Document d'orientation pour l'accueil conjoint des sessions du Codex

Pour pouvoir accueillir une session du Codex sur son territoire, un pays d'accueil conjoint doit accepter une lettre d'entente et une note sur les obligations émanant de l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture (FAO). Avec la lettre d'entente, le pays d'accueil conjoint accepte les responsabilités opérationnelles et officielles décrites dans la note sur les obligations qui l'accompagne. Le format et le contenu de la lettre d'entente et de la note sur les obligations ne diffèrent pas de ceux établis entre la FAO et les gouvernements hôtes permanents des organes du Codex; toutefois, dans le cas de la formule des hôtes conjoints, la lettre d'entente et la note sur les obligations peuvent comprendre des références spécifiques au soutien du pays hôte étendu au pays d'accueil conjoint.

Une communication efficace entre le pays hôte, le pays d'accueil conjoint et le Secrétariat du Codex doit être maintenue pendant tout le processus afin d'assurer la réussite de la session. Toutes les communications concernant la lettre d'entente et la note sur les obligations doivent être adressées en copie aux parties intéressées, y compris:

• aux ministères pertinents dans le pays d'accueil conjoint;
• au Service central de liaison avec le Codex dans le pays d'accueil conjoint;
• au Service central de liaison avec le Codex dans le pays hôte;
• au Représentant de la FAO dans le pays d'accueil conjoint; et
• au Représentant permanent du pays d'accueil conjoint auprès de la FAO.

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(i)         Débats et décision de recourir à la formule des hôtes conjoints pour une session du Codex: 14 à 24 mois avant la session

Avant de contacter le pays hôte pour un éventuel accueil conjoint, le pays qui envisage l'accueil conjoint devrait examiner les conditions de principe énoncées dans la lettre d'entente et la note sur les obligations afin d'être certain de pouvoir les remplir car le contenu effectif de la note sur les obligations n'est ni négociable, ni modifiable. En d'autres termes, les pays qui envisagent l'accueil conjoint d'une session mais qui ne sont pas en mesure d'accepter les conditions énoncées ne devraient pas poursuivre les démarches pour un accueil conjoint.

Un pays qui envisage l'accueil conjoint d'une session devrait clarifier les rôles et les responsabilités des différents ministères qui seront concernés et obtenir l'autorisation de la section diplomatique de son gouvernement (en général le Ministère des affaires étrangères) pour l'octroi de privilèges et d'immunités à la FAO/OMS et aux participants, par exemple l'octroi de visas à tous les participants. Cela devrait être effectué uniquement à travers les canaux officiels, et non pas dans le cadre d'un dialogue informel.

Ces premières étapes internes pour l'accueil d'une session du Codex devraient être conclues au moins 14 à 24 mois avant la session.

(ii)        Lettre d'intérêt envoyée au Secrétariat du Codex: 12 à 14 mois avant la session

Afin de lancer le processus formel, le pays d'accueil conjoint doit envoyer une lettre d'intérêt au Secrétariat du Codex. Elle doit être soumise dès que le pays hôte et le pays d'accueil conjoint sont parvenus à un accord.

Il n'y a pas de formule type pour la lettre d'intérêt (modèle de lettre disponible ici), mais l'expression de l'intérêt et de la volonté du pays d'accueillir selon la formule des hôtes conjoints une session du Codex doit être claire étant donné qu'elle sera considérée comme une proposition officielle de la part du pays intéressé à l'accueil conjoint. Des informations supplémentaires fournies dans la lettre peuvent se référer à l'accord de base avec le pays hôte, le lieu de la session, l'acceptation d'assumer certaines responsabilités concernant les opérations. Il serait préférable que la lettre d'intérêt soit envoyée au Secrétariat du Codex 12 à 14 mois avant la date prévue pour la session.

(iii)       Le Secrétariat du Codex demande à la FAO de préparer une lettre d'entente et une note sur les obligations: dès réception de la lettre d'intérêt

Dès réception de la lettre d'intérêt, le Secrétariat du Codex demande à l'unité compétente de la FAO de préparer la lettre d'entente et la note sur les obligations. Il y a lieu de noter que ce processus de préparation interne de la lettre d'entente/note sur les obligations peut exiger deux mois. 

En général, le format et le contenu de la lettre d'entente et de la note sur les obligations sont normalisés (voir ici des modèles de lettre d'entente/note sur les obligations) et contiennent les rubriques suivantes:

Partie I - Responsabilités opérationnelles de la FAO

Cette partie de la note sur les obligations énumère les services et le personnel fournis par la FAO pour la session du Codex; elle désigne notamment le secrétaire et le secrétaire adjoint de la session et organise la préparation du projet de rapport et sa distribution dès la clôture de la session.

