FC 109/27


Comité de Finanzas

109º período de sesiones

Roma, 9 – 13 de mayo de 2005

Informe sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa

Índice



INTRODUCCIÓN

1. En el presente informe se facilita información al Comité de Finanzas sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa entre febrero de 2004 y enero de 2005, y los planes para el período comprendido entre febrero de 2005 y enero de 2006.

I. ORACLE FINANCIALS

Progresos realizados entre febrero de 2004 y enero de 2005

2. Durante el período comprendido entre febrero de 2004 y enero de 2005, las principales esferas de actuación fueron las siguientes:

    1. Avances en la aplicación relativa a las cuentas por pagar (pagos). El proyecto para mejorar la calidad de la información de los ficheros maestros sobre los proveedores y las transacciones bancarias se terminó en octubre de 2004. Los principales logros de ese proyecto han sido el aumento significativo de la tasa de tramitación constante de pagos electrónicos mediante transferencia de fondos hasta unos niveles muy superiores a la base de referencia del sector1; la reducción de los gastos bancarios; la normalización de los datos bancarios que se mantienen en la aplicación de Oracle relativa a las cuentas por pagar; y la introducción de normas bancarias para el mantenimiento de dichos datos. Durante este período se pusieron también en marcha nuevas funciones de los flujos de trabajo para mejorar el ciclo de tramitación de los pagos en efectivo.
    2. Elaboración de informes sobre el seguimiento de interfaces. Se ha ultimado el examen de los procesos relativos a las interfaces, la identificación de los controles actuales y la especificación de los informes de seguimiento para todas las interfaces comprendidas en el ámbito del examen. Actualmente se preparan informes mensuales normalizados sobre las actividades relacionadas con las interfaces para proporcionar una garantía positiva al respecto.

    3. Preparación y publicación del manual de contabilidad de la Organización. Se ha realizado un examen de los actuales procedimientos financieros mencionados en las distintas secciones del manual y se ha emprendido una evaluación inicial de la pertinencia y aplicabilidad de cada uno de ellos. Se ha preparado documentación sobre los procedimientos relativos a las cuentas por cobrar y a otros grupos, que se ha publicado en el sitio de la Dirección de Finanzas (AFF) en Intranet.

    4. Nuevos progresos en el depósito de datos. Se han ampliado las funciones relativas a la presentación de informes para incluir información procedente de subsistemas como cuentas por cobrar y recursos humanos.

    5. Presentación de informes sobre la evaluación en dos monedas. Se ha empezado a trabajar en la elaboración de nuevos informes para atender las necesidades de toda la Organización y de los responsables del presupuesto con respecto a la supervisión de los recursos del Programa.

    6. Mejora de la utilización de las funciones normalizadas en los procesos de compra de la Organización. Se han especificado y desarrollado varios cambios en el sistema para utilizar mejor las funciones actuales de Oracle Financials 11i. Esto ha incluido la elaboración de nuevas funciones de presentación de informes y análisis de datos tanto para Oracle Purchasing como para Oracle Fixed Assets.

    7. Proyecto de mejora de Oracle Financials. La mejora de Oracle Financials es una condición previa para ejecutar con éxito el proyecto relativo al Sistema de Gestión de los Recursos Humanos. Ello se debe a que, para beneficiarse de las mejoras sustanciales que se han realizado en las versiones posteriores, la aplicación relativa a dicho sistema se introducirá en una versión que es superior a la de Oracle Financials actualmente utilizada en la FAO. Dado que se trata de una serie integrada de aplicaciones, es necesario que todos los elementos correspondan a la misma versión. Las condiciones de este proyecto fueron acordadas en la reunión del Comité de Gestión del Proyecto Oracle de octubre de 2004.
      Tomando como base proyectos similares anteriores, se ha estimado que el proyecto requerirá una preparación de ocho meses como mínimo. A mediados de febrero de 2005 se completó la labor de movilización del proyecto encaminada a liberar de sus actuales tareas a los miembros del equipo básico del proyecto, a fin de que puedan iniciarse las actividades principales de éste.

