Consejo

Índice

INTRODUCCIÓN

GUATEMALA (Ciudad de Guatemala)

CANADÁ (Ciudad de Quebec)

CONCLUSIÓN

APÉNDICE 1

APÉNDICE 2

INTRODUCCIÓN

1. En el presente documento se complementa la información facilitada en el documento CL 116/8-Sup.1 sobre las candidaturas de Guatemala y Canadá para hospedar el Congreso Forestal Mundial en el año 2003. El Director de Asuntos de la Conferencia y el Consejo y de Protocolo (GIC) reunió la información que se ofrece más adelante en el curso de una misión de investigación a ambos países candidatos. La finalidad de esta misión, que tuvo lugar del 18 al 28 de mayo de 1999, fue examinar la organización logística con las autoridades competentes y evaluar la disponibilidad de una infraestructura adecuada (instalaciones para reuniones, hoteles, transporte, etc.) para celebrar el Congreso.

2. Al realizar esta tarea, la misión se rigió por las normas siguientes:

• Principios aplicables a la organización de los congresos forestales mundiales, aprobados por el Consejo en su 64º período de sesiones de 1974 y revisados en su 115º período de sesiones de 1998.
• Directrices técnicas y operacionales para la organización de congresos forestales mundiales, preparadas por el Departamento de Montes de la FAO (julio de 1998).
• Resumen de la experiencia adquirida en el último Congreso, celebrado en Antalya (Turquía) en octubre de 1997, facilitado por el Departamento de Montes de la FAO.

3. En el Apéndice 1 se especifican los criterios y parámetros aplicados. En el Apéndice 2 se ofrece un cuadro resumido de los requisitos y las condiciones de cada lugar.

GUATEMALA (Ciudad de Guatemala)

Estructura orgánica

4. El Gobierno prevé el establecimiento de un Comité de Organización presidido por el Ministro de Agricultura, con la participación de otros ministerios interesados (Relaciones Exteriores, Gobernación), organismos del gobierno (INGUAT, Turismo), el sector privado y ONG. Se crearían seis comités que se ocuparían de los principales aspectos de la organización (logística, infraestructura, programa, financiación, promoción y comunicaciones). La Secretaría mantendría el enlace con la FAO y rendiría informe al Comité de Organización.

5. El Gobierno desea dar al Congreso una dimensión regional asegurando la participación de otros países e instituciones de América Central (como por ejemplo el Centro Agronómico Tropical de Investigación y Enseñanza, CATIE) en su organización y realización.

6. La Oficina de Convenciones, integrada y apoyada por la Cámara de Turismo, el Instituto Nacional de Turismo y la Fundación para el Desarrollo, proporciona servicios de enlace gratuitos con la industria turística (hoteles, líneas aéreas, operadores turísticos y medios de información).

Instalaciones para Conferencias y exposiciones

7. Los principales centros de convenciones son: el Hyatt Regency, el Centro de Convenciones Marriott y el Centro de Convenciones Camino Real. Todos ellos están anexos a hoteles de cinco estrellas.

8. El Hyatt Regency tiene 12 salas de reunión de diversas dimensiones. La mayor de ellas (Salón de la Paz) es un anfiteatro con capacidad para hasta 6 000 participantes (3 600 m²). Sin embargo, esta sala es más adecuada para exposiciones o grandes actos sociales que para reuniones.

9. El Salón Tikal (3 100 asientos, 2 140 m²) puede convertirse en cinco salas menores: la estructura central (Tikal, 1 200 asientos), dos salas para comités (600 asientos cada una) y dos salas menores (250 asientos cada una). Estas salas pueden dividirse en módulos aún menores. Además, cinco salas de 40 a 92 m² pueden utilizarse como salas de reuniones oficiosas y locales de oficina para la Mesa o la Secretaría. También pueden utilizarse con estos fines otras zonas amplias, como salones y vestíbulos. Se dispone de la superficie total requerida para oficinas (1 200 m²).

10. El Centro de Convenciones Marriott, construido recientemente, tiene una sala de conferencias (anfiteatro) de 2 010 m² con 2 100 asientos, convertible también en salas menores. Están incluidas nueve salas de reunión adicionales, la mayor de las cuales (Los Reyes) tiene una capacidad para 1 000 personas sentadas y es también convertible. Las otras ocho salas para comités tienen un aforo que varía entre 70 y 325 asientos. Hay 10 oficinas para personal ejecutivo, con una capacidad máxima de 35 personas cada una, y 11 salas de recepción, adecuadas como locales de oficina para personal ejecutivo o de secretaría. Pueden utilizarse vestíbulos y salones para servicios auxiliares (fotocopiadoras, comunicaciones, documentos, etc.). También se dispone de la superficie requerida para estos fines, incluidos servicios para la prensa.

