CL 121/INF/4 مارس/آذار 2001

استكمل نص هذه المذكرة، التى أقرها المجلس، أصلا، فى دورتيه الستين فى يونيـو/حزيـران 1973⁽¹¹⁾، والدورة التاسعة عشرة بعد المائة للمجلس خلال نوفمبر/تشرين الثانى 2000، فى ضوء التوصيات التى قدمتها لجنة الشؤون الدستورية والقانونية خلال دورتها الحادية والسبعين (روما، 10-11/10/2000).

وظائف المجلس

1 - يركز المجلس الاهتمام على مسائل السياسة العامة المرتبطة بتحقيق الأهداف والوظائف الواردة بالتفصيل فى ديباجة دستور المنظمة وفى المادة الأولى منه.

2 - يركز المجلس الاهتمام بصفة خاصة على وظائفه المرتبطة بالسياسة العامة للمنظمة، كما وردت فى المادة الرابعة والعشرين من اللائحة العامة للمنظمة، ولاسيما:

• (أ) حالة الأغذية والزراعـــة فى العالم والمسائل ذات الصلة؛
• (ب) أنشطة المنظمة الحالية والمرتقبة، بما فـــى ذلك برنامــــج العمل والميزانيــة للمنظمة؛ والتقييم متعدد التخصصات لأنشطة المنظمة؛
• (جـ) المسائل الادارية والادارة المالية للمنظمة؛
• (د) المسائل الدستورية، بما فى ذلك تقديم التوصيات للمؤتمر بشأن التعديلات فى النصوص الأساسية للمنظمة؛
• (هـ) انتخاب أعضاء لجان البرنامج والمالية والشؤون الدستورية والقانونية، واقتراح المرشحين لهيئة مكتب المؤتمر.

3 - يقوم المجلس بالعمل نيابة عن المؤتمر، فى المسائل التى يعهد بها اليه على نحو محدد من قبل جهازه الأعلى، وتفويض سلطاته الى كل من لجنتى البرنامج والمالية كلما دعت الضرورة.

4 - عند استعراض المجلس لأعمال أجهزته الفرعية عليه أن يتأكد من:

• (أ) أن هذه الأجهزة تولى الاهتمام الكافى للمسائل التى تقع فى نطاق اختصاص كل منها؛
• (ب) أنها تتجنب ازدواجية العمل بينها؛
• (ج) تجنب تكرار مناقشات هذه الأجهزة فى المجلس، ما لم يكن ذلك ضروريا لتيسير اتخاذ قرار.

جدول الأعمال والوثائق

5 - ينبغى أن يصدر جدول الأعمال المؤقت، جنبا الى جنب مع رسائل الدعوات، قبل 60 يوما من موعد بدء دورة المجلس. وينبغى اصدار وثائق المجلس قبل انعقاد دورته بوقت كاف ليتسنى للدول الأعضاء دراستها، (أنظر الفقرة 8 أدناه)، وأن تكون هذه الوثائق فى صورة تسهل بحثها فى المجلس.

6 - ينبغى اصدار جدول أعمال تفصيلى مؤقت قبل دورة المجلس، يتضمن المعلومات التالية تحت كل بند من بنود جدول الأعمال المقترح:

• (أ) الوثائق المطلوبة لمناقشة بنود جدول الأعمال؛
• (ب) توضيح ما اذا كان البند سيعرض على المجلس لغرضاتخاذ قرار، وللمناقشة أو للعلم.

7 - لا ينبغى أن يتجاوز طول وثائق المجلس 400 6 كلمة، فى المعتاد. وينبغى اصدار جميع الوثائق بلغات المنظمة (وهى العربية، والصينية، والانجليزية، والفرنسية والاسبانية).

8 - ترسل جميع الوثائق (باستثناء موجز برنامج العمل والميزانية المقترح)، قبل افتتاح الدورة المعنية بستة أسابيع على الأقل، ما لم يكن ذلك مستحيلا بسبب موعد اجتماعات الأجهزة المعنية.

9 - تعقد دورات الأجهزة الأخرى التى يتعين على المجلس دراسة تقاريرها، كلما أمكن ذلك، فى وقت يسمح بمراعاة الموعد النهائى المقرر فى الفقرة 8 أعلاه.

