FC 107/19 |
Cent septième session |
Rome, mai 2004 |
Rapport intérimaire relatif aux systèmes d’information administrative |
1. Le présent rapport regroupe des informations à l’intention du Comité financier sur les progrès réalisés, de février 2003 à janvier 2004, concernant les systèmes d’information administrative (ancien Projet Oracle), ainsi que les plans concernant la période comprise entre février 2004 et janvier 2005.
2. De février 2003 à janvier 2004, les activités ont surtout été axées sur le renforcement des applications financières, à la suite de la mise à niveau réussie d’Oracle Financials pendant la période précédente.
3. Comme recommandé par le commissaire aux comptes, l’analyse et la révision des documents et la rédaction d’autres documents nécessaires à la compilation d’un manuel complet de comptabilité de l’Organisation se sont poursuivies. Un nouveau site intranet a été lancé. Il est désormais utilisé pour communiquer aux groupes d’usagers les documents faisant autorité concernant les politiques et les procédures.
4. D’autres améliorations ont été apportées concernant l’environnement de contrôle des interfaces, notamment au niveau de la comptabilisation des interfaces utilisées et de l’élaboration de rapports permettant de confirmer le bon fonctionnement des interfaces reliant les modules des systèmes Oracle Financials, mais également celles reliant les systèmes Oracle Financials à d’autres systèmes financiers.
5. L’adoption de la mise en recouvrement fractionnée des contributions a entraîné la nécessité de rédiger de nouveaux rapports, afin de faire face aux besoins de l’Organisation et des responsables de budget en matière de contrôle des ressources allouées au titre du Programme ordinaire. Les activités entreprises à ces fins devraient être menées à terme en 2004.
6. Une opération visant à vérifier et à améliorer la qualité des informations sur les fournisseurs et les informations bancaires a été initiée. Elle permettra de rationaliser les procédures liées aux comptes créditeurs, de diminuer les frais bancaires et d’optimiser le traitement des paiements. Ces activités se poursuivront en 2004.
7. Le système Atlas (déplacements) et les procédures y afférentes ont été modifiés, afin de simplifier le traitement et la certification du paiement des montants forfaitaires.
8. L’ajout, dans la grande base de données, d’un nouvel ensemble de données extraites du livre auxiliaire des comptes débiteurs a été mené à bien. Grâce à cette opération, il sera possible de produire des rapports de gestion et d'effectuer l’analyse financière des contributions des États Membres.
9. Les activités relatives à l’élaboration d’un nouveau périmètre comptable pour les données sur les immobilisations et à l’établissement de nouveaux rapports visant à améliorer les rapports de gestion dans ce domaine ont été menées à terme.
10. Conformément à la décision approuvée par le Comité sur la gestion et les technologies de l’information et par le Directeur général, la migration du serveur OS390 (« ordinateur central ») vers le Centre international de calcul des Nations Unies (CIC) à Genève a été effectuée.
11. De février 2004 à janvier 2005, le plan de travail sera axé sur les activités suivantes:
12. Le coût des activités liées à Oracle Financials est financé dans sa totalité grâce à des arriérés:
Montant réel |
Montant escompté | |||
Année |
2003 |
2004 |
2005 |
Total |
Attributions au titre du Programme ordinaire |
0 |
0 |
0 |
0 |
Attributions tirées des arriérés |
216 000 $ |
1 557 000 $ |
1 579 000 $ |
3 352 000 $ |
13. Étant donné les mises à niveau recommandées par la société Oracle Corporation et par d’autres fournisseurs de logiciels, la FAO doit régulièrement mettre à niveau ses applications (tous les deux ou trois ans environ). Ces mises à niveau sont particulièrement coûteuses (effectuée en août 2002, la plus récente n’était que de nature technique et n’impliquait pas d’amélioration des fonctionnalités, mais a coûté près de 2 millions de dollars des États-Unis). Étant donné le caractère récurrent de ces mises à niveau, les frais y afférents devraient être prévus dans le budget ordinaire de l’Organisation, par exemple au titre du Dispositif pour les dépenses d’équipement.
14. Le Programme de travail et budget 2004-05 de la FAO a été mis au point, de manière concluante, grâce au système PIRES. Des liens ont été établis avec le Système d'information sur la gestion du Programme de terrain (FPMIS) pour la collecte d’informations extrabudgétaires.
