Procédures d'appel d'offres et d'adjudication des marchés

Pour ses achats, la FAO s'efforce de faire jouer la concurrence et d'assurer la transparence. Pour toute opération d'un montant supérieur à 5 000 dollars E.-U., elle invite certains fournisseurs potentiels à soumettre une offre. La FAO n'a recours que très rarement à des adjudications publiques ou ouvertes.

Les bons de commande sont utilisés pour l'achat des biens et des produits et les contrats pour la fourniture de travaux ou de services.

Pour les biens, la procédure prévoit que les offres soient présentées obligatoirement sous pli cacheté, si le montant est supérieur à 25 000 dollars E.-U.. Ces plis sont adressés au Bureau de l'Inspecteur général et sont ouverts par une commission prévue à cet effet. Sauf disposition contraire, c'est le moins disant aux conditions requises qui emporte le marché. Toutefois, en cas d'urgence, la rapidité de la livraison peut primer et cet élément sera donc mentionné dans l'appel d'offre.

Les contrats pour la fourniture de travaux et services reposent sur un devis descriptif ou sur des offres chiffrées. Dans les devis descriptifs, l'Organisation indique de manière générale les services à fournir et les soumissionnaires sont invités à présenter leurs propositions techniques et financières, sous pli séparé. Les propositions techniques sont ouvertes, évaluées et classées avant que l'on n'examine leur contrepartie financière. La meilleure proposition technique l'emporte si elle correspond au budget du projet. Dans le cas contraire, la société dont la proposition technique arrive en deuxième position peut se qualifier. Dans les offres chiffrées, l'Organisation fournit des spécifications techniques précises et le soumissionnaire doit donner une estimation du prix des services requis. Dans ce cas, l'attribution du contrat repose essentiellement sur le prix.

Lorsqu'une offre n'est pas retenue, le soumissionnaire en est toujours informé, mais la FAO ne communique pas le nom de l'adjudicataire.

Conditions de paiement

Pour les bons de commande, le paiement est en général effectué dans les trente jours qui suivent la réception de la facture accompagnée de tous les documents d'expédition et d'inspection nécessaires. La FAO n'anticipe pas les paiements et n'établit pas de lettres de crédit.

Pour les contrats, les modalités de paiements dépendent de la nature des services fournis. Un versement anticipé pouvant atteindre 20 pour cent du montant du contrat peut être prévu pour les travaux et les services sous réserve d'une garantie bancaire.