La FAO se compromete a adquirir bienes de una manera transparente y competitiva. Para todas las operaciones de compra que se prevé superarán los 5 000 dólares EE.UU., los procedimientos competitivos se basan en cartas de invitación dirigidas a los posibles proveedores seleccionados para que presenten ofertas. La FAO no recurre a procedimientos de licitación pública o abierta salvo en circunstancias muy limitadas.

Las adquisiciones se llevan a cabo mediante órdenes de compra para los bienes y productos o mediante contratos por obras y servicios.

Los bienes se adquieren sobre la base de ofertas que, en caso de que superen los 25 000 dólares EE.UU., deberán presentarse en sobre cerrado. Estas ofertas cerradas se envían a la Oficina del Inspector General de la FAO y las abre un Grupo de Apertura de Licitaciones. Las órdenes de compra se adjudican al mejor postor que satisfaga las condiciones, a menos que en la licitación se indique otro criterio. En situaciones de emergencia las condiciones de entrega pueden considerarse el principal factor para la selección del proveedor, y así se señalará en la licitación.

Los contratos de obras y servicios se adjudican en función de las propuestas técnicas o las ofertas de precios. Las propuestas técnicas se basan en una descripción general de la naturaleza de los servicios que se deben suministrar a la Organización, y se invita a los licitadores a que envíen propuestas técnicas y financieras por separado. Las propuestas técnicas se abren, evalúan y clasifican antes de abrir las propuestas financieras. El contrato se adjudica a la empresa que presente la mejor propuesta técnica si se ajusta al presupuesto del proyecto. En caso de que no se ajustara, se puede considerar la conveniencia de adjudicar el contrato a la empresa que presente la siguiente mejor propuesta técnica. Las ofertas con precio se basan en licitaciones en las que la Organización ha especificado condiciones técnicas exactas y se pide al licitador que fije el precio de la prestación de los servicios requeridos. En este caso, el contrato se adjudica principalmente sobre la base del precio.

A los licitadores no favorecidos se les comunica siempre que la orden de compra o el contrato se ha adjudicado a otro licitador, aunque la FAO no hace público los nombres de los licitadores a los que se ha adjudicado el contrato.

Condiciones de pago

En relación con las órdenes de compra, el pago se realiza generalmente en un plazo de 30 días a partir de la recepción de la factura debidamente complementada con todos los documentos de envío e informes de inspección solicitados. La FAO no paga por adelantado ni emite cartas de crédito.

Las condiciones de pago de los contratos se determinan según la naturaleza de los servicios proporcionados. En los contratos de obras y servicios se puede establecer un pago por adelantado de un máximo del 20 por ciento de la cantidad del contrato previo otorgamiento de una garantía bancaria.