PROGRAMA PRINCIPAL 1.2: POLÍTICA, DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN

Resultados del programa

Realizaciones

59. El Programa Principal 1.2 abarca la labor de varias oficinas de la Oficina del Director General (ODG): la Oficina Inmmediata del Director General, la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación (PBE), la Oficina del Inspector General (AUD), la Oficina Jurídica (LEG) en relación con los servicios jurídicos que presta a la Organización, y la Oficina para la Coordinación de las Actividades Normativas, Operacionales y Descentralizadas (OCD) con respecto a la coordinación general entre la Sede y las oficinas de campo de la FAO. La gran carga de trabajo de estas oficinas se debió a los acontecimientos fundamentales registrados en el bienio 1996-97, como la CMA (que afectó particularmente a la Oficina Inmediata del Director General) y la dirección del importante esfuerzo de descentralización a las Oficinas Regionales y Subregionales.

Programa 1.2.2 - Planificación, Presupuestación y Evaluación de Programas

60. El Programa, que realiza PBE, continuó ayudando a la formulación de programas y a garantizar el control presupuestario de los recursos tanto ordinarios como extrapresupuestarios. Entre los documentos fundamentales preparados para los Órganos Rectores cabe señalar importantes documentos para la Conferencia: el Programa de Labores y Presupuesto (PLP), el Plan a Plazo Medio (PPM) y el Informe sobre la evaluación del programa (IEP). La Oficina intervino en la reformulación del PLP propuesto para 1996-97, de la que surgió el documento revisado que se presentó a los Comités del Programa y de Finanzas, el cual incluía un examen importante de las disposiciones de la FAO en materia de publicaciones. El sistema informatizado de planificación y seguimiento del trabajo, PLANSYS, siguió satisfaciendo las necesidades de planificación dentro de la Organización, mientras se estaban estudiando la posibilidades de llegar a sustituirlo con el proyecto Oracle. Se formularon propuestas para mejorar el proceso del programa y presupuesto y se ensayó un nuevo enfoque de programación en cooperación con determinadas dependencias técnicas.

61. Continuaron realizándose exámenes y evaluaciones de programas tanto para el Programa Ordinario como para el de campo, muchos de los cuales se presentaron en el Informe sobre la Evaluación del Programa de 1996-97 (C97/4). Las actividades principales fueron: varias evaluaciones conjuntas de proyectos de campo con el Fondo Internacional de Desarrollo Agrícola (FIDA), la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos (UNOPS) y el Organismo Internacional de Energía Atómica (OIEA), así como la prestación de apoyo técnico a países en desarrollo para el establecimiento de sistemas de seguimiento y evaluación. Se prepararon materiales de capacitación sobre diseño de programas y proyectos, para dar a conocer las enseñanzas aprendidas de la evaluación al personal de la FAO y al personal de países en desarrollo. Entre otras medidas para mejorar la información obtenida de la evaluación, cabe señalar: la mejora del sistema de análisis de los datos de la evaluación y la preparación de síntesis de evaluación para los períodos 1995-96 (general) y 1993-95 (proyectos FAO/Países Bajos). Se prestó también apoyo para la elaboración de nuevos enfoques de programación. En el Cuadro 1.2-1 se ofrece una cuantificación de varios sectores del trabajo de evaluación.

Cuadro 1.2-1: Trabajo de evaluación (indicadores elegidos)

Programa 1.2.3 - Comprobación de cuentas

62. Las prioridades del Programa son: evaluación del control interno y los procedimientos para salvaguardar el activo; asistencia a las Oficinas Regionales y Subregionales para lograr sus objetivos; examen de la medida en que las oficinas de los países proporcionan un apoyo eficaz y eficiente a los programas de la Organización; comprobación de cuentas de proyectos de campo para asegurar que estén bien administrados y ejecutados; asistencia a la administración superior para mejorar ulteriormente la eficiencia de la Organización y promover un control efectivo a costos razonables; y servicios de asesoramiento a otras dependencias para que puedan desempeñar sus funciones de la forma más eficaz. La consignación presupuestaria cubre también los honorarios del Auditor Externo, función desempeñada por los auditores del sector público francés, la Cour de Comptes, desde 1994.

63. Después de la "auditoría especial" de 1994 (en que se comprobaron las cuentas en cinco Oficinas Regionales y unas 75 oficinas de campo de todo el mundo), se decidió regionalizar la función de auditoría interna y encargar a empresas auditoriales locales la realización de comprobaciones periódicas (mensuales, trimestrales o según fuera necesario) de las cuentas de anticipos en efectivo, la verificación de las prácticas de presentación de informes, la realización de conciliaciones bancarias y otras verificaciones del activo. Estas medidas se terminaron de aplicar en 1996. Hay ahora auditores internos regionales en las cuatro oficinas regionales situadas fuera de la Sede y se han concertado acuerdos con empresas auditoriales locales. Los informes de dichas empresas locales ayudan a las oficinas de la FAO en los países y a la Dirección de Finanzas (AFF) a mantener un sistema mejor de control interno, mientras que un auditor interno se encarga de su seguimiento, permitiendo así centrar sus esfuerzos en los sectores que requieren mayor atención. Además, se da instrucciones detalladas a los representantes regionales, subregionales y en los países cuando se les nombra antes de que asuman sus nuevas funciones.