10 - لتيسير اتخاذ القرار من جانب المجلس، ينبغى أن تتضمن جميع تقارير الأجهزة الفرعية وبقية الوثائق الأخرى قائمة واضحة بالنقاط التى تتطلب من المجلس اتخاذ قرار بشأنها أو القيام ببحثها.

11 - تقسم النقاط التى تتطلب قرارا من المجلس الى فئتين:

• (أ) نقاط سبق لأحد الأجهزة الفرعية اتخاذ توصية (توصيات) بشأنها وتعرض على المجلس لاقرارها؛
• (ب) نقاط لم يتوصل الجهاز الفرعى لاتخاذ قرار بشأنها، وتتطلب من المجلس اتخاذ قرار بشأنها.

12 - فيما يتعلق بالفقرة 11 (أ) لا تجرى مناقشات فى المجلس، ما لم يرغب أحد الأعضاء فى الحصول على توضيحات أو ادخال تعديلات على توصية الجهاز الفرعى، وفى هذه الحالة عليه أن يبلغ الأمانة بذلك قبل انعقاد الاجتماع.

13 - تقارير الأجهزة الفرعية والوثائق الأخرى التى لا تحتوى على نقاط يتطلب بحثها فى المجلس أو اتخاذ قرار بشأنها، تعرض للعلم فقط؛

إجراء المداولات

14 - ينبغى أن تكون الملخصات الواردة فى الوثائق كافية لتقديم الموضوعات المضمنة فيها، وبالتالى لا يلزم تقديم الموضوعات شفهيا فى الظروف العادية.

15 - لا تتولى الأمانة تقديم الموضوعات الا اذا طرأت تطورات جديدة هامة بعد اصدار الوثيقة المعنية.

16 - يجوز لرئيس المجلس، وفقا لتقديره، أن يدعو رؤساء لجان البرنامج والمالية والشؤون الدستورية والقانونية لتقديم تقارير لجانهم.

17 - يجب تجنب الادلاء ببيانات طويلة و/أو مكررة، وعلى المتحدثين تجنب تكرار الآراء التى عبر عنها آخرون، ما لم يقتضى الأمر اجراء مناقشة مطولة للتوصل الى اتفاق عام فى الرأى. وفى هذه الحالة، يجب على المتحدثين الاكتفاء بالاشارة الى اتفاقهم فى الرأى مع المتحدثين السابقين دون تكرار ما قيل من قبل.

18 - يظل اشتراك ممثلى منظمات الأمم المتحدة فى اجتماعات المنظمة خاضعا للاجراءات والممارسات المعمول بها.

19 - بالنسبة للبنود التى تتطلب اتخاذ قرار، يجوز للرئيس المستقل، اذا أظهرت المناقشة الأولية صعوبة الوصول الى قرار، أن يوقف المناقشة لاجراء مشاورات غير رسمية أو أن يشكل جماعة عمل لدراسة المسألة قيد النظر وتقديم توصيات للجلسة العامة.

20 - باستثناء أحكام الفقرة 19 أعلاه، يتعين فى الظروف العادية الانتهاء من مناقشة البند المعروض قبل الانتقال الى مناقشة البند الذى يليه.

21 - اذا رغب أى من أعضاء المجلس فى فتح باب المناقشة فى بند مقدم للعلم فقط، يجب عليه أن يبلغ الأمين العام للمؤتمر والمجلس فى أقرب فرصة ممكنة، وفى جميع الأحوال قبل بدء الاجتماع الذى سيعرض فيه البند المعنى.

22 - تدرج البنود أو الوثائق لغرض العلم التى لا تشكل جزءا من جدول أعمال مناقشات المجلس، فى نهاية جدول الأعمال. واذا رغب أى من المندوبين فى الاشارة الى هذه البنود أو الوثائق، أن يفعل ذلك فى اطار البند "ما يستجد من أعمال".

23 - لرؤساء اللجان وللأمانة الحق فى الرد على النقاط التى تثار خلال المناقشة.

24 - فى نهاية مناقشة كل بند من البنود، يلخص الرئيس المناقشة، بقدر الامكان، بغية ابراز الاتجاهات الرئيسية التى ظهرت أثناء المناقشة. وهذا التلخيص غير ملزم للجنة الصياغة. ولكن عليها أن تأخذه فى الاعتبار.

