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4. PERSONAL Y ORGANIZACIÓN


4.1 Principios generales
4.2 Estructura de la administración
4.3 Descripción de los puestos
4.4 Capacitación del personal
4.5 Rendimiento del personal
4.6 Personal auxiliar
4.7 Documentación para el programa de GC


4.1 Principios generales

Cada tarea será realizada por un empleado que:

- sepa lo que se espera que haga;
- haya sido debidamente capacitado;
- sea competente en la actualidad para emprender dicha tarea.

El programa de GC incluirá documentación al respecto.

4.2 Estructura de la administración

Una característica importante del programa de GC, que deberá figurar en el Manual de Garantía de la Calidad, es un gráfico actualizado que muestre el organigrama y los distintos niveles de responsabilidad del laboratorio (véase Apéndice 4.1). Cuando el laboratorio forma parte de una organización más amplia, es conveniente también que haya un gráfico en el que se indiquen las relaciones de carácter administrativo y operativo que determinan la entrada de pedidos de trabajo y la salida de resultados del laboratorio, la producción global de éste y los recursos de que dispone (véase el Apéndice 4.2).

4.3 Descripción de los puestos

En un laboratorio típico de control de los alimentos, existen dos categorías generales de personal técnico: los analistas, que llevan a cabo los análisis, y el personal auxiliar, que, con una capacitación adecuada y bajo la supervisión de los analistas, prepara las soluciones, limpia el instrumental de vidrio y pesa las porciones de ensayo que han de analizarse.

Tanto los analistas como el personal auxiliar han de ser conscientes de la importancia de su cometido y de la necesidad de informar a su supervisor de cualquier circunstancia que exceda de sus conocimientos, posibilidades o control. La descripción de los deberes y responsabilidades de cada puesto en el laboratorio deberá formar parte del programa de GC. En el organigrama y la descripción de los puestos quedarán claras las interacciones que conlleva el sistema de garantía de la calidad, es decir quién ha de dar instrucciones para que se lleve a cabo una determinada tarea y ha de saber si se ha completado o no satisfactoriamente. Este "circuito de realimentación" proporciona la confianza de que, en caso de que existan problemas, serán descubiertos y solucionados rápidamente, y es un ingrediente importante del programa de GC. Habrá que velar de modo especial por que las descripciones de los puestos incluyan actividades que no entran normalmente en las atribuciones de la administración (por ejemplo, reparaciones del equipo, problemas ambientales).

La descripción de cada puesto del laboratorio contendrá como mínimo tres elementos. Primero, un párrafo de introducción en el que se haga una breve descripción del puesto, indicando el lugar exacto que ocupa en el organigrama general. Segundo, una enumeración detallada de todos los deberes y responsabilidades del analista. Tercero, una indicación del grado general de supervisión ejercida por el supervisor y la medida en que el analista podrá llevar a cabo su labor con independencia.

Además de los estudios y experiencia, el analista ha de ser físicamente capaz de llevar a cabo las tareas que exija su puesto. Muchos puestos de laboratorio requieren capacidad para manipular matraces y otros instrumentos de vidrio con destreza y seguridad, manejar y mantener equipo de laboratorio, y permanecer de pie o sentado durante períodos prolongados.

Es necesario tener en cuenta las cualidades tanto personales como profesionales que se precisan para un puesto. Algunos puestos de analista requieren un trabajo en equipo, y en tales casos el analista ha de ser capaz de colaborar con sus colegas para alcanzar un objetivo común. En cambio otros analistas realizan operaciones aisladas que no requieren trabajo en equipo.

4.4 Capacitación del personal


4.4.1 Responsabilidades
4.4.2 Métodos y procedimientos


La capacitación será una actividad permanente para todas las categorías del personal y tendrá en cuenta las necesidades a corto y largo plazo.

4.4.1 Responsabilidades

El supervisor inmediato, que es el que mejor conoce las características del puesto y trabajará a diario con el analista, deberá participar en la selección final de éste.

La selección del personal se orientará normalmente a encontrar la persona más indicada (que puede ser ajena al laboratorio o formar ya parte de él) para un determinado puesto, demostrando y documentando luego sus conocimientos a efectos de la garantía de la calidad. Tal vez esto no requiera un esfuerzo complementario de capacitación. Sin embargo, hay que tener presentes consideraciones más generales. Por ejemplo, puede que ofrecer a un empleado prometedor la oportunidad de adquirir nuevos conocimientos y experiencia, beneficie su carrera y sea útil, a la larga, para el laboratorio. También puede que sea conveniente transferir a un puesto a una persona sin experiencia directa al respecto, con el fin de disponer de una "reserva" suficiente de personal experimentado en ese campo. En tales casos, las necesidades de capacitación pueden ser mayores.

