Chapitre 5: Services de soutien

Grand Programme 5.1: Soutien à l'information et aux publications

683. Le Grand Programme 5.1 comprend les Programmes 5.1.1 et 5.1.9 qui concernent le travail de la Division de l'information (GII) et de ses fonctionnaires hors siège chargés de l'information dans les Bureaux régionaux, ainsi que la gestion du programme par la Division de l'information et le Bureau de la Sous-Directrice générale chargée du Département des affaires générales et de l'information (GID). Il encourage l'application de la stratégie de communication des messages de la FAO, elle-même complétée d'une stratégie et d'une politique de communication de l'Organisation, plus détaillées.

684. Au cours de l'exercice 2002/2003, la Division de l'information a réorganisé ses activités en fusionnant sa Sous-Division des rapports avec les médias et son Groupe multimédias pour former le Service Actualités et multimédia. Celui-ci se compose de trois groupes, à savoir: Actualités, Production multimédia et Communication et conception graphique. Afin d'aider au mieux les autres unités dans le cadre de leurs activités éditoriales, notamment en ce qui concerne les processus, les procédures et les politiques, le Département des affaires générales et de l'information (GI) s'appuiera sur un système ouvert et intégré de gestion des travaux de publications en tirant profit des capacités et des ressources actuelles de ses groupes d'édition, de production et de ventes et de commercialisation.

Ressources

685. La proposition prévoit une augmentation des ressources, notamment pour des séminaires annuels destinés aux responsables régionaux de l'information, de même qu'un soutien accru au processus régional de planification des communications. Toutefois, les crédits sont avant tout destinés à la création nécessaire de trois postes visant à permettre la bonne diffusion auprès des Membres des publications techniques nouvelles et existantes, à savoir un fonctionnaire principal (Groupe Actualités, P-5), un responsable adjoint des expositions (P-2) et un chargé de la distribution des produits d'information (P-2) Le reste des fonds devrait couvrir les coûts afférents au poste de spécialiste des technologies de l'information du Département des affaires générales et de l'information.

Effets d'une croissance réelle zéro (CRZ)

Les réductions intervenant dans le cadre d'un scénario de croissance réelle zéro influeront directement sur la capacité de la Division de l'information à proposer ses services. Les fonctions du chargé de la distribution des produits d'information resteront nécessaires, mais il conviendra de les financer par des ressources hors personnel, réduisant d'autant les crédits disponibles pour d'autres activités essentielles de publication.

L'incapacité de la Division à créer le poste de responsable adjoint des expositions et la nécessité d'ouvrir celui de fonctionnaire principal (P-5), chargé du Groupe Actualités, en comprimant les ressources hors personnel, entraîneront un net recul de ces dernières, ce qui pourrait restreindre les investissements nécessaires à la modernisation des systèmes numériques de communication.

Programme 5.1.1: Appui à l'information et aux publications

Politiques et soutien en matière de publications

686. Comme lors de l'exercice biennal précédent, les départements techniques bénéficieront d'une aide à la production et à la diffusion des produits d'information dans toutes les langues officielles, tant au format imprimé qu'électronique. Pour répondre à la constante augmentation relative que devrait connaître le volume de documents édités au format électronique, on procédera, le cas échéant, à une mise à jour des compétences au sein de la division.

687. Tout en continuant à mettre en oeuvre des compétences techniques de base dans les domaines de l'édition, de la conception graphique et de la mise en page, la Division de l'information va s'orienter vers l'offre de services normatifs par le biais de l'internet et de l'intranet de la FAO, par exemple sous la forme de modèles de documents en ligne pour les publications techniques ou de directives relatives aux politiques et procédures éditoriales. On prévoit d'améliorer encore les services grâce à un système intégré de gestion des publications reposant sur l'internet, lequel sera accessible non seulement au personnel du Service de gestion des publications, mais également aux départements techniques et aux bureaux décentralisés, qui pourront ainsi suivre et contrôler leurs activités éditoriales avec plus d'efficacité.