11. El Centro de Convenciones Camino Real incluye el Gran Salón Real (1 896 m²,
2 100 asientos), que puede dividirse en 3 módulos de unos 700 asientos cada uno, tres salas de reunión (entre 270 y 330 asientos) y otras cuatro salas en el piso superior con una superficie total de 355 m², utilizables como salas de reuniones oficiosas o locales de oficina. Las zonas disponibles para oficinas son menos apropiadas que en los otros dos centros.

En construcción

12. Hotel Intercontinental: 14 salas de reunión (unos 2 000m²), la mayor de las cuales es un anfiteatro con 860 asientos. El Hotel se inaugurará en octubre de 1999.

13. Salón Guatemala, Parque de la Industria (Comité Permanente de Exposiciones de Guatemala, COPEREX). Estructura polivalente abovedada (sin columnas) con capacidad para 6 000 personas cuando se destina a reuniones. Se inaugurará para una primera exposición en julio de 1999 y se ultimará en octubre de 1999.

Exposiciones

14. Tanto el Hyatt Regency como COPEREX ofrecen espacio e instalaciones anexas suficientes (fácil acceso para el transporte pesado, muelles de carga y descarga....). El Parque de la Industria es una zona de exposiciones situada cerca del centro de la ciudad y en pleno funcionamiento, con la excepción del Salón Guatemala.

Equipo

15. Los tres centros de convenciones están dotados de equipo apropiado para comunicaciones (fax, télex y teléfono), reproducción de documentos, computadora y conexiones por Internet. Según la Junta Supervisora de Comunicaciones, no habría problemas para ampliar la capacidad actual (por ejemplo, líneas telefónicas adicionales) antes del Congreso, en función de las necesidades. Todas las salas de reunión tienen aire acondicionado.

16. Sería necesario contratar equipo de interpretación para el acontecimiento, dado que las salas de reunión no están equipadas con cabinas. En Guatemala hay un número de empresas suficiente para convocar una licitación pública.

Logística de la reunión

17. Dos de los tres centros de convenciones (Marriott y Camino Real) están situados muy cerca uno del otro en el centro de la ciudad (zona viva), donde se ubican también casi todos los demás hoteles de alta categoría. El Hyatt Regency está situado a unos ocho km de los otro dos (a 20 minutos con tráfico intenso).

18. Según el número de participantes, podrían celebrarse sesiones plenarias de apertura y cierre del Congreso en el Hyatt o en la nueva sala en construcción en el Parque de la Industria, que está también cerca del centro de la ciudad. Las sesiones de los comités podrían celebrarse tanto en el Marriott como en el Camino Real, de acuerdo con las necesidades. Si el número máximo de sesiones simultáneas se limita a tres, podrían celebrarse en cualquiera de esos centros, debido a la convertibilidad de sus salas mayores. La Secretaría podría instalarse en el Marriott, donde los locales de oficina son más apropiados.

19. Con el fin de evitar la utilización de micrófonos móviles, sería necesario disponer las salas para los comités en forma de aula y no de teatro, con micrófonos cableados y auriculares móviles para la interpretación simultánea. El número de asientos se reduciría en un 25 por ciento aproximadamente, pero aun así sería suficiente para acoger el Congreso.

20. Están disponibles servicios de interpretación/traducción, especialmente en la combinación inglés/español. Para otros idiomas, podría ser necesaria asistencia de la FAO.

Alojamiento en hoteles

21. A continuación se indica la disponibilidad total de habitaciones y camas en la ciudad de Guatemala y Antigua (a 35 km de la ciudad de Guatemala). El Hotel Intercontinental de cinco estrellas, en construcción, aportará otras 237 habitaciones.

22. La calidad de los hoteles se ajusta a las normas internacionales. Los hoteles correspondientes a las categorías inferiores (2-3 estrellas) ofrecen buenas condiciones de comodidad e higiene a precios módicos. El número de habitaciones para cada categoría y escala de precios de los hoteles (en mayo de 1999) es el siguiente:

(La diferencia entre el número de habitaciones de hotel en la ciudad de Guatemala (4 765) y el número total antes indicado (3 702) se debe a la disponibilidad adicional de habitaciones en albergues para la juventud, universidades, pensiones, etc.)

