CAPÍTULO 5: SERVICIOS DE APOYO

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730. Como se explica de forma más completa en las secciones introductorias de este documento, las consignaciones presupuestarias de este capítulo registran una serie de cambios sustanciales como consecuencia de los factores siguientes:

· la reestructuración de las MSU afecta a los Departamentos AF y GI (en cuanto a sus propias necesidades de apoyo administrativo) de la misma forma que a otros departamentos, de lo cual se derivan las reducciones en los rubros relativos a administración del programa (5.1.9 y 5.2.9);
· la transformación del fondo común para servicios de edición (con los costos correspondientes que hasta ahora se distribuían entre otros rubros de programas, especialmente los programas técnicos y económicos del Capítulo 2) en una consignación administrada de forma centralizada para la prestación de servicios editoriales multilingües centrales a los departamentos técnicos, que se adscriben a la Dirección GII (Programa 5.1.1). Se espera proporcionar así incentivos para la utilización de tales servicios y mejorar la cobertura de idiomas, el estilo y la forma de presentación de las publicaciones de la FAO;
· la transferencia al Programa 2.2.2 de las consignaciones para publicaciones en chino y otros idiomas que no son de la FAO, que hasta ahora correspondían al Programa 5.1.1; no obstante, se proporcionan más recursos para Cerestronic en el mismo programa, especialmente nuevos puestos para mejorar la cobertura en árabe y francés;
· un aumento de la consignación para auditorías locales en las oficinas externas y actividades de campo de la FAO (Dirección AFF, Programa 5.2.1), mientras que en la misma Dirección se registra también una disminución de los servicios prestados al Programa Mundial de Alimentos (PMA);
· la asignación de los costos de funcionamiento de los sistemas basados en Oracle a los departamentos usuarios en consonancia con los principios de contabilidad de costos;
· la consignación para costos de desarrollo del Paquete de Recursos Humanos basado en Oracle, incluyendo la interfaz apropiada con otras aplicaciones basadas en Oracle, que afecta a la Dirección AFP, Programa 5.2.3;
· la transferencia de los servicios de telecomunicación al fondo común para Tecnología de la Información (TI), debido a la convergencia creciente de los sistemas y tecnología de elaboración de la información y las telecomunicaciones, de lo que se deriva la disminución en el Programa 5.2.2, ya que los gastos con cargo al fondo común se distribuyen a las dependencias usuarias.

731. Cabe señalar que, aunque se va a establecer en el Departamento AF una estructura de apoyo a la gestión derivada de la reestructuración de las MSU que rendirá cuentas al ADG, AF, sus costos seguirán distribuyéndose entre los departamentos usuarios competentes con arreglo a los principios de contabilidad de costos.

PROGRAMA PRINCIPAL 5.1: APOYO A LA INFORMACIÓN Y PUBLICACIONES

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Programa 5.1.1: Apoyo para la información pública y las publicaciones

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732. El Programa 5.1.1 ejecutado por la Dirección GII, tiene por objeto suscitar y mantener el interés y apoyo con respecto a las políticas y programas de la Organización, incluyendo el fomento de las metas de la Cumbre Mundial sobre la Alimentación y destacando la importancia de una acción concertada para alcanzar la seguridad alimentaria. Entre la amplia gama de destinatarios figuran los gobiernos miembros, las organizaciones no gubernamentales (ONG), incluidas las de mujeres y jóvenes, los asociados técnicos e institucionales, los medios de difusión principales y especializados y el público en general.

733. Se seguirán apoyando las prioridades de la Organización mediante la información pública, incluyendo un sistema completo de planificación de la comunicación que abarque tanto la Sede como las estructuras descentralizadas. La finalidad de este proceso de planificación es garantizar una calidad elevada, así como la coherencia y la eficiencia en función del costo, en toda la difusión de información pública. Tiene por objeto garantizar que las publicaciones, revistas y otros productos de información que se distribuyen externamente no sólo tengan un nivel profesional y comercial, sino también presenten una imagen coherente y uniforme de toda la Organización.

