15. Des informations relatives aux principaux risques qui menacent la réalisation du Programme de travail ont été appréciées dans le passé par les Membres. Ce processus a permis à la direction et aux organes directeurs de prendre des décisions plus appropriées, par exemple en répondant aux risques liés au taux de change par l'introduction du recouvrement fractionné des contributions ordinaires de l'Organisation. Il a également favorisé un processus de gouvernance plus ouvert, notamment en prévoyant la nécessité d'un financement des obligations au titre de l'assurance-maladie après la cessation de service et en encourageant la poursuite du débat au sein des organes directeurs.
16. Par ailleurs, des progrès continuent d'être faits au niveau des rapports sur la gestion financière et les activités, à fournir aux organes directeurs. Dans le premier cas, il s'agit par exemple de rapports périodiques sur les principales questions financières, l'utilisation du budget, les questions relatives aux ressources humaines et l'exécution du programme. Les processus de contrôle, de vérification de la conformité et de reddition de comptes couvrent les travaux du commissaire aux comptes et des vérificateurs locaux, les activités internes de vérification des comptes et d'inspection, et celles du Corps commun d'inspection, ainsi que le processus d'auto-évaluation et d'évaluation indépendante, et sont eux-mêmes essentiellement fondés sur une évaluation des risques des opérations de la FAO. Ces mécanismes permettent un suivi interne et externe efficace des performances, y compris l'examen critique nécessaire de toute éventuelle déviation par rapport aux résultats escomptés.
17. L'application accrue de l'évaluation des risques à la gestion, à tous les niveaux de l'Organisation, permettra aux parties prenantes de tirer le meilleur profit des ressources destinées à l'exécution du Programme de travail 2006-07.
18. Les « risques » au niveau de la conduite des travaux de l'Organisation tiennent à des facteurs à la fois internes et externes, notamment à l'évolution des demandes, des attentes et des relations institutionnelles. Ils influent sur la réalisation effective et efficiente du Programme de travail de par leur incidence sur l'utilisation du budget et sur les résultats financiers et opérationnels. Cette section présente certains des risques auxquels l'Organisation est exposée dans ces divers domaines et, s'il y a lieu, les mesures qui sont proposées pour en réduire jusqu'en 2007.
Évolution des demandes et des relations institutionnelles
19. L'Organisation est actuellement confrontée à un environnement difficile et en évolution susceptible, de par son ampleur et sa portée considérables, d'influer sur son orientation stratégique et opérationnelle. L'Évaluation indépendante de la décentralisation a abouti à la formulation d'un certain nombre de recommandations visant à mieux répondre aux besoins, sans accroître les coûts. À un tel dilemme, il s'agit de répondre notamment par le renforcement des relations de la FAO avec ses partenaires. En même temps il est nécessaire d'assurer le soutien de l'Organisation à la mise en œuvre des objectifs du Millénaire pour le développement et de renforcer sa participation aux processus des Nations Unies dans les pays, ce qui requiert un examen attentif de la position future de la FAO compte tenu de l'effort de réforme en cours au sein du système des Nations Unies. Par ailleurs, l'Évaluation externe indépendante de la FAO proposée pourrait conduire à des mesures stratégiques, institutionnelles et de programme, mais pas pour le budget 2006-07.
20. Ces importantes initiatives iront notamment alimenter la révision du Cadre stratégique que la Conférence devrait examiner en 2007. L'Organisation devra procéder à une analyse attentive des demandes et des relations institutionnelles, à mesure que les diverses initiatives fourniront de nouvelles informations, et effectuer les interventions possibles (par exemple, la rationalisation des processus administratifs). Il s'agira donc de faire preuve de souplesse dans les méthodes adoptées pour l'exécution du Programme de travail 2006-07, pour pouvoir incorporer de nouveaux objectifs, apporter des améliorations et réaliser des économies, le plus rapidement possible.
Gestion du risque budgétaire
21. Le processus budgétaire de la FAO comprend un élément de risque important. Les crédits budgétaires ouverts pour l'exercice biennal ne sont pas connus avant le mois de décembre de l'année précédente, ce qui ne laisse aucun délai pour procéder aux ajustements de programme rendus nécessaires par l'approbation d'un niveau budgétaire différent de celui qui est proposé. Face à des restrictions budgétaires imprévues ou importantes, comme celles de l'exercice 2004-05, il faut dans une large mesure faire des économies chaque fois que la situation s'y prête. De telles mesures prévoient par exemple le gel des postes vacants ou la résiliation de contrats d'un commun accord – avec des ressources généralement insuffisantes même à cette fin.
22. Un récent rapport du Corps commun d'inspection sur la mise en œuvre d'une gestion axée sur les résultats dans les organisations du système des Nations Unies, a indiqué que les États Membres « devraient s'employer … à fournir des ressources en rapport avec les programmes approuvés ou, lorsque cela n'est pas possible, à donner des directives précises concernant l'ordre de priorité à suivre pour l'exécution des activités et l'affectation des ressources. 3 » En vue de faciliter ce processus dans toute la mesure possible, l'Organisation a préparé trois scénarios de ressources pour le budget 2006-07, en privilégiant les résultats au niveau du programme au détriment du détail budgétaire. Dans la partie descriptive de la section Propositions du Budget-Programme et des sections suivantes Approche de la définition des priorités et Impact des différents scénarios de ressources , l'on s'efforce de préciser clairement les liens entre le niveau des ressources et les priorités et résultats du programme. De fait, le Secrétariat continuera à l'avenir d'accorder une attention particulière à ces liens.
23. Le Secrétariat poursuit la recherche de gains d'efficience, et les mesures actuellement mises en œuvre à cet égard sont illustrées dans la section Gains d'efficience . Toutefois, la tendance de l'Organisation à fixer des objectifs d'économie beaucoup trop ambitieux, comme cela a été le cas dans le PTB 2002-03, constitue un sujet de préoccupation. Les prévisions de gains d'efficience excessivement optimistes qui en résultent au niveau du PTB, donnent lieu à une sous-évaluation budgétaire des programmes au cours du cycle biennal d'exécution, avec une incidence négative sur la réalisation des objectifs prévus. Il est essentiel de gérer ce risque en assurant un meilleur équilibre entre la nécessité de fixer des objectifs d'économies ambitieux d'une part, et une évaluation réaliste du calendrier et de l'ampleur des gains d'efficience réalisables, de l'autre. Les analyses conjecturales et spéculatives des avantages à tirer d'un changement complexe futur des processus devront faire l'objet d'un examen particulièrement attentif.
24. La majeure partie des réductions budgétaires auxquelles l'Organisation a constamment dû faire face dans les 10 dernières années a été absorbée par les gains d'efficience indiqués plus haut. Toutefois, comme il devient de plus en plus difficile de trouver de nouveaux moyens de comprimer les coûts tout en maintenant les résultats, la nécessité de réduire les programmes en fonction des priorités des Membres se fait plus impérieuse. Comme on le verra plus loin, la méthodologie interne, qui existe et qui est appliquée, tente d'éviter la fragmentation des programmes. Des secteurs de plus en plus nombreux du Programme de travail bénéficient toutefois de fonds tout à fait insuffisants si la demande de services doit être pleinement satisfaite. Tant le Secrétariat que le Comité du Programme continuent donc de chercher une méthode de définition des priorités qui réponde aux besoins des Membres et tienne compte de l'importance du maintien d'une masse critique minimale de ressources pour chacun des programmes approuvés.
25. La budgétisation des investissements qui sera mise en œuvre en 2006-07 conformément à la décision prise par la Conférence en 2003, permet une planification plus systématique des dépenses importantes concernant des biens d'une durée de vie utile supérieure à deux ans. Cela évite ainsi de devoir faire face à des pics de dépenses d'investissement au cours d'un seul exercice, ce qui dans le passé se traduisait souvent par des retards et des transferts budgétaires à partir de programmes techniques. L'efficacité de ce mécanisme en 2006-07 est néanmoins fonction de l'existence de ressources adéquates dans le Dispositif pour les dépenses d'équipement, notamment pour l'infrastructure institutionnelle et la technologie de l'information. Cela est de plus en plus difficile aux niveaux budgétaires actuels, après les restrictions successives des exercices précédents. Malgré l'existence d'une approche améliorée pour la planification et la gestion des dépenses d'équipement, le danger est qu'en l'absence de financements adéquats, les investissements essentiels continueront d'être remis à plus tard tandis que le potentiel des investissements viables déjà entamés ne pourra être réalisé à plein.
