Los detalles concretos del proceso de registro de derechos varían tanto, según las circunstancias locales, que sería inútil tratar de bosquejar un método en términos generales. Sin embargo, existen ciertos principios de aplicación general que son muy útiles para aplicar cualquier método que se adopte.
El primero es reconocer que es necesario contar con mapas adecuados. Ningún sistema de registro de derechos será verdaderamente eficaz sin el apoyo de una serie adecuada de mapas catastrales. Incluso el sistema más sencillo de inscripción voluntaria se verá considerablemente reforzado y facilitado con los medios precisos y uniformes de descripción que sólo dichos mapas pueden proporcionar.
El segundo principio es reconocer que, en última instancia, todo sistema de registro debe ser obligatorio. Sólo mediante la obligatoriedad se podrá lograr la universalidad de que depende la plena eficacia de un registro. Si en primera instancia se introduce un sistema de inscripción voluntaria, tal sistema deberá considerarse como parte del proceso educativo necesario destinado a preparar al público para la inscripción obligatoria.
El tercer requisito es que un sistema de registro tendrá pleno éxito sólo si cuenta con el apoyo de la opinión pública y, por lo tanto, será necesario educar a esta opinión para que acepte el sistema. En gran parte la educación puede consistir en disipar las dudas y temores, pero también puede hacerse mucho mediante una propaganda inteligente del gobierno encaminada a poner de manifiesto las ventajas que el registro depara a los individuos y a la comunidad local. El establecimiento de un sistema voluntario de registro puede ser un elemento valioso de esa promoción. La existencia previa de un registro de documentos, incluidas las escrituras, también puede ser muy útil. Sin embargo, la forma de promoción tendrá que corresponder a la naturaleza de las dudas y temores a que hemos aludido. Los métodos para aumentar la confianza en el registro consisten en asociar a los miembros de la comunidad interesados en todas las etapas del registro inicial, procediéndose a efectuar investigaciones y realizando un examen de las pretensiones sobre la tierra, más bien en los pueblos vecinos que en las ciudades más distantes. Deberán existir también procedimientos para la presentación de recursos contra las decisiones de los funcionarios del registro en cualquier fase de la encuesta y no solamente cuando la inscripción esté ya terminada. En la mayoría de los países donde hay pequeñas propiedades las encuestas de tipo local y las facilidades que se ofrecen para formular y analizar las pretensiones son absolutamente esenciales para el éxito del trabajo.
El fin último del registro debe ser asegurar la inscripción completa y fidedigna de todos los derechos poseídos. Sin embargo, determinar que un título es absolutamente fidedigno mediante una simple investigación puede ser muy difícil y en la práctica se ha visto que una inscripción basada en un título presunto adquiere rápidamente todos los caracteres esenciales de una inscripción que se basa en un título fidedigno. Por consiguiente, el procedimiento más adecuado será tratar de lograr los mejores resultados mediante una cuidadosa investigación local sobre las circunstancias reales de la posesión. Esa investigación deberá ir precedida de una amplia notificación sobre la intención de realizarla y deberá incluir un examen cuidadoso de todas las pruebas presentadas en estrecha consulta con la opinión local.
Cuanto menos “desarrollado” sea un país, mayor será la efectividad inmediata de la investigación. En la mayoría de los países menos desarrollados todas las circunstancias que se refieren a los derechos individuales y comunales suelen ser bien conocidas y comprendidas por el público local. Se trata simplemente de conocer estos hechos, proceso que, sin embargo, puede exigir mucha paciencia y que sin duda exigirá un gran conocimiento y experiencia de las condiciones locales. Cuando un registro ha estado funcionando durante algunos años, muy pronto se hará patente su exactitud o la falta de ella. Se puede fijar entonces un plazo para las reclamaciones más importantes, si se desea mediante un reglamento de limitaciones, con lo que se conseguirá una inscripción fidedigna. Ahora bien, tal vez no sea necesario nada de esto, y probablemente no lo será una vez que el registro quede establecido como prueba presuntiva de tal peso que no pueda ser refutada sino en circunstancias muy especiales.