En consecuencia, la capacitación se organizará de modo que permita alcanzar los objetivos del laboratorio en general, y por este motivo deberá confiarse a un miembro del personal de cierta antigüedad. Los objetivos globales de la capacitación podrían consistir en asegurar:

- que el laboratorio disponga de una reserva suficiente de analistas calificados para cada una de las técnicas analíticas;

- que los analistas practiquen las técnicas investigativas del análisis y perfeccionen su capacidad interpretativa;

- que cada empleado comprenda la finalidad de su cometido concreto;

- que cada empleado comprenda la necesidad de cumplir los requisitos del programa de GC;

- que los analistas produzcan unos datos analíticos de precisión conocida que sean significativos y contribuyan al logro de los objetivos del laboratorio.

4.4.2 Métodos y procedimientos

Será necesaria una capacitación en la metodología analítica específica, impartida de ordinario en el propio laboratorio, ya que no es probable que las organizaciones cercanas realicen la misma clase de trabajos. Habrá que velar también por que el personal de análisis tenga unos conocimientos básicos suficientes de los principios científicos de las operaciones que efectúa. Estos conocimientos tendrán que haberse adquirido en el curso de los estudios académicos, pero, de haber lagunas, éstas deberán identificarse y subsanarse mediante cursillos y seminarios, o con la lectura y la capacitación en el trabajo. El nivel máximo de capacitación corresponde a la interpretación de los datos. Probablemente esta capacitación se recibirá en gran medida en el laboratorio y de un modo relativamente oficioso, ya que puede que sólo se plantee cuando surjan ejemplos concretos.

Todo nuevo empleado recibirá una orientación general acerca de su nuevo lugar de trabajo, que incluirá los aspectos siguientes; presentación a los colegas y al personal de administración, información sobre los horarios y el volumen de trabajo, situación de la biblioteca, comidas, vacaciones, días de paga, situación de los laboratorios, procedimientos para la eliminación de los desechos o del material contaminado, programa de seguridad y vestimenta adecuada para el trabajo de laboratorio.

Después de recibir la orientación general, el analista estará en condiciones de emprender un programa de capacitación científica. La capacitación del analista incumbirá a un supervisor o un analista con experiencia. Esta capacitación será directa, o sea entre el instructor y el analista, y se efectuará en varias fases. Durante la primera fase, el analista se familiarizará con todos los aspectos del programa de GC, como el funcionamiento y mantenimiento del equipo, documentación y contabilidad de muestras, preparación de las fichas de trabajo de los analistas, etc. Según las dimensiones y el detalle del programa de GC, este período de capacitación podrá durar de dos a cuatro semanas.

La segunda fase de la capacitación podría consistir en examinar las técnicas generales de análisis, ejercitarse en unas buenas prácticas analíticas en el banco de trabajo, el uso de equipo y la preparación de soluciones, patrones, etc. También incluirá la familiarización con los pormenores de los procedimientos relacionados con los cuadernos, fichas de trabajo, registros, etc. Esta fase de la capacitación podría exigir hasta dos semanas.

La tercera fase de la capacitación es a menudo la que más tiempo dura. En ella se estudian las técnicas específicas de análisis aplicadas en el laboratorio. El conocimiento profundo del uso correcto de la espectrofotometría, la cromatografía de gases, la cromatografía en capa fina y la cromatografía en fase líquida de alta resolución suele constituir una parte esencial de la capacitación en esta fase, pero la lista de las aptitudes deberá responder a las necesidades del laboratorio.

Cuando enseñe estas técnicas analíticas, el instructor no deberá limitarse a demostrar el procedimiento, sino que explicará también las precauciones que han de observarse cuando se aplica un método (por ejemplo, evitar la formación de emulsiones o las pérdidas sufridas al concentrar extractos hasta la desecación "a un volumen reducido", realizar algunos análisis con luz difusa), así como la necesidad de analizar ciertos productos inmediatamente o de almacenar los materiales de ensayo a una temperatura determinada antes del análisis.

Además de señalar las precauciones en la aplicación del método, el instructor debe insistir en sus limitaciones. Por ejemplo, es posible que un método no sirva para el análisis de cualquier tipo de alimentos, no sea suficientemente específico o adolezca de una sensibilidad limitada.

