Руководство по способам сотрудничества в организации заседаний Кодекса

Для того, чтобы принять участие в организации заседания Кодекса, страна-кандидат должна заключить соответствующий договор (LOA)/соглашение об ответственности (MOR) c Продовольственной сельскохозяйственной организацией Объединенный наций (ФАО). LOA обязывает страну-организатора исполнять обязанности и функции, изложенные в соглашении MOR, на официальном уровне. Форма и содержание LOA/MOR находятся в соответствии с содержанием договора и соглашения между ФАО и назначенным принимающим государством, являющимся органом Кодекса. Причем условия договора/соглашения оговаривают как функции страны-организатора, так и функции принимающего государства в отношении его содействия стране-организатору.

Эффективное взаимодействие между принимающим государством, страной-организатором и Секретариатом Кодекса обеспечивает успешное проведение заседания. В соответствии с условиями LOA/MOR, документы, фиксирующие все формы взаимодействия, должны быть в распоряжении всех заинтересованных в данном процессе сторон. К таким документам относятся:

• Перечень соответствующих Министерств страны-организатора;
• Контактный центр Кодекса в стране, принимающей участие в организации заседания;
• Контактный центр Кодекса в принимающей стране;
• Представительство ФАО в стране, принимающей участие в организации заседания;
• Постоянное представительство страны-организатора в ФАО

(i) Обсуждение и принятие решения об участии в организации заседания Кодекса: за 14-24 месяца до начала заседания.

Прежде чем подать заявку об участии в организации заседания в комитет принимающей страны, страна-кандидат должна внимательно ознакомиться со всеми принципиальными условиями, изложенными в LOA/MOR, для того, чтобы убедиться, что она соответствует всем требованиям соглашения MOR, ибо эти требования являются непреложными и не подлежат никаким изменениям и исключениям. Таким образом, если страна кандидат обнаружит, что не может соответствовать всем условиям, изложенным MOR, ей следует отказаться от участия в организации заседания.

Страна обязана четко обозначить сферу деятельности и границы ответственности различных министерств, которые будут вовлечены в организационный процесс. Особо важным является получение официального разрешения от дипломатического корпуса страны-организатора (как правило, им является Министерство иностранных дел), который бы дал официальную гарантию привилегий членам ФАО/ВОЗ и всем участникам, а именно гарантировал бы получение въездных виз всеми участниками. Такое разрешение должно быть получено на официальном уровне, а не являться частью неформальной договоренности.

Данные предварительные шаги по организации заседания Кодекса должны быть предприняты не позднее, чем за 14-24 месяца до начала заседания.

 (ii) Письмо-заявка в Секретариат Кодекса: направляется за 12-14 месяцев до начала заседания.

Для того, чтобы был запущен официальный процесс рассмотрения вопроса об участии страны в организации заседания, страна-кандидат направляет письмо-заявку в Секретариат Кодекса. Данное письмо направляется после того, как договоренность была достигнута между принимающей страной и страной-организатором.

Письмо-заявка составляется в свободной форме ( см. образец такого письма здесь),однако в нем должны быть отчетливо отражены намерение и готовность страны участвовать в организации заседания Кодекса, так как это письмо будет рассматриваться в качестве официального предложения страны-кандидата в организаторы. Дополнительно в письме заявке может быть указано о достижении взаимной договоренности между принимающей страной и страной-кандидатом, желающей участвовать в организации заседания, предполагаемое место проведения встреч, и о готовности взять на себя ответственность за их организацию. В идеале, письмо-заявка должна быть направлена в Секретариат Кодекса за 12-14 месяцев до начала заседания.

(iii) Секретариат Кодекса направляет запрос в ФАО с просьбой подготовить договор (LOA) и соглашение об ответственности (MOR): сразу после получения письма-заявки от страны-кандидата.

После получения письма-заявки Секретариат Кодекса направляет его в соответствующую службу ФАО с тем, чтобы она подготовила LOA/MOR. Пожалуйста, примите во внимание, что процесс подготовки LOA/MOR внутренней службой ФАО может занять до двух месяцев. Как правило, форма и содержание LOA/MOR являются стандартными (смотрите примеры стандартных LOA/MOR здесь). Основные пункты LOA/MOR включают в себя следующее:

Часть I – обязанности ФАО

В данном разделе MOR перечисляется персонал и услуги, предоставляемые ФАО, для проведения заседания Кодекса, в том числе, назначается Секретарь и Ассистент Секретаря заседания, а также приводится перечень мероприятий по подготовке предварительного отчета и его рассылке после окончания заседания.

Часть II – обязанности страны-организатора, связанные с предоставлением привилегий сотрудникам ФАО/ВОЗ и участникам заседания.

