C 99/5 |
30º período de sesiones |
Roma, 12-23 de noviembre de 1999 |
CUENTAS COMPROBADAS
|
Mis colaboradores han examinado los estados de cuentas I a IV que se adjuntan, cuadro explicativo 1, los Anexos 1.1 y 1.2 y las notas 1 a 27 sobre los estados de cuentas de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación correspondientes al ejercicio económico terminado el 31 de diciembre de 1997. Esos estados de cuentas son competencia del Director General de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación. Mi cometido es emitir un dictamen sobre esos estados de cuentas basado en su comprobación.
La comprobación de las cuentas se llevó a cabo de conformidad con las Normas Comunes de Comprobación de Cuentas del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los Organismos Especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica. En dichas normas se estipula que la comprobación de las cuentas se ha de planificar y realizar de manera que se obtenga una garantía razonable de que los estados de cuentas no contienen errores materiales. La comprobación de cuentas incluye el examen, a título de prueba, de los datos que respaldan las cantidades y los datos consignados en los estados de cuentas. También incluye una evaluación de los principios contables utilizados y de la presentación general de los estados de cuentas.
Como resultado de esta comprobación, considero que los estados de cuentas reflejan debidamente la situación financiera al 31 de diciembre de 1997 y los resultados de las transacciones correspondientes al período terminado en esa fecha; que se han preparado de conformidad con las normas contables establecidas, las cuales se han aplicado con arreglo a principios análogos a los del ejercicio anterior, excepto en el caso de los cambios, con los cuales estoy de acuerdo, detallados en el párrafo 27 de mi informe detallado adjunto; y que las transacciones se han hecho de conformidad con el Reglamento Financiero y la autorización legislativa.
PIERRE JOXE
PRIMER PRESIDENTE DEL TRIBUNAL DE CUENTAS
DE LA REPÚBLICA FRANCESA
AUDITOR EXTERNO
27 de julio de 1998
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Las sumas que aparecen en los estados de cuentas reflejan fielmente las transacciones financieras registradas para el ejercicio: |
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___________________________ Michael E. Ruddy Director |
_______________________ Jacques Diouf |
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25 de junio de 1998 |
Estado de Cuentas I |
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ESTADO DE LOS INGRESOS Y LOS GASTOS Y CAMBIOS EN LAS RESERVAS Y LOS SALDOS DE LOS FONDOSPara el bienio finalizado el 31 de diciembre de 1997 |
Fondos |
Total |
||||
Notas |
General y conexos |
Fiduciarios y |
1996-97 |
1994-95 |
|
INGRESOS | |||||
Cuotas de los Estados Miembros | 4 | 629,4 | - | 629,4 | 612,1 |
Contribuciones voluntarias | 5 | 32,1 | 326,6 | 358,7 | 363,1 |
Fondos recibidos mediante acuerdos interinstitucionales | 6 | 16,3 | 84,8 | 101,1 | 167,8 |
Actividades con financiación conjunta | 7 | 25,3 | - | 25,3 | 28,0 |
Servicios prestados | 5,6 | - | 5,6 | 7,1 | |
Diversos | 8 | 42,4 | 21,6 | 64,0 | 26,3 |
Otros | 9 | 13,4 | - | 13,4 | 25,5 |
764,5 | 433,0 | 1 197,5 | 1 229,9 | ||
GASTOS | |||||
Programa Ordinario | 729,0 | - | 729,0 | 680,0 | |
Proyectos | - | 433,0 | 433,0 | 544,3 | |
10 | 729,0 | 433,0 | 1 162,0 | 1 224,3 | |
SUPERÁVIT (DÉFICIT) DE LOS INGRESOS CON RESPECTO A LOS GASTOS | 35,5 | - | 35,5 | 5,6 | |
Transferencia del saldo de los gastos de apoyo | 3 | 1,9 | - | 1,9 | 0,6 |
Consignación para cuotas | 11 | 58,7 | - | 58,7 | (64,2) |
SUPERÁVIT (DÉFICIT) NETO DE LOS INGRESOS CON RESPECTO A LOS GASTOS | 96,1 | - | 96,1 | (58,0) | |
Transferencias netas de/a: Fondo de operaciones Cuenta Especial de Reserva |
21 22 |
0,7 1,4 |
- - | 0,7 1,4 |
19,0 6,6 |
Saldos de los Fondos, comienzo del período | (70,6) | - | (70,6) | (38,2) | |
SALDOS DE LOS FONDOS, FINAL DEL PERÍODO | 23 | 27,6 | - | 27,6 | (70,6) |
Las notas que acompañan a los estados de cuentas forman parte integrante de éstos.
Estado de Cuentas II |
||
ESTADO DEL
ACTIVO, EL PASIVO, LAS RESERVAS Y LOS SALDOS
|
Fondos |
Total |
||||
Notas | General y conexos | Fiduciarios y del PNUD |
1996-97 |
1994-95 |
|
ACTIVO | |||||
Dinero y depósitos a plazo | 62,0 | 194,9 | 256,9 | 204,4 | |
Inversiones | 12 | 152,2 | - | 152,2 | 133,7 |
Contribuciones por recibir | 13 | 154,0 | - | 154,0 | 213,2 |
Menos: Consignación para cuotas | 11 | (154,0) | - | (154,0) | (213,2) |
Cuentas por cobrar | 14 | 27,9 | 11,6 | 39,5 | 37,3 |
242,1 | 206,5 | 448,6 | 375,4 | ||
PASIVO | |||||
Cuotas cobradas por adelantado | 15 | 2,3 | 157,9 | 160,2 | 159,8 |
Obligaciones por liquidar | 16 | 28,5 | 30,9 | 59,4 | 65,5 |
Saldos entre Fondos | 17 | (6,3) | 6,3 | - | - |
Cuentas por pagar | 18 | 14,6 | 11,4 | 26,0 | 20,5 |
Ingresos diferidos | 19 | 50,2 | - | 50,2 | 44,1 |
Planes relativos al personal | 20 | 125,4 | - | 125,4 | 144,8 |
Préstamos bancarios | - | - | - | 8,0 | |
214,7 | 206,5 | 421,2 | 442,7 | ||
RESERVAS Y SALDOS DE LOS FONDOS | |||||
Fondo de Operaciones | 21 | - | - | - | 0,7 |
Cuenta Especial de Reserva | 22 | (0,2) | - | (0,2) | 0,7 |
Saldos de los Fondos, final del período | 23 | 27,6 | - | 27,6 | (70,6) |
27,4 | - | 27,4 | (69,2) | ||
Gastos de apoyo | 3 | - | - | - | 1,9 |
27,4 | - | 27,4 | (67,3) | ||
242,1 |
206,5 |
448,6 |
375,4 |
Las notas que acompañan a los estados de cuentas forman parte integrante de éstos.
Estado de Cuentas III |
||
ESTADO DEL FLUJO DE EFECTIVOPara el bienio finalizado el 31 de diciembre de 1997 |
1996-97 |
1994-95 |
|
FLUJO DE EFECTIVO PROCEDENTE DE ACTIVIDADES OPERACIONALES | ||
Superávit (déficit) de los ingresos netos con respecto a los gastos (Estado de Cuentas I) | 96,1 | (58,6) |
Ajuste para los intereses por cobrar | (26,5) | (17,8) |
69,6 | (76,4) | |
Disminución de las cuotas por cobrar | 59,3 | (61,8) |
Disminución de la consignación para cuotas | (59,3) | 61,8 |
Aumento de las cuentas por cobrar | (4,8) | 8,1 |
Aumento de las cuotas cobradas por adelantado | 0,4 | (2,5) |
Disminución de las obligaciones por liquidar | (6,1) | 2,6 |
Aumento de los ingresos diferidos | 6,1 | 8,7 |
Aumento de las cuentas por pagar | 5,5 | (0,8) |
Disminución de los planes relativos al personal | (5,9) | 5,3 |
64,8 | (55,0) | |
FLUJO DE EFECTIVO DERIVADO DE LAS ACTIVIDADES DE INVERSIÓN | ||
Aumento de las inversiones | (18,5) | (25,8) |
(18,5) | (25,8) | |
FLUJO DE EFECTIVO DERIVADO DE LAS ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN | ||
Aumento del Fondo de Operaciones | 0 | 0,5 |
Aumento de la Cuenta Especial de Reserva | 0,5 | 1,5 |
Disminución de los gastos de apoyo | (1,9) | 0 |
Disminución del Fondo de Reserva del Plan de Indemnizaciones | (13,5) | 1,7 |
Disminución de los préstamos | (8,0) | 8,0 |
Intereses recibidos | 29,5 | 18,9 |
Intereses pagados | (0,4) | (0,1) |
6,2 | 30,5 | |
AUMENTO (DISMINUCIÓN) NETO DE LAS CANTIDADES EN EFECTIVO Y EQUIVALENTES | 52,5 | (50,3) |
CANTIDADES EN EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL COMIENZO DEL PERÍODO | 204,4 | 254,7 |
CANTIDADES EN EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL FINAL DEL PERÍODO | 256,9 | 204,4 |
Las notas que acompañan a los estados de cuentas forman parte integrante de éstos.
Estado de Cuentas IV |
||
ESTADO DE LAS CONSIGNACIONES DEL PROGRAMA ORDINARIOPara el bienio finalizado el 31 de diciembre de 1997 |
Presupuesto original |
Transferencias |
Presupuesto modificado |
Gastos |
Ingresos diferidos (Nota 19) |
Saldo sin |
|
CAPÍTULO | ||||||
1 Política y dirección generales | 46,2 | 2,9 | 49,1 | 48,7 | - | 0,4 |
2 Programas técnicos y económicos | 298,8 | (9,1) | 289,7 | 286,0 | - | 3,7 |
3 Programas de apoyo al desarrollo | 113,5 | (4,2) | 109,3 | 110,6 | - | (1,3) |
4 Programa de Cooperación Técnica | 87,6 | - | 87,6 | 37,4 | 50,2 | - |
5 Servicios de apoyo | 63,5 | 4,1 | 67,6 | 68,2 | - | (0,6) |
6 Servicios comunes | 39,8 | 6,3 | 46,1 | 46,0 | - | 0,1 |
7 Imprevistos | 0,6 | - | 0,6 | - | - | 0,6 |
PRESUPUESTO EFECTIVO TOTAL DE TRABAJO | 650,0 | - | 650,0 | 596,9 | 50,2 | 2,9 |
8 Transferencia al Fondo de Nivelación de Impuestos | 90,8 | (90,8) | - | - | - | 0 |
Variación monetaria (Nota 22) | - | - | - | (1,5) | - | 1,5 |
CONSIGNACIONES TOTALES (BRUTAS) | 740,8 |
(90,8) |
650,0 |
595,4 |
50,2 |
4,4 |
Las notas que acompañan a los estados de cuentas forman parte integrante de éstos.
1. LA ORGANIZACIÓN
La Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (la Organización) se creó el 16 de octubre de 1945 y tiene su sede en Roma, Italia. El objetivo de la Organización es elevar el nivel de nutrición y de vida, mejorar la eficacia de la producción y la distribución de todos los productos alimenticios y agrícolas, mejorar las condiciones de la población rural y contribuir así a la expansión de la economía mundial y a liberar del hambre a la humanidad.
La Conferencia de los Estados Miembros aprueba el Programa de Trabajo (Programa Ordinario) de la Organización. Las consignaciones presupuestarias correspondientes que se votan se financian mediante cuotas anuales basadas en una escala para los Estados Miembros y Miembros Asociados establecida por la Conferencia. Las consignaciones no utilizadas al final del ejercicio económico se cancelan, excepto la consignación para el Programa de Cooperación Técnica (PCT), que se mantiene disponible para las obligaciones del ejercicio económico siguiente al de la votación de los fondos.
