En la mayor parte de los sistemas de certificación forestal, los requisitos específicos para la buena gestión forestal se presentan en un sistema jerárquico de principios, criterios e indicadores. Los principios ofrecen un marco general y establecen un concepto de gestión forestal sostenible. Los criterios son categorías de condiciones o procesos mediante los que se puede evaluar la gestión forestal sostenible, y cada criterio se caracteriza por una serie de indicadores que se pueden controlar a fin de evaluar los cambios en el tiempo.

El proceso mediante el que los organismos de certificación han desarrollado sus principios, criterios e indicadores ha sido distinto. En 1994, el FSC definió diez principios generales y los criterios asociados que constituían el marco en el que los grupos nacionales podían desarrollar los indicadores y verificadores especificando las normas nacionales y subnacionales a través de procesos con múltiples partes interesadas.

El PEFC aprobó una definición de gestión forestal sostenible que se desarrolló en la Conferencia Ministerial sobre la Protección de los Bosques en Europa celebrada en 1993 (y posteriormente adoptada por la FAO). El PEFC complementa sus principios, criterios e indicadores derivados de procesos intergubernamentales reconocidos a nivel mundial con los requisitos adicionales de los sistemas nacionales preparados con la participación de las principales partes interesadas —incluidos los propietarios y los responsables de la gestión de los bosques— y ratificados por el Consejo del PEFC.

En términos generales, las normas de certificación se elaboran, examinan y revisan en consulta con las partes interesadas. Las normas de alcance mundial se pueden adaptar a las condiciones nacionales; por ejemplo, el FSC adapta sus normas de alcance mundial a través de una red de grupos de trabajo nacionales.

A pesar de las diferencias en el alcance, el contenido y los procedimientos, todos los programas de certificación forestal fiables han de cumplir las leyes y los reglamentos vigentes, proteger la biodiversidad, las especies amenazadas y los hábitats silvestres, respetar niveles sostenibles de aprovechamiento, proteger la calidad del agua, respetar los derechos de la población local y los empleados, así como la viabilidad económica de las operaciones forestales, contar con un plan de gestión adecuado y realizar un seguimiento de las operaciones. Además, los certificadores han de llevar a cabo un resumen de las auditorías que se pondrá a disposición del público y establecerán mecanismos de interposición de quejas y apelaciones.

El FSC y el PEFC tienen enfoques diferentes. El FSC emplea un sistema para acreditar a certificadores, que son los responsables de auditar las operaciones forestales, evaluar el cumplimiento de las normas del FSC (desarrolladas a nivel nacional o subnacional) y emitir sus certificados correspondientes. Las empresas forestales y los grupos de las unidades de gestión forestales certificadas de esta manera  pueden utilizar la etiqueta del FSC en sus productos. En cambio, el PEFC ratifica los sistemas de certificación nacionales (por ejemplo, el Sistema Australiano de Certificación Forestal y el Programa Brasileño de Certificación Forestal), los cuales desarrollan sus propias normas de certificación y acreditan a sus certificadores. Las operaciones forestales certificadas de este modo pueden utilizar la etiqueta del PEFC en sus productos.

El proceso de acreditación empleado por el FSC y los sistemas nacionales de certificación conllevan una combinación de auditorías sobre el terreno y en la oficina, y están formulados para garantizar que los certificadores observan las normas y los procedimientos estipulados y trabajan para lograr un alto nivel uniforme. Todos los sistemas nacionales que desean obtener el reconocimiento del PEFC llevan a cabo una evaluación independiente para asegurar el cumplimiento de las referencias de sostenibilidad de dicho Programa. Si bien el FSC y el PEFC adoptan enfoques diferentes, ambos constituyen organizaciones marco diseñadas para garantizar normas de certificación uniformes.

Los solicitantes han de seguir los siguientes pasos para demostrar el pleno cumplimiento de las normas  específicas de certificación de la gestión forestal, si bien la secuencia y la profundidad de los pasos puede variar entre los distintos sistemas y operaciones:

• Preparación. El responsable de la gestión forestal (“operador”) recaba información sobre la certificación hablando con las personas pertinentes y de otras fuentes (por ejemplo, en Internet).
• Establecimiento de contactos. El operador se pone en contacto con los posibles certificadores, quienes ofrecen información detallada sobre los requisitos y el proceso de certificación — basándose en la información suministrada por el operador— y estiman sus costos para certificar la operación.
• Decisión. El operador determina la inversión general necesaria para alcanzar los requisitos de certificación y los beneficios que se podrían esperar. A partir de esta base, decide si la certificación es de su interés, y, en caso afirmativo, el sistema de certificación y el certificador que podrían ser más adecuados.
• Contrato. El operador y el certificador seleccionado firman un contrato formal.
• Auditoría preliminar. Una vez contratado, el certificador controla la documentación pertinente para asegurar que se han cumplido los requisitos de documentación de la norma de certificación.
• Evaluación in situ. Un equipo de expertos seleccionado por el certificador lleva a cabo una evaluación detallada in situ, mediante la cual se controlan las operaciones forestales y se consulta a las partes interesadas pertinentes, también a los empleados y a la población local. El equipo elabora un informe sobre el rendimiento del operador de conformidad con las normas correspondientes.
• Ajustes. Basándose en las conclusiones del equipo de expertos, puede que el operador haya de ajustar su operación a fin de garantizar que cumple las normas de certificación. Estos ajustes se suelen denominar “medidas correctoras importantes”. Asimismo, el equipo de expertos puede recomendar la adopción de otras medidas para mejorar el rendimiento durante el período de certificación, también denominadas “medidas correctoras de menor importancia”.
• Emisión del certificado. Una vez adoptadas las medidas correctoras importantes de modo satisfactorio para el certificador, se emite un certificado de gestión forestal al operador. Normalmente, estos certificados son válidos para varios años.
• Auditorías de verificación. Para garantizar el cumplimiento de la norma durante el período de validez del certificado y asegurarse de que se están adoptando las medidas correctoras de menor importancia especificadas, la mayoría de los sistemas de certificación exigen una auditoría anual de verificación y puede que se recomiende la adopción de nuevas medidas correctoras. En el caso de que no se cumplan los requisitos se puede suspender la certificación.
• Renovación. Al expirar la certificación se lleva a cabo una nueva auditoría para renovarla.

La certificación de la cadena de custodia garantiza que la madera, la fibra de madera o los productos forestales no madereros contenidos en un artículo o línea de productos se originan en bosques certificados. Permite a las empresas etiquetar sus productos, lo que a su vez permite a los consumidores identificar y elegir los productos que sustentan la gestión responsable de los bosques. En el sistema del PEFC, la certificación de la cadena de custodia se integra en el certificado de gestión forestal; en el FSC, los dos tipos de certificados tienen normas independientes, pero pueden combinarse en un certificado conjunto cuando proceda (por ejemplo, cuando un operador está integrado verticalmente).

Existen dos mecanismos para rastrear el origen de los productos forestales. Uno implica la estricta separación de la materia prima certificada y la materia prima no certificada en todas las fases del proceso de producción. En el otro, los certificadores permiten la mezcla de materia prima certificada y materia prima no certificada o materias de bosques recuperados bajo procedimientos controlados con objeto de evitar la incorporación de materia procedente del aprovechamiento ilegal. La certificación de la cadena de custodia puede ser obtenida por una empresa individual, un grupo de operaciones integrado por varias empresas más pequeñas y empresas más grandes que actúan en múltiples emplazamientos. Para que un producto pueda obtener la certificación de la cadena de custodia, todas las entidades a lo largo de la cadena de suministro deben poseer un certificado. Todos los procedimientos de certificación de la cadena de custodia han de contar con sistemas de control y presentación de informes supervisados y administrados de manera central y común, de manera que los certificadores puedan evaluar las operaciones involucradas o los lugares utilizando un enfoque de muestreo.

Dado que los certificadores han de realizar visitas de auditoría anuales y preparar la documentación independientemente de la envergadura de la operación, el costo de la certificación forestal para las pequeñas y medianas empresas (PYME), sobre todo en las operaciones tradicionales o comunitarias, puede ser superior a los beneficios. Además, las empresas más grandes suelen tener una ventaja competitiva con respecto a las PYME en los mercados, en los que la certificación puede ser un requisito previo a la participación, lo que se suma a los obstáculos que las PYME han de enfrentar al certificar sus operaciones. En un esfuerzo para conseguir que la certificación sea asequible para los propietarios forestales más pequeños, algunos certificadores ofrecen procedimientos simplificados que resaltan la participación de los grupos de interés locales en lugar de los nacionales. Asimismo, es posible certificar varias operaciones pequeñas a la misma vez (“certificación de grupo de la gestión forestal”), lo cual reduce considerablemente los costos. No obstante, numerosos operadores en pequeña escala dependen de organizaciones públicas y privadas para sufragar algunos de los costos que comporta seguir el proceso de certificación y cumplir las normas requeridas para ello.

La certificación de la gestión forestal se aplica a todo el sistema de gestión forestal de un operador. Por consiguiente, todos los productos y los servicios generados en una superficie certificada de gestión forestal tienen la posibilidad de contar con la etiqueta del certificador, también los productos forestales no madereros. Algunas iniciativas nacionales han redactado normas específicas para los productos forestales no madereros, y algunas de ellas han sido aprobadas por el FSC y el PEFC.