734. Se continuará haciendo hincapié en la cooperación estrecha entre la Sede y las oficinas descentralizadas a fin de responder a necesidades y exigencias locales mediante los oficiales de información en las Oficinas Regionales. Se reforzará este esfuerzo mediante el establecimiento de un puesto de oficial de información P-4 en la Oficina Regional para Europa, en la que anteriormente no existía dicho puesto. Se tiene también la intención de apoyar más actividades de información pública en la Oficina de Enlace para América del Norte.

735. La promoción de actividades del Día Mundial de la Alimentación y actos especiales relacionados con el mismo, tales como TeleFood, implicará un esfuerzo coordinado de las dependencias de multimedios, publicaciones y relaciones con los medios de difusión.

Subprograma 5.1.1.3: Producción multimedial

736. Se ha dado a este subprograma el nuevo título de "Producción multimedial" y se ha reorganizado para prestar apoyo a toda la labor de producción multimedial de la Dirección GII. Continuará aplicando técnicas avanzadas de creación y producción digital de medios impresos y electrónicos, y actuará también como asesor de otras dependencias. Apoyará las prioridades y programas de toda la Organización con los correspondientes materiales de información pública y prestará asistencia a los departamentos técnicos para reunir información sobre sus programas prioritarios, en consonancia con el Plan de Comunicación de la Organización.

737. Se hará hincapié en facilitar información sobre la FAO por medio de Internet, garantizando que la página de presentación de la Organización y otras páginas muy frecuentadas estén actualizadas continuamente y se basen en un diseño y estilo atractivos. Se va a fortalecer también Cerestronic, en el sitio de Internet de la FAO, mediante la creación de puestos adicionales para la cobertura en árabe y mediante otras disposiciones no relacionadas con el personal. La finalidad es llegar al público en general y, sobre todo, a grupos decisivos como las ONG, los periodistas y las instituciones académicas y de investigación. Como este material debe facilitarse en los idiomas de la FAO, las restricciones presupuestarias limitan la cantidad de noticias, cifras, gráficos y fotografías que pueden difundirse por este medio a unos 600 artículos, 8 reportajes de la FAO sobre principales problemas y actividades, 200 gráficos de información y 48 colecciones temáticas de fotografías (Archivos fotográficos). Se continuará también haciendo hincapié en la difusión electrónica de material de información y documentos de la FAO. Se garantiza la cooperación con la Dirección de Biblioteca y Sistemas de Documentación (GIL) sobre nuevos productos y estrategias de información para Internet.

738. En el ámbito de este subprograma se producirá una amplia gama de materiales de información pública, incluyendo aproximadamente 20 prospectos, 8 opúsculos, 12 folletos, 8 carteles, 30 hojas de datos, 10 carpetas de información, 70 voces de anuarios, 24 presentaciones multimediales, 6 CD-ROM multimediales y 12 muestras y exposiciones, que contienen información básica sobre los programas prioritarios de la Organización.

739. Los departamentos técnicos recibirán apoyo para la preparación y difusión de información técnica, incluyendo unas 150 presentaciones de diapositivas, 40 muestras y exposiciones, la concepción y el diseño de varios centenares de páginas de Internet y 10 CD-ROM, y la preparación de 40 opúsculos y prospectos. Además, se facilitarán servicios de asesoramiento sobre el diseño y la producción de toda la gama de materiales de información pública que preparan las mismas dependencias o con la ayuda de contratistas externos.

740. Los servicios de fotografía, información pública e hipermedios en apoyo de WAICENT y FAOINFO, se han transferido del 5.1.1.4 a este subprograma. La Fototeca y el Laboratorio de Fotografía seguirán manteniendo la documentación fotográfica de la labor de la FAO, mediante la organización de cuatro misiones de fotografía y la coordinación de los reportajes sobre las actividades de la FAO realizadas por 20 fotógrafos externos para adquirir unas 1 500 fotografías nuevas. Estas, junto con los gráficos informativos presentados en los formatos apropiados, se mantienen en un archivo digital y se facilitan a los medios de difusión, editoriales y otros usuarios que los soliciten, ofreciendo así la cobertura de los programas de la FAO. Se dispone también de servicios de reproducción fotográfica y digitalización de los materiales de información. Se espera que la Fototeca elabore 8 000 fotografías, produzca 30 000 impresiones fotográficas y 20 000 reproducciones y diapositivas, digitalice 20 000 imágenes y prepare 200 series de diapositivas y 800 carteles de exposición a partir de los archivos informáticos para presentaciones, exposiciones y muestras.

