FC 92/11





Comité de Finanzas


92º período de sesiones

Roma, 3-7 de mayo de 1999

Informe annual de 1998 sobre las actividades de la Oficina del Inspector General

Se adjunta, para información de los miembros del Comité de Finanzas, el Informe anual de 1998 sobre las actividades de la Oficina del Inspector General.


´┐Żndice


I. Introducción

La finalidad del presente informe es fundamentalmente refundir los informes trimestrales presentados al Director General sobre el trabajo de la Oficina del Inspector General a lo largo del último año. Se presenta de una forma familiar un resumen práctico de los principales temas de los que se ha ocupado la Oficina, junto con observaciones sobre las medidas adoptadas por la Organización en respuesta a ellos. Se indican asimismo los diversos asuntos de los que se ocupa la Oficina y el alcance de la actividad del último año.

De acuerdo con la decisión adoptada por el Director General de poner este informe sobre las actividades anuales a disposición de los miembros del Comité de Finanzas, se presenta ahora el tercero de dichos informes, que se distribuirá con fines de información antes del próximo período de sesiones del Comité, de mayo de 1999.

II. Asuntos de especial importancia

En esta sección se exponen algunos de los asuntos más importantes planteados en los informes de auditoría o como consecuencia de otras actividades de auditoría a lo largo del año. Cuando es posible, se resumen las medidas adoptadas en diversos niveles de la administración en respuesta a los problemas observados.

Los servicios de limpieza en la Sede cuestan más de 2 500 millones de liras al año. En nuestro examen se propusieron modificaciones en las prácticas de licitación y una intensificación de los controles internos, una supervisión más estricta de la actuación de los contratistas, medidas para conseguir un ambiente de trabajo más limpio y una mejora en el mantenimiento de los registros. La administración estuvo de acuerdo con las recomendaciones y ha manifestado su intención de aplicarlas en los aspectos en que todavía no se han tomado medidas correctoras.

Los gastos de expedición para el traslado de los efectos personal y enseres domésticos son del orden de 5 millones de dólares al año. Hemos examinado los mecanismos de manejo de este gasto y observado un cambio considerable en las necesidades de la Organización, debido fundamentalmente al efecto de la descentralización. Formulamos una serie de recomendaciones relativas a la descentralización de los mecanismos de adquisición y administrativos, prestando mayor atención a la contención de los costos y cambiando la base del contrato con la empresa proveedora del servicio. La administración está examinando ahora nuestras propuestas.

Se han realizado varios exámenes de las obras que se están realizando en el atrio entre los edificios A y B. Se ha producido cierto retraso en la terminación de este proyecto debido en gran medida a las dificultades para aclarar problemas relativos a las licencias de construcción con las autoridades italianas competentes. Las oficinas responsables de la FAO se ocuparán activamente de este y otros asuntos pertinentes, a fin de acelerar la conclusión del proyecto.

Se realizó un examen detallado de la utilización y administración de recursos humanos no pertenecientes a la plantilla (consultores), que sirvió como complemento de informes anteriores. Nuestra conclusión general fue que se empleaban personas calificadas y con experiencia en los diversos planes contractuales. Sin embargo, también informamos de la necesidad de mejorar y normalizar los procedimientos de selección, contratación, supervisión, control y evaluación del trabajo de las personas empleadas en los diversos sistemas de contratación.

Asimismo, somos de la opinión de que debería haber una reducción del número de tipos de contratos, así como una simplificación de los utilizados y de las prestaciones correspondientes a ellos. Se han tomado decisiones para abordar estas cuestiones, junto con la introducción del nuevo sistema Oracle.

Este problema se mencionó por primera vez en nuestro informe de 1997, y en 1998 se realizó un examen complementario. La Organización ha establecido un mecanismo apropiado para garantizar la vigilancia constante de este problema. Sin embargo, hemos identificado varios sectores importantes que requieren una atención inmediata. Entre éstos están aspectos estructurales, la necesidad de prestar atención a las oficinas descentralizadas, las necesidades de comprobación y el reconocimiento de que este es un problema de gestión de toda la Organización y no sólo una cuestión técnica.

El equipo del proyecto Y2K y la administración superior se están ocupando ahora de todos los asuntos mencionados.

En el curso de 1998 se concluyeron tres informes de auditoría sobre este Programa. Uno se refería a los estados de cuentas, otro al control del inventario y el tercero se concentraba en los aspectos administrativos y operacionales que contribuían a la fuerte acumulación de existencias en el Programa. Emitimos un dictamen sin reservas sobre los estados de cuentas y señalamos varios asuntos importantes en relación con los resultados del Programa, su gestión y las cuestiones relativas al inventario y otros controles internos.

