, approuvé par les comités, aura une incidence sur les procédures de programmation, exercice auquel participeront pleinement les bureaux décentralisés.

28. Dans un avenir immédiat, la vigilance de la Direction générale et les efforts de toutes les personnes concernées devront permettre de garantir le bon fonctionnement de la structure décentralisée, aussi bien entre ses différentes composantes qu'entre celles-ci et le siège.

29. Indubitablement, une intensification des synergies est possible, moyennant:

 


Annexe 1 - Informations requises par le Comité du Programme et par le Comité financier

Extrait de CL/115/10 Rapport de la quatre-vingt-dixième session du Comité financier (par. 50)

Souhaitant assurer une utilisation optimale des ressources, le Comité a demandé que la question des structures décentralisées soit maintenue à son ordre du jour et que les informations supplémentaires ci-après lui soient fournies pour l'aider dans ses travaux:

Extrait de CL/115/8 Rapport de la quatre-vingtième session du Comité du Programme (par. 69)

Notant les renseignements détaillés demandés par le Comité financier concernant le domaine général de la décentralisation, le Comité a estimé que ces renseignements serviraient aussi à son propre examen prévu sur ce sujet. Il y avait donc de bonnes raisons de regrouper l'étude demandée pour les besoins des deux Comités. Le Comité a demandé que l'efficacité de l'exécution du programme dans le contexte de la décentralisation accrue et des critères de création de bureaux dans les pays soit également couverte.

Extrait de CL/115/REP Rapport de la cent quinzième session du Conseil (par. 80)

Le Secrétariat a été prié d'inclure la question de la délégation de pouvoirs aux opérations décentralisées dans l'étude qui doit être préparée pour le Comité financier sur la décentralisation.


Annexe II - Relations entre les bureaux décentralisés et responsabilités de ceux-ci

Bureau Destinataire des rapports Responsabilités
Bureau régional Directeur général Les Représentants régionaux de la FAO sont les fonctionnaires de rang le plus élevé dans la région et représentent le Directeur général. Ils sont les principaux conseillers du Directeur général en ce qui concerne les politiques et les priorités de l'Organisation dans la région; ils assurent le suivi et fournissent des avis sur les modalités de travail avec les organisations régionales avec lesquelles ils sont en relation. Ils informent le Directeur général des principaux faits nouveaux et des tendances en matière d'alimentation et d'agriculture dans la région. Ils conseillent le Directeur général, en collaboration avec les départements et les divisions situés au siège et avec l'assistance des Représentants sous-régionaux, sur les priorités, identifiées par eux-mêmes, à incorporer au Programme biennal de travail et budget. Avec l'assistance des bureaux sous-régionaux, les bureaux régionaux garantissent le caractère multidisciplinaire des solutions apportées aux problèmes et des programmes; ils assurent la direction de la gestion et de l'administration et appuient l'exécution des programmes approuvés dans la région; ils assurent le suivi de la mise en oeuvre des programmes et attirent l'attention sur toute autre question nécessitant des mesures correctives et des orientations. Ils administrent toutes les ressources de l'Organisation et gèrent le personnel affecté dans la région. Ils fournissent des orientations et un appui aux bureaux sous-régionaux et aux bureaux de pays de la région en les aidant à élaborer des programmes et à négocier les politiques avec le Gouvernement; ils fournissent des services de secrétariat aux conférences régionales, aident à mobiliser des ressources extrabudgétaires, assurent la liaison avec les bureaux régionaux et sous-régionaux des Nations Unies, coopèrent à la mise au point et à la formulation du programme de terrain.

Les groupes régionaux relevant des départements techniques, de la Sous-Division de l'assistance aux politiques et de la Sous-Division des opérations travaillent sous la supervision générale de la représentation régionale en matière administrative et de gestion, et sous la supervision technique directe des divisions/départements compétents au siège. Chaque bureau régional (à l'exception du Bureau régional pour l'Europe qui est situé au siège) a un Groupe de l'agriculture, un Groupe des questions économiques et sociales, un Groupe des pêches, un Groupe des forêts, un Groupe du développement durable, une Sous-Division de l'assistance aux politiques et une Sous-Division des opérations. Des unités administratives de soutien exercent des fonctions d'appui en ce qui concerne le budget, la programmation, les finances, le personnel, l'administration et les technologies d'information.

