يتزايد حجم المعلومات والمعارف الزراعية بإطراد: ففي كل عام تنتج المنظمة كمية كبيرة من البيانات والمعلومات وتعالجها لتصبح معارف قابلة للاستخدام. ويتمثل أحد الأهداف الرئيسية لقسم المكتبة ونظم التوثيق في إنتاج وصيانة أدوات خاصة بإدارة المعلومات والمعارف تيسر لا تجميع وإنتاج المعلومات فحسب بل وتوفيرها وتيسير الحصول عليها. ويتطلب ذلك طرقا فعالة وخطوطا توجيهية وإجراءات لتحديد المعلومات والمعارف بطريقة سليمة واقتنائها وإدارتها والاستفادة منها. ويتزايد في مختلف أنحاء العالم استخدام البيانات الشرحية لفهرسة موارد المعلومات الإلكترونية وغير الإلكترونية من أجل استعادتها في بيئة قائمة على الشبكات. وتيسر البيانات الشرحية الحصول على نتائج البحث الشاملة من مختلف قواعد البيانات ومستودعات المعلومات.

وتعتبر مبادرة مواصفات البيانات الشرحية الزراعية و مشروع خدمة تبويب المعرفة في مجال الزراعة من المبادرات المعترف بها دوليا التي تهدف إلى تحسين المواصفات على المستوى العالمي وهي المبادرات التي يضطلع فيها قسم تبادل المعارف وبناء القدرات بدور نشط.

وقامت المنظمة بتطوير نظم المصطلحات للمساعدة في فهرسة وتصنيف المعلومات مثل المعجم الزراعي المتعدد اللغات - AGROVOC، و مسرد المنظمة متعدد اللغات و مصطلحات منظمة الأغذية والزراعة ويجري تحديثها بصورة متواصلة لكي تعكس الطابع المتطور لقطاعي الزراعة والتنمية.

وتمثل مجموعة أدواة إدارة المعلومات برنامجا للتعلم عن طريق البريد الإلكتروني وضعته المنظمة وشركاؤها لتدريب الأفراد على الإدارة الفعالة للمعلومات الزراعية بما في ذلك تطبيق المواصفات والمعايير. ويروج النظام العالمي للإعلام عن العلوم والتكنولوجيا الزراعية (أجريس) لعمليات توحيد المواصفات من خلال الأعضاء فيه الذين يقومون بفهرسة المراجع والبيانات والمعلومات كاملة النصوص في قواعد بيانات أجريس باستخدام مجموعة من المواصفات سابقة التحديد.

ويشارك قسم المكتبة ونظم التوثيق في جهود التوحيد الدولية (مبادرة مجموعة دبلن الأساسية - التعاون مع وكالات الأمم المتحدة الأخرى والمكتبة الزراعية القومية التي تشكل جزءا من وزارة الزراعة في الولايات المتحدة والمنظمة الدولية للمكاتب الزراعية للكومنولث وموفري المعلومات الآخرين في مجال الزراعة) لزيادة تيسير الحصول على المعلومات من خلال شبكة الإنترنت.

ويشارك قسم المكتبة ونظم التوثيق بنشاط في توفير الدعم للبلدان الأعضاء لتبادل البيانات بصورة فعالة مع المنظمة وبصفة أكثر عمومية دعم جهود التوحيد. وفي هذا المجال، تتمتع نظم استرجاع المعلومات المؤسسية لدى المنظمة مثل كشاف معلومات المنظمة ومستودع الوثائق المؤسسية في المنظمة ونظام معلومات الملامح القطرية ورسم الخرائط ذات الصلة القدرة على إخراج البيانات بأسلوب XML باستخدام تعاريف نمط الوثائق الموحدة لتيسير تبادل البيانات وإعادة استخدام المعلومات.

كذلك، فقد وضع القسم إجراءات ومواصفات للاستخدام الرقمي للمعلومات وإصدار المعلومات في شكل إلكتروني مما يتيح استخدامها حاليا في إعداد نسخ إلكترونية من مطبوعات المنظمة. وتعتبر هذه الإجراءات والمواصفات جزءا أساسيا من نشاطات بناء القدرات في قسم المكتبة ونظم التوثيق في البلدان الأعضاء.