إجراءات تقديم العطاءات والتعاقد

المنظمة ملتزمة بمراعاة المنافسة والشفافية في شراء البضائع. وفي طلبات التوريد التي من المتوقع أن تتجاوز قيمتها 000 5 دولار أمريكي، تنص الإجراءات على دعوة عدد من الموردين إلى تقديم عطاءات. ولا تلجأ المنظمة إلى العطاءات العامة أو المفتوحة إلا في ظروف محددة جدا.

وتتم عملية التوريد إما بموجب أوامر توريد في حالة البضائع والسلع أو بموجب عقود في حالة الأشغال أو الخدمات.

ويكون توريد البضائع بموجب عطاءات، ويجب أن تكون العطاءات في مظاريف مغلقة إذا كانت قيمتها تتجاوز 000 25 دولار أمريكي. وترسل المظاريف المغلقة إلى مكتب المفتش العام بالمنظمة وتفتح بواسطة لجنة فتح المظاريف. وتعطى أوامر التوريد لأدنى عطاء يلبي المواصفات، ما لم ينص على غير ذلك في طلب تقديم العطاءات. ويجوز في حالات الطوارئ اعتبار شروط التسليم هي العامل الرئيسي في اختيار الموردين، ويُنص على ذلك في طلب تقديم العطاءات.

وتبرم العقود الخاصة بالأشغال والخدمات استنادا إلى اقتراحات فنية أو عروض أسعار. وتقدم الاقتراحات الفنية على كراسات الشروط التي تعدها المنظمة وتحدد فيها طبيعة الخدمات المطلوب توريدها ودعوة الموردين إلى تقديم مقترحاتهم الفنية والمالية في مظروفين منفصلين، ويتم فتح مظاريف المقترحات الفنية وتقييمها وترتيبها قبل فتح مظاريف المقترحات المالية. ويمنح عقد التوريد للشركة التي تتقدم بأفضل مقترحات فنية إذا كانت في حدود ميزانية المشروع. أما اذا لم تكن فى حدود ميزانية المشروع، فيمكن النظر في منح العقد للشركة التي تقدمت بثاني أفضل مقترحات فنية. أما عروض الأسعار فتكون في العطاءات التي حددت المنظمة مواصفاتها الفنية ويكون مطلوبا من الشركات تحديد أسعار لتقديم الخدمات المطلوبة. وفي هذه الحالة، يكون التعاقد استنادا إلى السعر في المقام الأول.

وفي جميع الحالات، يتم إخطار الشركات التي لا يرسو عليها العطاء، ولكن المنظمة لا تفصح عن أسماء الشركات التي رست عليها العطاءات.

شروط الدفع

في حالة أوامر التوريد، يتم سداد المستحقات عادة خلال ثلاثين يوما من تلقي فاتورة مرفقا بها جميع مستندات الشحن وتقارير التفتيش المطلوبة. ولا تأخذ المنظمة بنظام سداد دفعات مقدمة أو إصدار خطابات ائتمان.

وشروط سداد المستحقات في حالة العقود تحددها طبيعة الخدمات المقدمة. وفي حالة العقود الخاصة بالأشغال والخدمات، يجوز سداد مبالغ تحت الحساب ولا تتجاوز 20 في المائة من قيمة العقد بعد تقديم ضمانات مصرفية.