26. Le système consistant à recevoir une partie des contributions ordinaires de l'Organisation en dollars EU et le restant en euros, protège le Programme de travail des principaux risques liés aux taux de change dans la mesure où les besoins en euros prévus correspondent aux paiements effectifs. Le recouvrement fractionné des contributions, introduit à partir de 2004-05, ne protège l'exécution du Programme que des effets des fluctuations des taux de change de l'euro par rapport au dollar EU. Ce système n'assure aucune protection pour les dépenses de l'Organisation qui sont effectuées dans d'autres devises (environ 20 pour cent). Les répercussions négatives de ces fluctuations sur le budget ont été importantes en 2004, du fait de la faiblesse du dollar par rapport à certaines devises là où la présence décentralisée de l'Organisation est forte. Des mécanismes pour la gestion de ce risque sont actuellement à l'étude et les résultats de cet examen ainsi qu'un rapport sur les résultats de l'arrangement relatif au recouvrement fractionné des contributions, seront soumis aux organes directeurs vers la fin de 2005.
Gestion du risque financier
27. Le Secrétariat surveille activement la santé financière de l'Organisation, notamment ses comptes de capital et de réserve, et les prévisions de dépenses et de trésorerie:
28. Pour assurer les contrôles internes, surtout en période de rationalisation plus poussée des procédures et de délégation de pouvoirs accrue, une solide unité chargée des contrôles financiers au sein de la Division des finances (AFF) permettra de réduire les risques de non-respect des procédures administratives et opérationnelles. Le budget proposé pour 2006-07 comprend donc, comme recommandé par le Comité financier, le rétablissement au sein de la Division AFF des cinq postes qui avaient été supprimés pour faire face aux réductions budgétaires pour 2004-05.
29. Un secteur de dépenses difficile à prévoir et susceptible d'avoir des effets sensibles sur le Programme de travail, est celui des dépenses de personnel. La méthodologie employée par la FAO pour l'établissement des taux standard, qui sont utilisés à des fins budgétaires, est complexe et aboutit à des taux budgétaires uniques pour chaque classe et lieu d'affectation. Toutefois, même à l'aide de méthodes de prévision plus sophistiquées, les dépenses réelles sont difficiles à prévoir avec une précision absolue. Une variance d'à peine 1 pour cent entre les coûts unitaires réels de personnel et les taux standard programmés jusqu'à deux ans et demi avant que ces dépenses ne soient engagées, correspond à une erreur de prévision de 5,5 millions de dollars EU. Lorsque les dépenses de personnel effectives sont supérieures aux taux standard inscrits au budget, comme cela est probablement le cas en 2004-05, l'Organisation doit réduire ses programmes, ses produits et ses services pour rester dans les limites des crédits budgétaires approuvés. Bien que le Compte de réserve spécial puisse protéger le Programme de travail de l'Organisation contre le risque de dépenses supplémentaires non inscrites au budget au cours d'un exercice, la possibilité d'avoir à reconstituer ce compte par des affectations spéciales limite de fait son application dans la pratique.
Gestion du risque opérationnel
30. L'Organisation doit faire en sorte qu'en 2006-07 l'environnement et les processus de travail soient propices à l'obtention des résultats souhaités.
31. La menace qui pèse sur le personnel et les biens de l'Organisation n'a jamais été aussi forte et un environnement de travail sans danger ne peut être tenu pour acquis. Une plus grande sécurité va de pair avec une protection accrue au Siège comme sur le terrain. Afin de réduire les risques pour la sécurité, la FAO a introduit un certain nombre de mesures supplémentaires au Siège au cours de l'exercice 2004-05, avec notamment l'application de pellicules de sécurité aux fenêtres, l'installation de barrages de sécurité aux entrées principales et le recrutement de nouveaux gardes. Dans les bureaux de terrain, la FAO prend des mesures afin de se conformer aux normes de sécurité de terrain des Nations Unies. L'Organisation perçoit toutefois le besoin d'un cadre de gestion financière renforcé pour ce secteur de dépense de plus en plus important et imprévisible. En 2006-07, l'introduction d'un chapitre distinct du budget consacré à la sécurité et à la protection du personnel et des biens, est proposée pour faciliter la planification et la gestion. Cette proposition est développée plus bas dans la section Mécanisme de dépenses pour la sécurité .
32. Un autre risque se présente sous forme de menaces aux ressources et aux systèmes d'information. Le Comité de haut niveau des Nations Unies chargé des questions de gestion (HLCM) a recommandé, avec la participation active de la FAO, que toutes les institutions des Nations Unies adoptent un « carnet de route » en quatre étapes pour gérer la sécurité de l'information. Pour lancer ce processus, la FAO entreprend actuellement une Évaluation des risques en matière d'information, pour l'examen des aspects à la fois techniques et non techniques de la sécurité de l'information.
33. Pour améliorer ses processus opérationnels, l'Organisation procède à un examen attentif des recommandations émanant d'autres rapports ou études. Par exemple, compte tenu du rapport intérimaire du Comité indépendant qui a enquêté sur les allégations avancées contre le programme « Pétrole contre nourriture », la FAO revoit actuellement ses modalités opérationnelles concernant l'exécution nationale.
34. Les risques dérivant d'une augmentation importante des activités d'urgence de la FAO et des interventions propres à ces opérations, rendent nécessaires un examen critique des contrôles internes, des contraintes au niveau des procédures, du mécanisme de coordination et de gestion, des processus budgétaires, financiers et administratifs, et du soutien opérationnel qui s'y rapportent. Cette étude est déjà en cours et les principales questions de politique, y compris une éventuelle réévaluation des taux des dépenses d'appui pour les opérations d'urgence, seront soumises aux organes directeurs en temps utile.
35. Une institution moderne, surtout lorsqu'elle a pour mandat de constituer un centre d'excellence technique, risque de rester en marge si elle ne procède pas à un examen et à une mise à jour constante du profil des compétences de son personnel. Le nouveau système Oracle de gestion des ressources humaines (HRMS), financé par des arriérés, a été mis au point pour relever ce défi. Ce système contribuera à assurer l'excellence en facilitant l'évaluation et le renforcement des capacités et des compétences du personnel de la FAO. Par ailleurs, au moment de la préparation des budgets biennaux, les responsables sont tenus de réserver au moins 1,35 pour cent des dépenses de personnel aux activités de formation professionnelle.
36. L'évaluation des incertitudes qui peuvent affecter la FAO en 2006-07, récapitulées plus haut, cherche à réaliser un équilibre optimal entre l'accomplissement des objectifs et les risques connexes. Des informations supplémentaires concernant les mesures prévues par la direction en réponse à l'évaluation de la décentralisation, et l'approche de l'Organisation pour la définition des priorités, sont fournies plus loin ainsi que dans des documents distincts présentés aux organes directeurs. On trouvera également ci-après des renseignements plus détaillés sur la recherche de gains d'efficience et des propositions concernant les dépenses d'équipement en 2006-07. Les mesures proposées pour faire face à ces risques et pour lesquelles des orientations sont demandées aux organes directeurs, sont notamment les suivantes:
37. Les gains d'efficience ont été définis par le Conseil de la FAO comme des mesures visant à réduire le coût des intrants sans que cela se répercute négativement sur les résultats obtenus 4. À sa cent huitième session, le Comité financier a reçu un document intitulé Rapport intérimaire sur les gains d'efficience 5 qui illustrait la démarche actuellement adoptée par l'Organisation pour l'identification des gains d'efficience possibles et le processus à suivre pour les réaliser. Le Comité a déclaré attendre avec intérêt la présentation d'informations plus détaillées, y compris sur les économies et sur l'échéancier prévu, dans le Sommaire du Programme de travail et budget 2006-07 6.
