N˚

Titre

Description

Division responsable

1. Gains d’efficience en matière de gouvernance

(N.B. Nombre de ces propositions doivent être soumises aux organes directeurs et éventuellement à la Conférence pour approbation. Le processus débuterait avec l’examen de ces propositions par la Réunion conjointe du Comité du programme et du Comité financier.)

1.1

Rationalisation de la gouvernance

La durée de la Conférence serait ramenée à sept jours au lieu de neuf. Les horaires de travail de la Conférence ne dépasseraient pas 18 heures afin d'éviter la tenue de sessions en soirée. Le deuxième samedi de la Conférence serait un jour ouvré, de façon à réduire le nombre d'heures supplémentaires à payer au personnel. Le nombre de plantons disponibles pour les sessions des organes directeurs serait réduit.

GIC

1.2

Réduction de la longueur maximale des documents de réunion

Il devrait être possible de réduire la longueur des documents à 5 000 mots, avec des exceptions possibles jusqu’à une limite absolue de 6 400 mots. Le volume total de la documentation destinée aux sessions des organes directeurs pourrait être réduit de 10 pour cent (en nombre de mots). Les représentants permanents se plaignent souvent de la longueur et du volume de la documentation et se féliciteraient de telles mesures. Les documents d’information pourraient être affichés sur Internet en tant que documents imprimés à la demande de façon à réduire les frais d'impression et de distribution.

GIC

1.3

Réduction de la longueur des documents de planification du programme (MTP, SPTB et PTB) et des documents faisant rapport a posteriori sur l’exécution du programme (Rapport sur l'exécution du programme et Rapport d'évaluation du programme)

Cette proposition répond à la préoccupation des Membres qui estiment que la documentation est trop volumineuse et tient également au fait que la FAO semble produire davantage de documents de planification que d’autres institutions du système.

PBE

1.4

Suppression des procès-verbaux

Les procès-verbaux des sessions du Conseil et de la Conférence sont prévus dans les Textes fondamentaux. Toutefois, il coûtent très cher à produire et font double emploi avec les enregistrements sonores. Il est proposé d’examiner s’il est possible de suivre la pratique d’autres organes des Nations Unies, qui publient leurs enregistrements audio/vidéo sur leur site Web ou sur CD-ROM, de façon à supprimer les procès-verbaux imprimés.

1.5

Comité des produits et Comité de l’agriculture

La Réunion conjointe du Comité du Programme et du Comité financier (mai 2004) a approuvé à l'unanimité les propositions résumées au paragraphe 21 du document JM 04.1/3, notamment celle tendant à abréger les sessions du Comité des produits et du Comité de l'agriculture. Les Comités ont également manifesté leur préférence pour la tenue de sessions consécutives. Ils ont recommandé que les propositions soient mises en oeuvre à titre d'essai en 2005 et que le Comité du Programme reçoive par la suite une évaluation de la mise en oeuvre de ce nouvel arrangement.

AGD/ESC

1.6

Application des meilleures pratiques à l’échelle du système des Nations Unies aux sessions des organes directeurs

Examiner et appliquer d’autres meilleures pratiques de l’ONU, si elles sont applicables à la FAO. L’approche des institutions ayant leur siège à Genève, qui consiste à aider les Représentations permanentes à accéder au Web, pourrait être étudiée, en vue d’aider l'Organisation à remplacer la correspondance sur papier, le cas échéant, par des courriers électroniques ou des communications affichées sur le Web.

GIC

2. Gestion des documents et publications

2.1

Réduction du coût de production des publications

Les mesures proposées incluent:

• l’examen des besoins des États Membres de façon à réduire le nombre de publications distribuées au titre du système de quotas, dans la mesure où de nombreux Membres de la FAO ont exprimé le souhait de ne plus recevoir d'exemplaires de toutes les publications de l'Organisation;
• la poursuite de la mise en oeuvre de la décision du Comité de la communication de l’Organisation de réduire le nombre d’exemplaires de chaque titre publié à la quantité strictement nécessaire pour répondre aux besoins au titre de la distribution par quotas, à la demande des divisions et aux ventes projetées; certains titres ayant un marché spécifique, des exemplaires supplémentaires demandés par les clients seraient vendus et livrés selon la formule « impression sur demande »;
• une recommandation adressée aux départements techniques pour qu’à l’occasion du processus biennal de planification des publications, ils envisagent d’autres méthodes de production, telles que les CD-ROM et des publications sur Internet, selon la demande.