El Director General puede aceptar contribuciones voluntarias con fines especiales que estén en consonancia con las políticas, objetivos y actividades de la Organización, para lo que se establecen los Fondos Fiduciarios y especiales correspondientes. Además, la Organización recibe fondos en virtud de un acuerdo interinstitucional con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), cuyo fin es participar como organismo de ejecución en proyectos de cooperación técnica del PNUD o actuar como organismo de ejecución de proyectos financiados por ese Programa y ejecutados por otros organismos. En las contribuciones y los fondos de carácter voluntario está incluido el pago para sufragar determinados gastos relativos a servicios técnicos, de gestión y administrativos (gastos de apoyo) que son una parte necesaria de los proyectos extrapresupuestarios.
De común acuerdo con los principales organismos de financiación multilateral para la agricultura, la Organización presta servicios de apoyo a la inversión en el marco de misiones con financiación conjunta a países concretos, recibiendo el reembolso de una parte convenida de los gastos. La Organización también presta servicios técnicos, de gestión y administrativos al Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas/FAO (PMA), con el reembolso de los gastos.
2. RESUMEN DE LAS PRINCIPALES POLÍTICAS CONTABLES
Ejercicio económico
El ejercicio económico es un bienio correspondiente a dos años civiles consecutivos.
Base de la preparación
Los estados de cuentas se preparan con arreglo al convenio sobre los costos iniciales y de
conformidad con las normas contables aplicables.
Ingresos
Los ingresos se reconocen como tales cuando la Organización adquiere el derecho a ellos,
con la excepción de: a) la parte de la cuota de los Estados Miembros correspondiente a la
consignación para el PCT, que se registra como ingresos diferidos cuando se adeuda y se
transfiere a los ingresos cuando se efectúan los gastos correspondientes, y b) las
contribuciones y los fondos de carácter voluntario recibidos en virtud de acuerdos
interinstitucionales, para los cuales se reconocen ingresos proporcionales al grado de
actividad del proyecto concluida, medida como gastos.
Gastos
Los gastos se reconocen como tales cuando se han realizado, excepto: a) los contratos y
las órdenes de compra para los cuales la Organización puede reconocer, de conformidad
con su reglamento financiero, los gastos en función del costo de los contratos o las
órdenes de compra concertados, y b) ciertas prestaciones de cese en el servicio y de
jubilación, que se consideran como pagos en efectivo.
Equipo, mobiliario y vehículos
El costo del equipo, el mobiliario y los vehículos se incluye en los gastos en el año de
la compra.
Divisas
Los estados de cuentas se expresan en dólares EE.UU. Los ingresos y los gastos en monedas
distintas del dólar EE.UU. se convierten en esta moneda al tipo de cambio operacional de
las Naciones Unidas que se acerca al tipo de cambio en vigor en la fecha de las
transacciones correspondientes. El activo y el pasivo en monedas distintas del dólar
EE.UU. se convierten al tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas en vigor al
31 de diciembre de 1997. Las diferencias por cambio de moneda se trasladan a la
cuenta de ingresos y gastos.
Consignación para cuotas
Se consignan en su totalidad las cuotas no cobradas al final del bienio.
Contrato de cambio de divisas a plazo
El pasivo y el activo contractuales en virtud del contrato de cambio de divisas a plazo de
la Organización, junto con la diferencia correspondiente por tipo de cambio no realizado,
se exponen en la nota correspondiente de las cuentas.
Inversiones
Las inversiones se expresan al valor más bajo entre el de costo y el de mercado
determinado para una cartera total.
3. CAMBIO EN LA PRESENTACIÓN DE LAS CUENTAS
Con el fin de que la presentación de las cuentas de la Organización se ajuste mejor a las normas contables aplicables, se ha modificado de la manera siguiente:
i) Contribuciones para sufragar gastos de apoyo y conexos
Las contribuciones para sufragar gastos de apoyo se acreditan a los Fondos General y
Conexos como contribuciones voluntarias y fondos recibidos en virtud de acuerdos
interinstitucionales. Los gastos conexos se cargan a los Fondos General y Conexos como
gastos del Programa Ordinario. Estos ingresos y gastos se acreditaban y adeudaban
anteriormente en la columna de Fondos Fiduciarios y del PNUD. El saldo de apertura de los
gastos de apoyo, de 1,9 millones de dólares EE.UU., se ha transferido al Fondo
General. Los cambios susodichos han tenido como efecto neto un aumento del saldo de los
Fondos General y Conexos de 1,9 millones de dólares EE.UU.
ii) Planes relativos al personal
Pagos por cese en el servicio e indemnizaciones
Los ingresos obtenidos de inversiones que se destinan a planes relativos al personal
(pagos por cese en el servicio e indemnizaciones) se acreditan a los ingresos diversos.
Anteriormente, estos ingresos se presentaban como un aumento de las inversiones
respectivas y de los saldos de los fondos conexos.
Las obligaciones de los planes relativos al personal antes mencionados representan el pasivo actuarial, y no el valor contable de las inversiones destinadas a tales planes. La reducción de los saldos respectivos aparece como ingresos diversos. Los cambios susodichos tienen como efecto neto un aumento del saldo del Fondo General de 23,9 millones de dólares.
El saldo de los pagos de indemnizaciones se contabiliza en el pasivo como plan relativo al personal. Con anterioridad se contabilizaba como una reserva.
Fondo para Liquidaciones
El saldo del Fondo para Liquidaciones, que se incluye en el pasivo como plan relativo al
personal, aparece en la columna Fondos General y Conexos. Con anterioridad este saldo se
presentaba en la columna Fondos Fiduciarios y del PNUD.
4. CUOTAS DE LOS ESTADOS MIEMBROS |
1996/97 | 1994/95 |
Contribuciones al Programa Ordinario de 1996/97 | 641,2 | 622,9 |
Menos: Suma correspondiente al Fondo de Nivelación de Impuestos | (2,2) | (2,1) |
Consignación para el PCT | (85,5) |
(82,3) |
Más: Suma transferida de los ingresos diferidos con respecto a los gastos con cargo a: | ||
|
44,1 | 35,4 |
|
35,2 |
38,2 |
632,8 | 612,1 | |
Menos: Descuentos sobre las contribucuiones recibidas | (3,4) | - |
629,4 | 612,1 |
5. CONTRIBUCIONES VOLUNTARIAS |
1996/97 | 1994/95 |
a) Fondos General y Conexos | 32,1 | |
|
- | |
b) Fondos Fiduciarios y del PNUD | ||
|
232,3 | 279,0 |
|
65,4 | 64,3 |
|
21,8 | 13,0 |
|
7,1 | 6,8 |
326,6 | 363,1 | |
358,7 | 363,1 | |
6. FONDOS RECIBIDOS EN VIRTUD DE ACUERDOS
INTERINSTITUCIONALES |
1996/97 | 1994/95 |
a) Fondos General y Conexos | ||
|
16,3 | - |
b) Fondos Fiduciarios y del PNUD | ||
|
84,8 | 167,8 |
101,1 | 167,8 | |
7. ACTIVIDADES CON FINANCIACIÓN CONJUNTA |
1996/97 | 1994/95 |
|
19,3 | 19,4 |
|
1,9 | 2,7 |
|
1,6 | 1,4 |
|
1,6 | 3,2 |
|
0,3 | 0,5 |
|
0,6 | 0,8 |
25,3 | 28,0 | |
8. DIVERSOS |
1996/97 | 1994/95 |
a) Fondos General y Conexos: | ||
|
15,8 | - |
|
4,9 | 6,8 |
|
(04) | (0,1) |
|
6,7 | 3,8 |
|
- | (2,3) |
|
15,4 | 4,7 |
42,4 | 12,9 | |
b) Fondos Fiduciarios y del PNDU | ||
|
21,6 | 13,4 |
64,0 | 26,3 | |
9. OTROS |
1996/97 | 1994/95 |
|
2,6 | 3,2 |
|
1,7 | 2,2 |
|
9,1 | 20,1 |
13,4 | 25,5 | |
10. GASTOS | ||
a) Fondos General y Conexos | 1996/97 | 1994/95 |
En los gastos, que ascienden a 729 millones de dólares, están comprendidos 595,4 millones de dólares correspondientes a la consignación de 1996/97 (véase el estado de cuentas IV), 44,1 millones de dólares correspondientes a la consignación para el PCT de 1994/95, 25,3 millones de dólares correspondientes a actividades con financiación conjunta, 6,0 millones de dólares de servicios prestados, 56,4 millones de gastos de apoyo y 1,8 millones de dólares del Fondo Rotatorio de Publicaciones. Estos gastos se desglosan como sigue:
|
482,3 | 417,6 |
|
78,1 | 68,9 |
|
29,2 | 36,7 |
|
23,3 | 36,1 |
|
66,1 | 73,5 |
|
29,5 | 28,4 |
|
20,5 | 18,8 |
729 | 680,0 | |
b) Fondos Fiduciarios y del PNUD | ||
|
186,2 | 226,1 |
|
17,6 | 17,4 |
|
26,3 | 29,2 |
|
27,9 | 38,6 |
|
97,6 | 100,5 |
|
- | 51,2 |
|
43,3 | 49,6 |
|
33,0 | 30,3 |
|
1,1 | 1,4 |
433,0 | 544,3 | |
1 162,0 | 1 224,3 |
A partir del presente bienio, el cierre de las cuentas de anticipos en efectivo fuera de la Sede se efectuará tomando como base los registros de la cuenta de anticipos de noviembre, y no de diciembre como sucedía anteriormente. Se estima que la tramitación de los registros de la cuenta de efectivos de diciembre de 1997 habría ocasionado unos gastos adicionales de 1 millón de dólares aproximadamente.
11. CONSIGNACIÓN PARA CUOTAS |
1996/97 |
1994/95 |
||
|
213,2 | 151,4 | ||
|
(58,7) | 62,9 | ||
|
- | 1,3 | ||
(58,7) | 64,2 | |||
|
(0,5) | (2,4) | ||
|
154,0 | 213,2 | ||
12. INVERSIONES |
1996/97 |
1994/95 |
|
||
|
18,1 |
37,1 |
|
93,9 | 96,6 |
|
40,2 | - |
152,2 | 133,7 |
Las inversiones susodichas son mantenidas por la Northern Trust Company y administradas por la Fiduciary Trust Company en nombre de la Organización. Las inversiones, de 152,2 millones de dólares, comprenden 13,6 millones de dólares mantenidos en nombre del Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas/FAO y correspondientes a su parte de las inversiones destinadas a los planes relativos a su personal y 40,2 millones del Fondo General (8,2 millones de dólares en 1994/95) y tienen un valor de mercado de 196,5 millones de dólares. Véase también la nota 24.
13. CONTRIBUCIONES POR RECIBIR | ||
1996/97 |
1994/95 | |
|
136,7 | 195,4 |
|
136,7 | 195,4 |
|
1,6 | 1,6 |
|
11,0 | 11,5 |
154,0 | 213,2 |
14. CUENTAS POR COBRAR | ||||
Fondos General y Conexos | Fondos Fiduciarios |
1996-97 |
1994-95 |
|
|
14,7 | 4,0 | 18,7 | 16,4 |
|
0,8 | 0,0 | 0,8 | 0,9 |
|
8,2 | 0,6 | 8,8 | 9,3 |
|
1,7 | 4,4 | 6,1 | 3,5 |
|
2,5 | 2,6 | 5,1 | 7,2 |
27,9 | 11,6 | 39,5 | 37,3 | |
15. CONTRIBUCIONES RECIBIDAS POR ADELANTADO | 1996/97 |
1994/95 |
a) Fondos General y
Conexos: Cuotas de los Estados Miembros |
|
|
b) Fondo Fiduciarios y del PNUD: | ||
|
158,3 |
155,5 |
|
(0,4) |
2,5 |
157,9 |
158,0 |
|
160,2 |
159,8 |
16. OBLIGACIONES POR LIQUIDAR
Las obligaciones por liquidar comprenden el pasivo correspondiente a los gastos efectuados en servicios de personal y los gastos de los contratos y las órdenes de compra concertados al 31 de diciembre de 1997.