15. En 2003, les modules de la trousse d'outils de gestion du programme départemental (DPMT) ont fait l’objet de nombreuses analyses, consultations et perfectionnements, mais aucune capacité n’a été ajoutée aux systèmes. Une solution a depuis été définie pour le module « Annual Assessment » (évaluation annuelle), qui est l’un des principaux modules de la trousse DPMT, grâce à la nouvelle version du Rapport sur l’exécution du programme. Le prototype mis au point a été accueilli favorablement.
16. Le projet pilote d’analyse des options de quantification du travail fondé sur une enquête approfondie de quantification du travail (eWMS) a été mené à bien, puis présenté au Comité du programme de terrain, par l’intermédiaire du Groupe de travail sur la participation des départements techniques aux activités du Programme de terrain.
17. S’agissant de l’intégration des systèmes de planification et des systèmes relatifs aux ressources humaines, la collaboration avec la Division de la gestion des ressources humaines s’est poursuivie. Des fonctions liées à la collecte de données et à l’analyse des propositions post actions ont été mises au point dans le cadre du module Programme de travail et budget, conformément aux exigences de la Division de la gestion des ressources humaines.
18. Les attributions provisoires 2004 ont été calculées et publiées en décembre 2003 grâce à un nouveau module PIRES, qui permet de disposer d’informations détaillées sur le calcul des attributions relatives aux rapports et aux analyses.
19. L’intégration des données PIRES dans la grande base de données de l’Organisation a débuté avec la saisie (au moyen du Grand livre d’Oracle) de données concernant l’Organisation et les attributions opérationnelles.
20. L’équipe du projet PIRES a compilé une proposition de plan de travail pour 2004, qui a été approuvée, après examen, par le Groupe de travail interdépartemental PIRES en novembre 2003.
21. Les ressources allouées au projet ont considérablement augmenté en juin 2003, grâce à une attribution tirée des arriérés. Dans sa demande d’attribution, le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation a présenté une mise à jour complète des résultats escomptés pour le projet et du plan de travail figurant à la charte du projet. Ces résultats révisés constituent une nouvelle référence pour les résultats du projet PIRES.
22. Dans ce cadre, les activités suivantes seront menées à terme en 2004:
23. Les ressources tirées des arriérés ont permis au projet PIRES de stabiliser la structure de son équipe pour 2004-05. L’utilisation des arriérés et des ressources du Programme ordinaire est prévue comme suit:
Montant réel |
Montant escompté | |||
Année |
2003 |
2004 |
2005 |
Total |
Attributions au titre du Programme ordinaire |
588 000 $ |
444 000 $ |
444 000 $ |
1 476 000 $ |
Attributions tirées des arriérés |
96 000 $ |
366 000 $ |
360 000 $ |
822 000 $ |
24. Il est particulièrement intéressant de noter que les éléments du système PIRES les plus faciles à mettre au point et à appliquer et pour lesquels l’expérience a été particulièrement probante sont ceux qui n’ont pas fait l’objet d’intégration majeure dans d’autres systèmes. Les opérations qui seront réalisées sur des modules qui, de par leur nature, dépendent de l’intégration de différents systèmes (par exemple, Suivi budgétaire et prévisions, Trousse d'outils de gestion du programme départemental, Interactions entre Programme ordinaire et Programme de terrain, interfaces PIRES/Oracle HRMS), devront être plus particulièrement axées sur les structures organisationnelles de gestion du perfectionnement des systèmes de l’Organisation.
25. De février 2003 à janvier 2004, les questions liées au personnel du projet HRMS soulevées dans le rapport précédent ont été résolues grâce à l’application d’une nouvelle politique relative au personnel. Les postes créés pour le projet en avril 2003 ont été pourvus à partir de septembre 2003.
26. Bien que plus rapide que la moyenne de l’Organisation, le processus de recrutement a entraîné un retard de six mois par rapport au calendrier du projet, ce qui a freiné les activités par rapport aux prévisions du rapport précédent. L'application est désormais prévue fin 2006.
27. Le projet est articulé en trois phases:
28. La Phase I, encore en cours, devrait s’achever au second semestre 2004. Le bilan complet des procédures relatives aux ressources humaines a été mené à terme dans les domaines suivants:
Ce bilan est sur le point d’être achevé pour les États de paie.
Les travaux ont été amorcés dans les deux domaines suivants:
29. Un contrat d’assistance extérieure haut niveau a été signé. L’objectif est d’identifier les domaines dans lesquels il est possible de rationaliser les procédures actuelles relatives aux ressources humaines.
