I. Introduction

1. À leur session de mai 2000, le Comité du Programme et le Comité financier ont examiné la proposition du Directeur général tendant à renforcer la présence de la FAO dans les pays grâce au détachement de fonctionnaires techniques de rang élevé¹. Les deux Comités ont décidé d'examiner plus avant ce point à la réunion conjointe de septembre 2000 et demandé un complément d'informations².

2. L'objet du présent document est de fournir les informations requises, à l'exclusion de renseignements concernant le transfert des responsabilités opérationnelles pour des projets nationaux de terrain à des représentants de la FAO, qui feront l'objet d'un document distinct.

II. Raisons de renforcer la présence de la FAO dans les pays³

3. Tout en conservant le plus grand nombre possible des représentations de la FAO établies par les organes directeurs, l'Organisation a constamment élargi la portée du réseau de ses représentations en adoptant des mesures novatrices, telles qu'accréditations multiples, fonctionnaires recrutés sur le plan national (FRN) et correspondants nationaux. Cette approche est justifiée en raison des difficultés pratiques que l'on rencontre lorsqu'une aide est fournie à des pays en développement pour des questions d'alimentation et d'agriculture sans la présence de l'Organisation dans le pays. On a également estimé que tous les États Membres devraient avoir la possibilité:

• de bénéficier des services de la FAO (conseils techniques et conseils en matière de politiques, informations et données, assistance pour la mobilisation des ressources);
• de collaborer efficacement et d'échanger des informations avec l'Organisation;
• de faire entendre leurs points de vue lors des négociations internationales dans des domaines relevant des compétences de la FAO.

4. Dix-neuf pays ont souhaité améliorer leurs liens de coopération avec la FAO. À la mi-juillet 2000, dix pays⁴ avaient fait savoir au Directeur général qu'ils souhaitaient établir une représentation de la FAO en appliquant les modalités relatives aux FAOR/fonctionnaires techniques décrites dans le document JM 2000/01.

5. Si l'importance du Programme de terrain n'est pas un critère justifiant la création d'une représentation de la FAO (bien que ce soit un critère pour en déterminer l'importance), il faut toutefois noter que la FAO dispose d'une représentation de plein droit dans presque tous les pays⁵ où les dépenses au titre du Programme de terrain pour 1999 ont dépassé 50 000 dollars E.-U. Le réseau des représentations de la FAO pourra donc être étendu aux pays dans lesquels le Programme de terrain est relativement peu important. Si les activités de liaison liées au Programme de terrain exigent moins de temps, il sera possible de confier également certaines fonctions de représentation aux fonctionnaires techniques.

6. L'adoption du Cadre stratégique 2000-2015 a donné plus de poids au rôle que les représentants de la FAO jouent dans les activités normatives. Par exemple, des cadres de politique et réglementaires pour l'alimentation, l'agriculture, les pêches et les forêts aux niveaux international et national sont déterminants dans une économie mondiale sans cesse plus interdépendante et globalisée⁶. Les représentants résidents de la FAO sont particulièrement utiles pour diffuser les résultats d'analyses et faciliter la compréhension de questions au niveau national, aidant ainsi considérablement les États Membres en développement à faire entendre leurs points de vue au niveau international et à obtenir des informations adéquates et opportunes concernant des initiatives mondiales et des questions d'actualité. Complétant le travail du personnel technique au siège et dans les régions, ils contribuent également à renforcer les compétences nationales requises pour mener des négociations internationales (telles que le Cycle d'Uruguay ou le nouveau cycle de négociations commerciales multilatérales). Ils aident à adapter les cadres nationaux de politique et réglementaires aux accords et normes internationaux dans de nombreux domaines importants, par exemple concernant la Convention internationale pour la protection des végétaux (CIPV), les ressources génétiques pour l'alimentation et l'agriculture, les normes alimentaires (Codex Alimentarius), le Code de conduite pour une pêche responsable, le Code de conduite pour la distribution et l'utilisation des pesticides et la Convention de Rotterdam sur la procédure de consentement préalable en connaissance de cause.

