FC 108/19

Comité financier

Table des matières

INTRODUCTION

I. ORACLE FINANCIALS

II. SYSTÈME D’APPUI À LA PLANIFICATION ET À L’ÉVALUATION DU PROGRAMME, AINSI QU’À LA PRÉSENTATION DE RAPPORTS SUR SON EXÉCUTION (PIRES)

III. LE SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES D’ORACLE (HRMS)

1. Le présent rapport est une mise à jour du « Rapport intérimaire relatif aux systèmes d’information administrative », dont le Comité financier avait été saisi à sa cent septième session, en mai 2004.

I. ORACLE FINANCIALS

État d’avancement des « Plans relatifs à la période février 2004 – janvier 2005 »

2. De février 2004 à juin 2004, les activités se sont poursuivies dans les domaines définis dans le rapport de mai 2004, dont le Comité financier a été saisi. Plus particulièrement, dans les domaines suivants:

1. Perfectionnement du Système de comptabilité de terrain. Une charte relative au projet a été rédigée et la Division des finances va maintenant analyser les besoins opérationnels et définir les spécifications du nouveau système.
2. Amélioration de l’application concernant les comptes créditeurs (paiements). L’accent était mis sur le perfectionnement de la gestion des fichiers de base relatifs aux fournisseurs et aux informations bancaires. Ces travaux vont se poursuivre, tout en étant étayés par des activités axées sur l’utilisation de systèmes électroniques de gestion des opérations et des processus relatifs aux comptes créditeurs.
3. Perfectionnement des rapports de contrôle des interfaces. Le recensement des interfaces s’est poursuivi, ainsi que l’établissement de rapports visant à garantir le bon fonctionnement des interfaces dans les domaines où les spécifications n’ont pas encore été entièrement définies ou dans lesquels il a été déterminé qu’il était possible d’améliorer les rapports existants.
4. Rédaction et publication du Manuel de procédures comptables de l’Organisation. L’analyse et la révision des politiques et des procédures financières en vigueur se sont poursuivies, ainsi que l'élaboration d'autres documents nécessaires à la compilation d'un manuel exhaustif des procédures comptables de l'Organisation.
5. Perfectionnement supplémentaire de la grande base de données. De nouvelles analyses et améliorations ont été apportées à la grande base de données, en vue de faciliter l’application des fonctions d’établissement de rapports en se fondant sur les informations qui seront extraites des sous-systèmes Comptes débiteurs AR, Achats-PO, Ressources humaines et Immobilisations.
6. Rapports relatifs à la mise en recouvrement fractionnée des contributions. L’établissement de nouveaux rapports permettant de faire face aux besoins de l’Organisation et des responsables de budget en matière de contrôle des ressources allouées au titre du Programme ordinaire s’est poursuivi.
7. Rationalisation des fonctions classiques relatives aux procédures d’achat de l’Organisation. Une analyse des procédures mises en œuvre par le Service des contrats et achats et la définition des changements à apporter au système afin de rationaliser les fonctions de la version 11i d’Oracle Financials, ont été amorcées, ainsi que la définition des besoins en matière d’amélioration des rapports et des analyses de données.

Enjeux et observations

3. Le projet consistant à perfectionner le Système de comptabilité de terrain est financé grâce à des arriérés, tel qu’approuvé par la Conférence dans la Résolution 6/2001. Étant donnée l’ampleur possible des exigences opérationnelles et vu que le projet n’a été amorcé que récemment, la mise à disposition de la partie du projet financée par des arriérés pourrait s’avérer impossible avant la fin de l’exercice biennal 2004-2005. Il sera proposé que tout solde non dépensé au bénéfice du projet soit reporté en 2006.

II. SYSTÈME D’APPUI À LA PLANIFICATION ET À L’ÉVALUATION DU PROGRAMME, AINSI QU’À LA PRÉSENTATION DE RAPPORTS SUR SON EXÉCUTION (PIRES)

État d’avancement des « Plans relatifs à la période février 2004 – janvier 2005 »

4. À la mi-parcours de la période de planification actuelle, l’avancement des activités respecte parfaitement le plan de travail, qui avait été approuvé par le Groupe de travail interdépartemental chargé du système PIRES et soumis au Comité financier en mai 2004.