741. El Servicio de Visitantes seguirá respondiendo a las solicitudes de información de una amplia gama de grupos y personas (el número de visitantes se estima en cerca de 24 000), mediante la organización de sesiones informativas y visitas a la Sede, entrevistas con expertos técnicos y la distribución de material de información.

Subprograma 5.1.1.4: Políticas y apoyo en materia de publicaciones

742. La finalidad de este subprograma es garantizar que los productos de información de la FAO distribuidos en el exterior alcancen los más altos niveles de calidad y presenten una imagen coherente y uniforme de toda la Organización. Las actividades incluyen la edición, el diseño, la autoedición, la imprenta exterior y la venta de las publicaciones de la FAO. Al mismo tiempo, se presta atención al establecimiento de un plan de gestión viable y eficaz en función del costo para todas las actividades de publicación. Con el fin de dar mayor visibilidad a la capacidad de publicación de la FAO en distintos idiomas, las consignaciones para publicaciones en chino e idiomas que no son de la FAO se han transferido a la entidad 222P5, Programa para la mejora de la cobertura de idiomas.

743. Seguirán aplicándose medidas para contener los costos, tales como los acuerdos de publicación, en virtud de los cuales se transfiere a empresas comerciales u otros asociados de publicaciones la mitad o más de los costos de producción de algunas publicaciones fundamentales. Se tratará de conseguir economías en otros sectores, especialmente en la imprenta exterior, en el que se están utilizando tecnologías de comunicación electrónica tanto en el proceso de adjudicación como en la transmisión de textos y páginas y documentos acabados.

744. Como se ha señalado ya, una gran parte de las actividades de edición y autoedición se administraban hasta ahora mediante una cuenta común autofinanciada. Se sustituirá esta disposición por una consignación administrada centralmente para servicios centrales de edición a los departamento técnicos.

745. El Grupo de Ventas y Comercialización seguirá utilizando la tecnología electrónica más moderna, en particular Internet, en sus esfuerzos por incrementar las ventas de productos de información de la FAO. Al mismo tiempo, se ampliará la red internacional de agentes de ventas para garantizar la máxima disponibilidad de las obras de la Organización en todo el mundo. Los nuevos Comités de Comunicación y Publicaciones de los Departamentos y de toda la Organización garantizarán también una cooperación más estrecha con los departamentos técnicos en el proceso de planificación para determinar la calidad, los destinatarios y el formato de los productos de información de la FAO. Estas medidas, unidas a la transferencia del puesto administrativo fundamental de Jefe de Ventas y Comercialización fuera de las disposiciones del fondo común, permitirá incrementar las ventas y mejorar la situación financiera del fondo rotatorio de productos de información.

Subprograma 5.1.1.5: Relaciones con los medios

746. Las anteriores Subdirecciones de Prensa y de Radio y Televisión se han fundido en una nueva Subdirección de Relaciones con los Medios y, por consiguiente, los anteriores Subprogramas 5.1.1.1 (Relaciones con los medios - prensa) y 5.1.1.2 (Relaciones con los medios - medios electrónicos) se han fundido en el Subprograma 5.1.1.5 - Relaciones con los medios. Se espera que este subprograma consolide los avances en las relaciones con los medios de comunicación logrados en el pasado reciente, entablando relaciones productivas con los medios de comunicación electrónicos e impresos. Se apoyará todo ello con actividades de capacitación a fin de mejorar la versatilidad de los oficiales de relaciones con los medios de comunicación para tratar con los representantes de todos los tipos de medios.

747. Se espera que el subprograma planifique, investigue, produzca y coloque más de 200 comunicados de prensa escritos que se trasmitirán en todo el mundo a unos 200 medios de noticias internacionales y de otro tipo. Se espera producir y colocar unos 30 noticiarios, crónicas y entrevistas en vídeo y unas 300 entrevistas, informes y programas de radio. Según el tema y el público a que se destina cada uno de ellos, se producirán estos materiales en varios idiomas, incluyendo el italiano y el alemán.

