ORGANIZACIÓN DE LA CONFERENCIA

1. La 26ª Conferencia Regional de la FAO para América Latina y el Caribe se celebrará en el Centro de Convenciones Siglo XXI, en la Ciudad de Mérida, México, del 10 al 14 de abril del 2000. El Comité Técnico de la Conferencia se reunirá los días 10 al 12 de abril del 2000. La Ceremonia Inaugural de la Sesión Plenaria tendrá lugar a las 12.00 horas del 12 de abril del 2000.

2. El horario normal de trabajo de la Conferencia será de 09.00 a 12.30 horas, y de 14.30 a 17.30 horas, a menos que la Conferencia decida de otra manera.

3. Diariamente se publicará la Orden del Día con información detallada sobre los asuntos de la Conferencia, el calendario, los temas que se tratarán, y cualquier otra información de interés general.

4. El Programa Provisional Anotado (LARC/00/1) se circula junto a la carta de invitación.

5. La FAO ha designado al Secretario de la Conferencia (párrafo 12), quien será asistido por personal de la FAO cuyos nombres y funciones serán incluidos en una lista que se publicará el primer día de la Conferencia.

IDIOMAS DE TRABAJO

6. Se prestarán servicios de interpretación simultánea en inglés y español. La documentación se publicará también en inglés y español.

ENLACE CON LA PRENSA E INFORMACIÓN

7. Durante la Conferencia, el Oficial de Información de la Oficina Regional de la FAO, apoyado por un Oficial de Enlace con la Prensa del Gobierno de México, se encargará de los contactos con la prensa y de los asuntos de información pública.

8. Los periodistas serán acreditados en la oficina de prensa que para tales efectos funcionará en el Centro de Convenciones Siglo XXI, entregando dos fotografías tamaño pasaporte y una carta de presentación del medio que representan.

DOCUMENTACIÓN

9. Los documentos de trabajo se envían a todas las organizaciones y gobiernos invitados, antes del comienzo de la Conferencia, y estarán disponibles en Internet en http://www.rlc.fao.org/larc Los documentos preparados durante la Conferencia estarán a disposición de los participantes en el mesón de distribución de documentos ubicado fuera del salón de conferencias, donde el personal a cargo distribuirá también la correspondencia y mensajes y facilitará información general que se solicite.

BORRADORES DE RECOMENDACIONES

10. Los delegados que deseen presentar borradores de recomendaciones u otros documentos que requieran la adopción de una decisión por parte de la Conferencia, deberán entregar el texto correspondiente en español o inglés al Secretario de la Conferencia, en lo posible tipeado e impreso en tres ejemplares. Las delegaciones que deseen distribuir otro material escrito en relación con el programa de la Conferencia, deberán entregar para su distribución 100 ejemplares en español y 50 en inglés a la Secretaría.

PRESENTACIÓN ANTICIPADA DEL TEXTO DE LOS DISCURSOS

11. Para facilitar la tarea de la Secretaría y la labor de los intérpretes, se agradecerá que se entreguen por adelantado al Secretario de la Conferencia, tres copias tipeadas del texto de los discursos.

CORRESPONDENCIA

12. Toda la correspondencia relativa a la Conferencia Regional deberá dirigirse al Secretario de la Conferencia y al Oficial de Enlace del Gobierno, cuyas direcciones se indican a continuación:

Secretario de la Conferencia

Oficial de Enlace del Gobierno

Sr. Jaime Almonte Alvarez
Director General de Asuntos Internacionales
Oficial de Enlace (Conferencia Regional de la FAO)
Secretaria de Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural
Rochester No. 14
Col. Nápoles
México, D.F., México

Fax: (52)55-23-55-63 / 55-36-42-15
Tel: (52)55-23-47-45 / 55-43-31-28

E-mail: [email protected] Attn: María Lourdes Cruz

13. Los delegados y observadores dispondrán de servicio postal y de comunicación, así como también información sobre viajes y turismo en el lugar de la Conferencia.