1. Montant du budget approuvé pour le Programme de travail et budget 2004-05. Le système PIRES a été utilisé pour compiler et analyser les ajustements à apporter au Programme de travail et budget 2004-05, au montant approuvé pour le budget, et pour rassembler la documentation nécessaire (FC 107/14).
2. Planification du travail. Le nouveau module de planification du travail a été mis en exploitation en juin, après l’intégration dans le système PIRES des attributions ajustées pour 2004, dans le cadre des outils de gestion des programmes départementaux.
3. Évaluation annuelle et Rapport sur l'exécution du programme 2002-03. Le nouveau module relatif à l’évaluation annuelle et au Rapport sur l’exécution du programme 2002-03 a été lancé mi-avril et utilisé pour effectuer les évaluations succinctes de toutes les entités des programmes techniques et, au moyen d’un processus intégré, pour recueillir les données nécessaires à l’élaboration du Rapport sur l’exécution du programme 2002-03 (C 2005/8).
4. Plan à moyen terme 2006-11. Grâce aux fonctions améliorées du module Plan à moyen terme du système PIRES, les programmes « non techniques » ont été reformulés conformément au Nouveau modèle de programme axé sur les résultats. La collecte et l’analyse des propositions relatives au Plan à moyen terme concernant l’ensemble des programmes ont été achevées en juillet.
5. Suivi du budget de l’Organisation et prévisions. L’analyse des exigences fonctionnelles se poursuit et se verra accorder la priorité pendant la fin de l'année 2004. De plus, trois groupes de travail du Comité du programme de terrain procèdent à l’analyse des politiques générales relatives à la planification et au suivi du Programme de terrain. Comme mentionné dans le rapport précédent, il est peu probable que des activités liées à la mise au point de systèmes soient entreprises dans ce domaine pendant la période de planification en cours, en raison de la complexité de l’intégration.
6. Interactions entre Programme ordinaire et Programme de terrain. La question de l’intégration des stratégies de pays aux systèmes de planification de l’Organisation, comme le système PIRES, pourrait être prise en considération par le Comité du programme de terrain pendant la période de planification. Les recommandations formulées dans le cadre de l’évaluation indépendante de la décentralisation de la FAO, dont sont saisis le Comité du Programme et le Comité financier pendant les sessions en cours (FC 108/18), traitent également de cette question. La nature de l’intégration, en matière de suivi et de prévision, du système PIRES et du Système d'information sur la gestion du Programme de terrain pourrait être précisée à la lumière des conclusions de ces sessions, ce qui permettrait d’amorcer des activités spécifiques d’analyse et de conception.
7. Intégration dans Oracle HRMS. L’analyse des points d’intégration entre le système PIRES et le Système de gestion des ressources humaines a débuté en avril, et le Bureau du programme, du budget et de l'évaluation participe à la phase actuelle d’amélioration du Système de gestion des ressources humaines dans le cadre des groupes chargés du perfectionnement de ce système.

5. La planification relative à la période suivante revêt une importance particulière, en ce que le financement du système PIRES à partir des arriérés sera épuisé avant la fin de septembre 2005. Par conséquent, faute de ressources supplémentaires, le système PIRES doit être porté à un stade de développement viable pendant cette période et il convient d’atteindre le plus grand nombre d’objectifs fixés dans le cadre du projet.

III. LE SYSTÈME DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES D’ORACLE (HRMS)

État d’avancement des « Plans relatifs à la période février 2004 – janvier 2005 »

6. Les plans de travail concernant la période février 2004 – janvier 2005 ont été réalisés de manière satisfaisante. Le recensement des procédures de l’Organisation concernant les ressources humaines touche à sa fin et la principale activité mise en oeuvre d'avril à septembre 2004 est l’identification des modifications à apporter pour rationaliser ces procédures. Des progrès ont également été enregistrés en ce qui concerne la formulation des propositions d’amélioration et le Comité chargé du projet et le Comité de gestion du projet Oracle ont étudié une procédure permettant d’accélérer l’analyse des propositions relatives à la rationalisation des procédures et les décisions y afférentes.

7. Une fois que les activités susmentionnées seront achevées, l’analyse de l’écart relative au projet sera effectuée. Lors de cette phase, une analyse approfondie des fonctions standard d’Oracle nécessaires à l’appui des procédures améliorées de la FAO concernant les ressources humaines sera effectuée. Cette analyse devrait être menée à terme avant la fin du premier trimestre 2005.

8. En mai 2004, le Comité financier a été avisé de ce que les coûts relatifs au projet étaient estimés à un total de 19 000 000 $EU, avec un manque à gagner de 5 021 000 $EU. Après l’analyse de l’écart, les fonctions à intégrer au système final et les estimations de coût y afférentes seront confirmées auprès des parties concernées par le projet. Les résultats de la phase d’analyse de l’écart, ainsi que le contenu final et l’estimation des coûts, seront présentés au Comité financier dans le rapport de mai 2005. Une estimation des coûts postérieurs à la mise en œuvre sera également soumise.