38. La recherche active de gains d'efficience à l'échelle de l'Organisation est en cours depuis janvier 1994 et fait suite à la décision prise par la Conférence à sa vingt-huitième session, qui avait souligné que l'approche à adopter face à la réduction des ressources devait être de maximiser les gains d'efficience et les réductions de coût au niveau des programmes non techniques, avant de procéder, en dernier ressort, à une réduction sélective des programmes techniques et économiques . 7
39. La mise en application de ce principe a permis d'améliorer de façon notable l'efficience globale de l'Organisation. Comme indiqué dans le Programme de travail et budget (PTB) 2004-05, 8 les gains d'efficience réalisés au cours des cinq exercices précédents sont estimés à 60 millions de dollars EU par an par rapport à 1994, et dérivent de mesures axées sur les intrants (39 millions de dollars EU par an), de mesures orientées sur les processus (19 millions de dollars EU par an) et de mesures de remboursement des coûts (4 millions de dollars EU par an).
40. La recherche de gains d'efficience demeure un processus de gestion continu, qui est indépendant du niveau du budget de la FAO et prend appui sur les économies déjà réalisées. Les nouveaux gains d'efficience tableront davantage sur des changements au niveau des processus et sur l'examen de modalités de travail plus efficaces, à mettre en œuvre grâce à une réduction du coût des intrants ou à un meilleur recouvrement des coûts. Un tel effort nécessitera des consultations intersectorielles, demandera une mise en application à plus long terme et comportera parfois des coûts transitoires. La nécessité d'établir des objectifs réalistes en matière d'efficience sera reconnue, étant donné que des hypothèses trop optimistes réduisent à néant le temps qu'il faut pour planifier des ajustements au programme. D'autre part, l'Organisation cherchera à réaliser des économies en améliorant la qualité et la quantité des produits pour un niveau d'intrants inchangé.
Processus actuel
41. Comme le présent document s'attache aux politiques, les principaux éléments nouveaux du processus en cours sont indiqués plus loin, y compris les économies de coût quantifiées et compatibles avec la définition de gains d'efficience donnée par le Conseil de la FAO. Chaque fois que possible, des comparaisons avec d'autres organisations sont effectuées à des fins de référence et pour en tirer des leçons comparables. La version intégrale du PTB 2006-07 fournira davantage de détails concernant les économies prévues.
Révision des processus administratifs et rationalisation des activités du Siège
42. Depuis 1994, les procédures administratives et financières de la FAO ont fait l'objet d'une vaste révision, sur la base des conclusions pertinentes du Commissaire aux comptes et de l'Inspecteur général. Une grande partie des procédures ont ainsi été révisées, notamment au niveau du système administratif et financier Oracle. S'il est difficile de quantifier avec précision les économies directement réalisées grâce à ces mesures, des rapports antérieurs ont toutefois établi la preuve que les interventions effectuées ont contribué à réduire sensiblement le personnel d'appui depuis 1994.
43. L'Organisation a maintenant entrepris de réviser ses processus de gestion des ressources humaines dans le cadre du développement du système de gestion des ressources humaines (HRMS), ce qui aura des implications à l'échelle de l'Organisation. Des gains d'efficience devraient provenir de la suppression, dans les processus administratifs, de certaines étapes entraînant des pertes de temps et d'une réduction de la paperasserie, grâce par exemple à l'insertion des transactions directement en ligne, dans le système, par les intéressés. Des économies découleront également de la disponibilité de systèmes à l'appui de procédures encore manuelles ou seulement partiellement automatisées, comme le processus de recrutement.
44. Les gains d'efficience au niveau des unités de service, à savoir le Service d'appui à la gestion ( MSS ), le Service d'appui à la gestion de la décentralisation (OCDS) et les unités administratives de soutien régionales (MSU) 9 , et à certains échelons des divisions AFH et AFF 10 , seront progressivement évalués et précisés. Ce processus a commencé par un examen de la façon dont les services pour les ressources humaines sont dispensés à l'échelle de l'Organisation, et en 2006 les opérations seront définies avec davantage de précision avant d'être mises en route. Une fois que les nouvelles procédures de service aux ressources humaines seront mises en œuvre, il est prévu de réduire le nombre des postes dans les unités de service après une période de transition et de stabilisation.
45. L'Organisation a également envisagé d'externaliser les opérations de développement et de maintenance des systèmes administratifs et d'information, vers des sites moins coûteux, ou de les confier à du personnel travaillant dans un bureau régional adapté et moins dispendieux. Cette dernière possibilité reste à l'étude et une analyse de rentabilité est actuellement en préparation concernant le transfert des opérations au Bureau régional pour l'Asie et le Pacifique, à Bangkok, qui dispose d'une infrastructure bien établie en termes de locaux et d'appui à la gestion. La portée et le calendrier de mise en œuvre d'une telle externalisation seront fonction des résultats de l'analyse de rentabilité.
46. L'ordinateur central de la FAO a été installé, à la mi-janvier 2004, au Centre international de calcul des Nations Unies (CIC) à Genève, où les systèmes opèrent sur un ordinateur spécialisé pour un coût analogue aux arrangements précédents. Un projet est maintenant en cours pour passer à un système central plus puissant du CIC, où les applications de la FAO partageraient cette ressource avec celles d'autres institutions des Nations Unies basées à Rome. Les économies attendues pour 2005 seront utilisées pour financer le renforcement des activités, mais à partir de 2006, on prévoit de réaliser des économies à hauteur d'environ 60 000 dollars EU par an.
47. Par ailleurs, l'Organisation est déjà en train d'examiner des possibilités de réduction des coûts grâce à l'adoption de nouvelles technologies de communication téléphonique et de transmission de données, notamment la téléphonie par Internet, à l'expiration de la vie économique du central téléphonique numérique actuel (PABX).
Gestion des documents et des publications
48. Les mesures déjà prises pour ajuster la gestion financière et les modalités de production des publications, grâce notamment au recours à la traduction à distance pour les conférences régionales, ont permis de réaliser des économies d'environ 6 millions de dollars EU par an par rapport à 1994. La révision actuelle se concentre sur les coûts de distribution et de stockage de l'ensemble des publications de la FAO.
49. L'évolution des techniques d'impression est telle que la plupart des activités de distribution (à savoir la manutention, l'emballage et l'étiquetage des publications) peuvent désormais être automatisées comme cela se fait déjà dans les grandes entreprises du secteur privé. L'Organisation cherche à établir si une grande partie des publications de la FAO pourraient être directement produites et mises sous enveloppes adressées en améliorant les équipements d'impression internes ou en recourant plutôt à des imprimeurs externes dûment équipés.
50. Dans un cas comme dans l'autre, la FAO pourrait réaliser des économies à hauteur d'environ 500 000 dollars EU par an au niveau de la manutention, du stockage et de l'expédition intermédiaire des publications, bien que cette proposition puisse exiger des investissements initiaux.
Gestion des dossiers courants
51. L'examen des bureaux des dossiers courants a démarré à la mi-2003, donnant lieu à d'importants changements dans les méthodes de travail grâce à l'introduction de la numérisation. Le processus de gestion des dossiers courants de la FAO répond aujourd'hui aux recommandations de la norme 15489 de l'Organisation internationale de normalisation (ISO), qui est un élément fondamental des nouvelles normes de responsabilisation et de gestion de la qualité. Pour réaliser à plein les gains d'efficience potentiels au niveau des bureaux des dossiers courants, l'Organisation procède actuellement à une analyse des changements possibles au niveau de la structure et des effectifs.
52. Des économies nettes de 222 000 dollars EU par an ont été réalisées dans le PTB 2004-05. La mise en œuvre de la prochaine phase devrait donner lieu à une économie supplémentaire de 365 000 dollars EU par an au cours de l'exercice 2006-07. Ce montant sera toutefois réduit d'environ 105 000 dollars EU, destinés aux licences d'utilisation du logiciel.