748. Se desarrollarán campañas de medios de difusión para las principales reuniones y conferencias de la FAO en colaboración con las direcciones responsables, y el personal y funcionarios superiores de la FAO recibirán asesoramiento sobre la forma de tratar eficazmente los medios. Se prepararán resúmenes informativos para las principales intervenciones con los medios de comunicación. Se tendrán contactos frecuentes y se celebrarán reuniones conjuntas de planificación con el personal de producción y publicación de multimedios para facilitar un enfoque coordinado de la presentación de noticias e información al público.

749. Se prevé que el personal de relaciones con los medios de comunicación responderá a unas 1 500 peticiones de periodistas de la prensa, radio y televisión. Además, se organizarán 150 entrevistas con expertos de la FAO y 6-10 conferencias de prensa, y se prestará asistencia a unos 200 periodistas de prensa, radio y televisión que visiten la FAO.

750. Se organizarán hasta seis coproducciones importantes con cadenas internacionales de radio y ocho con algunas de las principales cadenas de televisión. Se enviarán unas 1 000 cintas de audio y 1 500 de vídeo con material de noticias sobre las prioridades y programas de la FAO. Un servicio de biblioteca vídeo/audio proporcionará filmaciones y cintas seleccionadas a los medios de radio y televisión. Otras actividades son: el seguimiento de la prensa mundial para determinar las noticias de interés para la FAO, la preparación de resúmenes mensuales de prensa y la selección y distribución de más de 20 000 recortes de prensa.

PROGRAMA PRINCIPAL 5.2: ADMINISTRACIÓN

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751. El Programa Principal 5.2 abarca los servicios financieros, informáticos y de personal que facilita el Departamento AF, incluyendo el desarrollo de sistemas de contabilidad y administración para toda la Organización y las consignaciones aplicables de las Oficinas Regionales y Subregionales.

Programa 5.2.1: Servicios financieros

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752. Las actividades primordiales de la Dirección de Finanzas (AFF) son mantener las cuentas de la Organización en los niveles más altos con arreglo a las normas de contabilidad de las Naciones Unidas y a los principios contables generalmente aceptados, y proporcionar información financiera exacta a todos los niveles dentro de la Organización y a los Órganos Rectores.

Actividades propuestas para 2000-2001

753. El centro principal de la labor de AFF en el bienio 2000-01 será la consolidación de la sustitución del FINSYS, la aplicación de Oracle Financials, y sus componentes conexos. El recién aplicado Sistema de Contabilidad sobre el Terreno (FAS) proporcionará la capacidad de tramitar eficientemente las transacciones sobre el terreno de todas las dependencias centralizadas distintas de las Oficinas Regionales, que funcionarán según los Sistemas Financieros de Oracle de la Sede. Se está procediendo a una reorganización y, cuando se hayan aplicado completamente los sistemas de Oracle, la AFF podrá necesitar una ulterior reorganización para adaptarse a los nuevos procesos de gestión de la Organización, basándose en la experiencia adquirida durante las primeras etapas de la aplicación de los sistemas.

754. La reducción de la consignación para el Subprograma 5.2.1.3 se debe en gran medida a la terminación de la fase de desarrollo de los sistemas fundamentales de contabilidad central. No obstante, se hará mayor hincapié en la función de control financiero mediante la ampliación del programa actual de auditorías locales en las representaciones de la FAO y emprendiendo un nuevo programa para la auditoría de los proyectos de campo.

755. En enero de 1999, cesaron los reembolsos del PMA relacionados con los servicios de tesorería que se le facilitaban. Esto se ha debido en parte al tamaño relativo de la cartera de inversiones del PMA que actualmente es el triple que la de la FAO, y a la aplicación inminente de los propios sistemas financieros integrados del PMA. Se prevé que en el bienio 2000-01 se reducirán ulteriormente los servicios prestados al PMA, ya que éste absorberá sus funciones de pagos y probablemente también de nómina. Como consecuencia de ello se han reasignado los recursos en los Subprogramas 5.2.1.4 y 5.2.1.5 con la consiguiente reducción del programa de trabajo.

