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Mejora de la eficiencia y la transparencia |
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En noviembre de 1993, la Conferencia de la FAO pidió al Director General recién elegido que examinara los métodos de trabajo de la Conferencia. El primer resultado de dicho examen fue el cambio en la duración de la Conferencia. Tradicionalmente, los períodos de sesiones de la Conferencia eran bastante largos, pues duraban entre 19 y 21 días. Entre las medidas encaminadas a mejorar la eficiencia de los períodos de sesiones, el Director General propuso que su duración no excediera las dos semanas y que su programas incluyera sólo los asuntos que requerían la actuación de la Conferencia y no del Consejo.
Al aprobar las propuestas en noviembre de 1994, el Consejo subrayó que esta primera medida debería considerarse solamente como parte de un proceso continuo para mejorar la eficiencia y eficacia en función de los costos de los Órganos Rectores. De hecho, el período de sesiones de la Conferencia de 1995 duró sólo 12 días y el de 1997, 11 días.
En 1995, el Consejo decidió incluir en el programa de las reuniones conjuntas de los Comités del Programa y de Finanzas, como tema permanente la economía y la eficiencia en la forma de gobierno, y acordó que la medida siguiente consistiría en un examen de todos los órganos estatutarios y cuadros de expertos de la FAO cuyo número había aumentado considerablemente en el curso de los años. Con el fin de eliminar órganos estatutarios obsoletos y asegurar métodos de trabajo más orientados a las tareas y con plazos establecidos para los órganos restantes, un pequeño grupo de contacto (en consulta con los grupos regionales de Representantes Permanentes) examinó a fondo la labor de los órganos en cuestión. En su período de sesiones de 1997, la Conferencia decidió:
La Conferencia de 1997 pidió también a los miembros de los órganos regionales establecidos en virtud del Artículo XIV de la Constitución de la FAO, que, cuando procediera, dotaran a dichos órganos de sus propios recursos financieros, ya sea mediante programas de cooperación u otras contribuciones voluntarias, o bien mediante el establecimiento de presupuestos autónomos financiados con contribuciones obligatorias. Dos años después de esta resolución de la Conferencia, se habían suprimido unos 100 comités, comisiones, cuadros de expertos y grupos de trabajo. El Comité del Programa, en su 83o período de sesiones de noviembre de 2000, examinará otras propuestas para seguir mejorando los métodos de trabajo de la Conferencia.
Desde su entrada en funciones, el Director General ha establecido una política general orientada a recurrir a expertos externos independientes con fines de análisis, evaluación y asesoramiento. Al comienzo de su mandato, pidió a expertos externos de alto nivel que le ayudaran a determinar medidas eficaces que pudieran aplicarse para aumentar la eficacia de la Organización. Como resultado de ello, se recomendaron medidas de gran alcance para configurar las orientaciones y estructuras de la Organización, que el Director General sometió a la aprobación del Consejo en su 106o período de sesiones de junio de 1994.
Posteriormente se contactaron cuadros de expertos de alto nivel para que proporcionaran asesoramiento normativo y estratégico independiente sobre la respuesta de la FAO a los nuevos desafíos en sus esferas de actividad. Por tanto, se invitó a expertos y especialistas externos de prestigio mundial a que participaran en los cuadros de expertos de alto nivel del Departamento de Montes, el Departamento de Pesca y el Departamento Económico y Social; el Departamento de Desarrollo Sostenible, el Programa Especial para la Seguridad Alimentaria y el proceso de participación de la sociedad civil en el seguimiento de la Cumbre Mundial sobre la Alimentación
Estos cuadros de expertos, en un espíritu de examen por homólogos, analizaron el marco de políticas, programas y procedimientos en sus sectores respectivos y presentaron recomendaciones sobre cómo podía la FAO empeñarse más eficazmente en el diálogo mundial sobre las cuestiones conexas. Aunque inicialmente los cuadros de expertos rindieron informe directamente al Director General, se decidió que, para aumentar la transparencia y permitir una mayor interacción con los Estados Miembros, sus recomendaciones debían señalarse a la atención de los órganos rectores interesados.