7. De même, de nombreux pays souhaitent bénéficier, grâce à la présence d'un représentant résident de la FAO, d'un meilleur accès aux compétences, expériences, informations et bases de données de l'Organisation⁷. Il est donc légitime que le représentant de la FAO ait pour rôle d'aider à appliquer au niveau national les programmes normatifs de l'Organisation, que ce soit en apportant un soutien à des activités pilotes ou en renforçant les capacités nationales pour la collecte, l'analyse, l'interprétation et la diffusion de données.

III. Volume de travail actuel des représentations de la FAO

8. La FAO réalise des études de mesure du temps de travail, ainsi que des études d'évaluation des coûts pour plusieurs raisons: identifier la répartition du temps de travail du personnel entre les différents chapitres du programme, fournir des données de référence permettant de déterminer le coût du soutien administratif et opérationnel (SAO) et celui des services d'appui technique (SAT) au Programme de terrain et tenir à jour les séries de données chronologiques qui ont été préparées sur la base des coûts totaux pour les études de coûts internes, la recherche d'économies et les comparaisons de références.

9. Des études annuelles de mesure du temps de travail sont réalisées à la fin de chaque année sur la base des questionnaires remplis par tous les personnels de grade D-1 à G-5 dans les départements techniques, les unités opérationnelles et les bureaux régionaux, et par l'ensemble du personnel du cadre organique et des services généraux (jusqu'à G-4) dans les bureaux de pays de la FAO. En outre, le personnel de certaines unités qui fournissent un appui technique ou un soutien administratif et opérationnel (par exemple le Bureau de l'inspecteur général, le Bureau du conseiller juridique, le Service des contrats et achats (AFFSP) et le Service d'évaluation (PBEE)) remplit également un questionnaire.

Le questionnaire sert à estimer le pourcentage du temps de travail que le personnel consacre:

• aux activités du Programme ordinaire;
• aux services d'appui technique aux projets (selon le type et la source de financement du service);
• aux services de soutien administratif et opérationnel aux projets (présentés par composante budgétaire).

Il faut noter que le nombre de personnes ayant rempli un questionnaire pour l'étude de la FAO a toujours dépassé celui qui était nécessaire pour garantir la fiabilité des statistiques.

10. L'étude a servi à apporter une réponse à la question du Comité concernant la répartition actuelle du temps de travail des représentants de la FAO, comme le résume le Tableau 1 ci-après pour l'année civile 1999. À cet égard, il faut noter que le Comité a utilisé l'expression "activités normatives et opérationnelles". Comme l'étude ne fait pas précisément cette distinction, on n'a pas utilisé l'expression dans les tableaux - mais fourni en revanche un résumé des termes utilisés dans le questionnaire pour faciliter l'interprétation des données.

Tableau 1 - Répartition du temps de travail moyen du personnel dans les bureaux de pays de la FAO en 1999, par catégorie d'activité

11. Il faut noter toutefois que les études annuelles de mesure du temps de travail peuvent varier significativement d'un bureau de pays à l'autre (en fonction de facteurs tels que l'importance et la nature du Programme de terrain) et dans une moindre mesure d'une année à l'autre. À mesure que de plus grandes responsabilités opérationnelles seront transférées aux représentants de la FAO, le temps de travail moyen consacré au SAT et au SAO augmentera, bien que cela ne devrait pas avoir de conséquences importantes sur les proportions de création de nouveaux bureaux dans des pays où le Programme de terrain est peu important.