Programa 5.2.2: Servicios de sistemas y tecnología de información

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756. La ejecución de los programas de la Organización tanto en los sectores técnico y económico como administrativo, exige un apoyo eficaz y eficiente de tecnología de información y comunicaciones (TIC), lo que explica el nuevo título de este programa. La demanda de este apoyo ha ido aumentando constantemente a medida que la comunidad de usuarios de la FAO ha experimentado los beneficios y capacidad de la TIC y se espera que continúe creciendo rápidamente, a medida que se desarrolla la tecnología y aparecen nuevas soluciones en el mercado.

757. La Dirección de Sistemas y Tecnología de Información (AFI) ayuda a los administradores de programas y al personal técnico a utilizar eficazmente los instrumentos y técnicas actuales de información y comunicación, así como a desarrollar y aplicar sistemas modernos para toda la Organización y a consolidar las aplicaciones existentes. A tal efecto, se elaboran estrategias y planes para los departamentos y para toda la Organización en relación con la utilización de los instrumentos informáticos distribuidos y móviles. La AFI garantiza la administración general de la infraestructura compartida de tecnología de información, incluyendo la administración de la red local y de amplio alcance, y presta asistencia a todas las dependencias de la FAO para que utilicen eficazmente los recursos informáticos y las tecnologías de comunicación en sus programas de trabajo.

Actividades propuestas para 2000-01

758. Se hará hincapié en el apoyo técnico que necesita el programa WAICENT, así como en la plena utilización de las aplicaciones de Oracle, sobre todo en lo relativo a los componentes de recursos humanos, preparación de la nómina y presupuesto y el seguimiento de la ejecución de los programas. Además, se continuará apoyando a las dependencias descentralizadas mediante la mejora de la infraestructura estándar de TIC desplegada durante bienios anteriores en las Oficinas Regionales, Oficinas Subregionales y Representaciones de la FAO. Se prestará atención a la mejora ulterior de los vínculos de comunicación con las contrapartes nacionales de la Organización, tales como ministerios de agricultura, cámaras de comercio, oficinas de estadística, etc.

759. Mejorará el flujo de información en cuanto a rapidez, viabilidad y accesibilidad mediante la utilización de Internet y el entorno de Intranet de la Organización. Se apoyará la difusión de datos de toda la Organización mediante la aplicación de las correspondientes políticas de gestión de la información y la introducción de nuevas soluciones de gestión de documentos. Se seguirá el desarrollo de la nueva tecnología, en particular en el sector de las comunicaciones, con el fin de utilizar al máximo los servicios de Internet. Mediante la aplicación de las normas de TIC y la coordinación del apoyo al usuario se tratará de garantizar un entorno estable con costos mínimos, en el contexto de un mercado tecnológico en evolución continua. Se seguirá prestando apoyo técnico a las direcciones usuarias para el desarrollo de nuevos sistemas de aplicaciones, así como para la actualización y/o sustitución de programas informáticos anticuados.

Recursos

760. La consignación para este programa abarca el costo directo de la administración de la Dirección de Sistemas y Tecnología de la Información. Los costos restantes de los servicios de infraestructura de sistemas y tecnología de la información (cerca de 20 millones de dólares EE.UU.) se distribuyen entre distintos rubros de programas, en los que es necesario utilizar la infraestructura de tecnología de la información, los servicios de red y las aplicaciones informatizadas.

761. Se hicieron transferencias sustanciales (sin cambios en los costos) de recursos de este programa y del Capítulo 6 a la cuenta de fondo común de servicios informáticos, como consecuencia de la consolidación de la labor sobre telecomunicaciones como un servicio distribuido de forma centralizada.

Programa 5.2.3: Servicios de recursos humanos

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762. Este programa (anteriormente titulado Servicios de personal) se relaciona principalmente con la labor de la Dirección de Personal (AFP) y seguirá abarcando una amplia gama de cuestiones de gestión y administración de recursos humanos. El examen de la administración de AF realizado en el pasado bienio reconoció que la función de personal de la Organización debería evolucionar pasando de un enfoque prescriptivo tradicional basado en los reglamentos a un enfoque de carácter más consultivo, lo que se refleja en los desplazamientos de recursos entre los subprogramas. La aplicación de la Fase II de Oracle, para la que se consignan recursos adicionales en 5.2.3.6, exigirá también que la Dirección participe en el diseño del módulo de recursos humanos que sustituirá al actual sistema PERSYS.