Réduction des frais de voyage
53. Jusqu'à présent, les gains d'efficience au niveau des voyages ont été obtenus principalement par des ajustements concernant les voyages autorisés et l'utilisation de billets d'avion non transférables, dans la mesure du possible, avec une réduction annuelle des coûts d'environ 2 millions de dollars EU. Toutefois, l'évolution du marché des voyages a ouvert la voie à la suppression virtuelle des commissions des compagnies aériennes qui étaient répercutées sous la forme d'un rabais sur le prix des billets pour la FAO. L'effet cumulatif de ces nouvelles conditions du marché sera une augmentation des frais de voyage de quelque 600 000 dollars EU par an. Pour contrecarrer cette tendance défavorable, l'Organisation s'efforce avec d'autres organismes du système des Nations Unies de faire jouer le pouvoir de négociation global des Nations Unies auprès des compagnies aériennes pour négocier des tarifs concurrentiels. Dans ce cas, les gains d'efficience recherchés sont donc plutôt orientés vers une réduction des coûts.
Économies et gains d'efficience en matière de gouvernance
54. L'Organisation a bénéficié du soutien des organes directeurs dans ce domaine et les coûts de gestion des réunions ont été sensiblement réduits, avec une économie estimative d'environ 2 millions de dollars EU par an par rapport à 1994.
55. Après avoir réduit de neuf à sept jours la durée de la Conférence, comme décidé par cette dernière à sa trente-deuxième session, la longueur des sessions du Comité des produits et du Comité de l'agriculture est abrégée en 2005 à la demande du Conseil 11, ce qui devrait permettre de réaliser des économies. D'autre part, les frais d'interprétation pourraient être réduits grâce à une révision critique du nombre des réunions des groupes régionaux. Il devrait être possible de réduire également la longueur de la plupart des documents de réunion. L'objectif de l'initiative en cours est de réduire de 10 pour cent le volume total de la documentation relative aux réunions de tous les organes directeurs, ce qui est de fait l'une des raisons pour lesquelles le présent document a été abrégé. La réalisation de cet objectif est une responsabilité partagée avec les organes directeurs, qui sont les principaux destinataires de ces documents. Ceux-ci pourront, s'ils le souhaitent, faire preuve d'une plus grande sélectivité dans leurs demandes d'informations supplémentaires ou de nouveaux documents adressées au Secrétariat, et encourager l'Organisation à limiter la documentation actuelle des réunions.
56. Dans sa recherche de solutions innovatrices pour réaliser des économies supplémentaires en matière de gouvernance, l'Organisation tient compte également des meilleures pratiques mises en œuvre dans les autres institutions des Nations Unies. On envisage notamment la suppression ou la production plus efficace des procès-verbaux, qui sont très chers à produire. Les seules autres organisations à utiliser des procès-verbaux sont le FIDA, l'OIT et l'UNESCO. 12. Tout en reconnaissant que ceux-ci sont prévus dans les Textes fondamentaux, d'autres méthodes moins onéreuses sont toutefois envisagées, notamment l'enregistrement audio/vidéo des réunions des organes directeurs. La CNUCED et l' OMC 13 publient ces enregistrements sur leurs sites Web. Selon les estimations, la mise en application de ces mesures permettrait de réaliser des économies d'environ 300 000 dollars EU par an. Une partie de ces économies devront cependant être investies initialement dans l'infrastructure technologique.
Rationalisation des activités administratives au niveau régional et des pays
57. Il est rappelé que la décentralisation de certaines fonctions administratives depuis 1994 a permis de réaliser une économie d'environ 2 millions de dollars EU par an grâce à la différence entre les salaires versés au personnel local à Rome et ceux en vigueur dans d'autres lieux d'affectation. D'autres initiatives seront examinées dans le cadre de la mise en application des recommandations de l'Évaluation indépendante de la décentralisation de la FAO. Celles-ci pourraient donner directement lieu à des gains d'efficience, bien que l'ampleur ou la nature exacte de ces économies ne puissent encore être déterminés.
Amélioration du recouvrement des dépenses d'appui
58. L'Organisation continue à chercher des moyens d'améliorer le recouvrement des coûts afférents aux services d'appui administratif et opérationnel (SAO) et aux services d'appui technique ( SAT ) fournis aux projets extrabudgétaires, réduisant ainsi les sommes à la charge du budget du Programme ordinaire.
59. L'Organisation étudiera le bien-fondé et la faisabilité d'une augmentation du pourcentage facturé pour les SAO au PCT et aux projets d'urgence, conformément aux principes déjà approuvés par le Conseil de la FAO, et cherchera à améliorer ultérieurement le remboursement des services techniques fournis aux projets extrabudgétaires. Il s'agira notamment de perfectionner les procédures d'établissement du budget et de consulter les organes directeurs. Dans le cas des projets financés au titre du PCT en particulier, l'on s'efforce d'améliorer le recouvrement des coûts grâce à la simplification des procédures.
Conclusion
60. Les économies escomptées qui se cristalliseront en 2005, par exemple dans le domaine de la gestion des bureaux des dossiers courants, ont déjà été portées dans les comptes de l'exercice en cours. Les nouvelles initiatives comporteront au départ des coûts, concernant par exemple les investissements technologiques nécessaires pour la gestion des documents et des publications.
61. Les initiatives identifiées ci-dessus donneront lieu à des gains d'efficience satisfaisants en 2006-07. Les économies réalisées au niveau de l'unité centrale de traitement, de la gestion des publications et des dossiers courants, des documents de réunion et des procès-verbaux, peuvent être quantifiées actuellement à quelque 1,2 million de dollars EU par an. Ce chiffre est destiné à augmenter avec la mise en œuvre du système de gestion des ressources humaines, l'externalisation et les réformes en matière de décentralisation, et une estimation plus précise sera présentée dans la version intégrale du PTB 2006-07.
62. La démarche générale suivie pour la planification et la gestion globales des ressources du Programme ordinaire prévoit essentiellement un examen approfondi dans trois domaines:
63. Comme indiqué dans le Plan à moyen terme 2006-2011 14, les critères de définition des priorités approuvées dans le Cadre stratégique sont répartis entre deux grandes catégories:
64. Les trois critères de la première catégorie sont les plus pertinents aux fins du processus d'affectation des ressources. En fonction des notes attribuées sur la base de ces critères, les entités et les ressources correspondantes prévues ont fait l'objet d'un examen approfondi aussi bien dans le cadre d'un budget basé sur une croissance réelle, que compte tenu des contraintes liées à un scénario de croissance réelle zéro et de croissance nominale zéro.
65. Pendant l'élaboration du scénario de croissance nominale zéro, trois niveaux de priorité différenciés ont été définis pour la répartition des objectifs de réduction des ressources entre les différentes entités de programme:
66. À tous les niveaux de ressources, deux autres facteurs ont été pris en compte par les départements et bureaux pour proposer des variations aux objectifs des programmes et aux allocations de ressources aux entités:
67. D'autres changements devraient être apportés aux programmes et aux allocations de ressources prioritaires sur la base des orientations des organes directeurs. Il est donc prévu que les responsables de programme s'appuient sur ces orientations et sur le processus interne de gestion axée sur les résultats pour préparer la version intégrale du PTB.
68. À sa cent vingt-septième session, le Conseil a reconnu qu'il faudrait élaborer différents scénarios pour les prochains PMT et PTB pour expliquer aux Membres l'incidence éventuelle d'allocations différentes, y compris des scénarios de croissance réelle zéro (CRZ), de croissance nominale zéro (CNZ) et de croissance réelle (CR) 16.