17. SALDOS ENTRE FONDOS
Los saldos entre fondos se derivan fundamentalmente de los desembolsos y reembolsos
efectuados en el curso normal de las operaciones por el Fondo General en nombre de los
Fondos Fiduciarios y del PNUD y viceversa.
18. CUENTAS POR PAGAR | ||||
Fondos General |
Fondos Fiduciarios |
1996-97 |
1994-95 |
|
|
6,0 |
1,1 |
7,1 | 6,4 |
|
3,9 |
4,0 |
7,9 | 3,7 |
|
1,8 |
0,4 |
2,2 | 2,0 |
|
2,9 |
5,9 |
8,8 | 8,4 |
|
14,6 |
11,4 |
26,0 | 20,5 |
19. INGRESOS DIFERIDOS |
1996/97 | 1994/95 |
|
44,1 | 35,4 |
|
85,5 | 82,3 |
|
||
|
(44,1) | (35,4) |
|
(35,3) | 38,2 |
|
50,2 | 44,1 |
20. PLANES RELATIVOS AL PERSONAL |
1996/97 | 1994/95 |
|
||
|
11,4 | 10,9 |
|
93,9 | 93,9 |
|
18,1 | 31,6 |
|
2,0 | 8,4 |
125,4 | 144,8 |
En este pasivo están comprendidos 13,6 millones de dólares pagaderos al Programa Mundial de Alimentos de las Naciones Unidas/FAO en relación con las inversiones mantenidas en su nombre para los planes relativos a su personal (13,3 millones de dólares para pagos por cese en el servicio y 0,3 millones de dólares para pagos de indemnizaciones).
Cuentas fiduciarias del personal
Las cuentas fiduciarias del personal representan fondos relacionados con la aplicación de
las disposiciones sobre las primas para la asistencia médica y los seguros del personal.
Los fondos se utilizan con fines conexos, como la liquidación de reclamaciones recibidas
tras el vencimiento de los contratos de la asistencia médica y los seguros.
Pagos por cese en el servicio
Los pagos por cese en el servicio se abonan al personal de la categoría de Servicios
Generales de la Sede que tiene derecho a recibir una indemnización por cese en el
servicio equivalente a 1/13,5 del sueldo anual por cada año de servicio completado
después del 1º de enero de 1975. Los pagos por cese en el servicio están sujetos a un
examen actuarial para determinar las obligaciones y recomendar las tasas de contribución.
El método de evaluación utilizado es el de los costos unitarios previstos. Los detalles
de la última evaluación actuarial al 31 de diciembre de 1997, son los siguientes:
1996-97 | 1994-95 | |
Principales hipótesis actuariales para determinar el costo de las prestaciones: | ||
|
8,5% | 7% |
|
5,5% | 6% |
|
80,5 | 79,1 |
Pagos de indemnizaciones
Los pagos de indemnizaciones se abonan a los funcionarios (y a los familiares a su cargo)
en caso de fallecimiento, lesión o enfermedad imputables al desempeño de funciones
oficiales y, en determinadas circunstancias, como complemento de las pensiones de
invalidez y para los supérstites pagadas por las Caja Común de Pensiones del Personal de
las Naciones Unidas. Los pagos de indemnizaciones están sujetos a un examen actuarial
para determinar las obligaciones y recomendar las tasas de contribución. El método de
evaluación utilizado es el del costo de un año. Los detalles del último examen al 31 de
diciembre de 1997 son los siguientes:
1996-97 | 1994-95 | |
Principales hipótesis actuariales para determinar el costo de las reclamaciones previstas: | ||
|
8,5% | 9% |
|
5,5% | 6% |
|
6,5 | 6,5% |
|
17,9 | 19,6 |
Asistencia médica después de la separación del servicio
La asistencia médica después de la separación del servicio prevé su prestación en
todo el mundo en lo que respecta a los gastos médicos indispensables de los ex
funcionarios y los familiares a su cargo que tienen derecho a recibir dicha asistencia. La
asistencia médica después de la separación del servicio está sujeta a un examen
actuarial para determinar las obligaciones conexas y recomendar las tasas de
contribución. El método de evaluación utilizado es el del crédito unitario previsto.
Los detalles del último examen al 31 de diciembre de 1997 son los siguientes:
1996-97 | |
|
8,5% |
|
5,5% |
|
7% |
|
195,1 |
Pagos por separación del servicio
Los pagos por separación del servicio comprenden el pago de las vacaciones anuales
acumuladas, la prima de repatriación, la indemnización por rescisión del nombramiento,
el costo del viaje de repatriación y el transporte de los enseres domésticos para todo
el personal con derecho a percibir dichos pagos. Los pagos por cese en el servicio están
sujetos a un examen actuarial para determinar las obligaciones conexas. El método de
evaluación utilizado es el de los costos agregados. Los detalles de la última
evaluación al 31 de diciembre de 1997 son los siguientes:
1996-97 | 1994-95 | |
|
8,5% | 7% |
|
5,5% | 6% |
|
22,4 | - |
Las obligaciones relacionadas con los pagos por cese en el servicio se atienden en parte (2 millones de dólares) con el Fondo para Liquidaciones antes mencionado. El Fondo recibe contribuciones e intereses y está sujeto a un examen periódico, a fin de ajustar las tasas de contribución a la financiación. La parte no cubierta se examina en la nota 24 infra.
Pensiones
La Organización es miembro de la Caja Común de Pensiones del Personal de las Naciones
Unidas (CCPPNU), establecida por la Asamblea General de las Naciones Unidas para
proporcionar prestaciones de jubilación, fallecimiento, incapacidad y otras al personal
de las organizaciones miembros. El plan es del tipo definido como de prestaciones, y la
obligación de la Organización se limita a determinadas contribuciones a la Caja. La suma
reconocida como gastos con respecto a las contribuciones a la Caja de Pensiones en el
bienio fue la siguiente:
1996-97 |
1994-95 | |
|
64,2 | 66,4 |
|
14,2 | 16,8 |
|
78,4 | 83,2 |
21. FONDO DE OPERACIONES | 1996-97 |
1994-95 |
|
0,7 | 19,2 |
|
- | 0,5 |
|
(0,7) | (19,0) |
|
- | 0,7 |
La finalidad del Fondo de Operaciones es anticipar dinero reembolsable al Fondo General, a fin de financiar gastos presupuestarios en espera de recibir las contribuciones al presupuesto y gastos financieros de emergencia no previstos en el presupuesto corriente y conceder préstamos para los fines que pueda autorizar el Consejo en casos concretos. La cuantía autorizada del Fondo de Operaciones es de 25 millones de dólares, de conformidad con la Resolución 15/91 de la Conferencia, de los cuales la cantidad pagada es de 23,7 millones de dólares.
22. CUENTA ESPECIAL DE RESERVA |
1996-97 |
1994-95 |
||
|
|
0,7 |
5,8 |
|
|
|
0,5 |
1,5 |
|
|
(12,0) |
|
(20,0) | |
|
9,1 |
|
20,1 | |
|
1,5 |
|
(6,7) | |
(1,4) |
(6,6) |
|||
|
(0,2) |
0,7 |
La finalidad de la Cuenta Especial de Reserva es proteger el programa de trabajo de la Organización de los efectos de los gastos extraordinarios no presupuestados que se derivan de las fluctuaciones monetarias adversas y de las tendencias inflacionarias no presupuestadas. La cuantía autorizada de la Cuenta Especial de Reserva está establecida por la Resolución 13/81 de la Conferencia en el 5 por ciento del presupuesto de trabajo efectivo para el bienio siguiente. Las ganancias o pérdidas netas en el tipo de cambio, además de la variación monetaria en los gastos normalizados de personal, se cargan a la Cuenta Especial de Reserva. La variación monetaria en los gastos normalizados de personal representa la diferencia entre los gastos de personal expresados en dólares EE.UU. al tipo de cambio presupuestario para el bienio (1 600 liras por dólar) y al tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas en el momento del pago.
23. SALDOS DE LOS FONDOS, FINAL DEL PERÍODO |
1996-97 | 1994-95 |
|
27,6 | (70,8) |
|
- | 0,2 |
27,6 | (70,6) |
24. PRESTACIONES NO REGISTRADAS POR CESE EN EL SERVICIO Y JUBILACIÓN
Para los pagos por cese en el servicio que no se cubren con cargo al Fondo de Liquidaciones (compensación por vacaciones anuales acumuladas, prima de repatriación, viaje de repatriación y gastos de mudanza, indemnización por rescisión del nombramiento y pago en caso de fallecimiento) y la asistencia médica después del cese en el servicio, la Organización adeuda a los gastos la cuantía de los pagos efectuados durante el bienio. Al 31 de diciembre de 1997, los pasivos estimados no registrados correspondientes a los pagos por cese en el servicio y al Plan de asistencia médica después del cese en el servicio ascendían a unos 20,4 millones y 195,1 millones de dólares respectivamente.
25. PASIVO EVENTUAL
La FAO recibió del Ayuntamiento de Roma una tasación en concepto de impuesto sobre la recogida de basuras para 1995 por el equivalente en liras de 1,1 millones de dólares, lo que representó un aumento del 425 por ciento con respecto al año anterior. Mediante una nota verbal de junio de 1995, la FAO notificó a la Representación Permanente de Italia la imposibilidad de aceptar esa petición, debido a consideraciones de orden tanto jurídico como financiero. En 1997, el impuesto total sobre la recogida de basuras fijado a la FAO ascendió a 3,2 millones de dólares, lo que dio lugar a un pasivo eventual de 2,3 millones de dólares dado que ya se habían liquidado 0,9 millones. En virtud de las disposiciones de los tratados pertinentes, la FAO tiene la obligación jurídica de pagar la parte del impuesto sobre la recogida de basuras correspondiente al costo de los servicios prestados. Por consiguiente, en espera de la concertación de un acuerdo con todas las partes interesadas, toda cantidad que cobre el Ayuntamiento de Roma por los servicios prestados de recogida de basuras constituye un posible pasivo para la Organización.
26. CONTRATO DE DIVISAS A PLAZO
En noviembre de 1997, la Organización subscribió un contrato a plazo para la compra de las liras italianas necesarias para el bienio de 1998/99. El pasivo total en virtud de este contrato es de 288 millones de dólares, pagaderos en plazos de 12 millones de dólares al mes de enero de 1998 a diciembre de 1999. Con arreglo al tipo de cambio operacional de las Naciones Unidas vigente al 31 de diciembre de 1997 (1 720 liras por dólar), el equivalente en dólares de las liras que habían de comprarse ascendía a 282 millones.
27. OTRA INFORMACIÓN FINANCIERA
Equipo, mobiliario y vehículos
El costo inicial del equipo, el mobiliario y los vehículos íntegramente reembolsados por
la FAO era al final de bienio el siguiente:
1996-97 | 1994-95 | |
Fondos General y Conexos | 50,3 | 43,2 |
Fondos Fiduciarios y del PNUD | 104,0 | 128,2 |
154,3 | 171,4 |
Contribuciones voluntarias en especie
El país hospedante suministra gratuitamente los locales de la Sede en Roma de conformidad
con el Acuerdo sobre la Sede. Se estima que el valor comercial del alquiler de los bienes
de la Sede es de unos 16,4 millones de dólares al año.
Monedas no convertibles
Al 31 de diciembre de 1997, el saldo de caja mantenido en monedas no convertibles
ascendía a 5,5 millones de dólares (6,7 millones de dólares en 1994/95).
