Chapitre 5: Services de soutien

Grand Programme 5.1: Soutien à l’information et aux publications

111. Du fait de la réduction importante des ressources, il ne sera pas possible d’achever la réorganisation de la Division de l’information (GII), comme prévu initialement. La perte de postes rendra nécessaire la réduction des produits et il faudra compter davantage sur les ressources fournies par les départements techniques afin d’assumer les fonctions de gestion des publications et de réaliser des campagnes de diffusion et de communication de l’information. Les ressources hors personnel seront également réduites et tomberont à un niveau critique. Du fait de la baisse des ressources, il faudra notamment réduire la traduction de titres dans des langues non officielles.

Grand Programme 5.2: Administration

112. Lorsqu’il a cherché à réduire les ouvertures de crédits, le Secrétariat s’est efforcé de préserver le personnel, mais compte tenu des ressources hors personnel limitées dont pouvaient disposer les divisions au titre de ce Grand Programme, les réductions ont dû inévitablement porter sur les effectifs, avec une réduction totale de 21 postes.

113. Malgré ces réductions, tous les efforts ont été faits afin de préserver les services de base, mais il pourrait être difficile de maintenir la rapidité d’action et la qualité élevée de ces services. Les principaux effets se feront sentir sur les nouvelles initiatives qui seront fortement réduites. Une évaluation plus détaillée des effets par programme est présentée ci-après.

Programme 5.2.1: Services financiers

114. Il convient de rappeler que la Division des finances (AFF) a pour principale fonction de: gérer le flux des recettes et paiements pour un montant de plus de 1 milliard de dollars EU par an, conformément aux statuts et règlements de l’Organisation et avec les contrôles internes requis, tenir à jour des systèmes pour enregistrer chaque année plus de 3 millions d’entrées dans les livres comptables de l’Organisation, faire rapport sur les résultats opérationnels et financiers et fournir en temps voulu des informations financières à l’Organisation, à tous les niveaux, ainsi qu’aux organes directeurs. La Division des finances prépare les états financiers de l’Organisation conformément aux normes internationales et aux principes comptables, pour que ceux-ci puissent être vérifiés et certifiés par le Commissaire aux comptes. La Division se charge également des placements faits par l’Organisation dans le monde entier, de la gestion des liquidités et des opérations de change nécessaires.

115. La Division AFF a très peu de ressources hors personnel utilisables à sa discrétion et le scénario initial de CRZ avait ajouté trois postes afin de porter les effectifs au niveau minimum recommandé par des consultants indépendants en gestion et répondre aux préoccupations exprimées par le Commissaire aux comptes. Or, du fait des contraintes budgétaires actuelles, il est nécessaire de supprimer cinq postes d’agents des services généraux. Il est clair que cette réduction des effectifs entraînera des retards, ainsi que l’accumulation du travail en souffrance; de plus, l’augmentation du volume de travail pour le personnel restant pourrait accroître les risques d’erreurs, affaiblir les contrôles internes et peser sur la gestion financière.

Programme 5.2.2: Services relatifs aux systèmes et technologies d’information

116. Les crédits de ce programme ne couvrent que les coûts directs de gestion de la Division des systèmes et des techniques d’information (AFI), à l’exception du Directeur et d’une secrétaire dont le coût est couvert au titre de la gestion du programme. Le reste des coûts et des services relatifs aux technologies de l’information (TI) sont répartis entre les différents programmes utilisant l’infrastructure des technologies de l’information, le réseau et les services de communication, ainsi que les applications informatiques. Le Commissaire aux comptes et les mêmes consultants réputés en gestion ont invité à doter la Division AFI d’effectifs adéquats. Dans les circonstances actuelles, il n’est pas possible de donner suite à ces recommandations et malheureusement, il faudra supprimer certains postes. La réduction générale des crédits du Pool informatique aura des effets sur toutes les activités concernant les systèmes d’information, les communications et les technologies, étant donné que la Division AFI devra fonctionner avec des effectifs et des ressources hors personnel insuffisants pour maintenir les opérations de TI et les projets de base. Les ressources prévues dans le scénario initial de CRZ pour faire face aux menaces croissantes pour la sécurité des systèmes et améliorer le centrage sur la gouvernance devront être réduites.