688. Pour toutes les langues de la FAO, la Division de l'information continuera à s'efforcer de conclure des accords de copublication avec des éditeurs commerciaux. Conformément à la décision du Comité de la communication de l'Organisation, il sera procédé à un examen de l'actuel programme des publications en chinois en vue d'accroître à la fois le nombre de titres et le volume de distribution des publications en Chine. Des crédits revus à la baisse seront prévus pour les ouvrages édités dans les langues non officielles, qui seront confiés à des éditeurs à l'échelon national.

689. Il est rappelé que le Fonds spécial des produits d'information et le Programme des monnaies et médailles ont fusionné pour profiter des synergies entre ces deux activités dans les domaines du traitement des commandes et de la promotion des ventes. Il s'agit également d'avancer de nouvelles idées en collaboration avec les départements techniques pour accroître la portée des produits d'information de la FAO.

Relations avec les médias

690. L'accent est mis sur l'intégration de la planification de la communication à l'élaboration du Programme de travail et budget pour garantir un lien réel entre les activités de communication et les principaux programmes et assurer une meilleure participation des bureaux décentralisés à ce processus. La priorité restera de comprendre les attentes des principaux publics ciblés et d'y répondre, ce qui concerne les décideurs au sein des autorités, les bailleurs de fonds bilatéraux, les organismes multilatéraux, les institutions financières internationales, les correspondants techniques, la communauté scientifique et les chercheurs, les organisations non gouvernementales et de la société civile, le secteur privé et les producteurs agricoles ayant des exploitations de taille moyenne.

691. On cherchera à mettre en avant les points d'actualité liés aux domaines prioritaires recensés en agriculture, en foresterie et dans les pêches, et plus particulièrement à la sécurité sanitaire des aliments, à la sécurité alimentaire et à la pauvreté, en lançant des campagnes globales couvrant les médias imprimés, radiotélévisés et électroniques. Des annonces publicitaires de service public seront réalisées en vue d'être diffusées par les chaînes de télévision mondiales. On cherchera à conclure des accords de partenariat avec certains radiodiffuseurs. Le site web de la FAO restera un moyen important de communication de messages aux médias, de même qu'aux principaux publics cibles et à la population en général. Des outils et systèmes modernes seront adoptés et mis en service pour un large éventail de supports différents: radio, vidéo, internet, CD-ROM, présentations multimédia et matériel imprimé, de manière à garantir une diffusion maximale de l'information. Les équipements et les systèmes seront modernisés pour profiter pleinement des progrès de la technologie dans le domaine des supports numériques. Un poste de responsable adjoint des expositions est créé en réponse à l'accroissement du nombre d'expositions nécessaires pour mieux faire connaître la FAO dans le monde.

Grand Programme 5.2: Administration

692. Le Grand programme 5.2 comprend les crédits destinés aux services fournis par le Département de l'administration et des finances (AF) dans les domaines des finances, de l'appui informatique et des ressources humaines et des ressources destinées à ces mêmes services dans les Bureaux régionaux et sous-régionaux. Il comprend également des fonds pour le Bureau du Sous-Directeur général du Département de l'administration et des finances, AF (AFD) et la part des coûts du Service d'appui à la gestion (MSS) correspondant aux divisions du Département de l'administration et des finances.

Ressources

693. Les postes et les ressources connexes (1,7 million de dollars EU) affectés à l'Unité des voyages, qui dépend actuellement de la Division des finances (AFF), seront transférés au Service d'appui à la gestion (MSS). Cette modification rapprochera l'unité des voyages des départements utilisateurs, en tirant profit du lien avec les prestations de prise/fin de fonctions, de remboursement des frais d'études, de congés dans les foyers et d'expédition des biens personnels, dont l'autorisation relève déjà de MSS. Du fait de ce transfert, les crédits pour ce Chapitre ont été diminués, car le coût du MSS est réparti entre les entités de gestion de tous les programmes auxquels il propose ses services.