763. AFP tratará de fortalecer su función de asesoramiento y facilitar más apoyo de inspección y proyección exterior a las oficinas descentralizadas. Seguirá también garantizando que las políticas de gestión de los recursos humanos de la Organización apoyen plenamente los objetivos y direcciones estratégicas generales de toda la Organización. Se facilitará esto mediante la preparación de planes de acción sobre recursos humanos, que incluirán estrategias para garantizar la excelencia, incrementar la interdisciplinaridad y ampliar las asociaciones y alianzas.

Actividades propuestas para 2000-01

764. La Dirección continuará abarcando una amplia gama de actividades de gestión y administración de recursos humanos: la elaboración de políticas y procedimientos de personal; la gestión y control de puestos; el apoyo a la contratación de personal; estudios de gestión y clasificación de puestos de trabajo; administración de sueldos y prestaciones; disposiciones de seguridad social; determinación de necesidades de capacitación y prestación de una amplia gama de servicios relacionados con la capacitación; administración de procedimientos de apelación y consulta con los órganos representativos del personal; supervisión y vigilancia de la administración y servicios del personal y prestación de servicios de asesoramiento a la administración y al personal en los sectores de competencia de la AFP.

765. Una esfera programática importante será el fortalecimiento de la cantidad y calidad de servicios de asesoramiento sobre recursos humanos, especialmente en los sectores de la contratación, formación del personal, perspectivas y planificación de la carrera y una mejor orientación de los nuevos funcionarios en la FAO.

766. Por ejemplo, en el sector de la contratación se apoyará la aplicación de procedimientos revisados para los puestos de categoría profesional, junto con la gestión del Programa de Voluntarios. La contratación central seguirá preparando y organizando talleres de capacitación sobre técnicas de selección y entrevista, actuando como centro coordinador para el sistema de localización de solicitudes y proporcionando capacitación y apoyo a los usuarios. Además, continuará administrando las actividades de contratación centralizada, colocación, prueba y determinación de las perspectivas de carrera para el personal de servicios generales.

767. Otra prioridad fundamental será el apoyo a las oficinas descentralizadas, especialmente mediante la utilización del aprendizaje a distancia para mejorar la formación del personal. Se dará también prioridad a la prestación actual de la amplia gama de servicios de capacitación en tecnología de la información vinculada a los nuevos sistemas de toda la Organización (por ej. Oracle, aplicaciones de Internet, etc.) y la ampliación de la capacitación en los idiomas de la Organización.

768. El examen y la simplificación de las políticas y procedimientos de recursos humanos seguirán asegurando que se tengan en cuenta las prácticas mejores dentro del sistema común de las Naciones Unidas y las administraciones nacionales y mejorando la productividad y eficiencia. A este respecto, se prestará atención especial a la simplificación de la gestión de la plantilla y los puestos mediante la elaboración y aplicación continuas de descripciones de puestos esenciales.

769. La AFP seguirá participando en consultas entre organismos, especialmente las reuniones del Comité Consultivo en Cuestiones Administrativas, la Comisión de Administración Pública Internacional y el Fondo Común de Pensiones del Personal de las Naciones Unidas, a fin de mantener un enfoque común de las cuestiones de personal. Además, realizará un examen completo del Plan de Seguros Médicos de la Organización.

Servicio Médico

770. El Servicio Médico, AFDM (que rinde cuentas directamente a la Oficina del ADG, AF) continuará desempeñando sus funciones estatutarias y adoptando medidas preventivas para mejorar la salud del personal, a fin de elevar al máximo los beneficios humanos y económicos. Se aumentará la prestación de servicios a otras organizaciones.

Programa 5.2.9: Administración del Programa

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771. Este programa incluye la Oficina del Subdirector General del Departamento de Administración y Finanzas y las Oficinas de los directores de las distintas direcciones. La consignación ha resultado afectada como consecuencia de la reestructuración de las MSU.