La administración ha preparado un plan comercial en el que se han tenido en cuenta algunas de las cuestiones planteadas en estos informes. Actualmente se está examinando y nos ocuparemos de las nuevas medidas que se adopten para mejorar las operaciones y la gestión del Programa.

Un examen complementario de nuestro informe de 1997 sobre el tema se concentró en la adquisición y distribución de insumos agrícolas, el suministro de almacenamiento, los servicios de mantenimiento, el apoyo técnico y la gestión de los fondos asignados a los tres departamentos del norte del Iraq, y los costos administrativos y de funcionamiento correspondientes.

Llegamos a la conclusión de que los procedimientos y prácticas empleados no ofrecían garantías razonables de que los recursos financieros y físicos se administraran de manera económica y eficaz y que se salvaguardaran y controlaran, salvo la necesidad de reducir los riesgos de la administración de dinero en efectivo y la mejora de los controles financieros internos. También observamos mejoras en la eficacia de las operaciones y la gestión de los recursos humanos.

La administración superior ha examinado nuestras inquietudes y recomendaciones sobre todas las cuestiones planteadas, en particular sobre los riesgos de exposición del dinero en efectivo. Tenemos entendido que se ha conseguido cierto éxito en la reducción de la acumulación de dinero en efectivo en los departamentos del norte, y se prosiguen los esfuerzos para mejorar los mecanismos para el transporte del dinero a Bagdad.

Se realizó un examen general en tres partes sobre el PCT: un aspecto se refería a la perspectiva mundial, otro se concentraba en la capacidad para administrar el Programa y en el último se examinaba la gestión del ciclo completo de los proyectos. Básicamente llegamos a la conclusión de que los procedimientos establecidos eran adecuados, pero había posibilidades de mejora en la coordinación y supervisión; era necesario disponer de mayor capacidad para gestionar las actividades cotidianas del Programa; y si bien se observaban mejoras en el control del proceso del PCT, este se podría acelerar, aún cuando la creciente complejidad requería una actividad más intensa de evaluación. La administración del PCT ya ha aplicado muchas de nuestras recomendaciones, y el resto se están examinando activamente.

Hemos examinado las cuestiones administrativas, financieras y de gestión relativas al programa internacional para el arroz en Viet Nam y Filipinas. Básicamente, observamos que la estructura orgánica y la gestión general eran adecuadas en apoyo de la aplicación del programa y que el personal estaba suficientemente motivado.

En el curso de nuestro examen constatamos la necesidad de introducir mejoras en los sectores de la contratación, el presupuesto, la contabilidad y el control del inventario y en algunos aspectos de la gestión del personal. Estamos satisfechos de la medida en que la administración se ha ocupado de nuestras principales administraciones.

Se identificaron y evaluaron varios casos de dificultades y actuaciones erróneas en relación con el personal y algunos de ellos se sometieron a un examen e investigación especiales. Esto ocurrió tanto en la Sede como en oficinas de fuera de ella. Estamos satisfechos con las medidas adoptadas por la administración, en algunos casos consistentes en la aplicación de medidas disciplinarias oficiales, mientras que en otros los problemas se solucionaron por otros medios o se comprobó que carecían de fundamento.

En anteriores exámenes se ha visto que hay posibilidades de mejora en cuanto a la coordinación, la definición más clara de las responsabilidades y el mayor acceso a los datos comunes y los sistemas contables, a fin de aumentar la eficacia y la efectividad entre la Sede y las oficinas descentralizadas. A lo largo del año continuamos examinando la situación de los aspectos indicados y podemos informar que se han conseguido mejoras en todos ellos, incluidas las medidas conexas adoptadas por la administración para impartir capacitación al personal y cubrir con mayor rapidez los puestos vacantes.

En 1998 prosiguió la contratación de auditores locales para realizar auditorías periódicas de las representaciones y las oficinas de enlace de la FAO. Durante el año se recibieron 412 informes en la Oficina del Inspector General. El análisis puso de manifiesto que para alrededor del 60 por ciento de las oficinas examinadas los auditores locales no habían notificado ningún resultado material o recomendación. Esto suponía una mejora considerable con respecto a 1996 y 1997. En el caso de las restantes oficinas, las recomendaciones de los auditores se referían fundamentalmente a mejoras en la contabilidad y en asuntos de procedimiento conexos, supervisados de manera periódica en cooperación con la Dirección de Finanzas.

