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Les archives de la FAO sont gérées par l’Unité des registres et des archives, AFSI (Division des services administratifs) créée en 1957, responsable de l’établissement de méthodes, normes et procédures pour la gestion et le classement des registres et archives.
Les archives de la FAO se composent de: - 2,000 mètres linéaires de registres sur support papier;
- Plus de 2,500 bobines de microfilms 16 mm, échelle de réduction 24:1 (peu de registres ont été microfilmés en format 35 mm);
- 500,000 documents scannés, en format TIFF comprimé (noir et blanc), il s’agit des documents les plus importants ou les plus souvent consultés des archives sur support papier. Au cours de la prochaine décennie, si des fonds seront disponibles, l’Organisation entend numériser toutes ses archives (collection de documents-papier et sur microfilms).
- Matériels audiovisuels et articles commémoratifs.
Les archives de la FAO conservent des documents périmés du Siège, des bureaux régionaux et des bureaux des représentants de la FAO et témoignent du développement et de l’histoire administrative de l’Organisation, de ses politiques et de ses programmes et méthodes de travail.
Les compte rendus, les procès-verbaux, les accords ayant une importance juridique, administrative ou financière sont aussi conservés dans les Archives, ainsi que les registres de plusieurs organismes ayant précédé la FAO (par exemple, l’Institut international de l’agriculture, IIA, ou le Centre international de sylviculture, CIS), des organisations ou des agences des Nations Unies, dont les fonctions ou les avoirs ont été transférés à la FAO.
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