Servicios de comidas

23. Los hoteles tienen por lo general sus propios servicios de comidas, con una amplia variedad de platos internacionales y nacionales a precios razonables. Además, la ciudad ofrece la posibilidad de elegir entre unos 80 restaurantes con una amplia gama de precios.

Transporte internacional

24. La ciudad de Guatemala tiene un aeropuerto internacional con vuelos directos a muchas ciudades de Estados Unidos y Europa. Hay vuelos directos frecuentes con países de Centroamérica y América Latina.

Seguridad

25. Las condiciones de seguridad han mejorado notablemente desde la firma de los acuerdos de paz en 1996 y la creación de la Policía Nacional Civil. La situación en la ciudad parece normal, aunque las Naciones Unidas mantienen el estatuto de la Fase 1. El Ministerio del Interior adoptaría disposiciones especiales en materia de seguridad para el Congreso.

Presupuesto y finanzas

26. Sobre la base de un presupuesto estimado en 6 millones de dólares EE.UU., el Gobierno ha tomado las medidas provisionales siguientes:

• el 35 por ciento se cubriría con el presupuesto administrativo del Gobierno;
• el 10 por ciento sería facilitado por otros países de América Central;
• el 15 por ciento sería aportado por el sector privado;
• el 25 por ciento sería aportado por instituciones multilaterales y otros países donantes en virtud de acuerdos con el Gobierno de Guatemala;
• el 15 por ciento se recaudaría mediante las inscripciones, con exclusión de las de países en desarrollo a los que se aplicarían disposiciones especiales.

27. Se adoptarían medidas especiales para financiar la asistencia de delegaciones de países en desarrollo.

Servicios médicos

28. Los hoteles de primera categoría tienen sus propios servicios médicos de urgencia. La Red Hospitalaria incluye hospitales y clínicas (públicos y privados) en todo el país. En los centros de convenciones hay servicios de primeros auxilios y de urgencia. La Cruz Roja presta también esos servicios.

Visitas sobre el terreno

29. Las autoridades forestales han determinado seis áreas ecológicas que comprenden diferentes tipos de bosques (coníferas, plurisilva, tierras semiáridas, etc.) a corta distancia de la ciudad de Guatemala por avión o por carretera.

Fecha del Congreso

30. Las autoridades no han decidido todavía cuándo se celebraría el Congreso en caso de que se eligiera a Guatemala. Las condiciones climatológicas son buenas durante casi todo el año, pero se mencionaron los meses de abril o mayo, antes de la estación de las lluvias, cuando las temperaturas oscilan entre 18 y 24ºC.

CANADÁ (Ciudad de Quebec)

Estructura orgánica

31. La institución hospedante sería el Ministerio de Recursos Naturales de Quebec, que organizaría el Congreso juntamente con el Servicio Forestal de Recursos Naturales del Canadá. La institución hospedante se valdría de la cooperación de todas las instituciones interesadas en el sector forestal del Canadá, como ha confirmado el Consejo de Ministros de Montes del Canadá. Otros colaboradores procederían del sector privado, ONG, universidades e institutos de investigación.

32. El Comité de Organización estaría copresidido por el Viceministro de Montes del Quebec y el Director General de Políticas, Planificación y Asuntos Internacionales de Recursos Naturales del Canadá. Se establecerían varios subcomités encargados de los diversos aspectos de la organización, que presentarían informes directamente al Secretario General, bajo la supervisión del Comité de Organización.

33. La Secretaría estaría integrada por especialistas en los sectores a cargo de los subcomités, bajo la dirección del Secretario General, que sería una autoridad reconocida en el ámbito forestal.

34. La institución hospedante haría un amplio uso de Internet y de medios electrónicos para promover y organizar el Congreso, incluidas la distribución de invitaciones y la inscripción. La Oficina Central de la Vivienda ofrece servicios centralizados de reserva de habitaciones.

Instalaciones para conferencias y exposiciones

35. El Centro de Convenciones de la ciudad de Quebec, construido en 1996, es un centro amplio y moderno que podría hospedar todo el Congreso en una única estructura. Abarca una superficie de 34 000 m² y puede acoger hasta 10 000 participantes a la vez. La Zona de Exposiciones (cuarto piso), tiene una capacidad para 7 500 personas sentadas, si se utiliza para reuniones.

36. La Sala de Convenciones, con 3 500 asientos, puede dividirse en tres secciones que cubren el 50, el 25 y el 25 por ciento de la superficie, respectivamente. Estas secciones pueden combinarse de diversos modos. El Centro tiene también una sala polivalente (anfiteatro) con 2 300 asientos, que puede dividirse en cuatro salas aproximadamente iguales, las cuales pueden combinarse a su vez. Otras salas en el mismo piso tienen una capacidad de 50 a 440 asientos. Son posibles múltiples combinaciones utilizando tabiques insonorizantes. Las cuatro salas del tercer piso son menores (máximo 350, mínimo 200) y pueden también dividirse y combinarse.