В данном разделе MOR говорится об обязанности страны-организатора дать гарантии предоставления въездных виз и прочих привилегий всем участникам заседания и сотрудникам Кодекса. Данный раздел чрезвычайно важен, так как подобные привилегии обычно находятся в ведении Министерств Иностранных дел, и не обязательно зависят от Министерства, отвечающего за деятельность Кодекса.

Часть III – обязанности страны-организатора, связанные организацией заседания.

В данном разделе MOR говорится о том, что страна-организатор берет на себя ответственность за проведение следующих организационных мероприятий: поиск места проведения заседаний, организация трансферов, обеспечение оборудованием и его транспортировки, оказание услуг по синхронному и последовательному переводу. В соглашении MOR также говорится о том, что все эти услуги страна-организатор оказывает совместно с принимающей страной.

Природа и методы взаимодействия между страной-организатором и принимающей страной лежат вне пределов ответственности ФАО или Секретариата Кодекса.

ПРИМЕЧАНИЕ: Стандартный текст LOA/MOR не различает термины «принимающая страна» и «страна-организатор». Одним из условий подписания соглашения с ФАО является принятие того факта, что правительство страны-организатора берет на себя полномочия и все обязанности правительства принимающей страны, в которой будет проходить заседание Кодекса.

(iv) Договор/соглашение LOA/MOR направляется в адрес страны-организатора за 10-12 месяцев до начала заседания.

LOA обычно подписывает Генеральный директор ФАО (в том числе и от имени Генерального директора ВОЗ). Далее LOA направляют по официальному каналу связи в адрес страны-организатора. Информация об официальных каналах связи доступна аккредитованным Постоянным Представительствам в ФАО. Они могут воспользоваться этой информацией, зайдя на веб-страницу: http://permreps.fao.org

Пожалуйста, примите во внимание, что LOA/MOR могут быть направлены по адресу, отличному от адреса того Министерства, которое напрямую отвечает за логистику и техническую организацию заседания Кодекса (или, например, Министерства, курирующего Контактный центр Кодекса). Контактный центр Кодекса, находящийся в стране-организаторе, может оказывать содействие в пересылке корреспонденции между министерствами. В соответствии с Правилами и Процедурами ФАО, подготовка LOA/MOR и его отправка в адрес страны-организатора должна быть осуществлена за 10-12 месяцев до начала заседания.

(v) Рассмотрение и подписание LOA/MOR ; Письмо о согласии и Подписание Соглашения: за 9 месяцев до начала заседания (через 6 недель после получения LOA/MOR)

Для того, чтобы соглашение между ФАО и страной-организатором было подписано, страна-кандидат должна направить в адрес ФАО письмо о согласии (по почте или по факсу). В письме должна содержаться ссылка на LOA/MOR в части проведения организационных мероприятий страной-организатором указанного заседания Кодекса. Письмо о согласии должно быть подписано уполномоченным официальным лицом страны-организатора, которое возьмет на себя ответственность и обязанности, указанные в MOR. При нормальном течении событий, страна-организатор должна дать ответ в течении 6 недель с момента получения LOA/MOR, и затем заключить договор с ФАО. Если письмо о согласии не было подписано уполномоченным официальным лицом страны-организатора в срок, то есть за 9 месяцев до начала заседания Кодекса, место проведения заседания может быть перенесено в другую страну, либо может быть перенесена дата проведения заседания на более поздний срок.

(vi) Приглашение и Предварительная Повестка дня – за 4-6 месяцев до начала заседания. После того, как соглашение со страной-организатором было подписано, Секретариат Кодекса имеет право рассылать Приглашения и Предварительную Повестку дня всем Членам и участникам Кодекса. В соответствии с Правилом VII.4 «Правил процедуры Комиссии Кодекс Алиментариус», предварительная повестка дня, подписанная Генеральными директорами ФАО или ВОЗ, должна быть направлена всем членам Комиссии не позднее, чем за 2 месяца до открытия заседания. В идеале, повестка дня должна быть разослана за 4-6 месяцев до начала заседания Кодекса, для того чтобы у всех делегаций было достаточно времени ознакомиться с ней и сделать все необходимые приготовления для того, чтобы принять участие в заседании.

Страна-организатор: Страна - член Комиссии Кодекс Алиментариус, назначенная Комиссией и выразившая свою готовность принять на себя финансовую и все другие виды ответственности за проведение заседания Комитета или рабочей группы, и которой вменяется обязанность назначить Председателя Комитета.

Страна – со-организатор: Страна, в которой проводится заседания, при этом она не является страной-организатором.

Со-председатели: Страна-организатор может предложить стране со-организатору назначить своего официального представителя на должность Со-председателя заседания.

Руководство страны-организатора: Руководство страны подписывает договор/соглашение LOA/MOR с ФАО о проведении заседания в своей стране (место проведения заседания может быть как в стране-организаторе, так и в стране – со-организаторе).