El recurso a expertos externos se ha aplicado también a otros sectores fundamentales de la labor de la Organización. A raíz de la reestructuración de todos los departamentos, el Director General dio instrucciones para que se realizara un estudio ulterior del Departamento de Administración y Finanzas (AF) a fin de asegurar que la estructura de gestión y organización estuviera en total consonancia con las necesidades actuales y futuras de la FAO y determinar los aspectos de la eficiencia y calidad del servicio que podrían mejorarse. Se contrató a los consultores en gestión Coopers and Lybrand para que llevaran a cabo el estudio y, además, se pidió a consultores externos (Montage IT Service, de Canadá) que prestaran asistencia en la aplicación del sistema financiero Oracle. Se han introducido ya los cambios en la organización recomendados para el Departamento AF y se ha terminado prácticamente la instalación del sistema Oracle, estando en marcha su extensión a todos los departamentos y direcciones que participan en el presupuesto de la FAO. Paralelamente al examen del Departamento AF, se pidió asesoramiento externo sobre la realización de un examen de gestión a fin de determinar los niveles y estructura de grados del personal apropiados para la Organización. El seguimiento del examen de la estructura de grados será una empresa a plazo largo, basada en los esfuerzos pasados y presentes para racionalizar la estructura de grados del personal de categoría profesional y reducir la proporción de puestos de servicios generales con respecto a los de categoría profesional.
La Conferencia, el Consejo y el Comité del Programa han subrayado la importancia de la evaluación como medio para rendir cuentas y como instrumento para extraer enseñanzas con vistas a mejoras futuras. Como consecuencia de ello, se han ampliado las consultas a fin de incluir expertos externos en la realización de evaluaciones exhaustivas de determinados programas y actividades. Se contrataron consultores especializados para que llevaran a cabo un examen temático de los enfoques participativos, así como una evaluación temática de los proyectos del PCT sobre control de calidad. Por lo que respecta al Programa de Sistemas de Apoyo a la Agricultura, especialistas externos examinaron el proyecto de informe junto con los funcionarios del programa en cuestión.
Otra esfera en la que se recaba sistemáticamente asesoramiento externo es la gestión de las inversiones de la Organización. Una de las recomendaciones adoptadas por el Comité Asesor sobre Inversiones en su 24a reunión de mayo de 1998 fue la de combinar los antiguos comités internos de crédito y de inversiones en un único comité denominado Comité de Inversiones. Las atribuciones del nuevo Comité son: administrar los activos a corto y largo plazo; asesorar sobre políticas de inversión para cada fondo común de activos; formular estrategias para cada fondo común de activos, con inclusión de la combinación de gestión externa e interna, el número y tipo de gestores externos y los puntos de referencia para dichos gestores, así como las inversiones apropiadas y la composición monetaria de las mismas; y asesorar sobre la política de riesgos de créditos y las transacciones específicas de cobertura y préstamos de tesorería.
Uno de los principales proyectos para mejorar y simplificar los procedimientos de control administrativo y financiero de la FAO es la sustitución de los sistemas administrativos y contables FINSYS/PERSYS, hechos a medida y basados en un ordenador central, que han demostrado ser inadecuados, por un sistema modular basado en Oracle y otros programas informáticos.
El nuevo sistema ha sido concebido para simplificar los procedimientos administrativos y reducir el costo de la administración y del control financiero. Se basa en principios modernos de contabilidad presupuestaria, que requiere que los supervisores directos, es decir los titulares de las asignaciones de créditos, sean plenamente responsables de la utilización de los fondos destinados a sus proyectos y programas. Mejora también la productividad y la eficiencia del proceso de transacción, así como el intercambio de información financiera. El sistema se está aplicando en dos fases; la primera, que se refiere a la corriente financiera, entró en funcionamiento en mayo de 1999 tras la revisión inicial de los manuales financieros, administrativos y operacionales en 1998 y 1999; la segunda, para sustituir PERSYS y el componente de Nóminas de FINSYS, se aplicará más adelante. Está prevista una evaluación minuciosa de los procedimientos, funciones y tareas administrativas después de que el nuevo sistema haya estado en función durante cierto tiempo.