ÍNDICE
Párrafos Introducción 1 Alcance de la comprobación de las cuentas 2 - 5 Examen de asuntos administrativos 6 - 7 Recomendaciones anteriores 8 RESUMEN Asuntos Financieros 9 - 23 Asuntos Administrativos 24 - 26 INFORME DETALLADO Asuntos Financieros Presentación de los estados de cuentas 27 Situación financiera de la Organización 28 - 37 Efectivo e inversiones 38 - 45 Gastos de apoyo 46 - 49 Comprobación de las operaciones sobre el terreno 50 Cuentas por pagar y por cobrar 51 - 52 Obligaciones relacionadas con el personal 53 - 55 Telefood 56 - 57 Asuntos Administrativos 58 Sustitución de los sistemas de gestión financiera y del personal 59 - 66 Descentralización 67 - 72 Agradecimientos 73
INFORME DEL AUDITOR EXTERNO SOBRE LOS ESTADOS DE CUENTAS DE LA ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS PARA LA AGRICULTURA Y LA ALIMENTACIÓN CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO COMPRENDIDO ENTRE EL 1º DE ENERO DE 1996 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 1997
1. Mis colaboradores han comprobado los estados de cuentas de la Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación (FAO) correspondientes al período comprendido entre el 1º de enero de 1996 y el 31 de diciembre de 1997, presentados por el Director General de conformidad con lo dispuesto en los Artículos 10.3, 10.4 y 11.5 del Reglamento Financiero de la FAO.
Alcance de la comprobación de las cuentas
2. El alcance de la comprobación de las cuentas se determinó de conformidad con el Artículo XII del Reglamento Financiero de la FAO y con las Atribuciones Adicionales de los Auditores Externos, que figuran en el Anexo.
3. La comprobación de las cuentas se llevo a cabo con arreglo a las normas comunes de comprobación de cuentas del Grupo de Auditores Externos de las Naciones Unidas, los Organismos Especializados y el Organismo Internacional de Energía Atómica. En dichas normas se estipula que la comprobación se ha de planificar y realizar de manera que se obtenga una garantía razonable de que los estados de cuentas están exentos de errores materiales. Es competencia del Director General preparar los estados financieros, mientras que mi cometido es emitir un dictamen sobre ellos.
4. La comprobación de las cuentas comprendió un examen, a título de prueba, de los datos que respaldaban la información contenida en los estados de cuentas. También comprendió una evaluación de los principios contables utilizados y de la conformidad con la autorización legal, así como una evaluación de la presentación global de los estados de cuentas.
5. La comprobación de las cuentas me ha permitido emitir el dictamen de auditoría sobre los estados de cuentas que figura en la página 1.
Examen de asuntos administrativos
6. Además de la comprobación de las cuentas, mis colaboradores efectuaron un examen administrativo de la ejecución de las dos políticas siguientes: a) descentralización de las operaciones en las oficinas regionales y b) adquisición de nuevos sistemas de gestión financiera y de personal para sustituir los sistemas FINSYS/PERSYS actuales. Las conclusiones de estos exámenes se incorporan al presente informe.
7. En 1997 y 1998, mis colaboradores visitaron cuatro oficinas regionales y cinco oficinas en países de América Latina, África, Europa y Asia, donde llevaron a cabo auditorías administrativas y financieras de las representaciones de la FAO y de varios proyectos seleccionados. Sus observaciones y recomendaciones se notificaron por separado al Director General una vez concluidas las visitas. También se han incorporado al presente informe cuando se ha considerado oportuno.
8. En el presente informe se formulan también observaciones sobre las medidas adoptadas en respuesta a las recomendaciones de informes anteriores, cuando dicho asuntos siguen teniendo suficiente interés para señalarlos a la atención de los Estados Miembros. Tales observaciones se han incorporado en la sección a la que corresponden.
Presentación de los estados de cuentas
9. De conformidad con mis recomendaciones anteriores y con las normas contables
aplicables, la FAO introdujo una serie de cambios en sus políticas contables y en la
presentación de los estados de cuentas que reflejan mejor el carácter de las operaciones
y la situación de la Organización al final del ejercicio económico. [párr. 27]
Situación financiera de la Organización
10. La situación financiera de la Organización mejoró notablemente durante el bienio.
El superávit neto de los ingresos con respecto a los gastos ascendió a 96 millones
de dólares EE.UU., frente a un déficit neto de 58 millones de dólares en 1994-95.
Esto se debió esencialmente a los ingresos generados por las inversiones y a la mejora en
la recaudación de las cuotas. [párrs. 28 y 29]
Plan de incentivos para fomentar el pago puntual de las cuotas
11. El costo de oportunidad de los ingresos no percibidos por la Organización como
resultado de la aplicación de este plan aumentó de 2,3 millones de dólares EE.UU.
en 1994-95 a 3,4 millones en 1996-97. Para limitar los efectos de ese plan, la
Conferencia aprobó la propuesta del Director General de que el descuento fuera
proporcional a la puntualidad en el pago de las cuotas al comienzo de cada año. [párr.
31]
Fondo de Nivelación de Impuestos
12. Los créditos a los Estados Miembros con cargo al Fondo de Nivelación de Impuestos
deberían reducirse mediante los impuestos que la Organización reembolsa a sus
nacionales. Esto no siempre ha sucedido. Recomiendo que se proceda a la necesaria
regularización con los Estados Miembros en cuestión. [párr. 32]
Ejecución del presupuesto
13. Los ahorros totales derivados de los puestos vacantes se estimaron en unos
40 millones de dólares EE.UU. en 1996-97. De esta suma, unos 12,5 millones de
dólares EE.UU. se habían incorporado en el presupuesto mediante el método del
coeficiente de descuento por vacantes y unos 27 millones de dólares EE.UU. se
destinaron a financiar gastos de personal no presupuestados. [párr. 33]
Acuerdos cambiarios
14. En 1996-97, la FAO prosiguió correctamente su política de proteger sus cuotas frente
a las fluctuaciones monetarias mediante acuerdos de compra a término. Sin embargo, la
metodología actual para notificar el efecto de las variaciones en los tipos de cambio
parecía ser compleja, incompleta y tendenciosa. Recomiendo que se examine esa política
con miras a simplificarla, ampliar su alcance y diferenciar mejor las ganancias y las
pérdidas realizadas y no realizadas en las operaciones de cambio. [párrs. 34 a 36]
Obligaciones por liquidar
15. Las obligaciones por liquidar al final del bienio se mantuvieron bajo control en 1997.
Sin embargo, la situación podría mejorar en lo que respecta al gasto de las direcciones
técnicas y las oficinas de campo. Recomiendo que la Organización examine la posibilidad
de aplicar criterios automáticos, con lo que se simplificaría enormemente el
reconocimiento de la validez de los compromisos no desembolsados al final del bienio.
[párr. 37]
Efectivo e inversiones
16. Al 31 de diciembre de 1997, la FAO controlaba 992 millones de dólares EE.UU.
mantenidos en cuentas corrientes y de depósito. Se tomó nota de la reducción del
número de cuentas bancarias en la Sede y fuera de ella. Sin embargo, las cuentas
bancarias seguían estando segregadas por fondos y los procedimientos anticuados de
supervisión y conciliación bancaria no se habían informatizado como estaba previsto.
Además, no se renegociaban periódicamente con los principales bancos de la Organización
las condiciones vigentes para las operaciones bancarias. [párrs. 38 a 41]
17. En lo que respecta a las inversiones a corto plazo, se tomó nota de la publicación de nuevas directrices, pero se puso de manifiesto que la FAO no había adoptado aún todas las medidas necesarias para administrar su efectivo de manera profesional. Se aconsejó a la Organización que confiara la gestión de sus inversiones a corto plazo a un gestor externo. Esta propuesta debería examinarse con la diligencia y atención necesarias. [párrs. 42 y 43]
18. En lo que respecta a las inversiones a largo plazo, la Organización había separado adecuadamente en 1997 la función de gestión de la de depósito. Se le aconsejó también que confiara su activo realizable a largo plazo a dos gestores de fondos, y no a uno solo como en la actualidad, y que estableciera un comité de inversiones eficaz que fijara las políticas para los bienes realizables a corto y largo plazo y supervisara a los gestores externos. Estoy de acuerdo con esta recomendación. [párrs. 44 y 45]
Gastos de apoyo
19. Como respuesta a las restricciones financieras y a la disminución de las
contribuciones voluntarias a las actividades de campo, que limitaron ulteriormente los
ingresos extrapresupuestarios, la FAO ha introducido diversas categorías de gastos de
apoyo que gravan los recursos asignados a los proyectos de campo. El producto de ese
gravamen se acredita al Fondo General de la Organización como remuneración de los
servicios prestados. Actualmente existen 12 categorías diferentes de gastos de
apoyo, con diferentes bases jurídicas y modalidades de evaluación. Esta proliferación
ha creado confusión en la contabilización de tales gastos y de los ingresos
correspondientes. Asimismo, ha desdibujado la finalidad general y la mensurabilidad de la
política. Recomiendo que se pida a la Secretaría que prepare un marco de gran alcance
pero muy simplificado para los acuerdos sobre los gastos de apoyo, en el que se
especifique la finalidad que ha de alcanzarse mediante un número limitado de planes de
esa índole que habrán de aplicarse de manera inequívoca. [párrs. 46 a 49]
Comprobación de las operaciones sobre el terreno
20. La FAO decidió que auditores externos locales realizaran comprobaciones mensuales de
sus gastos sobre el terreno. En 1996-97, se examinaron 78 oficinas de campo mediante
acuerdos de ese tipo. Sin embargo, la ejecución del programa de comprobación de cuentas
se resintió de varias deficiencias, entre ellas el hecho de que los informes de los
auditores no se aprovecharon suficientemente. Con el fin de que las comprobaciones de las
cuentas locales contribuyan al sostenimiento de una estructura contable descentralizada
con un costo razonable, recomiendo que se espacie la prioridad de la presentación de
informes y que se pida a los auditores que aporten una garantía de que las transacciones
locales se ajustan a las autorizaciones y procedimientos financieros de la FAO. [párr.
50]
Cuentas por pagar y por cobrar
21. En 1997 se llevó a cabo un saneamiento importante de las cuentas por cobrar y por
pagar. Sin embargo, mis colaboradores observaron que los problemas relacionados con los
procedimientos y los sistemas seguían dificultando que la Organización saneara
periódicamente sus cuentas por cobrar y por pagar. Recomiendo que, en el contexto de la
instalación de los nuevos programas informáticos financieros y contables, se examinen
los procedimientos en materia de contabilidad y organización para asentar transacciones
en las cuentas por cobrar y por pagar con el fin de que sean más fáciles de vigilar y
liquidar en el curso del bienio. [párrs. 51 y 52]
Obligaciones relativas al personal
22. La Organización empezó a aplicar nuevas políticas, con las que estoy de acuerdo,
para justificar y registrar las obligaciones que reconocía para con el personal. Esas
políticas se tradujeron fundamentalmente en el registro de las obligaciones acumuladas a
su valor actuarial, el registro de las inversiones correspondientes como inversiones de la
Organización y el abono de los ingresos generados por esas inversiones al Fondo General.