TRÁMITES PARA LA ENTRADA EN MÉXICO

14. Se aconseja a los delegados y observadores que necesiten un visado para entrar en México que lo soliciten en el Consulado o misión diplomática de su país, antes de iniciar su viaje para asistir a la Conferencia (como Anexo 1 a esta Nota Informativa se adjunta la lista de países participantes que requieren visa para entrar a México). En los casos que no exista una misión diplomática o Consulado en un país en particular, los viajeros deberán informarlo al Oficial de Enlace de la Conferencia y al Secretario de la Conferencia, a las direcciones indicadas en el anterior párrafo 12, proporcionando el nombre completo tal como aparece en el documento de viaje, lugar y fecha de nacimiento, nacionalidad, número, fecha, lugar de emisión y validez del pasaporte y duración de la estadía en México, con el fin de asegurar que se les otorgará una visa a su llegada. Se recomienda a los participantes que para poder darles mejor atención en sus trámites aduaneros procuren llegar directamente al Aeropuerto Internacional de la Ciudad de Mérida, donde habrá personal de la Conferencia asistiéndoles en esos trámites. Existe un vuelo diario entre Miami y Mérida. Se les recuerda a los participantes que en muchos casos para hacer escala en Estados Unidos es necesario obtener una visa del gobierno de los Estados Unidos antes de la partida, por lo que se sugiere consultar con la agencia de viajes.

15. A los participantes que provengan de zonas infectadas se les solicitará un certificado internacional de vacuna válido contra la fiebre amarilla. Las autoridades sanitarias de México aconsejan a dichos viajeros que realicen la vacunación al menos 10 días antes de la fecha de llegada. Se recomienda además a todos los participantes que en una fecha próxima a la partida obtengan de la compañía aérea información acerca de cualquier norma sanitaria que esté en vigor en ese momento en México.

16. Se solicita a los participantes que notifiquen su llegada de antemano (al menos 4 semanas antes de su viaje). Deben indicar la fecha y hora de llegada, así como la aerolínea y los números del vuelo en que viajan, y toda otra información relevante. Ello permitirá darles un mejor servicio para facilitar los trámites de aduana y su traslado al hotel que haya seleccionado. Se aconseja a los participantes que pongan en su equipaje señales distintivas con el objeto de facilitar su identificación y evitar dificultades a la llegada al aeropuerto.

17. Las autoridades de México tomarán las medidas del caso para recibir a los participantes a su llegada, dándoles asistencia con las formalidades de inmigración, visas, aduanas, recepción de equipajes, y acompañamiento a sus respectivos hoteles. Medidas similares se adoptarán al momento de la partida.

18. Se sugiere a los participantes que apenas lleguen a Mérida contacten el mostrador de viajes ubicado en el mismo lugar donde se celebrará la Conferencia, a fin de confirmar la fecha y hora de sus vuelos de regreso y recibir información sobre el programa de visitas organizado para sus acompañantes.

CAMBIO DE MONEDA Y SERVICIOS BANCARIOS

19. El límite para la cantidad de divisas que pueden introducirse en México es de $US 10.000. La unidad monetaria nacional es el Peso Mexicano. Se recomienda a los participantes que lleven dólares de Estados Unidos, ya que se acepta fácilmente su cambio en moneda nacional en cualquier casa de cambio o banco al tipo de cambio vigente (en México la tasa de cambio es flotante y en la actualidad fluctúa alrededor de 10 pesos mexicanos por 1 dólar).

PRIMEROS AUXILIOS

20. Durante las horas de trabajo funcionará en los locales de la Conferencia un servicio médico y de primeros auxilios. También los hoteles pueden proporcionar servicio médico.

INSCRIPCIÓN

21. La inscripción tendrá lugar el domingo 9 de abril entre las 10.00 y las 18.00 horas y el lunes 10 de abril a partir de las 08.00 horas. Se ruega a todos los participantes que se inscriban lo antes posible en el área de registro, ubicado en el Centro de Convenciones Siglo XXI, para facilitarles las correspondientes tarjetas de identificación. Durante el primer día de la Conferencia se distribuirá una lista provisional de participantes, la cual se revisará posteriormente, si es necesario. Toda corrección o adición a esa lista deberá notificarse a la Secretaría de la Conferencia. Sólo los participantes debidamente inscritos recibirán tarjetas de identificación, lo que les permitirá tener acceso a las salas de reunión de la Conferencia.

