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Établir un système de documentation
et d'enregistrement

Étape 12/ Principe 7


Objectif

Permettre aux stagiaires d'acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour établir une documentation appropriée du plan HACCP et des registres du système HACCP.

Méthodes d'instruction suggérées

  • Cours
  • Exercice

Supports

  • Transparents/diapositives
  • Polycopiés

Référence

  • Système d'analyse des risques - points critiques pour leur maîtrise (HACCP) et directives concernant son application [Annexe au CAC/RCP1-1969, Rev. 3 (1997)].

Durée

  • 45 minutes de cours
  • 45 minutes d'exercices
  • 45 minutes de présentation des exercices

Contenu

  • Documentation et tenue des registres
  • Documents de support
  • Registres engendrés par le système HACCP
  • Documentation des méthodes et des procédures utilisées
  • Registres des programmes de formation des employés
  • Exemple, Formulaire 10

Exercices

L'instructeur doit amener chaque équipe HACCP à établir la documentation nécessaire pour le plan HACCP, compléter la colonne correspondante sur le formulaire 10 et identifier les registres spécifiques à conserver pour chaque CCP du système HACCP. Ensuite, chaque équipe présentera, sur transparents, un rapport montrant la documentation du plan HACCP et les registres établis pour chaque CCP dans le système HACCP.

But de la leçon

Les stagiaires doivent acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour établir la documentation du plan HACCP et les registres du système HACCP.



DOCUMENTATION ET TENUE DES REGISTRES

Les registres sont essentiels dans l'étude de la validité du plan HACCP et la conformité du système effectivement mis en place au plan HACCP.

Un registre montre l'historique du procédé, la surveillance, les déviations et les actions correctives (incluant le rejet du produit) qui ont eu lieu au CCP pris en considération. Il peut se présenter sous différentes formes, graphes de production, registre écrit, registre informatisé. L'importance des registres pour la traçabilité du système HACCP n'est jamais suffisamment soulignée. Il est impératif pour la société de tenir des registres complets, actualisés, correctement remplis et précis.

Quatre types de registres doivent être tenus dans le cadre d'un programme HACCP:

DOCUMENTS DE BASE POUR L'ÉLABORATION DU PLAN HACCP

Les documents de base pour l'élaboration du plan HACCP incluent les informations et les données de base utilisées pour élaborer le plan HACCP, telles que l'analyse des dangers, et les documents scientifiques de référence utilisés pour identifier les CCP et établir les limites critiques. Il s'agit par exemple:

Les documents de base du plan HACCP doivent également inclure une liste des membres de l'équipe HACCP et de leurs responsabilités, ainsi que les formulaires élaborés pendant la préparation du plan HACCP, indiquant:

Les documents de base peuvent également inclure toute correspondance avec des consultants, ainsi que les documents relatant comment le plan HACCP a été élaboré.

REGISTRES ENGENDRÉS PAR LE SYSTÈME HACCP

Les registres du système HACCP sont tenus pour démontrer la conformité du système HACCP avec le plan HACCP. Ces registres sont utilisés pour démontrer la maîtrise aux CCP pendant la fabrication. En étudiant les registres produits par le système HACCP, un responsable peut s'apercevoir que le procédé est en train de glisser vers sa limite critique. Cette étude des registres peut également être un outil pour identifier des tendances et faire les ajustements opérationnels nécessaires. Une action corrective peut être prise à temps au moment où une limite critique est violée.

Les registres HACCP qui doivent être tenus à chaque CCP doivent être reportés sur le formulaire (voir exemple). Le manque de documentation de la maîtrise d'un CCP serait un écart critique du plan HACCP.

Les registres élaborés pour le système HACCP concernent toutes les activités et la documentation exigée par le plan. Ces registres sont les suivants:

Registres de surveillance de tous les CCP

Tous les registres de surveillance du HACCP doivent être conservés sur des formulaires donnant les informations suivantes:

Registres des déviations et des actions correctives

Registres de vérification/validation

DOCUMENTATION DES MÉTHODES ET DES PROCÉDURES UTILISÉES

La société doit tenir des registres décrivant les méthodes et les procédures utilisées dans le système HACCP. Il s'agit par exemple de:

REGISTRES DES PROGRAMMES DE FORMATION DES EMPLOYÉS

Des registres de toutes les formations suivies par les employés doivent être conservés. Cela est particulièrement important pour les employés engagés dans l'évaluation des limites critiques pour les CCP ou dans l'étude des déviations, des actions correctives et de la vérification. Ces employés doivent être convenablement formés pour bien comprendre les procédures, les méthodes et les actions appropriées à prendre pour la maîtrise des CCP.

Exemple

FORMULAIRE 10: Plan HACCP

NOM(S) DU PRODUIT: champignons en conserve



DATE:__________________APPROUVÉ PAR:__________________



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