Los resultados favorables de esta operación se pusieron de manifiesto en la decisión de reducir la frecuencia de los informes de los auditores de la periodicidad mensual inicial de 1996 a trimestral en 1997, y ahora a semestral para 1999.

La Oficina continuó opinando que los acuerdos de auditoría local son un mecanismo de control útil, valioso para la administración local y parte del "sistema de alerta" de la gestión del riesgo. Además de proporcionar aportaciones valiosas al proceso de planificación de la auditoría interna y la evaluación de los resultados administrativos sobre el terreno, este acuerdo permite también a la Organización responder con prontitud a recomendaciones específicas formuladas por las empresas de auditoría locales.

El año pasado comenzamos una serie de exámenes sobre la experiencia en las dependencias de apoyo a la gestión, tanto en la Sede como en las oficinas regionales. El primero de los informes se basó en una encuesta amplia y presenta un panorama general, mientras que el segundo es específico del Departamento de Agricultura. Básicamente, en el informe general se indicó que con la introducción inminente de Oracle este sería un buen momento para realizar algunos ajustes en la organización original. Con respecto al informe sobre la MSU del Departamento de Agricultura, observamos que la administración superior del Departamento estaba satisfecha con el servicio y señalaba beneficios concretos, pero no todas las direcciones del Departamento compartían esta opinión. La administración está examinado ahora las recomendaciones específicas.

El Economato proporciona una amplia selección de productos internacionales a precios competitivos al personal de la FAO y del PMA, así como a los Representantes Permanentes ante las dos organizaciones. Esto se hace en consulta con el Comité Mixto del Economato y dentro de las limitaciones del Acuerdo sobre la Sede. En nuestro examen de las cuentas se realizaron los controles administrativos, financieros y operacionales correspondientes. Básicamente, comprobamos que el Economato está funcionando de conformidad con las directrices apropiadas y los procedimientos establecidos. También observamos considerables mejoras tanto en la variedad de los artículos ahora disponibles como en la disposición general de la tienda de venta al por menor y las instalaciones de almacenamiento. Formulamos varias recomendaciones para mejorar el control del inventario, la vigilancia de las entradas en efectivo, las pérdidas y daños de artículos y varios asuntos contables. Ésto se examinó detenidamente con la administración del Economato, que se comprometió a rectificar las deficiencias observadas y mejorar los procedimientos de funcionamiento cuando procediera.

III. Actividades de auditoría

Las actividades de auditoría de la Oficina se organizan, administran y notifican en virtud de un elemento del programa de conformidad con el plan de trabajo de auditoría. El plan de auditoría annual se concibió con un carácter descendente con referencia al Marco Estratégico, el Plan a Plazo Medio, el Programa de Labores y Presupuesto, las decisiones y resoluciones de la Conferencia y el Consejo, los debates de los Comités del Programa y de Finanzas y diversas declaraciones sobre políticas e iniciativas del Director General. Posteriormente se elaboró el plan con mayor detalle en la Oficina en sentido ascendente y se presentó al Director General para su examen y aprobación.

Si bien las actividades de auditoría se reflejan fundamentalmente en informes de auditoría específicos, éstos de ninguna manera presentan el cuadro completo de la contribución de la Oficina del Inspector General al proceso general de control de la gestión en la Organización. En las secciones que siguen se resume brevemente el carácter y el alcance del trabajo realizado a lo largo del año.

a) Auditorías en la Sede
En la dependencia de la Sede están la mayor parte de los expertos en funciones financieras, jurídicas, contables y de tesorería de la Oficina. También sirve como centro de coordinación para la tecnología de oficina y otros sectores de los sistemas de información y la elaboración de datos electrónicos. Como responsabilidad primordial, ha de realizar las auditorías generales en la Sede y asesorar a todos los niveles de la administración en los asuntos de su competencia.

Esta dependencia tiene también la responsabilidad de examinar y emitir un dictamen sobre los estados de cuentas mensuales y los pronósticos del flujo de caja presentados al Director General. Asimismo, examina y emite dictámenes sobre los informes mensuales de los gastos de la Oficina del Director General inmediata (incluidos sus informes de gastos) y los gastos conexos de los presupuestos de los departamentos.