Bureau sous-régional Représentant régional Le bureau sous-régional est le complément du bureau régional, qu'il assiste en réalisant les mêmes tâches (en fonction des ressources humaines et financières disponibles) tout en se concentrant sur les besoins spéciaux des pays de la sous-région. Les travaux techniques du bureau sous-régional sont réalisés par une équipe multidisciplinaire qui exerce, au niveau régional, plusieurs fonctions relevant des différents départements (agriculture, politiques économiques et sociales, pêches, forêts et développement durable). Une Sous-Division séparée de l'assistance aux politiques fournit une assistance en la matière. Un appui administratif est donné par un fonctionnaire administratif et par les agents des services généraux concernés.
Bureaux de liaison
a) Bureau de liaison avec les Nations Unies, New York et Bureau de liaison avec les Nations Unies, Genève
Directeur général (par le biais de ses Conseilleurs spéciaux) Le Bureau de liaison avec les Nations Unies situé à New York a une responsabilité de premier plan; le Bureau de liaison avec les Nations Unies de Genève fournit des avis et une assistance, conjointement à celui de New York, pour renforcer la coopération et les partenariats de la FAO avec le système des Nations Unies et avec les autres organisations internationales et institutions situées, respectivement, à New York et à Genève. Ils servent de point de contact pour les relations avec ces organisations.
b) Bureau de liaison avec l'Union européenne et la Belgique, Bureau de liaison au Japon et Bureau de liaison pour l'Amérique du Nord Directeur général (par le biais du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées) Le Bureau de liaison pour l'Amérique du Nord et le Bureau de liaison au Japon fournissent des avis et une assistance pour la mise au point et l'exécution des programmes de la FAO en facilitant la communication et la coopération entre: i) la FAO et le Gouvernement, et la société civile dans les pays dans lesquels ils sont accrédités; et ii) entre la FAO et les organisations internationales et régionales dont le siège est situé respectivement à Washington et au Japon. Le Bureau de liaison avec l'Union européenne et la Belgique suit les travaux de la Commission et des autres organes de la Communauté européenne dans les domaines de compétence de la FAO et facilite la communication et la coopération avec la Commission. Il facilite également des accords de liaison entre la FAO, le Gouvernement belge et les autres institutions, notamment les organisations non gouvernementales dont le siège est situé en Belgique.
Bureaux de pays Directeur général, par le biais du Bureau de coordination des activités normatives, opérationnelles et décentralisées (accès direct aux unités techniques et opérationnelles pour les affaires courantes) Le principal objectif du système de Représentants de la FAO est de rendre les compétences techniques de la FAO plus aisément disponibles aux gouvernements des Etats membres. En leur qualité de représentants de haut niveau de l'Organisation dans les pays d'affectation, les Représentants sont responsables de:
  • Représenter l'Organisation auprès du Gouvernement hôte et, des organisations nationales, bilatérales ou internationales, selon les cas, et servir de point de contact pour ceux-ci et pour la société civile du pays en général;
  • Collaborer de près avec les bureaux régionaux et sous-régionaux en matière de programmation et d'exécution des programmes d'aide technique;
  • Canaliser et coordonner l'utilisation des ressources de la FAO pour aider les gouvernements et, avec leur accord, les institutions, les entités et les associations nationales, à planifier et réaliser des activités de coopération technique;
  • Faciliter la collecte opportune et adéquate des données et informations nécessaires pour les travaux normatifs de l'Organisation;
  • Alerter le siège et les bureaux régionaux et sous-régionaux respectifs des urgences dans le pays en matière alimentaire et agricole et prendre les mesures nécessaires conformément aux directives et procédures établies;
  • Assurer le suivi et préparer des rapports sur les activités de la FAO dans le pays et sur les faits nouveaux relevant des domaines de compétence de la FAO.

1. Le Représentant sous-régional est également le Représentant de la FAO dans le pays qui accueille le bureau sous-régional.

2. La qualité technique des travaux normatifs et opérationnels du personnel affecté dans les bureaux régionaux et la cohérence des activités entre pays et régions sont garanties par les départements, divisions et bureaux situés au siège.

3. Des copies sont envoyées aux représentants régionaux et sous-régionaux.

_______________________________________

1   Bureau régional pour l'Europe, 1946, Rome; Bureau régional pour le Proche-Orient, 1947; Bureau régional pour l'Asie et le Pacifique, 1948, Bangkok; Bureau régional pour l'Amérique latine et les Caraïbes, 1956, Santiago ; Bureau régional pour l'Afrique, 1959, Accra. A noter que le Bureau pour l'Europe a été transféré à Genève en 1961 pour revenir ensuite à Rome en 1970; le Bureau régional pour le Proche-Orient a été transféré temporairement à Rome entre 1980 et 1990.
2   La dix-huitième session de la Conférence, en 1975, a délégué ce pouvoir à la soixante-neuvième session du Conseil (Résolution 16/75).
3   Bureau de liaison pour l'Amérique du Nord, à Washington, 1951; Bureau de liaison avec les Nations Unies, New York, 1955 et Bureau de liaison avec les Nations Unies, Genève, 1970.
4   La vingt-septième session de la Conférence, en 1993, a délégué ce pouvoir au cent sixième session du Conseil (Résolution 10/93).
5   Bureau de liaison avec l'Union européenne et la Belgique, à Bruxelles, et Bureau de liaison au Japon, à Yokohama.
6   CL 106/REP, Annexe E (Déclaration du Directeur général à la cent sixième session du Conseil), paragraphe 69.
7   CL 106/REP, paragraphe 19.
8   CL 106/REP, Annexe E (Déclaration du Directeur général à la cent sixième session du Conseil), paragraphe 72.
9   Pour faciliter les comparaisons, les chiffres relatifs à "avant" et "après" incluent toutes les sources de revenu, à savoir le Programme ordinaire et les autres recettes.
10   Base Programme de travail et budget 1996-1997 (base revue du budget 1994-1995, selon la nouvelle structure du programme).
11   Programme de travail et budget 1998-1999 (approuvé).
12   Sans compter les 4 Représentants sous-régionaux qui font également office de Représentants de la FAO.
13   C 87/REP, paragraphe 188.