37. Todas las salas de reunión cuentan con vestíbulos y zonas de servicios anexos para distribuir documentos o servir refrigerios.

38. Con arreglo a los planes detallados del Congreso, el Centro pondría a disposición de éste espacio suficiente para la secretaría cerca de las salas de reunión. También están disponibles otras salas de reunión en dos hoteles adyacentes, unidos al centro mediante pasajes subterráneos. Sin embargo, estas instalaciones no serían necesarias dada la capacidad del Centro de Convenciones.

39. Por razones históricas, el Gobierno del Canadá celebraría la Reunión Ministerial en el Chateau de Frontenac, hotel de primera categoría de propiedad privada donde se fundó la FAO en 1945 y se conmemoró su cincuentenario.

Equipo

40. El Centro está dotado de la tecnología más avanzada. Todas las salas de reunión están provistas de sus propios monitores de vídeo conectados con monitores externos. El acceso a las salas puede controlarse por medios electrónicos. Todas las salas de reunión están conectadas entre sí por redes de audio y vídeo. El Centro dispone también de una zona multimedia, con salas para videoconferencias y para los medios de información. Tiene también sus propios servicios de comidas para 5 000 personas aproximadamente. En la entrada hay una zona de inscripción con ocho mesas.

41. La Sala de Convenciones principal está equipada con ocho cabinas de interpretación que se convierten en cuatro más cuatro cuando se divide la sala. Dispone también de servicios para el acceso de personas discapacitadas a las salas de reunión, zonas de comidas e instalaciones de aseo.

Logística de la reunión

42. Como se indicó anteriormente, todo el Congreso podría celebrarse en el Centro de Convenciones (y en el Chateau de Frontenac). Es posible ir a pie hasta el Centro desde muchos hoteles y desde las zonas comerciales y de restaurantes.

43. Están disponibles servicios de interpretación y traducción, especialmente en la combinación inglés/francés. Para otros idiomas, podría ser necesaria asistencia de la FAO.

Exposiciones

44. El Centro cuenta con una Sala de Exposiciones en el cuarto piso que puede contener hasta 500 puestos de medianas dimensiones. Tiene amplios almacenes y muelles y rampas de carga y descarga de fácil acceso desde la calle. Si se celebrara una exposición, el Centro podría organizar el despacho de aduanas in situ de los productos que fueran a exponerse.

Alojamiento en hoteles

45. En la ciudad de Quebec hay en total 6 438 habitaciones, distribuidas del modo siguiente:

46. Además, la Universidad Laval podría poner a disposición de los asistentes más de
2 000 habitaciones de estudiantes, en función de las fechas del Congreso, y hay diversas pensiones (habitación con desayuno) y hoteles cerca del centro de la ciudad.

47. Por lo general, en el precio del hotel está incluido el desayuno continental, y los impuestos se reembolsan al regreso al país de origen.

Servicios de comidas

48. Quebec es una ciudad turística con una amplia variedad de restaurantes de precios razonables, que sirven sobre todo platos franceses y norteamericanos. Casi todos los hoteles ofrecen servicios de comidas.

Servicios médicos

49. Hay seis centros hospitalarios en Quebec. Existe un servicio central para las urgencias médicas y los grandes hoteles disponen también de servicios de urgencia.

Presupuesto y finanzas

50. La institución hospedante acepta el volumen presupuestario indicativo de 6 millones de dólares EE.UU. y prevé la distribución provisional siguiente de las fuentes de financiación:

• Institución hospedante: 35 por ciento
• Patrocinadores: 25 por ciento
• Inscripciones: 25 por ciento
• Otras fuentes: 15 por ciento

51. Se crearía un fondo especial para garantizar la participación de países en desarrollo, oradores invitados y huéspedes de honor.

Seguridad

52. Quebec está considerada una ciudad muy segura. Las autoridades no prevén ninguna medida especial de seguridad para el Congreso.

Conexiones aéreas internacionales

53. Casi todas las conexiones aéreas con Quebec se realizan a través de Montreal o Toronto. Hay vuelos directos a Nueva York y a otros destinos de Estados Unidos y Europa.