    8. Proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno. El sistema de contabilidad sobre el terreno se puso en marcha en las oficinas de campo en 1999 y desde entonces ha sido objeto de varias revisiones. La estructura del sistema y su base tecnológica, actualmente obsoleta, siguen disponiendo de recursos sustanciales para mantener las operaciones diarias de las oficinas de campo. Por otra parte, el sistema no satisface totalmente las necesidades actuales de la Organización ni las de los usuarios y carece de solidez, seguridad y flexibilidad. El proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno comenzó en junio de 2004 y se prevé que durará unos 24 meses, habiéndose programado su aplicación para el tercer trimestre de 2006.
      Durante el período comprendido entre junio de 2004 y enero de 2005, el trabajo se centró principalmente en la puesta en marcha del proyecto y en las actividades relacionadas con el establecimiento de su estructura de gestión, la definición de la carta y el alcance del proyecto y la recopilación de información sobre las necesidades de los usuarios.

Planes para el período comprendido entre febrero de 2005 y enero de 2006

3. Durante el período comprendido entre febrero de 2005 y enero de 2006, el trabajo se centrará principalmente en la ejecución del proyecto de mejora de Oracle Financials, cuya preparación se estima que requerirá ocho meses como mínimo. Las actividades del proyecto, que se concluirá durante ese período, se dividen en tres fases:

    1. Fase 1 – Examen de las necesidades de la Organización y delimitación del proyecto;
    2. Fase 2 – Introducción de las modificaciones acordadas, dentro de los límites del proyecto;
    3. Fase 3 – Puesta a prueba de las modificaciones acordadas, capacitación en las actividades modificadas e introducción del nuevo sistema, incluido el apoyo en el período inmediatamente posterior a la ejecución.

4. También se seguirá trabajando en las siguientes esferas:

    1. Proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno. El equipo del proyecto continuará la tarea de recopilar, validar y ultimar información sobre las necesidades de los usuarios. Después de examinar, debatir y aprobar esa información, el equipo técnico emprenderá la tarea de elaborar especificaciones técnicas.
    2. Avances en la aplicación relativa a las cuentas por pagar (pagos). Este proyecto se ampliará para incluir registros bancarios de la nómina que actualmente forman parte de una aplicación y un fichero maestro aparte.
    3. Preparación y publicación del manual de contabilidad de la Organización. Se seguirá trabajando en el examen y la revisión de las políticas y procedimientos financieros vigentes, así como de otra documentación necesaria para preparar un manual exhaustivo de contabilidad de la Organización.
    4. Nuevos progresos en el depósito de datos. Se llevarán a cabo nuevos análisis y se ultimará el trabajo de elaboración del depósito de datos para ampliar las funciones disponibles de presentación de informes.
    5. Presentación de informes sobre la evaluación en dos monedas. Se ultimarán los nuevos informes para atender las necesidades de toda la Organización y de los responsables del presupuesto con respecto a la supervisión de los recursos del Programa.
    6. Mejora de la utilización de las funciones normalizadas en los procesos de compra de la Organización. Se trata de una actividad en curso que proseguirá a lo largo de 2005.

Utilización de los recursos

5. El costo de las actividades emprendidas en relación con Oracle Financials se financia íntegramente con cargo a los atrasos:

 

Efectivos

Pronosticados

Año

2003

2004

2005

Total

Habilitación de créditos del Programa Ordinario

0

0

0

0

Habilitación de créditos con cargo a los atrasos

$ 216K

$1 169K

$1 967K

$3 352K

6. Además, las necesidades de fondos del proyecto de mejora de Oracle Financials se estiman en 1 550 000 dólares EE.UU. y lo más probable es que se financien con cargo a los anticipos del proyecto relativo al Sistema de Gestión de los Recursos Humanos de la FAO (véase el párrafo 24).