En lo que se refiere a las tenencias comunales, una dificultad especial puede ser el derecho que tengan los miembros de la comunidad que la han dejado a recuperar sus derechos al regresar. La existencia de estos derechos es una razón especial para efectuar una investigación local muy minuciosa entre los miembros más influyentes de la comunidad. La mera aceptación de las demandas presentadas por una persona puede dar lugar a errores importantes. Por supuesto, esto también es cierto en otros casos.
Además de la notificación pública de la intención de registrar antes mencionada, en la medida de lo posible debe notificarse personalmente a todos los individuos que puedan alegar algún derecho sobre la tierra de que se trata. Cuando se trata del cálculo de los impuestos sobre la tierra, esas notificaciones pueden adjuntarse a los recibos de la contribución o enviarse por separado a todos los contribuyentes, tomando como base los registros fiscales. Los registros de escrituras ya existentes y otros registros públicos de transacciones sobre la propiedad de la tierra también pueden utilizarse para ayudar a localizar a los posibles demandantes.
Los lugares de las oficinas del registro deberán escogerse de manera que la inscripción de los cambios de la propiedad cause al público el menor inconveniente posible. El número y la distribución de esas oficinas dependerán del tamaño de las fincas y de la situación social y económica de los derechohabientes. En un país de grandes propiedades, donde las transacciones relacionadas con la tierra son pocas e importantes, bastará establecer un pequeño número de oficinas locales, y será muy conveniente que los funcionarios del registro recorran periódicamente esas fincas. Estas pequeñas oficinas locales y estos reconocimientos serán, sin duda, necesarios cuando el registro incluya a los pequeños arrendamientos.
Muchos países que no poseen un sistema de registro de la propiedad de la tierra tienen un sistema bien establecido de registro de ciertas clases de documentos, incluidas las escrituras de transferencias de la propiedad de la tierra. Puede haber razones de peso para mantener la inscripción separada de las escrituras, lo que normalmente exige que se haga una copia literal del documento registrado, aún después de haberse adoptado el sistema de registro de la propiedad de la tierra. Esto no implica, ni debe implicar, una duplicación del trabajo. En efecto, este doble sistema puede ofrecer muchas ventajas prácticas. La mayoría de las escrituras se establecen en los grandes centros de población, los cuales pueden estar muy alejados del lugar donde está situado el terreno. Por consiguiente, un sistema local de registro puede causar inconvenientes a ciertas personas que participan en una transacción, en comparación con el registro de escrituras, que puede estar situado en cualquier parte. Estos inconvenientes restan eficacia al sistema de registro. En muchos sistemas, cuando se registra una escritura relativa a la propiedad de la tierra, el registrador de escrituras envía al registrador de la propiedad un extracto en el que constan los datos esenciales de la transacción. Si el sistema no está computadorizado, este método es muy útil para mantener al día el registro de la propiedad. El mismo procedimiento puede aplicarse respecto de los autos y demás órdenes de los tribunales civiles, tribunales rurales, etc.
El éxito o el fracaso de un sistema de registro depende de la exactitud y rapidez con que se inscriben las modificaciones. (Por “modificación” se entiende cualquier cambio que afecte los asientos en los registros, por ejemplo, cambios en la propiedad de la tierra, en las condiciones de la tenencia o en el titular de los derechos.) Durante las primeras fases del registro es probable que se produzcan muchos retrasos y omisiones en la anotación de los cambios, especialmente de aquéllos que no entrañan una transacción oficial, y esos retrasos y omisiones no cesarán nunca por completo, por lo menos en los países poco desarrollados, si la obligación de informar se deja enteramente a la iniciativa de las personas interesadas. Debe recordarse, por ejemplo, que en algunos países donde las costumbres en materia de sucesión prescriben de modo absoluto la sucesión a la propiedad rural, no es preciso disponer de un testamento, y que en esos países la tierra cambia frecuentemente de dueño sin documento oficial de ninguna clase. Asimismo, pueden efectuarse pequeñas ventas, hipotecas y arrendamientos sin necesidad de documentos escritos de ningún género. En estas circunstancias, puede ser muy difícil inculcar en la gente la costumbre de informar rápidamente sobre los cambios. Las penas y las declaraciones de incapacidad, aunque quizás sean necesarias en algunos casos de infracción voluntaria de la ley, por lo general serán ineficaces y son ciertamente expedientes objetables cuando se trata de una simple apatía pública o de una falta de comprensión.