Durante el año se realizaron auditorías específicas y se prepararon informes sobre 15 sectores. Entre ellos figuraban exámenes importantes sobre la utilización de consultores, el Programa de Monedas y Medallas, el proyecto del año 2000, el funcionamiento de las MSU, el sistema microbancario y diversos aspectos del funcionamiento de la Cooperativa de Crédito.

b) Auditorías sobre el terreno
Esta dependencia se encarga de todas las auditorías, exámenes especiales, inspecciones e investigaciones en las oficinas fuera de la Sede y de las actividades correspondientes que se llevan a cabo desde la Sede. Se incluyen aquí no sólo las oficinas regionales, subregionales y de enlace, sino también las representaciones de la FAO y determinados proyectos de campo. Además, es una fuente importante de conocimientos prácticos sobre temas de descentralización y regionalización, así como sobre el trabajo asociado con la utilización de empresas de auditoría locales. Es el principal centro de coordinación para los auditores de las cuatro oficinas regionales principales, que no sólo llevan a cabo una amplia variedad de auditorías en sus regiones, sino que también asesoran sobre asuntos de gestión, como la plantilla, la contratación y la selección, así como sobre asuntos relativos a la organización y el control interno que surgen de cuando en cuando.

La dependencia de auditoría sobre el terreno también participa activamente en el programa de información y orientación para los Representantes de la FAO recién nombrados, contribuye a la evaluación de su rendimiento y participa en los procedimientos de transferencia al terminar su nombramiento.

A lo largo del año, la dependencia de auditoría sobre el terreno preparó tres exámenes especiales de gestión sobre el Programa de Cooperación Técnica, dos informes sobre diversos aspectos de las oficinas regionales y subregionales, 11 informes sobre representaciones de la FAO (tres en Asia, cuatro en el Cercano Oriente y cuatro en África) y 19 informes sobre proyectos específicos (véase el Anexo A).

c) Servicios de asesoramiento sobre la gestión
Este grupo se ocupa de la mayoría de las solicitudes de informaciones, inspecciones e investigaciones procedentes de la Oficina del Director General o de otros miembros de la administración superior, o en ocasiones de algún funcionario en particular. Estas actividades, sobre todo las investigaciones especiales, no siempre dan lugar a informes oficiales de auditoría, sino que con mayor frecuencia se concluyen con informaciones extraoficiales o memorandos confidenciales. Este grupo también interviene en asuntos relativos a las compras (en particular el examen de las solicitudes de dispensa del proceso de licitación y las operaciones del grupo de bancos licitantes), las comunicaciones, los viajes, el seguro de enfermedad y las prestaciones a los empleados.

Los sectores que fueron objeto de especial atención en 1998 fueron los contratos importantes, como la organización de la limpieza, el mantenimiento, el seguro médico y la expedición de los enseres domésticos y efectos personales de los funcionarios. Además, a lo largo del año se prepararon diez informes de auditoría específicos.

IV. Operaciones del Grupo de Bancos Licitantes

La adquisición de equipo, suministros y servicios se rige por los principios y procedimientos establecidos en el Manual de la FAO. En este se asigna a la Oficina del Inspector General la responsabilidad de recibir, abrir, registrar y mantener en condiciones seguras todas las ofertas recibidas en respuesta a licitaciones. De esta manera se garantiza la independencia, objetividad, seguridad y transparencia del proceso de licitación.

El pasado año el "Grupo de Bancos Licitantes" se reunió en 98 ocasiones y se ocupó de 278 licitaciones. Para estas se invitó a presentar propuestas a 2930 empresas y se recibieron
1 311. Este volumen de actividad es prácticamente equivalente al de años anteriores.

V. Actividades de gestión

La Oficina participa de manera activa o en calidad de observadora en varios de los "comités permanentes" de la Organización: la Junta Consultiva de Programas y Políticas, el Comité de Sistemas y Recursos de Información (y su Subcomité), el Comité del WAICENT, el Comité de Compras, el Comité Asesor Mixto sobre Seguro Médico, el Comité de Inversiones, el Comité Consultivo sobre Préstamos, el Comité Directivo de Aplicación de Oracle y la Junta de la Cooperativa de Crédito. También se solicitó nuestra participación en grupos especiales de examen interno, grupos de acción, grupos de evaluación, etc. Además, seguimos de cerca las deliberaciones de los Comités del Programa y de Finanzas, el Consejo y la Conferencia y nos reunimos de cuando en cuando con oficiales superiores y representantes de los Estados Miembros. También mantenemos contactos periódicos con la Dependencia Común de Inspección, con otros servicios de supervisión del sistema de las Naciones Unidas, con los organismos especializados y con otras entidades conexas. Nuestras relaciones con los auditores externos siguen siendo buenas y hay un contacto constante en relación con la planificación de las auditorías y con temas importantes de comprobación a lo largo del año.