9. Comme cela a été exposé au Comité financier à sa cent septième session, en mai 2004, conformément aux mises à niveau recommandées par la société Oracle Corporation et par d’autres fournisseurs de logiciels, la FAO doit régulièrement mettre à niveau ses applications Oracle Financials. En règle générale, l’Organisation prévoit une mise à niveau tous les quatre ans. La dernière datant de 2002, la prochaine ne devrait pas être effectuée avant 2006. Cependant, la société Oracle Corporation a été chargée par l’OIT d’apporter des améliorations fondamentales à Oracle HRMS, afin de mieux l’adapter aux pratiques et aux procédures en vigueur à l’ONU. La FAO est à même de tirer parti de ces améliorations, mais celles-ci ne sont applicables qu'à une version du logiciel Oracle ultérieure à celle utilisée par la FAO depuis la mise à jour de 2002. Comme Oracle Financials et HRMS font partie d’un progiciel, il faudra effectuer une mise à niveau du système Oracle Financials en 2005, soit plus tôt que prévu. Il sera fait état des implications financières de cette mise à niveau anticipée au Comité financier, en mai 2005.

10. Comme signalé au Comité financier en mai 2004, la nouvelle date de mise en application prévue pour le projet est fin 2006. Les dépenses prévues concernant les arriérés en dollars EU attribués à ce projet ont été échelonnées sur une plus longue période, à savoir 2004, 2005 et 2006 (voir tableau ci-après).

11. Un solde non dépensé, d’un montant estimé de 2 900 000 $EU, devra être reporté sur 2006. En conséquence, le projet a été inclus dans le poste Budgétisation des investissements.

12. Des dispositions ont été prises pour définir les domaines dans lesquels il serait possible de réduire les coûts. Certaines réductions ont été appliquées, d’autres sont en cours d’examen:

• Le volet Formation des usagers sera axé sur la « formation des formateurs », afin de minimiser les coûts et de tirer profit au maximum des ressources disponibles, et les frais y afférents seront couverts grâce aux fonds alloués à la formation professionnelle du personnel dans le Programme de travail et budget 2006-2007. Il sera ainsi possible de réduire de 19 000 000 $EU à 17 500 000 $EU les coûts estimés relatifs au projet.
• Les coûts relatifs aux analyses de l’assurance qualité, qui font partie des méthodes appliquées dans le cadre du projet, avaient à l’origine étaient estimés à 500 000 $EU. Le Comité chargé du projet a conclu qu’il était indispensable d’investir dans l’assurance qualité et, par conséquent, que les réductions dans ce domaine ne devaient pas être trop conséquentes. L’assurance qualité étant traitée sous un angle nouveau, il est désormais prévu de rédiger deux rapports par année d’activité du projet, notamment une analyse en profondeur de l’assurance qualité en 2004, puis un rapport sur la période suivant la mise en application – soit un total de six rapports. Ce nombre étant inférieur à celui prévu à l’origine, les coûts devraient en principe être inférieurs à ceux inscrits au budget initialement.
• Les solutions adoptées par d’autres organismes des Nations Unies, en particulier l’OIT, ont été analysées en vue d’être éventuellement intégrées au système de gestion des ressources humaines de la FAO, ce qui pourrait permettre d’effectuer des économies au niveau des coûts de configuration et d’extension.
• L’Organisation étudie les moyens de réduire le coût unitaire du volet consacré à la mise au point des systèmes en transférant ces activités dans des lieux où les coûts sont moindres. Une étude des taux du marché, des coûts liés aux infrastructures, des arrangements relatifs aux contrôles, de la viabilité et des coûts permanents est en cours.
• Le Comité chargé du projet a étudié la possibilité d’une mise en application progressive. La décision concernant cette possibilité sera prise une fois la phase de l’analyse de l’écart achevée. Le Comité a constaté que le projet relatif au Système de gestion des ressources humaines était un élément clé de la réforme de la FAO relative à la gestion des ressources humaines et que la mise en application d’une partie seulement des fonctions compromettrait les capacités de la FAO à respecter ses engagements dans le domaine de la gestion des ressources humaines. De plus, une mise en œuvre échelonnée pourrait se traduire par une augmentation des frais généraux liés au projet, même si la période considérée est plus longue.

13. La décision concernant la réduction des coûts devrait être prise au dernier trimestre 2004. En y ajoutant le fait que les coûts afférents au projet seront déterminés avec plus de précision grâce à l’analyse de l’écart, les responsables du projet seront ainsi en mesure de définir le coût final du projet et de soumettre un rapport complet au Comité financier en mai 2005.