64. En 1997 se registraron dos acontecimientos importantes en cuanto a las funciones de auditoría y supervisión interna y a las correspondientes prácticas de presentación de informes. El primero fue la conversión de la Oficina de Auditoría Interna, Inspección y Control de la Gestión en Oficina del Inspector General, en octubre de 1997. El Boletín del Director General (EGB) Nº 97/21 reconoció la intensificación de la función de supervisión interna registrada en los últimos años en la FAO. Se adoptó también esta medida en relación con otras análogas encaminadas a fortalecer las funciones de supervisión dentro del sistema de las Naciones Unidas. En la FAO, se ha definido el mandato de supervisión como una función independiente que da la seguridad al Director General y, a través de él, a los Órganos Rectores de que la Organización obtiene sus productos teniendo debidamente presentes las razones de economía, eficiencia y eficacia. Según esto, el ámbito de la supervisión no sólo abarca la función de inspección y gestión administrativa dentro del concepto de auditoría completa (cumplimiento de las normas financieras y el buen aprovechamiento del dinero), sino que incluye investigaciones especiales y otras tareas específicas de la administración superior cuando es necesario. El segundo fue la decisión de facilitar a los miembros del Comité de Finanzas el Informe sobre la Actividad Anual de la Oficina. En efecto, el Informe Anual de 1996 se facilitó al Comité de Finanzas en mayo de 1997, junto con una Nota Informativa sobre el Régimen de Auditoría en la FAO.

Cuadro 1.2-2: Supervisión interna e informes, observaciones y servicios de auditoría, 1996-97

65. Como se indica en el Cuadro 1.2-2, se hicieron auditorías, investigaciones y exámenes completos sobre una amplia gama de actividades, tales como publicaciones y almacenamiento; disposiciones sobre viajes; actividades de operaciones de emergencia; cartera de inversiones; contratos de compras; algunos aspectos de la nómina y servicios médicos para el personal; utilización de consultores; Programa de Monedas y Medallas; problema de los ordenadores en el año 2000. Además, se rechazaron numerosas auditorías menores, con arreglo al plan de trabajo aprobado por el Director General, incluyendo muchos aspectos de las oficinas regionales, subregionales y en los países y de los proyectos de campo.

Programa 1.2.4 - Servicios Jurídicos

66. El Programa presta servicios jurídicos para la gestión interna de la Organización y se encarga de él la oficina jurídica LEG. Continuó garantizando que las actividades de la FAO se realicen sobre una sólida base jurídica y constitucional, en consonancia con los Textos Fundamentales y el rango de la FAO como organización intergubernamental en el sistema de las Naciones Unidas. Se prestó asesoramiento jurídico al Director General y otras dependencias de la Organización y a sus Órganos Rectores, así como al Programa Mundial de Alimentos (PMA). Se siguieron desarrollando servicios de documentación en apoyo de la labor jurídica de la Organización. El Programa se ocupó también de asuntos jurídicos internacionales, como las relaciones con el Gobierno Anfitrión, acuerdos mundiales y regionales en que interviene la Organización, y los aspectos jurídicos de los asuntos de personal.

67. Se centró especialmente la atención en la enmienda de la Convención Internacional de Protección Fitosanitaria (CIPF), aprobada por la Conferencia de la FAO en noviembre de 1997, en la renegociación del Compromiso Internacional sobre los Recursos Fitogenéticos y en el desarrollo ulterior de la Red Internacional de Bancos de Semillas. La Oficina Jurídica ha participado también activamente en las negociaciones sobre los procedimientos de Información y Consentimiento Previos en relación con la importación de plaguicidas. En el Cuadro 1.2-3 se ofrece una cuantificación de varios sectores de los servicios jurídicos.

Cuadro 1.2-3: Asesoramiento jurídico y asuntos jurídicos generales (indicadores elegidos)

Programa 1.2.5 - Coordinación programática y operacional

68. La Oficina para la Coordinación de las Actividades Normativas, Operacionales y Descentralizadas (OCD) es la responsable de este programa, que garantiza la coordinación de las actividades normativas y operacionales entre las dependencias de la Sede y las oficinas descentralizadas. Se informa sobre otras actividades de la OCD en el Programa Principal 3.4 y el Programa 3.5.3.

69. Durante el bienio se ha centrado especialmente la atención en la coordinación y el apoyo del proceso de descentralización, especialmente para transferir a las Oficinas Regionales las operaciones de proyectos y los servicios de apoyo administrativo. Se mantuvo una colaboración estrecha con todas las dependencias pertinentes en el establecimiento de las nuevas subdirecciones de operaciones y dependencias de apoyo a la gestión regionales (MSU) y para la reasignación de funciones, puestos y personal. Se determinaron las nuevas relaciones y normas de presentación de informes entre la Sede y estas oficinas en una Circular Especial sobre Responsabilidades y Relaciones: la Sede y las Oficinas Descentralizadas. El Boletín de la OCD, que se publica trimestralmente, ayudó a garantizar un flujo suficiente de información entre la Sede y las oficinas descentralizadas.

70. Para garantizar pleno apoyo de gestión a las oficinas de la FAO en los países y servicios esenciales a las Oficinas Regionales, Subregionales y de Enlace, así como a las dependencias de la ODG, se estableció dentro de la OCD una MSU. Sus servicios permitieron satisfacer las necesidades de más de 1 600 miembros del personal.