69. L'approche de l'Organisation en matière de planification et de gestion globales des ressources du Programme ordinaire, décrite dans la section Approche pour une fixation des priorités , peut être appliquée à n'importe quel scénario pour les ressources. Elle a servi, à titre indicatif, à définir les enveloppes de crédits budgétaires et à élaborer les propositions de budget pour le Programme de travail correspondant aux scénarios de croissance réelle zéro (CRZ), de croissance réelle (CR) et de croissance nominale zéro (CNZ). Dans cette optique, les gestionnaires ont préparé leurs scénarios en tenant compte des gains d'efficience potentiels et en appliquant les critères de définition des priorités, tout en se concentrant sur les principales orientations et résultats escomptés approuvés dans le Plan à moyen terme (PMT) 2006-11, en particulier le premier exercice biennal de la période couverte par le plan, pour l'ensemble du Secrétariat.
70. Comme il est mentionné dans la section Évaluation des risques , les propositions relatives au Programme de travail pour 2006-2007 ont été conçues dans un contexte marqué par des demandes en évolution constante, des relations extérieures qui changent rapidement, et un climat budgétaire incertain.
71. Les principales orientations du scénario de croissance réelle zéro, les ouvertures de crédits proposés dans le scénario de croissance réelle et l'incidence des réductions qu'entraînerait une croissance nominale zéro sont décrites dans la section Propositions du Budget-Programme de chaque grand programme. L'incidence de ces augmentations est brièvement exposée ci-dessous.
72. Le scénario de croissance réelle zéro est le niveau budgétaire nécessaire au maintien du pouvoir d'achat compte tenu de l'estimation des augmentations de coûts en 2006-2007. Le scénario de croissance réelle zéro prend l'exercice biennal en cours comme point de départ et tient compte des crédits réaffectés à la Division des finances (AFF) et à la Division de l'assistance aux politiques ( TCA ) (que le PMT prévoyait de rétablir dans le cas d'une croissance réelle). Ce scénario est conforme aux ajustements budgétaires demandés par les organes directeurs au cours de 2004, et qui devraient être financés par les nouveaux gains d'efficience qui seront réalisés en 2006-2007. Cependant, à la suite des réductions budgétaires de 2004-2005, d'un montant de 51,2 millions de dollars EU (6,4 pour cent) en valeur réelle et qui se sont traduites par la suppression de 232 postes, d'autres domaines d'activités restent sous-financés et sont menacés dans le cadre d'un scénario de croissance réelle zéro. Il s'agit notamment des ressources pour faire face aux coûts croissants de la sécurité, du réseau des Représentants de la FAO dans le cadre du Grand Programme 3.4, et des dépenses d'équipement. Le niveau de financement de ces domaines d'activités dans le cadre d'un scénario de croissance réelle zéro dépendra essentiellement de la réaction des organes directeurs devant la réponse de la Direction à l'évaluation de la décentralisation et de la réalisation de nouveaux gains d'efficience, lesquels n'ont pas encore été quantifiés jusqu'ici.
73. Il est manifestement indispensable de maintenir une continuité entre les résultats escomptés pour le Programme tels qu'ils sont définis dans le PMT, conformément à des principes de budgétisation axés sur les résultats (tels qu'approuvés par le Conseil), et les propositions budgétaires et les plans biennaux du Programme de travail et de budget (PTB). C'est donc à titre exceptionnel que les ajustements à la structure du programme sont proposés à l'étape du PTB. Les cinq domaines concernés par les ajustements proposés, qui ne sont pas encore reflétés dans les tableaux du Budget-Programme , sont les suivants:
74. La croissance réelle de 30,9 millions de dollars EU avant augmentation de coûts, soit une hausse de 2,4 pour cent en 2006 et 2,5 pour cent en 2007, correspond à la croissance moyenne du produit intérieur brut (PIB) escomptée dans les principaux bailleurs de fonds. Le PMT 2006-2011, qui prévoyait une augmentation budgétaire de 22,9 millions de dollars EU, a servi de point de départ à la préparation du scénario de croissance réelle pour 2006-2007, auquel ont été apportés quelques ajustements corrigeant le sous-financement des structures décentralisées. Sur les 8 millions de dollars EU dégagés en supplément par rapport au PMT, 3,5 millions de dollars EU sont affectés au renforcement des capacités nécessaires à l'application des systèmes réglementaires internationaux, 2,5 millions de dollars EU sont alloués au Chapitre 8: Dépenses d'équipement , et 2 millions de dollars sont alloués au Chapitre 9: Dépenses de sécurité (voir le tableau 7 du Programme-Budget ).
75. Dans le cadre du Grand Programme 2.1: Production agricole et systèmes de soutien , le scénario de croissance réelle permettrait de renforcer en particulier:
76. Dans le cadre du Grand Programme 2.2: Politiques et développement alimentaires et agricoles , un scénario de croissance réelle influerait favorablement sur les éléments suivants:
77. Dans le cadre du Grand Programme 2.3: Pêches , les principaux avantages d'une croissance réelle se traduiraient par:
78. Dans le cadre du Grand Programme 2.4: Forêts , le scénario de croissance réelle aurait une incidence favorable sur:
79. Dans le cadre du Grand Programme 2.5: Contributions au développement durable et programmes spéciaux , un scénario de croissance réelle contribuerait à:
80. En ce qui concerne le Chapitre 3: Coopération et partenariats , le scénario de croissance réelle permettrait:
81. En ce qui concerne le Chapitre 4: Programme de coopération technique , une augmentation nette des crédits au titre de la croissance réelle augmenterait manifestement les ouvertures de crédits pour le programme de coopération technique (PCT), qui pourrait ainsi mieux répondre aux demandes des pays, notamment dans les situations d'urgence.
82. En ce qui concerne le Chapitre 5: Services de soutien , les ressources supplémentaires dégagées par une croissance réelle pourraient inciter la Division de la gestion des ressources humaines (AFH) à accélérer la mise en œuvre du Plan d'action pour la valorisation des ressources humaines.
83. Le scénario de croissance nominale zéro envisage un programme de travail pour lequel le niveau nominal d'ouverture nette de crédits prévu pour le prochain exercice biennal est identique à celui des crédits ouverts actuellement, qui s'élèvent à 749,1 millions de dollars EU en 2004-2005. Le programme de travail de 2006-2007 sera exécuté avec des crédits budgétaires de 749,1 millions de dollars EU, qui continueront d'être collectés au moyen de recouvrements fractionnés, ce qui permet de protéger le budget des variations des taux de change entre le dollar et l'euro. Un tel montant signifie donc que les augmentations de coûts estimés (voir la section sur les Augmentations de coûts ) doivent être « absorbées » par l'Organisation, ce qui correspond à une réduction réelle des ressources de près de 43 millions de dollars, soit 5,7 pour cent.
84. Les objectifs de réduction des ressources du programme ont été appliqués conformément à ce qui est recommandé dans la section Approche pour la fixation des priorités et concernent les travaux de l'ensemble du Secrétariat. Les conséquences financières d'un budget de croissance nominale zéro sur les programmes de l'Organisation sont montrées, en ce qui concerne le Grand Programme, dans le tableau 8 du Budget-Programme . Ses répercussions, très dommageables, sont décrites dans la section Propositions du Budget-Programme . Les conséquences principales de ce scénario sont résumées ci-dessous.
85. Les réductions envisagées dans un scénario de croissance nominale zéro pourraient entraîner la suppression d'au moins 190 postes. Même en supposant qu'il soit possible d'engager de telles mesures, après les 232 postes qu'il a fallu supprimer en 2004-05, il faut néanmoins tenir compte du fait que les coûts supplémentaires liés à la réaffectation et au licenciement du personnel, évalués approximativement à 10 millions de dollars EU, n'ont pas été « absorbés » dans les propositions de croissance nominale zéro.
86. En ce qui concerne le Chapitre 1: Politique et direction générales , bien que les coûts soient principalement fixes, il faudrait réduire les crédits affectés ou non au personnel dans plusieurs bureaux ( AUD , LEG , PBE, SAD) 18, ce qui limiterait le soutien aux structures de gouvernance et à la gestion centrée sur les résultats et mettrait en péril les structures de responsabilisation, de contrôle et de gouvernance.