117. Tout sera fait pour garantir la disponibilité des services en réseau, du courriel, de l’Internet/Intranet et des systèmes d’application informatisés, mais la réduction de l’appui technique aux utilisateurs sera inévitable et il faudra nécessairement plus de temps pour résoudre les problèmes de sorte que les interruptions de service pourraient devenir plus fréquentes et plus longues. Il faudra également réduire les contrats de maintenance avec les fournisseurs pour les équipements informatiques sur lesquels fonctionnent les systèmes de la FAO, y compris Oracle Financials et WAICENT.

118. Dans le domaine des télécommunications, les réductions de ressources auront diverses conséquences négatives: détérioration de l’accès à Internet pour les utilisateurs de la FAO et de l’accès au site Web de la FAO pour les usagers extérieurs; connectivité moindre avec les bureaux des représentants de la FAO; capacité réduite à permettre simultanément l’utilisation de services de vidéo, d’audio et d’interprétation simultanée dans les salles de réunion de la FAO.

119. En ce qui concerne le développement et l’entretien des systèmes informatiques, il y aura une forte réduction des fonds disponibles pour l’utilisation de consultants et de fournisseurs qui appuient le développement, l’amélioration et l’entretien des systèmes de la FAO, ce qui pourrait fortement réduire la capacité de la Division AFI à résoudre les problèmes au niveau des systèmes et à répondre aux demandes de changement.

Programme 5.2.3: Services de gestion des ressources humaines

120. La réduction du budget affectera les services actuellement fournis ainsi que la capacité de la Division AFH à exécuter les activités prévues dans le plan à moyen terme 2004-09. La réduction des ouvertures de crédits a été obtenue par une augmentation des recettes, par l’élimination de postes et par la réduction de ressources hors personnel. La Division AFH sera obligée de se concentrer sur ses services essentiels (conseil juridique et de politique, suivi, gestion des effectifs et des recrutements, valorisation du personnel et sécurité sociale) et il ne restera que des ressources limitées pour de nouvelles initiatives.

121. Parmi les domaines prioritaires qui pourraient être touchés, on peut citer: le nouveau programme de gestion du comportement professionnel; les activités de mise en valeur du personnel, notamment l’introduction de la gestion axée sur les compétences et l’appui à l’interdisciplinarité; la mise en œuvre du progiciel d’information de gestion Oracle Human Resources; la restructuration de la catégorie des services généraux; les études de classement par groupes d’occupation; les conseils juridiques aux gestionnaires sur le droit du travail; la participation à des réunions interinstitutions et à des groupes de travail interdépartementaux; et la sensibilisation des gestionnaires aux approches de prévention en lieu et place de procédures formelles de recours dans le cas de conflits avec le personnel.

122. Les services seront également réduits dans d’autres domaines comme la gestion du programme des volontaires, les réponses aux candidatures spontanées et la mise à jour du fichier de candidats de l’Organisation. Des réductions considérables de service pourraient se produire en ce qui concerne l’appui aux groupes de sélection du personnel, le suivi et l’établissement de rapports sur les vacances de postes ainsi que la rationalisation du Manuel administratif de la FAO. La Division AFH envisagera également de recourir davantage à une politique de tarification de ses services dans des domaines comme les missions de recrutement et la formation sur le cycle des projets auprès des bureaux décentralisés. Dans le Service médical, la réduction des ressources hors personnel exclura la possibilité de réaliser des activités de prévention ou de traitement de grande ampleur et il ne sera pas possible d’acquérir de nouveaux équipements.

Programme 5.2.9: Gestion du programme

123. L’élimination de cinq postes d’agents des services généraux et d’un poste du cadre organique est nécessaire au MSS (bien que cela n’apparaisse pas dans le tableau). Ces suppressions auront un impact sur la fourniture de services d’appui financier aux divisions. Il faudra réduire les activités d’assistance aux usagers et l’appui à la formation. L’examen et le suivi des lettres d’accord seront transférés aux départements, qui seront invités à prendre leurs propres arrangements de suivi et de contrôle.