694. Des crédits supplémentaires ont été accordés à la Division des finances (1 million de dollars EU) pour répondre aux problèmes d'effectifs mis en évidence dans les recommandations des experts-conseils extérieurs. La Division de la gestion des ressources humaines (AFH) a également reçu des crédits supplémentaires (600 000 dollars EU) pour atteindre les objectifs de formation professionnelle énoncés dans le Plan à moyen terme 2004-09. Le financement de la Division des systèmes et des techniques d'information (AFI) est en recul, du fait de la suppression de sommes inscrites aux budgets précédents pour les activités de mise au point des applications Oracle.

695. Toutefois, la Division des systèmes et des techniques d'information (AFI) a bénéficié de crédits supplémentaires (3,3 millions de dollars EU) pour faire face aux problèmes d'effectifs actuels et pour financer le soutien opérationnel au grand réseau (WAN), même si, comme pour le Service d'appui à la gestion, les coûts de cette Division sont, eux aussi, répartis, de sorte que cette hausse n'apparaît pas immédiatement dans les tableaux.

Effets d'une croissance réelle zéro

Une croissance réelle zéro signifierait une baisse de ressources hors personnel pour de nombreuses activités relevant du Grand Programme 5.2. Ainsi, du fait des contraintes budgétaires connexes, la Division des finances éprouverait des difficultés à engager les ressources humaines extérieures nécessaires à l'amélioration des services financiers et à l'appui fourni aux utilisateurs. La Division des systèmes et des techniques d'information ne serait pas en mesure de garantir un développement des systèmes qui aille au-delà d'un entretien essentiel. La Division des ressources humaines devrait fortement revoir à la baisse les initiatives prévues par le Plan à moyen terme pour le développement des programmes de valorisation des ressources humaines.

Programme 5.2.1: Services financiers

696. Les principales activités de la Division des finances (AFF) consistent à tenir les comptes de l'Organisation selon les critères les plus rigoureux, conformément aux normes comptables du système des Nations Unies et aux principes de comptabilité généralement reconnus, et de fournir des renseignements financiers précis et opportuns à tous les niveaux de l'Organisation et aux organes directeurs.

697. Au cours de l'exercice 2004-05, AFF consolidera et renforcera l'appui offert aux gestionnaires de budget de l'ensemble de l'Organisation pour les systèmes financiers et étendra les directives de procédure qui leur sont adressées. La Division continuera également à travailler en étroite collaboration avec les autres unités pour répondre à l'évolution des besoins de l'Organisation. Globalement, l'objectif consiste à renforcer les activités financières au sein de la FAO, à réorienter les processus pour qu'ils répondent aux besoins des utilisateurs et à identifier et mettre en oeuvre des pratiques optimales sur le plan financier.

698. La réorganisation des unités d'AFF englobera un renforcement des activités de trésorerie et de suivi des investissements par la création d'une Sous-Division des opérations de trésorerie relevant directement du Directeur de la Division, l'intégration de la Sous-Division des contrôles au sein du Service des opérations et systèmes financiers, lui-même renommé, et le renforcement du Groupe de la comptabilité, des rapports et de l'analyse comptables par un transfert de personnel du Groupe décentralisé de la comptabilité.

Programme 5.2.2: Services relatifs aux systèmes et technologies d'information

699. Les ressources attribuées à ce programme ne couvrent que les frais directs de gestion de la Division des systèmes et des techniques d'information (AFI), à l'exception du directeur et de sa secrétaire qui relèvent de la gestion du programme. Les autres coûts afférents aux services de technologies de l'information, qui s'élèveront à environ 27,8 millions de dollars EU en 2004-05, sont répartis entre les divers programmes qui utilisent l'infrastructure de technologies de l'information, le réseau et les services de télécommunications ainsi que les applications informatiques.

700. Pour faire face à une utilisation accrue des systèmes d'information et des nouvelles technologies, la Division continuera à aider les chargés de programme et le personnel technique à utiliser efficacement les outils et techniques modernes d'information et de communication. La mise au point et la coordination de systèmes et d'applications dans le cadre des stratégies élaborées par les départements et par l'Organisation, exigent que la Division assure la gestion globale des ressources informatiques partagées et du réseau de télécommunications, y compris la gestion du réseau local et du grand réseau et celle des systèmes Internet.