87. Les effets sur le Grand Programme 2.1 seraient les suivants:
88. Parmi les effets négatifs les plus marquants du scénario de croissance nominale zéro sur le Grand Programme 2.2, citons en particulier:
89. En ce qui concerne le Grand Programme 2.3, le scénario de croissance nominale zéro aurait une incidence négative sur la qualité des données et la rapidité des réponses aux demandes d'information. Les travaux sur les statistiques relatives aux flottilles de pêche seraient annulés, mettant en péril le suivi de la mise en œuvre du Plan d'action international pour la gestion des capacités de pêche. D'autres domaines auraient à subir des coupes budgétaires, notamment l'identification et le catalogage des espèces commerciales de poisson, l'évaluation et la surveillance des ressources halieutiques marines mondiales, les directives sur les évaluations des ressources halieutiques et la gestion de la pêche, les réunions et ateliers pour la promotion de l'agriculture durable, la projection de la consommation mondiale de poisson d'ici 2020, les réunions et publications techniques, le soutien aux organes régionaux des pêches.
90. En ce qui concerne le Grand Programme 2.4, une croissance nominale zéro conduirait à une nette réduction des activités dans les pays à faible couvert forestier et les rendrait, pour la plupart, dépendantes de financements extrabudgétaires. Le soutien apporté à la lutte contre la désertification et à la mise en oeuvre de la Convention sur la lutte contre la désertification 20 devrait être considérablement réduit. Un organe statutaire, Silva Mediterranea, pourrait être supprimé. Une croissance nominale zéro imposerait la réduction de l'appui aux pays en matière de prévention et de lutte contre les feux de forêt, et aux réseaux sur la lutte contre les feux de forêt. Il ne serait pas possible de commencer de nouvelles études prospectives régionales sur les forêts et d'actualiser les précédentes. Les travaux effectués sur le commerce des produits forestiers et l'environnement seraient supprimés. Les activités planifiées visant à pallier les insuffisances dues au VIH/SIDA des institutions chargées du secteur forestier, notamment en Afrique, seraient interrompues. L'appui au Forum des Nations Unies sur les forêts et aux autres dispositifs internationaux pour la gestion des forêts serait moindre.
91. S'agissant du Grand Programme 2.5, une croissance nominale zéro supposerait des réductions touchant les activités suivantes:
92. Dans le cadre du Chapitre 3, une croissance nominale zéro provoquerait un retour aux suppressions d'emplois relatifs à l'assistance aux politiques dans les régions, et aurait une incidence sur la capacité de la FAO d'aider à la mise en œuvre des objectifs du Millénaire pour le développement et sur la capacité de l'Organisation d'évaluer les possibilités des programmes de terrain. La coopération avec d'autres institutions financières que la Banque mondiale serait réduite de près de 25 pour cent par rapport au niveau actuel d'activités du Programme de soutien à l'investissement. La préparation de rapports sur l'efficacité du programme de terrain et la capacité de traiter les problèmes liés aux opérations du programme de terrain seraient amoindries. Ce scénario ne ferait également qu'aggraver les difficultés qui compliquent déjà la gestion du réseau des bureaux de la FAO dans les pays compte tenu des ressources budgétaires actuelles. Des mesures appropriées permettant d'atteindre l'objectif de réduction doivent encore être identifiées. La coordination des activités liées à la coopération avec les ONG/OSC 21 et avec le secteur privé, ainsi que le programme de coopération décentralisée pourraient également être touchés.
93. Dans le cadre du Chapitre 5, le Département des affaires générales et de l'information ne pourrait pas maintenir le niveau de qualité de la production et de la rédaction des documents d'information, et devrait également réduire les services par les médias. La Division des finances (AFF) devrait supprimer des postes, ce qui diminuerait les contrôles financiers internes. En outre, la vérification des comptes locaux dans les bureaux de terrain se déroulerait tous les deux ans et non plus annuellement, avec les conséquences qu'on peut imaginer. Par ailleurs, la Division des systèmes et des techniques d'information (AFI) serait contrainte de revoir nettement à la baisse ses services de développement de systèmes d'information. De même, la Division de la gestion des ressources humaines (AFH) aurait à réduire ses activités et ses services dans des domaines aussi essentiels que le recrutement, la gestion des postes et les affectations de personnel. Le Service d'appui à la gestion, relevant du Bureau du Sous-Directeur général (AF), devrait également supprimer des fonctions d'assistance à l'utilisateur ainsi que d'autres formes d'aide aux utilisateurs dans l'ensemble de l'Organisation.
94. Dans le cadre du Chapitre 6, une croissance nominale zéro aurait pour effet à court terme d'amputer les services d'entretien des bâtiments, ce qui augmenterait les coûts à long terme. Il s'ensuivrait également une diminution des services communs dans l'ensemble des lieux de travail.
95. L'Évaluation indépendante de la décentralisation de la FAO 22 a été examinée pour la première fois par le Comité du Programme et le Comité financier à leurs sessions de septembre/octobre 2004. Les Comités étaient également saisis de la Réponse préliminaire de la Direction générale 23 qui saluait ce rapport et en appuyait les recommandations d'une façon générale. Il avait été convenu que la Direction générale présenterait une nouvelle réponse aux sessions suivantes des Comités, en mai 2005. Un plan de mise en 24 oeuvre précis, fixant les responsabilités et les délais, fait l'objet d'un document distinct présenté aux Comités . Ce document examine également les domaines pour lesquels les conséquences budgétaires sont importantes et restent, souvent, à quantifier.
96. Les recommandations relatives à l'évaluation de la décentralisation de la FAO s'accompagnent d'une difficulté supplémentaire qu'il convient de prendre en considération, à savoir le fait que l'examen de la contribution de la FAO aux objectifs du Millénaire pour le développement soulève des questions à propos de la capacité de l'Organisation, au niveau des pays, de répondre non seulement aux exigences des États Membres, mais également de participer pleinement à des démarches nationales telles que les stratégies pour la réduction de la pauvreté, les évaluations communes s'appliquant à tous les pays, le Plan cadre des Nations Unies pour l'aide au développement (PNUAD) ou les approches sectorielles. Dans bien des cas, la participation suppose l'allocation de ressources par le partage des coûts, voire la réalisation de programmes conjoints, ce qui s'avère difficile à gérer dans un contexte où les ressources ne cessent de diminuer.
97. Le rapport de l'Évaluation de la décentralisation de la FAO est excellent tant par les précisions que par la couverture qu'il fournit, mais il reprend plus de 50 recommandations qui, même dans le résumé, obscurcissent le tableau général. Ainsi, même s'il est essentiel et approprié sur le plan de la responsabilité d'aborder le rapport recommandation par recommandation, cette démarche doit aller de pair avec une classification des recommandations et un examen de chaque catégorie dans son ensemble et de façon individuelle. La nécessité d'une telle approche est d'autant plus importante qu'il faut également traiter les objectifs du Millénaire pour le développement et la réforme des Nations Unies à l'échelle des pays, ce qui aura pour conséquence de devoir réexaminer le rôle futur et la présence de la FAO dans les pays.
98. Dès lors, toutes les recommandations ont été classées en sept grandes catégories exposées plus en détail dans le document PC 93/7 - FC 109/26, à savoir:
99. Toutes ces recommandations ont, à des degrés divers, des répercussions budgétaires. Ainsi, les recommandations traitant de la demande et de l'offre de services au niveau des pays ont de multiples conséquences, y compris le coût de l'élargissement des bureaux de pays existants pour qu'ils accueillent les « centres techniques », les bureaux sous-régionaux, la réaffectation du personnel, etc. D'autres recommandations entraîneraient une augmentation des coûts salariaux des représentations de la FAO, de manière à matérialiser la proposition de réduction des vacances de postes ou d'allouer davantage de moyens au perfectionnement du personnel dans plusieurs domaines. On espère que ces hausses de coûts pourront, dans une large mesure, être compensées grâce aux économies découlant des diverses recommandations relatives à la rationalisation, aux gains d'efficience et à la délégation de pouvoirs. Cependant, après les réductions appliquées dans le budget 2004-05, les contraintes qui pèsent sur les ressources du Programme ordinaire actuel sont telles qu'il apparaît de plus en plus que la situation financière du réseau décentralisé a atteint ses limites.