Durante todas las fases del período de capacitación, el instructor y el alumno sostendrán frecuentes conversaciones. En el período de capacitación debe quedar claro el "cómo" y el "porqué" de cada aspecto del análisis. Si el analista no hace preguntas durante ese período, el instructor deberá promover el debate preguntándole sobre lo que ha aprendido en el curso de la capacitación.

El registro de capacitación aporta una prueba documental de que se ha proporcionado la orientación inicial, y el analista se ha familiarizado con los principios y conceptos de la garantía de la calidad y ha demostrado su competencia en los procedimientos generales del laboratorio y las técnicas instrumentales básicas. En lo que respecta a los métodos de análisis específicos, debe registrarse la fecha en que el analista ha demostrado un rendimiento satisfactorio (y ha sido autorizado a utilizar esos métodos) y la fecha en que deberá examinarse de nuevo el rendimiento; ello dependerá de la complejidad del análisis y del grado de competencia que requiera. Antes de que se le autorice a seguir aplicando el método durante otro período, se pedirá al analista que demuestre que durante el primer período de autorización ha utilizado el método satisfactoriamente en un número mínimo especificado de materiales de ensayo. De hecho, si el analista no ha llevado a cabo este número mínimo de análisis, la autorización se anulará hasta que haya demostrado de nuevo su competencia bajo supervisión. Si el método ha sufrido cambios considerables desde la autorización inicial, tendrá que hacerse constar que el analista se ha familiarizado convenientemente con el método modificado. Esta documentación proporciona la seguridad de que sólo analistas capacitados en ese momento en el método de análisis en cuestión producen datos analíticos.

También se hará constar en los registros la capacitación impartida a las personas autorizadas para utilizar cada instrumento. Esta documentación proporciona la seguridad de que sólo analistas familiarizados con los instrumentos en cuestión producen datos analíticos. Otra ventaja práctica importante de esta documentación es que proporciona también a la dirección información actualizada sobre quién está capacitado en ese momento para asumir nuevas tareas imprevistas en caso necesario.

4.5 Rendimiento del personal

Los resultados de los trabajos, el estado de la capacitación y las necesidades de cada empleado al respecto habrán de examinarse con arreglo a un plan, y los procedimientos para este examen deberán incluirse en el Manual de Garantía de la Calidad. Cada analista examinará la situación con el administrador de su sector; también tendrá que intervenir el encargado de la capacitación del personal, aunque no necesariamente en la misma ocasión. Los exámenes se realizarán como mínimo una vez al año, y preferiblemente cada seis meses, o incluso cada tres, durante las etapas iniciales de la capacitación. Habrá que tener cuidado de que el analista no interprete el examen como algo negativo o amenazador. La finalidad del examen no es sólo que cada cual rinda cuentas; debe servir también para determinar las necesidades de capacitación inmediatas y a largo plazo y tomar las medidas oportunas, crear un foro, que de lo contrario no existiría, para que el analista pueda mantener un debate sobre diversos problemas relacionados con su trabajo, dar al revisor la oportunidad de reconocer, encomiar y documentar el rendimiento satisfactorio del analista, y ofrecer a ambas partes una ocasión para proponer mejoras.

4.6 Personal auxiliar

La gestión y capacitación del personal auxiliar se basarán en los mismos principios, es decir, sólo se le pedirá que haga las tareas para las que ha recibido una cuidadosa instrucción y en las que ha demostrado ser competente. Un instrumento de vidrio que no haya sido debidamente lavado o una balanza que no haya sido correctamente utilizada pueden malograr un análisis con la misma certeza que lo haría una mala técnica analítica, y puede ser más difícil de identificar que ésta dados sus efectos aleatorios sobre la calidad. Puede que los procedimientos para poner en práctica y registrar la capacitación del personal auxiliar sean menos prolijos que en el caso de los analistas, pero no deberán ser menos rigurosos.

4.7 Documentación para el programa de GC

1. Organigrama en el que se indica la estructura de la administración del laboratorio

Apéndice 4.1

2. Organigrama en el que se indican las relaciones con el organismo principal, los clientes y otras partes

Apéndice 4.2

3. Descripciones de cada puesto

4. Registro de capacitación para cada empleado, en el que se indique:

- la orientación inicial que ha recibido;

- los cursos externos a los que ha asistido (y los resultados);

- técnicas generales de laboratorio, mantenimiento de registros, principios de GC;

- competencia en el uso de instrumentos, incluidas fechas de revalidación (véase también la Sección 6.3 del Capítulo 6);

- competencia en la aplicación de métodos de análisis, incluidas fechas de revalidación (véase también la Sección 7.5.3 del Capítulo 7).


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