要在本国领土共同主持某食典会议，要求共同主持的国家必须与粮食及农业组织缔结一份《协议书》/《责任承担备忘录》。《协议书》将规定共同主持国有义务接受所附的《责任承担备忘录》中规定运行和正式责任。《协议书》/《责任承担备忘录》的格式和内容与粮农组织和食典机构常任主持国政府之间的有关协议相一致，但在有关共同主持的安排方面可能包括主持国对其共同主持国给予支持的内容。

为确保会议成功召开，在整个进程中应始终保持主持国、共同主持国与食典秘书处之间的有效沟通。在《协议书》/《责任承担备忘录》方面，所有通信函件均应抄送有关各方，包括：

• 共同主持国相关部委；
• 共同主持国食典联络点；
• 主持国食典联络点；
• 粮农组织驻共同主持国代表；及
• 共同主持国常驻粮农组织代表。

(i) 对共同主持某次食典会议的讨论和决定：会议前14-24个月

在与可能达成共同主持安排的主持国进行接触之前，意向共同主持国应研究标准《协议书》/《责任承担备忘录》中包含的主要条件，确保其能够满足这些条件，因为《责任承担备忘录》中的实体内容既不容谈判，也不得修改。因此，不能接受《责任承担备忘录》所规定的条件的意向共同主持国不应谋求达成共同主持安排。

有关国家应明确所涉及的不同部委的作用和责任并应专门获得共同主持国政府负责外交事务的部门（通常是外交部）的批准，赋予粮农组织/世卫组织和参会者特权和豁免，例如向所有参会者发放签证。这项工作只能通过官方渠道进行，不能作为非正式对话的一部分。

关于共同主持某次食典会议的这些基本内部步骤应至少提前14-24个月进行。

(ii) 向食典秘书处递交《意向书》：会议前12-14个月

为启动正式研究程序，共同主持国必须向食典秘书处递交一份《意向书》。主持国和共同主持国一经就某项共同主持安排达成合意即应递交《意向书》。

《意向书》的实体内容没有固定格式（意向书范本请参阅此处, 但应明确表达其共同主持某次食典会议的意向和意愿，因为《意向书》将被视为提出申请的共同主持国的正式要约。其他信息可以包括其与主持国达成的基本协议、拟定会址以及同意承担运行责任的意思表示。《意向书》最好能在会议拟定会期之前12-14个月递交与食典秘书处。.

(iii) 食典秘书处要求粮农组织准备《协议书》和《责任承担备忘录》：收到《意向书》之后立即进行

在收到《意向书》之后，食典秘书处应转发至粮农组织相关部门，以便准备《协议书》/《责任承担备忘录》。请注意，粮农组织准备《协议书》/《责任承担备忘录》的内部程序最多可能需要两个月方能完成。一般来说，《协议书》/《责任承担备忘录》的格式和内容是统一的（标准《协议书》/《责任承担备忘录》样本请参阅此处) 并包含下列内容：

第一部分 – 粮农组织的工作责任

《责任承担备忘录》的该部分列明粮农组织为食典会议提供的服务和工作人员，包括指定会议的干事和助理干事，安排起草报告草案以及会议结束后报告的分发。

第二部分 – 共同主持国政府在向粮农组织/世卫组织和参会者授予特权和豁免方面的责任

《责任承担备忘录》的该部分包括向所有参会者和食典工作人员授予签证和豁免的义务。这一点极为重要，因为这些特权通常属于外交部的职责，而未必是负责食典事务的部门。

第三部分 – 共同主持国政府的运行责任

《责任承担备忘录》的该部分涉及各项运行责任，包括提供交通运输、会址、设备和翻译/口译服务方面的便利。《责任承担备忘录》设想共同主持国将与主持国合作提供这些服务。

任何合作安排的性质不属于粮农组织或食典秘书处的责任范围。

注： 标准《协议书》/《责任承担备忘录》文本未对“主持”和“共同主持”这两个术语进行区分。在与粮农组织的协议条款中，共同主持国政府即为该次会议的主持国政府并应承担所有相关责任。

(iv) 《协议书》/《责任承担备忘录》送达共同主持国 – 会议前10-12个月

《协议书》通常由粮农组织总干事签署（同时代表世卫组织总干事），将通过接受该《协议书》的共同主持国官方通讯渠道送交。常驻粮农组织代表可以访问下列网站获取有关官方渠道的信息: http://permreps.fao.org

请注意《协议书》/《责任承担备忘录》的受信人可以是承担共同主持该次食典会议主要技术或后勤责任的部委（或主持食典联络点的部委）以外的部委。共同主持国的食典联络点可以协助便利和简化部委间的沟通。根据粮农组织的规则和程序，《协议书》/《责任承担备忘录》的准备和向共同主持国的送达应在会议前约10-12个月时进行。

(v) 《协议书》/《责任承担备忘录》的审核和签署；《接受书》和协议的缔结：会议前9个月（收到《协议书》/《责任承担备忘录》后6周）

要求意向共同主持国发出一份《接受书》（信函或传真方式均可），完成与粮农组织/世卫组织的协议缔结。该《接受书》应在所指定的食典会议的共同主持安排方面明确提及有关《协议书》/《责任承担备忘录》。《协议书》由共同主持国的一名得到授权的官员签署，该官员将承担《责任承担备忘录》中所做出的承诺。正常情况下，共同主持国应在6周内对《协议书》/《责任承担备忘录》做出答复并与粮农组织缔结协议。如果在食典会议日期前9个月时仍未由得到授权的官员签署《接受书》，那么该次会议应更换会议地点或推迟召开。

(vi) 《邀请信》附带一份《暂定议程》 – 会议前4-6个月。共同主持协议缔结后食典秘书处即可向食典所有成员和观察员发出附带《暂定议程》的《邀请信》。根据食品法典委员会《程序规则》第VII.4条，暂定议程应“由粮农组织或世卫组织总干事在会议开幕前至少两个月发送至食典所有成员。”《暂定议程》最好应在食典会议之前4-6个月发出，以便所有代表团能有充分时间做出参会的必要安排。

主持国： 被食典委任命的成员国，该国表示愿意承担一个食典委员会或特设工作组的经济和其它责任，并有义务任命该委员会的主席。

共同主持国：本身不是主持国，承办某届食典委会议的国家。

共同主持： 主持国可以邀请共同主持国任命在当次会议中的共同主席。

主持国政府： 与联合国粮农组织签订《协议书》/《责任承担备忘录》，在该国承办某届食典会议的国家政府。（可能是主持国或共同主持国）