Programa 5G: Servicios lingüísticos y de reuniones y protocolo
| Entidad de programa (EP) | Calendario | Título |
|---|---|---|
| 5GP01 | 2006-2011 | Correspondencia oficial |
| 5GP02 | 2006-2011 | Programación de reuniones en la Sede y sobre el terreno |
| 5GP03 | 2006-2011 | Prestación y supervisión de los servicios lingüísticos de la FAO |
| 5GP04 | 2006-2011 | Servicios de protocolo y enlace con los Representantes Permanentes |
5GP01: Correspondencia oficial
Problema que se desea abordar:
498. La tramitación puntual de todas las comunicaciones oficiales entre la Organización y los Estados Miembros relativas a las políticas y a todos los períodos de sesiones programados es de gran importancia a la hora de garantizar que los procesos correspondientes se realizan con transparencia y de acuerdo con las normas y prácticas establecidas. De acuerdo con el Boletín del Director General 96/12 y la Sección 120 del Manual de la FAO, la Dirección de Asuntos de la Conferencia, el Consejo y el Protocolo (GIC) es también el centro de coordinación que cubre las relaciones en la esfera de las políticas con las organizaciones intergubernamentales (OIG) no pertenecientes al sistema de las Naciones Unidas (con excepción de las instituciones de financiación). El objetivo fundamental del centro de coordinación correspondiente a esta entidad es fomentar e incrementar la cooperación, la coordinación y las asociaciones con tales organizaciones.
Beneficios previstos:
499. Garantizar que todas las comunicaciones dirigidas a los Estados Miembros se tramitan con gran precisión y puntualidad, haciendo un mayor uso de nuevas tecnologías. Garantizar que todas las organizaciones intergubernamentales que mantienen relaciones oficiales con la FAO sean consultadas adecuadamente o informadas acerca de las políticas elaboradas por la FAO. Asegurar que se dispone de una información actualizada sobre las relaciones entre la FAO y las organizaciones intergubernamentales.
Producto(s) principal(es)/Indicador(es)
- Gestión de toda la correspondencia oficial, incluida la de la oficina del Director General
- Número de cartas circulares
- Número de cartas de acuerdo relacionadas con reuniones de la FAO
- Gestión de una base de datos de documentación y referencia para organizaciones intergubernamentales y tramitación de correspondencia relativa a reuniones externas
- Número de invitaciones a reuniones recibidas de organizaciones intergubernamentales
- Número de organizaciones intergubernamentales referenciadas en la base de datos
5GP02: Programación de reuniones en la Sede y en los países
Problema que se desea abordar:
500. La buena organización de las reuniones es un factor esencial en el proceso de toma de decisiones y elaboración de medidas de una organización intergubernamental. Se necesita una adecuada coordinación y supervisión, teniendo en cuenta todos los factores que inciden en la organización de estas reuniones, evitando los solapamientos y garantizando que los servicios habituales se prestan de la forma oportuna.
Beneficios previstos:
501. Garantizar que las reuniones de la FAO se organizan de acuerdo con las normas establecidas y que se planifican en consecuencia los recursos necesarios. La planificación eficiente de las reuniones puede llevar a minimizar los recursos necesarios para su cobertura.
Producto(s) principal(es)/Indicador(es)
- Programación y planificación de las reuniones de la FAO en la Sede y en los países y de la documentación correspondiente
- Proporción de peticiones de procesado de documentos totalmente gestionadas a través del sistema apropiado (E-DPR)
- Satisfacción del personal participante en reuniones con las disposiciones de programación
- Coordinación y supervisión de instalaciones y servicios para las reuniones en la Sede y prestación de apoyo a las reuniones celebradas en los locales de la FAO en las que ésta no participa
- Número de reuniones organizadas no correspondientes a la FAO
- Satisfacción del usuario (encuestas)
5GP03: Prestación y supervisión de servicios lingüísticos de la FAO
Problema que se desea abordar:
502. La prestación de los servicios lingüísticos requeridos es fundamental en el cumplimiento del programa de labores de la Organización, que incluye facilitar los procesos de adopción de políticas en los que toman parte los Miembros. En términos más generales, la entidad apoya la aplicación de la política de idiomas de la FAO definida por los órganos rectores.
Beneficios previstos:
503. La traducción de todos los documentos de las reuniones y de otros productos, los servicios de interpretación para las reuniones y la impresión de documentos suministrados puntualmente y conforme a los criterios de calidad más elevados; garantizar que se aplica adecuadamente la política de idiomas de la FAO.
Producto(s) principal(es)/Indicador(es)
- Servicios de apoyo lingüístico y terminológico
- Número de nuevos conceptos técnicos y títulos añadidos a la base de datos FAOTERM
- Número medio de visitas mensuales del sitio Web de terminología de la FAO
- Porcentaje de documentos procesados utilizando tecnologías de traducción asistida
- Servicios de traducción para documentos de reunión, determinadas publicaciones principales y otros documentos sin relación con reuniones
- Porcentaje de trabajo subcontratado a traductores externos en relación con el trabajo realizado por personal interno
- Número total de palabras traducidas
- Satisfacción del usuario
- Servicios de interpretación en la Sede y en los países
- Número de días de interpretación
- Porcentaje de sesiones de interpretación cubiertas por intérpretes internos de plantilla
- Servicios de imprenta para documentos de reunión, determinadas publicaciones principales y otros documentos sin relación con reuniones
- Número total de páginas impresas
- Tasa de utilización del equipo
- Número de títulos y copias impresos por encargo
5GP04: Servicios de protocolo y enlace con los Representantes Permanentes
Problema que se desea abordar:
504. Es esencial que todas las representaciones permanentes acreditadas ante la FAO, tanto en Roma como en otros lugares, puedan contar con un primer punto de contacto. Debe mantenerse una conexión constante con los Estados Miembros y sus respectivos grupos regionales. En el marco del Acuerdo sobre la Sede, también es necesaria una estrecha relación con el país anfitrión en lo referente al apoyo administrativo y las inmunidades y privilegios para el personal de la FAO y del PMA, así como para las misiones independientes acreditadas ante la FAO.
Beneficios previstos:
505. Garantizar que las actividades de protocolo se realizan de acuerdo con las normas establecidas.
Producto(s) principal(es)/Indicador(es)
- Prestación y seguimiento de servicios de protocolo a las representaciones permanentes y a las reuniones de los Miembros, así como mantenimiento de una base de datos ministerial
- Número de visitas oficiales que precisan de servicios de protocolo
- Expedición y renovación de pasaportes de las Naciones Unidas, tarjetas de identidad y visados
- Número de documentos administrativos emitidos/procesados
- Reuniones de grupos regionales
- Número de reuniones y presentaciones organizadas para los Representantes Permanentes