Conseil

Le rapport ci-joint du Corps commun d’inspection est précédé des observations du Directeur général. Celles du Comité administratif de coordination (CAC) seront portées à l’attention des organes directeurs dès qu’elles seront connues.

Observations du Directeur général de la FAO sur le rapport 97/5 du CCI:
"L’externalisation en tant qu’impératif de compétitivité pour les organismes
des Nations Unies"

Généralités

L’externalisation de divers services administratifs (entretien, restauration, etc.) est une pratique courante de certaines organisations depuis quelques temps. Mais récemment, dans le cadre d’un examen des fonctions et compétences de base par rapport aux fonctions accessoires, il a été envisagé d’externaliser d’autres fonctions. Ainsi, un certain nombre de sociétés se sont dotées de la capacité d’offrir des services liés à la comptabilité. Cependant, de tels services externalisés ne sont peut-être pas disponibles de façon uniforme partout dans le monde et le rapport ne souligne pas ce point.

Souvent, la nature complexe des questions dont s’occupent les organisations du système des Nations Unies est un autre obstacle à l’externalisation de fonctions de base, et ce point n’est pas suffisamment mis en lumière dans le rapport. En outre, les contrats passés avec des fournisseurs de services peuvent lier le client pendant une longue période, et rien ne pousse vraiment ces sociétés à modifier leurs systèmes lorsque les organisations clientes veulent ou doivent innover.

La FAO estime donc que l’externalisation de fonctions de base devrait être envisagée de façon pragmatique. En effet, l’externalisation n’est pas considérée comme un "défi", mais comme un instrument permettant d’assurer des services plus efficaces et moins coûteux ou, en termes généraux, d’améliorer la gestion des ressources dans des cas bien justifiés.

Conclusions et recommandations

• Conclusion A: on a tendance à considérer l’externalisation comme une sorte de "remède miraculeux" qui résoudra les problèmes financiers du système des Nations Unies grâce à des améliorations d’efficacité, qui permettront de faire plus d’économies. Si l’externalisation permet effectivement de faire des économies, certains problèmes y sont toutefois associés, tels ceux mentionnés ci-dessus, et les décisions de politique générale devraient en tenir dûment compte.

• Conclusion B: s’il n’existe pas de politique générale d’externalisation pour l’ensemble du système des Nations Unies, il ne semble pourtant pas approprié de dire que son utilisation "n’est pas guidée". Pour sa part, la FAO a soigneusement examiné tous les aspects pertinents avant d’envisager l’externalisation de fonctions spécifiques.

• Conclusion C: les termes utilisés semblent impliquer que les organisations du système des Nations Unies ne reconnaissent pas l’importance de la concurrence ou ne se préoccupent pas assez de la rentabilité. En effet, les réductions budgétaires persistantes ont fait de la rentabilité un aspect de plus en plus important de la livraison des programmes approuvés et l’une des premières préoccupations en matière de gestion.

• Conclusion D: les problèmes potentiels identifiés par les inspecteurs sont importants et il faudrait en tenir compte chaque fois que l’on envisage d’externaliser des fonctions, surtout en ce qui concerne les incidences sur la gestion des ressources humaines. Il aurait peut-être fallu accorder davantage d’importance à ces points dans le rapport.

• Conclusion F: la FAO ne considère pas que l’existence d’un "facilitateur" haut placé soit une condition nécessaire pour qu’une attention adéquate soit accordée à l’externalisation.

• Conclusion G: les organisations des Nations Unies pourraient effectivement améliorer les échanges d’informations et la coordination en matière d’externalisation, notamment entre organisations situées dans un même lieu et pour des services requis en commun.

Recommandations

Il est observé que pratiquement toutes les recommandations suggèrent que les organes directeurs devraient imposer certaines exigences aux administrations des diverses organisations ou demander l’établissement de rapports représentant une tâche assez lourde. Les organes directeurs de la FAO n’ont pas indiqué qu’ils souhaitaient participer à ce type de microgestion.

L’élaboration d’une politique générale pour déterminer les cas dans lesquels l’externalisation est souhaitable pourrait être utile pour permettre d’y avoir plus souvent recours pour des projets et dans d’autres situations que celles qui sont communément envisagées (c’est-à-dire les services de restauration au Siège, les services d’entretien, etc.), mais il n’est pas considéré opportun de faire peser sur les organes directeurs la charge de fournir des informations administratives et procédurales détaillées, comme le suggèrent les recommandations 3 ou 7.

En ce qui concerne la recommandation 4, il pourrait être envisagé de fournir ce type d’informations lorsqu’on entreprend un nouvel exercice d’externalisation d’une certaine ampleur (par exemple la récente suppression de la Division des publications de la FAO et le passage à l’impression extérieure), afin de définir clairement les coûts et les avantages des nouveaux arrangements.

Pour ce qui est de la recommandation 5, il semble, à nouveau, qu’une intervention des organes directeurs ne serait pas appropriée. Toutefois, ce point est important et il est nécessaire de faire (comme à la FAO) des efforts pour réduire au minimum toute incidence sur le personnel.

Au sujet de la recommandation 6, le CAC devra évaluer jusqu’où il souhaite aller dans cette direction. Ainsi qu’on l’a noté plus haut, les approches conjointes pourraient avoir certains avantages, notamment pour les institutions situées dans un même lieu.

Autres points spécifiques

• Introduction - par. 11: La FAO avait en effet suggéré au CCI deux thèmes précis, et non pas un examen complet de l’externalisation.
• Problèmes potentiels - par. 47 à 63: Le rapport mentionne à de nombreuses reprises la démoralisation du personnel en général. Pourtant, à la FAO, par exemple, l’externalisation de certains services administratifs a été entreprise de façon systématique au milieu des années 80 avec de bons résultats, grâce à l’attachement du personnel à son travail.