Cuestiones y observaciones

7. Durante el período de ejecución del proyecto de mejora de Oracle Financials, se congelará la elaboración del sistema para asegurarse de que no se introducen modificaciones importantes en el sistema de producción mientras se somete a prueba el nuevo sistema. Esto limitará el alcance de otros progresos en el sistema que puedan realizarse durante la mejora y a lo largo del período restante de ejecución del Sistema de Gestión de los Recursos Humanos. Sin embargo, será necesario tener en cuenta progresos como los del proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno, a los que se concede gran prioridad.

8. La cantidad presupuestada para el proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno es de 675 000 dólares EE.UU., equivalente a un tercio aproximadamente de los 1,8 millones de dólares EE.UU. gastados en 1998 en el actual sistema de contabilidad sobre el terreno. La Organización buscará una solución flexible que permita añadir otras funciones en el futuro. Sin embargo, las funciones inicialmente previstas en este proyecto se limitarán a aspectos financieros y relativos a la gestión del presupuesto de las oficinas de los Representantes de la FAO.

9. El proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno se financia con cargo a los atrasos. Teniendo en cuenta la magnitud de las necesidades de la Organización y que el proyecto se ha iniciado recientemente, no será posible ejecutar totalmente la parte del proyecto financiada con cargo a los atrasos para el final del bienio 2004-2005. La congelación de la elaboración del sistema como consecuencia de la mejora de Oracle Financials tendrá también efectos en la capacidad para ejecutar la totalidad de los demás proyectos relativos a los sistemas de información administrativa financiados con cargo a los atrasos (“Gasto no presupuestado de consolidación de Oracle Financials”) para el final del bienio 2004-2005. Se propone que el saldo no utilizado de estos proyectos se arrastre a 2006 en el marco del Servicio de Gastos de Capital.

II. SISTEMA DE APOYO A LA PLANIFICACIÓN, LA EJECUCIÓN, LA PRESENTACIÓN DE INFORMES Y LA EVALUACIÓN DEL PROGRAMA (PIRES)

Progresos realizados entre febrero de 2004 y enero de 2005

10. Se han obtenido todos los resultados previstos que se presentaron al Comité de Finanzas en su 107º período de sesiones de mayo de 2004:

    1. Presupuestación, planificación del trabajo y evaluaciones anuales. Se utilizó el PIRES para recopilar y analizar los ajustes al Programa de Labores y Presupuesto 2004-2005 en la cuantía del presupuesto aprobado y para reunir la documentación necesaria (FC 107/14). En junio se comenzó a elaborar el nuevo módulo de planificación del trabajo, tras la publicación de las habilitaciones de créditos ajustados correspondientes a 2004 en el PIRES. A mediados de abril se dio a conocer el nuevo módulo para la evaluación anual y el Informe sobre la Ejecución del Programa (PIR) 2002-2003, que se utilizó para preparar las evaluaciones resumidas de todas las entidades de los programas técnicos y recopilar los datos necesarios para preparar el PIR 2002-2003 (C 2005/8). En enero de 2005, se actualizaron las versiones iniciales de los módulos de planificación del trabajo y evaluación, que se integraron para poner a disposición de los administradores de los programas departamentales un conjunto más amplio de instrumentos.
    2. Plan a Plazo Medio (PPM) 2006-2011. Mediante la ampliación de las características del módulo del PIRES del PPM, se reformularon los programas “no técnicos”y de cooperación técnica con arreglo a un modelo de presupuestación basado en los resultados. En julio se ultimó la recopilación y el examen de las propuestas relativas al PPM correspondientes a todos los programas.
    3. Supervisión y previsión del presupuesto de la Organización e interacciones entre el Programa Ordinario y el Programa de Campo. El equipo del proyecto prestó apoyo a tres grupos de trabajo del Comité del Programa de Campo (CPC) en relación con el análisis del marco de políticas para la planificación y el seguimiento del Programa de Campo. El CPC aprobó la evaluación piloto de métodos para integrar estrategias de los países en los sistemas de planificación de la Organización. Está en curso un estudio de las medidas necesarias para aplicar las recomendaciones de la Evaluación Independiente de la Descentralización de la FAO.
    4. Integración con el Sistema de Gestión de los Recursos Humanos de Oracle. En abril comenzó el análisis de los puntos de integración entre el PIRES y el Sistema de Gestión de los Recursos Humanos, que prosiguió durante todo el período abarcado por el informe.

11. Aunque no estaba expresamente previsto en el plan, los documentos del PPM 2006-11 y el PIR 2002-03 se prepararon utilizando la nueva tecnología, lo que simplificará el flujo de trabajo de la preparación, traducción y publicación de los documentos conexos.

Planes para el período comprendido entre febrero de 2005 y enero de 2006

12. La planificación de los meses venideros es muy importante, porque los fondos procedentes de atrasos para el PIRES se agotarán en septiembre de 2005. Por consiguiente, a falta de otros recursos, el PIRES tendrá que mantenerse en un estado de desarrollo sostenible en el próximo año.

13. El plan de trabajo, que ha sido ratificado por el Grupo de Trabajo Interdepartamental del Proyecto, comprende dos tipos de actividades: 1) las que representan objetivos de elaboración de sistemas específicos bajo el control de la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación (PBE) y 2) las relativas a puntos de integración con otros sistemas y procesos de la Organización, en las que se concede prioridad a la racionalización de las aplicaciones.

14. En este contexto, en 2005 se alcanzarán los resultados siguientes:

    1. Programa de Labores y Presupuesto (PLP) 2006-07. En el cuarto trimestre de 2004 se realizó una evaluación integrada del PLP 2004-05 y el PPM 2006-11, cuyos resultados contribuyeron directamente a la actualización del diseño del módulo para la preparación del PLP 2006-07. Aparte de la ulterior simplificación, no se prevén cambios importantes en el módulo del PIRES del PLP.
    2. Apoyo a la planificación de los sistemas de información. El PIRES ha facilitado la recopilación de los datos iniciales relacionados con los proyectos relativos a los sistemas de información que se proponen en el PPM 2006-11. Se seguirán apoyando las iniciativas de la Dirección de Sistemas y Tecnologías de la Información (AFI) a este respecto en el PLP 2006-07, incluida la vinculación de los resultados bienales específicos con cualquier proyecto relativo a los sistemas de información, lo que ayudará a la AFI a elaborar un plan bienal de sistemas de información en el contexto más amplio de una estrategia a plazo medio en esta esfera.
    3. Planificación del trabajo, supervisión y evaluación. Se prevé seguir perfeccionando el conjunto de instrumentos para los departamentos mediante la adopción de un modelo basado en los resultados para los programas no técnicos y de cooperación técnica y la retroinformación de los usuarios.
    4. Supervisión y previsión del presupuesto de la Organización. Se trata de un punto de integración fundamental. Según se había previsto anteriormente, esta actividad se llevará acabo definiendo las necesidades de los diversos participantes en la supervisión y previsión del presupuesto de la Organización antes de formular propuestas relativas a los sistemas de información.
    5. Interacciones entre el Programa Ordinario y el Programa de Campo. Entre las esferas que habrán de ser desarrolladas o reforzadas en estas actividades de integración se incluyen la mejora de la integración del apoyo extrapresupuestario en los procesos relacionados con la presupuestación basada en los resultados, con especial referencia al proceso del PLP 2006-07.
    6. Apoyo a la evaluación. La carta del proyecto PIRES preveía que los programas informáticos impulsarían el proceso de evaluación. El módulo para el PIR y la evaluación resumida 2002-03 prevé un mecanismo para registrar los progresos realizados en relación con ambos objetivos, así como los resultados previstos. La finalidad de esta actividad del PIRES es identificar y establecer las funciones básicas, complementarias de las del módulo de evaluación anual, para seguir impulsando el proceso de evaluación, especialmente en lo que se refiere al circuito de información, por lo que la experiencia adquirida en su ejecución puede dar lugar a ajustes en el programa.
    7. Apoyo e integración del Sistema de Gestión de los Recursos Humanos. Se está avanzando rápidamente en el examen de cuestiones generales relativas a la integración, como la gestión posterior, la gestión de los resultados, la nómina y otros aspectos. Sin embargo, las repercusiones prácticas para el PIRES no se conocerán con precisión hasta finales de 2005.

Utilización de los recursos

15. El conjunto de los recursos para el proyecto PIRES no ha sufrido cambios considerables desde los anteriores informes al Comité de Finanzas, y los desembolsos se realizan con arreglo a lo previsto.

 

Efectivos

Pronosticados

Año

2003

2004

2005

Total

Habilitación de créditos del Programa Ordinario

$ 588K

$ 437K

$ 418K

$ 1 443K

Habilitación de créditos con cargo a los atrasos

$ 96K

$ 381K

$ 345K

$ 822K

Cuestiones y observaciones

16. Según se indicó anteriormente, los fondos con cargo a los atrasos para el PIRES se agotarán en 2005, por lo que el plan de trabajo para 2005 está orientado a mantener el sistema en un estado de desarrollo sostenible, alcanzándose el mayor número posible de objetivos del Proyecto al final de este año.

17. Para garantizar la disponibilidad en la Organización de las aptitudes necesarias, se está aplicando un programa de capacitación para los dos funcionarios técnicos de la PBE, basado en la estructura técnica del PIRES. Los diversos puntos de integración antes señalados requerirán probablemente un esfuerzo adicional, especialmente en el contexto del proyecto relativo al Sistema de Gestión de los Recursos Humanos. En el PLP 2006-07 se establecerán las necesidades de dotación de personal para mantener el PIRES.

III. SISTEMA DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS DE ORACLE

Progresos realizados entre febrero de 2004 y enero de 2005

18. Se han realizado grandes progresos con respecto a los planes de trabajo para el período comprendido entre febrero de 2004 y enero de 2005. Se ha ultimado la documentación de los actuales procesos relativos a los recursos humanos de la Organización y el examen de las propuestas para mejorar esos procesos está casi concluido.

19. En diciembre de 2004 se inició un estudio, que incluye tanto el modelo actual de gestión de los recursos humanos como el futuro, cuya conclusión está prevista para abril de 2005. El nuevo modelo de gestión tratará de ampliar la cobertura de los recursos humanos y mejorar en general los servicios prestados en relación con esos recursos reduciendo al mismo tiempo los costos. Uno de los objetivos del estudio es estimar los beneficios y ahorros derivados de la aplicación del Sistema de Gestión de los Recursos Humanos.

20. La principal actividad realizada en el período comprendido entre octubre de 2004 y marzo de 2005 es el análisis de las lagunas, cartografiando los nuevos procesos de la Organización relacionados con las funciones normalizadas de Oracle ERP, para determinar la configuración básica y las lagunas en esas funciones. El proyecto se ha retrasado ligeramente debido a las dificultades para contratar personal técnico de alto nivel, pero el gasto en 2004 ha sido inferior al previsto. Se espera por lo tanto absorber ese retraso en los planes financieros y los plazos establecidos.

Planes para el período comprendido entre febrero de 2005 y enero de 2006

21. Una vez haya terminado la fase del proyecto de análisis de las lagunas y se haya definido el nuevo modelo de prestación de servicios en materia de recursos humanos, se pasará a la siguiente fase del proyecto, la actividad experimental en la sala de conferencias, en la que se realizarán demostraciones de un prototipo y se mantendrán debates sobre éste con los usuarios durante el período comprendido entre abril y septiembre de 2005. En la segunda mitad de 2005, se iniciarán también las actividades de desarrollo. El proyecto concluirá a finales de 2006.

22. El proyecto contribuirá también a la mejora de Oracle Financials y permitirá terminar el plan de integración entre el PIRES y el Sistema de Gestión de los Recursos Humanos, especialmente en las esferas de la gestión posterior, la estimación de los gastos de personal, la gestión de los resultados y la planificación de los recursos humanos.

Utilización de los recursos

23. En mayo de 2004 se informó al Comité de que el costo estimado del proyecto ascendía a un total de 19 millones de dólares EE.UU., con un déficit de 5 021 000 dólares. Teniendo en cuenta que en el momento de redactar el presente informe aún no había concluido el análisis de las lagunas, y que los resultados de este análisis serán la base para estimar los costos con mayor precisión, se ofrecerá al Comité, en su período de sesiones de septiembre de 2005, una nueva estimación de los costos que incluirá un cálculo de los beneficios (incluidos los ahorros de costos) que reportará el proyecto.

24. Según se informaba en el párrafo 20, el gasto en 2004 fue inferior a las previsiones. Los desembolsos previstos de fondos con cargo a los atrasos asignados a este proyecto han sido revisados para los años 2004, 2005 y 2006, conforme se indica en el cuadro siguiente.

  Efectivos Estimados

Año

2002-03

2004

2005

2006

Total

Plan inicial con cargo a los atrasos (informe de mayo de 2004)

$ 286K

$ 4 689K

$ 6 104K

$ 2 900K

$ 13 979K

Plan revisado con cargo a los atrasos

$ 286K

$ 3 660K

$ 6 843K

$ 1 640K

$ 13 979K

Mejora de Oracle Financials

 

$ 1 550K

25. Esto exigirá arrastrar a 2006 el saldo no utilizado de los fondos con cargo a los atrasos, estimado en 1 640 000 dólares EE.UU. El proyecto ha sido incluido en la propuesta de presupuestación de gastos de capital ratificada por el Comité de Finanzas en mayo de 2004.

26. Se están adoptando medidas para examinar sectores en que se pueden reducir los costos. Ya se han realizado algunas reducciones y se están estudiando otras, a saber:

    1. el componente de capacitación de los usuarios adoptará el “criterio de capacitación de instructores” para contener costos y producir un efecto multiplicador de los recursos existentes; su costo se financiará con cargo a los fondos para el perfeccionamiento del personal del PLP 2006-2007. De este modo se reducirán en 1 500 000 dólares EE.UU. los costos estimados del proyecto.
    2. se han examinado las soluciones adoptadas por otros organismos de las Naciones Unidas, en concreto la OIT, para su reutilización en el Sistema de Gestión de los Recursos Humanos de la Organización, con un posible ahorro en los costos de configuración y ampliación. El actual memorando de entendimiento entre las dos organizaciones permitirá compartir toda la información del proyecto, con lo que se reducirá el esfuerzo de aplicación de la FAO.
    3. la Organización está estudiando medios para reducir el costo unitario de la parte de elaboración del sistema mediante la reubicación de esas actividades en un lugar geográfico menos costoso. La Oficina Regional de Bangkok ha sido señalada como un lugar idóneo. Se está realizando un estudio de viabilidad comercial para examinar la disponibilidad de recursos locales, las tarifas de mercado, los costos de infraestructura, las disposiciones en materia de supervisión, la sostenibilidad y los costos ordinarios.
    4. Se estudiará una aplicación escalonada de las adaptaciones como forma de contener los costos del proyecto al tiempo que se cumplen sus ambiciosos objetivos iniciales. Las adaptaciones podrán retrasarse y aplicarse como parte del efecto multiplicador de los conocimientos y aptitudes actuales, siempre que se disponga de recursos suficientes.

Cuestiones y observaciones

27. Se han registrado dificultades para contratar personal de alto nivel porque las tarifas del mercado son superiores al límite máximo fijado para los honorarios de los consultores de la FAO. Se han tomado medidas para resolver este problema.

28. Las prioridades de otros programas han limitado la disponibilidad de recursos en las Direcciones. Los presupuestos de las Direcciones que participan en el proyecto sufrieron graves reducciones en el bienio 2004-2005 y esto ha propiciado demoras en las actividades del proyecto que hasta ahora han sido absorbidas. Sin embargo, se corre el riesgo de que los retrasos en atender las peticiones del proyecto comiencen a afectar a su calendario y sus costos si se producen nuevas reducciones en el presupuesto.

______________________

1 Al 31 de diciembre de 2004, la tasa de tramitación constante para las cuentas bancarias utilizada para tramitar todos los pagos de las cuentas por pagar era superior al 90 por ciento, frente a una base de referencia SWIFT en el sector del 76 por ciento.