Démarrer et cultiver un réseau ou une communauté de partage des connaissances peut être à la fois simple et complexe. Simple parce que parfois, toutes les conditions sont en place et qu’en tant que coordinateur du réseau ou de la communauté, vous n’avez presque rien à faire. Complexe parce que l'exact contraire peut parfois se produire. En effet, en tant que facilitateurs et coordonnateurs de réseaux/ communautés, nous avons un gros travail à accomplir dans les coulisses avant que le réseau/ la communauté ne soit utile à ses membres et à l'organisation.
La Revue des réseaux de connaissances thématiques de la FAO de 2009 a dévoilé les recommandations exposées ci-dessous pour démarrer et cultiver les réseaux et les communautés dans et à partir du contexte de la FAO. Par ailleurs, une liste de contrôle sur les réseaux/ communautés de partage des connaissances a été développée en s'appuyant sur ces recommandations, répondant ainsi aux besoins du contexte de la FAO.
Ces recommandations sont également résumées dans ce dépliant.
- Un soutien à tous niveaux - Des ressources suffisantes (humaines et financières, développement du personnel, formation) devraient être fournies par les managers afin de créer les conditions adéquates pour que les réseaux/ communautés de connaissances soient efficaces et durables. En outre, les managers devraient être conscients de l'importance du rôle des réseaux/ communautés de connaissances dans la performance de l'organisation, ils devraient donc non seulement offrir leur soutien, mais aussi encourager les membres du personnel qui souhaiteraient démarrer et participer aux réseaux et communautés. Les managers doivent comprendre que pour réussir, le réseautage de connaissances a besoin d’un « leadership-serviteur ». S’ils en sont conscients, ils soutiendront à la fois tacitement et explicitement le travail effectué à travers les réseaux et les communautés de partage des connaissances. En ce sens, le leadership-serviteur -c’est à dire la façon de diriger permettant et encourageant le réseautage de connaissances, la collaboration et l'innovation- souligne le rôle du chef au service des ressources (humaines, financières et autres) que l'organisation possède. Les leaders-serviteurs sont essentiellement des facilitateurs, ils sont au service des autres sans pour autant perdre de vue la réalisation des résultats en ligne avec les valeurs et l'intégrité de l'organisation. (source: Wikipedia)
- S’assurer de la juste diversité des membres – La Revue a montré que le succès des réseaux et des communautés de la FAO est dû à une composition mixte et diversifiée. L’adhésion devrait, si possible, être au moins en partie externe. Si la diversité des membres est importante, elle n’est pas nécessairement une garantie de réussite. Plusieurs communautés de pratique informelles internes à la FAO fonctionnent bien.
- Soutenir la demande – les réseaux et communautés devraient être créés comme une réponse à un besoin réel et articulé, plutôt que d'une manière top-down. La direction devrait envisager l'opinion du personnel à cet égard.
- Garantir une étude de faisabilité - Des consultations devraient être organisées avec les membres d’un éventuel réseau ou communauté pour établir une étude de faisabilité de ce réseau/de cette communauté avant que des mesures ne soient prises pour l’appuyer et/ou en concevoir les solutions technologiques.
- Garantir une facilitation continue – Des services de facilitation doivent être fournis en conformité avec les besoins du réseau. La facilitation est la clé de la formation des réseaux, de leur maintien ainsi que de leur réussite. Pour atteindre cet objectif, davantage de personnel doit être formé à la facilitation.
- Reconnaître que la taille unique ne convient pas à tous - Des méthodologies et des technologies appropriées devraient être sélectionnées pour les différents réseaux et communautés. Les réseaux et communautés ont besoin d'avoir des technologies et des méthodologies qui leur soient adaptées plutôt que l'inverse. Des ressources doivent être allouées à la formation du personnel impliqué dans les réseaux et les communautés de connaissances. Une formation devrait être dispensée en matière de facilitation (essence et nature des réseaux et des communautés) et dans le choix et le développement de la technologie appropriée.
- Reconnaître le temps que le personnel y consacre – Les mangers doivent suffisamment reconnaitre la participation et la contribution du personnel aux réseaux et communautés de connaissances. Des mécanismes d'incitation doivent être mis en place pour encourager le personnel à entrer en contact avec les membres de leurs unités ainsi qu’à partager l'information et les connaissances afin d'apprendre et de mieux travailler ensemble.
- Promotion - Les réseaux de connaissances et les communautés devraient être favorisés au sein de l'organisation. Si un réseau et/ou une communauté existe et est un succès, le personnel doit le savoir et en saisir la valeur et la contribution. Des expériences de promotion de réseau/communauté devraient être partagées entre les réseaux de connaissances ainsi qu’entre les commanditaires et facilitateurs des communautés.
- Surveillance et évaluation - Il devrait y avoir une surveillance et une évaluation continues des réseaux de connaissances. Des enseignements devraient être tirés afin d'améliorer continuellement la mise en réseau des connaissances de la FAO.