100. Les observations que les Comités feront sur le plan détaillé de mise en oeuvre et les incidences budgétaires en constante mutation seront progressivement incorporés à la version intégrale du PTB 2006-07, sachant qu'il s'agit d'un processus permanent qui devrait également influer sur les exercices biennaux futurs.
101. La résolution 10/2003 de la Conférence a créé un dispositif permettant d'intégrer la planification des dépenses d'investissement dans le cadre financier et de budgétisation existant:
102. Le Dispositif constitue une approche systématique pour la gestion et le financement des dépenses d'équipement indispensables au titre du Chapitre 8 dans le cadre de planification existant. Les fonds du compte des dépenses d'équipement proviennent d'ouvertures de crédit du Programme ordinaire approuvées par la Conférence, de contributions volontaires et du recouvrement auprès d'usagers de redevances pour la fourniture de services en matière d'équipement.
103. Des plans de dépenses d'équipement pour un total de 6,6 millions de dollars pour l'exercice biennal 2006-07, ainsi qu'une proposition indicative pour le financement de ces dépenses, figurent dans le Plan à moyen terme 2006-2011 25. Le Comité financier 26 s'est félicité des propositions présentées et a approuvé l'approche prudente adoptée par le Secrétariat, en matière notamment de plans de dépenses admissibles et de niveau de financement.
104. Les dépenses d'équipement prévues, qui sont récapitulées au tableau 1 ci-dessous et parfaitement conformes aux propositions figurant dans le PMT 2006-2011, ont été limitées aux projets les plus importants pour 2006-07, étant donné que la mesure dans laquelle les plans de dépenses peuvent être mis en œuvre dépend du niveau des dépenses financées au titre du Dispositif:
105. Les sources de financement sont les suivantes:
106. Report des arriérés au 31/12/2005 – 2,9 millions de dollars EU. À sa cent huitième session, le Comité financier a approuvé la proposition de reporter le solde non utilisé au crédit du compte des dépenses d'équipement au titre de la résolution 6/2001 Utilisation des arriérés . Le Comité a reconnu qu'une grande partie des postes spécifiés dans la résolution 6/2001 rentraient également dans la définition des dépenses d'équipement et que certains projets autorisés initialement au titre de l'utilisation des arriérés se poursuivraient au-delà de 2005. C'est le cas, par exemple, du système de gestion des ressources humaines et des systèmes administratifs de comptabilité de terrain. La version intégrale du Programme de travail et budget donnera une estimation plus précise du montant reporté.
107. Transfert au Chapitre 8 du solde non utilisé à la fin de l'exercice 2004-05 – 1 million de dollars EU . Il n'est pas toujours possible d'utiliser à cent pour cent les crédits ouverts si l'Organisation veut éviter tout dépassement en la matière. C'est pourquoi des excédents budgétaires plus ou moins importants sont enregistrés à la fin de chaque exercice biennal. Les organes directeurs pourront, s'ils le souhaitent, décider de transférer au Chapitre 8, à la fin de chaque exercice biennal, les fonds non utilisés des Chapitres 1 à 6 du budget, pour permettre la mise en œuvre effective du Dispositif.
108. Réaffectation au Chapitre 8 des fonds des Chapitres 1 à 6 – 2 millions de dollars EU . L'intention est de retenir une partie des crédits ouverts au début de l'exercice biennal dans les divers chapitres, afin d'assurer une alimentation régulière du compte des dépenses d'équipement par les crédits budgétaires. Ces transferts devraient de préférence provenir de gains d'efficience à réaliser en 2006-07, mais pourraient également consister en des ressources inscrites au budget par les programmes concernés pour des dépenses d'équipement. Cette approche n'a pas encore été intégrée dans les tableaux de ressources figurant dans le présent document car le mécanisme le plus efficace pour le calcul de la retenue doit encore être déterminé. Le premier ajustement de crédits pour un montant de 2 millions de dollars EU sera effectué dans la version intégrale du PTB 2006-07.
109. Transferts à partir d'autres chapitres en cours de mise en œuvre – 1 million de dollars EU . Bien que les sources de financement précises soient encore à déterminer, des fonds pourraient provenir de redevances pour la fourniture de services en matière d'équipement, de contributions volontaires ou de montants imputés de façon ponctuelle à des programmes spécifiques.
110. Le tableau 1 récapitule les entrées et les sorties de fonds du compte des dépenses d'équipement pour aboutir à un solde prévisionnel indicatif pour le Chapitre 8 de 0,3 million de dollars EU à la fin de l'exercice 2006-07. En vertu de l'article 6.10 du Règlement financier, ce solde sera transféré au compte des dépenses d'équipement pour utilisation au cours de l'exercice financier suivant.
Tableau 1: Variations prévues du compte des dépenses d'équipement (en milliers de dollars EU)
|
Report au 31/12/05 |
Exercice biennal 2006-07 |
ENTRÉES PRÉVUES |
||
Report des arriérés au 31/12/2005 |
2 900 |
|
Transfert au Chapitre 8 du solde non utilisé en 2004-05 |
1 000 |
|
Total des fonds disponibles au 31/12/2005 reportés à l'exercice 2006-07 |
3 900 |
3 900 |
Réaffectation au Chapitre 8 des fonds des Chapitres 1 à 6 |
|
2 000 |
Virements d'autres chapitres en cours de mise en oeuvre |
|
1 000 |
Total des montants ajoutés au compte des dépenses d'équipement en 2006-07 |
|
3 000 |
TOTAL DES FONDS DISPONIBLES EN 2006-07 |
|
6 900 |
|
||
DÉPENSES D'ÉQUIPEMENT PRÉVUES |
||
1. Services de téléphonie |
|
150 |
2. Services de données partagés |
|
1 545 |
3. Soutien informatique aux réunions |
|
1 000 |
4. Système de gestion des ressources humaines |
|
3 900 |
TOTAL DES DÉPENSES D'ÉQUIPEMENT PRÉVUES EN 2006-07 |
|
6 595 |
|
||
Solde de clôture transféré au compte des dépenses d'équipement |
|
305 |
111. Le Comité financier ayant déjà approuvé une approche visant à restreindre la portée des plans d'investissement admissibles au moment de la préparation des propositions de dépenses, un plan de dépenses unique, indiquant le niveau de financement correspondant, a donc été préparé pour l'exercice biennal. Toutefois, des exigences de réalisme budgétaire ont conduit à écarter toute possibilité d'envisager d'autres investissements indispensables au niveau de l'infrastructure institutionnelle, du fait de l'impossibilité de les financer sans des contributions obligatoires ou volontaires additionnelles. Pour la même raison, d'autres propositions stratégiques qui contribueraient à améliorer l'efficacité et l'efficience à moyen terme ont aussi été abandonnées, même si l'application attentive de techniques d'évaluation des investissements peut en établir l'intérêt. Des détails concernant des projets de dépenses d'équipement viables mais privés de financement, pourraient être fournis dans la version intégrale du PTB afin que les organes directeurs puissent les examiner.
112. La sensibilisation aux questions de sécurité s'est considérablement accentuée depuis le 11 septembre 2001 et un environnement de travail sûr ne peut être considéré comme un fait acquis. En août 2003, des attaques ont visé les locaux du système des Nations Unies, y compris le personnel de la FAO, à Bagdad. Dans les conclusions de son rapport, le Groupe d'enquête indépendant sur la sécurité et la sûreté du personnel des Nations Unies en Irak a signalé de graves dysfonctionnements au niveau de la gestion, des systèmes et des pratiques des Nations Unies en matière de sécurité.
113. L'Organisation juge nécessaire de renforcer la planification financière, le contrôle et le cadre des responsabilités pour la sécurité et la sûreté du personnel et des biens, autant d'éléments qui ont entraîné des dépenses croissantes et imprévisibles ces derniers temps. L'avis des organes directeurs est sollicité dans ce contexte à propos de la création d'un mécanisme pour les dépenses de sécurité de la FAO qui faciliterait la gestion financière axée sur les résultats.