Además, a partir del próximo bienio, la Organización empezará a financiar la parte
acumulada de sus obligaciones en lo que respecta a las prestaciones por cese en el
servicio. Recomiendo que el registro de la parte del Plan de Indemnizaciones por Cese en
el Servicio (PICS) correspondiente al Programa Mundial de Alimentos (PMA) se haga de
conformidad con la política establecida y que se examinen la finalidad y el
funcionamiento del Fondo para Liquidaciones. [párrs. 53 a 55]
TeleFood
23. Al 31 de diciembre de 1997, se habían recaudado 2 millones de dólares EE.UU. a través de la iniciativa de TeleFood, que se había puesto en marcha en el otoño de 1997. Los gastos efectuados para organizar y dar a conocer el programa de televisión en apoyo de esa iniciativa ascendieron a unos 1,2 millones de dólares EE.UU. que fueron sufragados por patrocinadores privados. [párrs. 56 y 57]
Sustitución de los sistemas de gestión financiera y de personal
24. En 1995, la FAO decidió sustituir sus sistemas de gestión financiera y de personal a
la medida por un conjunto de programas informáticos que se hubieran sometido a pruebas
comerciales. Se había previsto que los nuevos sistemas entrarían en funcionamiento el
1º de enero de 1998, con un costo de 8 millones de dólares EE.UU. En la actualidad,
se prevé que una versión reducida del proyecto original empezará a funcionar en 1999
con un costo de 17 millones de dólares EE.UU. (excluidos los gastos de personal de
la FAO). El desembolso efectuado al 31 de diciembre de 1997 ascendía a 10,6 millones
de dólares EE.UU. [párr. 59]
25. Varios factores contribuyeron a esta situación.
En general, se puso de manifiesto que, en el caso de proyectos complejos para toda la Organización como éste, era esencial que se definieran perfectamente desde el principio los deberes y responsabilidades, que se facilitara personal competente plenamente disponible para trabajar en equipo y que la ejecución del proyecto se basara en una estrategia de cambio perfectamente establecida. [párrs. 60 a 66]
Descentralización
26. La descentralización de las actividades operacionales a nivel regional fue una
empresa importante del bienio que, en su mayor parte, se había concluido en el momento de
redactar el presente informe. Mis colaboradores visitaron cuatro de las cinco oficinas
regionales con el fin de examinar la aplicación de esa política. Se observó que había
una discrepancia entre el aumento de las atribuciones conferidas a los subdirectores
generales/representantes regionales y las facultades, el personal y los sistemas
informativos y financieros que tenían a su disposición para llevar a cabo esas tareas.
Aunque la descentralización entrañó la delegación de un gran número de facultades a
los subdirectores generales/representantes regionales, no se habían definido con claridad
el alcance y las modalidades de esas facultades. Recomiendo que la Organización finalice
la delegación de facultades a los representantes regionales y le otorgue carácter
oficial. Además, desde un punto de vista operacional, la conexión insuficiente entre los
sistemas financieros utilizados en la Sede y en las oficinas regionales creó confusión,
hizo que se perdiera tiempo en registrar, conciliar y comprobar partidas y dio lugar a un
aumento del riesgo de errores. El retraso en la dotación de personal suficiente a las
oficinas regionales y subregionales agravó esas dificultades. Presumo que la situación
mejorará con la puesta en marcha de los nuevos sistemas financieros de la Organización.
[párrs. 67 a 72]
Presentación de los estados de cuentas
27. De conformidad con mis recomendaciones anteriores y con las normas contables aplicables, la FAO introdujo en sus políticas contables y en la presentación de los estados de cuentas para 1996-97 los cambios que se indican a continuación:
Situación financiera de la Organización
28. La situación financiera de la Organización mejoró notablemente durante el bienio: el superávit neto de los ingresos con respecto a los gastos ascendió a 96,1 millones de dólares EE.UU., frente a un déficit neto de 58 millones de dólares en 1994-95. Esto se debió fundamentalmente a dos factores:
29. Sin embargo, esas mejoras no dejaron margen para reembolsar los anticipos del Fondo de Operaciones (FO) y de la Cuenta Especial de Reserva (CEA) que habían resultado necesarios durante largos períodos en el curso del bienio. Los saldos del FO y de la CEA se habían reducido a cero al 31 de diciembre de 1997. El endeudamiento del Fondo General hacia el FO y la CEA era de 23,7 y 32 millones de dólares EE.UU. respectivamente. Ello representó un deterioro de la situación con respecto a la de finales de 1995, en que el endeudamiento se cifró en 43 millones de dólares EE.UU. (FO: 23 millones; CEA: 20 millones). Este aumento de la deuda se traspasó al bienio de 1998-99.
Contribuciones
30. Aunque las contribuciones al programa ordinario por cobrar siguen siendo altas y
deben ser motivo de preocupación, descendieron de 195,4 millones EE.UU. al 31 de
diciembre de 1995 a 136,7 millones al 31 de diciembre de 1997. Este descenso
correspondió casi íntegramente al pago de 58,7 millones de dólares EE.UU. por un
importante contribuyente.
El porcentaje de las cuotas corrientes pagadas al 31 de diciembre del año aumentó del 70,8% en 1995 al 93% en 1996 y al 96% en 1997. Setenta Estados Miembros seguían teniendo atrasos en el pago de sus cuotas. En el caso de ocho de ellos, los atrasos excedían de un millón de dólares EE.UU., representando en su conjunto el 92,5% de los atrasos totales. El número de Estados Miembros con posibles problemas de derecho de voto aumentó de 16 a finales de 1995 a 21 a finales de 1997.
Hubo otras contribuciones por recibir con respecto al FO (1,6 millones de dólares EE.UU.), a la CEA (11 millones de dólares EE.UU.) y a las contribuciones gubernamentales de contraparte en efectivo (CGCE) para sufragar los gastos de funcionamiento de las representaciones de la FAO (4,7 millones de dólares EE.UU.).
Plan de incentivos para fomentar el pago puntual de las cuotas
31. El plan de incentivos para fomentar el pago de las cuotas se introdujo con carácter
experimental el 1º de enero de 1993. Los costos de oportunidad de los ingresos no
percibidos por la Organización como resultado de la aplicación de este plan aumentaron
de 2,3 millones de dólares EE.UU. en 1994-95 a 3,4 millones en 1996-97. Esto se
debió fundamentalmente al pago de una contribución importante al final de marzo de 1997.
En noviembre de 1997, la Conferencia aprobó la propuesta del Director General de
introducir nuevas modalidades para el cálculo del descuento por pago puntual, que
entrarían en vigor el 1º de enero de 1998. Como resultado de esa revisión, el descuento
aplicado será proporcional a la puntualidad en el pago durante el primer trimestre del
año en que deba pagarse la cuota.
Fondo de nivelación de impuestos
32. Los impuestos nacionales sobre los ingresos obtenidos en la FAO se reembolsan a
los funcionarios y se adeudan a los Estados Miembros a través del Fondo de Nivelación de
Impuestos. La comprobación de las cuentas reveló que a dos Estados Miembros, a uno de
ellos durante varios años, no se les habían adeudado las sumas apropiadas. Estos adeudos
incorrectos al presupuesto ordinario de la Organización son de escasa entidad. Sin
embargo, recomiendo que se concierten los acuerdos necesarios con los Estados Miembros en
cuestión, con miras a reducir sus créditos del Fondo de Nivelación de Impuestos en la
cuantía del reembolso de impuestos a sus nacionales.
Ejecución del presupuesto
33. El Programa de Labores y Presupuesto (PLP) para 1996-97 aprobado por la
Conferencia fue considerablemente inferior al presupuesto propuesto, y en mayo de 1996
hubo que presentar a los Comités del Programa y de Finanzas un documento revisado. En ese
contexto, no fue fácil realizar una evaluación detallada de los gastos efectivos frente
a las estimaciones. Sin embargo, los principales aspectos de la ejecución del presupuesto
pueden resumirse como sigue:
Los gastos de personal no presupuestados incluyeron los costos del personal que ocupaba puestos suprimidos en espera de una redistribución o de otras medidas (7,1 millones de dólares EE.UU.), los gastos de personal efectivamente realizados que excedieron de los costos uniformes presupuestados (13 millones de dólares EE.UU., incluidos los efectos de la sentencia del Tribunal Administrativo de la Organización Internacional del Trabajo por la que se restablecía la prima de idiomas en la remuneración del personal de Servicios Generales), los gastos, superiores a los previstos, de la aplicación de las nuevas disposiciones relativas a las publicaciones (5,5 millones de dólares EE.UU.) y la descentralización de las operaciones en las oficinas regionales (un millón de dólares EE.UU.).
Los ahorros totales correspondientes a los puestos vacantes en 1996-97 ascendieron a unos 40 millones de dólares EE.UU., de los cuales unos 12,5 millones fueron el resultado de la aplicación de la metodología del coeficiente de descuento por vacantes a la determinación de los costos del PLP.
Otros "ahorros" incorporados en el PLP para 1996-97 fueron el resultado de la decisión de no seguir cargando al presupuesto ordinario un tercio del costo de los pagos por cese en el servicio al personal de Servicios Generales. En 1996-97, esto dio lugar a una reducción de 3 millones de dólares EE.UU. en el gasto presupuestario.
Acuerdos cambiarios
34. En 1996-97, la Organización prosiguió su política de proteger sus cuotas frente
a las fluctuaciones monetarias mediante acuerdos de compra a término. Inmediatamente
después de que la Conferencia aprobara el PLP, la FAO concertó un contrato de compra a
término para obtener las liras que necesitaba con el fin de hacer frente a sus gastos de
personal a un tipo de cambio de 1 669 liras por dólar EE.UU. Dado que el tipo de
cambio operacional medio de las Naciones Unidas (que se aproxima al tipo del mercado)
fue de 1 546 liras por dólar, la Organización obtuvo una ganancia que quedó
contrarrestada por otras pérdidas en el tipo de cambio en 1997 como consecuencia del
debilitamiento de la lira frente al dólar (el tipo operacional medio de las
Naciones Unidas fue de 1 689 liras por dólar). El resultado de esas
operaciones fue una ganancia de 11,7 millones de dólares EE.UU. Esta ganancia se
compensó con las pérdidas no realizadas en la conversión de los saldos bancarios en
monedas distintas del dólar al final del año y con una pérdida realizada en las CGCE
por cobrar. El resultado de ello fue una ganancia cambiaria neta de 9,3 dólares
EE.UU.
Otra operación de cambio relativa a los gastos de personal registrada por la Organización es la derivada de la variación del presupuesto que representa la diferencia entre el tipo de cambio lira/dólar adoptado para el presupuesto (tipo del mercado en el momento en que se aprueba el presupuesto) y el tipo operacional de las Naciones Unidas en el momento en que se pagan los gastos de personal en liras. Se trata de una diferencia teórica (es decir, no realizada) que en 1996-97 dio lugar a una ganancia teórica por cambio de moneda de 1,5 millones de dólares EE.UU.
Tanto las ganancias como las pérdidas cambiarias realizadas y no realizadas se transfieren a la CEA. En 1996-97 esa transferencia equivalió a una ganancia cambiaria neta de 10,8 millones de dólares EE.UU.
35. La variación del presupuesto correspondiente a esta diferencia, que es el resultado de las variaciones monetarias respecto de los gastos no relacionados con el personal en monedas distintas del dólar, no se indican en los estados de cuentas porque la resolución de la Conferencia sobre la CEA sólo se refiere a los gastos de personal. Para esta categoría de gastos, la Organización experimenta una reducción del poder adquisitivo de las consignaciones presupuestarias denominadas en dólares cuando las otras monedas (fundamentalmente la lira) se aprecian con respecto al dólar (como sucedió en 1996) y un aumento de ese poder adquisitivo cuando se deprecian (como sucedió en 1997). La Organización no estima el efecto neto de esas oscilaciones.