2.2

Réduire le coût de l’entreposage et de la distribution des publications

Les progrès technologiques permettront de facturer l'expédition et l'emballage des publications aux unités concernées, grâce à la technique du code à barres. On peut espérer, en transférant le budget des listes de distribution d'exemplaires gratuits à ces unités et en leur facturant les coûts effectifs, qu’une attention accrue sera prêtée à la nécessité de réduire les coûts de distribution.

Dans le même ordre d’idées, le coût de l’entreposage pourrait sans doute être réduit en appliquant des politiques et des procédures améliorées qui imposent une limite à la durée de l'entreposage des publications. La possibilité de facturer ces coûts sera réexaminée.

3. Gestion des dossiers courants

3.1

Restructuration des dossiers courants et consolidation au niveau des départements

Le Système de gestion des archives numériques a atteint le stade de la maturité et on peut désormais s’attendre à ce que certaines améliorations soient apportées à la structure des dossiers courants - notamment grâce à leur consolidation au niveau des départements. La question est à l'étude.

AFS/AFH

4. Modification du processus administratif et de la gestion des droits des fonctionnaires

4.1

Application du remboursement forfaitaire pour les déménagements

Déjà appliqué dans plusieurs organisations du système des Nations Unies et à l’étude pour la FAO.

AFD

4.2

Voyages

Des économies pourraient découler de la publication d’un nouvel appel d’offre (en cours) pour les services d’une agence de voyage et d’un effort coordonné avec d'autres organismes du système des Nations Unies pour tirer parti du pouvoir de négociation de l’ONU vis-à-vis des compagnies aériennes.

AFDS

4.3

Externalisation et/ou déplacement des processus administratifs et financiers

Des économies considérables pourraient, en principe, être réalisées en externalisant le travail administratif vers des pays en développement ou en le confiant à du personnel travaillant dans un bureau régional adapté, où le coût des postes des services généraux est bien inférieur à ce qu'il est au siège.

Une approche analogue est étudiée pour l’élaboration de systèmes d’information et leur tenue à jour.

AF
(PBE)

4.4

Rechercher l'équilibre approprié pour l'externalisation des services

Des économies pourraient être réalisées en trouvant un équilibre approprié entre services internes et services externalisés. Les domaines à explorer incluent la production de matériel d’information ou de communication; la production et l’installation d’expositions et de présentations; les services d'interprétation; et l’externalisation éventuelle de la fonction de caissier auprès de la banque commerciale située dans les locaux du siège.

AF/GI

5. Gouvernance des systèmes d’information

(N.B. Outre les domaines proposés ci-après, les unités chargées de la coopération technique et les autres ont indiqué dans le PMT 2006-11 un certain nombre de domaines où des économies pourraient être réalisées grâce à une meilleure utilisation des technologies de l’information. Il faudrait étudier ces domaines et, le cas échéant, les porter à l’attention de PBE.

5.1

Externalisation de l’unité centrale de traitement auprès du CIC

À la mi-janvier 2004, le fonctionnement de l’unité centrale de traitement a été externalisé au CIC à Genève, où le système central de traitement de la FAO fonctionne sur un ordinateur spécifique pour un coût analogue aux arrangements précédents. Il est proposé de passer en 2005 à un ordinateur plus important du CIC, où les applications de la FAO partageraient cette ressource avec celles d'autres institutions des Nations Unies, ce qui permettrait de réaliser des économies, à mesure que l'utilisation de cet environnement diminuerait une fois mis en place le système HRMS (voir 6.1).

5.2

Gouvernance centrale des systèmes Web de l'Organisation

La synergie entre ces domaines (site Internet FAO http://www.fao.org, site Extranet FAO et site Intranet FAO http://intranet.fao.org) pourrait accroître la normalisation et améliorer l’efficacité si les financements (actuellement distincts) étaient réunis et les politiques alignées.