114. La sécurité et la protection du personnel et des biens de la FAO relèvent, avant tout, de la responsabilité du gouvernement hôte. Toutefois, dans le cadre du Système de gestion des mesures de sécurité des Nations Unies, le Directeur général est responsable de la sûreté et de la sécurité du personnel et des biens de la FAO. Pour garantir la sécurité, il faut aussi disposer de fonds suffisants, ce qui constitue une responsabilité collective des Membres.
115. L'Organisation doit financer un large éventail de dispositifs coûteux de sécurité pour protéger son personnel et ses avoirs, conformément aux politiques, aux usages et aux procédures des Nations Unies en matière de sécurité. Vu les événements récents, des mesures décisives ont été prises pour renforcer la sécurité au Siège et sur le terrain. C'est ainsi que la FAO a promulgué en juillet 2003 une nouvelle politique relative à la sécurité sur le terrain. Les dispositifs de sécurité prévoient, entre autres, que l'Organisation contribue aux coûts du nouveau Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies (qui englobe l'ancien Bureau du Coordonnateur des Nations Unies pour les mesures de sécurité); que le matériel et les installations soient conformes aux normes minimales de sécurité opérationnelle pour l'ensemble des bureaux et du personnel de terrain; et que les équipements répondent aux normes minimales résidentielles opérationnelles.
116. Les ressources nécessaires à la sécurité du personnel et des avoirs ont enregistré une hausse considérable depuis 2001. Le crédit budgétaire alloué à la sécurité en 2002-03 (2,4 millions de dollars EU) a été augmenté de 7,6 millions de dollars EU dans le PTB 2004-05 pour atteindre 10 millions de dollars, alors que les coûts réels encourus au cours de ce même exercice devraient s'élever à 11,7 millions de dollars EU. Selon les estimations, ces besoins devraient encore progresser en 2006-07 pour atteindre 12,7 millions, comme l'indique le tableau ci-après. Ce montant ne tient pas compte du coût des agents assurant la sécurité du Siège, qui dépasse 6,5 millions de dollars EU en 2004-05. La plupart de ces coûts sont appelés à se répéter et l'importance des sommes en jeu demande une révision des modalités de présentation et de gestion du budget de sécurité.
Tableau 2: Besoins en ressources pour la sécurité (en milliers de dollars EU)
Élément de sécurité |
Estimation des coûts en 2004-05 devant être financés par le programme ordinaire de la FAO |
Estimation des coûts pour 2006-07 |
Part de la FAO à l'ancien Bureau du Coordonnateur des Nations Unies pour les questions de sécurité |
2 760 |
4 000 |
Plan d'assurance contre les actes de malveillance |
300 |
300 |
Équipement répondant aux normes minimales de sécurité opérationnelle, dépenses générales de fonctionnement et coûts s'y rapportant des Représentants de la FAO |
5 760 |
6 340 |
Agent de contact pour la sécurité sur le terrain et agent de sécurité de la FAO |
480 |
480 |
Dispositions en matière de sécurité résidentielle |
718 |
718 |
Divers, y compris équipement répondant aux normes minimales de sécurité opérationnelle et dépenses générales de fonctionnement pour les bureaux régionaux et sous-régionaux de la FAO |
350 |
350 |
Total partiel des éléments de sécurité - terrain |
10 368 |
12 188 |
Services de sécurité au Siège, y compris installation de barrières anti-intrusion |
805 |
500 |
Installation de film anti-souffle sur les vitres du Siège |
333 |
- |
Autres dépenses au Siège |
180 |
- |
Total partiel des éléments de sécurité - Siège |
1 317 |
500 |
TOTAL |
11 686 |
12 688 |
117. Les budgets et les dépenses destinés à la protection du personnel et des avoirs se répartissent actuellement entre divers chapitres et unités, ce qui nuit à la gestion et au contrôle financiers de cette importante rubrique de dépenses et entrave l'élaboration d'une hiérarchie de programmes et d'activités s'y rapportant, assortis d'objectifs précis, de même que l'alignement des ressources sur les programmes.
118. La gestion financière des ressources de sécurité est rendue encore plus difficile par les coûts imprévus et la fluctuation des estimations de coûts, en particulier lorsqu'ils ont trait à la participation de la FAO aux dispositifs concernant l'ensemble du système des Nations Unies, comme le Département de la sûreté et de la sécurité des Nations Unies. L'évolution de la situation mondiale, régionale ou nationale en matière de sécurité ne fait qu'accentuer ces incertitudes. La nécessité de réduire le programme de travail de fond en raison de dépenses de sécurité imprévues, ou l'impossibilité de reporter sur la sécurité les crédits sous-utilisés d'un exercice à l'autre, du fait de retards sur lesquels l'Organisation n'a aucune prise, réduit considérable la marge de manoeuvre.
119. Pour remédier aux lacunes actuelles, les organes directeurs pourront souhaiter examiner la création d'un Mécanisme pour les dépenses de sécurité à partir de 2006. Il prendrait la forme d'un mécanisme de financement réparti sur plusieurs exercices biennaux qui rassemblerait dans un nouveau chapitre du PTB (Chapitre 9) tous les coûts se rapportant directement à la sécurité de la FAO au Siège et sur le terrain. Ce compte pourrait, en outre, être complété par des contributions volontaires.
120. Les fonds non dépensés de ce chapitre à la fin d'un exercice biennal seraient portés au crédit d'un Compte de la sécurité de la FAO et pourraient être reportés sur les exercices suivants.
121. Pour le PTB 2006-07, les ressources nécessaires sont estimées à 12,7 millions de dollars EU, à l'exclusion du coût des agents de sécurité du Siège, comme indiqué dans le tableau ci-dessus. Un montant de 10 millions de dollars EU proviendrait des crédits alloués à la sécurité et inscrits au budget du PTB 2004-05 tel qu'il a été approuvé. Cela concerne avant tout le Chapitre 1 (6,3 millions de dollars EU) et le Chapitre 3 (2,7 millions de dollars EU). Le reste des crédits budgétaires requis serait financé dans le cadre des ouvertures de crédit du budget 2006-07, comme pour les autres chapitres.
122. Le Mécanisme pour les dépenses de sécurité permettrait d'améliorer la gestion financière en l'axant sur les résultats et donnerait toute la visibilité voulue aux efforts déployés par les Membres et l'Organisation en vue de garantir la sûreté et la sécurité de l'environnement de travail.
3 JIU/ REP /2004/5, paragraphe 16a
4 CL 110/ REP , paragraphe 24
5 FC 108/14
6 CL 127/15, paragraphe 84
7 CL 110/ REP , paragraphe 21
8 C 2003/3, paragraphe 179
9 MSU: unités administratives de soutien régionales.
10 AFH: Division de la gestion des ressources humaines; AFF: Division des finances.
11 CL 127/ REP , paragraphe 23
12 FIDA: Fonds international de développement agricole; OIT: Organisation internationale de travail; UNESCO: Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture.
13 CNUCED: Conférence des Nations Unies sur le commerce et le développement; OMC : Organisation mondiale du commerce.
14 CL 127/7, paragraphes 183 à 192
15 PC 93/4 a)
16 CL 127/ REP , paragraphe 56
17 Système de prévention et de réponse rapide contre les ravageurs et les maladies transfrontières des animaux et des plantes
18 AUD: Bureau de l'Inspecteur général; LEG: Bureau juridique; PBE: Bureau du programme, du budget et de l'évaluation; SAD: Conseillers spéciaux du Directeur général.
19 SOFA: Situation mondiale de l'alimentation et de l'agriculture.
20 Convention sur la lutte contre la désertification dans les pays gravement touchés par la sécheresse et/ou la désertification, en particulier en Afrique.
21 Organisations non gouvernementales (ONG) / Organisations de la société civile (OSC).
22 PC 92/6 a) ou FC 108/18
23 PC 92/6 a) - FC 108/18 Sup. 1
24 PC 93/7 - FC 109/26
25 CL 127/7, paragraphes 624-645
26 CL 127/15, paragraphe 79