36. En general, el registro de los efectos de las variaciones en los tipos de cambio es complicado (se utilizan simultáneamente cuatro tipos de cambio: el tipo presupuestario, el tipo operacional de las Naciones Unidas, el tipo a término y el tipo del mercado) y da origen a la compensación de pérdidas y ganancias teóricas y reales. Esta situación no se modificó en 1996-97 con respecto a la del bienio precedente, cuando mis colaboradores la habían señalado sin hacer recomendaciones concretas. Como resultado de la comprobación de las cuentas de 1996-97, deseo formular las dos recomendaciones siguientes:
Obligaciones por liquidar
37. En general, las obligaciones por liquidar registradas como gasto para el bienio
disminuyeron ligeramente en 1996-97 (59 millones de dólares EE.UU.) con
respecto al bienio anterior (65,5 millones). Sin embargo, la importancia de los
saldos de esas obligaciones continúa suscitando preocupación. La experiencia adquirida
demuestra que la tasa de caducidad de los saldos de las obligaciones por liquidar es
elevada: 6,7 millones de dólares EE.UU. de obligaciones por liquidar traspasados de
1994-95 caducaron en 1996-97, lo que representó un aumento con respecto al bienio
anterior (en el que se sólo caducaron 3,8 millones de dólares EE.UU. de
obligaciones por liquidar traspasados de 1992-93). En 1996-97, mientras que las
obligaciones por liquidar con cargo al Fondo General disminuyeron de 46,4 millones de
dólares al 31 de diciembre de 1995 a 28,5 millones al 31 de diciembre
de 1997, las referentes a gastos de Fondos Fiduciarios y del PNUD aumentaron de
19,1 millones de dólares EE.UU. a 30,9 millones en el mismo período. Esto
parece indicar que es necesario que se controle estrictamente la validez de los saldos de
las obligaciones por liquidar, especialmente las relacionadas con los gastos de las
direcciones técnicas y las oficinas de campo. Por consiguiente, deseo reiterar mi
recomendación anterior de que se lleve a cabo una comprobación más detallada de las
obligaciones por liquidar al final del bienio. Comprendo que ésta es una labor compleja y
lenta, dada la diversidad de criterios que han de aplicarse a los distintos conceptos de
gasto. A este respecto, recomendaría que, en el futuro, la Organización estudiara la
posibilidad de adoptar unos criterios simplificados que pudieran incorporarse en los
sistemas contables para reconocer la validez de los compromisos no desembolsados al final
de un bienio.
Efectivo e inversiones
38. Al 31 de diciembre de 1997, la FAO controlaba fondos por un total de 992,4 millones de dólares EE.UU. mantenidos en cuentas corrientes y depósitos bancarios en nombre del PMA (735,5 millones de dólares), de proyectos de Fondos Fiduciarios y del PNUD (194,9 millones de dólares), y del Fondo General (62 millones de dólares). La mayor parte de tales fondos se mantenía en cuentas bancarias administradas desde la Sede por la Tesorería de la FAO, mientras que unos 3,9 millones de dólares EE.UU. se tenían en 370 cuentas corrientes administradas por los Representantes de la FAO sobre el terreno.
Control de las cuentas bancarias
39. En mi informe anterior, había recomendado que se redujera el número de cuentas
corrientes. A finales de 1997 se había realizado una considerable reducción, aunque
quedan todavía 36 cuentas corrientes en la Sede. Sin embargo, la Organización
informó a mis colaboradores de que tenía previsto reducir las cuentas a 13 en un futuro
próximo. Por otra parte, en 1997 se abrieron 87 nuevas cuentas bancarias
destinadas a operaciones de TeleFood. A la Tesorería de la FAO le es difícil mantenerse
al tanto de sus cuentas bancarias. Al final del bienio anterior, mis colaboradores habían
sido informados de que el anticuado fichero manual para seguir las cuentas bancarias se
sustituiría por un sistema informatizado a principios de 1996. Sin embargo, a
finales de 1997 se seguía utilizando el antiguo sistema manual. Esto se debió al
hecho de que no se había determinado todavía el sistema de tesorería que habría de
aplicarse junto con el nuevo programa informático de gestión financiera y contabilidad
adquirido por la FAO. Por consiguiente, la conciliación de las cuentas bancarias
continuó siendo un procedimiento lento y engorroso.
40. El número de cuentas bancarias deriva, al menos en parte, de su dedicación a grupos específicos de operaciones (por ej. Programa Ordinario, Fondos Fiduciarios, etc.). En mi informe anterior había recomendado que se abandonaran esos procedimientos complicados y que el efectivo se administrara de forma centralizada a nivel de la Organización, a la vez que se mantuviera la identificación de las operaciones a efectos de registro. Aunque esta recomendación se tuvo en cuenta en el contexto de la aplicación de los nuevos programas informáticos de gestión financiera y contabilidad, la situación no había cambiado todavía al final de 1997.
Administración del efectivo
41. La Organización no concertó acuerdos concretos por escrito con sus bancos para
detallar las condiciones bancarias aplicadas a un cliente importante (las cuentas abiertas
en un banco importante en la Sede arrojan mensualmente saldos de 100 millones de
dólares EE.UU.). Tampoco se habían organizado de vez en cuando concursos para la
presentación de ofertas de servicios bancarios. Contrariamente a la información
facilitada a mis colaboradores al final de 1995, en 1996 y 1997 no se habían
organizado concursos de esa índole, aunque se habían preparado los documentos para la
licitación. Por consiguiente, deseo recomendar oficialmente que la Organización convoque
concursos internacionales para la prestación de servicios bancarios.
42. El pasivo a corto plazo que no se mantiene en cuentas corrientes se invierte en depósitos y cuentas a la vista con un vencimiento máximo de un año. Sin embargo, el vencimiento medio está comprendido entre 2 y 6 meses. Al final de 1997, se habían invertido a corto plazo 813 millones de dólares EE.UU. (de los que 625 millones de dólares correspondían al PMA) a corto plazo. De conformidad con mis recomendaciones anteriores, en junio de 1997 se establecieron nuevas directrices y procedimientos para descentralizar las decisiones en materia de inversión en el tesorero, establecer dos comités de supervisión y ampliar el activo admisible. Sin embargo, mis colaboradores observaron que la autorización para invertir en emisiones de deuda pública de gobiernos soberanos se limitaba a las emisiones de uno de los principales contribuyentes, mientras que no se tenían en cuenta las de otros países de bajo riesgo.
43. De modo más general, se puso de manifiesto que la FAO no había adoptado las medidas necesarias para administrar de manera óptima su efectivo y que el sistema FINSYS no tiene las características funcionales para hacerlo: los pronósticos del flujo de liquidez no se facilitan a su debido tiempo ni son suficientemente fiables, debido a la incertidumbre en cuanto al calendario de pago de las cuotas de los miembros; y el personal de tesorería no es suficiente (cuantitativa y cualitativamente) para llevar a cabo el análisis necesario para que el sistema funcione eficazmente. Además, dado el volumen relativamente limitado del activo a corto plazo, no es obvio que esta actividad deba seguir realizándose internamente, en lugar de confiarla a una empresa externa que administre una combinación de instrumentos para la inversión de fondos. Mis colaboradores tomaron nota de que un consultor había recomendado que se "externalizara" la administración del efectivo para conseguir mayores rendimientos con un riesgo reducido y se liberaran recursos de tesorería para otros fines. Recomiendo que la Organización examine detenidamente esas propuestas. En caso de que se pusieran en práctica, la FAO debería convocar una licitación de varios gestores internacionales y empezar a renovar y mejorar la dependencia de tesorería para que pueda estar a la altura profesional del gestor seleccionado
Administración de las inversiones a largo plazo
44. El activo destinado a hacer frente a las obligaciones relacionadas con el personal
(cerca de 200 millones de dólares EE.UU. al final de 1997) es invertido a largo
plazo por un gestor de fondos externo. El volumen del activo a largo plazo aumentará
cuando la FAO empiece a financiar los gastos médicos después del cese en el servicio. En
mi informe anterior, había recomendado que se examinaran los acuerdos vigentes con el
gestor de fondos y se establecieran puntos de referencia apropiados para controlar su
actuación. En 1997, la Organización ha separado la función de gestión de la
función de depósito y ha confiado esta última a una empresa seleccionada mediante un
concurso público. Asimismo, la Organización ha dado los primeros pasos para revisar los
honorarios que se pagan al gestor de fondos. Sin embargo, dado el carácter acuciante de
la gestión diaria del efectivo y otras funciones de tesorería y las deficiencias
generales antes indicadas, la dependencia de tesorería tiene dificultades para supervisar
al gestor de fondos. Esto quedó de manifiesto en particular cuando en abril de 1997
se transfirió el activo al nuevo depositario y hubo que conciliar importantes
discrepancias en la valoración de las inversiones entre los depositarios saliente y
entrante, labor que requirió grandes esfuerzos.
La Organización está examinando desde hace algún tiempo la posibilidad de confiar su activo a largo plazo a dos gestores de fondos. Esta sería una solución muy sensata, que debería ponerse en práctica lo antes posible mediante un proceso de selección por concurso. Como se indicó anteriormente, es necesario seguir más de cerca la actuación del gestor o gestores de fondos, incluidas visitas a sus oficinas, lo que exigirá una renovación y mejora notables de la tesorería.
Supervisión
45. Se suponía que el Comité de Inversiones de las Naciones Unidas había de
supervisar las inversiones a largo plazo de la FAO. Pero en 1997, este Comité
anunció oficialmente su decisión de no seguir desempeñando esa labor. Por consiguiente,
es necesario, además de fortalecer la tesorería, crear un comité eficaz de inversiones
que asesore al personal directivo superior de la FAO (y del PMA). Este comité de
inversiones se encargaría de establecer las políticas y objetivos para las inversiones
tanto a corto como a largo plazo, nombrar los gestores de efectivo y de fondos y vigilar
su actuación. Tengo entendido que el consultor antes mencionado formuló recomendaciones
en este sentido que están siendo examinadas por el personal directivo superior.
Gastos de apoyo
46. Como se mencionó anteriormente (véase párr. 27), me complació tomar nota de los cambios introducidos en 1996-97 en el tratamiento contable de los ingresos y saldos correspondientes a los gastos de apoyo. Asimismo, tomé nota de que, en su 113º período de sesiones, el Consejo había autorizado oficialmente que se cargaran ciertas categorías de gastos de apoyo a proyectos relacionados con el Programa Especial para la Seguridad Alimentaria (PESA).
47. Sin embargo, las disposiciones generales sobre los gastos de apoyo se complicaron ulteriormente con la creación en 1996 de dos nuevas categorías de gastos de apoyo y los nuevos acuerdos sobre gastos de apoyo concertados con el PNUD, que entraron en vigor el 1º de enero de 1997. Teniendo en cuenta la situación actual de los gastos de apoyo, consideró oportuno hacer las observaciones siguientes.
Como respuesta a las restricciones financieras y a la disminución de las contribuciones voluntarias a las actividades sobre el terreno, que limitaron ulteriormente los ingresos extrapresupuestarios, la FAO ha introducido, en el curso del tiempo, diversas categorías de gastos de apoyo que gravan los recursos asignados a los proyectos de campo. El producto de estos gravámenes se acredita al Fondo General de la Organización para pagar servicios prestados en apoyo de proyectos.
En la actualidad, se aplican 12 categorías de gastos que se han agrupado bajo el epígrafe general de gastos de apoyo:
48. La acumulación de esa variedad de categorías de gastos de apoyo, con bases jurídicas y modalidades de evaluación diferentes, crea confusión en la contabilización de tales costos, así como en la finalidad general de la política de gastos de apoyo.
49. La política de gastos de apoyo aplicada en 1996 y 1997 se llevó a cabo de conformidad con los objetivos generales de conseguir un "ahorro derivado de la eficacia ... [incluidas medidas para] aumentar la recuperación de los costos del apoyo técnico a las actividades de campo" (CL 110/REP, párr. 24.a) y de "reflejar más exactamente la proporción entre los cargos y los servicios prestados" (CL 113/4, párr. 34). Sin embargo, teniendo en cuenta la proliferación actual de gastos de apoyo de diversos tipos, que perjudica a la finalidad y mensurabilidad de la política, recomiendo que se pida a la Secretaría que prepare un marco de gran alcance pero muy simplificado para los acuerdos sobre gastos de apoyo. En mi opinión, esta cuestión puede resolverse de dos maneras:
Por supuesto, es posible utilizar también una combinación de los dos sistemas, siempre que el documento de políticas resultante que se someta a la aprobación de los Órganos Rectores siga siendo de gran alcance y fácil de aplicar.