Visitas sobre el terreno

54. El programa de visitas se definirá durante los preparativos del Congreso. Se han determinado de antemano dos zonas: las estaciones experimentales gestionadas por la Universidad Laval, cerca de la ciudad de Quebec, y una o más de las zonas forestales modelo de las que se ocupa el Servicio Forestal del Canadá, que han sido también objeto de un programa de cooperación internacional.

Calendario del Congreso

55. La institución hospedante prevé celebrar el acontecimiento al final de septiembre o comienzo de octubre del año 2003. Las condiciones atmosféricas propias del otoño requerirían que los participantes llevaran ropa de abrigo.

CONCLUSIÓN

56. Desde el punto de vista de la logística y de la infraestructura, ambas posibles sedes tienen capacidad suficiente para celebrar el Congreso. Quebec tiene la ventaja de poseer un amplio Centro de Convenciones donde podría celebrarse el Congreso en su totalidad, con lo que se simplificaría la logística de la reunión.

57. Por otra parte, en Guatemala los precios son por lo general inferiores y las condiciones atmosféricas más favorables. La infraestructura es apropiada y está creciendo a ritmo rápido.

58. En ambos lugares, podría ser necesaria la cooperación de la FAO en lo que concierne a los servicios de traducción e interpretación, especialmente si se adoptaran como idiomas de trabajo del Congreso idiomas no europeos.

59. En ninguno de estos lugares se ha celebrado anteriormente un acontecimiento internacional de las dimensiones del Congreso Forestal Mundial.

APÉNDICE 1

Estructura orgánica en el país hospedante

• Comité de Organización presidido por un alto funcionario del Gobierno, con amplia representación de los ministerios interesados (Agricultura, Turismo, Relaciones Exteriores, según la estructura del Gobierno), el sector privado, instituciones académicas y de investigación, asociaciones profesionales y ONG.
• Subcomités encargados de diversos aspectos de la organización del Congreso, como por ejemplo documentación, publicidad, logística, infraestructura, comunicaciones, servicios para las reuniones, visitas sobre el terreno.
• Secretaría con atribuciones en materia de gestión y autonomía administrativa, encabezada por un alto funcionario gubernamental con acceso a los órganos normativos y decisorios del Gobierno. Los miembros de la Secretaría deberán tener conocimientos especializados sobre los aspectos susodichos de la organización, así como conocimiento práctico del inglés.

Logística

Número previsto de participantes: 4 500

Conferencia y exposiciones

• Sala Plenaria (una) con capacidad para 2 500 participantes.
• Salas para Comités (tres): 300 asientos cada una.
• Salas para Reuniones (tres): 150-200 asientos cada una.

Todas las salas de las categorías antes indicadas deberán estar provistas de equipo para interpretación simultánea en cuatro idiomas. Las cabinas de los intérpretes deberán ajustarse a las normas de la AIIC.

• Salas para reuniones oficiosas (4): 20-30 asientos cada una.
• Sala de reuniones informativas para la prensa (1): 50-60 asientos.
• Número máximo de sesiones simultáneas (3).

Locales de oficina

• Cuatro oficinas para la Mesa del Congreso.
• Secretaría: unos 1 200 m², con posibilidad de divisiones en módulos.
• Espacio de exposición para unos 200 puestos.
• Zonas especializadas: Prensa, distribución de documentos, inscripción.

Equipo

Proyectores en las salas de reuniones; televisión en circuito cerrado; conexiones para computadora, servicios de reproducción de documentos, acceso a Internet y comunicaciones internacionales por fax, télex y teléfono.

Alojamiento en hoteles

• Disponibilidad de 5 000 habitaciones aproximadamente durante todo el período del Congreso (300 de ellas un mes antes del Congreso).
• Amplia variedad de categorías de hoteles y precios descontados.
• Selección de empresas seleccionadas en reserva de hoteles.

Transporte

• Aeropuerto internacional bien comunicado.
• Transporte local, incluido servicio de autobuses desde los hoteles hasta las zonas de reunión.
• Número de empresas privadas locales suficiente para convocar una licitación pública de servicios.

Presupuesto y Finanzas

• Cuantía indicativa: 6 millones de dólares EE.UU., incluidos los preparativos y la celebración del acontecimiento.
• El presupuesto deberá incluir una consignación para financiar la asistencia de participantes de países en desarrollo.
• Tasas de inscripción a precios descontados para participantes de países en desarrollo.

Otros servicios e instalaciones

• Hospitales y clínicas de urgencia.
• Medidas especiales para garantizar la seguridad antes del acontecimiento y en el curso de éste.
• Visitas sobre el terreno relacionadas con el tema del Congreso.

APÉNDICE 2

Resumen de los requisitos: Logística e infraestructura