Por lo que se refiere al personal, prácticamente estamos al completo, con un grupo bien equilibrado de personal muy calificado y experimentado, tanto profesional como de servicios generales. Sin embargo, durante la mayor parte de 1998 sufrimos escasez, particularmente a nivel superior, en la Sede y en las oficinas regionales. Esto se debió a transferencias internas, cesiones y renuncias inesperadas. Conseguimos hacer frente a esta difícil situación mediante el uso de diversos programas de asociación, consultorías a corto plazo y reorganización del trabajo, según los casos. En el Anexo B del presente informe se dan detalles sobre la situación del personal, así como información demográfica resumida.

La capacitación y perfeccionamiento es un aspecto importante de las actividades de gestión de la AUD. En 1998 se abarcaron tres elementos: capacitación en auditoría profesional; capacitación en idiomas; y capacitación en el uso de los nuevos instrumentos de ofimática. En el aspecto profesional, celebramos un seminario in situ sobre comunicación en la auditoría (impartido por uno de los principales expertos en este sector). Participaron varias organizaciones del sistema, compartiendo los gastos. Se ha organizado un programa de capacitación en idiomas in situ para el personal de la AUD que la necesita y hemos aprovechado de manera adecuada las instalaciones disponibles en la FAO para nuestras necesidades de capacitación en ofimática. Un auditor está inscrito en un programa de enseñanza a distancia en una universidad del Reino Unido y otro en un programa de capacitación en gestión superior, en ambos casos a través de la Dirección de Personal.

Hemos celebrado una serie de reuniones colectivas con la Dirección de Evaluación: nos reunimos con el nuevo equipo de auditores externos; la AUD participó activamente en la reunión annual de los jefes de auditoría interna del sistema de las Naciones Unidas y las instituciones financieras multilaterales, en la cual Inspector General moderó el debate sobre las relaciones con los órganos rectores. Además, el Inspector General presentó varias comunicaciones sobre la supervisión interna en la Conferencia Europea sobre Auditoría Interna. También seguimos celebrando reuniones periódicas de carácter temático con el personal, en las que expertos internos se dirigen al personal de auditoría en relación con las novedades en sus sectores de competencia y en las que se debaten asuntos de auditoría y administrativos (incluida la supervisión del presupuesto).

Para concluir, la Oficina desea expresar su agradecimiento a la administración superior y, naturalmente, al personal de todos los niveles, por su respuesta positiva, su cooperación y su asistencia en el desempeño de nuestras diversas funciones a lo largo del año.


ANEXO A

Lista de informes sobre proyectos específicos preparados en 1998



ANEXO B

Cuadro del personal de la Oficina del Inspector General


 

Grado

Hombres

Mujeres

Vacantes

Total

Puestos de auditoría profesionales

       

15

1 Director

D2

1

     

4 Auditores superiores

P5

21

22

   

4 Auditores regionales

P4

33

1

   

1 Auditor

P4

1

     

3 Auditores

P3

24

1

   

2 Auditores

P2

2

     

Puestos de auditoría para profesionales

       

3

1 Auxiliar de auditoría

G6

1

     

1 Empleado de auditoría

G5

 

1

   

1 Empleado de auditoría

G4

 

1

   

Apoyo de secretaría a la auditoría

       

3

1 Secretaria del Director

G6

 

1

   

1 Empleado (80%)

G3

 

1

   

1 Estenógrafa

G3

 

1

   

Otro personal de apoyo

       

1

1 Empleado de registros

G4

 

1

   
 

12

10

 

22

Están representados los siguientes países

   

País

Profesionales

Servicios Generales

Total

 

Sede

Región

     

Antigua

1

     

1

Bahamas

1

     

1

Canadá

1

 

1(RNE)

 

2

India

1

     

1

Italia

3

   

4

7

Jamaica

   

1(RAF)

 

1

Japón

   

1(RAP)

 

1

Pakistán

1

     

1

Suecia

1

     

1

Reino Unido

1

   

3

4

EE.UU.

1

 

1(RLC)

----

2

 

11

 

4

7

22

N.B. La edad media de todo el personal es de 45 años.

1 Cedido a la AFF.

2 Un oficial superior con incorporación el 1.2.99.

3 Un auditor con incorporación al servicio el 9.1.99.

4 Un auditor con incorporación al servicio todavía por determinar.