Comprobación de las operaciones sobre el terreno
50. Teniendo en cuenta las dificultades experimentadas para verificar los gastos de la Sede sobre el terreno, la Organización decidió en 1995 que empresas locales de auditoría realizaran comprobaciones mensuales de los gastos de las cuentas de anticipos. Esta labor se concibió como una solución provisional hasta que estuvieran disponibles sistemas y procedimientos que sirvieran de base a una estructura contable totalmente descentralizada. Los primeros contratos con empresas locales de auditoría se firmaron a finales de 1995, pero el programa empezó de hecho en 1996. Prosiguió en 1997 y en el bienio en curso. Los contratos se adjudicaron mediante licitación. En 1996-97, esos contratos de comprobación local de las cuentas abarcaron 78 oficinas de campo, incluidas algunas oficinas subregionales y de enlace. El examen de esas actividades permitió llegar a las conclusiones siguientes.
Habida cuenta de lo que antecede, y con el fin de que las comprobaciones locales de los gastos sobre el terreno sirvan de base a una estructura contable descentralizada con un costo razonable, recomiendo que se espacie la presentación de informes (uno o dos informes al año), que se reduzca el número de auditores contratados y que se pida a los auditores que aporten una garantía de que los informes sobre las cuentas de anticipos presentan una imagen fiel y adecuada de las operaciones sobre el terreno.
Cuentas por pagar y por cobrar
51. Como había recomendado en mi informe anterior, la Secretaría emprendió en 1996-97 un importante saneamiento de las cuentas por cobrar y por pagar. Sin embargo, este esfuerzo deberá proseguir, ya que si las operaciones pendientes durante largo tiempo, en particular las relacionadas con el personal como por ejemplo viajes y otros anticipos, y las operaciones sobre el terreno, como por ejemplo las partidas recuperables localmente, siguen acumulándose y gravando sobre las cuentas por cobrar y por pagar al final del bienio. Es necesario vigilar y liquidar periódicamente esas operaciones. Mis colaboradores tomaron nota de que en el servicio de contabilidad se estaban creando dependencias de "cuentas por cobrar" y "cuentas por pagar", y considero que éste es un paso en la dirección correcta.
52. Las dificultades experimentadas por la Organización para seguir sus cuentas por cobrar y por pagar y liquidarlas periódicamente son también el resultado de problemas causados por procedimientos y sistemas que hacen que ese seguimiento sea engorroso, lento y por consiguiente no muy eficaz. Cabe citar como ejemplo la liquidación de los anticipos para viajes, el registro automático de ciertas operaciones como sumas por pagar y las dificultades para cancelarlas cuando es necesario, el registro de sumas por cobrar y por pagar que se compensan en "fondos" diferentes que dificulta la identificación de esas operaciones y su liquidación, y las dificultades para identificar las operaciones compensatorias cuando se tramitan a través de oficinas sobre el terreno. Como resultado, al menos en parte, de esas dificultades las sumas por cobrar del personal aumentaron en 1996-97 (18,7 millones de dólares EE.UU.) con respecto a la cuantía registrada al final de 1995 (16,4 millones de dólares). Puede que el saldo al 31 de diciembre de 1997 se haya sobrestimado, aunque es difícil comprobar en cuánto exactamente. De manera análoga, puede que los saldos de las cuentas por pagar en relación con operaciones de campo, que aumentaron de 3,7 millones de dólares EE.UU. al final de 1995 a 7,9 millones al final de 1997, se hayan sobrestimado en una proporción que no puede determinarse fácilmente a causa de los problemas antes mencionados.
Recomiendo que, en el contexto de la instalación que se está realizando en la FAO del nuevo programa informático financiero y contable, se examinen los procedimientos de contabilidad y organización para registrar las operaciones en las cuentas por cobrar y por pagar, con miras a facilitar su identificación, seguimiento y liquidación a lo largo del bienio.
Obligaciones relacionadas con el personal
53. La FAO patrocina cuatro tipos de planes de prestaciones después del servicio:
En mi informe anterior, recomendé varios cambios en la forma en que la Organización lleva la contabilidad e informa acerca de las obligaciones que reconoce con respecto a su personal.
54. En 1996-97, además del examen del asunto realizado con la ayuda de un actuario, la Organización empezó a aplicar nuevas políticas con las cuales estoy de acuerdo. Tales políticas consisten en:
55. Aunque estoy de acuerdo con tales cambios, considero que pueden hacerse otras observaciones sobre la presentación de informes, la financiación y la contabilidad de las obligaciones relacionadas con el personal:
Telefood
56. En 1997, la FAO decidió emprender, en el ámbito del Día Mundial de la Alimentación, una iniciativa para sensibilizar al público sobre la seguridad alimentaria y solicitar contribuciones financieras en apoyo de un programa de proyectos de nivel básico contra el hambre y la malnutrición en el mundo. Se llevó a cabo esta iniciativa a través de un programa televisivo mundial llamado Telefood.
La Tesorería de la FAO abrió 87 cuentas bancarias para recoger las contribuciones en 53 países y se abrieron otras siete cuentas en nombre de comités nacionales locales de Telefood. Al 31 de diciembre de 1997, se habían recaudado 2 millones de dólares EE.UU., de los cuales el 91 por ciento se recaudó en dos estados miembros, y se habían transferido a una cuenta especial de fondos fiduciarios abierta en los libros de la Organización.
El costo de la preparación y trasmisión del programa televisivo ascendió a 1,2 millones de dólares que fueron financiados por patrocinadores privados. Otros costos realizados por la FAO ascendieron a unos 150 000 dólares, sin incluir el costo del tiempo del personal de plantilla dedicado a esta operación.
57. El desarrollo del programa televisivo corrió a cargo de una fundación privada a la que se exigió que presentara a la FAO, para el final de 1997, un estado de los ingresos y gastos certificado por una empresa de auditoria internacional. Sin embargo, no se habían presentado tales estados en el momento de redactar el presente informe.
Se han adoptado otras disposiciones auditoriales especiales, que implican a auditores externos locales y a la oficina de comprobación interna de cuentas, con respecto a la recaudación de contribuciones privadas. Sin embargo, la eficacia de tales disposiciones fue limitada ya que con este procedimiento se abarcaba sólo 77 443 dólares EE.UU. recaudados en varios países. Pero tengo entendido que el resto de las cuentas será sometido a comprobación en el curso del año.
Como la operación Telefood va a continuar y ampliarse en el bienio actual y en los sucesivos (véase la Resolución 3/97 de la Conferencia), recomendaría que, si se vuelve a considerar necesaria la adopción de disposiciones auditoriales especiales, se vigile más estrictamente su aplicación.
58. El examen que realizaron mis colaboradores acerca de las actividades de compras en la FAO se centró en la concesión y ejecución de varios de los principales contratos. En los párrafos siguientes se detallan los resultados del examen de los cinco contratos relacionados con la adquisición y aplicación de nuevos sistemas de gestión financiera y del personal.
Sustitución de los sistemas de gestión financiera y del personal
Antecedentes
59. De 1985 a 1991, la FAO desarrolló sistemas hechos a medida para la gestión
financiera y del personal, cuyo costo fue de 30,2 millones de dólares EE.UU.,
incluyendo 18,6 millones de dólares de gastos de personal de la FAO (véase el
Informe del Auditor Externo sobre los Estados de Cuentas de 1990-91). Desde el comienzo
resultó evidente que tales sistemas, llamados FINSYS y PERSYS, no podían satisfacer
algunas de las necesidades básicas de la Organización. En 1994, el Comité de Finanzas
aprobó la propuesta de sustituir FINSYS/PERSYS o bien con un sistema desarrollado por una
Organización hermana o un paquete de programas informáticos comerciales. En junio de
1995, el Director General decidió la compra de un paquete informático "probado y
comprobado". El plazo para la firma del contrato sobre el paquete de programas
informáticos era el 31 de diciembre de 1995. Se exigió que el nuevo sistema llegara a
ser operativo para el 1º de enero de 1998 por un costo estimado de 8 millones de dólares
(sin incluir los gastos del personal de la FAO). Las estimaciones de los costos se basaron
en el supuesto de que sería relativamente fácil adaptar un paquete comercial a las
necesidades de la FAO. Sin embargo, los sistemas de procesamiento electrónico de datos
tienen un historial de no cumplir los plazos de entrega y superar los costos, y los
sistemas de gestión financiera y del personal de la FAO no constituyeron una excepción.
Se espera conseguir la aplicación parcial del plan original al final de 1999 con un costo
de 17 millones de dólares, que incluyen los costos de equipo, programas
informáticos y desarrollo/aplicación, pero no incluyen los gastos del personal de la
FAO. En los párrafos siguientes se analiza cómo se ha llegado a esto a fin de determinar
las causas a lo ocurrido.
Preparación y firma de los contratos
60. Uno de los factores principales fue la prisa con que se concedieron los contratos
más importantes y complejos al final de 1995 a fin de que no caducaran las autorizaciones
presupuestarias disponibles. Para ello era necesario que se comprometieran fondos
presupuestarios, lo cual podría hacerse solamente sobre la base de contratos firmados
antes del 31 de diciembre de 1995. En los casos en cuestión se trataba del contrato con
el vendedor del paquete de programas informáticos, (software) (2,9 millones de dólares),
la enmienda (0,9 millones de dólares) del contrato con una de las principales
empresas consultoras para que prestara asistencia en la aplicación del paquete
informático y el contrato con el vendedor del equipo informático (hardware) necesario
(1,1 millones de dólares). Los tres contratos se firmaron el 29 de diciembre de 1995. En
los dos últimos casos, se firmaron los contratos sin recurrir a concurso, basándose en
las exenciones concedidas por el Director General Adjunto, pero no examinadas previamente
por el Comité de Compras. Asimismo, el mencionado contrato para el paquete informático,
por 2,9 millones de dólares, incluyó una adición sustancial, que ascendía al 50 por
ciento de la suma original, hecha el 28 de diciembre de 1995 (es decir, un día antes de
la firma del contrato) por no especificados "servicios técnicos para ayudar a la
adaptación de los paquetes informáticos a los clientes". En vista de las
circunstancias se hizo también esta adición con exención del concurso.
61. Las condiciones en que se negociaron estos contratos hicieron que se definieran de forma insuficiente o inadecuada las exigencias económicas de la Organización y, lo que es más importante, que se infraestimara la diferencia entre lo que el programa informático podría conseguir y lo que la FAO necesitaba ("deficiencia de funcionalidad"). De hecho, el análisis de esta deficiencia se realizó en su mayor parte hasta el final de 1997 (si bien seguía realizándose todavía a mediados de 1998) indujo a sustituir algunas de las funcionalidades del paquete original con otras soluciones y a retrasar el plazo de dicha ejecución, el cual era en cualquier caso demasiado optimista para un gran proyecto de estas características.
Por consiguiente, resultó, viendo las cosas desde ahora, que el tiempo ahorrado en la firma del contrato para ajustarse al plazo presupuestario del final de 1995 provocó consecuencias perjudiciales para la ejecución general del proyecto.
Estructura de la ejecución del proyecto
62. Otra causa de las dificultades encontradas en la ejecución de este proyecto fue
que la estructura inicial de gestión resultó insuficiente y hubo que reorganizarla
completamente en febrero de 1997. Para las finalidades más prácticas, hubo que examinar
los trabajos realizados en 1996 revisando las instrucciones y los objetivos. Esto se
debió, en parte, a que no había ningún director del proyecto y el administrador del
proyecto no facilitó informes exactos al Comité Directivo y su grupo central, el cual no
pudo ofrecer una orientación eficaz. Se derivó también de que el contrato firmado con
una de las principales empresas consultoras para que ayudara al equipo interno del
proyecto en la aplicación del paquete informático no preveía entregas específicas,
sino solamente la prestación de servicios de asesoramiento según y cuando se considerara
apropiada. Al final, este contrato que duró hasta febrero de 1997, con un costo total de
2,4 millones de dólares, resultó de poco valor para la Organización en cuanto a la
instalación de un sistema plenamente configurado. Sin embargo, la ejecución de este
contrato contribuyó a documentar los procesos comerciales y transferir experiencia al
personal. En febrero de 1997, se creó un nuevo equipo de gestión, con un nuevo director
del proyecto, y en el que personal básico de la FAO debía rendir cuentas de la entrega
de los elementos del sistema de los que era responsable. No obstante, la disponibilidad
efectiva de personal continuó siendo uno de los problemas principales hasta bien entrado
1998 como consecuencia de los puestos vacantes (por ejemplo, el puesto de Director de
Personal, desde julio de 1997 hasta junio de 1998), la dedicación a otras prioridades, la
falta de los conocimientos técnicos necesarios (el consultor no había formado personal
que pudiera encargarse del asunto) o dificultades para sustituir al personal asignado al
proyecto. Tengo entendido que, en abril de 1998, el antiguo comité directivo fue
sustituido por un comité especial restringido, presidido por el Director General,
que se asignó a cinco miembros del personal a jornada completa al proyecto y que se
firmó con otra empresa consultora un nuevo contrato de servicios de asesoramiento.