701. En conséquence, la Division appuie la réalisation des programmes de l'Organisation, notamment des applications informatiques telles que le Centre mondial d'information agricole (WAICENT), le Système d'information et de cartographie sur l'insécurité alimentaire et la vulnérabilité (SICIAV), le Système mondial d'information sur la pêche (FIGIS) et le Système d'information forestier (FORIS), qui toutes font un large usage de technologies fondées sur Internet.

702. Au cours du prochain exercice biennal, la Division des systèmes et des techniques d'information consacrera également du temps et des ressources aux éléments suivants: renforcement de la gestion des services informatiques et de la sécurité des informations; instauration d'une méthodologie s'appuyant sur les meilleures pratiques pour la gestion et la fourniture des services; mise en service de systèmes d'appui à la décentralisation pour l'exécution des projets au sein des représentations de la FAO; remplacement des systèmes hérités de gestion des ressources humaines et de paie et maintien de l'infrastructure informatique nécessaire.

Programme 5.2.3: Services pour les ressources humaines

703. Ce programme correspond essentiellement aux activités de la Division de la gestion des ressources humaines (AFH) et continuera à couvrir un large éventail d'activités de gestion et d'administration des ressources humaines. Les fonctions de la Division ont évolué au cours des deux derniers exercices, passant d'une approche prescriptive traditionnelle reposant sur des règlements, à une démarche plus stratégique comportant des services consultatifs et d'orientation. Une approche plus intégrée a été mise en place pour la planification et la mise en valeur des ressources humaines.

704. La Division cherchera à renforcer son rôle consultatif et à épauler les bureaux décentralisés. AFH continuera également à veiller à ce que les politiques de mise en valeur des ressources humaines de l'Organisation cadrent parfaitement avec les questions intersectorielles et les orientations stratégiques de l'Organisation. Les activités de planification des ressources humaines entamées en 2003 seront développées pour soutenir les stratégies intersectorielles visant à garantir l'excellence, à promouvoir l'approche interdisciplinaire et à élargir les partenariats et les alliances. La mise en service du nouveau Système d'information sur la gestion des ressources humaines (HRMS), qui s'appuie sur des applications Oracle, a débuté en 2002-03 et restera une entreprise très importante.

705. La structure de la Division de la gestion des ressources humaines traduit ce changement stratégique, avec ses trois unités organisationnelles relevant de son Directeur: Service de la valorisation des ressources humaines (AFHO), Service des politiques, de la planification et des systèmes pour les ressources humaines (AFHP) et Unité des questions juridiques.

Principales activités en 2004-05

706. La Division AFH continuera à couvrir un large éventail d'activités en matière de gestion et d'administration des ressources humaines: élaboration de politiques et de procédures concernant le personnel; gestion et contrôle des postes; aide au recrutement; études de gestion et classement des postes; administration des traitements et indemnités; prestations sociales; identification des besoins en matière de formation et fourniture d'une série de services dans ce domaine; administration des procédures de recours et consultation des organisations représentant le personnel; supervision et suivi du soutien administratif et autre fourni au personnel et services consultatifs à la direction et au personnel dans les domaines relevant de la responsabilité d'AFH.

707. La Division poursuivra la mise en oeuvre des initiatives inscrites dans le Plan à moyen terme visant à renforcer la capacité de l'Organisation en matière de planification de la gestion des ressources humaines, en s'attachant aux aspects suivants:

1. recrutement ciblé et programmes de perfectionnement destinés aux jeunes cadres afin de d'assurer le remplacement des compétences perdues lors des départs à la retraite;
2. prise en considération des questions de parité et de diversité dans la gestion des ressources humaines (en tenant compte du Plan d'action de la FAO pour le développement et la parité), tout en maintenant un bon équilibre géographique;
3. programme évolutif de perfectionnement du personnel accordant une place toute particulière aux thèmes retenus à l'échelle de l'Organisation, selon le Cadre stratégique et le Plan à moyen terme.