IV. Fonctions du représentant/fonctionnaire technique de la FAO⁸

12. Les fonctionnaires détachés dans les nouveaux bureaux de pays de la FAO s'acquitteront de tâches techniques et de fonctions de représentation. Conformément aux modalités habituelles de planification des activités de leur(s) unité(s) technique(s), ces fonctionnaires seront appelés à effectuer des travaux techniques dans le pays hôte et dans les pays voisins. Leur travail comportera des activités normatives au titre du Programme ordinaire qui pourraient consister à entreprendre des études, organiser des réunions techniques et y participer, mener des activités de formation et fournir des services d'appui technique (SAT) aux projets de terrain. D'après les estimations, les fonctionnaires consacreront environ 75 pour cent de leur temps de travail aux services d'appui technique (SAT) et à d'autres tâches relevant du Programme ordinaire, et 25 pour cent en moyenne à d'autres activités comme le montre le tableau ci-après.

Tableau 2 - Comparaison entre la répartition du temps de travail des représentants de la FAO traditionnels en 1999 et la répartition estimée du temps de travail des représentants de la FAO/fonctionnaires techniques selon la nouvelle proposition

13. Comme pour tous les représentants de la FAO, les fonctionnaires seront accrédités auprès du gouvernement et auront des contacts directs avec les ministres/ministères concernés par les activités de la FAO.

V. Équipement et aménagement des nouveaux bureaux de pays⁹

14. Les bureaux de pays, établis dans le cadre des modalités relatives aux FAOR/fonctionnaires techniques, seront équipés et aménagés conformément aux normes du système des Nations Unies, le financement étant assuré par le pays hôte. L'importance des dépenses dépendra dans une large mesure des prix en vigueur dans le pays hôte. Un coût non récurrent de 50 000 dollars E.-U. sera nécessaire pour financer l'achat d'un véhicule, d'ordinateurs, d'équipement de communication et de meubles.

VI. Recrutement et évaluation des représentants de la FAO¹⁰

15. Au cours des six dernières années, les représentants de la FAO ont été recrutés sur la base de leurs connaissances techniques et dans le cadre d'un processus de sélection qui a garanti que leurs compétences et expériences étaient adaptées à leurs responsabilités. Il est souhaitable qu'un représentant de la FAO possède: a) un diplôme universitaire de niveau avancé dans les domaines de l'agriculture, des pêches, des forêts, de l'économie agricole; b) une longue expérience professionnelle d'un domaine technique en rapport avec sa formation universitaire et le travail de l'Organisation; c) au moins dix ans d'expérience professionnelle incluant la formulation, la négociation, l'application, la supervision ou l'évaluation de programmes/projets; d) une bonne expérience de la gestion; e) une connaissance et une expérience du système des Nations Unies et/ou d'autres organisations internationales s'occupant de développement; f) une maîtrise de la langue officielle de la FAO du pays d'affectation et de préférence de bonnes connaissances d'une autre langue officielle.

16. Une personne de l'extérieur recrutée en qualité de représentant de la FAO sera nommée pour une période initiale de deux ans, la première année correspondant à une période d'essai et comportant une évaluation des performances globales. Ensuite il y aura une évaluation interne des performances à chaque prolongation du contrat et tout renseignement reçu du pays hôte entrera en ligne de compte dans cette évaluation.

17. En dehors des évaluations entreprises régulièrement par le Bureau de l'inspecteur général et du Vérificateur extérieur, les bureaux de pays de la FAO sont également soumis à une vérification des comptes locale semestrielle. En outre, les représentants de la FAO reçoivent tous les six mois une note de recommandation contenant entre autres des informations sur des questions générales de gestion et les conclusions des vérifications, ainsi que des directives émanant directement des divisions du siège. Étant donné que les représentants de la FAO sont sollicités par de nombreuses unités au siège et dans les bureaux régionaux et sous-régionaux, ces lettres servent à: a) faire connaître aux représentants de la FAO la manière dont l'Organisation perçoit ses résultats dans des domaines spécifiques; b) fournir toutes directives nécessaires et suggérer d'éventuelles mesures correctives; c) louer les performances exceptionnelles; et d) aider le représentant de la FAO à se concentrer sur des priorités de programme particulières.

VII. Locaux¹¹

18. Lorsqu'ils préparent l'accord de siège avec le pays hôte, la FAO et le gouvernement du pays conviennent de l'emplacement du bureau de la FAO et des contributions respectives. Le gouvernement hôte doit contribuer substantiellement aux coûts du bureau de pays de la FAO, soit en espèces soit en nature (par exemple personnel, locaux ou services). La valeur totale des contributions des gouvernements aux bureaux de pays de la FAO pour l'exercice 1998-99 aurait représenté environ 17 pour cent des ressources budgétaires consacrées par l'Organisation aux FAOR au titre du Grand Programme 3.4.

19. L'emplacement du bureau de pays est une question qui nécessite d'étroites consultations avec le gouvernement hôte, en particulier lorsque celui-ci met à disposition des locaux gratuitement. Ces locaux sont partagés dans les cas où le bureau du représentant de la FAO est ouvert dans un pays qui accueille également un bureau régional ou sous-régional. Dans les autres cas, on préfère installer le bureau de pays à proximité ou à l'intérieur d'un ministère technique, car cela facilite les contacts avec le gouvernement hôte. La situation des locaux en 1999 est résumée dans le tableau suivant.

Tableau 3 - Emplacement et financement des bureaux des représentations régionales de la FAO en 1999¹²

20. Dans 46 pays (59 pour cent), les locaux sont fournis gratuitement par le gouvernement hôte. Dans dix autres pays, les coûts sont répartis entre le gouvernement hôte et l'Organisation. Les gouvernements hôtes assument la totalité ou une partie des coûts des locaux dans 56 pays (72 pour cent). Le partage des locaux entre l'ONU et le PNUD est possible, lorsque le gouvernement hôte est d'accord et que cela n'entraîne pas de dépenses supplémentaires pour l'Organisation.

21. On peut résumer comme suit la politique de l'Organisation concernant les locaux des représentations régionales:

• la priorité absolue est d'obtenir gratuitement du gouvernement des locaux à usage de bureau appropriés;
• le fait que de tels bureaux se trouvent au ministère de l'agriculture (des pêches et/ou des forêts) constitue un avantage supplémentaire;
• l'Organisation s'installera dans des bureaux communs avec les Nations Unies dans les pays où le gouvernement ne peut pas fournir de locaux, si le coût global d'une telle installation (bureaux et services connexes, tels que nettoyage et sécurité) ne s'en trouve pas augmenté.

VIII. Critères d'établissement des bureaux de pays de la FAO¹³

22. La politique de l'Organisation tendant à élargir l'importance du réseau de bureaux de pays de la FAO en réponse à des demandes spécifiques repose sur le principe selon lequel le représentant de la FAO fait intégralement partie de la prestation de services de la FAO aux États Membres. Le document JM 99/1 "Rapport sur la décentralisation", présenté au Comité du Programme et au Comité financier en mai 1999, montre que le Directeur général a été guidé par les considérations ci-après pour la création de bureaux de pays:

• requête officielle d'un État Membre;
• volonté du gouvernement de couvrir une partie des coûts d'établissement et des dépenses courantes du bureau et de faciliter le fonctionnement de la représentation de la FAO, notamment en fournissant un accès libre aux ministères techniques;
• demande potentielle ou en cours de programmes d'assistance technique;
• présence dans le pays d'autres partenaires de développement faisant partie ou non du système des Nations Unies.

IX. Rôle du représentant de la FAO dans la coordination du système des Nations Unies au niveau des pays¹⁴

23. Au niveau des pays, le représentant de la FAO est au sein de l'équipe de pays du système des Nations Unies celui qui est chargé de l'agriculture et il devra normalement harmoniser ses actions et ses positions avec celles d'autres institutions du système et coopérer pleinement avec les coordonnateurs résidents des Nations Unies. En général, la coordination interinstitutions, qui se limite à l'échange d'informations, tend à faire place à une coopération plus ciblée dans le cadre d'une équipe de pays cohésive. L'objectif est atteint grâce à plusieurs mécanismes, y compris:

• Le processus Bilan commun des pays/Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement¹⁵: le représentant de la FAO participe activement aux activités conjointes de formulation de stratégie et de programmation par pays avec le système des Nations Unies. La participation de l'Organisation à ce processus est difficile sinon impossible dans les pays où il n'y a pas de représentant de la FAO;
  
  
• Les coordonnateurs résidents des Nations Unies et le Réseau sur le développement rural et la sécurité alimentaire du CAC: des groupes thématiques nationaux ont été créés dans plusieurs pays et ils sont présidés par le représentant de la FAO. En collaboration avec le gouvernement, le système des Nations Unies, ainsi que d'autres parties prenantes (par exemple les ONG), ces groupes assurent la coordination des activités et entreprennent des initiatives conjointes de développement agricole et rural axées en particulier sur les pauvres et les personnes touchées par l'insécurité alimentaire. Ils se sont avérés d'une grande utilité pour lancer et superviser le suivi du Sommet mondial de l'alimentation par le biais d'activités telles que le SICIAV et l'élaboration de stratégies nationales pour la sécurité alimentaire et le développement agricole. Dans ce cas aussi, il est presque impossible que la FAO fournisse les orientations nécessaires à ces groupes dans les pays où l'Organisation ne dispose pas d'un bureau de pays.

ANNEXE I

EXTRAITS DU RAPPORT DE LA DERNIÈRE RÉUNION CONJOINTE DU COMITÉ DU PROGRAMME ET DU COMITÉ FINANCIER ET DU RAPPORT DU COMITÉ DU PROGRAMME

Extrait du rapport CL 119/8 de la réunion conjointe de la quatre-vingt-troisième session du Comité du Programme et de la quatre-vingt-quatorzième session du Comité financier

11. Les Comités ont examiné les propositions du Directeur général tendant à renforcer la présence de la FAO dans les pays, grâce au détachement de fonctionnaires techniques de rang élevé, comme indiqué dans le document JM 2000/1. Ils ont pris acte également des nouveaux arrangements pour l'exécution du Programme de terrain impliquant le transfert progressif des responsabilités opérationnelles pour les projets nationaux aux représentants de la FAO.

12. La majorité des membres des deux Comités se sont déclarés disposés à recommander au Conseil d'approuver les propositions du Directeur général figurant dans le document JM 2000/1. Certains membres ont souhaité, toutefois, recevoir des renseignements supplémentaires qui pourraient être examinés au cours de la prochaine Réunion conjointe des Comités avant de prendre une décision. Les Comités se sont déclarés favorables, dans l'ensemble, à la poursuite de la décentralisation opérationnelle, tout en notant l'approche progressive et en se félicitant des mesures prévues pour mettre en place les éléments préalables indispensables, notamment le soutien au système, la formation et les structures budgétaires et d'évaluation.

13. Les Comités ont décidé de poursuivre l'examen de ce point lors de leur Réunion conjointe de septembre 2000 et ont demandé des renseignements supplémentaires sur les représentants de la FAO et en particulier sur: i) le transfert des responsabilités opérationnelles et l'impact qu'aurait un tel transfert de responsabilités sur le fonctionnement des représentations de la FAO, l'équilibre actuel entre les activités normatives et opérationnelles des représentations de la FAO, tel qu'il découle des études disponibles sur le temps consacré à diverses tâches, et la façon dont les représentations seraient renforcées pour pouvoir assumer la charge de travail supplémentaire; ii) les qualifications des représentants de la FAO et la question de savoir comment les fonctionnaires techniques de rang élevé qu'il est proposé de détacher dans les nouvelles représentations pourraient à la fois s'acquitter de leurs tâches techniques et de leurs fonctions de représentation; iii) les critères retenus pour créer des bureaux de la FAO dans les pays, notamment dans les pays à faible revenu et à déficit vivrier (PFRDV); et iv) le rôle du représentant de la FAO dans le processus de coordination des activités du système des Nations Unies au niveau des pays. Enfin, des renseignements avaient été demandés sur d'autres points de détail.

Extrait du rapport CL 119/10 de la quatre-vingt-troisième session du Comité du Programme

23. Le Comité a rappelé les diverses fonctions et l'éventail de plus en plus large des activités des Représentants de la FAO dans les pays, compte tenu, notamment, du renforcement de la décentralisation et du rôle de la FAO dans le système des coordonnateurs résidents des Nations Unies. Cela supposait que des compétences et des qualifications du plus haut niveau soient exigées des Représentants de la FAO. L'accent a été mis également sur la nécessité de réduire les délais de recrutement lorsqu'il s'agissait de pourvoir des postes vacants dans les Représentations de la FAO, y compris des postes de Représentants de la FAO, et de procéder à une évaluation détaillée de leur comportement professionnel. Certains membres ont demandé que la FAO réponde à la demande croissante de nouveaux Représentants de la FAO, émanant, notamment, de pays à faible revenu et à déficit vivrier (PFRDV).

24. Le Comité a souligné que la latitude, l'autorité et les ressources données aux Représentants de la FAO devaient être proportionnelles à leurs hautes responsabilités, qui ne font que croître. À cet égard, le Comité a confirmé son intérêt pour la décentralisation progressive des activités opérationnelles vers les Représentants de la FAO, comme cela était prévu, en soulignant qu'ils devaient disposer des ressources et de l'autorité nécessaires pour faire face à l'augmentation de la charge de travail.

_____________________________

1  Voir le document JM 2000/01 ("Présence de la FAO dans les pays").

2  Document CL 119/8, paragraphe 13 (voir Annexe I).

3  Document CL 119/8, paragraphe13 (voir Annexe I).

4  Algérie, Guinée équatoriale, Jordanie, Libye, Mongolie, Panama, Paraguay, Qatar, Sao Tomé-et-Principe et Swaziland.

5  Les exceptions sont les pays où le Programme de terrain porte avant tout sur l'aide d'urgence et où la FAO a parfois désigné un coordonnateur pour les opérations d'urgence ponctuelles (Roumanie, Bosnie-Herzégovine, Albanie, Afghanistan, Tadjikistan et la province yougoslave du Kosovo), l'Arabie saoudite où le Programme de terrain est entièrement financé par le gouvernement hôte dans le cadre d'un arrangement unilatéral de fonds d'affectation spéciale, et l'Argentine.

6  Voir la stratégie "B" du "Cadre stratégique de la FAO 2000-2015".

7  Voir la stratégie "E" du "Cadre stratégique de la FAO 2000-2015".

8  Document CL 119/8 paragraphe 13 ii) (voir Annexe I)

9  Document CL 119/8, paragraphe 13 (voir Annexe I).

10 Document CL 119/8, paragraphe 13 ii) et CL 119/10 paragraphe 23 (voir Annexe I).

11 Document CL 119/8, paragraphe 13 (voir Annexe I).

12 Le présent tableau concerne 78 représentations de la FAO, y compris celles de la Barbade, de Samoa, de la Tunisie et du Zimbabwe, qui servent également de représentation sous-régionale, ainsi que celle de l'Égypte qui est située dans le Bureau régional pour le Proche-Orient (RNE).

13 Document CL 119/8, paragraphe 13 iii) et document CL 119/10, paragraphe 23 (Voir Annexe I).

14 Document CL 119/8, paragraphe 13 iv) et document CL 119/10, paragraphe 23 (Voir Annexe I).

15 CCA: Bilan commun des pays, c'est-à-dire le processus d'examen et d'analyse de l'état du développement national et d'identification des principales questions aux fins de la promotion, du dialogue sur les politiques et de la préparation du Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement.

UNDAF: Plan-cadre des Nations Unies pour l'aide au développement, c'est-à-dire le processus de planification qui centralise et synchronise la planification et les mesures en matière de politiques dans le cadre des fonds et programmes des Nations Unies.