Evaluación de la capacidad del paquete informático
63. Por último, resultó que los sistemas adquiridos no habían sido "probados y
comprobados" en organizaciones "con necesidades comparables a las de la
FAO", como se había exigido en un principio. En cierta medida, hay que relacionar
esto con los plazos estrictos impuestos para la elección del programa informático. En
aquel momento, ninguna organización comparable había probado y comprobado la versión
del paquete informático que la FAO iba a adquirir y no fue posible organizar una visita a
otra organización internacional que estuviera utilizando sistemas de gestión del
personal. Cuando la FAO pudo visitar otra organización en abril de 1996 (es decir,
después de haber firmado el contrato de compra), resultó que en ella se estaba
estudiando la compra de otro programa informático. De hecho, el vendedor estaba
experimentando dificultades en la entrega de la versión mejorada de los módulos
fundamentales del programa informático. Algunos de ellos (por ejemplo, contabilidad,
nóminas) no se entregaron antes de mediados de 1998. Esto repercutió en el análisis de
la deficiencia de funcionalidad y, por consiguiente, en la ejecución de todo el proyecto
y el cumplimiento de los plazos. De igual forma, debido a la incertidumbre sobre cuándo
tendría disponibles el vendedor las versiones de las aplicaciones habilitadas para web
que se habían adquirido, a fines de 1997, la FAO tuvo que comprar un sistema de área de
almacenamiento temporal de información (buffer) como solución provisional en espera de
la entrega de la versión habilitada para web.
Costos
64. Al 31 de diciembre de 1997, se habían gastado 10,6 millones de dólares para la
aplicación de los nuevos sistemas de gestión financiera y del personal. Esta cifra no
incluía el costo del tiempo del personal de plantilla dedicado al proyecto (estimado en
3,1 millones de dólares al 31 de diciembre de 1997). Se asignaron otros 6 millones de
dólares al proyecto en 1998-99. El costo externo total se estimaba así en 17 millones de
dólares EE.UU. en el momento de redactar el presente informe. La asignación actual
de recursos debería permitir completar la configuración reducida del proyecto que se
está ejecutando ahora, suponiendo que se ejecuten en una segunda fase los componentes de
recursos humanos y nóminas.
Configuración actual de los sistemas
65. En la configuración del paquete informático que se está ejecutando actualmente,
se utilizarían sólo los módulos centrales del paquete comprado por la FAO (libro mayor,
cuentas por pagar y por cobrar, compras y activo fijo). Habrá que diseñar las interfaces
y aplicarlas entre los módulos esenciales (en particular libro mayor y cuentas por
pagar/cobrar) así como una serie de subsistemas: el sistema de nóminas continuará
ejecutándose en FINSYS/PERSYS, las transacciones de gestión de inversiones en un
programa informático diferente, las transacciones de campo en un programa que se
adaptará a partir del que se está utilizando en otra organización de las Naciones
Unidas, y las transacciones de viajes en un programa desarrollado por otra organización
de las Naciones Unidas. Además, se instalaría un sistema de almacén de datos e
información sobre gestión.
En mayo de 1998 se hizo un plan oficioso de ejecución en sustitución del calendario desfasado del proyecto que se había hecho en abril de 1996. El nuevo plazo para la aplicación de la configuración reducida previsto en este plan es el 1º de enero de 1999.
Conclusión
66. La conclusión que puede extraerse de este examen para el futuro es que la
estructura de gestión adoptada por la Organización para la concepción y ejecución de
este proyecto no fue suficientemente firme y eficaz. Las decisiones adoptadas tendieron a
basarse en supuestos optimistas sobre los recursos (humanos y de otro tipo) y sobre el
tiempo necesario para la realización prevista. Tratándose de proyectos para toda la
Organización, como el que se está examinando, que atraviesan toda la Organización tanto
horizontal como verticalmente, es imprescindible que se definan bien desde el principio
las responsabilidades y la rendición de cuentas, que se facilite todo el personal
necesario para trabajar en equipo y que la ejecución del proyecto se base en una
estrategia bien detallada para el cambio (incluyendo una evaluación previa razonable del
tiempo necesario para la aplicación del cambio).
Descentralización
67. A mediados de 1996 se empezó a aplicar la política de descentralizar las operaciones, especialmente la asistencia para las políticas, el programa de campo y el apoyo técnico, a las oficinas regionales. Se extendió su aplicación a todas las oficinas regionales en 1997 y continúa en 1998. Mis colaboradores visitaron cuatro de las cinco oficinas regionales y una oficina subregional en julio de 1997 y en la primavera de 1998 con el fin de examinar la aplicación de esta política. Las visitas se realizaron cuando habían transcurrido entre un año y 18 meses desde que se adoptaron las medidas iniciales para aplicar dicha política. Quedó fuera del ámbito del examen una de las oficinas regionales donde la importancia y naturaleza de las dificultades encontradas se debían a circunstancias específicas. Los resultados y conclusiones de estas visitas se expusieron en detalle en las cartas administrativas dirigidas al Director General. En los párrafos siguientes se resumen las conclusiones de mis colaboradores y mis recomendaciones.
68. La descentralización de las actividades operacionales al nivel regional constituyó una empresa de gran envergadura que, en su mayor parte, se había completado en el momento de redactar el presente informe. Sin embargo, en la etapa actual de aplicación de la política se ha demostrado que hay un desfase entre el aumento de la responsabilidad asignada a los Directores Generales/ Representantes Regionales (ADG/RR) y la autoridad, el personal y los sistemas de información y financieros de que disponen para cumplir dicha responsabilidad.
Delegación de autoridad a los ADG/RR
69. La descentralización implicó la delegación de un notable grado de autoridad a los
ADG/RR. Sin embargo, los límites exactos de esta autoridad son asunto de debate dentro la
Organización cuestiones fundamentales como la responsabilidad de determinar las
prioridades regionales, el papel de los funcionarios técnicos con respecto al programa de
campo o la supervisión de los funcionarios regionales están todavía en debate. Desde
agosto de 1997 se halla en preparación una circular revisada sobre las responsabilidades
y relaciones entre las oficinas regionales y la Sede, pero no se había publicado todavía
en el momento de redactar el presente informe.
70. Los asuntos presupuestarios ofrecen un ejemplo ilustrativo de los problemas actuales. Mis colaboradores observaron que, además de la asignación ordinaria enviada al ADG/RR, las oficinas regionales recibían directamente de sus departamentos técnicos de la Sede y sin que lo supieran los ADG/RR, autorizaciones para gastos en forma de "autorizaciones de campo" que se adeudaban con cargo a entidades presupuestarias de la Sede. Esto reducía claramente la capacidad del ADG/RR de coordinar y vigilar la ejecución del programa regional de la Organización y hacía innecesariamente complicada la vigilancia de la ejecución presupuestaria y contabilización de los gastos. Además, violaba el principio de la política de descentralización establecido en el Manual de la FAO al efecto de que "los grupos técnicos regionales trabajen bajo la autoridad administrativa del Representante Regional" (sección 116, publicada el 30.5.1996).
De hecho, incluso se redujo la autoridad delegada a los ADG/RR en algunos sectores cuando, por ejemplo, se les pidió al final de 1996 que dejaran de liquidar y pagar los subsidios de educación a fin de evitar la posibilidad de pagos dobles por falta de conexión con el sistema central (véase más adelante, párr. 71).
La Organización convino en que era necesario finalizar y formalizar la medida y modalidades de la autoridad delegada a los ADG/RR.
Vacantes de personal
71. La descentralización de las operaciones implicó la supresión de un gran número
de puestos, la creación de nuevos puestos, la redistribución y transferencia de personal
a las oficinas regionales y la contratación de nuevo personal, especialmente de servicios
generales. Estas actividades resultaron difíciles y las oficinas regionales
experimentaron durante el bienio un gran número de vacantes de personal tanto en puestos
administrativos como técnicos. Entre ellos cabe señalar los jefes de dos dependencias de
apoyo a la gestión (MSU) que no se nombraron hasta antes del final de 1997, el jefe de
una tercera MSU que, aunque había sido nombrado en noviembre de 1996, estuvo ausente de
su puesto durante la mitad aproximadamente del período en examen (1.11.96 - 31.7.97), y
los puestos de oficial de personal o tecnología de la información que quedaron vacantes
durante largos períodos. Otra dificultad fue el número de casos en que la gran rotación
de personal profesional obstaculizó la creación de una capacidad suficiente,
especialmente en las MSU. En varios casos, hubo que colmar los vacíos o proporcionar
capacitación asignando personal de la Sede a los puestos regionales por largos períodos,
con los costos elevados que implican tales misiones. Por último, resultó que las
consultas, en una fase apropiada, de los ADG/RR en la selección del personal profesional
técnico y administrativo eran frecuentemente causas de fricción entre la Sede y las
oficinas regionales. Cabía prever en cierta medida dificultades de este tipo ya que
forman parte de esta operación, por lo que es de esperar que mejore la situación con el
paso del tiempo. No obstante, los actuales procedimientos complejos de contratación y
transferencia de personal existentes en la FAO, que provocan largos retrasos y se han
señalado muchas veces como problemáticos en circunstancias normales, constituyen un
obstáculo incluso mayor para la aplicación con éxito de la descentralización. Cabe
mencionar al respecto que recientemente se ha realizado un examen de los procedimientos de
contratación y la administración superior está examinando las recomendaciones
correspondientes.
Vinculación insuficiente entre los sistemas de información financiera y sobre
gestión
72. La conexión entre los sistemas utilizados en la Sede y en las oficinas regionales
ha constituido un problema desde el comienzo de la política de descentralización. Esto
se ha debido a distintas razones relacionadas con la política (por ejemplo, hasta el
verano de 1997, se había decidido que las oficinas regionales no tendrían acceso directo
a los sistemas de información centrales FINSYS y PERSYS), los costos, la próxima
aplicación de un nuevo programa informático de gestión financiera para toda la
Organización y el desarrollo de varias soluciones "temporales" para colmar el
vacío. Actualmente no hay una buena conexión entre los sistemas utilizados en las
oficinas regionales y en la Sede. Cabe señalar especialmente el sistema de información
sobre la cuenta de anticipos en efectivo (IRIS), el sistema de información presupuestaria
periódica (PBR), el sistema de información sobre las operaciones de los proyectos (POIS)
y los sistemas centrales FINSYS/PERSYS. Esto provoca confusión, pérdida de tiempo en los
registros, la reconciliación y la comprobación de las entradas y un mayor riesgo de
error. Se acentúan esas dificultades a causa de los problemas de dotación de personal
que se experimentan a nivel regional. Entiendo que debería mejorar la situación con la
introducción de un sistema estructurado e integrado, con inclusión de un sistema de
información de campo, que se está estudiando, pero para cuya aplicación se necesitará
mucho tiempo.
Agradecimientos
73. Deseo expresar mi agradecimiento por la colaboración y asistencia del Director General y su personal durante la comprobación de las cuentas.
Pierre JOXE
Primer Presidente del Tribunal de Cuentas
de la República Francesa
Auditor Externo
27 de julio de 1998