30. Le champ d’application du système HRMS sera défini avec précision une fois l’analyse de l’écart effectuée. Pour l’instant, il s’agira de déterminer le degré d'ajustement du logiciel Oracle par rapport aux mises à jour exigées pour la FAO et de définir des solutions aux lacunes de nature fonctionnelles.
31. Le bilan complet des procédures en vigueur et l’identification des améliorations susceptibles d’y être apportées devraient être achevés avant la fin de l’année 2004. L’analyse de l’écart débutera au dernier trimestre.
32. Le recrutement concernant les postes du projet sera achevé au plus tard au troisième trimestre 2004.
33. Comme recommandé dans la méthode PRINCE2 adoptée pour le projet, un contrat régissant des services d'assurance-qualité sera formulé et le premier d’une série de rapports réguliers portant sur l’analyse de la qualité sera rédigé par le sous-traitant externe à la fin de 2004.
34. Un plan de communication destiné aux utilisateurs a été élaboré et un groupe d'utilisateurs a été créé. Ce plan prévoit des réunions régulières du groupe d’utilisateurs, dont les membres participeront activement aux principales activités du projet, aux ateliers axés sur les améliorations et à la formulation de recommandations concernant des modifications, des bulletins périodiques relatifs au projet, des vidéoconférences avec les bureaux régionaux, des contacts réguliers avec d’autres bureaux extérieurs, un site web du projet, ainsi que la participation des utilisateurs au projet pilote concernant les salles de conférence et aux activités d’acceptation qui leur sont destinées.
35. Pendant l’exercice biennal 2002-2003, le coût du projet s’est élevé à 1 443 000 dollars des États-Unis, dont 286 000 dollars provenaient d’arriérés. Il n’est pas possible d’établir une estimation définitive avant la fin de la Phase I et, en particulier, avant que l’analyse de l’écart ne soit menée à terme, mais une nouvelle estimation des coûts liés au projet a été établie à 19 000 000 dollars des États-Unis, afin de couvrir la fin du projet (2004-06). On note une diminution d’environ 1 700 000 dollars des États-Unis par rapport à l’estimation précédente, figurant au rapport intérimaire FC 102/27.
36. Les ressources disponibles sont ventilées comme suit:
Montant réel |
Estimation |
||||
Année |
2002-2003 |
2004 |
2005 |
2006 |
Total |
Attributions au titre du Programme ordinaire |
1 157 000 $ |
- |
- |
- |
1 157 000 $ |
Attributions tirées des arriérés |
286 000 $ |
4 689 000 $ |
9 004 000 $ |
- |
13 979 000 $ |
Les dépenses prévues actuellement pour le projet en 2005 se chiffrent à 8 200 000 dollars des États-Unis, mais les estimations montrent qu’un montant de 9 004 000 dollars peut être engagé avant la fin de l’exercice biennal, conformément aux conditions stipulées dans la résolution 6/2001 de la Conférence. Ce cas de figure permet un solde de 800 000 dollars pour l’affectation d’arriérés au projet HRMS.
37. Conformément à la résolution 6/2001 de la Conférence, il a été prévu que le projet serait financé grâce aux arriérés. Étant donné la diminution du montant des arriérés disponibles pour le projet et la nouvelle estimation des coûts liés à celui-ci, le manque à gagner est estimé à environ 6 100 000 dollars des États-Unis. Le projet est une composante indispensable de la réforme de la gestion des ressources humaines de la FAO, pour laquelle le Comité financier et le Comité du programme ont recommandé un financement adéquat, comme l’a également noté le Conseil en novembre 2003. Par conséquent, il conviendra de cibler d’autres sources de financement pour le projet une fois que les estimations de coût définitives auront été rendues publiques.
38. D’autres possibilités de réduction des coûts ont été identifiées. Elles feront l’objet d’une analyse approfondie à la suite de l’analyse de l’écart visant à quantifier les réductions de coût. À l’heure actuelle, les principales options envisagées sont la formation de formateurs et l’exécution de certaines des activités de développement de système dans des régions où les coûts sont inférieurs.
39. En raison des retards enregistrés par le projet, il ne sera pas possible de mener à terme la partie financée par des arriérés avant la fin de l’exercice biennal 2004-2005. Il convient donc de définir un mécanisme permettant de reporter le solde non utilisé en 2006.