Un aspecto decisivo del proceso de reforma ha sido la amplia instalación de tecnologías modernas de oficina e información en toda la Organización. Esto ha exigido una notable inversión en recursos tanto humanos como financieros, pero es imprescindible para conseguir una descentralización eficiente, así como para mejorar la rapidez y calidad del trabajo en la Sede.
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La utilización de tecnologías de comunicación modernas ha aumentado la eficiencia de la FAO y mejorado su alcance mundial |
De 1994 a 1999, se instalaron en la Sede más de 3 000 nuevas computadoras personales con estaciones de trabajo avanzadas. Estas computadoras, cuya calidad se mejora continuamente con los programas informáticos más recientes, permiten al personal trabajar simultáneamente con distintas aplicaciones, desde el tratamiento de textos y las hojas de datos, hasta el correo electrónico y muchas otras aplicaciones disponibles en la Sede a través de Intranet de la FAO. La instalación de las nuevas estaciones de trabajo y aplicaciones ha ido acompañada de un amplio programa de capacitación en informática para el personal.
Se han introducido gradualmente cambios análogos en el equipo y comunicaciones de las oficinas descentralizadas, lo que ha mejorado mucho el intercambio electrónico de información. Las oficinas descentralizadas utilizan programas informáticos análogos a los empleados en la Sede y pueden acceder a los servicios e información de ésta por medio de Internet. El efecto ha sido una mejora radical en el volumen y la calidad de las comunicaciones dentro de la Organización y una reducción del tiempo necesario para responder a cuestiones críticas. En mayo de 1999, todas las Oficinas Regionales, Subregionales y de Enlace, así como las Representaciones de la FAO, disponían de servicios de correo electrónico, y todas las oficinas, salvo 13, tenían también pleno acceso a Internet y podían por tanto utilizar el sitio de la FAO en Internet y acceder a través de él a la información necesaria. La falta de acceso a Internet en unas pocas oficinas se debe a que no existe un suministrador local de servicios o a la calidad deficiente de los suministradores disponibles.
Donación de computadoras usadasSe supone que las computadoras de escritorio de la FAO tienen una vida útil de cuatro años. En 1998 se instituyó un programa para donar los aparatos que a pesar de funcionar todavía no tienen una capacidad suficiente para los actuales programas informáticos estándar de la FAO. Distribución de computadoras usadas de la FAO en diciembre de 1998
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En 1995, sólo un pequeño número de Representaciones Permanentes ante la FAO tenían direcciones de correo electrónico a las que la FAO pudiera acceder, lo que limitaba la posibilidad de transmitir información a esas Representaciones en forma rápida y poco costosa. Aunque unos pocos países estaban avanzando ya hacia la comunicación electrónica, se decidió ayudar a los países en desarrollo proporcionando a sus Representaciones computadoras usadas, una dirección de correo electrónico y acceso a Internet por medio de un suministrador local de servicios. También se proporcionó capacitación a cierto número de funcionarios de las Representaciones Permanentes y apoyo técnico limitado. Gracias a estas medidas, las Representaciones Permanentes pueden acceder fácilmente a toda la información disponible en el sitio Web de la FAO, así como recibir o bajar documentos electrónicamente, con los correspondientes ahorros de tiempo y dinero tanto para la Organización como para los gobiernos en cuestión. Además, los servicios y equipo proporcionados a las Representaciones Permanentes les permiten acceder a otros servicios a través de Internet, así como utilizar plenamente el correo electrónico.
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