الباب السادس: الخدمات المشتركة

717- يغطي هذا الباب تكاليف الخدمات المشتركة، بما في ذلك خدمات البريد والحقيبة الدبلوماسية وتوزيع الوثائق وأرشيف المنظمة وسجلاتها والمشتريات وصيانة المباني والأمن في المقر الرئيسي بإدارة قسم الشؤون الإدارية كما يغطي التكاليف المماثلة للخدمات المشتركة في المكاتب الإقليمية والإقليمية الفرعية.

718- لا تكشف الموارد التي سترصد تحت هذا الباب عن أي تغير حقيقي مقارنة بالفترة المالية الجارية. وتعكس الزيادة الواضحة التغيرات في توزيع مختلف التكاليف غير المباشرة بما في ذلك مجموعة الخدمات الحاسوبية وإدارة الدعم الإداري.

الوثائق والسجلات المركزية وخدمات مستخدمي الاتصالات

719- يغطي البرنامج خدمات البريد، والحقيبة الدبلوماسية، وتوزيع الوثائق والسجلات. وسوف تركز الإدارة المعنية على تحسين نظام إدارة السجلات الرقمية بتطوير محرك للبحث المتكامل قادر على التعامل مع جميع السجلات الرقمية في الشبكة الحاسوبية المحلية والواسعة التابعة للمنظمة.

صيانة المباني

720- تشمل صيانة المباني في المقام الأول تكاليف مرافق المنفعة العامة ومستلزمات أعمال الصيانة الجارية بما في ذلك النظافة والتجديد والطلاء. كما تشمل أعمال الصيانة الرئيسية للمباني وتركيب التجهيزات التقنية المساعدة. وسوف تظل الاعتمادات المخصصة في الميزانية لأعمال الصيانة الرئيسية وتحديث مرافق البنية الأساسية ضئيلة كما كانت في الماضي. وفيما يتعلق بإدخال تحسينات على البنية الأساسية ستظل المنظمة تعتمد على دعم الحكومة الإيطالية والحكومات الأخرى وغيرها من الجهات المانحة الأخرى. ومع ذلك، فمن الواضح أن التدخلات والاستثمارات السخية من جانب الحكومة المضيفة تتطلب توافر قدرات مقابلة لها للقيام بعمليات الرصد في إدارة المرافق الأساسية ونفقات زائدة لتغطية عمليات النقل والنظافة وغير ذلك من الإجراءات المصاحبة. وسيكون من بين الأعمال الرئيسية متابعة استكمال المكتبة الجديدة والأعمال المهمة الأخرى – وهي جميعاً من المشروعات التي تمولها الحكومة المضيفة. وسوف تمضى المرافق الأساسية أيضاً في سياستها الصديقة للبيئة، بتحسين عمليات الاستفادة من المخلفات وكذلك بزيادة كفاءة استخدام مصادر الطاقة.

التوريدات

721- تتولى إدارة التوريدات عمليات الشراء أو التعاقد على الشراء في إطار مناقصات قطرية ودولية وما يتصل بذلك من أنشطة التوريد لكل من البرنامج العادي والبرامج الميدانية. ونظرا للأعمال الطارئة، ازدادت عمليات التوريد بشكل ملموس ومن المنتظر أن تبقى أنشطة التوريد على مستواها المرتفع الحالي. كما تساعد إدارة التوريدات المكاتب الميدانية في القيام بأنشطة التوريد الخاصة بها. كذلك ستقوم إدارة التوريدات بدور جديد في بناء القدرات المؤسسية والتدريب، ومساعدة البلدان الأعضاء المعنية في تعزيز قدراتها في مجال التوريدات، في سياق البرامج والمشروعات المهمة التي يكون تمولها من جانب واحد.

الأمن والنقل

722- يغطي هذا البرنامج الفرعي حماية الأشخاص والممتلكات والمباني في المقر الرئيسي إلى جانب أعمال التنسيق ذات الصلة مع السلطات الحكومية. كما يشمل الوقاية من الحرائق والنقل المحلي الرسمي وقد ازدادت أهمية الاهتمامات الأمنية في ضوء التوترات العالمية الأخيرة.

إدارة أعمال القسم

723- يغطي هذا البرنامج مكتب مدير قسم الشؤون الإدارية الذي يقوم بدور كبير في عمليات التوريد في الميدان، بالإضافة إلى عمليات الرصد الضرورية لمشروعات البنية الأساسية الهامة بمقر المنظمة، والأنشطة الموسعة التي تمولها الجهات المانحة. كذلك فإن ازدياد الأنشطة الخارجية التي تجري بمقر المنظمة تتطلب اهتماماً إضافياً من جانب قسم الشؤون الإدارية.