Partie II - Responsabilités du gouvernement du pays d'accueil conjoint concernant les privilèges et les immunités pour la FAO/OMS et les participants

Cette partie prévoit l'obligation d'octroyer des visas et des immunités à tous les participants et au personnel du Codex. C'est la partie la plus délicate car ces privilèges relèvent généralement du Ministère des affaires étrangères et pas nécessairement du ministère chargé des questions en lien avec le Codex.

Partie III - Responsabilités opérationnelles du gouvernement du pays d'accueil conjoint

Cette partie recouvre les responsabilités opérationnelles, qui comprennent les transports, le lieu de la réunion, l'équipement et les services de traduction et d'interprétation. Dans la note sur les obligations, il est supposé que le pays d'accueil conjoint fournira ces services en coopération avec le pays hôte.

Les dispositions relatives à la coopération ne relèvent pas de la responsabilité de la FAO, ni du Secrétariat du Codex.

NOTE: Le modèle de lettre d'entente/note sur les obligations ne fait pas la distinction entre les termes " hôte " et " hôte conjoint ". Selon l'accord conclu avec la FAO, le gouvernement du pays d'accueil conjoint devient le gouvernement hôte pour la session concernée et doit assumer toutes les responsabilités y afférentes.

(iv)       Lettre d'entente/note sur les obligations envoyées au pays d'accueil conjoint - 10 à 12 mois avant la session

La lettre d'entente, signée par le Directeur général de la FAO (également au nom du Directeur général de l'OMS), est adressée au pays d'accueil via ses voies de communication officielles. Les représentants permanents accrédités auprès de la FAO trouveront des informations supplémentaires sur les voies de communication officielles sur le site web: http://permreps.fao.org

Il y a lieu de noter que la lettre d'entente/note sur les obligations doit être adressée à un ministère autre que celui qui assumera la responsabilité technique ou logistique principale de l'accueil conjoint de la session du Codex (ou le ministère hébergeant le Service central de liaison avec le Codex). Le Service central de liaison avec le Codex dans le pays d'accueil conjoint peut contribuer à faciliter et à rationaliser la correspondance avec les ministères. Conformément aux règles et procédures de la FAO, la préparation et la transmission de la lettre d'entente/note sur les obligations au pays d'accueil conjoint devraient avoir lieu 10 à 12 mois avant la session.

(v)        Examen et signature de la lettre d'entente/note sur les obligations; lettre d'acceptation et conclusion de l'accord: 9 mois avant la session (6 semaines après la réception de la lettre d'entente/note sur les obligations)

Le pays qui envisage un accueil conjoint doit envoyer une lettre d'acceptation (envoyée par la poste ou par télécopie) pour conclure l'accord avec la FAO/OMS. Elle doit contenir une référence claire à la lettre d'entente/note sur les obligations en ce qui concerne les dispositions pour l'accueil conjoint pour la session du Codex concernée. La lettre d'entente est signée par un fonctionnaire autorisé dans le pays d'accueil conjoint qui prendra les engagements nécessaires énoncés dans la note sur les obligations.
Dans des circonstances normales, le pays d'accueil conjoint a 6 semaines pour répondre à la lettre d'entente/note sur les obligations et conclure ainsi l'accord avec la FAO.
Si la lettre d'acceptation n'a pas été signée par un fonctionnaire autorisé dans le pays d'accueil conjoint 9 mois avant la date de la session du Codex, il est possible de programmer la session dans un autre lieu ou à une autre date.

(vi)       Lettre d'invitation accompagnée d'un ordre du jour provisoire - 4 à 6 mois avant la session

Une fois l'accord conclu, le Secrétariat du Codex envoie une lettre d'invitation accompagnée d'un ordre du jour provisoire à tous les membres et observateurs du Codex. Il y a lieu de noter qu'en vertu de l'Article VII.4 du Règlement intérieur de la Commission du Codex Alimentarius " le Directeur général de la FAO et le Directeur général de l'OMS communiquent l'ordre du jour provisoire à tous les membres de la Commission deux mois au moins avant l'ouverture de la session ". Il serait toutefois préférable de le communiquer 4 à 6 mois avant la session du Codex afin de donner aux délégations le temps de prendre les dispositions nécessaires pour participer.

Pays hôte: État Membre de la Commission du Codex Alimentarius désigné par la Commission, qui a manifesté l'intention d'accepter la charge financière et toute autre responsabilité d'un comité ou d'un groupe spécial et auquel il incombe de désigner le président d'un comité.

Pays d'accueil conjoint: Pays, différent du pays hôte, dans lequel se déroule une session du Codex.

Coprésidence: Le pays hôte peut inviter le pays d'accueil conjoint à désigner un de ses hauts responsables comme coprésident pour la session.

Gouvernement hôte: Gouvernement du pays qui a signé une lettre d'entente/note sur les obligations émanant de la FAO pour accueillir une session du Codex dans son pays (il peut s'agir d'un pays hôte ou d'un pays d'accueil conjoint).