AFI

5.3

Gouvernance centrale des systèmes départementaux (partage des fichiers et de l’impression, courriers électroniques, dossiers courants) au siège

Au siège, des économies pourraient être réalisées avec le partage des serveurs et des capacités entre toutes les unités du siège et une gestion intégrée à l’échelle de l’Organisation plutôt qu'au niveau des départements.

AFI

5.4

Gouvernance centrale des serveurs pour les projets des divisions/départements

Les projets pourraient partager des plates-formes de serveurs au lieu d’en acheter une pour chaque projet, ce qui réduirait les coûts d'achat et la nécessité d'appuyer des plates-formes multiples.

AFI

5.5

Systèmes PABX au siège et dans les bureaux régionaux

À l’expiration de la vie économique des matériels PABX existants, la FAO pourrait accroître son efficacité en utilisant une approche commune pour l’adoption des technologies vocales, notamment « Voice over IP ».

5.6

Postes de spécialiste des technologies de l'information

Une étude sera entreprise pour déterminer si AFI et un réseau OTC légèrement renforcé pourraient assumer les fonctions habituelles des spécialistes des technologies de l'information au siège.

AFH
(AFI)

6. Rationalisation des processus administratifs

6.1

Système de gestion des ressources humaines (HRMS)

Cette initiative majeure qui inclut l’intégration et l’interface de nombreux systèmes individuels ne peut qu’améliorer l’efficacité à l’échelle de l’Organisation. Même si des avantages concrets ne sont pas attendus avant 2006, il conviendrait de mettre au point une approche pour identifier (et, dans la mesure possible, quantifier) les gains d’efficience qui pourraient découler de l’application des systèmes HRMS.

AF

6.2

Rationalisation des activités administratives aux niveaux régional et national

Des divers examens effectués sous l’égide du Comité du programme de terrain et, en particulier, de l'Examen de l’appui du programme de terrain aux régions de la FAO (rapport ROB/MSU), il découle que des changements pourraient être apportés aux flux de travail liés aux questions financières, changements qui permettraient de dégager des économies, notamment:

• extension des délégations de fonctions liées au budget aux responsables du budget des bureaux régionaux;
• délégation des fonctions de révision du budget aux bureaux régionaux;
• décentralisation des fonctions liées aux voyages officiels du siège vers les bureaux régionaux et les bureaux des représentants de la FAO;
• délégation des fonctions liées aux droits en matière de voyages aux bureaux régionaux;
• extension des méthodes de paiement du siège aux bureaux régionaux, notamment utilisation des transferts électroniques de fonds par la fonction comptes créditeurs des bureaux régionaux;
• téléchargement automatique des factures de l’agent de voyage des bureaux régionaux dans les comptes créditeurs d’Oracle;
• délégation de pouvoirs accrue aux bureaux régionaux pour la tenue à jour du fichier maître comptes créditeurs (pour les détails bancaires);
• élaboration d’une nouvelle application financière à l’appui des bureaux décentralisés.

Les délégations de pouvoirs susmentionnées pourraient avoir lieu à condition qu’il existe un système approprié de contrôle interne sur place.

Des recommandations similaires sont présentées dans l’Évaluation indépendante de la décentralisation de la FAO et devraient être appliquées en même temps que celles susmentionnées, sous réserve de leur approbation.

AF
(TC, OCD et AUD)

6.3

Rationalisation des processus administratifs dans les services d’appui à la gestion

Un groupe directeur présidé par PBE examinerait les services et unités d’appui à la gestion en vue d'identifier les gains d'efficience à attendre de leur rationalisation.

PBE
(AFDS)

7. Amélioration du recouvrement des dépenses d’appui afin de réduire la contribution du Programme ordinaire

7.1

Moyens d’améliorer le recouvrement des dépenses d’appui tant pour les services d’appui technique (SAT) que pour les services d'appui administratif et opérationnel (SAO)

Les points à examiner incluent:

• accroître le taux de facturation appliqué aux SAO pour le PCT et les situations d'urgence;
• améliorer le recouvrement pour les services techniques assurés par les départements techniques à l'appui de projets financés par des fonds extrabudgétaires (ajout proposé d’une ligne budgétaire spécifique) et dans le cas de projets financés par le PCT en particulier, amélioration du recouvrement grâce à la simplification du processus AST/SAT;
• réexamen du taux par poste de travail pour le PCT/PSSA.

TC et
PBE