708. Conformément à l'examen de la catégorie des services généraux, mené en 2003, ces postes seront réactualisés pour faire en sorte qu'ils suivent l'évolution des technologies et répondent aux besoins futurs de l'Organisation. La Division déterminera aussi des qualifications et compétences d'un niveau supérieur ainsi que les besoins en matière de formation et de perfectionnement qui permettront d'assurer une plus grande souplesse dans le déploiement et la mobilité du personnel.

709. Dans le cadre des perspectives de carrière du personnel, on traitera les différents éléments constitutifs, comme l'évaluation et le contrôle des performances, l'inventaire des compétences, la définition des principales compétences administratives pour le personnel et la mise en oeuvre des programmes de perfectionnement.

710. On procédera régulièrement à l'examen et à la rationalisation des politiques et procédures régissant les ressources humaines de manière à assurer leur conformité aux meilleures pratiques reconnues au sein du système commun des Nations Unies et des administrations nationales et à renforcer la productivité et l'efficacité du personnel. Dans ce contexte, la Division continuera de participer à des consultations interinstitutions, y compris aux réunions du Réseau des ressources humaines du Conseil des chefs de secrétariat pour la coordination (CCSC), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI) et de la Caisse commune des pensions du personnel des Nations Unies, afin de suivre les évolutions au sein du régime commun des Nations Unies.

711. Afin de veiller à ce que les conditions d'emploi et les indemnités offertes par la FAO soient compétitives, AFH continuera de jouer un rôle actif dans l'examen de ces questions par la CFPI, lequel entre dans sa phase pilote. AFH examinera en outre les conditions d'emploi non monétaires, pour s'assurer que la FAO reste un "employeur de choix".

712. La Division continuera d'administrer les prestations de sécurité sociale des travailleurs membres du personnel ou non, tant au siège que sur le terrain. Les méthodes de travail seront revues de manière à améliorer le service offert au personnel, ce qui englobe la conversion des documents relatifs aux retraites vers un format électronique compatible avec celui de la CCPPNU.

713. Des consultations étroites seront établies avec les associations représentant le personnel, afin de promouvoir un dialogue ouvert, de parvenir à un consensus et de collaborer sur les projets et initiatives en matière de gestion des ressources humaines, comme le perfectionnement du personnel et l'organisation des carrières, l'introduction de méthodes de travail souples, le contrôle des performances, et les politiques du travail conciliant les obligations familiales.

714. On estime que la mise en service du Système d'information sur la gestion des ressources humaines (HRMS) constitue un élément central et primordial visant à soutenir à long terme toutes les initiatives prises par AFH. L'examen des besoins de l'Organisation, achevé en 2003, servira de fondement à la conception, à l'élaboration, aux essais et à la mise en oeuvre de ce vaste projet.

Service médical

715. Le Service médical (AFDM), qui relève à présent du Bureau du Sous-Directeur général du Département de l'administration et des finances continuera à s'acquitter des fonctions prévues par son statut et prendra des mesures d'ordre préventif pour améliorer la santé du personnel, en vue d'assurer tous les bienfaits humains et économiques possibles.

Programme 5.2.9: Gestion du programme

716. Ce programme couvre le Bureau du Sous-Directeur général (AFD), les bureaux des directeurs de division et la part des coûts du Service d'appui à la gestion (MSS) correspondant aux services fournis au Département de l'administration et des finances. Les coûts restants du Service d'appui à la gestion sont répartis entre les divers programmes de gestion des départements du siège bénéficiant des services du MSS. Il est rappelé que ce service offre toute une gamme de services d'appui administratif, des avis et des informations de gestion aux directeurs des divisions et aux responsables des départements dans les domaines des finances, du budget, des achats, du personnel et des voyages, conformément aux règles et règlements en vigueur dans l'Organisation.