تقارير المجلس وسجلاته

25 - تحرر محاضر حرفية للجلسات العامة للمجلس، على حين تحرر تقارير المجلس بطريقة موجزة بقدر الامكان، على أن تتضمن جميع القرارات التى توصل اليها المجلس.

26 - تتولى لجنة الصياغة اعداد مشروع التقرير بمعاونة الأمانة.

27 - تحرر تقارير المجلس بصورة واضحة وخالية من الغموض لتلافى أى فهم خاطئ محتمل لنوع اجراءات المتابعة اللازمة.

28 - ينبغى أن تحتوى على بنود جدول الأعمال المختلفة اشارة موجزة الى المعلومات الأساسية ولوجهات النظر الرئيسية التى أبديت، ومن ثم الى القرارت التى اتخذت. وتوضح الاجراءات التى اتخذها المجلس بصورة محددة باستخدام صيغة "وافق/قرر/أوصى، طلب/حث .. المجلس ..." ويوضع خط تحت الفعل فى التقرير.

29 - اذا ضمنت التقارير وجهات نظر "بعض" أو "كثير" من الأعضاء لا ينبغى وضع خط تحت الفعل، لضمان ألا تفهم باعتبارها قرارات اتخذها المجلس. بيد أنه ينبغى، بقدر الامكان، تجنب هذه العبارات أو التغييرات ("بضعة"، "عديد") فى التقارير.

30 - لا تسجل التقارير عادة وجهات النظر تحت اسم الوفد الذى أبداها، نظرا لأن المحاضر الحرفية تتضمن جميع المداخلات التى أبديت فى اجتماعات الجلسة العامة.

31 - لا تذكر الاقتراحات التى لم تلق تأييدا فى التقارير، ما لم يصدر المجلس توجيها بذلك.

32 - يتولى الأمين العام للمؤتمر والمجلس ابلاغ المجلس، فى كل دورة، عن طريق وثيقة اعلامية، بما يتعلق بتنفيذ القرارات التى اتخذها المجلس فى دورته السابقة.

الالتزام بأسلوب العمل

33 - ينبغى أن يكون أسلوب عمل المجلس متاحا لاطلاع الوفود خلال دورات المجلس.

34 - ينبغى للرئيس أن يسترعى انتباه الأعضاء، فى كل دورة، لهذه المذكرة، وأن يبلغ أعضاء لجنة الصياغة، بصورة رسمية، فى أول اجتماع للجنة بالخطوط التوجيهية الواردة فى القسم المعنون "تقارير المجلس وسجلاته" (الفقرات من 25 الى 32 أعلاه).

35 - تطبق الأقسام المناسبة من أسلوب العمل على الأجهزة المتفرعة من المجلس.

الملحق
المواد المطبقة فى اجراءات المجلس

1 - توجد المواد الرئيسية المتعلقة بهيكل المجلس ووظائفه واجراءاته فى: المادة 5 من دستور المنظمة وفى المواد من 22 الى 25 من اللائحة العامة للمنظمة، وكذلك اللائحة الداخلية للمجلس. ومع ذلك، فهناك أحكام أخرى فى النصوص الأساسية للمنظمة لها علاقة بذلك. وفيما يلى قائمة بالموضوعات والأحكام المتعلقة بها⁽²²⁾.

1 ⁽¹⁾ وافق المجلس على هذا النص بعد أن درس مجددا فى دورته الستين، القرارات التى اتخذها فى دورته الخامسة والثلاثين (يونيو/حزيران 1961)، حسبما عدلها فى دورته الثالثة والأربعين (أكتوبر/تشرين الأول 1964). كما استعرض توصيات اللجنة الحكومية الدولية المخصصة المعنية بأسلوب عمل المجلس والتى أنشأها فى دورته السادسة والخمسين (يونيو/حزيران 1971)، وأخذ فى الاعتبار ما أبداه من تعليقات تفصيلية على هذه التوصيـات فى دورته التاسعــــة والخمسين (نوفمبر/تشرين الثانى 1972). يرجى الرجوع الى الفقرات 170-179 والمرفق (زاى) من الوثيقة CL 60/REP.

2 ⁽²⁾ الأرقام ما بين الأقواس هى أرقام الصفحات فى النسخة العربية من طبعة "النصوص الأساسية لمنظمة الأغذية والزراعة" الصادرة فى 1992