Probablemente, la rápida comunicación de las modificaciones se logrará mejor si se aplican los principios siguientes:
En la medida de lo posible, las modificaciones deberán ponerse en conocimiento del funcionario del registro automáticamente o durante los trámites ordinarios.
Cuando los informes dependen de la iniciativa de los individuos a quienes afecta la modificación, convendrá facilitar en todo lo posible dichas comunicaciones situando las oficinas del registro locales en el lugar más conveniente para las personas que deberán recurrir a ellas, y organizando visitas periódicas de los funcionarios del registro.
Los asientos del registro deberán comprobarse periódicamente mediante inspecciones sobre el terreno (por ejemplo, por los funcionarios del registro durante sus giras por la zona, o por los topógrafos catastrales encargados de comprobar y revisar los mapas, etc.).
Cualquiera que sea el sistema que se adopte, el método debe ser lo más sencillo posible. Hay dos razones importantes para ello: la primera es que el método debe ser fácilmente comprensible para los propios dueños de las fincas, y la segunda es que, sobre todo en los países en desarrollo, el funcionamiento del sistema no debe exigir un personal con una gran capacitación profesional.
Los registros de derechos son totalmente distintos de los registros de escrituras puesto que no tienen que contener copias de largos documentos de transferencia. Por consiguiente, pueden ser de un tamaño razonable, y es preciso que así sea si han de utilizarse para trabajos de campo. Por regla general, el sistema de hojas sueltas es el más conveniente. Como el registro está hecho en relación con un determinado mapa, en general tiene que ser rehecho si se efectúa un nuevo levantamiento. Los registros y los mapas antiguos pasan entonces a los archivos, ya sea en la sala del registro o en el archivo computadorizado, y la continuidad entre los nuevos y los viejos se asegura mediante referencias en los nuevos registros. Los registros duplicados y las copias de reserva de archivos computadorizados constituyen una salvaguardia contra pérdidas o daños. Con frecuencia será posible y conveniente preparar copias en microfilms, y con este propósito el sistema de hojas sueltas ofrece grandes ventajas. Si se cuenta con sistemas computadorizados, es indispensable proceder a efectuar periódicamente copias de reserva de los archivos.
Los mapas y registros corrientes deberán estar abiertos gratuitamente a la inspección del público. Las consultas de datos que figuran en registros antiguos podrán, en cambio, ser objeto de un pago. Los titulares de derechos individuales podrán tener también derecho a una copia gratuita de las partes del mapa que se estén usando, así como de las inscripciones del registro que se refieran a sus tierras. En otros casos, esas copias deberán pagarse.
Donde existe un sistema de tributación de propiedad de la tierra, el reconocimiento catastral y el registro sirven generalmente de base para la evaluación del impuesto, y en realidad la mayoría de los antiguos catastros se prepararon con fines fiscales. Esta utilización de los registros no es indispensable, pero la combinación de las dos series de registros tiene sin duda grandes ventajas desde el punto de vista administrativo, puesto que da, tanto al gobierno como al propietario, un estímulo para mantener los registros con precisión y actualizados, y justifica inmediatamente los gastos que entraña el mantenimiento de los registros.
Ahora bien, el uso de los registros con fines tributarios crea necesariamente complicaciones en el sistema, que no es necesario detallar aquí. Bastará decir que el registro deberá convertirse tal vez en un registro del valor de la propiedad, del valor de los arriendos, del rendimiento de las cosechas, además de un registro de derechos, y puede también abarcar un sistema de clasificación de tierras con fines fiscales.
