FC 109/27 |
109º período de sesiones |
Roma, 9 – 13 de mayo de 2005 |
Informe sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa |
1. En el presente informe se facilita información al Comité de Finanzas sobre los progresos realizados en los sistemas de información administrativa entre febrero de 2004 y enero de 2005, y los planes para el período comprendido entre febrero de 2005 y enero de 2006.
2. Durante el período comprendido entre febrero de 2004 y enero de 2005, las principales esferas de actuación fueron las siguientes:
Elaboración de informes sobre el seguimiento de interfaces. Se ha ultimado el examen de los procesos relativos a las interfaces, la identificación de los controles actuales y la especificación de los informes de seguimiento para todas las interfaces comprendidas en el ámbito del examen. Actualmente se preparan informes mensuales normalizados sobre las actividades relacionadas con las interfaces para proporcionar una garantía positiva al respecto.
Preparación y publicación del manual de contabilidad de la Organización. Se ha realizado un examen de los actuales procedimientos financieros mencionados en las distintas secciones del manual y se ha emprendido una evaluación inicial de la pertinencia y aplicabilidad de cada uno de ellos. Se ha preparado documentación sobre los procedimientos relativos a las cuentas por cobrar y a otros grupos, que se ha publicado en el sitio de la Dirección de Finanzas (AFF) en Intranet.
Nuevos progresos en el depósito de datos. Se han ampliado las funciones relativas a la presentación de informes para incluir información procedente de subsistemas como cuentas por cobrar y recursos humanos.
Presentación de informes sobre la evaluación en dos monedas. Se ha empezado a trabajar en la elaboración de nuevos informes para atender las necesidades de toda la Organización y de los responsables del presupuesto con respecto a la supervisión de los recursos del Programa.
Mejora de la utilización de las funciones normalizadas en los procesos de compra de la Organización. Se han especificado y desarrollado varios cambios en el sistema para utilizar mejor las funciones actuales de Oracle Financials 11i. Esto ha incluido la elaboración de nuevas funciones de presentación de informes y análisis de datos tanto para Oracle Purchasing como para Oracle Fixed Assets.
Proyecto de mejora de Oracle Financials. La mejora de Oracle Financials es una condición previa para ejecutar con éxito el proyecto relativo al Sistema de Gestión de los Recursos Humanos. Ello se debe a que, para beneficiarse de las mejoras sustanciales que se han realizado en las versiones posteriores, la aplicación relativa a dicho sistema se introducirá en una versión que es superior a la de Oracle Financials actualmente utilizada en la FAO. Dado que se trata de una serie integrada de aplicaciones, es necesario que todos los elementos correspondan a la misma versión. Las condiciones de este proyecto fueron acordadas en la reunión del Comité de Gestión del Proyecto Oracle de octubre de 2004.
Tomando como base proyectos similares anteriores, se ha estimado que el proyecto requerirá una preparación de ocho meses como mínimo. A mediados de febrero de 2005 se completó la labor de movilización del proyecto encaminada a liberar de sus actuales tareas a los miembros del equipo básico del proyecto, a fin de que puedan iniciarse las actividades principales de éste.
3. Durante el período comprendido entre febrero de 2005 y enero de 2006, el trabajo se centrará principalmente en la ejecución del proyecto de mejora de Oracle Financials, cuya preparación se estima que requerirá ocho meses como mínimo. Las actividades del proyecto, que se concluirá durante ese período, se dividen en tres fases:
4. También se seguirá trabajando en las siguientes esferas:
5. El costo de las actividades emprendidas en relación con Oracle Financials se financia íntegramente con cargo a los atrasos:
Efectivos |
Pronosticados | |||
Año |
2003 |
2004 |
2005 |
Total |
Habilitación de créditos del Programa Ordinario |
0 |
0 |
0 |
0 |
Habilitación de créditos con cargo a los atrasos |
$ 216K |
$1 169K |
$1 967K |
$3 352K |
6. Además, las necesidades de fondos del proyecto de mejora de Oracle Financials se estiman en 1 550 000 dólares EE.UU. y lo más probable es que se financien con cargo a los anticipos del proyecto relativo al Sistema de Gestión de los Recursos Humanos de la FAO (véase el párrafo 24).
7. Durante el período de ejecución del proyecto de mejora de Oracle Financials, se congelará la elaboración del sistema para asegurarse de que no se introducen modificaciones importantes en el sistema de producción mientras se somete a prueba el nuevo sistema. Esto limitará el alcance de otros progresos en el sistema que puedan realizarse durante la mejora y a lo largo del período restante de ejecución del Sistema de Gestión de los Recursos Humanos. Sin embargo, será necesario tener en cuenta progresos como los del proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno, a los que se concede gran prioridad.
8. La cantidad presupuestada para el proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno es de 675 000 dólares EE.UU., equivalente a un tercio aproximadamente de los 1,8 millones de dólares EE.UU. gastados en 1998 en el actual sistema de contabilidad sobre el terreno. La Organización buscará una solución flexible que permita añadir otras funciones en el futuro. Sin embargo, las funciones inicialmente previstas en este proyecto se limitarán a aspectos financieros y relativos a la gestión del presupuesto de las oficinas de los Representantes de la FAO.
9. El proyecto de sustitución del sistema de contabilidad sobre el terreno se financia con cargo a los atrasos. Teniendo en cuenta la magnitud de las necesidades de la Organización y que el proyecto se ha iniciado recientemente, no será posible ejecutar totalmente la parte del proyecto financiada con cargo a los atrasos para el final del bienio 2004-2005. La congelación de la elaboración del sistema como consecuencia de la mejora de Oracle Financials tendrá también efectos en la capacidad para ejecutar la totalidad de los demás proyectos relativos a los sistemas de información administrativa financiados con cargo a los atrasos (“Gasto no presupuestado de consolidación de Oracle Financials”) para el final del bienio 2004-2005. Se propone que el saldo no utilizado de estos proyectos se arrastre a 2006 en el marco del Servicio de Gastos de Capital.
10. Se han obtenido todos los resultados previstos que se presentaron al Comité de Finanzas en su 107º período de sesiones de mayo de 2004:
11. Aunque no estaba expresamente previsto en el plan, los documentos del PPM 2006-11 y el PIR 2002-03 se prepararon utilizando la nueva tecnología, lo que simplificará el flujo de trabajo de la preparación, traducción y publicación de los documentos conexos.
12. La planificación de los meses venideros es muy importante, porque los fondos procedentes de atrasos para el PIRES se agotarán en septiembre de 2005. Por consiguiente, a falta de otros recursos, el PIRES tendrá que mantenerse en un estado de desarrollo sostenible en el próximo año.
13. El plan de trabajo, que ha sido ratificado por el Grupo de Trabajo Interdepartamental del Proyecto, comprende dos tipos de actividades: 1) las que representan objetivos de elaboración de sistemas específicos bajo el control de la Oficina del Programa, del Presupuesto y de Evaluación (PBE) y 2) las relativas a puntos de integración con otros sistemas y procesos de la Organización, en las que se concede prioridad a la racionalización de las aplicaciones.
14. En este contexto, en 2005 se alcanzarán los resultados siguientes:
15. El conjunto de los recursos para el proyecto PIRES no ha sufrido cambios considerables desde los anteriores informes al Comité de Finanzas, y los desembolsos se realizan con arreglo a lo previsto.
Efectivos |
Pronosticados | |||
Año |
2003 |
2004 |
2005 |
Total |
Habilitación de créditos del Programa Ordinario |
$ 588K |
$ 437K |
$ 418K |
$ 1 443K |
Habilitación de créditos con cargo a los atrasos |
$ 96K |
$ 381K |
$ 345K |
$ 822K |
16. Según se indicó anteriormente, los fondos con cargo a los atrasos para el PIRES se agotarán en 2005, por lo que el plan de trabajo para 2005 está orientado a mantener el sistema en un estado de desarrollo sostenible, alcanzándose el mayor número posible de objetivos del Proyecto al final de este año.
17. Para garantizar la disponibilidad en la Organización de las aptitudes necesarias, se está aplicando un programa de capacitación para los dos funcionarios técnicos de la PBE, basado en la estructura técnica del PIRES. Los diversos puntos de integración antes señalados requerirán probablemente un esfuerzo adicional, especialmente en el contexto del proyecto relativo al Sistema de Gestión de los Recursos Humanos. En el PLP 2006-07 se establecerán las necesidades de dotación de personal para mantener el PIRES.
18. Se han realizado grandes progresos con respecto a los planes de trabajo para el período comprendido entre febrero de 2004 y enero de 2005. Se ha ultimado la documentación de los actuales procesos relativos a los recursos humanos de la Organización y el examen de las propuestas para mejorar esos procesos está casi concluido.
19. En diciembre de 2004 se inició un estudio, que incluye tanto el modelo actual de gestión de los recursos humanos como el futuro, cuya conclusión está prevista para abril de 2005. El nuevo modelo de gestión tratará de ampliar la cobertura de los recursos humanos y mejorar en general los servicios prestados en relación con esos recursos reduciendo al mismo tiempo los costos. Uno de los objetivos del estudio es estimar los beneficios y ahorros derivados de la aplicación del Sistema de Gestión de los Recursos Humanos.
20. La principal actividad realizada en el período comprendido entre octubre de 2004 y marzo de 2005 es el análisis de las lagunas, cartografiando los nuevos procesos de la Organización relacionados con las funciones normalizadas de Oracle ERP, para determinar la configuración básica y las lagunas en esas funciones. El proyecto se ha retrasado ligeramente debido a las dificultades para contratar personal técnico de alto nivel, pero el gasto en 2004 ha sido inferior al previsto. Se espera por lo tanto absorber ese retraso en los planes financieros y los plazos establecidos.
21. Una vez haya terminado la fase del proyecto de análisis de las lagunas y se haya definido el nuevo modelo de prestación de servicios en materia de recursos humanos, se pasará a la siguiente fase del proyecto, la actividad experimental en la sala de conferencias, en la que se realizarán demostraciones de un prototipo y se mantendrán debates sobre éste con los usuarios durante el período comprendido entre abril y septiembre de 2005. En la segunda mitad de 2005, se iniciarán también las actividades de desarrollo. El proyecto concluirá a finales de 2006.
22. El proyecto contribuirá también a la mejora de Oracle Financials y permitirá terminar el plan de integración entre el PIRES y el Sistema de Gestión de los Recursos Humanos, especialmente en las esferas de la gestión posterior, la estimación de los gastos de personal, la gestión de los resultados y la planificación de los recursos humanos.
23. En mayo de 2004 se informó al Comité de que el costo estimado del proyecto ascendía a un total de 19 millones de dólares EE.UU., con un déficit de 5 021 000 dólares. Teniendo en cuenta que en el momento de redactar el presente informe aún no había concluido el análisis de las lagunas, y que los resultados de este análisis serán la base para estimar los costos con mayor precisión, se ofrecerá al Comité, en su período de sesiones de septiembre de 2005, una nueva estimación de los costos que incluirá un cálculo de los beneficios (incluidos los ahorros de costos) que reportará el proyecto.
24. Según se informaba en el párrafo 20, el gasto en 2004 fue inferior a las previsiones. Los desembolsos previstos de fondos con cargo a los atrasos asignados a este proyecto han sido revisados para los años 2004, 2005 y 2006, conforme se indica en el cuadro siguiente.
Efectivos | Estimados | ||||
Año |
2002-03 |
2004 |
2005 |
2006 |
Total |
Plan inicial con cargo a los atrasos (informe de mayo de 2004) |
$ 286K |
$ 4 689K |
$ 6 104K |
$ 2 900K |
$ 13 979K |
Plan revisado con cargo a los atrasos |
$ 286K |
$ 3 660K |
$ 6 843K |
$ 1 640K |
$ 13 979K |
Mejora de Oracle Financials |
$ 1 550K |
25. Esto exigirá arrastrar a 2006 el saldo no utilizado de los fondos con cargo a los atrasos, estimado en 1 640 000 dólares EE.UU. El proyecto ha sido incluido en la propuesta de presupuestación de gastos de capital ratificada por el Comité de Finanzas en mayo de 2004.
26. Se están adoptando medidas para examinar sectores en que se pueden reducir los costos. Ya se han realizado algunas reducciones y se están estudiando otras, a saber:
27. Se han registrado dificultades para contratar personal de alto nivel porque las tarifas del mercado son superiores al límite máximo fijado para los honorarios de los consultores de la FAO. Se han tomado medidas para resolver este problema.
28. Las prioridades de otros programas han limitado la disponibilidad de recursos en las Direcciones. Los presupuestos de las Direcciones que participan en el proyecto sufrieron graves reducciones en el bienio 2004-2005 y esto ha propiciado demoras en las actividades del proyecto que hasta ahora han sido absorbidas. Sin embargo, se corre el riesgo de que los retrasos en atender las peticiones del proyecto comiencen a afectar a su calendario y sus costos si se producen nuevas reducciones en el presupuesto.
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1 Al 31 de diciembre de 2004, la tasa de tramitación constante para las cuentas bancarias utilizada para tramitar todos los pagos de las cuentas por pagar era superior al 90 por ciento, frente a una base de referencia SWIFT en el sector del 76 por ciento.