RECEPCIONES

22. Se ruega a los delegados que deseen dar una recepción, que informen al respecto al Secretario de la Conferencia lo antes posible después de su llegada, a fin de poder preparar un programa de recepciones.

CONDICIONES METEOROLÓGICAS

23. La Ciudad de Mérida es la capital del Estado de Yucatán, situada aproximadamente a 19°41' Latitud Norte y 87°30' Longitud Oeste, a nivel del mar. Durante el mes de abril la temperatura media es de 27°a 30 grados centígrados con fluctuaciones probables entre 25° y 40° C. Debido al clima tropical prevalente, tanto el Gobierno del Estado como el Gobierno Federal consideran como formal el uso de la "guayabera" de color blanco, en el caso de los caballeros.

ELECTRICIDAD

24. El voltaje en México es de 120 volts AC y 60 ciclos.

ALOJAMIENTO

25. Las solicitudes de reserva de hotel deberán presentarse en el formulario que se adjunta como Apéndice A y enviarse a las direcciones que figuran en él, a la brevedad posible. Los hoteles han indicado el 10 de marzo del 2000 como fecha máxima para mantener bloqueadas las reservaciones solicitadas por el Oficial de Enlace del Gobierno.

26. El costo medio de una comida en Mérida es de aproximadamente US$ 10 a 15.

27. Los participantes y sus familias podrán alojarse en el:

Hotel El Castellano

Dirección: Calle 57 N° 513, entre 62 y 64 Centro
Cod. Postal 97000
Mérida, Yucatán, México
Tel.: (52-99) 230821, 230710
Fax: (52-99) 230510

Los participantes tendrán servicio de transportación entre el Hotel y el sitio de la Conferencia.

Costo de las habitaciones¹:

Habitación Studio (1 cama doble ó 2 adultos): 418 pesos mexicanos, más 15% de IVA y 2% de hospedaje

Habitación Superior (2 camas dobles ó 2 adultos y 2 menores): 594 pesos mexicanos,, más 15% de IVA y 2% de hospedaje

Habitación Suite (2 adultos y 2 menores de 12 años): 770 pesos mexicanos

ANEXO I

A continuación se indican los países de América Latina y el Caribe que requieren visa para ingresar a México:

Países de América del Sur

• Bolivia
• Brasil
• Colombia
• Ecuador
• Paraguay
• Perú

Países de América Central

• El Salvador
• Guatemala
• Honduras
• Nicaragua
• Panamá

Países del Caribe

• Belice
• Cuba
• Guyana
• Haití
• República Dominicana
• Surinam

El Comité Organizador de la Conferencia podrá proporcionar mayores facilidades en los trámites de aduana y migración a aquellas delegaciones que lleguen directamente al Aeropuerto Internacional de la Ciudad de Mérida. Se informa que hay disponibilidad de un vuelo directo diario saliendo de Miami a las 15.55 horas y llegando a la Ciudad de Mérida a las 16:55 horas. Este vuelo es manejado conjuntamente por Delta Air Lines, Aeroméxico y Mexicana.

FORMULARIO DE RESERVA DE ALOJAMIENTO Y
NOTIFICACIÓN DE LLEGADA

NOTA: Se ruega que cada delegado u observador llene este formulario en duplicado, enviando una copia a cada una de las direcciones que figuran a continuación, lo antes posible, y no más tarde del 1° de marzo de 2000, incluso si no se dispone de información completa acerca de los detalles del vuelo. La información sobre éste podrá enviarse más adelante por fax.

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1  en México la tasa de cambio es flotante y en la actualidad fluctúa alrededor de 10 pesos mexicanos por 1 dólar: